Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA
Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00 LUNSJ 13.00-13.45 Elektronisk arkiv 14.00-14.30 Oppsummering
Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon Arkivets sekundærfunksjon
Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan Retningslinjer - rutiner
Hvilke arkivtyper har skolene? Møtebøker Kopibøker (?) Postjournal (?) Saksarkiv Personalarkiv Elevarkiv Ulike typer
Elevarkiv Elevregistre Klasselister Karakterprotokoller Vitnemålsprotokoller Klassedagbøker Elevmappene
Postrutiner
Rutiner for postbehandling Postmottak Papir og elektronisk post Sortering og åpning Informasjonspost eller sakspost E-post, sms, twitter, facebook?
Arkivverdig eller ikkearkivverdig? Arkivverdig Saksbehandling Vedtak Oppfølging Saksdokument Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkivuverdig Informasjonsskriv Rundskriv Brev til orientering Utskrift av møtebøker Utkast, kladder Trykksaker Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon
Hvilket arkiv? 1. Elevarkiv 2. Personalarkiv 3. Saksarkiv 4. Stempling?
Postjournal Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Sender og/eller mottaker Opplysninger om sak,innhold, emne Datering på dokumentet Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivningsdato Avskrivingsmåte
Utgående post/notater Saksbehandlers ansvar Før utsending kopi til arkiv kopibok(?) Journalføring umiddelbart Faks og e-post Sensitive opplysninger? Journalføre notater?
Saken avsluttes Saksbehandlers ansvar Besvart/avskrevet Alle dokumenter på plass Ryddig Uten kladder, stifter og binders, plast Hvem kontrollerer?
Utlån av elevmapper Lånekort Bare brukes på skolen
Melde- eller konsesjonsplikt Nei Skole, SFO Personopplysninger Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir. Personopplysningsloven med forskrifter
Utlevering/overføring av elevopplysninger Utlevering til publikum og presse Offentleglova Utlevering av opplysninger om seg selv Partsinnsyn forvaltningslova Personopplysningslova
Når eleven flytter til annen kommune Overføring av opplysninger Nødvendige for videre skolegang Elev/foresatt orienteres/uttalerett Med samtykke kan andre sensitive opplysninger overføres Disiplinære forhold Overføring bare kopier
Overgang barneskole til ungdomsskole Elevmappen følger eleven MEN Bare opplysninger som er nødvendige for videre skolegang IKKE Disiplinære forhold/oppførsel Ikke helseopplysninger Disse krever samtykke
Overgang barnehage til skole Informasjon som er relevant for videre opplæring kan sendes som kopi. Foresatte underrettes Øvrig dokumentasjon om helse og oppførsel krever samtykke
Elevsaker til behandling i folkevalgte organer Anonymisert Uten navn, fødselsdato eller referanser som kan identifisere eleven.
Hva skal en elevmappe inneholde? VIKTIG: Bare en elevmappe per elev
Dokumenter i elevmappe: Alle elever: Vedtak skoleplassering Skriftligvurdering Fravær Skademelding og skaderapportering forsikringsselskap Samtykke til overføring av opplysninger til annen komm. el. skole Klage på karakter Flyttemelding Søknad innsyn
Dokumenter i elevmappe: Spesialundervisning ol IOP sakkyndig vurdering Dokumentasjon søknad, tildeling tilrette-legging av spesialundervisning Referat ansvarsgruppemøter Vedtak morsmålsundervisning,tospråklig fagopplæring Søknad fritak for fag, fritak for vurdering i fag Dokumentasjon tilrettelegging eksamen og heldagsprøver
Dokumenter i elevmappe: Orden og oppførsel Varselbrev Fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel Disiplinære forseelser Dokumentasjon vedrørende bortvisning
Dokumenter i elevmappe: Barnevern Notater som har/ kan få betydning for skolegang Bekymringsmelding, korrespondanse barnevern ol
Dokumenter i elevmappe: Avbrutt opplæring Melding om elev som avbryter opplæringen Skolens notat om avbrutt opplæring
Journalføringsplikt dokumenter i elevmappe Krav : 1 Saksbehandling Eksempel: 2 Verdi som dokumentasjon Forhåndsvarsel og enkeltvedtak skoleplassering Søknad fra foresatte om fri Enkeltvedtak om spesialundervisning
Vanskelig dokumentasjon..
Kontakt skole-hjem Rundskriv i sekken fra skole til hjem Dette er utgående dokumentasjon som skal bevares. Dette kan gjøres enkelt og elektronisk vha sak/arkiv-systemet
I saksmappe hvert kull: Ting som går ut til hele kull/klasser: Ukeplan Foreldremøter (innkalling/referat) Turinfo Annen korrespondanse om klassen/trinnet
Saksmapper for hele skolen: Dokumentasjon som går felles til hele skolen: Om ordensreglementet Skolerute Velkommen til skoleåret Lus Idrettsdag/temauker/mobbeprosjekter osv.
Andre saksmapper: Annet som ikke er rundskriv til deler eller hele skolen: Foreldreutvalg (Innkalling/referat osv) Elevråd (Innkalling/referat osv) Samarbeidsutvalg (Innkalling/referat osv) Intern administrasjon (budsjett, innkjøp, stillinger, høringsuttalelser m.v.)
Bevaring og kassasjon Bevaringspåbud Arkivmateriale eldre enn 1950 Møtebøker, eventuelle vedleggsserier Egne årsmeldinger Kopibøker Journaler Andre register Arkivplaner Presedenssaker Kart Tegninger og fotografi Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg
Kassasjon Som basisår skal 1950 være felles for alle landets kommuner hvor avgangsprøver, elevmapper, klientjournaler og annet materiale som behandler elevenes utvikling i forhold til skolen, bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet for hvert 10. år. og elever født 1.11.,21. hver mnd
Kassasjon 212.13 Spesialpedagogiske tiltak Enkeltsaker vedrørende elevene 25 Deretter bevares 20% etter de ovenfor gitte regler.
Kassasjon 210.4 Undervisning i institusjoner 10 210.5 Elever i utlandet 10 210.6 Inn- og utmelding, flytting/overføring av elever 10 212.04 Fag- og timefordeling 10 212.05 Timeplaner 10 212.06 Klassedeling, elev-/klasselister Elev-/klasselister bevares. Klassedeling 10 212.07 Skoletid, -ferier og -fridager 10
Elektronisk arkiv i skolen
Hva kan det være? Sakarkivsystemer ephorte, Public 360, WebSak Fagsystemer Wis skole, Oppad, IST Extens Læringsplattformer It s learning, Fronter Skolens hjemmeside MinSkole
Sak/arkiv-system Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper? Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk
Fagsystem Elevlister Karakterer Vitnemål Meldinger /vurderinger Timeplaner og lignende Eksempler: Oppad, IST Extens, SATS, Wis skole Elektronisk, men
Fagsystemer og bevaring Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4 NOARK-5.. Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten
Læringsplattformer Samhandling skole/lærer med elev og foresatte. Meldinger Oppgaver Vurdering av oppgaver Vurdering It s learning, Fronter, Learning Gateway
Er dette saksdokumenter? Oppgave = saksdokument Vurdering = Vedtak med klagerett DVS Journalføring 2-6 og 2-7 Men dette har aldri vært praksis Kreves ikke journalføring avoppgaver/eksamen
Arkivverkets mann sier: MEN det fritar ikke lærestedene for å sørge for dokumentasjon som kan vise at de oppfyller de lovverket de er underlagt, at prosedyrene for karaktersetting og vurdering er korrekte og pålitelige, og at studentenes rettigheter til innsyn og klage oppfylles. Arkiveringsplikten går ut over journalføringsplikten, og den er uavhengig av om dokumentasjonen finnes på papir eller elektronisk. I utgangspunktet ikke krav om NOARK-standard for LMS
Journalføring, arkivering, bevaring LMS ikke tilfredsstillende Arkivverdig (administrativt, juridisk, fastsatt bevaring RA) Bevares som papirarkiv Ikke sletting i LMS før vurdering av RA Unngå journalføringspliktige dok. i LMS
Sosiale medier? Deltagelse i nettsamfunn: Facebook, Twitter, Nettby Journalføring? Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar
Fagsystemer og integrasjon Oppad IST Extens Vigo LMS Fronter EDB ESA Sak og arkiv ephorte P360
Eksempelet Rett i mappa Mål Sikre arkivverdig elevdok. Integrasjon sak/arkiv og 3 fagsystemer Spare tid og penger
Forslag til rutiner
Hvordan gjør vi? En, men bare en elevmappe på hver elev delt inn i ulike saker/omslag Elevmappe opprettes på hver eneste elev i 1. og 8. klasse I tillegg kommer karakaterlister, eksamens-protokoller og fraværslister
Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Egen arkivdel for elevmapper sak/arkiv-systemet Arkivkode personnummer Finn passende sakstittel Ressurser til spesialundervisning for skoleåret 2009/2010 for Ole Hansen.
Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Unnta fra offentlighet bare dersom nødvendig Ver obs på skjerming av tittel og adressefelt
Hvordan gjør vi? Hvorfor elevmappe i sak/arkivsystem? Alle skal ikke ha tilgang på alt Bevaring og journalføring sikres!!! Sensitiv helsedokumentasjon for seg Orden og oppførsel for seg Interne notater?
Elektronisk Del opp elevmappen i flere saker som i et personalarkiv, gnr/bnr -arkiv Tilgangsstyring Avslutning av saker Overføring av dokumentasjon
Viktig Alt som går ut fra skolen skal bevares! Vurderinger Rundskriv Det viktigste er likevel fortsatt viktigist Tilrettelagt undervisning/spesialundervisning, barnevern