Oversikt over Fylkesmannens systemtilsyn ved Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering Tilsyn som pågikk i 2016. Innhold Sidetall Tabell 1: Hva tilsynene omfattet, funn, svar fra kommunen og om tilsynet er pågående eller lukket. 2 Tabell 2: Antall systemtilsyn fra Fylkesmannen gjennomført pr. 31.12 for de tre siste årene 7 1
Tabell 1: Hva tilsynene som pågikk i 2016 omfattet, funn, svar fra kommunen og om tilsynet fremdeles er pågående eller lukket. NAV Ytrebygda Hva tilsynet omfattet Funn Svar fra kommunen Status Varsel om tilsyn datert 11.09.2014 Tilsyn gjennomført 06.11.2014 Tema for tilsynet: hvordan Bergen kommune ivaretar sin plikt til å tildele midlertidig bolig til personer som står uten bolig, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Tilsynet omfattet: - Tildeling av midlertidig bolig: hvordan adgang til å søke om midlertidig bolig gjøres kjent, sikring av forsvarlig saksbehandling og at det skaffes plass i slik bolig. - At tilbudet har forsvarlig standard: boligen skal fylle kravene til hva som skal forstås som midlertidig bolig mht. innhold i tilbud og organisering. - Overgang fra midlertidig til varig bolig: at kommunen Det ble funnet 1 avvik. Avvik 1: Bergen kommune ved NAV Ytrebygda kan ikke alltid tilby midlertidig bolig tilpasset individuelle behov. Dette er avvik fra Sosialtjenesteloven 27, jamfør 5 i samme lov, samt internkontrollforskriften 4 g og h. Avviket bygger på: -Bergen kommune inngår avtaler og legger alle rammene for kapasitet og kvalitet på de midlertidige botilbudene som NAV Ytrebygda benytter. Kapasiteten er generelt knapp. Det oppstår jevnlig situasjoner hvor de ikke kan tilby egnet bosted, og klient må finne sted selv. Noen får penger i stedet for bosted. Dette gjelder ungdommer som ikke har et kjent rusmisbruk og personer med behov for bo-oppfølgning. - Det er flere eksempler (vedtak) på at personer har fått penger i stedet for naturalytelse (bosted). Svar for å korrigere avvik (2015): - Det har de siste årene vært satset på et boligprogram med etablering av 400 nye boliger til vanskeligstilte, 269 boliger var tatt i bruk ved årsskiftet. - Etablert 14 leiligheter i Merkurveien og ytterligere 11 boliger snart innflytningsklare i Merkurveien. Dette for målgruppen rusmiddelavhengige som er klar for rehabilitering. - Etablert en egen resultatenhet Sosiale botjenester i 2014 med primæroppgave å følge opp vanskeligstilte i kommunale boliganlegg. - Etablert en tildelingsgruppe for tildeling av kommunale boliger hvor det er med representanter fra Etat for sosiale tjenester og Etat for psykisk helse og rustjenester. - BSBI påbegynte i 2015 en gjennomgang av alle avtaler med private leverandører av botilbud med og uten døgntilsyn, samt en gjennomgang av behov og ressursbruk på området. Målet med gjennomgangen er å fremskaffe flere differensierte botilbud Lukket i februar 2016 2
bistår med anskaffelse av varig botilbud - Det er ikke registrert (eller meldt som avvik) hvor ofte personer blir bedt om å finne et sted å bo selv, selv om de etter loven tilfredsstiller kriteriene for å ha rett til et midlertidig bosted. - Flere brukere har dårlig bo-evne og behov for tettere bo-oppfølgning enn det som er mulig å få eller gi ved flere av de midlertidige botilbudene som benyttes i dag. Dette gjelder botilbud uten booppfølgning. gjennom utlysning og inngåelse av avtaler med aktuelle leverandører. Etter etterspørsel fra Fylkesmannen om status for utlysning meldte Bergen kommune tilbake (2016): - Det var i 2015 nedgang i bruk av midlertidige botilbud og tilstrekkelig kapasitet i forhold til behovet. Vurdert som en naturlig følge av at det etableres flere kommunale boliger til vanskeligstilte og satses ressurser på booppfølging for å sikre at den enkelte beholder sin bolig. - Det vil i 2016 etableres botilbud på Grunnane for rusavhengige kvinner og i Merkurveien for rusavhengige som kommer ut fra institusjon. I Nyhavnsvei etableres booppfølgingsressurser knyttet til boliger til vanskeligstilte. - Mål og ønske om at behovet for midlertidig botilbud skal gå ytterligere ned, og at akutte behov skal løses med tilbud som holder en tilfredsstillende kvalitet. - Utlysning og inngåelse av avtaler med aktuelle leverandører av botilbud er planlagt gjennomført før eller etter sommeren 2016. 3
NAV Arna Hva tilsynet omfattet Funn Svar fra kommunen Status Varsel om tilsyn datert 24.08.2015 Tilsyn gjennomført 27. og 29. oktober 2015 Tema for tilsynet: Tjenestene økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninger 9. Tilsynet omfattet: Det ble særlig lagt vekt på om kommunen sikrer brukermedvirkning, at tjenestene er tilgjengelige og at søknader om økonomisk stønad blir behandlet i samsvar med lovens krav (under dette krav til individuell vurdering) Det ble funnet 1 avvik. Avvik 1: Bergen kommune ved Nav Arna sosialtjeneste har ikke felles, omforent praksis for kartlegging ved søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning fra personer mellom 17 og 23 år. Det er heller ikke avklart på hvilken måte dette skal dokumenteres. Avvik fra: Sosialtjenesteloven 4, 17, 18 og 19, 41, jf. 5 jf. Internkontrollforskriften 4 c), g), f) og forvaltningsloven 24 og 25. Avviket bygger på: - Ledelsen har ikke gitt føringer for hva praksis skal være ved kartlegging og journalføring. Enkelte saksbehandlere bruker verktøy for kartlegging, men disse er ikke gjort kjent for alle. - Opplæring av nyansatte er mangelfull når det gjelder kartlegging. - Av intervju kom det frem at samtaler med klienter blir gjennomført. Foruten økonomiske forhold er det ikke klart hva Svar for å korrigere avvik (februar 2016): - Som tiltak for å rette opp i grunnlaget for avviket har Bergen kommune ved NAV Arna utarbeidet en tiltaksplan. Planen omfattet iverksatte tiltak, løpende tiltak og planlagte tiltak. Kontoret har arbeidet systematisk med å utarbeide strategien for det videre arbeidet og med iverksettelsen av flere av tiltakene. - Fra tiltaksplan fremgår det at Bergen kommune ved NAV Arna innfører en fast ordning med at kontoret gjennomfører halvårlige interne revisjoner. Revisjonene vil omfatte flere tjenester og målgrupper enn temaet for tilsynet. Første systematiske revisjon er planlagt våren 2016. Fylkesmannen tok opplysningene til orientering og ba om tilbakemelding med rapport om resultater fra gjennomført systematisk revisjon våren 2016. Basert på tilbakemeldingen ville det bli vurdert om tilsynet kunne avsluttes. Svar for å korrigere avvik etter gjennomført systematisk revisjon (mai 2016): - Etat for sosiale tjenester har hatt jevnlig Lukket i juni 2016 4
som skal undersøkes som grunnlag for videre behandling. - Stikkprøver i journaler og saker under tilsynet viser at med få unntak, er det ikke dokumentert at bruker sin helhetlige situasjon er kartlagt. Saksbehandlers vurderinger er i liten grad dokumentert. - Ikke vurdert nødvendige tiltak for å sikre kartlegging av sakene i situasjonen med høyt sykefravær ved kontoret. - Ikke fastsatt praksis for melding og håndtering av avvik. Det er ikke klart for alle saksbehandlere hva som er avvik. dialog med NAV Arna om tiltak ved kontoret, blant annet om de tiltakene som er iverksatt for å rette opp i grunnlaget for avviket. Etaten har vurdert at disse tiltakene har vært tilstrekkelige og hensiktsmessige for å rette opp de påviste manglene ved styringen. Tiltakene inngår nå som en del av den organiserte styringen av kontoret. Etaten har vurdert at grunnlaget for avviket er rettet opp, og at styringen av kontoret er god. Redegjørelse fra NAV Arna angående kontorets gjennomføring og evaluering av tiltak fra tidligere presenterte tiltaksplan var vedlagt oversendt svar fra etaten. - Leder ved kontoret har avdekket mangelfull kartlegging av sakene. Det var foreløpig ikke satt inn tiltak for å rette. 5
NAV Fana Hva tilsynet omfattet Funn Svar fra kommunen Status Varsel om tilsyn datert 18.08.2016 Tilsyn gjennomført 8., 9. og 10. november 2016 Tema for tilsynet: Tjenestene økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninger 9. Det ble ikke påpekt avvik under tilsynet. Rapporten etter tilsynet er offentlig tilgjengelig på www.helsetilsynet.no og www.fylkesmannen.no/hordaland. Lukket i november 2016 Tilsynet omfattet: Det ble særlig lagt vekt på om kommunen sikrer brukermedvirkning, at tjenestene er tilgjengelige og at søknader om økonomisk stønad blir behandlet i samsvar med lovens krav (under dette krav til individuell vurdering) 6
Tabell 2: Antall systemtilsyn fra Fylkesmannen gjennomført pr. 31.12 for de tre siste årene År Antall tilsyn gjennomført dette året* Antall tilsyn uten avvik Antall tilsyn med avvik Sum antall avvik 2016 (31.12) 2015 (31.12) 2014 (31.12) 1 1 2 1 1 2 2 1 1 2 «Gjennomført» betyr at datainnsamlingen for tilsynet er gjennomført dette året. Tilsyn uten avvik: 2016: Nav Fana 2015: Nav Årstad 2014: Nav Laksevåg Tilsyn med avvik (antall i parentes): 2016: 2015: Nav Arna (1) 2014: Nav Ytrebygda (1) Tilsyn gjennomført i Etat for sosiale tjenester: 2016: 1 2015: 2 2014: 2 Tilsyn gjennomført i Etat for psykisk helse og rustjenester: 0 tilsyn gjennomført fra 2014 2016. 7