Siljan kommune. Kriseledelse Flom i Opdalen

Transkript

1 Siljan kommune Kriseledelse 2005 Flom i Opdalen

2 Kriseledelse april 2005 Organisering og etablering (2) Roller og rolledefinisjon (3) Praktisk tilrettelegging (4) Rapporteringsrutiner og logg (4) Fullmakter fra kommunestyret (5) Omsorg for rammede og berørte (5) Kommunikasjonsstrategi (6) Oppdatering av kriseplanen (7) Beredskapsdokumenter i avdelingene (8) Vedlegg (10) Opdalen 4. desember 2000 Foto: Jan Sæthre

3 2 1. ORGANISERING OG ETABLERING 1.1. Målsetting Kriseledelsen i Siljan kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise eller hendelse oppstår. Ledelse og innsats skal skje på lavest mulig nivå. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i de forskjellige utøvende avdelinger. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå. Kriser eller hendelser innenfor egen kommune skal normalt løses og ledes i egen regi Definisjon på en krise eller hendelse En kommune er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true kommunens kjernevirksomhet og troverdighet. En krise kan være en større ulykke eller katastrofe som går ut over det omfang kommunen normalt er i stand til å håndtere. En hendelse er av et noe mindre format, men som også krever ekstra innsats av dem den berører Innkalling av kriseledelsen Det er ordfører eller rådmann som beslutter om kriseledelsen skal etableres. SMS brukes ved innkalling. Beredskapsvakt for tekniske tjenester utenom ordinær åpningstid mobiltelefonnr , tar i mot meldinger om krise fra politi eller fylkesmann mellom kl og For øvrig meldes dette til Siljan kommunes sentralbord telefonnr eller på e-post til beredskap@siljan.kommune.no Varslingslister for kriseledelsen, andre ressurspersoner og samarbeidspartnere 1.4. Deltakere i kriseledelsen Ordfører (formelt ansvar) Rådmann (operativt ansvar) Teknisk sjef (kontaktperson mot politiet) Helse- og omsorgssjef (ansvarlig for kontakt med kommunelege og øvrig helsepersonell) Økonomisjef (informasjonsansvarlig) Beredskapskoordinator (kontaktperson mot fylkesmannen og andre samarbeidspartnere) Sekretær for kriseledelsen (loggføring) Følgende er rådgivere (liaison), en ekstra ressurs, og trer i funksjon etter behov: Service- og arkivleder Oppvekst- og kultursjef Sosialsjef Flyktningkonsulent Leder PP-kontoret (koordinator kriseteam)

4 3 Kommunelege Politiet Fylkesmannen Sivilforsvaret Dersom ledelsesapparatet i kommunen skal kunne fungere effektivt i en krisesituasjon, er det nødvendig at kommunen peker ut personer til ekspedisjon, sambands- og kontor- tjenester. Dette personellet bør hentes fra de ordinære funksjoner kommunen til daglig er opptatt med, og gis nødvendig opplæring og informasjon. Kommunen må ta hensyn til at det kan vil bli nødvendig med ekstrapersonell til døgnkontinuerlig drift, og at det kan bli aktuelt å sette opp vaktlister. Alle ansatte ved servicekontoret forestår alle gjøremål i forbindelse med kontortjeneste, samband og ekspedering etter fastsatt vaktliste. Kriseledelsen reduseres eller økes etter krisens art og størrelse. De som er faglige stedfortredere til daglig er også stedfortredere i en krisesituasjon. Egen varslingsliste over kriseledelse og ressurspersoner er vedlegg til denne plan Kriseledelsens oppgaver Oppgaver for kriseledelsen vil normalt være: Avklare ansvarsforholdet til politiet Skaffe oversikt over hendelsen og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere Varsle fylkesmannen Benytte eksisterende og normale kommunikasjons- og kommandolinjer Holde løpende kontakt med politiet og fylkesmannen Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser Iverksette informasjonstiltak og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og innsats fra psykiatrisk kriseteam Iverksette aktuelle kommunale fagplaner (Beredskapsplaner) Lede og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige ressurser Rapportere jevnlig til fylkesmannen 2. ROLLER OG ROLLEDEFINISJON 2.1. Ansvarsfordeling: Ordfører er kommunens ansikt utad og skal gi innbyggerne faktainformasjon om hvilke tiltak kommunen setter i verk. Ordfører er talsperson for kriseledelsen. Dette ansvaret kan delegeres til informasjonsansvarlig i gitte situasjoner. Rådmannen koordinerer det operative ansvar, jfr. Pkt De som til daglig tar de politiske og administrative avgjørelsene skal også gjøre det under en krise.

5 Rollefordeling mellom politi og kommune Politiets operasjonssentral i Skien har det operative samordningsansvaret for hele Telemark. Kontakt mellom Politi og kommune i forbindelse med krisehåndtering skjer gjennom operasjonssentralen/lokal redningssentral (LRS). Rolleavklaring mellom politi og kommune er nedfelt i Prinsipper for oppgave- og ansvarsfordeling mellom Fylkesmannen, politiet og kommunene, datert 20. april Dette dokumentet er vedlegg til denne plan. Prinsipper for oppgavefordeling mellom Fylkesmannen, politiet og kommunene 3. PRAKTISK TILRETTELEGGING Kriseledelsen oppretter en kommandosentral i Kommunestyresalen i 2. etg i Kommunehuset. Kriseledelsen tar selv med seg sine bærbare PCer og mobiltelefoner. Det er trådløst nettverk for data i rommet. Telefaks er plassert på servicekontoret i 1. etg i Kommunehuset. Pressekonferanser avholdes i møterommet i 2. etasje i Kommunehuset Ordfører og rådmann har kontorer i 2. etg. Kommunehuset Beredskapskoordinator og informasjonsansvarlige har kontor i 1. etg. Kommunehuset, teknisk sjef i 2. etg. I Kommunehuset. Helse- og omsorgssjefen har kontor i administrasjonsfløyen v/siljan sykehjem. Kommunehuset har alternativ krafttilførsel ved strømbrudd på 4KW. Avdeling for miljø og utvikling har aggregat på 4 KW. Siljan sykehjem har aggregat på 7 KW. Det forutsettes at telenettet fungerer som vanlig, slik at kommunens telefonanlegg og mobiltelefoner planlegges nyttet. Sentralbordet har en backup på 4 timer, dersom elforsyningen skulle svikte. Alternativt kan mobiltelefon eller radiosamband nyttes. Alternativ plassering av kommandosentral ved hendelser som berører Kommunehuset eller dets nærområde direkte, er møterommet i underetasjen på helse- og omsorgssenteret. Informasjonstjenesten plasseres i møterommet i sykehjemmet. 4. RAPPORTERINGSRUTINER OG LOGG Informasjons- og rapporteringsmøter for kriseledelsen avholdes daglig kl i kommunestyresalen Det føres logg i kriseledelsen over de beslutninger kriseledelsen tar (mal) Standard rapport basert på logg sendes til Fylkesmannen umiddelbart etter møtets slutt (mal) Servicesenteret/sentralbordet registrerer henvendelser fra publikum i egen logg, og hvilke tema de spør om (mal)

6 5 5. FULLMAKTER FRA KOMMUNESTYRET I en krisesituasjon er det ordfører som har det øverste ansvaret. Dersom ordfører er forhindret er det varaordføreren som innkaller. I forkant av slik innkalling av kriseledelsen er det naturlig at ordfører samrår seg med rådmannen eller den han bemyndiger. I denne planen har vi tatt utgangspunkt i at kommunen skal fungere mest mulig som normalt, og dermed også tatt dette med når beslutninger skal fattes. Ordføreren har fullmakt til å sette inn de tiltak som er nødvendig for å avhjelpe krisen. Fullmaktene inneholder: Innkalling av kriseledelsen Bruk av overtid for ansatte i samband med krisesituasjonen Bruk av økonomiske midler utover vedtatt budsjett Delegering av videre fullmakter 6. OMSORG FOR RAMMEDE OG BERØRTE 6.1. Kriseteam (psykososial støttetjeneste) Siljan kommunes kriseteam (psykososial støttetjeneste) skal gi profesjonell hjelp til de ulike behov som personer i krise kan ha. Kriseledelsen innkaller kriseteamet som etablerer seg på et egnet sted. Følgende funksjoner er med i denne gruppen: Leder for pedagogisk-psykologisk tjeneste er leder Kommunelege Kommunefysioterapeut Ledende helsesøster Psykiatrisk sykepleier Sosial- og barnevernsjef Sokneprest Politiet vil i forbindelse med redningsaksjoner og lignende kunne ha behov for støtte av kriseteamet, uavhengig av om kommunens kriseledelse er etablert. Varslingsliste for kriseteam 6.2. Evakuerte og PårørendeSenter EPS Politiet vil i aktuelle tilfeller kunne anmode kommunen om å opprette og drifte et EPS. Kommunen vil da få ansvar med å ta hånd om berørte og pårørende. EPS opprettes ved større kriser og katastrofer. Aktuelle steder: Siljanhallen Moholt grendehus

7 6 Oppdalen bedehus Vindfjelltunet Retningslinje for EPS-senter 6.3. Pårørende Senter Pårørende Senter opprettes også ved mindre kriser og hendelser, som et lokale der pårørende kan komme for å få informasjon og psykososial oppfølging. Kafeteriaen ved Siljan sykehjem Eventuelt kan vi benytte samme lokaler som for EPS Oppfølging av egne ansatte Kriseteamet leder arbeidet med oppfølging av egne ansatte. Kriseledelsen utpeker ansvarlig person for oppfølging og kontakt med kriseteamet. 7. KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR KRISELEDELSEN 7.1. Ansvar for kriseinformasjon Ansvarlig for kommunens kriseinformasjon er ordfører eller den dette delegeres til. I en krisesituasjon er behovet for hurtig og korrekt informasjon til befolkningen og media meget stort. Kommunen må i slike situasjoner regne med stor pågang både fra enkeltpersoner og media. Det vil være behov for flere personer og kommunikasjonslinjer for å møte dette. Politiet har et selvstendig ansvar for å informere om ulykken, redningsarbeidet og etterforskningen. Kommunen skal informere om de tiltak kommunen har satt i verk og har ansvar for, for eksempel opprettelse av EPS og aktuelle telefonnummer. Dersom kommunen er i tvil om hvilken informasjon den kan gå ut med, avklares dette med politiet Organisering av informasjonsarbeidet under en krise Kommunen etablerer en svartjeneste mot publikum. Krisens omfang avgjør hvor mange telefonlinjer som det er behov for. Kontorer i Kommunehuset kan rekvireres i krisesituasjoner. Informasjonstjenesten holder til i møterom for miljø og utvikling i 2. etasje i Kommunehuset. Servicekontoret er i 1. etasje i Kommunehuset. Oppgaver for informasjonstjenesten: Innhente opplysninger om situasjonen og rapportere videre. Gi informasjon til befolkningen om situasjonen. Informere om farlige situasjoner som kan oppstå og bidra til at ytterligere skader unngås. Informere om helsemessige og sosiale forhold, ressurssituasjonen, energispørsmål og kommunikasjon. Informere egne ansatte. Informere media.

8 7 Ansvaret for det praktiske informasjonsarbeidet under krisen: Økonomisjefen med Plan- og miljøleder som stedfortreder. Informasjonsarbeidet samordnes med servicekontoret via dets leder. Sted for etablering av informasjonstjenesten: Siljan kommunehus, Sentrumsveien 105, 3748 Siljan, tlf , telefaks , e-post Retningslinje for informasjonsstrategi ved kriser 7.3 NRK som samarbeidspartner Kriseledelsen og politiet samarbeider tett med NRK distriktsradio (NRK Østafjells) ved større hendelser og kriser. NRK i Telemark sender på FM 88,2 over Siljan. NRK kan splitte sitt sendenett og sende nyheter under en krise bare for vårt distrikt. I store deler av Siljan slår frekvensen over til NRK i Vestfold på RDS-bilradio når denne ikke er riktig innstilt. Dette må kriseledelsen være oppmerksomme på og i samarbeid med NRK få sendt viktig informasjon til Siljans innbyggere også over sendefrekvensen til NRK i Vestfold. Informasjonsansvarlig oppretter kontakt og samarbeid med NRK umiddelbart ved en krise. Radiosendinger med informasjon er til stor nytte i krisesituasjoner. Liste over medier er med som vedlegg, se varslingslisten. 8. OPPDATERING AV KRISEPLANEN 8.1. Årlig oppdatering og øvelse Beredskapskoordinator er på vegne av rådmannen ansvarlig for å holde oppdatert, den skal årlig ajourføres. vedtas i kommunestyret. Personer som skal inngå i kriseledelsen og aktuelle støttefunksjoner må gis nødvendig informasjon og opplæring. Fylkesmannen innkaller til kriseøvelse i Siljan kommune hvert annet år. Siljan kommune kan holde egne øvelser de år fylkesmannen ikke har øvelsesansvar. Siljan kommune skal delta i jevnlige øvelser i Grenlandssamarbeidet der det også trekkes inn eksterne samarbeidspartnere. Siljan kommune kan invitere ressurser fra de andre kommunene i Grenland til å gjøre en øvelse innenfor ett tema, for eksempel informasjon 8.2. Risikoanalyser (ROS) Siljan kommune har deltatt i det interkommunale arbeidet i Grenland med bruk av risiko- og sårbarhetsanalyser for kriseplanlegging. Arbeidet er gjort i samarbeid med industribedrifter i

9 8 områder, samt Fylkesmannen i Telemark. Følgende analyser er utarbeidet i serien Prosjekt Grenland 1999 : Avløp, renovasjon, vann, forurensing Brann, eksplosjon, industriuhell Elektrisitet, kraftforsyning Transport 9. BEREDSKAPSDOKUMENTER I AVDELINGENE Dokument og Ansvarlig for oppdatering Varslingsliste for helsepersonell (Helse- og omsorgsjef) Brann- og ulykkesberedskap i avtale med Skien kommune (Brannsjef) B-håndbok for vannverk (Teknisk sjef) Plan for helsemessig og sosial beredskap inkl. atomberedskap (Helse- og omsorgsjef og beredskapskoordinator) Smittevernplan (Helse- og omsorgsjef) HMS-system (Personalsjef) Kriseplan for skoler og barnehager (Rektorer og barnehageleder) ROS-analyser (Sosial- og barnevernsjef, helse- og omsorgsjef, boveileder, teknisk sjef) 10. VEDLEGG Følgende dokumenter er utarbeidet for bruk innen kriseledelsen: Retningslinje for behandling av mistenkelige brev og pakker (Beredskapskoordinator) Retningslinje for EPS-senter (Beredskapskoordinator) Retningslinje for informasjonsstrategi ved kriser (Beredskapskoordinator) Prinsipper for oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Fylkesmannen, politiet og kommunene ved kriser og katastrofer i fredstid (Politiet) Varslingslister for kriseledelsen, andre ressurspersoner og samarbeidspartnere (Beredskapskoordinator) Varslingsliste for kriseteam (Leder for pedagogisk-psykologi tjeneste)