STYREMØTE I BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5 REFERAT FRA STYREMØTE 04-2011 DATO: 3.okt 2011 TILSTEDE: KAA, HB - MELDT AVBUD: AC, DL, AS, IH - IKKE MØTT: MR Møtet ble avlyst, da det ikke var beslutningsdyktig. DATO: 11.okt 2011 TILSTEDE: KAA, AC, HB, AS og DL MELDT AVBUD: IH IKKE MØTT: MR Gjennomgang av referatet fra styremøte 02 og 03-2011: Godkjent Sak 33. Brannsikkerhet Vi får besøk fra boligbrann.no, som vi gi oss en 30min informasjon + spørsmålsrunde. Vedtak: Utsatt til et senere tidspunkt Sak 34. Salg av andel 99 (D-715) Leiligheten ble solgt for 360 000kr (Kjøpskontrakten ligger på styreportalen) Salgsoppgaven mottatt, 297 690kr (Kopi sendt regnskapsfører USBL) Andre fradrag på salgssummen: kr 15 345 (Intro Interiørdesign AS) kr 2 082 (Sentrum Bygg) kr 1 000 (Godtgjørelse for vask av leiligheten) Under overtakelsen var kjøper ikke fornøyd med renholdet av leiligheten. Kjøper krevde at det ble vasket på nytt flere steder, og innen en meget kort tidsfrist på et par timer. Etter kontakt mellom HB og styreleder, påtok HB seg å utføre renholdet for å få gjennomført overtakelsen. HB brukte eget vaskeutstyr og et par timer på oppgaven. Vedtak: Styret vedtok å gi HB en godtgjørelse på kr 1000,- for hans arbeid meg rengjøring av leiligheten ifm overtakelsen. Styret vedtok også at overnevnte utgifter er relaterte til salget, og skal følgelig også belastes overskuddet etter salget. Salgsoppgaven sendes USBL. USBL bes utbetale 1000kr til HR Det er enighet mellom ny andelseier 99 og styret at styret er ansvarlig for fellesutgiftene frem til og med 22sept. Ny andelseier fra og med 23 sep. USBL bes fakturere ny andelseier fra nevnte dato. Sak 35. Revidert budsjett 2011 Regnskapet ser bra ut. Har fått oversikt over alle faste kostnader, og trender innen variable kostnader. Regnskapet for 2011 vil gå med overskudd. Vaktmesterutgiftene har øket (bakgården), Strømmen er mye dyrere = lite spillerom frem til jul Vedtak: Styret ser på det nåværende tidspunkt ikke behov for å øke felleskostnadene.
Sak 36. Sikringsfondet Vi har fått avslag fra Sikringsfondet USBL sier dette gjør ikke noe, ingen ny søknad de neste 12 måneder - Sikringsfondet er aldri brukt - Nedlegges eller endres i form 2013 - Vi har 160 000 gjennom husleieloven - Hvordan informere andelseierne Vedtak: Styret tar avslaget til etterretning. Styreleder utarbeider forslag til infoskriv, som sendes andelseierne. Sak 37. Matter med logo Utsatt fra tidligere møter. Styreleder har mottatt tilbud fra flere leverandører og anbefaler leverandør Initial. 5D, innenfor dør (ved Rimi butikk) Vinter: 2 stk. 150x250 cm - byttes 2 ganger pr. uke Sommer: 1 stk. 150x250 cm - byttes 1 gang pr. uke Heis (5D) Hele året: 1 stk. 115x130 cm + 1 stk 95x95 cm - byttes hver uke 5B, innenfor dør, før trapp Vinter: 1 stk. 150x200 cm - byttes 2 ganger pr. uke Sommer: 1 stk. 150x200 cm - byttes 1 gang pr. uke 5B, på toppen av trapp Vinter: 1 stk. 150x200 cm - byttes 2 ganger pr. uke Sommer: Ingen matte Vinter = oktober - april (7 mnd.) Sommer = mai - september (5 mnd.) Det tilkommer ingen gebyrer forbundet med verken transport, vask, fakturering, etc. Alle Logomatter inkl. byttesett designes og produseres uten ekstra kostnader. Avtalen gjelder for 36 mnd. Deretter er det 3 mnd. løpende oppsigelsestid. Samlet pris pr. mnd. kr 4.776,- eks mva. Vedtak: Styret ønsker matter med logo, men velger å utsette logomatter inntil borettslaget har egen logo. Videre bør matter i heisene også utsettes, inntil heisene er oppgradert (muligheter for endring av gulvflaten inne i heisene). Styret har gitt AC fullmakt til videre forhandlinger og avtale kontrakt med overnevnte leverandør. AS og AC er gitt oppdraget å utarbeide forslag til logo. Sak 38. Informasjonsdeling Den enkelte styremedlem presenterer status innen eget ansvarsområdet - Heis o AC og DL har hatt befaring med KONE AS (Ikke fått respons, verken fra Ribe eller Euroheis). KONE anbefaler bytte av komplett heis. AC har avtale om befaring med Schinder senere denne uken. Styret oppfordret AC til å fortsette med kontakten til begge firma, og bestille en mer detaljert tilbud fra begge firma. - Kuldeproblematikk o Utsatt til MR eller IH er tilstede. o Styreleder informerte om at styret har tilgang på all korrespondanse mellom andelseiere og utbygger ifm kuldeproblematikken. Utbygger innehar også mesteparten av historikken, og kan være et hjelpemiddel for styret i den videre behandlingen av disse sakene.
- Hjemmeside o Utsatt til MR er tilstede. o Styreleder har startet å oppdatere hjemmesiden, selv om andre i styret har dette oppdraget. o Styret mottok brukemanual på redigering av hjemmesiden. Styremedlemmer som ønsker brukernavn/passord, tar kontakt med styreleder. Sak 39. Styremøter 2.halvår Mandag 8 nov Mandag 5 des Vedtak: Neste møte tirsdag 8 nov. 5 des opprettholdes også som møtedag, men vedtas ikke før 8 nov. Sak 40. Skifte av leilighetsnummer 5B 16.oktober Beboerne er informert ved egne skriv Kabel og programvare for å kode om dørsentralene er anskaffet Har kodet om til nye leilighetsnummer 5B, men ikke lastet opp til sentralen Dørskilt til hver leilighet er mottatt Dørskilt (fellesdører + ytterdører) er mottatt Brannalarmselskapet er klar Nye orienteringskart er under produksjon (90047083 Grete Aas) Oppdaterte kart er bestilt fra Henrik (Arkitekten til Akershave Eiendom) Det er nå mulig å legge inn etternavn på beboere i døråpningssystemet, slik at besøkende ikke trenger å huske leilighetsnummer. Tilbud om dette gis til beboerne i skrivs form. Det er kommet flere ønsker om at 5D også bør kunne benyttes av besøkende til 5B. Styreleder vil se på mulighetene og hva dette vil koste. Vedtak: Styret støttet styreleders plan og dato for endring av leilighets nummer i 5B. Styret er positive til en sammenkobling av de to anleggene, for å gi større fleksibilitet for alle beboere. Sak 41. Klager på brukere av grillterrassen Vedtak: Styret er opptatt av at både beboere og grillterrassen skal kunne leve sammen, og er derfor opptatt av å legge forholdene til rette for begge parter. Styret vil fortsette å informere brukere av grillterrassen i forkant av bruken, samt følge opp i etterkant om det skulle komme klager. Styret vil også se på ytterligere endringer i grillterrassen ifm vedlikeholdsplanen for 2012: Skifte av terrassegulv, innskjerpe adgangsmulighetene til grillterrassen for beboere som ikke har reservert Sak 42. Budsjett 2012 Vedlikeholdsplan 2012 Vedtak: Styret tar styreleders budsjettforslag 2012 til etterretning. USBL vil i okt utarbeide forslag til budsjett, basert på styreleders innspill. Når USBLs forslag er tilgjengelig vil styret ta den endelige avgjørelsen. Vedlikeholdsplan 2012 tar opp igjen på neste møte.
Sak 43. Fellesutgifter D901, tårnleiligheten Tårnleiligheten har vært på plass fra oppstarten av borettslaget (1.jan 2005). Borettslaget har betalt fra oppstarten i 2005, og betaler fremdeles månedlig TV signal utgift på samtlige leiligheter (inkl tårnleiligheten). Denne utgiften er viderefakturert den enkelte leilighet. I dag er utgiften 155kr pr måned. Tårnleiligheten har vært utleid og i bruk i over 2 år (2009-2011). Fellesutgiftene til borettslaget fordeles på samtlige leiligheter fra dag EN i borettslaget. Tårnleiligheten har pr i dag ikke betalt fellesutgifter. I dag er fellesutgiftene 51kr pr m2 pr måned. Baptistene bruker inngangspartiet, heisen, trappen, ringeklokkesystemet og postkasse tilhørende borettslaget. De bruker også vann og renovasjonskontainerne i bakgården. Baptistene har møter flere ganger i uken og har veldig mange personer innom ila en uke. Pr i dag har baptistene ikke betalt fellesutgifter. Frisøren på hjørnet bruker renovasjonskontainere i bakgården. Pr i dag betaler de ikke for denne tilgangen. Vedtak: Styret er bestemt på at ikke bare tårnleiligheten, men også baptistene og seksjon 3 i sameiet (Afrikansk frisør) skal betale sin del av fellesutgiftene Styret har gitt styreleder fullmakt til å fremforhandle en avtale med alle 3 partene. Sak 44. Nytt rengjøringsfirma nye vaskerutiner Mottatt tilbud fra Faks Miljørenhold AS. Ca 25% dyrere enn dagens avtale, men: Tilbudet omfatter vask av alle 3 trappene HVER uke (i dag vaskes kun hver 14dag) Tilbudet omfatter flekkfjerning og støvtørking i nå høyde og frie flater (oppå postkassestativ, oppslagstavler, steinheller under vinduene i trapp 5D og gelender) Tilbudet omfatter vinduspuss (inn- og utvendig) begge inngangsparti Tilbudet omfatter vask av metallplatene på utsiden av heisene + ytterdørene Tilbudet omfatter duftdispenserne Tilbudet er MYE bedre enn dagens avtale. Trappene må rengjøres hver uke, spesielt i vinter og vår sesongen. Styret er overbevist om at våre beboere vil oppleve en bedre rengjøring Vedtak: Styret vedtok å si opp dagens vaske og matteavtale pr 31 okt 2011 (3mnd oppsigelse). Styret gav AC fullmakt til å fremforhandle ny rengjøringsavtale med Faks Miljørehold. Styret vedtok å bytte ut låsen på varmtvannsberederrommet til borettslagets systemlås. Tilgangen til rommet skal begrenses til det absolutt minimum. Styret ønsker å stramme inn bruken av private matter utenfor leilighetene. Slike matter samler støv, hindrer rengjøringen og har derfor ingen hensikt. Beboere som likevel ønsker eller må ha slike matter, oppfordres til å ha disse på innsiden av egen ytterdør. Får å få en best mulig renhold av korridorer skal slike matter fjernes på vaskedagen (mandag) Gjelder også oppbevaring av sko og annet utstyr ute korridoren. Slik oppbevaring er heller ikke tillatt. Styret har gitt rengjøringsfirmaet anledning til å fjerne/kaste alt som hindrer rengjøringen. Verken rengjøringsfirmaet eller styret kan anses som erstatningsansvarlig for beboeres eiendeler som oppbevares i korridoren. Styret ber derfor den enkelte andelseier å informere sine om overnevnte.
Sak 45. Hindre faren for takras (isbiter) om vinteren, rep takrenne Gårdeier er ansvarlig for rydding av snø eller is fra tak. For boligselskaper er det styret som har ansvaret. Er faren for takras overhengende kan Trafikketaten leie inn noen for å rydde taket og regningen sendes gårdeier. Gårdeier kan blir pålagt miljøgebyr på kr 5000,- dersom han ikke har rutiner for å hindre takras. Avvisere skal kun benyttes ved fare for takras. Husk å fjerne avvisere når faren for takras er over. Normalt innen 7 dager. Se Forskrift om politivedtekt, Oslo kommune, Oslo. Avvisere og hjelp til fjerning av snø og is: www.rasfare.no Vedtak: Styret påpeker at dette ansvaret sannsynligvis ligger på styret til Sameiet Trondheimsveien5. Styret er selvfølgelig opptatt av sikkerheten og anbefaler både innkjøp av avvisere og tegning av en kontrakt med firma som kan fjerne snø og is. Sak 46. Helårs oppbevaring av sykler Styreleder ser muligheter for innendørs helårsparkering av sykler i bodområdet ved garasjen, underetasjen. Ved å fjerne 3 boder, vil vi frigjør god plass for sykkelparkering. Borettslaget bør samtidig montere tilsvarende sykkelstativer som i Bakgården. Det er plass til ca 15 stativer (45 antall sykler) Pris pr stativ: 170kr. I tillegg kommer montering og arbeid. Vedtak: Styret vedtok å fjerne nevnte 3 boder og etablere helårsoppbevaring av sykler. Innkjøp av 10 sykkelstativ med mulighet for ytterligere 5 sett. Styreleder gis oppdrag å fordele monteringen til vaktmester. Området må merkes tydelig: Sykler oppbevares her på eget ansvar. Sak 47. Reseksjonering og tilleggs seksjonering av bodene Utbygger har kontaktet T5 og anmodet oppdaterte lister over bodfordeling. Disse skal tinglyses som tillegg til den enkelte andel (leilighet). I dag er det 12 andeler som har flere boder enn planen og prospektet fra 2004. I tillegg er det 17 andeler som mangler sine boder. Styret har i dag 5 tomme boder. Vedtak: Styret støtter utbyggets arbeid med tilleggs seksjonering av bodene til den enkelte andel. Styreleder går i dialog med andelseiere som har feil antall boder og ser på løsninger. Dersom noen andelseiere nekter å gi fra seg urettmessig ervervet bod, må styret informeres. Sak 48. Ødelagte hengelåsbeslag på boddører Styret har tidligere demontert flere "bur" og levert disse til sveisning/reparasjon. Vi har ikke vært fornøyd med resultatet, bla for liten åpning i de nye hengelåsbeslagene samt at det ble mye arbeid i demontering og re-montering. Bodene måtte samtidig fraflyttes i perioden hvor en del av "buret" manglet. Styreleder har nå fått kontakt med produsenten (Troax) av "burene" og venter på pris på 15 sett hengelåsbeslag. Planen er å fjerne de gamle ødelagte beslagene med vinkelsliper og poppnagle fast nytt beslag. Dette kan gjøres på stedet, og krever ingen demontering. Vedtak: Styret vedtok å kjøpe inn 10-15 sett og iverksette reparering av ødelagte boder. Styreleder følger opp.
Sak 49. Ny dør i bodområdet ved sikringsskapet Alle beboere har i dag tilgang til sikringsskapet og dermed også hele dette bodområdet. Ifm opprettelse av vinterparkering av sykler vil vi ha overskudd på gitterdører. Styreleder anbefaler at vi monterer gitterdør med systemhengelås like etter sikringsskapet, for å gjøre de bakenforliggende bodene mer sikre. Utgift: 3000kr (systemhengelås) + arbeid. Vedtak: Styret ser ingen grunn til at beboere skal ha tilgang til hovedsikringsskapet, og vedtok å redusere antall tilganger til metalldøren inn til nevnte bodområdet. Det monteres ikke gitterdør. Sak 50. Utestående arbeid ferdigstillelse av T5 (Utbyggers ansvar) Vannlekkasjer inn i garasjebodene (må grave opp utenfor for å utbedre membranen) Vannlekkasje fra Rimi taket, i hjørnet ved Trafo rommet Flytte lyspunkt i taket garasjebodene, etter at det ble laget hull i taket for avløpsrør Branntette hull fra garasjen inn i bodområdet (minst ett 50mm hull) Branntette hull etter boring av flere 15cm hull til trekking av vannrør og strøm til stallen Beslag rundt veggene, langs baken, ved vifter Rimi For høy asfalt ved inngang bodomr fra bakgården v/traforommet Vedtak: Styret pålegger styreleder å gå i dialog med utbygger, for å finne akseptable løsninger på utestående arbeider. Sak 51. Terrassen 2 etg, fremdriftsplaner Styreleder har hatt møte med Zerimariam Afiley, 970 00 205 Han representerer et eiendomsselskap, som ser på muligheten å kjøpe Stallen (skal omdannes til 2 leiligheter/vertikalt delt). Eiendomsselskapet ønsker å kjøpe 2 x ca 25m2 av takterrassen over RIMI, mellom Stallen og 5B, og mellom Stallen og 5D. Planen er å lage dører ut fra Stallen til de respektive terrassene. Styreleder har informert eiendomsselskapet om følgende: 1) Terrassen eies av Borettslaget Trondheimsveien 5 2) Evt vedtak om salg må fattes av generalforsamlingen 3) Styret skal uttale seg om et evt salg, og deres anbefaling vil sannsynligvis bli vektlagt 4) Terrassen er i dag stengt for alminnelig bruk grunnet innsyn til leiligheten rundt terrassen og støyproblematikk. 5) Dersom salg må vinduene ut mot terrassen skjermes på en eller annen måte. Veien videre: Styret må fatte et vedtak. Vil vi selge eller ikke. a) Salg: Gå i dialog med kjøper og klargjøre m2 pris og andre avtaler. Legge frem for ekstraordinær Generalforsamling 2011 for vedtak b) Ikke salg: Informere kjøper. Dersom kjøper likevel ønsker svar fra Generalforsamling vil styret legge dette frem på ordinær generalforsamling i 2012. Styret må forut for generalforsamlingen klargjøre m2 pris og andre avtaler. Styreleder ser det som essensielt at styret ser på HELE terrassen når denne saken diskuteres. Terrassen bør åpnes for bruk, under kontrollerbare forhold. Det bør derfor utarbeides forslag til retningslinjer, bruksplan, vindusavskjermning og innredning (blomsterkasser, skillevegger, sittegrupper osv) Vedtak: Styret er meget negative til et evt salg, og vedtok og svare høflig nei. Om eiendomsselskapet ønsker en uttalelse fra generalforsamlingen bes selskapet å sende styret mer detaljerte planer (tegninger osv). Styret er positive til å åpne terrassen i 2 etg for almen bruk, og vil se på denne muligheten utover vinteren.
Sak 52. Søppel i felles bodområder Det begynner å fylles opp med søppel og gjensatte møbler/gjenstander i bodområdene. KAA ønsker å få dette bort, før det blir for mye. KAA ønsker å gi oppdraget til egen sønn (han har mulighet til å gjøre denne jobben nå til helgen) Fjerne alt søppel osv fra bodområdene Frakte til søppelfylling og kildesortere søppelet der. KAA ønsker å tilby han 500kr for arbeidet (inkl hans utgifter til bil og henger) Vi betaler gebyrene på søppelfyllingen (ca 1kr pr kg) Vedtak: Styret er meget glad for styreleders initiativ og støtter tiltaket. Styreleder bes fremskaffe kontonummer til han som utførte arbeidet og sende dette til USBL. USBL bes utbetale 906 kr til nevnte person. Sak 53. Vannskaden i D715 Fikk telefon fra nye andelseiere i D715 (vår leilighet), vedr vannskade. Skaden ble oppdaget mandag 3okt kl 2030. Eier hadde vært bortreist i en uke. Styreleder inspiserte vannskaden og har i samarbeid med eierne fastslått at skaden skyldes vann som har ligget på gulvet (sannsynligvis ifm vask av gulvene), og ikke lekkasje. Gulvet er ikke skadet, kun loddrett endeplate og en 60cm lang gulvlist (15cm bred). Montert utenpå ett av underskapene på kjøkkenet. Styreleder har kjøpt inn og levert andelseier ny endeplate og gulvlist. Andelseier var meget glad, og påtok seg å montere selv. Utgifter: 2082kr (inkl delene til D507) Borettslaget dekker utgiftene. Det er umulig å avgjøre om andelseier eller styret er skyld i skaden, iom at styret vasket leiligheten under overtakelsen. Uansett er dette små utgifter, og det kan være lønnsomt for oss å holde et godt forhold til kjøperne. Vedtak: Styret vedtok at borettslaget dekker utgiftene og trekkes ifra ifm salgsoppgjøret. Sak 54. Vindusrep i D507 Styreleder har vært på besøk i leiligheten sammen med sønnen til andelseier. Vindushåndtaket var ødelagt (rustet i stykker), ett vindu manglet øvre feste på både H og V side (Dette vinduet vil falle ut dersom det ikke utbedres). Ifm innkjøp av kjøkkenutstyr til D715, kjøpte styreleder også de delene som D507 manglet. Vedtak: Styret vedtok at borettslaget dekker utgiftene. Sak 55. Ekstra systemnøkler til andelseiere Andel 62 (D507) har hentet en ekstra nøkkel (550kr). Andel 70 (D515) har hentet en ekstra nøkkel (550kr). Andel 91 (D707) har lånt en nøkkel i sommer frem til 31aug. Nøkkel ikke returnert (550kr). Vedtak: USBL bes innkreve pengene.