PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE KLÆBU KOMMUNE

Transkript

1 PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE KLÆBU KOMMUNE Forslag av Rådmannen

2 1.0. INNLEDNING 1.1. MÅLSETTING Kriseledelsen i Klæbu kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i de forskjellig utøvende enheter. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå. Kriser innenfor egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi DEFINISJONER Krise er definert som en uønsket hendelse som rammer større grupper mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære tjenesteapparatet takler tilfredsstillende. I "Veileder for kriseplanlegging i kommunene" utarbeidet av direktoratet for sivilt beredskap defineres en kriseplan som "forberedte handlinger for å møte ulykker og andre påkjenninger som i art eller omfang går utover det som regnes som normalrisiko i fredstid". Etterfølgende planer for kommunal kriseledelse er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid. Planene skal enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. Plan for kommunal ledelse er en overordnet plan, som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige enheter og organer, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk. * Kommunens kriseledelse er beskrevet i plan for kommunal kriseledelse. Denne planen omfatter definerte funksjoner innen kommuneledelsen, og viser kriseledelsens mandat, når og hvordan den innkalles og hvordan arbeidet utøves. Kommunalt beredskapsråd: Kommunestyret oppnevner et medlem som tiltrer kriseledelsen for en periode på 4 år om gangen, i henhold til gjeldende normalreglement. I tillegg til kommuneledelsen (kommunal kriseledelse) inngår også representanter fra politi, sivilforsvar, brannvesen og heimevern. Samlet utgjør dette kommunens beredskapsråd. Beredskapsplaner: På en rekke områder er det utarbeidet egne beredskapsplaner, dette gjelder for eksempel strømbrudd, brann, vannforsyning osv. Ved kriser utenom kommunen som organisasjon vurderes innkalling av det kommunale beredskapsrådet. ROS-analyse: Risiko- og sårbarhetsanalyse er gjennomført for best mulig å avdekke de ulike behov for beredskap i Klæbu kommune. 2

3 1.3. KOMMUNAL KRISELEDELSE Kriseledelsen vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen vil det normalt være "vakthavende tjenestemann". Ved en større hendelse vil kommunens toppledelse bli innkalt, og etter hvert overta ledelsen. Kommunal kriseledelse vil, etter den første akuttfase, være: G Ordfører (leder) G Rådmann Stedfortreder for rådmann Andre fagpersoner som anses nødvendig, se for øvrig pkt OPERATIV DEL 2.1. VARSL1NG AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN Varslingsplikt Enhver ansatt i Klæbu kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden.informasjon gis til personer i fare. Ved større kriser skal den kommunale kriseledelsen varsles via sentralbordet. Dersom overordnet ikke er tilgjengelig, følges listen for overordnet kriseledelse. Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det faglige driftsapparat uten innkalling av kommunal toppledelse. Varsling via teknisk vakt: Kommunal kriseledelse ved rådmannen (eller stedfortreder) skal normalt varsles via teknisk vakt (døgnbemannet). Varslingsmønster Befalsvakt teknisk vakt varsler første tilgjengelige person fra liste under: Rådmann Stedfortreder for rådmannen Ordfører Andre fagpersoner 2.2. INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Hendelsesvurdering/innkalling o Rådmann / eventuelt stedfortreder) vurderer krisens omfang. 3

4 Rådmannen innkaller etter behov kommunens øvrige kriseledelse og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen (se kap. 4.1 og vedlegg). Kontorlokaler, samband, nøkler m.v. Kontor for kriseledelsen er formannskapssal i 2. etasje i Klæbu rådhus. Tilstøtende rådmannskontor og ordførerkontor kan fungere som avlastningskontor. Operativt område er formannskapssalen. Større møter og stor mediaorientering avholdes i kommunestyresalen. 9 Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: - Fasttelefon, mobiltelefon, telefaks og e-post Apparat for eget radiosamband rekvireres fra enhet for drift og vedlikehold. Hovednøkkel til rådhuset finnes i post/arkiv For mer detaljerte opplysninger, se kap KRISELEDELSENS OPPGAVER. NB! Husk å loggføre alle aktiviteter Avklar ansvarsforholdet til politi/lensmann I. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser den kan ha for kommunen og kommunenes innbyggere. 2. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser (se telefon/varslingsliste). 3. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 4. Holde løpende kontakt med lensmann/politi, lokal redningssentral (LRS) og fylkesmann. 5. Kalle inn nødvendige ledere og faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov (se varslings / telefonliste). 6. Iverksette informasjonstiltak (se 2.5) og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se 2.6 og 2.7). 7. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner (se 3.1). 8. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige kommunale ressurser. 9. Avgi periodisk rapport til fylkesmannen. NB! Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE Planen er revidert i henhold til faktiske endringer. Kommunestyret har i k-sak av vedtatt fullmakter til kommunal kriseledelse (i fredstid). I krisesituasjoner, jfr. kommunens kriseplan, har ordføreren følgende fullmakter (I ordførerens fravær delegeres fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge) varaordfører, rådmann eller stedfortredende rådmann) 4

5 1. Disponere inntil 1 million kr. til nødvendige tiltak til kriserammede til forpleining, skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter når det er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet i pkt. 1 kan overskrides ved påtrengende behov, når bevilgende folkevalgte organer ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges kommunestyret til godkjenning. 2.5 KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Informasjonsplanen viser hvilke ressurser (materiell/mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen Målsetting for informasjon i krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: Kommunale organ Rammede - involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) Pårørende/enkehpersoner Befolkning generelt Mediene Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjon er et lederansvar. Den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt korrekt, raskt og rnålrettet. Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottakeren. Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i organisasjonen. Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Informasjonsansvar ved krisehåndtering. Det er leder av kriseledelsen som har det overordnede informasjonsansvar, jfr. pkt.1.3. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at all informasjon gis riktig og ensartet. 5

6 2.5.3 Informasjonsflyt Intern informasjon Informsjonsflyt/kommandolinjer for all informasjon mellom kriseledelse, kommunens øvrige organer og de involverte på stedet. Ekstern informasjon Informsjonsflyt/kommandolinjer for all informasjon mellom kriseledelse, pårørende, befolkning generelt og mediene. Kriseledelsen skal selv, eller bemyndige andre informasjonssystemet til: Å gå direkte til mediene. o Å holde informasjonsleddene oppdaterte o Å lede pressekonferanser 0 Teknisk tilrettelegging avklares med informasjonsansvarlig og er publikumsmottakets ansvar etter ordre fra kriseledelsen Opprettelse av informasjonskontor Kriseledelsen skal vurdere å opprette: Informasjonskontor i rådhusets publikumsmottak. Ansvarlig: Rådmannen eller stedfortreder Informasjonskanaler (for telefonnummer se vedlagte telefonliste) Radio NRK PI og P2 NRK P3 NRK TV Lokale aviser: Klæbuposten Adresseavisen Intern varsling til ansatte i Klæbu kommunen via elektronisk saksbehandlersystem Informasjonskontor for publikum, pårørende og medier Informasjonskontor opprettes i rådhusets publikumsmottak. Postfunksjonen reduseres til utlevering av pakker og verdipost. Telefonlinjer inn til informasjonen er: Sentralbord: Kantine opprettes som venterom for pressen, hvor kriseleder/informasjonsansvarlig melding til pressen. kan gi Kommunestyresal henyttes til pressekonferanser, og opprettes ellers som møterom for informasjonsenheten og mottak av pressen. Bemannes av inntil 2 personer etter nærmere ordre fra kriseledelsen. 6

7 Evakuering Ved evakuering ev mennesker skal en (eller flere) fra info-enheten være tilstede i mottaket og der håndtere informasjonsansvaret. Info-enheten representant skal sammen med medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. Klæbuhallen nyttes i de fleste sammenhenger som evakueringslokaler, eventuelt i samarbeid med Sivilforsvaret. Ansvar for ledelse av informasjonsenheten Overordnet ansvar for informasjon som gis av inforrnasjonsenheten ordfører (varaordfører) Lederen gir ordre til betjening, etter ordre fra kriseleder, om hvilke opplysninger som kan gis til publikum/pårørende og har ansvar for at annen informasjon ikke kommer ut. Lederen gir kriseleder opplysninger om hvilken oppfatning han/hun har av informasjonsbehovet. Betjening av informasjonsenheten: Alle tilsatte i publikumsmottaket, supplert med ansatte i fellestjenesten (etter behov). Informasjonsenhetens oppgaver: 1. Gi informasjon til publikum/pårørende etter oppdrag fra kriseledelsen. 2. Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelse og henvise mediepersoner til oppholdsrom hvor de kan vente på ny informasjon. 3. Henvise pårørende til rette vedkommende/sted (kriseteam). 4. Henvise publikum til sted hvor de kan vente på ny informasjon. Informasjon til pårørende som kommer til Klæbu rådhus: kriseteam. Håndtering: Leder for enhet helse innkaller betjening etter egen fagplan. Informasjon til pårørende: Etablering av egnet lokale til kriseteamets arbeid vil være avhengig av hvor i kommunen ulykken har funnet sted, ulykkens omfang m.v. Lokaler etableres der det finnes naturlig, og samarbeid med lokalets eier Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med info-ansvarlig ansatte og kriseteamet som har fanget opp informasjonsbehovet. 2.6 EVAKUERING OG FORPLEINING Eventuell evakuering av lokalbefolkningen iverksettes av politiet. Plan for evakuering og forpleining er 2-delt ut fra følgende forutsetninger: Planlagt evakuering som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. Plan for denne type evakuering er utarbeidet og vedtatt. 2. Akutt evakuering som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon vil pågå i en 7

8 kortere tid, eventuelt gå over i type 1. Det forutsettes at evakueringsplan, med tillegg av Sivilforsvarets planer/innsats, fyller dette behovet. Planen inneholder informas'on om: Transport Innkvartering Forpleining (fra innsatspersonell) Kommunikasjon (samband) 9 Etablering av kriseteam Informasjon Plan for bruk av/rullering av innsatspersonell 2.7 NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING Kriseledelsen vedtar: At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift. Om (eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjon skal opprettholdes etter at kriseledelsens andre oppgaver er avslutter Igangsetting av nødvendige tiltak for oppfølging av innsatspersonell. 2.8 EVAKUERING Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krise vurderes så snart som mulig etter at krise er avsluttet. Gjelder alle oppgaver og aktiviteter som tilligger kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides skriftlig rapport etter evaluering. Ved vesentlige avvik fra planen skal denne endres umiddelbart. 3. KOMMUNALE FAGPLANER OG BEREDSKAP 3.1 Kommunale fagplaner for beredskap Alle beredskapsplaner inneholder oversikt over ressurser (i og utenfor kommunen), som kan brukes i en krise. Kommunale beredskapsplaner: Plan for kommunal kriseledelse. Veiledning for koordinering og ledelse av alle kommunale tiltak når en krise oppstår, datert Kommunale rutiner for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet. Beredskapsplan for vannforsyning. Plan for kommunens brannordning. Foreliggende brannordning er godkjent. Beredskapsplan for kriseteam. Psykisk helseplan. Beredskapsplan for langvarig strømbrudd i Klæbu kommune. Brannvesenet har oversikt over bygninger som er tilgjengelige for allmennheten. Disse omfattes av krav til brannberedskap, alarmplaner, evakuering m.m. Telefon og adresselister. Smittevernplan. Plan for helsemessig og sosial beredskap. 8

9 4.1. KOMMUNAL KR1SELEDELSE Ordfører Rådmann Rådmannens faste stedfortreder Komrnunalsjef I tillegg suppleres kriseledelsen med (avhengig av område/tiltak): Kommuneoverlege Varaordfører Rådgiver samfunnssikkerhet og beredskap Følgende kan også være aktuelle: Politi/lensmann o Sivilforsvaret Forsvaret/heimevernet o Frivillige organisasjoner 4.2. VARSLINGSLISTE Se vedlagte telefon/varslingsliste. 9

10 5. UTFYLLENDE INFORMASJON 5.1 LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE Kontor for kriseledelsen og operativt område er formannskapssal i 2. etasje i Klæbu rådhus. Tilstøtende kontorer kan ved behov fungere som avlastningskontor. Større møter og stor mediaorienteringer holdes i kommunestyresalen. Nødstrøm dekkes fra eget aggregat (også sentralbord). Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Telefon formannskapssal Kontor rådmann Kontor ordfører IKT-rådgivning linje 523 linje 517 linje 516 mobilnr Telefaks Apparat for eget radiosamband kan om nødvendig rekvireres fra enhet for drift og vedlikehold. PC, TV, video og radio installeres ved behov i formannskapssalen. Kommunale kart er tilgjengelig på nærings og utbyggingstjenesten Oversikt over personer som kan åpne og betjene sentralbord finnes i telefonliste (vedlegg) 5.2. ANSVARLIG MOT POLITI OG FYLKESMANN Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Kommunal ledelse må være forsiktig med å kommentere hendeler som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, også i forhold som ikke direkte berører etterforskningen. Dersom det er tvil skal politiet kontaktes. Politiet kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret av krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. 10

11 Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over lengre tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, frost og skogbrann. Ved større regionale kriser kan fylkesmannen overføre ansvaret for kriseledelsen til egen kriseledelse. 5.3 LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISELEDELSE Består av: Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens førsteoppgaver (internt dokument) Løpende logg (internt dokument) 6. KVALITETSSIKRING 6.1 ØVELSER Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. J tillegg til utarbeide nødvendige planer er øvelser svært viktig. Det skal holdes en øvelse hvert annet år for kommunal kriseledelse om lag halvparten av øvelsene i Klæbu skal være teoretiske papirøvelser og resten praktiske øvelser. Større øvelser sammen med andre instanser i Klæbu gjennomføres ca annenhver gang. Etter en øvelse skal det foretas en evaluering. Dersom det fastslås feil i planen, eller det har vært større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring, skal planen revideres KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Ved kvalitetsrevisjoner skal det kontrolleres om: Målsettingen for planen er oppfylt Prosedyrer som skal følges er beskrevet Gjennomføring Kvalitetsrevisjon (rullering) av denne planen skal gjennomføres årlig i samsvar med generelle retningslinjer for kvalitetsrevisjon av beredskapsplaner i Klæbu kommune. Oppgaven utføres som en del av revisjonen/rulleringen av kommuneplanens handlingsdel. Ansvarlig for kvalitetssikring av denne planen er rådmannen (beredskapsleder). Plan for kommunal kriseledelse skal også ajourføres ved organisatoriske endringer som har konsekvenser for planen. Når årlig revisjon medfører endringer i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan se pkt. 7.1 fordelingsliste. 11

12 6.2.3 Tiltak Dersom det ved kvalitetsrevisjon av planen framkommer ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser, skal dette tas med i behandlingen/revisjonen av kommuneplanens handlingsdel Avviksbehandling Dersom det oppdages avvik fra planen skal det alltid skrives ut avviksmelding på standard skjerna. Avviksliste skal fylles ut og sendes rådmannen Sjekkliste Sjekkliste internkontroll 7. FORDELING 7.1 FORDELINGSLISTE Plan for kommunal kriseledelse er fordelt som følger: Ordfører Varaordfører Rådmann Stedfortreder for rådmannen IT-sjef Plansjef Kommuneoverlege Lensmann i Klæbu Brannsjef Vaktsentralen Fylkesmannen Sivilforsvaret To ekstra eksemplarer av planen befinner seg hos rådmannen. Totalt: 14 stk. Eksemplarer skal nummereres og registreres på mottaker før utsendelse. Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan. Klæbu, den Johnny Nilssen, Konstituert rådmann 12

13 VEDLEGG: VARSLING S - OG TELEFONLISTE 13

14 Klæbu kommune Kommuneplan for kriseledelse VARSLINGSLISTE Skrevet av Kontrollert av Godkjent av Revideres innen Initialer Dato OFO/TFL JN JNI Alarmtelfoner: Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 Kormnunale vakttelfon (døgnvakt) Legevakt/øyeblikkelig hjelp: Klæbu Legesenter: Hj.sykepl.vakttelefon(døgnyakt)

15 Fred Mælen Fagleder Transport: Kommunens vakttelefon: EL-fosyning: Kraftselskaper Telefoner Telfaks Trondheim Energiverk Media: Radio og TV Telefon: Telefaks: NRK, Tyholdt radio P1,P NRK, Tyholdt, radio P NRK S-T radio og TV Andre: Statlige institusjoner: Telefon: Telefon: Sivilforsvaret Heimevernet, distrikt