Sakliste Gausdal kommune STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 12.02.2013 08.00 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/13 Sak 2/13 Sak 3/13 Sak 4/13 REFERATSAKER ANALYSE AV KOMMUNENS NÆRVÆRSTALL FOR 2012 VELFERD ANSATTE - VALG AV NYE MEDLEMMER TIL VELFERDSKOMITEEN OG BEVILGNING AV PENGER TIL VELFERDSARRANGEMENT ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf. 61 22 45 92. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, 05.02.2013 Hans Oddvar Høistad Ordfører Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 13/146 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 1/13 Arbeidsmiljøutvalget 12.02.2013 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER Vedlegg: Aktivitetsplan for BHT 2013 Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: 1. IA-handlingsplan for 2013 2. Aktivitetsplan BHT for 2013 3. Ny IA-kontakt ved arbeidslivssenteret, Harald Morten Utness 4. BHT-årsrapport 2013 5. BHT sine 5 minutter Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Referatsakene tas til etterretning. vedtak: Side 2 av 10
Gausdal kommune 3 Ark.: 461 Arkivsaksnr.: 13/147 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 2/13 Arbeidsmiljøutvalget 12.02.2013 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV KOMMUNENS NÆRVÆRSTALL FOR 2012 Vedlegg: IA-handlingsplan for 2013 Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Kommunens nærværsprosent holder seg stabilt god. Det skjer ikke noen grunnleggende endringer i hvordan fraværet fordeler seg på de ulike fraværskategoriene. Som tidligere er det langtidsfraværet som gjør mest i forhold til å få et bra eller mindre bra nærværstall. Vi ønsker å ha fokus på hva som gjør av våre ansatte er langtidsfriske (ansatt i minst tre år og ikke hatt sykefravær de to siste år), og hvis en ansatt ikke er langtidsfrisk lengre arbeide for at vedkommende så tidlig som mulig kommer i en situasjon hvor hun/han beveger seg i retning av å bli langtidsfrisk. Og her er det et vell av tiltak og verktøy som kan benyttes, vist gjennom kommunens IA-handlingsplan. Det er de ansatte og lederne som har æren for at vi har et godt nærværstall, de skaper gode bedriftskulturer og sunne arbeidsmiljøer, hvor trivsel, faglighet og lederskap er viktige faktorer. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen ønsker å ha fokus på helse og nærvær, en måte å synliggjøre dette på er å måle på nærværet, ikke på sykefraværet. Tekstlig vil nærværsprosenten benyttes i størst mulig grad, men i noen sammenhenger må det refereres til sykefraværet. Nærværet for 2012 bygger på kalenderåret, og var samlet for kommunen på 94,35%. Samlet nærværsprosent for 2011, og tidligere år 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 Gausdal 94,35% 94,46% 94% 93,9% 93,35% 92,94% 93,95% 94,8% 93,0% 91,9% 93,5% Landsgjennomsnitt 90,60% 90,8% 91,8% 93% 93,2% 93,20% 93,4% 92,38% 92,08% Vi benytter KS sitt tall for landsgjennomsnittet, dette var ikke klart i det saksutredningen skrives, men alt tyder på at vi fortsatt har en nærværsgrad som er bedre enn landsgjennomsnittet. Det er hyggelig å konstatere at nærværet i kommunen holder seg stabilt, og en nærværsgrad på over 94% må vi si oss fornøyd med Tabell 2 Side 3 av 10
Sak 2/13 Nærværsprosent fordelt på områder År Administrasjonshuset med hele teknisk enhet Skoler, barnehage, SFO og Voksenopplæringa PLO med psykiatri, og tjenesten psykisk utv.hemmede Forset- og Follebu omsorgssenter 2012 95,90% 95,65% 91,70% 90,62% 2011 94,57% 95,18% 93,41% 94,08% 2010 94,36% 95,17% 92,55% 91,49% 2009 95,49% 94,59% 92,11% 90,30% 2008 93,28% 94,03% 92,55% 91,86% 2007 94,23% 95,11% 89,11% 87,45% 2006 94,49% 95,70% 90,02% 88,53% 2005 96,85% 93,27% 93,13% 93,56% Tabell 2 viser nærværet fordelt på områder. Innenfor administrasjonen, teknisk, skoler og barnehager har nærværet økt, mens det i pleie- og omsorg har nærværet gått noe tilbake. Det er en enhet som har under 90% nærvær, og det er til dels store variasjoner på nærværet innen sammenlignbare enheter. Tabell 3 Hvor stor andel av fraværet har de ulike fraværskategoriene År 1-8 dg. egenm >16 dager sykmeld 17-56 dg. fravær Over 56 dager 2012 14,01% 10,72% 20,65% 54,62% 2011 12,51% 10,53% 24,07% 52,90% 2010 9,00% 11,05% 18,90% 61,05% 2009 12,20% 11,97% 16,21% 59,61% 2008 9,54% 10,34% 17,21% 62,90% 2007 11,28% 11,44% 15,43% 61,87% 2006 11,89% 10,26% 19,36% 58,49% 2005 9,51% 15,17% 28,40% 46,92% 2004 7,29% 13,02% 21,40% 58,29% 2003 7,21% 12,06% 24,57% 56,15% Det egenmeldte fraværet sto for en litt større andel i 2012 enn tidligere år. Det kortere sykefraværet har også hatt en liten økning i sin andel. Det lengre fraværet sin andel er slik det har vært de siste år. Tabell 4 Fordeling av fraværet på lengde innen tjenesteområdene 1 8 dg. Sykmeld. 4-16 dg. Adm.Tekn Skole SFO Bhg PLO PU 2012 15,37% 21,84% 7,56% 13,12% 11,58% 10,14% 2011 12,10% 11,89% 10,83% 11,48% 15,74% 10,55% 2010 9,36% 11,20% 6,23% 12,92% 6,24% 12,74% 2009 13,50% 13,16% 16,81% 27,10% 7,14% 13,31% 2008 6,15% 9,23% 16,36% 14,28% 11,10% 9,67% 2007 12,24% 10,73% 10,44% 28,41% 7,87% 15,73% 2006 15,98% 14,46% 48,50% 13,00% 8,74% 18,60% 2005 11,57% 6,3% 8,33% 8,40% 10,38% 12,51% 2012 13,79% 7,28% 14,19% 8,07% 10,18% 15,49 2011 10,62% 9,75% 2,16% 9,43% 13,74% 9,85% 2010 10,66% 8,09% 3,68% 12,23% 12,68% 12,62% 2009 18,11% 9,95% 22,47% 13,31% 11,01% 4,71% 2008 6,92% 8,96% 53,62% 11,69% 11,69% 13,48% 2007 12,06% 8,30% 18,60% 25,23% 8,69% 22,61% Side 4 av 10
Sak 2/13 Sykmeld. 17-56 dg. Sykmeld. over 56 dg. 2006 8,98% 10,18% 51,50% 15,00% 8,17% 21,39% 2005 19,64% 10,39% 4,52% 12,71% 19,26% 12,14% 2012 20,56% 17,59% 13,45% 24,75% 20,07% 18,05% 2011 23,57% 16,35% 48,46% 23,67% 32,56% 24,52% 2010 20,78% 16,63% 5,07% 14,64% 21,68% 16,72% 2009 17,43% 9,91% 28,64% 13,83% 18,36% 31,81% 2008 15,86% 12,59% 0% 19,73% 19,73% 32,19% 2007 16,20% 15,49% 40,16% 18,16% 14,58% 14,03% 2006 26,00% 19,45% 00,00% 30,86% 14,44% 23,51% 2005 31,94% 19,48% 23,05% 43,27% 25,42% 26,96 % 2012 50,28% 53,29% 64,81% 54,06% 58,17% 56,32% 2011 53,71% 62,02% 38,55% 55,42% 37,96% 55,08% 2010 59,20% 64,09% 85,01% 60,20% 59,40% 57,91% 2009 50,96% 66,99% 32,09% 45,76% 63,49% 50,51% 2008 71,07% 69,22% 30% 57,48% 57,48% 44,66% 2007 59,52% 65,48% 30,81% 28,20% 68,88% 47,64% 2006 49,04% 55,91% 00,00% 41,14% 68,66% 36,51% 2005 36,86% 63,81% 64,11% 35,62% 44,93 % 48,39% Adm.Tekn Skole SFO Bhg PLO PU Skolene skiller seg ut ved at egenmeldt fravær står for en forholdsvis stor del av fraværet, og at det er lite av det kortere sykmeldte fraværet. Langtidssykemeldte Definisjonen på langtidssykemeldt er sykmeldte med ett sammenhengende fravær som til sammen utgjør 20 dagsverk eller mer. Om de er helt eller gradert sykmeldt skiller vi ikke på, bare det er en sammenhengende sykmelding. I 2012 var det 58 ansatte som kom under definisjonen langtidssykemeldt, 48 kvinner og 10 menn. Tabell 5 Langtidssykemeldte, antall personer, hvor stor andel av det totale sykefraværet de står for, og gjennomsnittlig lengde på fraværet. År Antall Andel av totale Gj.snittlig fravær Totalt Kv i % Menn i % fraværet 2012 58 48 82,8 10 17,2 65,33% 64,00 dagsverk 2011 69 56 81,1 13 18,9 69,11% 55,07 dagsverk 2010 64 49 76,6 15 24,4 59,85% 58,17 dagsverk 2009 93 78 83,9 15 16,1 76,41% 54,49 dagsverk 2008 83 67 80,7 16 19,3 74,31% 62,87 dagsverk 2007 82 70 85,4 12 14,6 72,44% 64,16 dagsverk 2006 78 72,29% 58,54 dagsverk 2005 58 69,35% 59,63 dagsverk 2004 76 71,93% 68,80 dagsverk 2003 84 75,69% 73,24 dagsverk De langtidssykemeldte står for litt over 65% av det totale fraværet. Deres gjennomsnittlige fravær har gått noe opp fra 2011. Ser vi på de ansattes kjønnsfordelingen så har mannlige ansatte sin andel av de lange fraværet gått ytterligere ned. En annen måte å vurdere langtidssykemeldte sin innvirkning på sykefraværet er å se på ansatte som i 2012 hadde over 100 dagsverk fravær, dette gjaldt 8 ansatte. Holdes disse utenfor, vil den samlede nærværsprosenten i kommunen vært på 95,41% ( 95,68 % i 2011, 95,15% i 2010, 95,12% i 2009 og 95,09 % i 2008.) Disse personene sto for 18,64% av fraværet i kommunen, mot Side 5 av 10
Sak 2/13 22,06% i 2011. VURDERING: Med fokus på nærvær ønsker vi å skifte fokus fra sykdom og sykefravær til helse og nærvær. Kommunens nærværstall er samlet positivt, og vi er ikke langt fra måltallet i styringskortet på 94,5%. Vi arbeider for en fortsatt bedring, målet er et nærvær på 95% i 2014, men utfordringen med en ytterligere bedring blir større dess bedre utgangspunktet er. Skal vi nå vårt mål så fordrer det en mobilisering av ledere, ansatte, arbeidstakerorganisasjonene, og at vi er bevisst på å bruke våre støttespillere som bedriftshelsetjenesten, Arbeidslivssenteret og primærlegen. Det vi arbeider mot er å få flest ansatte til å være langtidsfriske (def.: ansatt i minst tre år og ikke hatt sykefravær de to siste årene), dette gir positiv effekt for alle parter. Ser vi på fraværet på områder, tabell 2, så har to av områdene hatt en bedring i nærværet fra 2011 til 2012, mens de to andre har hatt en nedgang, og det er i PLO vi har hatt størst reduksjon i nærværet. Men det er ikke entydig innen det enkelte område. F.eks har skoleområdet samlet bedret sitt nærvær, men det gjelder ikke alle enhetene, noen har hatt en negativ utvikling og har et dårligere nærvær i fjor enn året før. Det vi vet er at et dårlige nærværstall stort sett henger sammen med hvor mange av de ansatte som er langtidssykemeldte. Øvelsen vår ved å beregne nærværet uten de 8 ansatte som hadde over 100 dagsverk fravær i 2012 viser dette. Vi ser det samme i de enhetene innen skole, barnehage og PLO som har lavest nærvær i 2012, de langtidssykemeldte har stor innvirkning på nærværstallet. For å vise hva de utgjør vil nærværstallet med og uten de langtidssykemeldte for disse enhetene være: Skole 91,45% nå, 97,67% uten langtidssykemeldte. PLO 88,04% nå, 97,22% uten langtidssykemeldte Barnehage 91,48% nå, 97,96% uten langtidssykemeldte. Vi ser de langtidssykemeldte gir store utslag på nærværstallet. En lav nærværsprosent for en periode behøver ikke å være noen krise bare vi opplever at vi kjenner årsaken til det.. Når en ansatt av ulike årsaker ikke lenger er langtidsfrisk, så er utfordringen både til den ansatte og arbeidsgiver hvordan komme tilbake til å være langtidsfrisk igjen. Dette fordrer blant annet en god dialog mellom partene, og i de tilfellen hvor arbeidsgiver bare i begrenset grad får tak i problemstillingen og bragt på det rene hva som skal til for at arbeidstaker skal komme tilbake i arbeid helt eller delvis, så blir arbeidet vanskelig. Fordelinga av fraværet på det korte og lange viser at det korte fraværet står for en litt større andel av fraværet i 2012 enn hva det gjorde i 2011. Det var samme trenden fra 2010 til 2011 også. Det vi ønsker skal skje er at ansatte tar flere fraværsdager på egenmelding, ikke går til legen og får en kortere sykmelding. Men i 2012 har andelen av fraværet som ligger på kortere sykmeldinger holdt seg stabilt, sammen med en økning av fraværet på egenmelding betyr det at det kortere fraværet samlet står for en litt større del av fraværet i 2012 enn i 2011. Det ser ikke ut til at ansatte reduserer kortere sykmeldinger fra legen. Inntrykket på bruk av egenmelding er at ansatte i stor grad leverer egenmelding for en til tre dager, de bruker ikke muligheten til å være borte i inntil 8 dager egenmelding.. Side 6 av 10
Sak 2/13 Bryter vi ned dette på tjenesteområdene så er det skolene som gjør slik vi forventer. De har en stor del av fraværet på egenmelding, og en liten del av fraværet på kortere sykmeldinger. SFO skille seg ut ved at det har en forholdsvis liten del av fraværet på egenmeldinger. Det er vanskelig å trekke noen langsiktige trender ut av fordelinga av fraværet på de ulike fraværslengdene. Som IA-bedrift utarbeider vi en handlingsplan for IA-arbeidet. Våre tiltak og verktøy spenner over et vidt spekter, og det gjenspeiler at i arbeidet med langtidsfriske og et godt nærvær er det et samspill av mange elementer som bidrar. I en stor organisasjon som Gausdal kommune så er det ikke noe enkelttiltak som kan gjøre store endringer i nærværstallet, det er summen av våre tiltak og verktøy som gjør dette. Det er de ansatte i den enkelte enhetene som har æren for at vi har et godt nærværstall, de skaper gode bedriftskulturer og sunne arbeidsmiljøer, hvor trivsel, faglighet og lederskap er viktige faktorer. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU tar analysen til etterretning. Side 7 av 10
Gausdal kommune 8 Ark.: 450 Arkivsaksnr.: 13/148 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 3/13 Arbeidsmiljøutvalget 12.02.2013 Saksbehandler: Frode Frydenlund VELFERD ANSATTE - VALG AV NYE MEDLEMMER TIL VELFERDSKOMITEEN OG BEVILGNING AV PENGER TIL VELFERDSARRANGEMENT Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Det velges to nye medlemmer til velferdskomiteen, forslag fremmes fra arbeidstakersida i AMU. Til felles velferdstur i 2013 arrangert i regi av velferdskomiteen, foreslår administrasjonen at det bevilges 30.000 kr. SAKSOPPLYSNINGER: Velferdskomiteen i 2012 har bestått av Ole Ivar Kjernli, Liv Rundtom og Inger Ekerhaugen. Medlemmene velges for to år og Rundtom og Ekerhaugen går nå ut av komiteen. Det er arbeidstakersida i AMU som fremmer forslag på medlemmer i komiteen. Velferdskomiteen arrangerte i 2012 velferdstur til Rudi gard, med middag og konsert, med rundt 50 deltakere. VURDERING: Vi ser stor symboleffekt ved å ha et felles velferdsarrangement som favner alle ansatte i kommunen. Administrasjonene foreslår at vi holder fast på arrangementet, og bevilger penger til et felles velferdsarrangement i 2013 i regi av velferdskomiteen. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Arbeidstakersida i AMU fremmer forslag til to nye medlemmer til velferdskomiteen. De velges for to år, og utgjør sammen med Ole Ivar Kjernli velferdskomiteen for 2013. AMU bevilger 30.000 kr til et felles velferdsarrangement i 2013, belastes konto11208 1900 1206. Side 8 av 10
Gausdal kommune 9 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 13/149 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 4/13 Arbeidsmiljøutvalget 12.02.2013 Saksbehandler: Frode Frydenlund ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: AMU sin årsrapport viser at på 3 møter er 9 saker behandlet, og gjennom sakene og referatsakene er AMU innom et vidt spekter av tema som på ulike måter berører de ansatte og deres arbeidsmiljø. SAKSOPPLYSNINGER: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2012 med henvisning til Aml. 7-2(6) 1. Gausdal kommune omfatter om lag 404 årsverk, og har rundt 515 personer på fast lønn. 2. Om utvalgets arbeid i 2012 - Utvalget har 8 medlemmer med stemmerett; 4 fra arbeidstakersida og 4 fra arbeidsgiversida. I tillegg møter bedriftshelsetjenesten og personalrådgiver. - Arbeidsgiversida har hatt leder og nestledervervet i 2012. - Kommunens øverste politiske og administrative leder møter i utvalget. - Utvalget har hatt 3 møter og behandlet 9 saker. - AMU har hatt ett underutvalg, IA-utvalget. Det består av rådmann, representant fra arbeidstakersida i AMU, hovedverneombud, kommunens IA-kontakt ved arbeidslivssenteret, bedriftshelsetjenesten og personalrådgiver. 3. Saker utvalget har behandlet, det i forhold til Aml. 7 - Valgt utvalgets leder og nestleder for 2012 og 2013. - Utnevnt velferdskomite for 2012 og bevilget penger til velferdstur. - Sett på nærværstallene for 2011. - Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2011. - Behandlet kommunens budsjett for 2013 og kommuneplanens handlingsdel og økonomiplan 2013-2016 - Behandlet verneområdene/enhetenes handlingsplaner HMS - Har blitt forelagt; - Kommunens IA-handlingsplan for 2012 - Ny lokal særavtale om godtgjøring for arbeidstøy Side 9 av 10
Sak 4/13 - Arbeidstilsynets varsel om ulike tilsyn - Arbeidstilsynets sine pålegg etter tilsyn i kommunen - BHT sin årsrapport for 2011, aktivitetsplan for 2012 og løpende statusrapporter - Tilbakemeldinger fra BHT, arbeidshelseundersøkelse renholdere - Kommunens lederutviklingsprogram - Endringer i kontaktperson ved arbeidslivssenteret - Anbud på levering av bedriftshelsetjeneste - Revisjon av lønnspolitiske retningslinjer - Nye verneombud - Resertifisering av administrasjonshuset som miljøfyrtårn - Senior-dag for ansatte i samarbeid med DNB VURDERING: Saksmengde og type saker som utvalget behandler er stor sett som tidligere år. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU sin årsrapport for 2012 vedtas. Side 10 av 10