GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 10/1232 Sakstittel: KOMMUNEPOOL - INNKJØPSALLIANSEN Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& 1. Gratangen kommunestyre vedtar å gi rådmannen myndighet til å undertegne Rammeavtale - Kommunepoolen, der InnkjøpsAlliansen er ansvarlig for driften. 2. Gratangen kommunestyre vedtar å gi rådmannen myndighet til å iverksette Kommunepoolen forutsatt at minst 3 kommuner tilslutter seg samarbeidet. 3. Kostnadene kr. 29.500,- eksl. mva innarbeides i budsjett for 2011, 2012 og 2013. ::: &&& Sett inn innstillingen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Saksopplysninger: Det ble avviklet et orienterings-/drøftingsmøte 14. oktober 2010 hvor det ble presentert et innkjøpssamarbeid mellom 7 kommuner i første omgang. På dette møtet var seksjonsleder og innkjøpsrådgiver fra InnkjøpsAlliansen representert sammen med rådmenn fra Salangen, Lavangen og Gratangen. InnkjøpsAlliansen ønsker at muligheten for et samarbeid på innkjøpsområdet utredes for kommunene Salangen, Gratangen, Lavangen, Evenes, Skånland, Tjeldsund og Steigen. Bakgrunn for prosjekt Kommunepoolen er en betydelig skjerping av det innkjøpsregime som styrer kommunal forvaltning gjennom lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet er at offentlige varekjøp og anskaffelser skal baseres på konkurranse, noe som innebærer at lokalt næringsliv må konkurrere om offentlige kontrakter på like vilkår som alle andre leverandører. For kommunene betyr de innskjerpede kravene at de må styrke egenkompetanse og må påregne mer ressursbruk på innkjøp fremover. Mange av kommunene er små og vil ha vanskeligheter med å etablere den nødvendige kompetanse for å tilfredsstille kravene. InnkjøpsAlliansen tilbyr seg å ivareta denne funksjonen, med bakgrunn i at InnkjøpsAlliansen allerede har den kompetansen som Gratangen kommune ønsker seg. Motivene for å tilslutte seg et slikt samarbeid er å etablere en kompetent innkjøpsfunksjon som skal serve alle samarbeidskommunene som er med i kommunepoolen. Dette samtidig som en får mer tjenester ut av hver krone. I tillegg slipper Gratangen kommune faste kostnader på drift av eget personell. Kommunepoolen skal etablere en felles innkjøpstjeneste for de aktuelle kommunene i første omgang, for å ivareta innkjøpsfunksjonen. Fordelen med kommunepoolen sammenlignet med tilsvarende innkjøpsordninger er at den enkelte kommune står friere til å delta på det de selv
mener er rett for nettopp dem. Det vil si at det er kommunene selv som er med å legge rammene for hva kommunepoolen skal gjøre i dette samarbeidet. Ved å samle kommunene, forventer en å oppnå effektivisering, bedre kvalitet og mindre risiko for feil, og dermed redusere antall reklamasjoner/søksmål. InnkjøpsAlliansen skal fungere som en koordinator mellom kommunene. Videre vil man også bistå kommunene på området innkjøp. Motivene for å etablere et slikt samarbeid er å utvikle en felles verdiplattform hvor vi formaliserer et innkjøpsamarbeid, og en konkurransestrategi, som vil være et viktig ledd i fremtidig leverandørutvikling. Ikke minst sett i lys av å styrke lokalt næringslivs konkurranseevne. Dette samtidig som en får mer tjenester ut av hver krone. Dette kan gjøres i et samarbeid, hvor samarbeidskommunene deler kostnadene ved for eksempel anbudsgjennomføringer. For at kommunepoolen skal kunne iverksettes kreves det at minst 3-5 andre kommuner signerer avtalen. Ved en lavere deltagelse anses det ikke som økonomisk hensiktsmessig å gå videre på nåværende tidspunkt. Budsjett: Kostnader: Kommunene inngår en 3 avtale og betaler inn en årlig kontingent på kr. 29.500,- eks. mva. Et såpass omfattende arbeid som utarbeidelse og vedlikehold av en best mulig tilpasset innkjøpsinstruks for deltager kommunene vil også inngå i denne summen. Ut over dette vil kostnader relatert til anbudsgjennomføringer fordeles på det antall KP kommuner som er representert i anbudet. medlemmer. Andre oppgaver for KP s medlemmer som ikke er regulert i den avtale faktureres etter nærmere avtale. Besparelser: Besparelsespotensialet er vesentlig. En besparelse i størrelsesorden 1. Mill kr. pr. år vil være et forsiktig anslag. Potesialet tas ut gjennom generelle samordninger, bedre avtaler (stordriftseffekter), indirekte besparelser som færre leverandører og faktura. Effektivisering av innkjøpsprosesser og lavere kostnader ved anbudsgjennomføringer bidrar også til lavere kostnader. En ikke fullt så målbar effekt, men dog en god bidragsyter er de usynlige besparelsene man får ved til enhver tid ha tilgang til kompetanse innefor offentlige anskaffelser. Styring av prosessene resulterer også i en sikrere og mer effektiv anskaffelseshverdag, dette gjør igjen at man ikke trår feil i anskaffelsesprosessene, noe som kan falle Kommunen dyrt. Finansiering: Da dette ikke medfører noen spesielt økte kostnader for kommunen vil det ikke være behov for å be om finansiering. Det som man selvfølgelig må ha en åpning for er dersom det skal iverksettes spesielle prosjekter som for eksempel elektronisk handel for å effektivisere fakturaflyten, hvor da flere kommuner kan bli enige om å bidra sammen. Dette vil i alle tilfelle da bli tatt opp som egen sak.
Forenklet kostnad/besparelsesoversikt Direkte besparelser Anmerkning Årlig 1) Stordriftsfordel 2) Stordriftsfordel Forutsetter ytterligere 2,5% forbedring på eksist. anbud (10 mill.) 250 750 10% forbedring på andre anskaffelser. Legger til grunn kun 3 mill. av de 5 mill. 300 900 Besparelser (basert på minimumsberegninger). 550 1 650 Indirekte besparelser 3) Anbudsgjennomføring Innkjøpsinnstruks Potensiell kostnad 4)Færre leverandører Anmerkning Årlig besparelse 3) Besparelse på gjennomføring av anbud i KP(satt til 3 stk stk. anbud per år). Besparelsen er satt opp mot dagens IA priser 45 135 Utarbeidelse evt. tilpassning og vedlikehold av Innkjøpsinnstruks (verdi for kommunene). Stip. Pris kr. 150.,- 50 150 Potensielle kostnader til lønn og sosiale utgifter ved inntreden i annen innkjøpssammenslutning. Her måtte man regne med og fordele utgiftene på f. eks. en stilling. Settes her opp som en besparelse 100 300 Færre leverandører gir redusert antall faktura. Dersom man tar et utg. pkt i at man reduserer 10% av 5. faktura med en internkost på kr. 700,- perr faktura gir det følgende utslag. 350 Indirekte besparelser 545 1 050 1 635 Kostnader Anmerkning Årlig medlemsavgi f Medlemsavgift i KP 29 500 88 500 Totale kostnader 29 500 88 500 Total besparelse for direkte og indirekte besparelser, minus kostnader 1 065 500 3 196
500 Rådmannens vurderinger: Slik rådmannen ser det, er det mange fordeler med et slikt felles innkjøpskontor. Dersom kommunen skulle bli innklaget til Klagenemnda for Offentlige Anskaffelser (KOFA) for brudd på anskaffelsesregelverket, vil det fort koste det mangedobbelte. KOFA ilegger blant annet kommunene straffegebyr der regelverket er brutt, i tillegg kan kommunen bli ansvarlig for både den negative og den positive kontraktsinteresse dersom innklageren velger å bringe saken til de ordinære domstoler. Uansett hvordan den enkelte kommune velger å organisere seg på, er utgangspunktet at regelverket om offentlige anskaffelser må overholdes. Gratangen kommune har pr. i dag ikke tilstrekkelig kompetanse og ressurser som kan ivareta kommunens ansvar i forhold til anskaffelsesregelverket. Forskriften er komplisert og det er viktig for både kommunen som innkjøper og næringslivet som leverandør å tilegne seg den nødvendige kompetansen på dette området. Slik rådmannen ser det, vil et slikt samarbeid både gagne kommunen og det lokale næringslivet. Et slikt innkjøpssamarbeid gjennom kommunepoolen, forventes i tillegg å gi rom for leverandørutvikling. Mange mindre lokale leverandører kan ha langt større potensial for større kontrakter enn det som tildeles dem i dag forutsatt at dette blir prioritert. Blant annet kan kommunen årlig innkalle det lokale næringslivet til leverandørkonferanse i januar etter at budsjett og økonomiplan er vedtatt. Den vedlagte rammeavtalen beskriver hvordan avtalen i hovedtrekk skal organiseres når det gjelder, ansvarsforhold, kostnadsfordeling, beslutningsmyndighet, bindingstid og uttredelse av avtalen. Rådmannen tilrår kommunestyret å fatte vedtak om å tilslutte seg dette samarbeidet. Rådmannens innstilling: 1. Gratangen kommunestyre vedtar å gi rådmannen myndighet til å undertegne Rammeavtale - Kommunepoolen, der InnkjøpsAlliansen er ansvarlig for driften. 2. Gratangen kommunestyre vedtar å gi rådmannenmyndighet til å iverksette Kommunepoolen forutsatt at minst 3 kommuner tilslutter seg samarbeidet. 3. Kostnadene kr. 29.500,- eksl. mva innarbeides i budsjett for 2011, 2012 og 2013. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Bakgrunn for en Kommunepool ute i kommunene besparelser kp med kommentarer Rammeavtale med kommunene Vedlegg 2 (10.11.2010) Gratangen kommune, 30.03.2011 Bjørnar Storeng rådmann
... &&& Sett inn saksutredningen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&