MØTEPROTOKOLL Eidsvoll kontrollutvalg Dato: 04.09.2017 kl. 17:00 Sted: Eidsvoll rådhus, møterom 317 Arkivsak: 15/00012 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Vegard Ellingsen (leder), Jorunn Mathiesen (nestleder), Vidar Doknes, Ingrid Rongen, Lars Henrik Øberg. - Forfall: - Andre: Protokollfører: Ordfører John-Eirik Vika Fra administrasjonen: Eiendomssjef Erik Lunde i sak 22/17. Fra Romerike Revisjon: Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 22/17 15/00073-13 Virksomhetsbesøk til Eiendomsforvaltningsavdelingen 3 23/17 15/00071-41 Rapportering revisjonsåret 2016/2017 Rapport fra Romerike Revisjon 4 24/17 15/00071-39 Engasjementsbrev fra Romerike Revisjon IKS 5 25/17 15/00071-37 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 6 26/17 15/00071-38 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 7 27/17 15/00079-4 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 8 28/17 15/00262-23 Referater 9 1
29/17 15/00263-22 Eventuelt 10 30/17 17/00064-1 Prosjektplan: Forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS 11 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 19:15. Eidsvoll, 04.09.2017 Vegard Ellingsen Kontrollutvalgsleder 2
Saker til behandling 22/17 Virksomhetsbesøk til Eiendomsforvaltningsavdelingen 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 22/17 Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Eiendomssjef Erik Lunde. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. 3
23/17 Rapportering revisjonsåret 2016/2017 Rapport fra Romerike Revisjon 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 23/17 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik la frem rapport for revisjonsåret 2016/2017. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. 4
24/17 Engasjementsbrev fra Romerike Revisjon IKS 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 24/17 Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik la frem engasjementsbrev fra Romerike Revisjon IKS. Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. 5
25/17 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 25/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik la frem uavhengighetserklæringen fra Romerike Revisjon IKS. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 6
26/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 26/17 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 7
27/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 27/17 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidsvoll kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2018. Kontrollutvalget Budsjett 2018 Budsjett 2017 Poster Godtgjørelser kontrollutvalg 91 000 91 000 Reiseutgifter/kjøregodtgj. 1 000 1 000 Arbeidsgiveravgift 13 000 13 000 Kontorutgifter, telefon, aviser, 10 000 10 000 Møteutgifter 5 000 5 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 155 000 155 000 Kjøp av tjenester 25 000 - Sekretariatet Ramme for virksomheten 234 143*) 228 474 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 909 134*) 1 909 134 2 323 277 2 292 608 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidsvoll kommune 2018. Kontrollutvalget gjennomgikk budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen 2017. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidsvoll kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2018. 8
Kontrollutvalget Budsjett 2018 Budsjett 2017 Poster Godtgjørelser kontrollutvalg 91 000 91 000 Reiseutgifter/kjøregodtgj. 1 000 1 000 Arbeidsgiveravgift 13 000 13 000 Kontorutgifter, telefon, aviser, 10 000 10 000 Møteutgifter 5 000 5 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 155 000 155 000 Kjøp av tjenester 25 000 - Sekretariatet Ramme for virksomheten 234 143*) 228 474 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 909 134*) 1 909 134 2 323 277 2 292 608 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidsvoll kommune 2018. 9
28/17 Referater 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 28/17 Kontrollutvalget tar referatene, orienteringen og redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget behandlet referatsakene. I forbindelse med formannskaps sak 42/17 - Salg av Eidsvoll kommunes arealer i 1814-Byen (Lundsjordet) diskuterte kontrollutvalget saken. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik orienterte om forvaltningsrevisjonsrapporten - Barneverntjenesten i Nannestad kommune. Kontrollutvalget ønsker en mer omfattende orientering om rapporten i sitt neste møte den 13. november. Kontrollutvalget tar referatene og redegjørelsene til orientering. 10
29/17 Eventuelt 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 29/17. I forbindelse med formannskapets sak 45/17 - Salg av areal ved Rubis til Sundet Brygge AS tok kontrollutvalgsleder opp om man skulle vurdere rådmannens habilitet, samt verdifastsettelsen på eiendommen. Kontrollutvalget avventer kommunestyrets behandling i saken. 11
30/17 Prosjektplan: Forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS 1 Eidsvoll kontrollutvalg 04.09.2017 30/17 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS. Vedlagte prosjektplan vedtas. 2. Prosjektet leveres medio desember 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 400 timer. 3. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik la frem prosjektplanen. Kontrollutvalget innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS. Vedlagte prosjektplan vedtas. 2. Prosjektet leveres medio desember 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 400 timer. 3. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 12