SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 29.11.2010 kl. 10:00 14:15 Møtested: Skjetlein videregående skole Saknr: 62/2010-72/2010 Arkivsak: 201000409 Møteleder Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Møtende medlemmer Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Hans Bøe (Venstre) Eivind Stende (Det norske Arbeiderparti) Forfall Ivar Kværnø Kirsten Olava Hofstad (Sosialistisk Venstreparti) Fra Revisjon Midt-Norge IKS møtte Arve Gausen sak 72 Sissel Myrvoll sak 72 Tove Tveråmo sak 64 Inge Storås sak 72, 65 og 66 Fra Konsek Midt-Norge IKS møtte Sverre Midthjell Hanne Kongsvik møtesekretær Merknader til innkallingen Ingen merknader Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 62 64 72-65 66 63 67 69 (sak 68 utsatt) Orientering i møtet: Under møtet ble det gitt orientering om Skjetlein videregående skole, ved rektor Helen Pedersen
Arkivsak: 201000460 Sak 62/2010 Godkjenning av møtebok Kontrollutvalget 29.11.2010 62/2010 fra kontrollutvalgets møte 26.10.2010 godkjennes Innstilling enstemmig vedtatt fra kontrollutvalgets møte 26.10.2010 godkjennes Arkivsak: 201000460 Sak 63/2010 Referatsaker Kontrollutvalget 29.11.2010 63/2010 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Referatsaker ble lagt fram: - Medlemsbrev nr 2/2010 fra Forum for kontroll og tilsyn - Invitasjon til NKRF s kontrollutvalgskonferanse 2.-3. februar 2011 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Arkivsak: 201005362 Sak 64/2010 Revisjon av vegregnskapet - orientering om status 2
Kontrollutvalget 29.11.2010 64/2010 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om revisjon av vegregnskapet til orientering Saken behandlet i lukket møte jfr Kommuneloven 78.7, jfr Offentleglova 5 Oppdragsansvarlig revisor Tove Tveråmo deltok og orienterte under behandligen av saken. Innstilling enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om revisjon av vegregnskapet til orientering Arkivsak: 201012029 Sak 65/2010 Forarbeid til selskapskontroll Kontrollutvalget 29.11.2010 65/2010 1. Kontrollutvalgssekretariatet bes fortsette prosessen frem mot plan for selskapskontroll 2011-2015 med felles vesentlighets- og risikovurdering for kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sørge for tilstedeværelse ved generalforsamling og representantskapsmøter i de mest sentrale selskapene, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget fra disse. Innstilling enstemmig vedtatt 1. Kontrollutvalgssekretariatet bes fortsette prosessen frem mot plan for selskapskontroll 2011-2015 med felles vesentlighets- og risikovurdering for kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sørge for tilstedeværelse ved generalforsamling og representantskapsmøter i de mest sentrale selskapene, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget fra disse. 3
Arkivsak: 201012029 Sak 66/2010 Bestilling av eierskapskontroll Kontrollutvalget 29.11.2010 66/2010 1. Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll med fokus på Museene i Sør-Trøndelag AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway. 2. Med det unntak nevnt i punkt 3, bes Revisjon Midt-Norge gjennomføre kontrollen med fokus på de problemstillinger nevnt i saksframlegget. Kontrollen gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering av en felles rapport innen 31. august 2011. 3. Grunnet problemstillinger knyttet til Revisjon Midt-Norges uavhengighet bes kontrollutvalgssekretariatet forestå den praktiske gjennomføringen av kontroll knyttet til Museene i Sør-Trøndelag. Dette gjøres innenfor eksisterende rammer. Daglig leder i Revisjon Midt-Norge IKS Inge Storås deltok i behandlingen av saken. Eivind Stende fremmet følgende alternative forslag i møtet: 1. Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll med fokus på Museene i Sør- Trøndelag AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway 2. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre kontrollen med fokus på de problemstillinger nevnt i saksframlegget. Kontrollen gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering av en felles rapport innen 31. august 2011. Forslaget fikk 1 stemme. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt med 2 mot 1 stemme. 1. Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll med fokus på Museene i Sør- Trøndelag AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway. 2. Med det unntak nevnt i punkt 3, bes Revisjon Midt-Norge gjennomføre kontrollen med fokus på de problemstillinger nevnt i saksframlegget. Kontrollen gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering av en felles rapport innen 31. august 2011. 4
3. Grunnet problemstillinger knyttet til Revisjon Midt-Norges uavhengighet bes kontrollutvalgssekretariatet forestå den praktiske gjennomføringen av kontroll knyttet til Museene i Sør-Trøndelag. Dette gjøres innenfor eksisterende rammer. Arkivsak: 201000460 Sak 67/2010 Møteplan 2011 Kontrollutvalget 29.11.2010 67/2010 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2011: Januar Februar Mars April Mai Juni 13. 10. 10. 4. 12. 20. Juli August September Oktober November Desember 1. 3. + 23. 8. Innstilling enstemmig vedatt Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2011: Januar Februar Mars April Mai Juni 13. 10. 10. 4. 12. 20. Juli August September Oktober November Desember 1. 3. + 23. 8. 5
Arkivsak: 201011671 Sak 68/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av rapport med anbefalinger om egenkontroll Kontrollutvalget 26.10.2010 59/2010 Kontrollutvalget 29.11.2010 68/2010 Kontrollutvalget har merket seg innholdet og drøftet anbefalingene i rapporten 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kontrollutvalget ber sekretariatet bearbeide innspill framkommet i møtet til hvordan rapportens anbefalinger kan følges opp. Saken ble utsatt til neste møte, for behandling i møte med flere medlemmer tilstede Arkivsak: 201000460 Sak 69/2010 Eventuelt Kontrollutvalget 29.11.2010 69/2010 Ingen innstilling Ingen saker Arkivsak: 201007771 Sak 72/2010 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om anskaffelser - orientering om forsinket levering 6
Kontrollutvalget 29.11.2010 72/2010 Kontrollutvalget tar informasjon om forsinket levering av forvaltningsrevisjonsprosjekt om anskaffelser til orientering. Arve Gausen og Sissel Myrvoll, Revisjon Midt-Norge IKS, deltok under behandlingen av saken. Det ble orientert om framlagt notat vedrørende forsinket levering. Kontrollutvalget tar informasjon om forsinket levering av forvaltningsrevisjonsprosjekt om anskaffelser til orientering. 7