ÅRSMELDING 2008 FOR RUNDVANNET BORETTSLAG I. GENERELLE OPPLYSNINGER Borettslaget er lokalisert i Tromsø og har som formål å forvalte borettslagets bygningsmasse og dets andelseiere i henhold til lover og vedtekter. Borettslagets har to vaktmestere som er ansatt i Fellestjenesten for Brattbakken, Knausen og Rundvannet. Styret i borettslaget anser arbeidsmiljøet til å være tilfredsstillende. Rundvannet borettslag har hatt arbeidsgiveransvaret i 2008. I 2009 er det Knausen borettslag som har arbeidsgiveransvaret. Borettslaget har fokus på bygningsmassen; vedlikehold, økonomi og miljø med hensyn til søppelsortering og uteareal. I 2008 har borettslaget gjennomført en større rehabilitering i tilknytning til gatelegemet for Rundvannet 33-77, betongkonstruksjon samt garasjen. Borettslagets styre består av 2 kvinner og 3 menn. Styrets leder er kvinne. Valgkomiteen arbeider for å finne engasjerte og ansvarsfulle personer til tillitsvervene i styret. Styret kjenner ikke at det etter regnskapsårets slutt har inntruffet forhold av vesentlig betydning for å bedømme lagets stilling og resultat. Styret mener at årsregnskapet gir fullstendig informasjon om årets virksomhet og lagets stilling ved årsskiftet.
II. TILLITSVALGTE Borettslagets tillitsvalgte har i inneværende periode bestått av følgende personer fra årsskiftet og frem til generalforsamlingen 3. juni 2008: Styret Verv/funksjon Navn Adresse Valgt Styreleder Arnfinn Paulsen Rundvannet 90 2007 Nestleder John Harald Johansen Rundvannet 25 2005 Kasserer Amund Nylund Rundvannet 104 2007 Styremedlem Kari Mette Aaseth Rundvannet 89 2007 Sekretær Gørill Nilsen Rundvannet 38 2007 Varamedlemmer Verv Navn Adresse 1. Varamedlem Bjørn Hay Rundvannet 21 2. Varamedlem Bjørn Larsen Rundvannet 132 3. Varamedlem Willy Kaspersen Rundvannet 128 4. Varamedlem Anita Lund Rundvannet 15 1. varamedlem har hatt møteplikt på styremøter. Varamedlemmene er valgt for ett år av gangen. Valgkomitè Gunnar Stiberg, Rundvannet 94 og Franches Thyssen, Rundvannet 133 ble valgt for 2 år i 2007. Representant i Kabellaget Stein Lorentzen, Rundvannet 87. Lorentzen ble valgt for 2 år i 2007. Fra generalforsamling 3. juni 2008 og ut året har styret bestått av: Styret Verv/funksjon Navn Adresse Valgt Styreleder Gørill Nilsen Rundvannet 38 2008 Nestleder Magne Eliassen Rundvannet 60 2008 Kasserer Amund Nylund Rundvannet 104 2007 Styremedlem Willy Kaspersen Rundvannet 128 2008 Sekretær Turid Marthinus Rundvannet 122 2008 Varamedlemmer Verv Navn Adresse 1. Varamedlem Bjørn Larsen Rundvannet 132 2. Varamedlem Anita Lund Rundvannet 15 3. Varamedlem Arnfinn Paulsen Rundvannet 90 4. Varamedlem Eilert Øverbø Rundvannet 45 1. varamedlem har hatt møteplikt på styremøter. Varamedlemmene er valgt for ett år av gangen. Valgkomitè Gunnar Stiberg, Rundvannet 94 og Franches Thyssen, Rundvannet 133 ble valgt for 2 år i 2007. Representant i Kabellaget Stein Lorentzen, Rundvannet 87. Lorentzen ble valgt for 2 år i 2007.
III. STYRETS ARBEID A. Møtevirksomhet I 2008 ble det avholdt 16 styremøter. På disse møtene har i alt 75 protokollerte saker vært behandlet. Fra årsskiftet og frem til generalforsamlingen i 2009 har det vært avholdt 3 styremøter hvor 28 saker har vært behandlet. I tilknytning til renoveringen har det også vært avhold tre ekstraordinære generalforsamlinger; 4. februar, 30. juni og 5. november 2008. Forut for informasjonsskriv til beboerne har det også vært avholdt arbeidsmøter i styret. I 2008 har til sammen 21 inforasjonsskriv blitt distribuert til beboere og juridiske andelseiere. Fra årsskiftet og frem til generalforsamlingen i 2009 har det vært distribuert 2 informasjonsskriv. I tillegg har representanter for borettslaget hatt samarbeid med/deltatt i møter med Fellestjenesten og Tromsø kommune/stakkevollan vel (søppel i rør). Styrets medlemmer har også deltatt på et stort antall møter med TBBL og involverte aktører i renoveringen. Styremedlemmer har deltatt på Portalkurs og styrekonferanse arrangert av Tromsø Boligbyggelag. Styrets leder, nestleder og kasserer har hatt utstrakt kontakt med forretningsfører om den daglige driften av laget samt i forbindelse med renoveringen. B. Styrets samarbeid internt og eksternt Daglig drift av borettslaget Det har vært et særdeles travelt år. Deler av arbeidet har vært knyttet opp til årvisse gjøremål som blant annet innebærer oppfølging av at ordensregler, vedtekter og lovverk knyttet til borettslaget, arbeidsgiveransvar for vaktmestrene inklusive årets lønnsforhandlinger, oppfølging av forsikringssaker, økonomi og administrative gjøremål knyttet til driften av et boligbyggelag. 15. juni 2008 ble den nye postjournalen (database) tatt i bruk. Fra denne dato og ut året er det registrert inn 442 arkivnummer. Bak hvert nummer ligger det i flere tilfeller større korrespondanse. Renoveringen er utvilsomt den saka som har generert mest korrespondanse, med 204 arkivnummer, etterfulgt av henvendelser tilknyttet de enkelte leiligheter/beboere med 72 nummer. Det har også vært mye korrespondanse knyttet til lagets lån (28 arkivnummer). Vedlikehold av bygningsmassen og arbeid med borettslagets interne rutiner I tillegg til daglig drift, har borettslaget arbeidet med følgende oppgaver inneværende år: Renoveringen Styret vil innledningsvis berømme tidligere styrer med forarbeidene som har vært gjort i tilknytning til renoveringen. Beboerne i laget må også takkes for å ha utvist tålmodighet og forståelse for til dels vanskelige boforhold. Hovedmålsettingen med renoveringen var å sikre at betongen beholdt sin restkvalitet/bæreevne. Tiltaket var høyst påkrev. Dette illustreres gjennom at maksimal tillatt vekt for kjøretøyer på garasjetaket er redusert fra 12 til 6 tonn. Nå når arbeidet er avsluttet, viser en kort oppsummering at følgende arbeid har vært utført:
Utvendige arbeider: Tregjerder fjernet samt platter/uteområder på garasjetaket Gammelt asfaltdekket med sandlag mellom membran fjernet Sprekker i betongen fuget. Det var mange og store sprekker, både i dekket og vegger mot nedsiden Nedgraving i bakkant av garasjevegg for å legge membran så langt som mulig ned over veggen/bakkant av vegg/bærende konstruksjon gate/garasje Ny membran under asfaltdekket Nytt asfaltdekke som har godt fall mot sluker 8 nye sluker; med andre ord har gata nå 13 sluker Slamming av utvending sokler 3 roms på garasjetaket Slamming av utvending sokler 2 roms på garasjetaket Ny vindsperre under vinduer 2 rom på garasjetaket Nye bølgeblekkplater der nødvendig leiligheter på garasjetaket Synlige skader vinduer utbedret leiligheter på garasjetaket Flere vinduer er skjevt satt inn og flere mangler fugemasse. Dette er utbedret der det var mulig ut fra fjernet kledning. Det samme gjelder ytterdører på 2 roms på garasjetaket. Det gjøres oppmerksom på at dette innebærer at det er avdekket omfattende problem med vinduene. Tiltak må iverksettes for utbedring innen relativt kort tid Nye beslag overgang vegg-gate på 2 roms leiligheter på garasjetaket Brannsikring i tilknytning til garasjen 5 nye (røde) branndører. Tidligere dører hadde ikke brannsikkert skum. Skummet var mosegrodd, og det var mye rust i karmer Brannsikring el-kabel fra garasje til innebod 2 roms på garasjetaket 2-lags slamming av indre sokler 2 roms leiligheter på garasjetaket Nye brannporter garasje; ny løsning: De henger, og går ikke på skinner som tidligere Betongkonstruksjon: Nedmeisling av sprekker og igjenfylling med ny betong En akse måtte rives og støpes opp på nytt Annet Ny isolasjon i tak garasje/gulv under 2 roms på garasjetaket Nytt teknisk rom/sikringsskap for strømfordeling garasje og utelys Nødvendig vedlikehold/utskifting av en del kabler og forsterkere kabel-tv Omfattende søk jordfeil utelysanlegg Omlegging av elektriske kabler inne i garasjen slik at dette ikke skader betongkonstruksjonen Garasjen er innvendig malt med 2 lags diffusjonsmaling Nye lysarmaturer Nye nødlys/brannsensorer (optisk) Ny ventilasjon Nye røropplegg som følge av nye sluker Igjenkledning av bod Rundvannet 39 som følge av lekkasje inn i garasjen. Lekkasje er også avdekket i garasjetaket ved Rundvannet 45. Mindre utbedringer skal utføres i sommer.
Per 16.3.2009 viser oversikten at totalkostnaden for renoveringen har kommet på 13 754 281. Av disse er 3,5 millioner knyttet direkte til garasjen, mens de resterende er knyttet til renovering av gatelegeme og betong. Da regnskap for renoveringen ennå ikke er sluttført, vil det kunne komme mindre endringer av total kostnadsramme. Reparasjon bygg i tilknytning til søppel i rør Søppel i rør er nå vel etablert på Rundvannet. Infrastrukturen rundt avfallshåndteringen har ikke vært tilfredsstillende. Etter møter og korrespondanse er følgende tiltak iverksatt og betalt av Remiks: Øvre søppelsug ved Rundvannet 116: Grus ved beslag mot lekeplass fylt på Grus lagt inne i det overbygde området foran suget Koblingsluken i lysmasta på nedsiden av lekeplassen opprinnelig dekket av løsmasser, nå blottlagt Søppelsuget på garasjetaket: Området asfaltert Utbedring av lekkasje i taket ved suget Takrenner montert Beslag montert oppe på taket mot trappenedgangen Nedre søppelsug ved Rundvannet 24: Området asfaltert Generelt mange små uferdige detaljer utbedret; blant annet manglede skruer, beslag. Fjernet søylesko som ikke er i bruk Fellestjenesten Rundvannet borettslag har i 2008 hatt arbeidsgiveransvar for Fellestjenesten. Årets lønnsoppgjør har vært gjennomført innenfor de rammene som har vært satt innenfor kommunal sektor (KS-området). I tillegg har det vært gjennomført en revisjon av kontrakter. Sentralt i dette arbeidet har vært å få et avtaleverk som klart plasserer ansvar i forhold til HMS (HelseMiljøSikkerhet). Interne rutiner Partallet med renoveringen har styret også måttet arbeide med interne rutiner for å kunne håndtere og kvalitetssikre alle henvendelsene som har vært rettet til laget. Rundvannet borettslag har etablert en arkivnøkkel som omfatter både elektronisk og papirarkivalia (brev på gammelmåten samt mail). All gammel informasjon på data som har latt seg konvertere til dataprogrammer som fungerer, er systematisert. Papirer er systematisert i permer, men kun få permene er ryddet opp i. Dette betyr at ikke all at informasjon fra tidligere år lett kan fremskaffes. Det er heller ikke realistisk at all informasjon fra lagets 30 års historie vil inngå i nye systemer. Styret vil likevel jobbe for at mest mulig arkiveres på en måte som gjør informasjonen gjenfinnbar, men hovedfokuset vil likevel ligge på rutinene som skal gjelde fremover. Alle henvendelser som rettes til borettslaget er siden juni 2008 lagt inn i en database. Vaktmesterrepportene siden 2000 er også lagt inn i en egen database. Sistnevnte teller over 1000 oppføringer. Siden august 2008 har vaktmestrene levert inn rapporter til styret i samsvar
med databasen hver måned. Dette har fungert meget godt. Databasen for vaktmesterrapporter er imidlertid ikke ferdigstilt. For borettslagets del er denne for detaljert. Videre arbeider for å få denne i samsvar med generelle HMSretningslinjer vil bli jobbet videre med i 2009. Styret har også arbeidet med å få på plass langsiktige HMS rutiner slik at både sikkerhet/økonomi for beboere og ansatte blir ivaretatt, både med hensyn til helse og verdier. Styret har foretatt en innledende grovanalyse og har bestilt og mottatt Norges Boligbyggelags HMS perm/elektroniske skjemaer. Disse vil bli gjennomgått og tilpasset laget i 2009. Vedlikeholdet som blir skissert fra entreprenører som har jobbet på Rundvannet under renoveringen vil bli innpasset i planene. Avvik fra generalforsamlingsvedtak 3. juni 2008 Jamfør generalforsamlingsvedtak av 3. juni 2008 skulle styret i Rundvannet borettslag gjøre følgende: Sak 6: Salg av Rundvannet 92: Enstemmig vedtak: Salg av Rundvannet 92 avvises på nåværende tidspunkt da de er mange uklarheter knyttet til eierforholdet til leiligheten. Styret innhenter juridisk hjelp for å avklare eierskap for Rundvannet 92 og legger dette frem til informasjon i god før neste ordinære generalforsamling. Sak 7: Forslag til vedtektsendring Styret og John S. Olsen, Rundvannet 140 trakk sine forslag. Enstemmig vedtak: Saka skal utredes og legges frem til informasjon i god tid før neste ordinære generalforsamling. Renoveringen var byggmessig sett først ferdig ultimo januar 2009. Etter dette tok papiravslutningen av prosjektet og året opp all tid for styret i hele februar og første del av mars. Sak 6 og 7 kunne derfor ikke sluttføres av kapasitetshensyn. Vedtektsrevisjonen fra styret side er ikke påbegynt, mens sak 6 har fått en start i relasjon til arbeidet med gjennomgang av kontrakter for Fellestjenesten. I sistnevnte sammenheng er følgende ført inn i ny kontrakt: 5. Husleie, vaktmesterbolig Borettslagene gir kr 1.000 pr. mnd i tilskudd og fordeles etter fordelingsnøkkelen i pkt. 2. Ordningen avvikles når nåværende leietaker slutter som vaktmester i Fellestjenesten. For å ferdigstille saken må også Knausen og Brattbakken borettslag gjennomgå sine arkiver. Dette arbeidet vil de ha sluttført innen den 1. juli 2009 jamfør vedtak i Fellestjenesten. Dette innebærer at saka ikke kan utredes ferdig før i 2009.
Annet vedlikehold Styret har inneværende år måttet nedprioritere arbeidet med felles utearealer. Kun den mest nødvendige gressklippingen har vært gjennomført. Dette henger rent praktisk sammen med det som har skjedd i forbindelse med renoveringen. Lekeplasser har vinteren 2008 vært benyttet som midlertidig parkeringsplass, gravearbeider har vært utført og alle lettkonstruksjoner på garasjetaket har måttet blitt revet. Nye investeringer i uterområdene ville derfor raskt blitt skadet under renoveringen. På garasjetaket kan oppbygging av rastepasser ikke settes i verk før ett-årsbefaring med entreprenørene er gjennomført. Konkret 10-års plan for borettslaget bør også vedtas før gjenoppbygging foretas, da fremtidig vedlikehold kan komme i konflikt med disse konstruksjonene. I løpet av året 2008 har det vært gjennomført flere dugnader tilknyttet borettslagets utearealer samt opprydding/utflytting fra garasjen. Brøyting/strøing Rundvannet 33-77 Som en følge av at garasjetaket har fått nedsatt bæreevne fra 12 til 6 tonn, har ny brøytemaskin måttet tatt jobben her. Styret ble informert om dette i september. Dagen etterpå ble brev sendt til Tromsø kommune, som har ansvar for brøyting/strøing av gata. En måned senere kom det skriftig bekreftelse på at oppgavene skulle bli ivaretatt. Dette har ikke fungert i praksis. Styret har lagt ned stor arbeidsinnsats for å bedre forholdene, og ser at dette blir nødvendig å følge opp også i 2009. Saker under arbeid og planlegging Styret har avdekket behov for at følgende utredningsarbeid og interne rutiner skal følges opp i 2009: Videre arbeider med HMS: Opprydding i arkivert materiale, tilpasning av database vaktmesterrapporter, videreutvikling av Norges Boligbyggelags HMS perm med risikovurderinger og oppfølgingsplaner Oppdatering av ordensregler tilknyttet leiligheter og garasje Etablere nettsider for laget for å få ut informasjon raskere og mer miljøvennlig til de som har nettilgang Utrede kontraktsforhold tilknyttet Rundvannet 92, herunder eierforhold og avtaler i forhold til vaktmester Starte arbeidet med 10 års plan for laget, herunder tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan. Avdekking av skader tilknyttet vinduer viser at dette arbeidet er særlig påkrevd. Av nødvendig vedlikeholdsarbeid er følgende forhold avdekket som krever oppfølging: Ny utebod Rundvannet 13: Boden er i ferd med å tippe over, og må rives og gjenoppbygges Av entreprenører involvert i renoveringen er det blitt anbefalt å kle igjen betongen ved innkjøring til garasje, mellom Rundvannet 38-39 og 44-45 for å bevare betongens kvalitet. Store sprekker er fuget, og bør ikke så eksponert lengre enn til sommeren. En del malingsarbeid bør utføres som dugnad, knyttet til nytt listverk på 2-roms på garasjetaket, igjenkledt bod Rundvannet 39, trappeganger og innebygde søppelnedkast. Utemøblement trenger også vedlikehold.
IIII. LAGETS DRIFT OG ØKONOMI A. Forretningsførsel og revisjon Borettslagets forretningsfører er i henhold til kontrakt utført av Tromsø Boligbyggelag. Borettslagets revisor har vært Ernst & Young. Styret mener at både forretningsfører og revisor har utført disse tjenestene tilfredsstillende. B. Borettslagets eiendomsmasse og forsikring, Borettslaget er fullverdiforsikret med bygningskasko i SpareBank1 Skadeforsikring. I tillegg dekker forsikringen også styreansvar og kollektiv ulykke bedrift. Egenandel ved skade er på 6000, og 8000 ved naturskade. Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre. C. Boligomsetning, framleie og juridiske andelseiere I 2008 ble 3 av borettslaget leiligheter overtatt av nye andelseiere (se note 11 i årsregnskap for mer informasjon).12 av borettslagets leiligheter eies av fem juridiske andelseiere. D. Økonomi Driftsresultatet for 2008 viser -10 660 714. De disponible midlene pr 01.01.2009 er kr -350 708. Styret gjør oppmerksom på at dette er forårsaket av at grunnlån i Husbanken i tilknytning til renoveringen ikke konverteres før i 2009. Forutsetningen for fortsatt drift er derfor lagt til grunn for årsregnskapet. Tromsø, den 19.3.2009