27. 04. 2011 Brukerveiledning for 123cup.no for Turneringsansvarlig
Innhold Turnering på 1 2 3... 5 Steg 1- Opprett turnering og lag klasser... 5 Gi rollen Turneringsansvarlig til rette personer i turneringskomiteen... 5 Skaff cup-sponsor og/eller be om websponsor-elementer fra sponsoren... 5 Opprett turneringen... 6 Lag klasser og angi nivåer pr klasse før invitasjonsutsendelse... 7 Endre farge/layout på påmeldingslink... 8 Endre farge/layout på turneringsportal... 8 Opprett innhold i turneringsportalen... 10 Legg inn nyheter på turneringens forside... 10 Legge inn bilde på forsiden i nyheten... 11 Legg inn bilder/flash i turneringsportalen... 11 Toppbanner, bunnbanner, produktbeskrivelse og invitasjonstekst deltakere... 12 Legg inn innholdsmeny... 13 Legge inn innhold i innholdsmeny... 15 Legg inn direkte link (URL) som innhold... 16 Legg inn interne dokumenter/innholdstekst... 16 Endre/slette interne dokumenter... 16 Laste opp eksterne vedlegg... 17 Opprette produkter (matbestilling, overnatting, effekter, etc.)... 17 Steg 2 - Inviter lag og følg opp... 18 Inviter lag med 123klubb-løsning... 18 Inviter klubber/lag uten 123klubb-hjemmeside... 20 Lage link til turneringsportal fra klubbens hjemmeside for øvrige deltakerklubber/lag... 21 Sjekk status på påmeldinger... 21 Se påmeldinger totalt visuelt... 21 Se påmeldinger totalt med lagsdetaljer... 22 Se påmeldinger pr klasse... 23 Meld på lag direkte for deltakerklubber iht henvendelser mail/telefon/cupportal... 23 Akseptere påmeldinger og send mail til deltakerlag... 23 Side 2/49
Registrere betalinger... 25 Hente ut rapporter fra turneringen... 26 Steg 3 Sette opp grupper, baner og lage kampoppsett... 26 Sette opp grupper/puljer i hver klasse... 27 Sett opp baner som skal benyttes til turneringen... 28 Legg inn banepauser på utvalgte baner... 29 Sjekk innkomne ønsker fra lagene og/eller legg inn kriterer pr lag... 29 Lag kampoppsett for turneringens innledende runder... 30 Opprette sluttspill... 33 Send ut kampoppsett til deltakerlag... 35 Flytte lag til en annen klasse... 36 Fjerne lag som har trukket seg fra turneringen... 37 Dommeradministrasjon... 37 Registrere turneringsdommere... 37 Registrere betingelser for dommere mht dato, tid og bane... 37 Registrere dommere pr kamp... 38 Fjerne turneringsdommere... 39 Gjennomfør turnering!... 39 Registrering av spillere for premielister... 39 Knytte til riktige lag for sluttspillkamper (NB!!)... 40 Registrere kampresultater... 41 Registrering av resultat via dommer og SMS (anbefalt)... 42 Registrering av resultater via sekretariat... 42 Sende melding til deltaker-lag via meldingssentral... 42 Printe nyttige rapporter... 43 Last opp videoklipp... 44 Publisere sluttspillkamper til deltakerklubber med 123klubb... 44 For deltakerklubber... 44 Melde på laget i turneringen... 44 Registrer spillere som skal være med i turnering... 45 Bestill produkter for deltakelse i turneringen... 46 Side 3/49
Lag egen lagside for laget inkludert lagets sponsorer... 47 Vedlegg: Eksempel på sponsormail ift muligheter for profilering... 47 Side 4/49
Turnering på 1 2 3 Med 123cup kan du sette opp komplekse turneringer i løpet av 15 minutter. I løpet av noen få tastetrykk når du alle lag/klubber med påmeldingslink. Du har full kontroll både før, under og etter turneringen. 123cup er en modul som er integrert med 123klubb, men kan også benyttes av klubber som ikke bruker 123klubb sin klubbløsning. Steg 1- Opprett turnering og lag klasser Gi rollen Turneringsansvarlig til rette personer i turneringskomiteen Flere personer kan ha rollen turneringsansvarlig i klubben ettersom 123cup er 100% webbasert. 123cup er altså ikke avhengig av en fast PC eller en person. 1. Velg rollen Klubbadministrator i liste til høyre i toppmenyen 2. Velg menyen ADM-PERSONER 3. Søk etter personen med fornavn/etternavn, eller legg inn all personinformasjon om personen er nytt medlem i klubben 4. Klikk ikonet til venstre for ønsket person 5. Huk av for rollen turneringsansvarlig 6. Klikk OBS man må logge inn på nytt for at rollen skal bli aktiv Skaff cup-sponsor og/eller be om websponsor-elementer fra sponsoren Side 5/49
Cupportalen er bygget også med tanke på at sponsoren blir godt profilert. Nederst i brukerveiledningen ligger et eksempel på mail som er godt ut til mulig sponsorer. Opprett turneringen 1. Velg rollen turneringsansvarlig 2. Klikk for å opprette turneringen 3. Velg idrett i listen 4. Registrer informasjon om turneringen; a. Turneringsnavnet i tittel-feltet b. Kort beskrivelse av cup. Beskrivelsen vil vises i samleoversikt under velg lag c. Cup - periode fra-til i datofelt d. Dato for påmeldingsfrist e. Kontaktpersonens e-mail 5. Angi v/avhuking hva som skal vises i cup-modulen av cup-beskrivelse, kamper, tabell, scoringer, videoklipp-liste og påmeldingslink. OBS Før påmelding kan en med fordel kun huke av bare for cup-beskrivelse og påmeldingslink. 6. Om motstanderens hjemmebaner skal benyttes, huk av for distribuert. Dette vil muliggjøre for motstanderen ved påmelding (eller deg selv i etterkant) å registrere navn på egen bane som skal benyttes i kampoppsettet. Dette er mest aktuelt i cuper som for eksempel en vinterserie der en spiller en runde per uke på hjemmelagenes hjemmebane (distribuert kampopplegg). Side 6/49
7. Om cupen har produkter som deltakere kan bestille, klikk på for å legge inn produkter inkl priser/størrelser/beskrivelse osv. En knapp med teksten Produkter blir da synlig for deltakerlag ved påmelding slik at de kan bestille produkter online. 8. Klikk 9. Klikk linken klikk her for å generere standardmeny. Da får turneringsportalen en standardmeny med dynamisk innhold og ferdige menyer som listet her: a. Forsiden b. Påmelding c. Deltakerlag d. Kampoppsett e. Resultatservice f. Om turneringen OBS du kan selvsagt endre menytekster, legge til flere menyer om ønskelig. Merk at om du klikker linken for å generere standardmeny flere ganger, så sletter du det du evt har endret i menyen! Lag klasser og angi nivåer pr klasse før invitasjonsutsendelse 1. Velg meny Oppsett-klasser 2. Opprett klassene i feltene a. Banetid (beregnet spilletid inkl pause OG tid før neste kamp starter). Dette er tiden banen er okkupert av gjeldende kamp. b. Kampintervall (minimum intervall mellom kamper for det enkelte lag) c. Klikk d. Opprett evt flere klasser Side 7/49
3. Dra aktuelle nivåer til opprettet klasse ved å markere nivået- holde museknapp nede dra til klasse og slippe museknapp: Nivåene som knyttes opp mot den enkelte klasse vil være bestemmende for hvilke lag som er aktuelle for å delta i klassen ift alle registrerte lag i naboklubber som benytter 123klubb. 4. Klikk Endre farge/layout på påmeldingslink Link for påmelding via turneringsportalen er standard grønn med hvit skrift. Denne kan dere endre om ønskelig ved å følge anvisning her. 1. Velg menyen Informasjon 2. Klikk flippen Beskrivelse 3. Klikk knappen 4. Editer layout/style mht farge/tekst basert på utgangspunktet her som du limer inn som kildetekst : <style type="text/css">.tournament_invitation_header_link{background-color: #3367CD}.tournament_invitation_header {background-color: #FF0000} a.tournament_signup:link {fontweight:bold;text-align:center;font-family:verdana;font-size:14;color:#ffffff;;text-decoration: none;} a.tournament_signup:visited {font-weight:bold;text-align:center;font-family:verdana;fontsize:14;color:#ffffff;;text-decoration: none;} a.tournament_signup:active {font-weight:bold;textalign:center;font-family:verdana;font-size:14;color:#ffffff;;text-decoration: none;} a.tournament_signup:hover {font-weight:bold;text-align:center;font-family:verdana;fontsize:14;color:#ffffff;;text-decoration: underline;}</style> 5. Klikk Endre farge/layout på turneringsportal Dere kan endre bakgrunnsfarge og innholdsmenyfarger ved å endre kildetekst. 1. Velg menyen Informasjon 2. Klikk flippen topptekst Side 8/49
3. Klikk knappen 4. Editer layout/style mht farge/tekst basert på utgangspunktet her som du limer inn som kildetekst. OBS filen cup_bg.gif må være lastet opp på bildekatalog i filområdet til klubben med samme filsti som bildet ligger på uten æøå eller mellomrom i filnavn/filsti, og dette gjør du med rollen klubbadministrator i meny Innhold-filområde: <p><style type="text/css"> body {background-image:url('/kx/6/image/fotball/karmoy_cup/cup_bg.gif');background-repeat:repeat}.horizmenuitemlist {vertical-align:bottom;padding: 0px;padding-top:0px;border-top: 1px solid #2171D2;border-bottom: 0px solid #939393;font-weight:normal}.horizMenuItemList ul{font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;background-color: #2171D2;margin:0;margin-left: 0px;padding-top: 6px;padding-bottom:6px;list-style: none;backgroundimage:url();}.horizmenuitemlevel1 {background-color #2171D2;color:#ffffff;border-right:1px solid #939393;display: inline;margin: 0 0px 0 0;text-transform:uppercase;padding:6px;padding-right:8px;paddingleft:8px;background-image:url();}.horizMenuItemLevel1selected {background-color: #2171D2;color:#ffffff;border-right:1px solid #939393;display: inline;margin: 0 0px 0 0;text-transform:uppercase;padding:6px;paddingright:8px;padding-left:8px;}.horizMenuItemLevel1hover {background-color: #2171D2;color:#ffffff;border-right:1px solid #939393;display: inline;text-decoration:underline;margin: 0 0px 0 0;texttransform:uppercase;padding:6px;padding-right:8px;padding-left:8px;}.horizMenuItemLevel1Extranet {background-color:# #2171D2;padding-top:2px;paddingbottom:6px;padding-left:12px;margin:0 0 0 0;} a.horizmenuitemlevel1link:link {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizmenuitemlevel1link:visited {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizmenuitemlevel1link:active {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizmenuitemlevel1link:hover {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizmenuitemlevel1linkex:link {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#f9e5e5;text-align:center} a.horizmenuitemlevel1linkex:visited {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#f9e5e5;text-align:center} Side 9/49
a.horizmenuitemlevel1linkex:active {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center} a.horizmenuitemlevel1linkex:hover {font-family:arial;font-weight:bold;font-size:11px;textdecoration:none;color:#ffffff;text-align:center}.tournament_invitation_header_link {background-color:#2171d2}</style></p> Opprett innhold i turneringsportalen Før invitasjonslinken kan sendes ut til lag, må du lage innhold i turneringsportalen. Etter at informasjon er laget kan cup-siden for eksempel se ut som følger: Legg inn nyheter på turneringens forside 1. Velg menyen NYHETER 2. Skriv inn tittel 3. Skriv inn en ingress (denne vil være synlig på forsiden, og er derfor viktig for å fange leserens interesse). Forsøk å begrense ingressen til 1-3 setninger. 4. Skriv inn friteksten i innholds-feltet, og editer teksten på samme måte som i et Word-dokument. Ønsker du bilder/videoer i teksten, følg beskrivelse i eget kapittel under 5. Klikk Følg fremgangsmåte her for innleggelse av bilde på forsiden: Legge inn bilde på forsiden i nyheten. HUSK; et bilde sier mer enn 1000 ord! Side 10/49
6. Legg til flere nyheter ved å klikke Legge inn bilde på forsiden i nyheten 1. Velg menyen NYHETER for å finne en nyhet du allerede har lagret 2. Klikk editer i nyhetsarkivet: 3. Klikk på knappen 4. Klikk 5. Skriv inn tittel og beskrivelse 6. Huk av for vis på forside (OBS må være avhuket) 7. Sett musen i felt for last opp fil og klikk 8. Finn ønsket bilde fra din private PC sin katalogstruktur og klikk OK. OBS krymp bildet før innlasting til størrelse 495(Bredde)x326(Høyde)pixler 9. Klikk 10. Beskjær evt bildet ved å dra i røde kanter i bildet og klikk Legg inn bilder/flash i turneringsportalen Dette kapitlet gjelder alle type bilder i portal i både nyheter, toppbanner, toppmeny osv. 1. Legg til bilder via knappen eller flash via knappen. OBS bilder bør krympes før innlasting a. Klikk eller Side 11/49
b. Klikk c. Velg bilde/flash fra klubbens bilde-server. Evt. kan du velge annet bilde/flash ved å klikke, velge bilde/flash i egen fil-katalog og klikke d. Klikk e. Størrelsen kan endres ved å markere bildet/flash og dra i hjørner f. Klikk Toppbanner, bunnbanner, produktbeskrivelse og invitasjonstekst deltakere 2. Velg meny INFORMASJON og se følgende flipper nederst: 1. Legg inn bilde eller flash i flippen Topptekst = headingbilde/flash som vises øverst i alle cup-sider. Se beskrivelse for bildeinnleggelse i eget kap. Anbefalt bredde er 900 pixler i format.gif. 2. Velg flippen Beskrivelse om du vil ha en fast informasjon rett under nyhetene på forsiden om cup med tekst/bilde. Anbefaler mest mulig bruk av nyheter i stedet, men egner seg godt for å lage et område rett under nyhetspubliseringen som eksempelvis gjort i følgende turnering med bilder http://kxweb.no/portal/public/tournament/main.do?tournamentid=229&siteid=4 3. Velg flippen Bunntekst og last opp bilder/video for cup`ens sponsorer. 4. Velg flippen invitasjonstekst og skriv tekst som går ut til alle inviterte klubber/trenere i e-mail med link til påmeldingsside. OBS du bør ha med teksten alla: a. For direkte påmelding til lag som benytter 123klubb: Gå inn på linken under og meld på laget ditt. Ønsker laget ditt å ha med flere lag i turneringen, så ta kontakt med undertegnede. Der kan du senere gå inn og sjekke status på påmeldingen din, registrere spillerne, finne kampene til lagene dine, legge inn lagets sponsorer/lagside og bestille produkter osv. b. For påmeldingsmail til klubbers kontaktperson: Gå inn på linken under og meld på laget/lagene til klubben, og/eller vennligst videresend denne mailen til klubbens trenere/lagledere. c. OBS om det er ønskelig at treneren skal angi ferdighetsnivå for laget, angi hva A, B og C skal bety. Pr i dag er det ingen standard for hva A-C betyr, men det anbefales å bruke standard hvor A er best og C er minst gode. 5. Velg flippen om du har produkter som deltakerne kan bestille. Her kan du legge informasjonstekst som kommer til deltakerne når de foretar produktbestillinger Side 12/49
6. Klikk Legg inn innholdsmeny OBS merk at du får en standardmeny med dynamisk innhold om du oppretter denne i meny informasjon. Anbefaler denne da den gir automatisk innhold underveis i turneringen. Hensikten er å bygge opp en logisk struktur på innholdsfortegnelsen i innholdsmeny. OBS det er en begrensning på tre nivåer. En kategori kan inneholde en direkte link (URL), eller bygges opp bestående av et eller flere interne dokumenter. Dokumentene kan bestå av elementer som tekst, bilder, interne/eksterne linker, dokumentvedlegg (eks. Word/Excel-filer) og flash. OBS Dersom du velger å legge en URL som direkte link i nivå1-kategorier, er det overflødig med flere kategori-nivåer under den kategorien, da disse uansett ikke vil vises i menyen. OBS Dersom du ønsker å gå ut av edit-modus for kategorioppbygging, må du klikke link forlat editmodus for å gå tilbake til klubbens forside. Opprette nivå1-kategorier: 1. Velg menyen MENYINNHOLD 2. Skriv inn tittel 3. Huk av i boksen(e) dersom kategorien skal være synlig i innholdsmeny og for det offentlige (for besøkende på siden som ikke er pålogget) 4. Angi sorteringsnummer. OBS det anbefales å bruke tallene fra 100, 200, 300 og utover for å ha en fleksibilitet for senere endring av kategorienes rekkefølge 5. Klikk 6. Klikk på knappen for å angi ny kategori på nivå 1 7. Gjenta steg 2-6 til alle hovedkategorier er laget Opprette nivå 2 og 3 kategorier: 1. Velg den kategorien du ønsker å legge til underkategori(er) til ved å klikke på kategorien dersom du har toppmeny. 2. Opprett ny eller editer en eksisterende som følger: Side 13/49
a. Skriv inn tittel på underkategori i feltet som vist her: b. Klikk knapp editer til høyre for den underkategorien du ønsker å editere tekst/bilder i: 3. Velg evt dokument dersom innholdsmenyen er bygget opp av ett eller flere dokumenter som i tilfellet undermeny påmelding : 4. Endre tekst/bilder som ønsket i feltet legg inn innhold (eller evt tittel og annen tekst i øvrige felter) 5. klikk Side 14/49
6. For å forlate editmodus og se dine endringer i toppmenyen live: klikk 7. Endre evt. underkategorienes rekkefølge i etterkant a. Klikk på kategorien hvor underkategoriene ligger b. Klikk på bak kategoriens tittel c. Skriv inn ønsket sorteringsnummer d. Klikk Flytte nivå 1,2 eller 3 kategorier: 8. Flytting av kategorier kan gjøres i etterkant via listen; a. Angi den kategorien du vil flytte til i listen b. Klikk Slette nivå 1,2 eller 3 kategorier: 9. Sletting av kategorier kan gjøres via knappen OBS Sletter du en kategori, vil alle underkategorier inklusiv innhold slettes. Legge inn innhold i innholdsmeny Som beskrevet under kapitlet oppbygging av innholdsmeny kan en kategori bestå av en direkte intern eller ekstern URL/linker, bygges opp av ett eller flere interne dokumenter og inneholde linker til eksterne dokumenter. Les tips før du går i gang: Bruk mest mulig interne dokumenter med Vis hele avkrysset. Er det ikke behov for kapitler i form av interne dokumenter, legg innholdet direkte i feltet legg inn innhold. Krympe alle bilder før innlasting i løsningen Side 15/49
Vask tekst før du kopierer den inn og hold dere mest mulig til en tekststørrelse/type Bilder er morsommere enn masse tekst. Skriv korte setninger dette er Web! Legg inn direkte link (URL) som innhold 1. Velg menyen MENYINNHOLD 2. Klikk på kategori hvor innholdet skal ligge 3. Skriv inn direkte URL i feltet under kategorinavn: 4. Klikk Legg inn interne dokumenter/innholdstekst Det anbefales å bygge opp meny med interne dokumenter om man har mye innhold som skal inn. Interne dokumenter fungerer da som kapitler i en bok. Deretter fylle opp interndokumentene med bilder, tekst, tabeller, linker, eksterne dokumenter med mer. OBS Benytt evt KUN legg inn innhold -felt om det er kort innhold. 1. Velg menyen MENYINNHOLD 2. Klikk på kategori hvor innholdet skal ligge. 3. Klikk eller legg evt inn innhold i form av tekst og bilder i feltet legg inn innhold og klikk 4. Skriv inn Tittel og Ingress-tekst Fortsett i punkt 4 om du har valgt intern dokument 5. Huk av for om overskift skal vises i kategorien i feltet 6. Huk av for om hele dokumentet skal vises i feltet Om du ikke huker av her vil dokumentet kun vises som en link nederst i kategorien. Avhuking kan senere endres som for eksempel for dokumenter som månedens profil, hvor en ønsker at inneværende måned skal vises mens de øvrige dokumenter skal vises i liste nederst i kategorien 7. Angi sorteringsnummer dersom du skal ha flere dokumenter i samme kategori 8. Skriv inn fritekst i feltet Innhold og rediger teksten med standard Word-funksjonalitet. Innleggelse av bilder og/eller flash er beskrevet i eget kapittel under. 9. Klikk Endre/slette interne dokumenter Side 16/49
1. Klikk på knappen til høyre for dokumentnavnet for å endre innhold, eller knappen for å slette dokumentet; Laste opp eksterne vedlegg Vedleggene vil komme m/tittel og link til høyre for innholdet (over Relevante nyheter ) i den aktuelle kategorien. 1. Velg menyen MENYINNHOLD 2. Klikk på til høyre for ønsket dokument 3. Last opp eksterne dokumenter (som for eksempel Word- eller Excelfiler) a. Klikke på linken a. Skriv inn tittel b. Klikk c. Velg dokument fra ønsket fil-katalog og klikk d. Klikk e. Gjenta steg i-l om du skal laste ned flere dokumenter f. Klikk Opprette produkter (matbestilling, overnatting, effekter, etc.) Om du legger inn produkter på forhånd kan påmeldte lag selv registrere produkter og antall ved påmelding i egen knapp i påmeldingslink. Bestillingsstatus vil da fremkomme i bestillingsstatus i rapportoversikt. 1. Klikk meny INFORMASJON Side 17/49
2. Klikk 3. Skriv inn produktets navn, pris pr stykk, maks antall pr lag og beskrivelse av produktet: 4. Om produktet forekommer i ulike størrelser el, kan dette legges inn under varianter a. Skriv inn variant 1 som str S og evt en beskrivelse b. Klikk 5. Klikk Deltakerklubb får da mulighet til å foreta produktbestillinger pr lag i tilsendt link via mail ved påmelding. Steg 2 - Inviter lag og følg opp Inviter lag med 123klubb-løsning OBS ønsker du å invitere lag som ikke har 123klubb-løsning så følg beskrivelse i kap. Inviter klubber/lag uten 123klubb. Det er en fordel å sende ut mail direkte til 123klubb-klubber da du når direkte til hvert lag ved lagets trenere/lagledere, OG de ved påmelding i lagets egen link også får cup-kampene inn i kampoversikten sin i 123klubb-hjemmeside. 1. Velg meny Oppsett-klasser Side 18/49
2. Klikk ikonet i relevant klasse for å få opp aktuelle lag i denne klassen: 3. Velg lag fra listen over aktuelle lag nederst ved å huke i boks til venstre for laget. OBS Dobbeltklikk i blått felt over øverste avhukingsboks for å huke av alle samtidig: 4. Klikk for å få laget i listen over aktuelle lag som vist her: 5. Klikk på laget om du vil se linken som vil sendes ut til kontaktpersonen (eller alle trenere/lagledere om kontaktperson ikke er angitt) når invitasjon sendes ut via mail : a. Her kan kontaktperson for invitert lag skifte kontaktperson, angi ferdighetsnivå, lese om cup, skifte lag som ønskes meldt på, angi antall spillere på laget, bestille produkter, se status på egen påmelding OG melde seg på via knappen Meld på. Senere oppdateringer av kontaktperson, spillere osv gjøres via knappen. b. Når turnering er i gang får også laget egen lagside, og da kan kontaktpersonen benytte feltet sponsorpromo til å profilere egne sponsorer samt legge inn tekst/bilder om laget. Dette vil vises i cup-modulen for alle som besøker cup-siden og velger å gå inn på laget ved å klikke på laget i tabellen. OBS du som arrangørklubb har mulighet til å legge inn akkurat samme informasjon ved å gå inn i link pr lag som forklart i punkt 5 Side 19/49
6. Huk av til venstre for laget/lagene og klikk for å sende påmeldingslinken som mail til trenerne. OBS trener må da selv aktivt melde seg på via link for å sette i gang påmeldingsprosessen. Status vil settes til under behandling til cup-ansvarlig har akseptert laget. Om samme lag ønsker å melde på mer enn ett lag, må dette gå via arrangør og inviter klubber/lag uten 123klubbhjemmeside. Inviter klubber/lag uten 123klubb-hjemmeside OBS for lag som har 123klubb-løsning, så anbefales det å KUN benytte metoden invitasjon som beskrevet i Inviter lag med. Det er flere måter å sende ut invitasjon til klubber uten 123klubb, hvorav den i punkt 1 er mest proaktiv ved at dere sender ut klubb-invitasjon via mail til klubben. 1. Send invitasjon til klubbens kontaktperson via mail: a. Velg meny Påmelding-klubbinvitasjoner b. Registrer informasjon om klubben. OBS Har du veldig mange klubber, se punkt c. Klubben kan melde på flere lag i tilsendt link. i. ii. Klikk c. Forslag til registrering om du har mange kontaktpersoner å sende til: i. Om du har klubb, kontaktnavn, mobil, email i excel i separate rader/celler, kan KX Products være behjelpelig med innlasting av lange lister fra baksiden mot en lav kostnad ii. Om du allerede har registrert kontaktpersoner i andre cuper, velg cup og link kopier d. Klikk send via slik at kontaktperson i deltakerklubb får påmeldingslink i mail. Velg evt knappen om du vil sende til mange samtidig. OBS deltakerklubb kan melde på flere lag som vist her: Side 20/49
e. Følg med på om klubben åpner link som vist her under sist besøkt 2. Send link til cupportal fra din vanlige mail til alle klubber/kontaktpersoner og be dem melde seg på via Påmelding her -link eller toppmeny påmelding. Link til cupportal settes sammen på følgende måte: a. Finn turneringsid i meny velg turnering ved å klikke på turneringens navn. Turneringsid finner du bakerst i URL: b. Velg meny vis portal og kopier URL øverst i nettleser http://kxweb.no/portal/public/tournament/main.do c. Sett inn turneringsid og klubbens siteid på slutten av linken slik at endelig turneringslink for deltakerlag blir som følger: http://kxweb.no/portal/public/tournament/main.do?tournamentid=145&sitedid=160 d. OBS du kan bestille et egen domene for turneringen din og rerute kxweb-link fra denne eks www-ril-cup.no. Lage link til turneringsportal fra klubbens hjemmeside for øvrige deltakerklubber/lag Så snart påmelding til cup er i gang, er det en fordel å lage link fra hjemmeside til turneringsportalens webside. Da kan klubber/lag som ønsker å melde seg på turneringen lese om turneringen online via hjemmeside samt klikke seg inn og foreta online påmelding via link i turneringsportalen 1. Lag link fra din hjemmeside til adressen til turneringsportalen som beskrevet i forrige kapittel (eks. http://kxweb.no/portal/public/tournament/main.do?tournamentid=145&sitedid=160) 2. OBS Husk å endre hva som vises i turneringsportalen etter hvert som turneringen nærmer seg ift kampoppsett OG underveis i turneringen når tabeller, scoringer, video og gruppeoversikter/lagsider osv blir mer aktuelt. Sjekk status på påmeldinger Du får oversikt over påmeldte ulike steder i 123cup, enten overordnet eller pr klasse. Husk at du aktivt må akseptere påmeldingene og gi dem tilbakemelding (se eget kap.) Se påmeldinger totalt visuelt 1. Velg meny Påmelding-rapporter Side 21/49
2. Se status i oversiktsbilde pr klasse 3. Se status i rapporter i egne linker. Her kan dere for eksempel finne: Antall lag pr klasse og totalt påmeldte til cup inkl. betalt/ikke betalt Antall lag per klubb Hvilke spillere m/navn som er meldt på pr lag (nyttig til premieutdeling) Transport og tidskrav pr lag ift første kamp og om de ønsker lokal transport Hvem som har bestilt hvilke produkter Se påmeldinger totalt med lagsdetaljer 1. Velg meny Påmelding-lagsinvitasjoner 2. Filtrer evt pr klasse, akseptert/ikke akseptert/klasse ved å velge i listeboksen: Side 22/49
Se påmeldinger pr klasse Detaljert status over påmeldte pr klasse via: 1. Velg meny Oppsett-klasser 2. Klikk ikonet i relevant klasse for å få opp påmeldte/aktuelle lag i denne klassen: Denne oversikten kan leses slik at det er 3 lag påmeldt i Gutt 8 år hvorav bare ILTRY MG8-1 er akseptert av arrangør. Blindheim IL MG8-1 er lagt til liste, men enda ikke invitert. Øvrige aktuelle lag er Langevåg IL som kan inviteres direkte via trener/lagleder da klubben har 123klubbhjemmeside. Meld på lag direkte for deltakerklubber iht henvendelser mail/telefon/cupportal Når klubben ringer/sender mail/har registrert seg via cupportal med påmelding kan du som arrangør melde dem på direkte: 1. Velg meny Påmelding-klubbinvitasjoner 2. Klikk ikonet for administrere om klubben ligger inne i listen, eller registrer evt klubb&kontaktperson først: 3. Registrer lag og klikk : 4. Aksepter lag som beskrevet i Akseptere påmeldinger Akseptere påmeldinger og send mail til deltakerlag Side 23/49
Påmelding gjøres enten av lagene selv eller deg som arrangør. Minimum må du inn og aktivt akseptere lag underveis slik at lagene får status påmeldt. 1. Velg meny Påmelding laginvitasjoner (evt meny Oppsett-klasser om du ønsker å akseptere lag pr klasse se punkt 4 under) 2. Huk til venstre for lag og klikk 3. Huk til venstre og klikk for å sende standardmail til deltakerne fra meldingssentralen om at påmelding er OK. Sender du mail via meldingssentral kan du skrive egen tekst i mailen. Skriv gjerne her at dere ønsker at spillere og eventuelle produktbestillinger gjøres via vedlagt link i mailen. Alle lagene får sin unike link med informasjon om cup for sitt lag hver gang det sendes ut mail fra meldingssentralen. Samme sted legges også kampene for laget seg når kampprogrammet er klart og kan sendes ut til deltakerne. a. Velg meny Meldingssentral b. Velg klasse eller evt alle som mottakere i listen c. Huk evt av for spesifikke lag som mottakere i avhukingsboks d. Huk av for e-mail eller SMS e. Skriv mailens tittel f. Skriv mailtekst (eller evt SMS-tekst ved utsendelse via mobilnummer) g. Klikk Side 24/49
4. Klikk ikonet i relevant klasse for å få opp påmeldte/aktuelle lag i denne klassen: 5. Huk av til venstre for lag som har status Påmeldt og klikk for å melde på laget direkte (får da status påmelding OK ). Send akseptansemail som beskrevet i punkt 3 over. Registrere betalinger Dette er versjon 1 av betalingsfunksjonen som er enkel manuell registrering pr lag iht. innbetalte deltakeravgifter. I versjon 2 av 123cup vil det være en egen online kortbetalingsfunksjon og faktueringsfunksjon som genererer fakturaer pr lag inkl. deltakeravgift og produktbestillinger. 1. Velg meny Påmelding-lagsinvitasjoner 2. Huk av til venstre for laget/lagene som har betalt 3. Klikk 4. Oversikt over betalinger kan senere sjekkes på to måter: a. Via kryss i feltet Bet: b. Via meny Påmelding-rapporter hvor status på betalinger sees og evt. eksporteres til Excel og andre filformat. Oversikten kan transporteres til Excel og andre filformat, Side 25/49
5. Purr alle lag som ikke har betalt via menyen meldingsentral da lag som IKKE har betalt vises uten kryss i kolonne for bet Hente ut rapporter fra turneringen 1. Velg meny Påmelding-rapporter 2. Du kan hente ut rapport over hvilke produkter som er bestilt pr lag i link på turneringens statusside som vist: a. Eksempelrapport - overordnet: b. Eksempelrapport detaljert pr produkt ved å klikke på produktnavn: I versjon x av 123cup.no vil faktura pr lag koble deltakeravgift og produktbestillinger i en faktura for utsendelse og/eller online betaling Steg 3 Sette opp grupper, baner og lage kampoppsett Side 26/49
Sette opp grupper/puljer i hver klasse I hver klasse som er opprettet må du angi grupper/puljer og hvilke lag som skal legges inn i gruppen/puljen. 1. Velg meny Oppsett-Grupper 2. Velg hvilken klasse du skal lage grupper i ved å klikke på klassen: 3. Skriv inn navnet på puljen, kortnavn og angi min/maks antall lag. OBS fordel med partallsgrupper om mulig da det letter arbeidet når du senere skal lage kampoppsett: 4. Klikk 5. Dra påmeldte & aksepterte lag fra liste inn i aktuell gruppe: OBS Om treneren har angitt ferdighetsnivå fra A-C vil lagene fremkomme med ulik farge. A = Grønn, B=gul, C=rød. Her vil det etter hvert bli mulighet for automatisk gruppetildeling via valgene 6. Klikk Side 27/49