BEREDSKAPSPLAN FOR EVAKUERING I ULLENSAKER KOMMUNE

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN FOR EVAKUERING I ULLENSAKER KOMMUNE Dette dokumentet er gjort tilgjengelig via kommunens intranettløsning. Dette omfatter IKKE vedleggene. Vedleggene er unntatt offentlighet etter Offentlighetslovens 13 A Årlig revisjon m/endringer Helena Arnesen A Årlig revisjon m/endringer John Silseth A Sak 37/09 i HST Elfrid Elstad HST A Sak 47/09 i HET Elfrid Elstad HET REVISJON DATO TEKST LAGET GODKJENT ORGANISASJONSENHET Personal og service - Beredskapskoordinator Side 1 av

2 Evakueringsplan for Ullensaker kommune Innholdsfortegnelse 1 Innledning Generelt Vedlikehold av dokumentet Hovedprinsipper for beredskapsarbeidet Lover, forskrifter og planverk Lover og forskrifter Planverk Aktører, roller og ansvar Lokalt og regionalt nivå Delegering og myndighet Samarbeid på ulike nivåer Varsling og etablering av beredskap l Varsling Varslingslister Transport Loggføring Informasjon Oppfølging og evaluering av beredskapssituasjon Opplæring og øvelser Risiko- og sårbarhetsanalyser Øvelser Vedleggsoversikt

3 1 Innledning 1.1 Generelt Kommunal evakueringsplan er knyttet sammen med kommunens øvrige planverk for beredskap, samt egen delplan for KOMEI som gjelder oppgaver og organisering av beredskapsarbeidet og ansvar for kommunale bygg. 1.2 Vedlikehold av dokumentet På vegne av rådmannen er kommunens beredskapskoordinator ansvarlig for rettelser og kvalitetssikring av beredskapsplanen for evakuering i Ullensaker. Enhetsledere KOMEI eller person utpekt fra enheten er ansvarlig for oppdatering av delplaner, samt for varslingslister som er en del av kommunens delplaner. Planen skal gjennomgås og ev. revideres årlig av beredskapskoordinator. Det skal tydelig fremgå av dokumentet når revisjon er foretatt. Øverst utfylte rad i versjonshåndteringen på forsiden av dokumentet indikerer gjeldende versjon. Beredskapskoordinator skal uten ugrunnet opphold foreta, eller påse at det foretas, revisjoner og rettelser som følger av endringer i organisasjonen eller lovverk når disse påvirker de av planen beskrevne beredskapsforhold. Varslingslister til beredskapsplanen skal gjennomgås hvert kvartal. Ansvar påligger beredskapskoordinator. Den praktiske gjennomgangen av varslingslister legges til rådmannens krisestab ved avdeling Servicetorg. Beredskapsplaner for spesifikke temaer eller områder vedtas første gang av rette hovedutvalg. Kommunestyret forutsetter at det legges fram en redegjørelse for beredskapsarbeidet og kommunens planverk hvert 4. år. Plan for evakuering i Ullensaker (uten vedlegg) publiseres i kommunens intranettløsning. Vedleggene til planen er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetslovens 13. Plan med vedlegg gjøres tilgjengelig for ledelsesnivået avdelingsleder og høyere på kommunens fellesområde: F:\Beredskap\Beredskapsplaner\beredskapsplan for evakuering i Ullensaker 1.3 Hovedprinsipper for beredskapsarbeidet Det foreligger fire hovedprinsipper for alt beredskaps- og krisehåndteringsarbeid, disse legges til grunn for Beredskapsplanen for etablering av kriseledelse. Prinsippene er: - 3 -

4 Ansvarsprinsippet: Den virksomhet som har ansvar for et fagområde/tjenestetilbud i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og håndtering av ekstraordinære hendelser. Dette gjelder også for å gi informasjon innen eget fagområde. Nærhetsprinsippet: En krise skal håndteres på lavest mulig operative nivå. Likhetsprinsippet: Den organisasjon man etablerer under kriser og i krig skal være mest mulig lik organisasjonen man opererer med til daglig. Samvirkeprinsippet: Myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter. 2 Lover, forskrifter og planverk 2.1 Lover og forskrifter Planen reguleres bl.a. av. - Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven, Lov av 25. juni 2010) - Lov om helsemessig og sosial beredskap (Helse- og sosialberedskapsloven, Lov av 23.juni 2000 nr. 56) - Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) I tillegg gjelder Forskrift om brannforebyggende tiltak. 2.2 Planverk Følgende planverk er lagt til grunn for beredskapsplanen: - Overordnede nasjonale planer - Overordnede kommunale planer - Sektorspesifikke beredskapsplaner - Delplaner som gjelder kommunale bygg 3 Aktører, roller og ansvar Ullensaker kommune skal ved en krise eller katastrofe i fredstid kunne treffe beslutninger om egen virksomhets organisering og ressursdisponering, samt samvirke med overordnede ledd, myndigheter og samarbeidspartnere. Organisering av beredskapsarbeidet følger i krig og ved katastrofer i fredstid den til enhver tid gjeldende organisasjonsplan for Ullensaker kommune

5 Den som har ansvar for fagområdet/tjenesten i en normalsituasjon, har også ansvaret for håndtering av ekstraordinære hendelser/kriser. Krisesituasjoner håndteres i henhold til nærhetsprinsippet på lavest mulig operative nivå. Kriseorganiseringen skal være mest mulig lik den daglige organiseringen. Krisesituasjonens art og omfang avgjør om etablering av det strategiske og operative krisehåndteringsapparatet på overordnet kriseledelsesnivå i tillegg vil være nødvendig. I situasjoner som krever evakuering av kommunale bygg, har enhet for kommunale eiendommer (KOMEI) et spesielt ansvar. De skal ivareta de roller som er nødvendige for å sikre gjennomføring av nødvendige evakueringstiltak, samt bistå med transport/flytting og mottak av evakuerte, i samarbeid med den som bruker bygget til daglig. Kommunale eiendommer har også oversikt over bygningsmessige forhold. Det er den som bruker bygget til daglig som har ansvar for å lage konkrete planer for evakuering og varsling, med unntak av rådhuset og kombibygget, som Kommunale eiendommer har egen plan for. Enhetsledere (utenfor rådhus og kombibygg) må samordne egne planer med Kommunale eiendommers planer og annet aktuelt planverk. Brannvesenet skal føre tilsyn med større bygg hvor det oppholder seg mange mennesker, og den enkelte bruker av kommunale bygg har ansvar for å gjennomføre årlige øvelser, iht. Lov om brannvern. Enhetsleder eller utpekt person med ansvar for evakuering av kommunale bygg må skaffe oversikt over den ekstraordinære situasjonen, og evakueringstiltak iverksettes. Målet er å forebygge og redusere skader på personer og materielle verdier. Ressurser må prioriteres, og nødvendig omdisponering av personell gjennomføres, slik at planlagte tiltak blir iverksatt. 3.1 Lokalt og regionalt nivå Dersom en hendelse krever aktivering av dette planverket skal etablering av overordnet kriseledelse skal vurderes. En ev. aktivering av kriseledelsen følger da Beredskapsplan for etablering av overordnet kriseledelse. Enheten KOMEI har utarbeidet en spesifikk delplan for evakuering av kommunale bygg. Denne planen omfatter forhold knyttet til evakuering av kommunale bygg. Enhetsledere (rektorer, PRO-enheter mv.) med ansvar for tjenester i kommunale bygg er selv ansvarlig for å utarbeide egne planer for å sikre liv og helse, samt materielle verdier i samarbeid med byggeier (KOMEI). Enhetene selv er også ansvarlige for å utarbeide planer for varsling. Enhetsleder skal gjennomføre risiko og sårbarhetsanalyser som danner grunnlag for tiltak som inngår i beredskapsplanene. Kommunen kan bli anmodet om å bistå med ressurser og materiell ved større hendelser hvor det er nødvendig å evakuere innbyggere og berørte. Bistandsanmodning vil da komme fra Politiet eller Fylkesmannen i Oslo og Akershus

6 4 Delegering og myndighet Kommunen skal ved en krise eller katastrofe i fredstid kunne treffe beslutninger om egen virksomhets organisering og ressursdisponering. Ved større hendelser vil dette også innebære et utstrakt samarbeid og samhandling med myndigheter og aktuelle aktører. Ullensaker kommunes delegasjonsreglement er lagt til grunn for beredskapsplanene. Enhetsleder har personal-, økonomi- og fagansvar innenfor sitt område, jf. kommunens delegasjonsreglement. Dersom situasjonen krever samordning av tiltak og bruk av ressurser utover hva ordinær linjeorganisasjon kan stille, vil overordnet kriseledelse være tillagt dette ansvar og myndighet. 5 Samarbeid på ulike nivåer For å sikre samordnete planer, skal det jevnlig drøftes rutiner og ansvar i forbindelse med evakuering. Samarbeid er nødvendig mellom interne enheter, spesielt KOMEI, skoler, barnehager, PRO- institusjoner, Bolig med bistand og Rehabilitering og forebygging. Øvrige kommunale enheter og avdelinger kan bli berørt, dette ut fra situasjonens egenart. ROS- analyser skal legges til grunn for planverket. Det skal gjennomføres jevnlige øvelser. Politiet kan be om bistand til evakuering ved større hendelser, og kommunen må da bidra med ressurser (personell og utstyr). Politiet har inngått avtale om innkvartering på hoteller med Justisdepartementet. Dersom situasjonen fordrer en evakuering og innkvartering på hotell er Politiet rekvirerende myndighet. Kommunen skal i prinsippet ikke iverksette slike tiltak uten etter anmodning og iverksettelsesordre fra Politiet. 6 Varsling og etablering av beredskap Dersom interne og eksterne hendelser oppstår, som krever evakuering av kommunale bygg eller områder, skal beredskapsplaner utløses. Ved hendelser som ikke kan håndteres innenfor normalsituasjonen, skal kommunens kriseledelse varsles snarest mulig. Ordfører, rådmann eller kommunaldirektører skal ut fra den aktuelle situasjonen vurdere om kriseledelse skal etableres. Varsling til kommunen om evakuering vil i prinsippet komme fra Politiet. Dette som en bistandsanmodning til gjennomføring av evakuering

7 Overordnet kriseledelse etableres i Formannskapssalen i rådhuset alternativt på Kløfta Bo- og aktivitetssenter. Kriseledelsens drifts- og operasjonsrutiner beskrives i Beredskapsplan for etablering av overordnet kriseledelse. Lokasjonen av kommunens kriseledelsessenter (KLS) medfører at rådhuset ikke anses som en egnet ressurs for mottak/innkvartering av evakuert personell. I en evakueringssituasjon vil kommunens PRO- enheter ha en sentral rolle som mottak for evakuerte, samt som informasjonssentra. 6.l Varsling Enhetsleder eller den som virker i dennes sted og som får kjennskap til en hendelse eller situasjon som er av en slik karakter at kommunens ledelse har behov for informasjon om dette, skal snarest mulig varsle rådmannen eller rådmannens ledergruppe, som deretter vurderer varsling av ordfører. Eksterne aktører vil dersom en kritisk situasjon involverer eller berører kommunale interesser eller ansvarsområder varsler kommunen ved rådmann eller beredskapskoordinator. Enhver kommunalt ansatt som mottar et varsel om en kritisk situasjon, eller som på annen måte får kjennskap til en slik situasjon, plikter å forsikre seg om at denne informasjonen formidles beredskapskoordinator eller rådmann / rådmannsgruppen. Dersom situasjonen krever store ressurser og samordning, og det ordinære apparatet ikke kan håndtere denne situasjonen, skal overordnet ledelse informeres/varsles umiddelbart, slik at etablering av kriseledelse vurderes/settes. Varsling, innkalling og aktivisering av hele eller deler av kriseledelsen og/eller rådmannens krisestab skjer kun etter godkjennelse fra kriseledelsen ved ordfører eller rådmann. I disses fravær skal beslutning fattes på kommunaldirektørnivå. Varslingsliste for kriseledelsen og stab/støtte ligger i planens vedlegg 1 Enhetsledere er ansvarlig for å utarbeide varslingslister for sine enheter knyttet til den enhetsvise beredskapsplanleggingen. Varsling i forhold til berørte, pårørende, foresatte, ansatte med flere, skal inngå som en del av beredskapsplanen. Den som er ansvarlig for tjenestetilbudet, er også ansvarlig for å ha lister over hvem som skal varsles, og for at varsling iverksettes og gjennomføres. Varsling skal skje på flere nivåer, avhengig av situasjonen/hendelsen: - Overordnet ledelse - Ledelse på enhetsnivå - Berørte av hendelsen - 7 -

8 6.2 Varslingslister Kommunale eiendommer (KOMEI) har utarbeidet varslingsliste for personell tilknyttet enhetens ulike avdelinger. Varslingsliten for KOMEIs personell med beredskapsoppgaver finnes som vedlegg 2 til denne planen. De enkelte enheter som yter tjenester i kommunale formålsbygg, skal ha egne varslingslister og rutiner i forhold til sine brukere, pårørende, foresatte, ansatte med flere. Disse skal inngå i enhetenes egne beredskapsplaner, og de skal omfattes av rutiner for jevnlig revisjon. Det skal fremgå av enhetenes planer hvilke alternative bygg en ev. evakuering skal foregå til. KOMEI har i egen beredskapsplan definert ulike bygg som er egnet og planlagt brukt som evakueringsbygg. Det enkelte kommunale formålsbygg tildeles ut fra denne planen et primært og et sekundært evakueringsbygg. 6.3 Transport Transport fra sted det evakueres fra og til avtalt sted for evakuering skal samordnes. Rådmannens krisestab skal medvirke logistisk i iverksettelsen av evakuering. Krisestaben skal kunne avklare og inngår avtale med egnet transportører i den aktuelle situasjonen/hendelsen. P.t. eksisterer det ingen forhåndsavtale med transportyter knyttet til ev. evakueringssituasjoner. 6.3 Loggføring Alle henvendelser og beslutninger relatert til en evakueringssituasjon skal dokumenteres. Loggføringsskjema skal i etterkant av hendelsen journalføres i kommunens saksbehandlingssystem. Loggføringsskjema finnes som vedlegg 5 til denne planen. 7 Informasjon Ullensaker kommune skal sørge for at det gis tilstrekkelig, hensiktsmessig og nødvendig informasjon om situasjonen/hendelsen. Informasjonen skal bidra til å forebygge skader og tap av personer og materiell, virke skadereduserende om det har oppstått alvorlige situasjoner, og skape trygghet for befolkningen, egne ansatte og media. Informasjonshåndtering ivaretas i faglinjen dersom kriseledelse ikke er satt. Overordnet kriseledelse er ansvarlig for informasjonshåndtering når kriseledelse er satt. Informasjonshåndteringen følger da bestemmelsene i Beredskapsplan for etablering av overordnet kriseledelse. Rådmannens krisestab vurderes behov for å trekke involvere ressurser fra øvrige enheter i informasjonsarbeidet. Dersom Politiet anmoder om bistand, er Politiet selv ansvarlig for informasjonsformidlingen

9 8 Oppfølging og evaluering av beredskapssituasjon Involverte ledelseselementer skal, når situasjonen er tilbake i normaldrift, vurdere behov for oppfølging på ulike områder, samt iverksette ev. nødvendige tiltak. I situasjoner der kriseledelse ikke er etablert er ansvaret tillagt enhetsledernivået. Dersom kriseledelsen er aktivert vil denne koordinere og bidra til evalueringsarbeidet. Avvik skal rapporteres og behandles som en del av evalueringen. Dette skal danne grunnlag for endringer, slik at gode rutiner og samarbeid mellom alle nivåer sikres, og at planverket støtter dette. En grundig evaluering av den faktiske krisehåndteringen er meget viktig, og skal gjennomføres etter enhver hendelse hvor beredskap utløses. Evalueringen skal gjennomføres umiddelbart etter at normaldrift er gjenetablert 9 Opplæring og øvelser 9.1 Risiko- og sårbarhetsanalyser Risiko- og sårbarhetsanalyser er grunnlaget for alt beredskapsarbeid. ROS-analysene skal revideres jevnlig. Gjennom arbeidet med risiko- og sårbarhetsanalyser skal kommunen kartlegge mulige uønskede hendelser som kan føre til ekstraordinære belastninger for virksomheten, samt avdekke årsakssammenhenger. Forutsetningene risiko- og sårbarhetsanalysen bygger på, som for eksempel hvor hendelsen inntreffer, og med hvilket omfang, varighet, osv. skal dokumenteres. Det kan være av stor betydning å beskrive varighet, da langvarighet ofte vil medføre større og mer alvorlige konsekvenser, enn kortvarige hendelser (eksempel bortfall av strøm). Kommunen må beskrive sannsynlighet for at en uønsket hendelse inntreffer. Analysen skal også inneholde en konsekvensvurdering, som synliggjør mulige virkninger av ulike hendelser. Konsekvensene klassifiseres, slik at det tydelig fremgår hvor hendelsen befinner seg på en skala fra ufarlig til katastrofal. Avdekket risiko og sårbarhet skal reduseres gjennom forebyggende og skadebegrensende tiltak. Samarbeid på tvers av enheter og fagområder kan være nødvendig, for å sikre at ROSanalysene blir godt nok kvalitetssikret på tvers av fag- og ansvarsområder, og at behov for samordning og samhandling blir godt ivaretatt. Skjema til bruk ved risiko- og sårbarhetsanalyser foreligger som vedlegg 4 i denne planen. Som en del av kvalitetssikringsarbeidet, skal det også vurderes om opplæring av ansatte fungerer tilfredsstillende, eventuelt legge til rette for nye opplæringstiltak/vedlikehold av opplæring. Tiltak skal synliggjøres i opplæringsplaner. 9.2 Øvelser Det skal gjennomføres jevnlige interne øvelser, for å sikre høy kvalitet på Ullensaker kommunes beredskapsplaner og gjennomføring av ulike beredskapsmessige tiltak

10 Ullensaker kommune skal sørge for at personell som inngår i planverket har fått tilstrekkelig opplæring og deltar i øvelser. For å oppnå ønsket øvingseffekt av en trening/øving må øvelseselementet være godt planlagt. Skjematisk bør flg. punkter gjennomføres i øvelsesplanleggingen: 1 Etabler et grunnlagsdokument (øvingsdirektiv for treningen/øvingen) 2 Formuler hensikten med øvingen (overordnet beskrivelse av hva øvelsen skal tjene til, samt angivelse av hvem som skal øves) 3 Kartlegg, definer og beslutt suksesskriterier og øvingsmomenter 4 Formuler målsetningen for øvingen (beskriv ønsket sluttilstand) 5 Bestem hovedscenario 6 Utarbeid en dreiebok for øvingen (beskriv hendelser med tilhørende episoder) 7 Utarbeid spillmeldinger 8 Lag mal etc. for evalueringer underveis og ved endex (etter spillets slutt) Øvingsplan skal utarbeides for evakueringsplanene for de respektive kommunale formålsbygg. 10 Vedleggsoversikt Vedlegg 1 - Varslingsliste intern Kriseledelsen m/stab Vedlegg 2 - Varslingsliste intern - KOMEI Vedlegg 3 - Liste over evakuerte (tomt skjema for utfylling) Vedlegg 4 - Risiko- og sårbarhetsskjema (mal) Vedlegg 6 Vedlegg Oversikt over hotell og innkvarteringssteder Plan for evakuerte- og pårørendesenter