Til Representantskapet for Kommunerevisjon IKS Sendt pr e-post til hver representant og pr.post INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE Det innkalles med dette til møte i representantskapet i Kommunerevisjon IKS Mandag 11.oktober 2017 kl. 17.00 20.00 på Solstad Hotell på Gol Det serveres enkel middag i møterommet kl. 17.00. Dagsorden: Godkjenning av dagsorden. Valg av møteleder Godkjenning av møteprotokoll 30.05.2017. Orienteringssaker. o Orientering fra daglig leder Sak 6-2017 Årsbudsjett 2018 og øk.plan 2018 til 2021 Sak 7-2017 Godtgjørelse til styret for 2018 Sak 8-2017 Status etter mediedekningen og landsdekkende kartlegging av rådmenn sin oppfatning av revisjonen, k-utvalget og sekretariatet i 2017 Drøftingssaker: Fagernes 15.september 2017 sign Reidar Schlytter Leder rep.skapet Åge Sandsengen revisjonssjef Kopi sendt : Deltakerkommunene v/ordfører 2901 FAGERNES Side 1 av 5
Sak 6-2017 Årsbudsjett 2018 med øk.plan 2018-20121 Saksvedlegg: Budsjettforslag 2018 og øk.plan 2018-2021 Status regnskap pr. 22.08.2017 og oppjustert til 31.12.2017 Saksvurdering Budsjettet for 2018 er satt opp ut fra forventet lønnsutgifter og driftsutgifter for øvrig. Det er lagt inn ett nytt årsverk som erstatning for avgangen vi hadde i 2017. Vi forventer en bemanning på 7,2 årsverk i 2018. Sum driftsinntekter er budsjettert med 7.352.000, som er en reduksjon på 0,4% fra 2017 budsjettet. Budsjettet har en målsetting om 81% fakturerbar tid på medarbeidere og noe lavere på nyansatt forvaltningsrevisor og et snitt med daglig leder på 77%. Dette gir en fakturerbar totalinntekt på kr 7.227.000 mot budsjettert 7.270.000 inntekter uten mva kompensasjon. Dette tilsier at driftsinntektene er overbudsjettert med kr 43.000, som tilsvarer at vi totalt må fakturere ytterligere ca. 50 timer. I budsjettet ligger en økning i timepris på revisorer på kr 30, til ny timepris på 770, og at daglig leder sin timepris holdes uendret på kr 950. I budsjettet legger vi til grunn at vi ikke har sykefravær i 2018, noe som kan være usikkert ut fra langtidssykefravær i 2013-2015. Forslag til vedtak Årsbudsjett for 2018 med sum driftsinntekter på kr 7.352.000, med et underskudd på netto driftsresultat på kr 114.550, vedtas som budsjett for 2018. Det er ikke investeringsbudsjett for 2018. Eventuell anskaffelse av inventar utgiftsføres direkte. Økonomiplan for 2018 til 2021 vedtas med samme driftsutgifter og inntekter, men for 2019 til 2021 økes faktureringen på kommunene slik at det budsjetteres i balanse uten bruk av disposisjonsfond. Dvs som et signal på at det ikke forventes reell endring i utgiftsrammen ut over normal prisstigning. Styrets vedtak : Som forslag, enstemmig. Forslag til vedtak representantskapet: Som forslag 2901 FAGERNES Side 2 av 5
Sak 7-2017 Godtgjørelse til styret for Kommunerevisjon IKS Saksvedlegg: Ingen Saksopplysninger: Ifølge selskapsavtalen 15 fastsetter representantskapet godtgjørelsen til medlemmer av styret, herunder styreleder. Reglene om tapt arbeidsfortjeneste fremgår av kommuneloven 41. Godtgjørelse til representantskapets medlemmer fastsettes og utbetales av eierne. Representantskapet behandlet sist møtegodtgjørelse til styret for 2017 som sak 4/2017 med følgende enstemmige vedtak : Styreleder får kr 10.000 i ekstra godtgjørelse etterbetalt for 2016, for øvrig satser for 2017: Fast godtgjøring Pr møte Dokumentert tap Udokumentert tap Styreleder Kr 40.000 pr år Kr 0,- Nestleder Kr 0,- Kr 1.650,- Medlemmer Kr 0,- Kr 1.650,- *Udokumentert tap skal sannsynliggjøres av den som krever dette. Saksvurdering: Representantskapet skal fastsette godtgjørelsen til medlemmer av styret for 2018, styregodtgjørelsen dekkes av selskapet. Tapt arbeidsfortjeneste skal dekke dokumentert eller udokumentert tapt arbeidsinntekt som følge av styremøte, og hensikten er å unngå at politisk valgte representanter skal lide et økonomisk tap og at alle møtedeltakerne i utgangspunktet skal stille likt når de stiller i møtet og mottar møtegodtgjørelse. Den som skal ha udokumentert tap må i sitt krav sannsynliggjøre sitt økonomiske, og at dette ikke kan jobbes inn igjen i etterkant av møtet. Styreleder har også i 2017 måttet bruke vesentlig mer tid som styreleder enn tidligere år, med bakgrunn i de saker som selskapet har vært involvert i og som skaper økt behov for dialog med daglig leder og eierne. Styremøtene varer som hovedregel fra kl. 09.00 til 13.00. I tillegg vil representantene ha reisetid på inntil 2 timer hver vei med tillegg av forberedelse til møtet. Forslag til vedtak: De ulike satser gis det ingen forslag på, justeringer avgjør representantskapet. Representantskapets behandling Representantskapets vedtak: 2901 FAGERNES Side 3 av 5
Sak 8-2017 Status medieomtaler 2017 og landsdekkende undersøkelse blant rådmenn om revisjon, k-utvalg og sekretariat Saksvedlegg: Ad landsdekkende undersøkelse vises det til omtale i Kommunal Rapport sin ukesavis 14.09.2017. Resultatene for Valdres/Hallingdal er mer negativ enn landsgjennomsnittet. Kommunal Rapport har pt. pålagt oss taushetsplikt om resultatene. På forespørsel fra Kommunal Rapport har revisjonssjef og styreleder forsøkt å forklare mulige årsaker til dette i to runder. Saksopplysninger: Det vises til orientering i representantskapsmøte i 30.mai 2017 og medieomtalene som har vært i lokale medier og Kommunal Rapport før og etter dette tidspunktet. Som kjent har mediaomtalen vært negativt vinklet, noe som lett kunne bidra til at revisjonens og revisjonssjefens omdømme ble svekket. Stikkord fra oppslag som har vært i avisa-valdres og Kommunal rapport er bl.a. Vil henge ut rådmann i andres årsmelding, Revisjon på alle sider av bordet, Rådmannsjakten i Sør-Aurdal, Kan ha brutt loven ifht brudd på taushetsplikta, Handler om bestillerrolla, Nekta innsyn i rapporten, Kritisk til revisjon i Valdres, For tette band mellom kontrollutvala og revisjon. Kommunerevisjon IKS har bl.a. fått støtte fra: - Advokatkontoret Thallaug ANS som konkluderer med at taushetsplikten ikke ble brutt. - Norges kommunerevisorforbund støtter Kommunerevisjonens handlinger i den omtalte rådmannssaken fra 2015 og de anser heller ikke at revisjonssjefen har brutt taushetsplikten jf. brev til kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune datert 15.06.17. - Styret i Kommunerevisjon IKS skrev et notat til ordførere og kontrollutvalg i Hallingdal og Valdres, der de gir sin fulle støtte til Kommunerevisjon IKS. - Styretleder skriver innlegg i avisa-valdres 21.07.17 som støtter Kommunerevisjon IKS. Kommunerevisjon IKS og revisjonssjefen har i alle år hatt et godt omdømme blandt ordførere, kommunestyrer, innbyggere i regionen og på nasjonalt plan i de kretser de har vært representert. Medieomtalene har vært tøft for de innvolverte og oppleves å ha karakter av en maktkamp som ikke samsvarer med de reelle forhold. Den negative omtalen kan ha svekket omdømme til selskapet og revisjonssjefen både lokalt og nasjonalt, men selskapet og revisjonssjefen har gjennom sitt solide arbeid over mange år etablert en solid grunnmur og har fortsatt høy anseelse og godt omdømme. Representantskapets leder merker seg at det er ingen kontrollutvalg, kommunestyrer eller innbyggere generelt som har kritisert selskapet på saker de har gjennomført. Styret har vist at de står fullt og helt bak revisjonssjefen og medarbeiderne i selskapet, og har fastsatt i virksomhetsplanen over flere år at de ansatte skal tørre å stille spørsmålene som kan skape grunnlag for positive endringer i kommunene. Ordførere har også presisert at de vil ha og er takknemlige for at kommunerevisjonen utfører en kritisk og aktiv revisjon. Uttaler man og forventer at tilsynsorganet skal være tøft og aktivt, så må man også akseptere kritiske spørsmål fra selskapet uten at kritikken skal rettes tilbake på selskapet via media. Det bemerkes at ingen eiere eller eierrepresentanter har tatt opp utfordringer, kritikk eller forslag til forbedringer av selskapet i eller via selskapets eierorganer. All kritikk er 2901 FAGERNES Side 4 av 5
fremsatt av journalister i de respektive medier, og hovedsakelig uten at kildene til kritikken fremgår. Forslag til vedtak: Alle eierrepresentanter skal bidra til konstruktiv utvikling av selskapet til det beste for kommunenes egenkontroll i kommunene og via selskapets eierorganer. Selskapet skal utføre en ikke anonymisert brukerundersøkelse av Kommunerevisjon IKS rettet mot ordførere, varaordførere, kontrollutvalgsmedlemmer, rådmenn og økonomisjefer/regnskapsansvarlige i deltakerkommunene. Resultatet fra undersøkelsen skal inngå i vurdering av mulige forbedringsområder i Kommunerevisjon IKS. 2901 FAGERNES Side 5 av 5