Beredskapsplan for Hurum kommune 2014

Beredskapsplan for Hurum kommune 2014 Kriseledelsen Interne og eksterne Sorg og krisegruppa ressurser Sekreteriat for logg og journalføring Publikums- tjeneste Presse og informasjons - senter Pårørende senter/evs VEDTATT: 06.09.2011

Forord... 5 Revisjoner, oppfølging og ajourhold... 6 Utarbeidelse av planen 2011 arbeidsgruppe... 7 1. Generell del... 8 1.1. Risiko og sårbarhetsanalyse... 8 1.2. Krisehåndtering ansvar og organisering... 8 1.2.1. Ansvar... 8 1.2.2. Organisering... 9 1.3. Kompetanseheving... 9 1.3.1. Generell beredskapskompetanse... 9 1.3.2. Kompetanse i krisehåndtering... 10 2. Operativ del... 11 2.1. Plan for etablering av kriseledelse i Hurum kommune... 11 2.1.1. Målsetting... 11 2.1.2. Etblering av Hurum kommunes kriseledelse... 12 2.1.3. Når skal kriseledelsen etableres... 12 2.1.4. Hurum kommunes kriseledelse... 12 2.1.5. Lokalisering av kriseledelsen... 13 2.1.6. Kriseledelsens oppgaver... 13 2.1.7. Rutiner for varsling fra virksomhetene til kriseledelsen... 14 2.1.8. Ekstern kommunikasjon... 14 2.2. Varslingsliste... 14 2.3. Ressursoversikt... 15 2.4. Plan for evakuering og varsling av befolkningen... 15 2.4.1. Iverksetting av evakuering... 15 2.4.2. Evakueringssenter... 15 2.4.3. Alternative evakueringsplasser Innkvartering over tid... 15 2.5. Plan for krisekommunikasjon... 16 2.5.1. Informasjonsansvar... 16 Side 2

2.5.2. Informasjonsgruppas oppgaver mot media... 16 2.5.3. Svartjeneste for publikum og pårørende / Pårørendesenter... 17 2.5.4. Sikring og skjerming av kriseledelsen... 17 2.6. Atomberedskapsplan... 19 2.6.1. Kommunens rolle ved tiltak iverksatt av Kriseutvalget for atomberedskap... 19 2.7. Fagplaner... 20 3. Tiltakskort, varslingslister og skjemaer... 24 3.1. Tiltakskort til plan for kriseledelse i Hurum kommune... 24 3.2. Varslingsplaner... 24 3.3. Skjema... 25 3.4. Vedlegg... 25 Tiltakskort varsling praktisk veiledning... 26 Tiltakskort utløsning av plan/varsling - oversikt... 29 Tiltakskort etablering av kriseledelse... 30 Tiltakskort etablering av sekretariat for logg og journalføring... 33 Tiltakskort etablering av informasjonstjeneste... 36 Tiltakskort etablering av publikumstjeneste... 38 Tiltakskort etablering av presse og... 40 Informasjonssenter... 40 Tiltakskort etablering av pårørendesenter... 43 Tiltakskort Sorg/krisegruppa i Hurum... 45 Tiltakskort etablering av evakueringssenter... 47 EVS... 47 Tiltakskort evakuering alternativ lokalisering... 49 Tiltakskort utstyrskasser for pårørendesenter og EVS... 50 Tiltakskort Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering råd og anbefalinger... 51 Tiltakskort Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner... 54 Varslingsplan kriseledelsen/-administrasjon... 55 Side 3

Varslingsplan personell evakueringssenter... 58 Varslingsplan offentlige instanser... 59 Varslingsplan ressurser... 60 Varslingsplan øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan... 63 Skjemaer - Loggføringsskjema... 72 Skjemaer hendelses-/loggblankett... 73 Skjemaer - situasjonsrapport... 75 Skjemaer - pressemelding... 76 Skjemaer Budskapsplattform... 78 Skjemaer Medie rigg... 79 Side 4

FORORD Plan for kriseledelse er en beredskapsplan for Hurum kommune som er utarbeidet i henhold til de retningslinjer som er gitt i utkast til forskrift for kommunal beredskap. Planen er delt opp i en generell del og en operativ del. Generell del fastlegger hovedprinsippet for beredskapsarbeidet i Hurum kommune. Det gis en overordnet fremstilling av hvilke krav og forventninger som stilles til kommunens samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid. Deretter gis det en beskrivelse av kommunens organisering og ansvarfordeling innen beredskapsarbeidet. Avslutningsvis gis det en oppsummering av utfordringen for beredskapsarbeidet basert på utført ROS analyse for Hurum kommune. Operativ del er kriseledelsens arbeidsverktøy og består av følgende elementer: Plan for etablering av kriseledelse - Denne gir opplysninger om hem som utgjør kommunens kriseledelse, ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. Varslingsliste Liste over aktører som har en rolle i kommunens kriseledelse. Alle som står på lista skal informeres om deres rolle i krisehåndteringen. Ressursoversikt Opplysninger om hvilke ressurser kommunen har til rådighet og ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved en krise. Det bør etableres forhåndsavtaler med relevante aktører om bistand ved krise. Evakueringsplan Forhåndsdefinerte evakueringssteder og rutiner for etablering av evakueringssenter. Plan for befolkningsvarsling og krisekommunikasjon Kommunikasjon med og varsling av befolkning, media og egne ansatte i en krisesituasjon Atomberedskapsplan Rutiner for beredskap ved atomuhell Fagplaner Oversikt over alle kommunens fagplaner innenfor beredskap og samfunnssikkerhet. Tiltakskort/varslingslister Gir oversikt over fremgangsmåte ved iverksettelse av forskjellige tiltak ved en krisesituasjon. Alle ovennevnte punkter kan ha områder der hvor det bare henvises til et tiltakskort/varslingsliste. Beredskapsplanen vedtas og revideres av kommunens kriseledelse. Side 5

REVISJONER, OPPFØLGING OG AJOURHOLD Oppfølgingen av planene skal sikre at de ikke foreldes. Det skilles mellom et mer jevnlig ajourhold og en total gjennomgang av planenes grunnleggende forutsetninger og prinsipper. Ansvaret for jevnlig/enkelt ajourhold har rådmannen ved beredskapsansvarlig. Gjennomgang av grunnleggende elementer i planverket skal forelegges kommunestyret. Det skal påses at korrigeringer formidles til alle som oppbevarer eksemplar av planen. Kommunen ved kriseledelsen skal gjennomføre jevnlige øvelser, enten i egenregi eller i regi av Fylkesmannen. Etter øvelser skal planverket gjennomgås. Rådmannen har ansvar for at kriseledelsen gjennomfører kurs og øvelser. Alle beredskapsplanene gjennomgås innen 1. mars hvert år. Ajourføringen skal omfatte: Ressursoversikter. Varslingslister. Andre person-, adresse- og telefonoversikter. Endrede ansvarsforhold. Opplysninger om evaluering og korrigering av planene i orbindelse med øvelser/faktiske kriser siden siste ajourhold (se avsnitt nedenfor). Ajourhold etter kriser og øvelser. Når en plan prøves ut under øvelser eller faktiske kriser, skal det i ettertid innen 8 uker utarbeides en skriftlig evaluering av planverket. Denne skal fokusere på om de planlagte forberedelsene er tilstrekkelige og hensiktsmessige. Planene korrigeres for feil og avvik. Logg for revideringer og ajourhold (Rødt revisjon igangsatt, ikke ferdigstilt) Dato Handling 2011 Plan utarbeidet og vedtatt av Kriseledelsen 2012 16. Feb. Revidert V05 Øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan 2012 1. Mar. Nytt tiltakskort T14 - Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner 2013-1.Mars Revidert 2013-19. nov Plan revidert og vedtatt av Kriseledelsen 2014 1.mars Revidert 2014 27. aug Revidert kriseledelsen og beredskapsansvarlig Side 6

UTARBEIDELSE AV PLANEN 2011 ARBEIDSGRUPPE Gudmund Notøy Rådmann, Hurum kommune Anne Grete Ivås Fagleder informasjon/ web, Hurum kommune Steinar Berg Lensmannsførstebetjent, Røyken og Hurum lensmannskontor Jarle Haugsrud Overingeniør, Hurum brannvesen Ivar Hovden Kommunelege I, Hurum kommune Kari Bakke Smith Virksomhetsleder, Hurum kommune Side 7

1. GENERELL DEL Kommunen har et generelt ansvar for befolkningens ve og vel i en krisesituasjon. Den politiske og administrative ledelse er ansvarlig for at kommunen er i stand til å håndtere kriser, og for at det foreligger en plan for hvordan kommunen skal kunne opprettholde sin virksomhet i en krisesituasjon. Håndtering av et økt informasjonsbehov internt i kommunen, og i forhold til media og publikum, vil være en viktig del av kriseplanen. Rask og effektiv handling under en katastrofe, krise- eller krigssituasjon forutsetter at ansvarsforhold med bruk og fordeling av disponible ressurser er avklart på forhånd. Beredskapsplanen skal fange opp både akutt inntrufne hendelser og hendelser som bygges opp over tid. Det er likevel med grunnlag i erfaringer, mulig å gi grove anslag for sannsynligheten for at ulike hendelser inntreffer, og anslå omfang og behov for krisehjelp. I alle krisesituasjoner er det likevel viktig å merke seg at det er den aktuelle akutte situasjon og ikke beredskapsplanen, som danner grunnlaget for den faktiske og styring, ledelse, organisering og ressursbruk. Dersom det er mulig, skal all øvrig kommunal virksomhet og lokalsamfunnet ellers fungere på en normal, uavhengig og uberørt måte i forhold til krisesituasjonen. 1.1. RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE Alvorlige ulykker, katastrofer og svikt i samfunnsviktige systemer avslører ofte at samfunnet ikke er godt nok forberedt på å takle slike situasjoner. Risiko- og sårbarhetsanalyser vil hjelpe kommunen med å kartlegge hvilke hendelser som bør forebygges og hvilke hendelser som det bør være beredskapsplaner i forhold til. Kommunen vil minst en gang i året vurdere hvilke risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) som trenger å oppdateres. 1.2. KRISEHÅNDTERING ANSVAR OG ORGANISERING 1.2.1. ANSVAR Den som har ansvaret for en tjeneste i en normalsituasjon skal i utgangpunktet også ha ansvar for beredskapsplanlegging og ledelse i en krisesituasjon. Ved større ulykker og/eller katastrofer vil det likevel være aktuelt å etablere en kommunal kriseledelse. Politiet har ansvar for å iverksette og organisere redningsinnsats og forestå samordningen ved redningsaksjoner når menneskers liv eller helse er truet. (Politiloven 27.) Dersom brannvesenet er tilstede før politiet, er det lederen av brannvesenet som forestår skadestedsledelsen inntil politiet kommer. (Brannloven 12.) Ved svært store ulykker eller katastrofer kan den overordnede ledelsen bli tillagt Redningstjenesten for Norge eller fylkesmannen/justisdepartementet. Dersom kommunens ledelse i en aktuell situasjon er i tvil om hva som er kommunens oppgave og ansvar, må den ta kontakt med politiet eller fylkesmannen for å avklare dette. Side 8

1.2.2. ORGANISERING Når det oppstår en uønsket hendelse av et slikt omfang at det ordinære tjenesteapparatet ikke makter å håndtere situasjonen, skal kriseledelse etableres. Ordføreren eller rådmannen - eller den som opptrer på vegne av en av disse - kan bestemme at kriseledelse skal etableres. Organisasjonskart for kriseledelsen og kriseadministrasjon: Kriseledelsen Interne og eksterne ressurser Sorg og krisegruppa Sekretariat for logg og journalføring Publikumstjeneste Presse og informasjonssenter Pårørende senter/evs Publikumstjeneste og presse og informasjonssenter inngår i kommunens informasjonstjeneste ved en krise. 1.3. KOMPETANSEHEVING 1.3.1. GENERELL BEREDSKAPSKOMPETANSE For å heve kommunens generelle kompetanse innenfor beredskapsområdet gjennomføres følgende årlige tiltak: 1. Deltaking på kurs i Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap. Utdanningssenteret har som mål å formidle kompetanse om samfunnssikkerhet og beredskap til sivilt og militært personell på sentralt, regional og lokalt nivå og har en rekke kurs som er av betydning for kommunens beredskapsarbeid. Kommunen skal hver år nøye vurdere aktuelle Side 9

kurstilbud fra utdanningssenteret og melde på deltakere til de kurstilbudene som vurderes som mest relevant. 2. Deltaking på kurs og konferanser om beredskap Kommunen skal nøye vurdere aktuelle tilbud/invitasjon til kurs/konferanser som omhandler beredskap og delta med beredskapskoordinator og/eller de fagpersoner/ledere som kurset er mest relevant for. 3. Gjennomgang av planverk Hele kommunens planverk skal revideres slik som forutsatt i de aktuelle planene og i kriseledelsesplanen. Dette skal være et prioritert arbeidsområde og de revisjonsansvarlige skal hvert år avgi rapport til rådmannen. 4. Beredskapssamtale Beredskapsansvarlig (kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester) skal gjennomføre en samtale/orientering om beredskap ved alle nyansettelser i stillinger som har funksjoner/ansvar innenfor beredskapsområdet. Det samme gjelder for ansatte som får beredskapsansvar som nytt arbeids-/ansvarsområde. I samtalen skal det gis en generell orientering om beredskapsarbeidet og aktuelt lov-/planverk og spesiell orientering/samtale om det ansvarsområdet vedkommende arbeidstaker har når det gjelder beredskap. 5. Beredskap i rådmannens ledergruppe Minst en gang pr. år skal beredskap være et tema i rådmannens ledergruppe hvor det orienteres og drøftes beredskapsarbeid generelt, status i planverk og beredskapsmessige utfordringer. Beredskap skal ellers settes på dagsorden i ledergruppa når situasjonen etter rådmannens vurdering tilsier dette. 1.3.2. KOMPETANSE I KRISEHÅNDTERING For å heve kommunens kompetanse i krisehåndtering skal det regelmessig gjennomføres en eller annen form for øvelse. Ca. halvparten av øvelsene bør være fullskalaøvelser. Øvelsene bør planlegges i forhold til kommunestyreperiodene. Øvelser skal planlegges og avvikles i samarbeid med fylkesmannens beredskapsavdeling. Side 10

2. OPERATIV DEL Operativ del er kriseledelsens verktøy for håndtering av kriser i Hurum kommune. Fullmakter Ordfører/rådmann eller de som fungerer i disses stillinger, er gitt fullmakt til å iverksette denne planen eller deler av denne. Samme personer er delegert myndighet til å iverksette de nødvendige tiltak for å avhjelpe en oppstått akutt krise: 1. Kommunestyret har gitt kriseledelsen fullmakt til å gjøre økonomiske disposisjoner, begrenset oppad til kr. 2. 000.000,-, til det formål å bringe krisesituasjonen til opphør. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste med mer. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet ovenfor kan overskride ved påtrengende behov, og bevilgende folkevalgt organ ikke kan sammenholdes. Formannskapet holdes løpende orientert om krisens utvikling og om kriseledelsens disposisjoner, gjennom daglig orientering. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående fullmakt skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. Kriseledelsen oppløser seg selv når hendelsen kan håndteres av kommunens ordinære organisasjon. Ordfører avgir rapport til kommunestyret snarest etter krisens opphør. 2.1. PLAN FOR ETABLERING AV KRISELEDELSE I HURUM KOMMUNE 2.1.1. MÅLSETTING Kriseledelsen i Hurum kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Ledelse og innsats skal skje på lavest mulig nivå. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i utøvende enheter. Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg til en krise, skal kriseledelsen ha to arbeidsmål: 1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med ressursstøtte fra kommunen. Side 11

2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud, og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen. Til sammen: Sikre, redde, evakuere, informere, normalisere og evaluere. 2.1.2. ETABLERING AV HURUM KOMMUNES KRISELEDELSE Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn. 2.1.3. NÅR SKAL KRISELEDELSEN ETABLERES Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art: 1. Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring 2. Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse 3. Når politiet anmoder kommunen om å etablere kriseledelse. 4. Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader eller ødeleggelser 5. Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold Kriseledelsens rolle er å være et koordinerende organ. Som et utgangspunkt skal krisen ledes fra den virksomhet den oppstår i, men kriseledelsen vil være aktivt støttende og behjelpelig med bl. a. å koordinere kommunens øvrige ressurser. 2.1.4. HURUM KOMMUNES KRISELEDELSE Ordfører Varaordfører Rådmann Assisterende rådmann Økonomisjef Personalsjef Kommunalsjef IKT og kvalitet Kommunalsjef oppvekst og utdanning Kommunalsjef helse og sosial Kommunalsjef næring og kultur Kommunalsjef plan og bygg Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Side 12

Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester Kommunelege I Kommunikasjonssjef Beredskapskoordinator Støtte/ rådgivere for kriseledelsen Brannsjef Lensmann Leder for sorg og krisegruppe Overingeniør Hurum brannvesen Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum kommune Hurum brann og redning Røyken og Hurum lensmannskontor Hurum kommune Hurum kommune Avhengig av situasjon kan også andre ledere/faginstanser trekkes inn som deltakere i kriseledelsen. Eksempelvis: E-verk, Sivilforsvaret, HV, Mattilsynet, Prest, Røde Kors hjelpekorps, m.fl. Se V03 Varslingsplan offentlige instanser 2.1.5. LOKALISERING AV KRISELEDELSEN Dersom kriseledelsen må etableres skal dette skje på rådhuset i Sætre formannskapssalen. Det vil til dette rommet bli knyttet opp nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig materiell 2.1.6. KRISELEDELSENS OPPGAVER 1. Innhente opplysninger om situasjonen og skaffe seg oversikt ved å kontakte: - evt. berørte virksomheter i kommunen - politiet, - AMK, - andre involverte 2. Vurdere opplysningene og se hvem hendelsen har konsekvenser for. 3. Ta beslutninger om iverksettelse av tiltak for å hindre/begrense omfanget av skader på personer og materielle verdier. 4. Lede, koordinere og prioritere kommunens innsats og bruk av kommunens ressurser. Se T03 Tiltakskort etablering av kriseledelse, V01 Varslingsplan kriseledelsen/- administrasjon og V02 Varslingsplan personell evakueringssenter 5. Holde løpende kontakt med LRS og skadestedsledelse. 6. Etter anmodning bistå politiet med f.eks. informasjon til publikum, drift av pårørendesenter og opprettelse av evakueringssenter 7. Loggføring i CIM og situasjonsrapportering 8. Gi rapport om situasjonen i kommunen til Fylkesmannen og andre ikke-kommunale instanser Side 13

9. Holde løpende kontakt med ikke-kommunale instanser som er involvert i hendelsen. 10. Informere kommunens innbyggere, øvrige ansatte og media på en formålstjenlig måte. 11. Samarbeide med andre offentlige myndigheter, bedrifter og private samt frivillige organisasjoner, som f. eks Røde Kors. Kriseledelsen må trekke grenser mellom egne oppgaver og de oppgavene som er tillagt skadestedsledelsen. 2.1.7. RUTINER FOR VARSLING FRA VIRKSOMHETENE TIL KRISELEDELSEN Krav til varsling av hendelse: 1. Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen. 2. Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak. Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt. 3. Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling. 4. Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling. 2.1.8. EKSTERN KOMMUNIKASJON Rutiner for ekstern kommunikasjon ved en oppstått krise er beskrevet i '' 2.5 Plan for krisekommunikasjon'' 2.2. VARSLINGSLISTE Det er utarbeidet egne varslingslister for kriseledelsen og de ressurser som kommunen vil benytte ved en krise. Varsling ved kriser skal skje i henhold til de retningslinjer som er gitt i tiltakskort for varsling. Se T01 Tiltakskort varsling praktisk veiledning Ved truende kriser, eks. flom eller mulig atomulykker, vil statlige myndigheter stå i kontakt med kommunen/kriseledelse om iverksettelse av tiltak. Side 14

2.3. RESSURSOVERSIKT Kriseledelsen kan trekke inn de ressurser - interne/eksterne - de mener er nødvendig i henhold til de rammer som er gitt kriseledelsen gjennom Ordfører/Rådmann eller de som virker i deres sted. Se V04 Varslingsplan ressurser. 2.4. PLAN FOR EVAKUERING OG VARSLING AV BEFOLKNINGEN 2.4.1. IVERKSETTING AV EVAKUERING Politiet avgjør om det skal opprettes evakueringssenter og gir beskjed til kriseledelsen om at dette skal opprettes. Innkalling av personell til evakueringssentret gjøres iht. egen varslingsliste. Leder av evakueringssenteret innkaller personell til å bistå med forpleining, psykososial oppfølging, medisinsk vurdering/behandling etc. Se T10 Tiltakskort etablering av evakueringssenter EVS. 2.4.2. EVAKUERINGSSENTER Hurum kommune har følgende forhåndsdefinerte evakueringssenter i kommunen: Flerbrukshallen på Holtebrekk Hovenga samfunnshus Folkestadhallen Tofte menighetshus Solvang Sætrehallen Filtvet og Klokkarstua helsetun vil også kunne benyttes til evakueringssenter, avhengig av hendelsens omfang. I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70% bortfall av forsyningskapasiteten fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på Holtebrekk og Hovenga Samfunnshus. 2.4.3. ALTERNATIVE EVAKUERINGSPLASSER INNKVARTERING OVER TID I tilfeller der evakueringssituasjonen strekker seg over flere dager må alternativ innkvartering iverksettes. Berørte som ikke har anledning til selv å finne seg et alternativt innkvarteringssted vil bli innkvartert på en av overnattingsbedriftene i kommunen: Quality Spa og Resort Homsbu tlf 32 79 70 00 Holmsbu Bad tlf 32 79 21 00 Bikuben pensjonat 901 54 615 Kriseledelsen har ansvar for at det foreligger forhåndsavtale med aktuelle overnattingsbedrifter. Side 15

2.5. PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON 2.5.1. INFORMASJONSANSVAR Ordfører/rådmann har det overordnede ansvaret for kommunal informasjon, også i krisetider. Det praktiske ansvaret delegeres til kommunens kommunalsjef ikt og kvalitet Operativt ansvar: 1. Generelle uttalelser til presse: Ordfører eller utpekt medlem av kriseledelsen 2. Pressehåndtering / gjennomføring av pressekonferanse: kommunalsjef ikt og kvalitet 3. Internett/kriseweb : kommunalsjef ikt og kvalitet Hvor skal informasjonskontoret etableres? Sted: Rådhuset, Sætre møterom Isdammen. Telefon: 32 79 71 00 / 400 05 515 Leder: kommunalsjef ikt og kvalitet Utstyr: PC med internettilgang / telefon / faks / mobiltelefon / maler for pressemelding /kriseweb Det er bare ordfører/rådmann og skadestedsleder som uten videre har fullmakt til å uttale seg til media. Når det er hensiktsmessig, kan ordfører/rådmann gi andre i kriseledelsen slik fullmakt. Der politi og/eller brannvesen er involvert, skal informasjonen fra kommunen samordnes med disse før den gis til mediene. Ved større kriser der informasjonsbehovet er stort etableres ''organisasjon for publikumstjeneste'', ''presse og informasjonstjeneste'' og '' pårørendesenter'' helt eller delvis, jfr tiltakskort: T06 Etablering av publikumstjeneste, T07 Etablering av presse og informasjonssenter og T08 Etablering av pårørendesenter Kommunalsjef ikt og kvalitet skal: gi informasjonsfaglige råd til kriseledelsen lede informasjonsgruppen og være hovedansvarlig for pressetjenesten Se tiltakskort T13 Krisekommunikasjon, målstrategi mediehåndtering råd og anbefalinger 2.5.2. INFORMASJONSGRUPPAS OPPGAVER MOT MEDIA Dersom rådmannen oppnevner informasjonsgruppen er dennes oppgave å tilrettelegge/forberede for pressekonferanser, skrive pressemeldinger og oppdatere kriseweb samt formidle informasjon fra kriseledelsen. Informasjonsgruppens medlem (kommunalsjef ikt og kvalitet) fra kriseledelsen har som særskilt ansvar å holde de som betjener sentralbordet/ekspedisjonen oppdatert til enhver tid. Informasjon til/gjennom media: 1. Etablere og holde løpende kontakt med aviser, radio, TV Legge ut oppdatert informasjon på kommunens hjemmeside ev. Kriseweb. Hovedansvaret ligger hos kommunalsjef ikt og kvalitet, som om nødvendig delegerer ansvaret til en annen i redaksjonsgruppa. Side 16

2. Formidle viktig informasjon om krisen gjennom media, særlig lokalradio/-tv fra kriseledelsen og lokalaviser, både muntlig og skriftlig (pressemeldinger). 3. Svare på henvendelser fra media via egne telefonnummer, forbeholdt dette. 4. Arrangere briefinger/pressekonferanser der ordfører/rådmann, skadestedsleder osv. deltar. 5. Følge kontinuerlig med på radio/tv hva som sies om krisen og lese gjennom alt som skrives i avisene. Gjøre opptak av innslag og ta vare på utklipp som er relevante og som kan benyttes til en senere evaluering. Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det utarbeidet følgende vedlegg: 1. Gode råd ved mediekontakt - tiltakskort 2. Budskapsplattform mal 3. Pressemelding mal 4. Medierigg 2.5.3. SVARTJENESTE FOR PUBLIKUM OG PÅRØRENDE / PÅRØRENDESENTER Informasjonsenheten og servicetorget i rådhuset og IT-ansvarlig har ansvar for å etablere en svartjeneste, jfr. T06 Tiltakskort etablering av publikumstjeneste, for publikum/pårørende i kriser der pårørende/berørte: 1. får oppdatert informasjon fra kriseledelsen 2. blir henvist til rette vedkommende i kriseledelsen hvis dette er nødvendig 3. kan bli henvist til sted hvor de kan vente på nærmere informasjon 4. blir henvist til pårørendesenteret hvis dette er etablert Ved behov for å samle berørte/pårørende i et pårørendesenter kan helsetunene benyttes. For øvrig vurderes det i hvert enkelt tilfelle hva som er best lokalisering, jfr. T08 Tiltakskort etablering av pårørendesenter Personell for pårørendesenter er gitt i varslingsplan V01. Leder av pårørendesenter koordinerer med leder av evakueringssenter når det er behov for å opprette begge funksjonene. Leder av pårørendesenter må i hvert enkelt tilfelle i samråd med kriseledelsen vurdere hvor store ressurser som må involveres, jfr. V01 Varslingsplan kriseledelsen/-administrasjon og V03 Varslingsplan offentlige instanser. 2.5.4. SIKRING OG SKJERMING AV KRISELEDELSEN Det er viktig at kriseledelsen får arbeide avskjermet og uten unødvendig og ukontrollerte henvendelser. Følgende rutiner skal følges etter at kriseledelsen er trådt sammen: Forsterkning av sentralbord: Kriseledelsen må ha en egen rutine for forsterkning av sentralbord. Dersom sentralbordet, til tross for forsterkning, ikke har kapasitet til å håndtere publikum eller media som møter personlig, må det lages plakater med informasjon om hvor media og publikum skal henvende seg ev. legges ut info. på kommunens webside, www.hurum.kommune.no og Facebook og Twitter. Kriseweb skal vurderes iverksatt. Side 17

Siling av innkommende telefoner/meldinger fra publikum: 1. Informasjon fra sentralbord til publikum skal være kort, konsis og i tråd med føringer fra kriseledelsen 2. Hovedmålet er at kun nødvendige samtaler skal settes over til kriseledelsen, og kun etter at kriseledelsen har godkjent samtalen. Hva som er nødvendig er en skjønnsmessig vurdering. Kriterier: liv og helse (settes evt. direkte over til nødsentralen 113) miljø/ forurensning større økonomiske verdier samfunnsviktige funksjoner 3. Ved hendelser som fyller kriteriene settes telefonen/meldingen direkte over til den i kriseledelsen som har ansvaret for arbeidsfeltet. Ved tvil om arbeidsfelt skal sentralbord forhøre seg med rådmann. Er rette vedkommende opptatt, noteres henvendelsen på meldingsskjema som gis til loggfører. Loggfører gir melding videre. 4. Gjelder det informasjon om personer involvert i ulykke settes samtalen over til pårørendesenter, sykehus eller andre som har ansvar for forpleining eller behandling av skadede. 5. Ved stor pågang om informasjon må det utarbeides et kortfattet informasjonsskriv som angir hva som kan formidles til publikum som trenger informasjon. Kommunalsjef ikt og kvalitet er ansvarlig for å vurdere behov for et slikt skriv, og for utarbeiding av skrivet. Resepsjonen har også et ansvar for å melde behov til Kommunalsjef ikt og kvalitet. 6. Ved god kapasitet hos kriseledelsen kan også henvendelser som ikke dekker kriteriene rettes videre til kriseledelsen. Publikum som møter personlig: 1. Utgangspunkt er at samme informasjon gis til dem som møter personlig og til dem som ringer 2. Publikum henvendes til sentralbordet/ekspedisjonen hvis det ikke er opprettet eget pårørendesenter. Informeres hver time av kommunalsjef ikt og kvalitet og eller informasjonsansvarlig, eller oftere hvis god kapasitet. Hvis det holdes pressekonferanser, blir publikum orientert etter pressekonferansene. 3. Ved god kapasitet hos kriseledelsen kan henvendelsen rettes videre til rette vedkommende i kriseledelsen. Siling av innkommende telefoner/meldinger fra media: Henvendelser fra media rettes til kommunalsjef ikt og kvalitet. Håndtering av media som møter ved sentralbord: Sentralbord er ansvarlig for å lede vedkommende til pressesenter eller til den som vedkommende har avtale med. Side 18

2.6. ATOMBEREDSKAPSPLAN Det er ikke utarbeidet noen særskilt plan for atomberedskap i Hurum kommune da kommunen på dette området skal rette seg etter føringer som blir gitt fra nasjonale myndigheter, i denne sammenheng Fylkesmannen. Ytterligere kan øvrige deler av kommunens beredskapsplan måtte iverksettes som en del av den generelle atomberedskapen. I forhold til atomberedskap skal kommunen forholde seg til to ulike hendelsesforløp. Dette er hendelser av nasjonal karakter og hendelser lokalt. I forhold til situasjoner på nasjonalt plan skal kommunen forholde seg til de retningslinjer som blir gitt av overordnet myndighet formidlet gjennom Fylkesmannen. Tiltak iverksettes på grunnlag av de føringer som her blir gitt. Ved lokale hendelser skal Statens Strålevernet varsles direkte uten opphold ved lokale hendelser, før man varsler fylkesmannen. Kommunen skal deretter rette seg etter de føringer som blir gitt fra disse instansene. Statens strålevern vakttelefon: 67 16 26 00 2.6.1. KOMMUNENS ROLLE VED TILTAK IVERKSATT AV KRISEUTVALGET FOR ATOMBEREDSKAP Kommunens viktigste oppgaver ved en atomhendelse, vil, som ved andre hendelser, være å ta seg av sine innbyggere og å bidra til en raskest mulig normalisering av situasjonen. Kommunen må planlegge handlinger og være forberedt på å kunne gjennomføre eller bistå andre etater i gjennomføringen av en rekke forskjellige oppgaver. Det er dessuten ønskelig at kommunene har oversikt over hvilke bistandsressurser (utstyr og kompetanse) som er tilgjengelig innenfor egen kommune. I de tilfeller Kriseutvalget for atomberedskap trer sammen, vil melding om iverksetting av tiltakene komme fra Kriseutvalget, via Fylkesmannen til kommunen. Parallelt vil alle tiltak som besluttes iverksatt av Kriseutvalget alltid bli formidlet i forvaltningskanal, fra Kriseutvalgets medlemsinstitusjoner til deres ytre etater. Kommunen skal videreformidle informasjon fra Kriseutvalget til egen befolkning. Om nødvendig skal informasjonen tilpasses lokale forhold. Kommunen rapporterer tilbake til regionalt nivå. Kriseutvalgets ni tiltak er hentet fra fullmakter i akuttfasen (jf. kgl.res. Av 17.2.2006) Disse tiltakene danner utgangspunktet for kommunens planlegging og dette utdypes nedenfor. 1. Pålegge sikring av områder som er sterkt forurenset, for eksempel begrensning av tilgang og trafikk eller sikring og fjerning av radioaktive fragmenter. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Politiloven. Kommunen må kunne bistå politiet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av oppgaver knyttet til bl.a. evakuering, transport, innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøring og informasjon. 2. Pålegge akutt evakuering av lokalsamfunn i tilfeller hvor utslippskilden, for eksempel lokal reaktor, havarert fartøy med reaktor eller fragmenter fra satellitt, utgjør en direkte trussel mot liv og helse lokalt. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Politiloven. Kommunen må kunne bistå politiet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av oppgaver knyttet til bl.a. evakuering, transport av evakuerte, innkvartering, Side 19

forpleining, avsperring, kunngjøring og informasjon. Kommunen må kunne planlegge eventuelle lokale tilpasninger ved evakuering. 3. Pålegge kortsiktige tiltak/restriksjoner i produksjon av næringsmidler, for eksempel å holde husdyr inne eller å utsette innhøsting. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Matloven. Kommunen må kunne bistå Mattilsynet lokalt (distriktskontorer) og må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå i å bistå i forhold til informasjon til produsenter og distributører, tiltak for å skaffe fôr til husdyr og transport, se til husdyr (eks. ved fraflyttede gårdsbruk). 4. Pålegge/gi råd om rensing av forurensede personer. Tiltaket iverksettes evt. med hjemmel i Politiloven, men kan også gis som råd. Kommunen må kunne bistå og tilrettelegge for at Sivilforsvaret, evt. Forsvaret kan gjennomføre rensing av enkeltpersoner eller grupper av befolkningen. Dette kan bestå av bl.a. å stille rensemuligheter til disposisjon (dusjanlegg), forsvarlig håndtering og deponering av radioaktivt forurensede artikler/materiale (spesialavfall), transport, innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøring, informasjon. 5. Gi råd om opphold innendørs for publikum. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon, drift av skoler, daginstitusjoner, barnehager, helse- og pleieinstitusjoner og tiltak for at lokalsamfunnet skal fungere i en forurensningssituasjon. 6. Gi råd om opphold i tilfluktsrom (som for evakuering). Dette tiltaket vil først og fremst være et tiltak som kan bli iverksatt ved sikkerhetspolitisk krise/krig. Tiltaket innebærer klargjøring og drift av tilfluktsrom for publikum. Om nødvendig skal kommunen, i samarbeid med politiet, Sivilforsvaret og Forsvaret, tilpasse rådene og anbefalingene til lokale forhold 7. Gi råd om bruk av jodtabletter. Kommunen (kommunehelsetjenesten) har ansvaret for å ha en plan for distribusjon og utdeling av jodtabletter til aktuelle grupper i befolkningen. De aktuelle kommunene får informasjon om dette. Hvilke kommuner dette gjelder vil kontinuerlig bli vurdert ut fra en løpende trusselvurdering. 8. Gi kostholdsråd, for eksempel råd om å avstå fra konsum av visse kontaminerte næringsmidler. Kommunen må kunne bistå Mattilsynet lokalt (distriktskontorer) for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon til produsenter og distributører, kontrolltiltak og rapportering. 9. Gi råd om andre dosereduserende tiltak. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av en rekke forhold som er nødvendige å gjennomføre for å sikre liv, helse og økonomiske verdier. 2.7. FAGPLANER På bakgrunn av overordnede føringer og egne risikovurderinger er det utarbeidet fagplaner for beredskap innenfor flere områder. Dette gjelder både overordnede planer, samt planer innenfor de enkelte fagområdene. Side 20

Planer for helse og sosialområdet: Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1. Plan for helse- og sosialmessig beredskap 2004 Kommunelege I 2. Smittevernplan 1997 2010 Kommunelege I 3. Rådgivningsgruppe for mennesker i krise. 4. Planer for brannvarsling og evakuering av Filtvet og Klokkarstua helsetun. 2011 Virksomhetsleder Barn, ungdom og voksen 2011 Virksomhetsledere Planer for brann og beredskap Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1. Brannordningen for Hurum kommune 1998 Brannsjefen 2. Internkontroll Hurum Brannvesen 2004 2010 Brannsjefen 3. Varslingsplan for Hurum brannvesen. 2009 Brannsjefen og Vestviken 110 4. Beredskapsplan for skogbrann for Røyken og Hurum. 1997 Brannsjefen Planer for kommunalteknisk virksomhet og forsyningssikkerhet Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1. Beredskapsplan for Hurum E-verk 2012 Hurum E-verk 2. Plan for strømrasjonering i Hurum kommune 2012 Under utarbeidelse Hurum E-verk Side 21

3. Beredskapsplan for Bjørvannsdammen 2005 Hurum Drift 4. Internkontroll vann 1997 2006 Hurum Drift 5. Internkontroll avløp 1997 2006 Hurum Drift 6. Internkontroll renovasjon 1998? Hurum Drift/RFD Planer for vern mot akutt forurensning Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1. Interkommunal plan for Drammensregionen 1997 Brannsjefen/IUA 2. Interkommunal plan for Indre Oslofjord 1996 Brannsjefen 3. Sikkerhetsrapport - Halvorshavn Ikke oversendt YX olje AS 4. Sikkerhetsrapport - Chemring Nobel AS 2008 Revideres årlig Chemring Nobel AS 5. Sikkerhetsrapport Dynea AS Ikke oversendt Dynea AS 6. Beredskapsplan for Sødra Cell Tofte 2011 Revideres årlig Sødra Cell Tofte AS Side 22

Øvrige planer og dokumenter innenfor samfunnssikkerhet og beredskap. Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1 2. Beredskapsplan for skolene i Hurum for bruk ved ulykker, vold, dødsfall, kriser og brann 2006 Virksomhetsledere ROS analyse for Hurum kommune 2010 Kriseledelsen 3. Krisehåndteringsplan for barnehagene 2011 2011 Virksomhetsledere Side 23

3. TILTAKSKORT, VARSLINGSLISTER OG SKJEMAER Tiltakskort utarbeides kontinuerlig basert på aktuelle scenario/hendelser som kan oppstå og medfører at kriseledelse må iverksettes. Vedleggene oppdateres fortløpende, og er ikke underlagt godkjenningsprosedyren for hoveddokumentet. Navn og telefonnummer i tiltakskortene/varslingslistene tilhørende enkeltpersoner er unntatt offentlighet. 3.1. TILTAKSKORT TIL PLAN FOR KRISELEDELSE I HURUM KOMMUNE T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13 T14 Tiltakskort varsling praktisk veiledning Tiltakskort utløsning av plan/varsling - oversikt Tiltakskort etablering av kriseledelse Tiltakskort etablering av sekretariat for logg og journalføring Tiltakskort etablering av informasjonstjeneste Tiltakskort etablering av publikumstjeneste Tiltakskort etablering av presse og informasjonssenter Tiltakskort etablering av pårørendesenter Tiltakskort Sorg/krisegruppa i Hurum Tiltakskort etablering av evakueringssenter EVS Tiltakskort evakuering alternativ lokalisering Tiltakskort utstyrskasser for pårørendesenter og EVS Tiltakskort Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering råd og anbefalinger Tiltakskort Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner 3.2. VARSLINGSPLANER V01 V02 V03 V04 V05 Varslingsplan kriseledelsen/-administrasjon Varslingsplan personell evakueringssenter Varslingsplan offentlige instanser Varslingsplan ressurser Varslingsplan øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan Side 24

3.3. SKJEMA S01 Skjemaer - Loggføringsskjema Dette er papirutgaven, hvis det er praktisk mulig skal loggfører benytte seg av loggføringsprogrammet CIM på www.dsb-cim.no for loggføring. S02 S03 S04 S05 S06 Skjemaer hendelses-/loggblankett Skjemaer - situasjonsrapport Skjemaer - pressemelding Skjemaer Budskapsplattform Skjemaer Medie rigg 3.4. VEDLEGG Tiltakskort, varslingslister og skjemaer under punktene 3.1, 3.2 og 3.3. Side 25

TILTAKSKORT VARSLING PRAKTISK VEILEDNING T01 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: 11.02.11 Revidert av: Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Mottak av melding: Dersom du mottar en melding om ulykke eller krise, skriv ned meldinga, spør etter: Hvem ringer? Hva har skjedd? - omfang - skader Hvor har det skjedd, og når skjedde det? Hvem er på stedet? brann, politi, helse? AMK/politi varslet? Hva er behovet for hjelp/antall skadde Telefonnummer til den som har ansvaret. Varsling I alle krisesituasjoner hvor det er livstruende skade eller sykdom, ring direkte til AMK 113. Øvrig varsling skjer til politiet 112 eller brann 110 Dersom hjelpen kan vente litt, eller du trenger råd og veiledning, ring lokalt legekontor/legevakt 815 68 251, politiet 02800 eller brannvesenet 04110 Politi: 112 Politivakta 02800 Brann 110 Publikumstelefon brann 04110 Krav til varsling av hendelse Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen for informasjon og veiledning. Se V01 Varslingsplan kriseledelsen/-administrasjon Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak. Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt. Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling. Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling. Kommunens kriseledelse Kontaktpunkt kommunens kriseledelse: Sentralbordet: 32 79 71 00 (dagtid hverdager) Kveld/natt/helg: Jfr liste V01 eller kontakt politiet 112 / 02800 Side 26

Medlemmer av kriseledelsen Navn Stilling Tlf. arbeid Tlf. privat Tlf. mobil Monica Vee Bratlie Ordfører 32797100 32790575 97042560 Gunn-Torill Homme Mathisen Varaordfører 32278366 32796502 91749885 Georg N. Smedhus Rådmann 970 63 808 Egil Ramstad Assisterende rådmann 32797100 32793146 90086965 Eivind Lien Økonomisjef 982 20 110 Anne Britt Stinessen Personalsjef 913 00 548 Tone Mjøs Helga Tharaldsen Øydis Jahren Jan Erik Lindøe Vidar Rolfsrud Ulf Erik Knudsen Kommunalsjef IKT og kvalitet Kommunalsjef oppvekst og utdanning Kommunalsjef helse og sosial Kommunalsjef næring og kultur Kommunalsjef plan og bygg Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester 400 05 515 901 34 678 908 89 496 911 02 429 32797100 99234826 99234826 930 63 627 Ivar Hovden, Kommunelege I 32797100 91377661 91377661 Asgeir Knudsen Kommunikasjonssjef 32797100 40646081 40646081 Anne Grete Ivås Beredskapskoordinator 32797118 98423603 90411852 Støtte/ rådgivere for kriseledelsen Henrik Trømborg Brannsjef 905 83 581 Reidar Foss Lensmann 31296600 99212043 99212043 Hilde Evensen Vedeler Leder krise/sorggruppe 32278080 32794200 91522474 Side 27

Jarle Haugsrud Overingeniør Hurum brannvesen 32 27 82 26 45229139 45229139 Informasjon Informasjon utad og i organisasjonen ivaretas av virksomhetsleder. Dersom kriseledelsen har ansvaret for krisen, har den også det overordnede informasjonsansvaret. Sorg og krisegruppa Kontaktpunkt for å organisere kommunens helsefagressurser for bistand til psykososial støtte for rammede og pårørende er legevakt, politi, brannvesen og kommunens kriseledel Side 28

TILTAKSKORT UTLØSNING AV PLAN/VARSLING - OVERSIKT T02 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: 11.02.11 Revidert av: Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Informasjonsgang ved varsling om ulykker og kriser Publikum Andre instanser Kommunal virksomhet Politi 112 AMK 113 Brann 110 Operative ressurser Sorg og krisegruppe Trippelvarsling Fylkesmannen Annen off.. myndighet Egne ressurser Kommunens kriseledelse Eksterne ressurser Side 29

TILTAKSKORT ETABLERING AV KRISELEDELSE T03 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: 11.02.11 Revidert av: Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Mål/hensikt: Kriseledelsen tiltrer når det har oppstått kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner der ordinær kapasitet ikke strekker til. Kriseledelsen skal være et overordnet koordinerende organ for kommunens ressurser i en krisesituasjon. Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg til en krise, skal kriseledelsen tiltre og ha to arbeidsmål: 1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med ressursstøtte fra kommunen. 2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud, og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen. Innkalling Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn. Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art: 1. Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring 2. Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse 3. Når politiet anmoder kommunen om bistand 4. Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader eller ødeleggelser 5. Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold Etablering lokalisering/materiell og ressursbehov Kriseledelsen etableres i Formansskapssalen og møterom Isdammen. Annen lokalisering vurderes ut i fra krisens omfang og sted. Side 30

Utstyr Lokalene vil bli tilknyttet nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig materiell Overordnede oppgaver Kriseledelsens sentrale oppgaver er: 1. Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen 2. Ta beslutning om iverksetting av tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier 3. Prioritere ressurser fra kommunens side 4. Holde kontakt med skadestedsledelse, eventuelt LRS (lokal redningssentral) 5. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen 6. Rapportere om situasjonen i kommunen til fylkesmannen Når kriseledelsen etableres bør følgende varsles: 1. Brannvesen 2. Fylkesmannens beredskapsavdeling 3. Legevaktsentral 4. Lokale frivillige organisasjoner 5. Politi/lensmann 6. Aktuelle nabokommuner Sjekkliste for kriseledelsen Etablering og strakstiltak 1. Innhent informasjon/få best mulig oversikt over situasjonen. 2. Etabler kontakt med politiet. Avklar bl.a. med skadestedsleder om det er behov for kommunens utstyr/materiell og transport. Husk: Når liv og helse er truet er det alltid politiet som eier ulykken. 3. Avgjør om, hvilken type og hvor mange av eget personell som skal innkalles. Kriseledelsen innkaller selv underliggende organer som evt. etableres ihht. egne tiltakskort. Dersom det blir behov for ytterligere personell i enhetene, gis respektive enhetsleder beskjed om å foreta innkalling. 4. Avklar om annen faglig kompetanse skal informeres. Vurder fortløpende om situasjonen er så alvorlig at det er aktuelt å informere/kontakte fylkesmannen. 5. Etabler en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende situasjonen er. Bruk aktuelle ROS-analyser og tiltakskort. 6. Dersom situasjonen er så alvorlig at kriseledelsens underliggende organer er etablert, start loggføring, inn- og utgående, ihht. eget tiltakskort så tidlig som mulig. 7. GIS kartfest ulykke av div. art for å identifisere/visualisere hendelsesstedet og vurdere konsekvenser av ulykken. 8. Vurder og iverksett strakstiltak for å hindre ytterligere skade 9. Avhengig av situasjonen: Vurder og iverksett informasjonstiltak internt i kommunen, eksternt til pårørende og eventuelt til media. 10. Avhengig av situasjonen: Etabler kontakt med nabokommunene, informere om Side 31

situasjonen og forespør om ressurser dersom det er aktuelt. Drift og langsiktige tiltak 1. Dersom det er behov for utstyr/materiell utenfra, må det avklares hvem som skal rekvirere før kommunen selv eventuelt foretar rekvirering. 2. Vurder om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/begrense skader på personer, miljø og materielle verdier. 3. Oppretthold kontakten med skadestedsledelsen i politiet, evt. LRS. 4. Vurder å sende eget personell til hendelsesstedet for å bli oppdatert om situasjonen. 5. Holde kontakt og oversikt over kommunens utplasserte personell og materiell. Husk skifte av personell ved langvarig innsats og evt. debrifing etter psykiske belastninger. 6. Sørg for mat og forsyninger til kommunens eget personell 7. Avklar om det er nødvendig med personellressurser/andre ressurser fra frivillige organisasjoner 8. Vurder framtidig behov ut fra valg som blir tatt, konsekvenser for organisasjonen og hvem som skal overta sentrale funksjoner/lederansvar for daglig drift. Side 32

TILTAKSKORT ETABLERING AV SEKRETARIAT FOR LOGG OG JOURNALFØRING T04 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: 11.02.11 Revidert av: Asgeir Knudsen Dato: 11.09.13 Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Mål/hensikt: Sekretariat for logg og journalføring etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal skal sørge for nøyaktig loggføring og dokumentasjon av hendelsene under pågående krise. Innkalling Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen. Etablering lokalisering/materiell og ressursbehov Sekretariat for logg- og journalføring etableres etter beskjed fra kriseledelsen eller kommunalsjef for kvalitet og ikt. Når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten herunder, publikumstjenesten, etableres helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Telefon- og telefaksnummer til loggførerne er identisk med telefonnummer til kriseledelsen. Faglige råd Vurder om loggførerne skal plasseres sammen med kriseledelsen eller om de skal sitte i et rom ved siden av. Det vil være fordeler og ulemper med begge løsninger. For å få tilfredsstillende drift bør det være 2 personer på vakt. Utstyr: Loggførere/kriseledelsen skal ha følgende utstyr: Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM på www.dsb-cim.no Perm med skilleark inn/ut meldinger. Loggblankett som føres fortløpende. (Journalnummer påføres meldingene/tilsvarende) Kopimaskin og kopistempel 2 telefoner og tilgang til telefaks Posthylle for inn- og utmeldinger. Tavle for registrerte telefonnummer Tavle for registrerte informasjonsbehov Side 33