M Ø T E P R O T O K O L L

VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet DATO: 17. oktober 2017 TID: kl. 08.00 10.00. STAD: Vågsøy rådhus, Einevarden DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet: Vest kontroll: Inger Grethe Dalehamn, leiar Randi Husevåg, nestleiar Olav Gjesdal, medlem Jostein Mykland, medlem Klaus Iversen, medlem Jostein Støylen, dagleg leiar. Kommunerevisjonen i Nordfjord: Torill Monsen, revisor. I sak 35, 37 og 39. Vågsøy kommune: Henrik Skovly, økonomisjef. I sak 35/17 Nils Myklebust, varaordførar. I sak 37/17 Fråfall: Møtet var leia av: Inger Grethe Dalehamn, leiar SAKLISTE SAK 32/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 33/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 34/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 35/17 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEFEN SAK 36/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 37/17 KINN KOMMUNE SAK 38/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING FRÅ RÅDMANNEN SAK 39/17 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER DRIFT OG INVESTERING

SAK 32/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. Sakene vart behandla i denne rekkefølgja: 32, 33, 34, 36, 38, 35, 37, 39. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Olav Gjesdal. SAK 33/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet 19.09.2017 vart godkjent. Møteprotokoll frå møtet 19.09.2017. SAK 34/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning Møteprotokollar til gjennomgang o Kommunestyret: 21.09 o Formannskapet: 05.10 o Helse- og omsorgsutvalet: 03.10 o Oppvekst- og kulturutvalet: 03.10 o Ungdomsråd: 05.10 o Valstyret: 11.09 o Viltnemnd: 17.08 o Sakkunnig nemnd eigedomsskatt 24.01 14.08 o Sakkunnig ankenemnd eigedomsskatt 26.09 o Fellesnemnd Kinn kommune 05.09 19.09 26.09 SAK 35/17 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEFEN 1. Kontrollutvalet tok orienteringa frå økonomisjefen til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen kome med skriftleg orientering vedkomande byggearbeidet ved Vågsøy omsorgssenter. Økonomimelding II 2017

Saksopplysningar Kommunen sin nye økonomisjef, Henrik Skovly, møtte for å presentere seg, samt orienterte om økonomimelding II 2017. I møtet vart det stilt spørsmål vedkomande byggearbeidet/renovering av Vågsøy omsorgssenter. SAK 36/17 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2018 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr. 40.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for 2018. Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2018 pålydande kr. 40.000,-. Dette er same nivå som føregåande år. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16)

Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. SAK 37/17 KINN KOMMUNE 1. Kontrollutvalet tok orienteringa vedkomande samanslåingsprosessen til Kinn kommune til vitende. 2. Kontrollutvala i Vågsøy og Flora har fellesmøte den 12.12.2017, og inviterer kontrollutvalet i Flora til Vågsøy denne dagen. 1. På veg til Kinn kommune Reglement for fellesnemnda Saksopplysning Varaordføraren vil i møtet orientere om samanslåingsprosessen Vågsøy og Flora har for å bli Kinn kommune. Kontrollutvalet i Flora vil gjerne ha fellesmøte med kontrollutvalet i Vågsøy. Dei har kome med forslag til møtedato 12. eller 13. desember. Kontrollutvalet i Vågsøy meiner fellesmøta bør haldast vekselvis i Vågsøy og Flora, og vil invitere kontrollutvalet i Flora til første møtet i Vågsøy 12.12.2017 kl. 13.00 (tilpassa hurtigbåten frå Florø kl. 11.30. Retur kl. 15.50). SAK 38/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR TILBAKEMELDING FRÅ RÅDMANNEN 1. Kontrollutvalet tok rådmannen si tilbakemelding på spørsmåla vedkomande offentlegheit i kommunal sektor til vitende. 2. Rådmannen/tenesteleiar service vert kalla inn til neste møte for å orientere om praksis og erfaringar med Compilo-systemet og rutineoppfølging elles. Saksopplysningar Kontrollutvalet retta ein del spørsmål (i feit skrift) i sak 28/17 til rådmannen vedkomande arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit. Rådmannen v/ tenesteleiar service si tilbakemelding av 06.10.2017 viser kvar rutinane finnast, men ikkje korleis dei vert følgt opp i praksis. Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht. arkivforskrifta? Dagens arkivplan er ikkje ajourført. Denne er under oppdatering. 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering?

Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo. 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutinar for registrering av organinterne dokument? Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo. 4. Har kommunen rutinar for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo. Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutinar for skjerming av informasjon i postlista? Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo. 2. Har kommunen skriftlege rutinar for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo. 3. Har kommunen skriftlege rutinar for handsaming av krav om innsyn? Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo. Denne er under oppdatering. Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutinar som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? Ja, rutine ligg i kommuna sitt kvalitetssystem Compilo og vi nytter kommuna si heimeside. I tillegg vert det publisert på kommuna si facebookside. Kommunestyremøta vert og publisert i FjT. 2. Har kommunen skriftlege prosedyrar for lukking av møter i folkevalde organ? Ja, i Møtereglementet, vedtatt 20.04.2016 i K-sak 025/16. 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? Ja, det vart gjennomført folkevald-opplæring hausten 2015 i regi av KS, med innleigd føredragshaldar. SAK 39/17 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER DRIFT OG INVESTERING 1. Kontrollutvalet tok rådmannen si tilbakemelding av 11.09.2017 til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen ha særleg fokus på innkjøpsområdet. 1. Tilbakemelding frå rådmannen med vedlegg, datert 11.09.2017.

Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Rådmannen har gitt felles tilbakemelding for dei to forvaltningsrevisjonsrapportane Offentlige anskaffelser drift og Offentlige anskaffelser investering. Vi vel difor å behandle oppfølginga av dei to rapportane i same sak. Vedtak for prosjektet Kommunestyret i Vågsøy kommune vedtok i sak 061/16 Plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019. I følgje denne planen skal prosjektet Offentlege innkjøp gjennomførast først. Kommunerevisjonen valde å dele bestillinga i to prosjekt; drift og investering. Dette fordi rekneskap og organisering har slik inndeling i kommunen. Prosjektplan Offentlege investeringskjøp Vågsøy kommune vart lagt fram og godkjent av kontrollutvalet i sak 29/16. Kommunerevisjonen i Nordfjord har i rapportane undersøkt om Vågsøy kommune sin innkjøpspraksis er i samsvar med det lov- og forskriftsverket som regulerer offentlege innkjøp. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Kommunerevisjonen i Nordfjord utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Offentlege innkjøp drift, datert 28.10.2016 og Offentlege innkjøp - investering, datert 10.11.2016. Desse var handsama i kontrollutvalssak 43/16 og 44/17, og vidare i kommunestyret i sak 16/098 og 16/099 der det vart gjort følgjande vedtak: Sak 16/098 Rapport forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp drift: Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser drift Vågsøy kommune (utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert 28.10.2016). 1. Kommunestyret vedtek at kommunen vurdere behov for å oppdatere deler av organisasjonen i Lov om offentlige anskaffelser. 2. Kommunestyret vedtek at kommunen må organisere rutiner i høve revisjonen sine anbefalingar, som ivaretek: utarbeide verdianslag konkurransegrunnlag kunngjering for kjøp over terskelverdi (nasjonal og EØS) skatteattest protokollføring 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane til kontrollutvalet innan 01.06.2017. Sak 16/099 Rapport forvaltningsrevisjon offentlege innkjøp investering: Kommunestyret til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser investering Vågsøy kommune (Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert 10.11.2016). 1. Kommunestyret vedtek at kommunen må organisere rutinar i høve revisjonen sine anbefalingar, som ivaretek: tilfredstillande verdianslag tilfredstillande konkurransegrunnlag kunngjering for kjøp over terskelverdi (nasjonal og EØS) skatteattest protokollføring

2. Kommunestyret viser til revisjonen si anbefaling (jf. Rapporten del 5.3 side 10) og vedtek at det i samband med tidsubegrensa kontrakter vert teke stilling til følgjande: Med jamne mellomrom vert gjort ei skriftleg vurdering om det ligg føre haldbar og sakleg grunn til å unnlate å konkurranseutsette kontrakta Vurdere om endringane, i høve opprinnelig kontrakt er vesentlege og krev konkurranseutsetting 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer status. Tilbakemelding frå rådmannen, datert 11.09.2017: Viser til purring på tilbakemelding på forvaltningsrevisjon innkjøp og drift og beklager at fristen ikkje er overholdt. Det er gjennomført kurs for sentrale medarbeidere nå i vår/sommar både gjennom SFJ Innkjøpssamarbeid og gjennom Innkjøpskontoret AS. Tema var endringene som har skjedd i regelverket bla i forhold til ny terskelverdi. Kopi av innhold vedlegges. Det er også inn ført nytt elektronisk innkjøpsverktøy (KGV) som sikrer at prosessen følger regelverket. Det er elles min klare oppfatning at det ved innhenting av pris opprettes sak i Acos, og at det føres åpningsprotokoll som dokumentasjon til innkjøpet. Slike innkjøp er spesielt aktuelle innfor de tjenesteområdene som gjennomfører arbeid/investeringer som ikke omfattes av Felles innkjøpsavtale gjennom fylkeskommunen. Forvaltningsrevisjonen har også bidratt til at det i større grad rettes forespørsel til de personer som sitter på størst innkjøpskompetanse i organisasjonen, før kjøp gjennomføres. Det er forbedringspotensiale på kalkulering av pris i forkant, men det har i perioden ikkje vore mange konkurranser det dette har vore aktuelt. Det som har vore gjennomført på Doffin legg praksis med kalkulert verdi på kjøpet til grunn. Kommunens regelverk for innkjøp er ellers nedfelt i kommunens Økonomireglement. Det er til handsaming ei sak om strategiske grep for innkjøp som kjem opp i fk. kommunestyremøte. Dette er basert på KS sitt framlegg. Kommentar frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert 05.10.2017: Tiltaka som rådmannen gjer greie for er fornuftige i forhold til anbefalingane i rapportane. Dersom kontrollutvalet ønskjer å vite om tiltaka har betra kommunen sin handtering av lovverket rundt «offentlig anskaffelse», bør det bestillast ein ny forvaltningsrevisjon om nokon år. Møtet slutt. Inger Grete Dalehamn Leiar Jostein Mykland Medlem

Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kommunerevisjonen i Nordfjord Rådmann til orientering Ordførar til orientering