37 Rundskriv 37/09 Fylkesmannen, kommunen Kontaktperson: Vår dato: 13.07.2009 Vår referanse: 200900001-37/046.1 Rundskrivet erstatter: Vedlegg: Kopi til: Postadresse: Postboks 8140 Dep. NO-0033 Oslo, Norway Besøksadresse: Stortingsgt. 28 Telefon: +47 24 13 10 00 Telefaks: +47 24 13 10 05 E-post: postmottak@slf.dep.no Internett: www.slf.dep.no Org.nr.: NO 981 544 315 MVA Bankkonto: 7694 05 02280 Pilotprosjekt for bruk av Husdyrregisteret ved utmåling av produksjonstilskudd Det vises til rundskriv 32/09 Produksjonstilskudd i jordbruket - saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangen 20. august 2009, der det er omtalt at det i 14 kommuner i Hordaland og Sogn og Fjordane skal iverksettes et pilotprosjekt for bruk av data fra Husdyrregisteret i tilskuddsforvaltningen. Mer informasjon om bl.a. bakgrunnen og planen for videre utvikling finnes på side 76-85 i rapporten Utredninger til jordbruksavtalepartene 2009, som er tilgjengelig på SLFs Internettsider under Publikasjoner, Rapporter, med direkte lenke her. Ca. 17. juli sendes det ut brev med informasjon om prosjektet til de foretakene i pilotområdet som mottar øvrig søknadsmateriell for produksjonstilskudd. Brevteksten følger som vedlegg til dette rundskrivet. Dette rundskrivet gir supplerende informasjon om tidsplanen for gjennomføring av prosjektet og om hvordan det skal følges opp av de berørte kommunene og fylkesmennene. Kort fortalt innebærer pilotprosjektet at det for det enkelte foretak vil bli gjort en sammenligning av antallet storfe i søknad om produksjonstilskudd (PT) og i Husdyrregisteret (HR). Siden registreringsdatoen i søknad om produksjonstilskudd i jordbruket er 31. juli, vil sammenligningen med Husdyrregisteret skje for datoen 31. juli. Foretak med avvik vil motta brev med oppfordring om å rette opp feil innen en gitt frist. Ved fortsatt avvik etter denne fristen, vil tilskuddet bli redusert med 500 kroner per dyr i avvik, uavhengig av om antall dyr i søknaden er større eller mindre enn antall registrert i Husdyrregisteret.
Statens landbruksforvaltning Side: 2 av 6 Tidsplan Tabell 1. Tidsplan med tentative datoer Dato Aktivitet (tentativ) 24.09.09 SLF foretar uttrekk av data fra WESPA, som grunnlag for 1. sammenligning med data i Husdyrregisteret 06.10. 09 Rapport som viser avvik mellom antall storfe i PT-søknad og HR, gjøres tilgjengelig for fylkesmennene og kommunene via FM-sambandet/WESPA 06.10.09 Mattilsynet/SLF sender brev til søkerne med avvik, med oppfordring om å rette feil. Brevet vil inneholde liste som viser hvert enkelt dyr 01.11. 09 Frist for kommunen for retting av PT-data før 2. inputkontroll og 2. sammenligning med HR-data 02.11. 09 Nytt (2.) uttrekk av data fra WESPA, som grunnlag for 2. sammenligning med data i Husdyrregisteret 09.11.209 Rapport som viser avvik mellom antall storfe i PT-søknad og HR, gjøres tilgjengelig for fylkesmennene og kommunene via FM-sambandet/WESPA 09.11.09 Mattilsynet/SLF sender brev til søkerne med avvik, med ny oppfordring om å rette feil. Brevet vil inneholde liste som viser hvert enkelt dyr 01.12.09 Frist for søkerne til å melde inn rettinger av feil 06.12.09 Frist for kommunen for retting av PT-data før 3. inputkontroll og 3. sammenligning med HR-data. Også siste frist for kommunen til å stoppe søknader i WESPA 07.12.2009 Nytt (3.) uttrekk av data fra WESPA, som grunnlag for 3. sammenligning med data i Husdyrregisteret 14.12.2009 Rapport som viser trekk i tilskudd for de enkelte foretak, basert på avvik mellom antall storfe i PT-søknad og HR, gjøres tilgjengelig for fylkesmennene og kommunene via FM-sambandet/WESPA Håndtering av henvendelser fra søkerne ang. sammenligningen av antall storfe per 31.07.09 Som det framgår av tidsplanen ovenfor, vil sammenligning av antall storfe (sum av kyr, okser og ungdyr) for datoen 31. juli vil bli gjort 3 ganger, i forbindelse med inputkontrollene av PT-data. Avvik som blir avdekket ved de 2 første sammenligningene, vil av Mattilsynet/SLF bli meddelt søkerne i brev og med oppfordring til å rette det som måtte være feil, enten det er i søknad om produksjonstilskudd eller i Husdyrregisteret. Nedenfor er det gitt retningslinjer for hvordan kommunen skal håndtere henvendelser som gjelder sammenligningen av antall storfe. a) Rettinger av feil i Husdyrregisteret: Kommunen skal ikke ta imot eller besvare henvendelser som gjelder registreringene i Husdyrregisteret, men henvise spørsmål
Statens landbruksforvaltning Side: 3 av 6 og rettinger til Kukontrollen, Storfekjøttkontrollen eller Mattilsynet, avhengig av hvordan foretaket normalt rapporterer. b) Rettinger av feil i søknaden: Kommunen må vurdere om den vil akseptere muntlige henvendelser, eller om meldinger om rettinger skal være skriftlige fra søker. Rettinger bør dokumenteres i merknadsfeltet i WESPA. Dersom søkeren opprinnelig har oppgitt for høyt antall dyr, skal kommunen vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet, jf. rundskriv 31/2009, kap. 13 (Kommentarrundskrivet). Stikkprøvedata bør ikke endres ut fra henvendelser fra søker. c) Påstander fra søker om at opplysningene i søknaden og registreringene i Husdyrregisteret er riktige, selv om antallet dyr er forskjellig: I jordbruksavtalen er det tatt høyde for at det kan finnes slike tilfeller, og at avvik i antall dyr i slike tilfeller ikke skal medføre redusert tilskudd. Ved slike henvendelser bør kommunen be om en skriftlig begrunnelse fra søker for hvorfor antallet storfe i Husdyrregisteret og i produksjonstilskuddssøknaden skal være forskjellig. Det er kommunen som skal fatte vedtak om produksjonstilskudd og evt. reduksjon på grunn av avvik i antall dyr. Kommunen har kompetanse til å vurdere om antallet dyr i søknaden er riktig, men må innhente en vurdering fra Mattilsynet av om antallet dyr i Husdyrregisteret er riktig. Kopi av den skriftlige begrunnelsen fra søkeren videresendes til Mattilsynet DK Bergen og omland Felles postmottak. Postboks 383 2381 Brumunddal med anmodning om en vurdering av om antallet dyr i Husdyrregisteret per 31.07.09 er korrekt. På grunnlag av sin egen vurdering av antallet dyr i søknaden og uttalelsen fra Mattilsynet om antallet dyr i Husdyrregisteret må kommunen avgjøre om tilskuddet til foretaket skal reduseres eller ikke. På forhånd er det ukjent hvor mange forekomster det vil være av tilfeller hvor antallet dyr i søknaden og i Husdyrregisteret er riktige, men likevel forskjellige. I denne omgang er det ikke lagt opp til noen maskinell spesialbehandling av slike tilfeller. Det betyr at i den sentrale utbetalingen vil alle foretak med avvik få redusert tilskudd. For evt. å unngå reduksjon i tilskudd kan kommunen be Fylkesmannen stoppe søknaden, slik at kommunen kan behandle søknaden med påfølgende manuell utbetaling fra Fylkesmannen. Alternativt kan kommunen i etterkant av den sentrale utbetalingen fatte et korrigerende vedtak for manuell utbetaling. Høsting av erfaringer Kommunene rapporterer til Fylkesmannen som samler opp og oversender til SLF innen 10. januar: Antall tilfeller der søker har meldt inn retting av antall storfe i søknaden, per kommune
Statens landbruksforvaltning Side: 4 av 6 Antall søknader hvor det er godkjent avvik, samt for hver av disse søknadene den enkelte søkers begrunnelse, Mattilsynets uttalelse og kommunens vurdering En kortfattet beskrivelse av hvordan kommunen har opplevd arbeidet med pilotprosjektet. Med hilsen for Statens landbruksforvaltning Håvard Gulliksen seksjonssjef Jon Løyland seniorrådgiver
Statens landbruksforvaltning Side: 5 av 6 Vedlegg: Tekst i brev til søkjarar om produksjonstilskot Bruk av Husdyrregisteret ved utmåling av produksjonstilskot Denne informasjonen gjeld føretak som søkjer produksjonstilskot og som anten har storfe eller er ansvarleg for registreringar av storfe i Husdyrregisteret. Søknadsmateriell for produksjonstilskot blir sendt ut i veke 30 og vil frå same tid væra tilgjengeleg via Internett, www.slf.dep.no, eller eventuelt hjå kommunen. I årets jordbruksoppgjer vart det bestemt at det frå hausten 2009 skal prøvast ut ei ordning med reduksjon i produksjonstilskot for føretak som har avvik mellom talet på storfe i søknad om produksjonstilskot og talet på storfe i Husdyrregisteret hjå Mattilsynet. Produksjonstilskotet vil bli redusert med 500 kroner per dyr i forskjell i tal storfe i søknaden og i Husdyrregisteret. Føremålet med ordninga er blant ana at ho skal bidra til at registreringane i Husdyrregisteret er rette. Prøveordninga gjeld føretak med driftssenter i kommunane Askøy, Bergen, Fjell, Os, Osterøy, Øygarden, Sund, Austrheim, Gulen, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen og Radøy. I søknad om produksjonstilskot er det talet på dyr føretaket disponerer per 31. juli som skal førast opp. Ved handsaming av søknaden vil tal storfe (sum av kyr, oksar og ungdyr) bli samanlikna med opplysningane i Mattilsynet sitt Husdyrregister om føretaket sine storfe for same dato (31. juli). Samanlikninga vil bli gjort i slutten av september, og føretak med avvik vil deretter bli nærare informert i brev, slik at feil kan rettast opp. Dersom det viser seg at talet storfe er forskjellig og dette ikkje er retta innan 1. desember, vil produksjonstilskotet bli redusert med 500 kroner per dyr i differanse, anten talet i Husdyrregisteret er større eller mindre enn i søknaden. Det skal vera samsvar mellom tal storfe i søknaden om produksjonstilskot og i Husdyrregisteret per 31.7. Det kan tenkast unntakstilfelle der talet på storfe blir forskjellig sjølv om føretaket som søker produksjonstilskot har oppfylt pliktene sine til registreringar både i Husdyrregisteret og i søknad om produksjonstilskot. I slike tilfelle gjeld ikkje regelen om reduksjon i tilskotet for avvik i talet på storfe. Nærare informasjon vil bli gjeve i brev etter at avvik er avdekka. Vedtak om reduksjon i tilskotet på grunn av avvik i talet på storfe i søknaden og i Husdyrregisteret, kan klagast på innanfor vanleg klagefrist på 3 veker etter at vedtaket er motteke. For å unngå redusert tilskot bør søkjarane sørgje for at eventuelle feil i Husdyrregisteret blir retta så fort som råd og at fortløpande innrapportering av hendingar (fødslar, kjøp/salg, slakting) i dyrehaldet skjer innanfor dei fristane som gjeld for rapportering.
Statens landbruksforvaltning Side: 6 av 6 Rettingar av feil i Husdyrregisteret gjerast via Kukontrollen, Storfekjøttkontrollen eller Mattilsynet, avhengig av korleis føretaket normalt rapporterer. Spørsmål som gjeld registreringane i Husdyrregisteret skal rettast til same stad. Dersom søkjar oppdagar at det er ført opp feil tal storfe (mjølkekyr, ammekyr eller andre storfe) i søknaden om produksjonstilskot, skal søkjaren ta kontakt med kommunen for å rette feilen. Spørsmål som gjeld søknaden for produksjonstilskot skal rettast til landbrukskontoret i kommunen. Med helsing for Statens landbruksforvaltning Håvard Gulliksen seksjonssjef sign. Jon Løyland seniorrådgivar sign.