Møte: 04/2016 Til Sak: 08-10 /2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I VESTRE SLIDRE Møtested: Kommunehuset Vestre Slidre, møterom i 3 etg. Møtedato: Mandag 28.06.2016 Møtetidspunkt: Kl. 09.00-13.00 Følgende deltok: Olle Rosendal Frode Rolandsgard Andris Tuvmarken - leder av K-utvalget - nestleder - varamedlem for Vivi Ann Skrindsrud Eivind Brenna - ordfører (til sak 10/2016) Martin Sæbu for Håkon Rydland - rådmann (til sak 08-09 og 10/2016) Gunhild Røyne - kommunalsjef (til sak 08-09/2016) Åge Sandsengen Reidar Schlytter - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - sekretariatsansvarlig Innkalling godkjent. Godkjenning av møtebok 18.04.16 Vedtak: Møtebok enstemmig godkjent. Neste møte, 20.09.16 kl 13.00-16.00. og 17.11.16 kl 09.00-12.00 Sak 08/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PPT-Valdres Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til vertskommunen Nord-Aurdal kommune, og oversendelsesbrev til. Dokumenter er også oversendt 24.05.2016. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i Valdres. Tilsvarende rapporter er utarbeidet for PP-tjenesten for nedre Hallingdal og for PP- Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 1
tjenesten for øvre Hallingdal (Ål og Hol). Rapportene er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte 16.06.2015, og i Valdres 23.06.2015. Det vises spesielt til oppsummeringen i rapporten. Sekretariatet viser til at rådmann i Nord-Aurdal kommune i sin uttalelse til rapporten mener at rapporten tar for lettvint på utviklingsarbeidet som er utført på området, og at den enkelte kommune ikke vil få nødvendig nytte av rapporten i eget utviklingsarbeid. Det vises samtidig til oversendelsesbrevet der det fremgår at det ikke er hensiktsmessig å undersøke hvilke skoler og kommuner som har størst utfordringer, da dette er historie og PPT vet hvilke skoler som har størst utfordringer. Det kan også stilles spørsmål ved hvorfor ikke andelen elever med spesialundervisning reduseres når kommunene skal ha arbeidet lenge med problemstillingen som er tatt opp i rapporten. Det vises også til oversendelsesbrevet til Nord-Aurdal kommune hvor det fremgår at rådmannen i Ål har uttalt seg positivt til rapporten. Rådmennene i Hallingdal har i møte med revisjonssjefen uttalt at de mener at temaet som tas opp er viktig. I oversendelsesbrevet har revisjonssjefen oppsummert tre tiltak for oppfølging av rapporten. Kontrollutvalget i Ål kommune behandlet rapporten i møte den 02.05.2016 som sak 13/2016, med et vedtak ut fra punktene i oversendelsesbrevet. Kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune behandlet rapporten i møte 12.05.2016, med rådmannen til stede i møtet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget er kjent med at det er gjort mye positivt arbeid mht. å redusere omfanget av spesialundervisning kommunene i Valdres siden høsten 2015 og frem til i dag. Det er satt i gang endringsarbeid på flere punkter knyttet til rapportens konklusjoner. Kontrollutvalget velger likevel å anmode vertskommunerådmannen om å presisere ansvaret til PPT-enheten mht. til å samarbeide med skolelederne for å endre praksis fremover i tid. Følgende anses viktig: 1. Den enkelte kommunalleder undervisning/skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor, for å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til behandling som sak, med følgende forslag til kommunestyrets vedtak: Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 2
Kommunestyret tar saken til etterretning. Forslag til vedtak i kontrollutvalget i Vestre-Slidre Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å følge opp rapportens konklusjoner mot kommunens skoleledelse. Dette for å sikre at skoleledelsen inngår i et aktivt samarbeid med PPT-tjenesten for å sikre at flest mulig elever får individuelt tilpasset opplæring i skolen, og ikke henviser elever til PPT unødvendig. Følgende er viktig: 1. Den enkelte tjenesteleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. Skoleledelsen bør være aktive i samarbeidet med PPT mht. å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til orientering, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Behandling i møte Revisjonssjef orienterte om rapporten og bakgrunn for forslag til vedtak. Kommunalsjefen orienterte om prosjekter som var satt i gang i Vestre Slidre for å utarbeide nye rutiner m.m. i samarbeid med PPT tjenesten. Dette arbeidet er nærmest sluttført og er i samsvar med intensjon i den framlagte rapporten. Vedtak Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å følge opp rapportens konklusjoner mot kommunens skoleledelse. Dette for å sikre at skoleledelsen inngår i et aktivt samarbeid med PPT-tjenesten for å sikre at flest mulig elever får individuelt tilpasset opplæring i skolen, og ikke henviser elever til PPT unødvendig. Følgende er viktig: 1. Den enkelte tjenesteleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 3
2. Skoleledelsen bør være aktive i samarbeidet med PPT mht. å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Kommunalsjefen orienterte om prosjekter som var satt i gang i Vestre Slidre for å utarbeide nye rutiner m.m. i samarbeid med PPT tjenesten. Dette arbeidet er nærmest sluttført og er i samsvar med intensjon i den framlagte rapporten. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til orientering, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Sak 09/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til kontrollutvalget i vertskommunen Ål, samt oversendelsesbrev til. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte 16.06.2015. Rapporten oversendes kontrollutvalget i Vestre-Slidre, som vertskommune for den interkommunale barneverntjenesten for to Valdreskommuner til informasjon, da rapportens vurderinger og konklusjoner kan ha relevans for kommunens barnevernstjeneste. Det vises til rapporten, spesielt til vurderinger og konklusjoner i del 5. Rapporten ble behandlet i vertskommunen Ål som sak 12/2016 i møte 02.05.2016 med følgende vedtak: «Etter vår vurdering kan Hallingdalskommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvalget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 4
Eksempelvis: 1. Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre «førstelinjen» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. 2. «Førstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). 3. Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. 4. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. 5. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering.» Kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune, som vertskommune for barnevernstjenesten for øvrige fire Valdreskommuner behandlet rapporten i møte 12.05.2016, med tilsvarende vedtak som foreslås for kontrollutvalget i Vestre Slidre i sak 09/2016. Forslag til vedtak i kontrollutvalget Vestre-Slidre Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten om den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Vestre Slidre om å gjennomgå rapportens vurderinger og konklusjoner. Rådmannen/barnevernstjenesten inviteres til møte i kontrollutvalget høsten 2016 for å gi tilbakemelding på om rapportens problemstillinger er relevante for barnevernssamarbeidet for de to Valdreskommunene, og hvordan rapportens konklusjoner eventuelt vil bli benyttet i videreutvikling av tjenesten. Rapporten og kontrollutvalgets saksutredning oversendes rådmann og kontrollutvalg i Vang til orientering. Behandling i møte Revisjonssjef orienterte om revisjonsrapporten om den interkommunale barneverntjenesten i Hallingdal. Synspunkter om rapporten ble drøftet i møtet og kontrollutvalget vedtok enstemmig forslag til vedtak: Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 5
Vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten om den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Vestre Slidre om å gjennomgå rapportens vurderinger og konklusjoner. Rådmannen/barnevernstjenesten inviteres til møte i kontrollutvalget høsten 2016 for å gi tilbakemelding på om rapportens problemstillinger er relevante for barnevernssamarbeidet for de to Valdreskommunene, og hvordan rapportens konklusjoner eventuelt vil bli benyttet i videreutvikling av tjenesten. Rapporten og kontrollutvalgets saksutredning oversendes rådmann og kontrollutvalg i Vang til orientering. Sak 10/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Dokumenter i saken: Eksempler på plan og analyse ble gjennomgått på møtet. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget ba i sak 04/2016 Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Vestre- Slidre kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017-2020. Plane skal legges frem for kommunestyre for behandling før 31.12.2016. I dagens møte er ordfører (kl. 09.00) og rådmann (kl. 10.00) invitert for å orientere og diskutere eventuelle risikoområder. Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 6
Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra ordfører og rådmann til orientering. Informasjonen vil bli innarbeidet i overordnet analyse for, og hensyntatt i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling i møte Ordfører og rådmann ga innspill vedr risikoområder i kommunen: Vedtak: Forslag til vedtak enstemmig godkjent. - Orienterings- og diskusjonssaker: -Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Vestre Slidre. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. - Mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter i Vestre Slidre Behandling i møtet: - Ingen saker tatt opp, ses i sammenherng med sak 10/2016 Vestre Slidre, 28.06.16 Reidar Schlytter Sekretariatansvarlig Kopi: Ordfører, Rådmann og postmottak. Møtebok godkjent: Vestre Slidre den... Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 7
Olle Rosendal Frode Rolandsgard Andris Tuvmarken Leder Olle Rosendal, tlf. 48080080 Side 8