UNIVERSITETSLEDELSEN Orienteringssak Til: Universitetsstyret Fra: Universitetsdirektøren Arkivref.:2012/6171 KKV010/011.0 Status for fusjonsprosessen mellom UiT og HiF Styringsgruppens arbeid Styringsgruppen for fusjon har gjennomført 3 av 4 planlagte møter. Neste og siste planlagte møte i styringsgruppa er 16. mai i Alta. Så langt i prosessen er følgende saker behandlet: 7. januar 2013 - Sak SG 01-13: Forretningsorden for styringsgruppen - Sak SG 02-13: Mandat for styringsgruppens arbeid - Sak SG 03-13: Prosjektorganisering - Sak SG 04-13: Oppnevning av arbeidsgruppe for utforming av avtale om medbestemmelse og omstillingsavtale for fusjon - Sak SG 05-13: Overordnet framdriftsplan - Sak SG 06-13: Møteplan for styringsgruppen 4. februar 2013 - SAK SG 08-13 Oppnevning av arbeidsgrupper og mandat - SAK SG 09-13 Prinsipper for budsjett for fusjonsprosessen - SAK SG 10-13 Tillitsvalgtressurser i fusjonsprosessen 5. april 2013 - SAK SG 12-13: Rapport fra Arbeidsgruppe Styring og ledelse - SAK SG 13-13: Rapport fra Arbeidsgruppe FoU og formidling - SAK SG 14-13: Rapport fra Arbeidsgruppe Utdanningsvirksomheten - SAK SG 15-13: Forslag til fordeling av SAK-midler 2013-2014 - SAK SG 16-13: Prinsipper og rutiner for budsjettfordeling for 2014 - SAK SG 17-13: Prinsipper og rutiner for regnskapsavslutning 2013 NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00 o Tlf: 90 24 29 45 o Faks: 77 64 49 00 kjetil.kvalsvik@uit.no
Alle sakene ligger på fusjonssidene (http://uit.no/fusjonen/art?p_document_id=323582) Vedtakene fra møtene 4. februar og 5. april framgår av vedlagte referater. Forslag til omstillingsavtale er sendt KD for forhandling mellom de sentrale partene 5. april. 2013. Beslutninger fattet av universitetsdirektøren og høgskoledirektøren I løpet av prosessene i arbeidsgruppene har universitetsdirektøren og høgskoledirektøren fattet en del administrative beslutninger som er vurdert som nødvendige avklaringer for å opprettholde framdriften i fusjonsarbeidet: - Ny grafisk profil - Semesterstart 2013 - Logo på studentkort og vitnemål - Primær identitet for IT systemer - Stillingsportal - Sak- og arkivsystem - Oppgradering av datalinje - Lønns- og personalsystem - Kopi og utskrift - Beredskap Beslutningsnotatene finnes på fusjonssidene (http://uit.no/fusjonen/art?p_document_id=333072) Gjenstående saker til behandling i styringsgruppe - Rapport fra arbeidsgruppa for integrasjon Rapporten er sendt på høring i organisasjonen med høringsfrist 30. april. Fakultetene ved UiT, instituttene ved HiF, tjenestemannsorganisasjoner og studentparlament er høringsinstanser. Saken legges fram for behandling i styringsgruppa 16. mai. Etter at denne rapporten er behandlet i styringsgruppa skal organisering av faglige og administrative forhold være avklart slik at universitetsdirektøren og høgskoledirektøren kan sette i gang arbeidet med bemanningsplaner og innplasseringer i den nye organisasjonen. - Fordeling av sakmidler Fordeling av midler til faglige utviklingsprosjekter jf. vedtak i SG 15-13. Fusjonsrelaterte saker til behandling i universitetsstyret/fullmakt - Innplassering av universitetsdirektør: Behandles i styret 25. april - Tilsetting av dekaner fra 1.8.2013: Behandles i universitetsstyret 25. april - Tilsetting av viserektor: Behandles i universitetsstyret 6. juni. - Valg til fakultetsstyrer 2
Det er vesentlig at alle ansatte skal kunne være valgbare og stemmeberettigede til det fakultetet man tilhører. Universitetsdirektøren legger til grunn at innplassering i ny organisasjonsstruktur ikke er gjennomført før valg til fakultetsstyrer må gjennomføres (våren 2013), og fakultetsstyrene for BFEfak, HSL-fak og Helsefak må trolig prolongeres fram til ca. 1. oktober. Høgskolestyret ved HiF bør også oppnevnes som interimsstyre for Finnmarksfakultetet fram til valg er gjort. Så snart alle innplasseringer er foretatt i den nye organisasjonen, gjennomføres valg til styrer for ovennevnte fakulteter. Samme problemstilling gjelder for institutter som har instituttstyrer. Oppsummering Universitetsdirektøren er tilfreds med framdriften i fusjonsarbeidet og ser ingen vesentlige avvik i forhold til framdriftsplanen vedtatt i SG 5-13. I prosessen er det lagt til grunn at UiTs systemer, reglement og rutiner gjelder for den nye organisasjonen fra fusjonstidspunktet med mindre annet er besluttet. Dette skal således forhindre uklarheter fra fusjonstidspunktet og minske risikoen for feil i den administrative forvaltningen. Høsten 2013 vil ha mange fusjonsrelaterte aktiviteter både på administrativ og faglig side. Disse aktivitetene vil foregå i den ordinære linjen, og ikke som del av en prosjektorganisasjon. Spesielt vil det påligge fakultetene et viktig arbeid med å sikre god integrasjon av faglig aktivitet. Blant annet skal alle studieplaner fastsettes fram til utlysningstidspunktet, og organisasjonen på fakultet- og instituttnivå skal implementeres på en god måte. På den administrative siden skal en ny administrasjon etableres og infrastruktur integreres fram mot årsskiftet. Høsten 2013 vil bære preg av overgangsordninger mellom gammel og ny organisasjon, og i dette arbeidet er det viktig med god dialog og tett kontakt mellom de ulike aktørene både på faglig og administrativ side. Tromsø, 15.4.2013 Lasse Lønnum universitetsdirektør Kjetil Kvalsvik seniorrådgiver Vedlegg: - Referat fra møte i styringsgruppa 4. februar 2013 - Referat fra møte i styringsgruppa 5. april 2013 3
MØTEREFERAT Møte: Styringsgruppa for fusjonen mellom UiT og HiF Møtedato: 4.2.2013 Møteleder/referent: Rektor Sveinung Eikeland/seniorrådgiver Bjarte Toftaker Arkivref.: 2012/6171 KKV010/011.0 Referat fra møte i styringsgruppa 4.februar 2013 Til stede: Styringsgruppa: Sveinung Eikeland, rektor HiF Britt-Vigdis Ekeli, prorektor UiT Svein Bjørkås, styremedlem UiT Siw Skrøvset, styremedlem UiT Hege Devold, styremedlem UiT Marius Hanssen, studentrepresentant UiT (vara) Carsten Rolland, prorektor HiF Kirsten E Stien, styremedlem HiF Aina Borch, styremedlem HiF Jan-Fredrik Suhr, styremedlem HiF Jared Laine Smith, studentrepresentant HiF Administrasjonen: Lasse Lønnum, universitetsdirektør UiT Pål Markusson, høgskoledirektør HiF Britt Elin Steinveg, ass universitetsdirektør UiT Rune Sundelin, personal- og organisasjonsdirektør HiF Kjetil Kvalsvik, seniorrådgiver UiT Bjarte Toftaker, seniorrådgiver UiT Ingvar Hauge, seniorrådgiver UiT Forfall: Jarle Aarbakke, rektor UiT og Ina Tandberg studentrepresentant UiT NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
Orienteringssaker - Oppdatert framdriftsplan - Muntlig orientering om ingeniørfag v/ Sveinung Eikeland Sak SG 07-13: Godkjenning av innkalling, saksliste og referat Ingen merknader til innkalling, saksliste og referat. Sak SG 08-13: Oppnevning av arbeidsgrupper og mandat Forslag til vedtak: 1) Styringsgruppa oppnevner følgende arbeidsgrupper med tilhørende undergrupper: o Integrasjon Administrasjonen Idrett Lærerutdanninger Nytt institutt ved Finnmarksfakultetet Sosialfag Helse og omsorgsfag (sykepleierutdanning m.fl.) Økonomi og administrasjon o Styring - og ledelse o Utdanningsvirksomheten o FoU- og formidling o Sikker drift Bibliotekstjenester 2) Arbeidsgruppene og undergruppene gis mandat og sammensetning jf. vedleggene 3) Leder for styringsgruppa gis fullmakt til å komplettere medlemmer i arbeidsgruppene. 1) Styringsgruppa oppnevner følgende arbeidsgrupper med tilhørende undergrupper: o Integrasjon. Administrasjon Idrett Lærerutdanninger Nytt institutt ved Finnmarksfakultetet Sosialfag Helse og omsorgsfag (sykepleierutdanning m.fl.) Økonomi- og administrasjon o Styring og ledelse o Utdanningsvirksomheten o FoU- og formidling o Sikker drift Bibliotektjenester 2) Arbeidsgruppene og undergruppene gis mandat og sammensetning jf. vedleggene, og i tråd med innspillene som kom i møtet. Arbeidsgruppene må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse 2
kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. De bør også vurdere hensiktsmessigheten i dobbelrepresentasjon i undergruppene. Tillitsvalgte gis representasjon i undergruppene. 3) Det skal være lik representasjon mellom de to institusjonene i gruppene, med mindre spesielle grunner tilsier annet. 4) Leder for styringsgruppa gis ved spesielle behov fullmakt til å komplettere medlemmene i arbeidsgruppene. Sak SG 09-13: Prinsipper for budsjett for fusjonsprosessen Forslag til vedtak: Styringsgruppa tilslutter seg prinsippene for budsjettering av fusjonsprosessen slik den fremkommer i saksframlegget. Som innstilt. Sak SG 10-13: Tillitsvalgtressurser i fusjonsprosessen Forslag til vedtak: 1. Ordningen med frikjøpsressurs for tillitsvalgte videreføres ved det nye universitetet 2. Som en midlertidig ordning settes samlet frikjøpsressurs for 2013 til 6 årsverk 3. Samlet frikjøpsressurs fra og med 2014 vurderes i løpet av 2013. 4. Fordeling av frikjøpsressurs mellom tjenestemannsorganisasjonene skal drøftes og besluttes på basis av antall medlemmer. Som innstilt. 04.02.2013 Bjarte Toftaker referent 3
MØTEREFERAT Møte: Styringsgruppa for fusjonen mellom UiT og HiF Møtedato: 5.4.2013 Møteleder/referent: Rektor Jarle Aarbakke/seniorrådgiver Ingvar Hauge Arkivref: 2012/6171 Referat fra møte i styringsgruppa 5. april 2013 Til stede: Styringsgruppa Sveinung Eikeland, rektor HiF Jarle Aarbakke, rektor UiT Britt Vigdis Ekeli, prorektor UiT Carsten Rolland, prorektor HiF Svein Bjørkås, styremedlem UiT (via lyd/bilde) Siw Skrøvset, styremedlem UiT Hege Devold, styremedlem UiT Aina Borch, styremedlem HiF Kirsten E. Stien, styremedlem HiF Jan Fredrik Suhr, styremedlem HiF Ina Tandberg, studentrepresentant UiT Steffan Haneboe, studentrepresentant HiF (vara) Administrasjonen: Lasse Lønnum, universitetsdirektør UiT Pål Markusson, høgskoledirektør HiF Britt Elin Steinveg, ass. universitetsdirektør UiT Kjetil Kvalsvik, seniorrådgiver UiT Bjarte Toftaker, seniorrådgiver UiT Ingvar Hauge, seniorrådgiver HiF Sak SG 11-13: Godkjenning av innkalling, saksliste og referat Ingen merknad til innkalling og saksliste. Pkt. 3 i referatet på vedtak SG 08-13 endres til Dersom ikke spesielle grunner tilsier annet, skal det ( ) Sak SG 12-13: Rapport fra Arbeidsgruppe styring og ledelse Rektor Sveinung Eikeland fratrådte som inhabil under behandling av spørsmålet om viserektor, men deltok ellers under behandling av de øvrige element i saksframlegget. Styringsgruppa slutter seg til arbeidsgruppas tilrådninger, med de presiseringer som er gjort i saksframlegget:
- At stilling som viserektor lyses ut - At det etableres assisterende instituttleder o i Alta og Tromsø ved Institutt for lærerutdanning o i Hammerfest for Institutt for helse- og omsorgsfag o i Alta for Handelshøgskolen i Tromsø - At hvordan campusledere i Hammerfest og Kirkenes tilsettes vurderes nærmere Forslag fra Ina Tandberg om endring av andre strekpunkt til: - At det etableres assisterende instituttleder o i Alta og Tromsø ved Institutt for lærerutdanning o i Hammerfest for Institutt for helse- og omsorgsfag o i Alta for Handelshøgskolen i Tromsø o i Tromsø for Institutt for sosialfag, Finnmarksfakultetet o i Tromsø for Institutt for idrettsfag, Finnmarksfakultetet Tandbergs forslag ble vedtatt med 7 mot 5 stemmer Styringsgruppa slutter seg til arbeidsgruppas tilrådninger, med de presiseringer som er gjort i saksframlegget: - At stilling som viserektor lyses ut. - At det etableres assisterende instituttleder o i Alta og Tromsø ved Institutt for lærerutdanning o i Hammerfest for Institutt for helse- og omsorgsfag o i Alta for Handelshøgskolen i Tromsø o i Tromsø for Institutt for sosialfag, Finnmarksfakultetet o i Tromsø for Institutt for idrettsfag, Finnmarksfakultetet - At hvordan campusledere i Hammerfest og Kirkenes tilsettes vurderes nærmere. Sak SG 13-13 Rapport fra Arbeidsgruppe FoU og formidling 1. Styringsgruppa for fusjonen slutter seg til tilrådinger fra Arbeidsgruppe FoU og formidling, og ber fagdirektørene gjennomføre implementeringsarbeidet. 2. Rektor og direktør gis fullmakt til å opprette arbeidsgrupper som foreslått i rapporten. Innstilling enstemmig vedtatt Sak SG 14-13 Rapport fra Arbeidsgruppe utdanningsvirksomhet Styringsgruppa for fusjonen slutter seg til Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomheten og ber fagdirektørene gjennomføre det skisserte arbeidet iht. tidsplanen fra gruppa. Innstilling enstemmig vedtatt
Sak SG 15-13 Forslag til fordeling av SAK-midler 2013-14 Styringsgruppa for fusjonen slutter seg til foreslått fordeling av SAK-midler slik det framkommer i saksframlegget og i vedlagte oversikt. Sveinung Eikeland fremmet revidert forslag til vedtak, og direktørene trakk sin innstilling til vedtak: Styringsgruppa slutter seg til foreslått fordeling av SAK-midler slik det framkommer i saksframlegg til fellesutgifter og avsetninger. 6,750 mill kroner øremerkes til faglige utviklingsoppgaver som fordeles i mai-møtet. Eikelands forslag ble enstemmig vedtatt Styringsgruppa slutter seg til foreslått fordeling av SAK-midler slik det framkommer i saksframlegg til fellesutgifter og avsetninger. 6,750 mill kroner øremerkes til faglige utviklingsoppgaver som fordeles i mai-møtet. Sak SG 16-13 Prinsipper og rutiner for budsjettfordeling for 2014 1. Styresak som viser institusjonsrammen sammen med forslag til større satsninger innenfor og utenfor rammen, legges fram for universitetsstyret for behandling i juni. 2. Dekomponering av HiFs budsjettramme foretas våren 2013 og innpasses i UiTs budsjettfordelingsmodell. 3. Forslag til fordeling av foreløpige rammer for 2014 legges fram for universitetsstyret i oktober. 4. Splitt og endringer av budsjetter som følge av organisasjonsendringer gjøres når innplassering av ansatte er klar. Innstilling enstemmig vedtatt Sak SG 17-13 Prinsipper og rutiner for regnskapsavslutning 2013-04-08 1. Rapportering til Kunnskapsdepartementet (KD), Database for Høgere Utdanning (DBH) og Riksrevisjonen pr rapporteringstidspunkt 15.02.2014 for regnskapsåret 2013, skal gjøres av Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet. 2. Regnskapene for dagens to institusjoner kjøres separate ut regnskapsåret 20013 og i institusjonenes egne fagsystemerer. Det avklares med Kunnskapsdepartementet hvordan Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet skal avlevere regnskapet for 2013. 3. UiTs regnskapssystemer med eksisterende Agresso-klient videreføres etter fusjonstidspunktet. 4. Enhetene som berøres av fusjonen tar med seg resultat i regnskapet som inngående balanse ved fusjonstidspunktet. 5. UiTs økonomimodell videreføres f.o.m. regnskapsåret 2014. Innstilling enstemmig vedtatt
Orienteringssaker - Status i arbeidet med omstillingsavtale - Status fra Arbeidsgruppe for sikker drift - Beslutninger fattet i prosessen Orienteringssaker tatt til orientering 09.04.2013 Ingvar Hauge referent