Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom - 275 Tidspunkt: 29.11.2016 kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, dato Terje Granerud Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 33/2016 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 29. november 2016 PS 34/2016 Møteplan for 2017 - utkast PS 35/2016 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt - forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune. PS 36/2016 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 29. november 2016
Saker til behandling PS 33/2016 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 29. november 2016
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.11.2016 2016/3-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.11.2016 33/2016 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 29. november 2016 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. 1. Orientering etter virksomhetsbesøk vedlegg 1 og 2 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Sørumsand videregående skole. Linda Underum orienterer om virksomhetsbesøket. Oslo, 17. november 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen av 15.11.2016 2 Rapport - virksomhetsbesøk ved Sørumsand videregående skole 2016
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.11.2016 2016/43-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.11.2016 34/2016 Møteplan for 2017 - utkast Sekretariatslederens forslag til vedtak Det fremlagte utkast til møteplan vedtas med de valg og justeringer som blir bestemt i møtet. Fakta På bakgrunn av de foreslåtte tidspunktene for møtene i fylkestinget 2016 er det utarbeidet et utkast til møteplan i 2017 for kontrollutvalget. Det er lagt opp til syv møter med møtedag tirsdag. Møtedag kan endres hvis ønskelig, men mandag bør helst unngås da fylkestinget og fylkesutvalget i Akershus har sine møter på mandager. Det er videre tatt hensyn til når sakene til fylkestinget normalt sendes ut vinterferien i uke 8 20.02. 26.02. påsken 09.04. (palmesøndag) 17.04 (2. påskedag) 01.05. (mandag) 25.05. (Kristi Himmelfartsdag) 17.05. (onsdag) 05.06. (2. pinsedag) kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet som behandles 2. mai i FU og 8. mai i FT kontrollutvalgets forslag til budsjett 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK høstferien i uke 40 02.10.-08.10. Det er utarbeidet en oversikt som viser foreslåtte datoer for fylkestingets møter, kontrollutvalgets møter, kontrollutvalgskonferansens møtedatoer/forslag på alternative møtedatoer, når sakene til kontrollutvalget skal sendes ut og stikkord for saker som kan forventes behandlet i det enkelte møte.
Oslo, 17. november 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Møteplan for 2017 - forslag
Møteplan 2017 for kontrollutvalget i Akershus forslag Det er tatt hensyn til: når sakene til fylkestinget normalt sendes ut vinterferien i uke 8 20.02. 26.02. påsken 09.04. (palmesøndag) 17.04. (2. påskedag) 01.05. (mandag) 25.05. (Kristi Himmelfartsdag) 17.05. (onsdag) 05.06. (2. pinsedag) kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet som behandles 2. mai i FU og 8. mai i FT kontrollutvalgets forslag til budsjett 2017 for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK høstferien i uke 40 02.10.-08.10. Forkortelser: FR = forvaltningsrevisjon RR= regnskapsrevisjon PR = prosessrevisjon SK = selskapskontroll FT-møte Merknad KUA Alt møte- Sakene Aktuelle saker til behandling 2016 møte dato/annet sendes 13.02. Ev saker fra november møtet 2016 27.03. 31.01. 24.01. KUs årsplan for 2017 bestillinger PR - FR 01.-02.02. NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2017 21.03. 14.03. KUs årsmelding PR - FR 08.05. 12.06. 25.04 FU møte 02.05 18.04. Regnskap/særregnskap 2016 PR - FR 06.06. 30.05. Saker til FT Sommerferie 18.09. 19.09 12.09 Budsjett 2018 orientering om opplegg for RR FR 30.10. 20.11. 17.10. 10.10. FR - Møteplan 2018 18.12. 28.11. 21.11. PR FR Julemiddag etter møtet? Med forbehold om eventuelle endringer.
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.11.2016 2016/42-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.11.2016 35/2016 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt - forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune. Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune godkjennes. Saksredegjørelse I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2017 2018 er forvaltningsprosjektet «forebygging av sosial dumping» Akershus fylkeskommune bestilt for levering mars/april, i påvente av vedtatt møteplan. Fylkesrevisjonen har gjennomført oppstartsmøte med administrasjonen. Prosjektplanen er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling. Problemstilling I prosjektet vil følgende problemstillinger bli besvart: 1. I hvilke grad har fylkeskommunen gjennom sine kontakter sikret at ansatte hos leverandører og underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende bestemmelser? 2. I hvilke grad gjennomfører fylkeskommunen nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes? 3. I hvilke grad har fylkeskommunen fulgt opp resultatene fra kontrollene som er gjennomført?
Oslo, 18. november 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen av 14.11.2016 2 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt - forebygging av sosial dumping i Akershus fylkeskommune.
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.11.2016 2016/4-6 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 29.11.2016 36/2016 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 29. november 2016 Oslo, 22. november 2016 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder