Møteinnkaing - Kontroutvaget i Mehus kommune Arkivsak: 15/60 Møtedato/tid: 27.04.2015, k. 14:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssaen Møtedetakere: Oa Huke, eder Magne A. Thomasen, nesteder Oddvar Horg Sidse Bodsberg Ingrid Gangås Opeda Forfa: Andre møtende: Varamedemmer ti orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakiste 012/15 013/15 014/15 015/15 016/15 017/15 018/15 019/15 Godkjenning av protoko fra møte 09.03.2015 Regnskap og revisjonsberetning for 2014 Kontroutvagets uttaese Bestiing av forvatningsrevisjon Orientering ti kontroutvaget vedr. henvendese fra innbyggere Tisynsrapport Samhanding om utskrivningskare pasienter Orientering ti kontroutvaget Tisynsrapport Mehus kommune som barnehagemyndighet Orientering ti kontroutvaget Referatsaker Eventuet Møtet avvikes for åpne dører, i tråd med kommuneoven 31. Eventuee forfa, eer spørsmå om habiitet, medes ti Kontroutvagssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på teefon 468 51 950, eer e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedemmer møter etter nærmere innkaing. Trondheim 20.04.2015 Oa Huke (sign.) Leder av kontroutvaget Eva J. Bekkavik konsuent, Konsek 1
Godkjenning av protoko fra møte 09.03.2015 Behandes i utvag Kontroutvaget i Mehus kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.04.2015 Saksnr 012/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/60-2 Kontroutvagssekretariatets innstiing Møteprotoko fra kontroutvagets møte 09.03.2015 godkjennes. Utrykt vedegg: Møteprotoko fra kontroutvagets møte 09.03.2015 (utsendt tidigere) Saksutredning Godkjenning av møteprotoko. 2
Regnskap og revisjonsberetning for 2014 Kontroutvagets uttaese Behandes i utvag Kontroutvaget i Mehus kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.04.2015 Saksnr 013/15 Eva J. Bekkavik 216 13/179-6 Kontroutvagssekretariatets innstiing Kontroutvagets uttaese vedrørende Mehus kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstiing i regnskapssaken. Vedegg Revisjonsberetning 2014 Nummerert brev nr. 1 Uttaese ti regnskapet 2014 Utrykt vedegg Årsberetning og årsregnskap for 2014 for Mehus kommune (utsendt direkte fra kommunen tidigere). Saksutredning Det er formannskapet som innstier ti kommunestyret i regnskapssaken. Kontroutvaget ska i henhod ti kommuneoven og forskrift om kontroutvag avgi en uttaese om årsregnskapet ti kommunestyret. Kopi av kontroutvagets uttaese ska være formannskapet i hende tidsnok ti at formannskapet kan ta hensyn ti den før de avgir innstiing ti kommunestyret. Administrasjonen er invitert ti møtet i kontroutvaget for å orientere om regnskap og årsmeding og svare på spørsmå. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Mehus kommune for 2014 i samsvar med kommuneoven, tihørende forskrifter og i henhod ti god kommuna revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 14.04.2015. Revisor konkuderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med ov og forskrifter og gir i det at vesentige en dekkende fremstiing av den finansiee stiingen per 31. desember 2014. Revisor tar et forbehod når det gjeder budsjett, regnskapsskjema 2B Investeringsregnskapet, viser vesentige budsjettavvik. Med unntak av forbehodet ovenfor, sier revisor at de disposisjoner som igger ti grunn for regnskapet i det at vesentigste er i samsvar med budsjettvedtak, og at beøpene i årsregnskapet stemmer med reguert budsjett. Revisor tar forbehod når det gjeder årsberetningen, det er ikke redegjort for merforbruk på skjema 2B i administrasjonssjefens årsberetning, sik forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 krever. Regnskapet for Mehus kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på i overkant av 3,2 miioner kroner. Resutatet før finanstransaksjoner (brutto 3
driftsresutat) viser et negativt resutat på i overkant av 5,6 miioner kroner. Resutatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger ti fond (netto driftsresutat) viser et negativt resutat på i overkant av 2,4 miioner kroner. Kontroutvagets sekretariat viser for øvrig ti revisors beretning og det foreiggende årsregnskapet for Mehus kommune for 2014. Kontroutvagssekretariatets konkusjon Under henvisning ti forhodene som er omtat ovenfor er kontroutvagets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Mehus kommune gir et forsvarig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2014 og Mehus kommunes økonomiske stiing pr. 31.12.2014. Kontroutvagets sekretariat anbefaer kontroutvaget å avgi en uttaese ti årsregnskapet for Mehus kommune for 2014 som det fremgår av vedegget Uttaese ti regnskapet 2014. 4
5
6
7
8
Ti kommunestyret i Mehus KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MELHUS KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontroutvaget har i møte 27.04.2015 i sak 13/2015 behandet Mehus kommunes årsregnskap for 2014. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, baanseregnskap, økonomiske oversikter, noteoppysninger og piktige budsjettoppysninger. Grunnaget for behandingen har vært det avagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert 14.04.2015 og administrasjonssjefens årsberetning. I tiegg har oppdragsansvarig revisor og administrasjonen suppert kontroutvaget med muntig informasjon om aktuee probemstiinger under behandingen i kontroutvaget. Revisjonsberetningen for 2014 er avagt med et forbehod om budsjett, regnskapsskjema 2B Investeringsregnskapet, viser vesentige budsjettavvik. Revisor tar også forbehod når det gjeder årsberetningen, det er ikke redegjort for merforbruk på skjema 2B i administrasjonssjefens årsberetning, sik forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 krever. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 3,2 miioner kroner. Under henvisning ti utvagets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2014, mener kontroutvaget at årsregnskapet og årsberetningen for 2014 totat sett gir et forsvarig uttrykk for resutatet av Mehus kommunes virksomhet for 2014 og for kommunens økonomiske stiing pr. 31.12.2014. Kontroutvaget anbefaer kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 sik det er avagt. Mehus den 27.04.2015 Oa Huke (sign) Leder av kontroutvaget Kopi: Formannskapet 9 1
Bestiing av forvatningsrevisjon Behandes i utvag Kontroutvaget i Mehus kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.04.2015 Saksnr 014/15 Eva J. Bekkavik 033, &58 15/66-1 Kontroutvagssekretariatets innstiing Saken egges frem uten forsag ti vedtak. Utrykt vedegg: Pan for forvatningsrevisjon for 2014-2015, vedtatt av Mehus kommunestyre på møte den 4. mars 2014 i sak 13/2014. Kontroutvagets sak 2/15 Buen sykehjem orientering ti kontroutvaget. Saksutredning Kontroutvaget og kommunestyret har gjennom utarbeidesen og vedtak av pan for forvatningsrevisjon for Mehus kommune for 2014-2015, agt premissene for forvatningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Føgende fokusområder be prioritert for forvatningsrevisjon for 2014-2015: 1. Byggesak 2. Uteieboiger 3. Internkontro 4. Omdømme 5. Samhandingsreformen Mehus kommune har et budsjett på 420 timer ti forvatningsrevisjon i øpet av revisjonsåret 2015. 278 timer av budsjetterte timer for 2015 er bundet opp i en forvatningsrevisjon med fokus på uteieboiger (behandes i kontroutvaget i juni 2015). Mehus kommune har etter dette igjen 142 timer av sitt budsjetterte timeanta for 2015. Kontroutvaget bør sette i gang en forvatningsrevisjon nå i 2015, men på grunn av at det kun er 142 timer ti disposisjon på timebudsjett for 2015 så må utvaget også bruke ca. 150 timer fra timebudsjettet for 2016. Ferdig rapport vi bi fremagt for kontroutvaget på det første møtet i 2016 (mars). Vi gjengir omtaen av fokusområder som står igjen i pan for forvatningsrevisjon 2014-2015: Internkontro I KRD sin rapport 85 tirådingar om styrkt eigenkontro i kommunanen så kommer arbeidsgruppen med fere tirådninger om internkontroen. Kontroutvaget kan via en forvatningsrevisjon se på om kommunen har en god nok egenkontro/internkontro. I et forvatningsrevisjonsprosjekt innenfor intern kontro kan det være aktuet å se på om Mehus kommune har et betryggende system for intern kontro, om kommunen har et tifredsstiende kontromijø, videre om kommunen gjør risikovurderinger, som kan bidra ti å identifisere og anaysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte må. Om hee organisasjonen detar i kontroaktiviteter, får medarbeidere på ae nivå tistrekkeig informasjon ti å utføre arbeidsoppgavene? 10
Og om Mehus kommune sikrer at de interne kontrosystemene bir gjenstand for vurdering. Omdømme og omdømmebygging Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vi titrekke seg nye arbeidspasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom bir boende eer kommer tibake ti kommunen etter endt utdanning. For å skape og oppretthode et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hviken måte Mehus kommune profierer seg utad. Mediastrategi, hvordan poitikere og ansatte omtaer sin egen arbeidspass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg sev, er viktige forhod med tanke på å skape et godt omdømme. Samhandingsreformen Mået med samhandingsreformen er å forebygge mer, behande tidigere og samhande bedre. Pasienter og brukere ska få tidig og god hjep når de trenger det nærmest muig der de bor. De ska få rett behanding ti rett tid på rett sted, gjennom et hehetig og koordinert hese- og omsorgstjenestetibud. Tjenestene ska ha god kvaitet, ha høy pasientsikkerhet, av ventetid og være mest muig tipasset den enkete bruker. En større de av veksten i hesebudsjettene fremover ska komme i kommunene. Den kommunae hese- og omsorgstjenesten og spesiaisthesetjenesten ska utvikes i tråd med måene med samhandingsreformen. Samhandingsreformen startet offisiet 1. januar 2012 med to nye over og en rekke økonomiske og fagige virkemider. I tiegg ti de gjenstående fokusområder i pan for forvatningsrevisjon så ønsket kontroutvagets medemmer å diskutere en muig forvatningsrevisjon av Buen sykehjem. Dette innspiet fra kontroutvaget kommer på bakgrunn av en bekymringsmeding som utvaget mottok fra en pårørende. På bakgrunn av denne henvendesen så ba utvaget om en orientering fra rådmannen. På kontroutvagets møte 9. mars 2015 fikk utvaget en orientering fra virksomhetseder i Nedre Mehus hese og omsorg, samt av ass. rådmann Løvseth (kontroutvagets sak 2/15). Kontroutvagssekretariatets konkusjon Det egges opp ti at kontroutvagets møte benyttes ti drøfting og fastsetting av fokusområde og probemstiinger som ska egges ti grunn for bestiingen. Hvis kontroutvaget mener at de gjenværende fokusområder i pan for forvatningsrevisjon ikke er områder som det er ønskeig å sette inn revisjonsressurser på akkurat nå, men heer ønsker å prioritere en forvatningsrevisjon med fokus på Buen sykehjem, så vi det være riktig av kontroutvaget å sende en forespørse ti kommunestyret og be om å få tisutning ti å sette i gang en forvatningsrevisjon på dette området. Grunnen ti dette er at Buen sykehjem ikke er et fokusområde som er tatt inn i vedtatt pan for forvatningsrevisjon 2014-2015. 11
Orientering ti kontroutvaget vedr. henvendese fra innbyggere Behandes i utvag Kontroutvaget i Mehus kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.04.2015 Saksnr 015/15 Eva J. Bekkavik 033 13/44-35 Kontroutvagssekretariatets innstiing Kontroutvaget tar saken ti orientering. Vedegg Mehus kommunes saksbehanding i forbindese med endring av E6 trase Spørsmå ti departementet vedrørende saksbehanding Saksutredning Kontroutvaget har mottatt en henvendese fra en gruppe innbyggere i Mehus kommune. Advokat Andersskog har, på vegne av grunneiere i Losengrenda og Kåsen, sendt brev ti Kommuna og moderniseringsdepartementet med forespørse vedrørende Mehus kommunes saksbehanding i forbindese med endret vei trase ny E 6. Innbyggerne spør om kontroutvaget har kommentar ti dette. Kontroutvaget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspi fra innbyggere eer på eget initiativ ta opp forhod ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes ti utvagets tisynsarbeid. Det er viktig å presisere i denne sammenheng at kontroutvaget ikke er et kageorgan. Det kontroutvaget kan gjøre, er å undersøke henvendeser som kan indikere svikt i den kommunae saksbehandingen, eer at kommunen ikke føger de over og retningsinjer som den er underagt. Fokuset bør være på systemkontro. Kontroutvaget kan heer ikke overprøve poitiske prioriteringer som er foretatt av kommunens fokevagte organer, og de ska heer ikke vurdere hensiktsmessigheten av poitiske vedtak. Kontroutvaget kan imidertid uttae seg dersom kommunestyret for eksempe har truffet, eer er i ferd med å treffe, et vedtak som vi være uovig. Lovighetskontroer innebærer en kontro av ovigheten av administrative eer poitiske avgjøreser. Dersom tre eer fere medemmer av kommunestyret krever det, kan kommunae avgjøreser bringes inn for ovighetskontro. Lovighetskontro ska rettes ti Fykesmannen. Det er bare de kagene som kommer fra kommunen som går ti fykesmannen, kager fra fykeskommunen går ti det ansvarige departementet. 12
Kontroutvagssekretariatets konkusjon Saker av typen som kontroutvaget nå har fått en henvendese om, igger utenfor kontroutvagets arbeidsfet. Dersom reevante og kompetente faginstanser mener at Mehus kommune har begått saksbehandingsfei i denne saken, så kan det være en sak for kontroutvaget. Det er viktig å huske på i denne sammenhengen at ovighetskontro ska rettes ti Fykesmannen. Kontroutvagets sekretariat anbefaer kontroutvaget å ta saken ti orientering. 13
Fra: Geir Mohodt Sendt: 25.03.2015 Ti: Eva J Bekkavik;oa.huke@hotmai.com Kopi: Anders Losen;Ann-Kristin Mohodt;Arne Kristiansen;Asbjørn Losen;Bård Oav Losen;Einar Kingenberg;Eivind Steen;Hans Ler;Hege Losen;John Terje Losen;Jøran Fjorden;Kari Anne Grostad;Kenneth Losen;Kje Losen;Kristin Rofstad;Mika Kvaa;Nis Eidsmo;Odd Hege Lundemo;Oe Morten Kvaøy;Rof Ivar Fostad;Rof Kristiansen;Tonje Stubsjøen Kvaøy;Amund Mohodt Emne: Fwd: Mehus kommunes saksbehanding i forbindese med endring av E6 trase Ti kontroutvaget i Mehus kommune Adv. Andersskog har, på vegne av grunneiere i Losengrenda og Kåsen, sendt brev ti Kommuna og moderniseringsdepartementet med forespørse vedrørende Mehus kommunes saksbehanding i forbindese med endret vei trase - se vedegg. Vi mener endret trase og kryssøsning med påføgende konsekvenser (økt areabesag, økt innøsing av boiger, berøring med Loa,...) er vesentige endringer i forhod ti vedtaket. I henhod ti Pan og bygningsovens 11-17 så må da kommunedepanen om trase vag opp ti ny behanding, herunder ny høring. I brevet bes det om departementets vurdering av dette. Kopi av brev vedagt, hee brevet med vedegg (20MB): 20150323-02 spørsmå ti departementet vedrørende saksbehanding m vedegg <https://www.dropbox.com/s/w1jcbnq3erdj7a/20150323-02%20sp%c3%b8rsm%c3%a5%20ti%20depa rtementet%20vedr%c3%b8rende%20saksbehanding%20m%20vedegg.pdf?d=0> Øvrige dokumenter i saken: <http://goo.g/mmqh2p> Har kontroutvaget noen kommentarer ti dette? Geir Mohodt Losengrenda 7228 Kvå mobi 920 87 163 14
15
16
17
18
19
20
Tisynsrapport Samhanding om utskrivningskare pasienter Orientering ti kontroutvaget Behandes i utvag Kontroutvaget i Mehus kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.04.2015 Saksnr 016/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/167-12 Kontroutvagssekretariatets innstiing Kontroutvaget tar tisynsrapporten ti orientering. Vedegg Tisynsrapport - Samhanding om utskrivning av pasienter 2014 Saksutredning Kontroutvagets sekretariat viser innedningsvis ti saming for kontroutvag den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fykesmannen i Sør-Trøndeag i et foredrag tok ti orde for mer samordning av tisynsarbeidet meom bant annet fykesmannen og kommunae kontroutvag. Som et edd i dette er det naturig å gjøre bruk av tisynsrapportene som tisynsmyndighetene utarbeider etter tisyn i kommunene. Fykesmannen i Sør-Trøndeag gjennomførte et tisyn vedr. samhanding om utskrivning av pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti Mehus kommune. Tidsrom for tisynet: 29.08.2014 18.12.2014. Tema for tisynet var avgrenset ti de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandingsprosessen ved utskrivning av pasienter ti egen boig og som har behov for kommunae hesetjenester. Tisynet er et piottisyn initiert av Statens hesetisyn som edd i forberedese ti andsomfattende tisyn i 2015. Formået med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar uike krav i ovgivningen gjennom sin internkontro. Rapporten omhander avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fustendig tistandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tisynet omfattet. Avvik er mange på oppfyese av krav gitt i eer i medhod av ov eer forskrift Merknad er forhod som ikke er i strid med krav fastsatt i eer i medhod av ov eer forskrift, men der tisynsmyndi gheten finner grunn ti å påpeke muighet for forbedring Avvik: Mehus kommune sikrer ikke at kommunikasjonen i forbindese med utskrivning og mottak av pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen er i samsvar med myndighetskrav 21
Tisynet omfattet systemrevisjon i Mehus kommune og spørreundersøkeser ti et anta pasienter og deres fasteger. Kontroutvagets sekretariat viser ti vedagt tisynsrapport for utfyende informasjon om tisynet. Kontroutvagssekretariatets konkusjon Kontroutvagets sekretariat anbefaer at kontroutvaget gjennomgår rapporten og egger denne ti grunn som en de av sin rutinemessige oppføging av virksomheten i Mehus kommune 22
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no Rapport fra tisyn med samhanding om utskrivning av pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen Mehus kommune 2014 Virksomhetens adresse: Rådhusvegen 2, 7224 Mehus Tidsrom for tisynet: 29.08.2014 18.12.2014 09.02.2015 Fykesmannen i Sør-Trøndeag Sammendrag 1. Innedning 2. Beskrivese av virksomheten - spesiee forhod 3. Gjennomføring 4. Hva tisynet omfattet 5. Funn 6. Kommunens styringssystem 7. Regeverk 8. Dokumentunderag 9. Detakere ved tisynet Sammendrag Tisynet omfattet somatiske hesetjenester fra spesiaisthesetjenesten og kommunae hese- og omsorgstjenester. Tema for tisynet var avgrenset ti de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandingsprosessen ved utskrivning av pasienter ti egen boig og som har behov for kommunae hesetjenester. I tiegg be et utvag pasienter, samt deres fasteger, invitert ti å svare på et spørreskjema. Det be gjennomført tisyn ved St. Oavs Hospita og kommunene Mavik og Mehus. Ti sammen 47 pasientjournaer fra spesiaisthesetjenesten (52 pasientforøp) be gjennomgått. Journaer for de samme pasientene be gjennomgått ved tisynet i de to kommunene. 47 pasienter be invitert ti å deta i spørreundersøkesen, hvorav 17 pasienter svarte. Ti sammen 24 fasteger be invitert ti å deta i spørreundersøkesen, hvorav 17 fasteger svarte. Funn fra de tre tisette virksomhetene Journagjennomgangen viser mange korte pasientforøp 22 pasienter var innagt i 1-2 dager, 12 pasienter i 3-4 dager og 12 pasienter i 5-8 dager og fem pasienter i mer enn ni dager. Ved korte inneggeser viser tisynet at det går mange medinger på kort tid. Det meste av medingsutveksingene foregår via E-medinger. Tisynet viste at det er manger i medingsutveksingene. Det er fremdees sik at mye kommunikasjon foregår pr. teefon. Kommunikasjonen foregår i hovedsak på utøvende sykepeiernivå. Praksis for å dokumentere teefonsamtaer i pasientjourna er for dårig både i 23
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no heseforetaket og i kommunene. Ti tross for at rutinene for medingsutveksing er tidkrevende og krever tistedeværese også i kommunene døgnkontinuerig, bir det gitt uttrykk for at E-medingssystemet har ført ti bedret kommunikasjon meom sykehuset og kommunen. Tisynet viser at overordnet samarbeidsavtae var godt kjent på overordnet nivå, og er tema i møter både internt i heseforetaket og i interne møter i kommunene, samt i samarbeidsmøter meom kommunene og foretaket. Den avtate prosedyren for avviksmeding benyttes, men ae virksomhetene kan bi bedre ti å utnytte forbedringspotensiaet som framkommer ved anayse av avvikene. Særig gjeder dette å se avvikene samet, ikke bare enketvis. Retningsinjene for utskrivningskare pasienter er kjent i virksomhetene, om enn i noe uik grad. Samtige fasteger oppyste at de ikke hadde vært invovert i etaberingen/utvikingen/gjennomgangen av retningsinjene for samarbeid ved inneggese og utskrivning av pasienter. Det fremkommer at også sykehusegene i iten grad er invovert i dette arbeidet. Fagig samarbeidsutvag (FSU) for inn- og utskriving av pasienter er reetabert og ska være en aktiv bidragsyter i evauering og revidering av retningsinjene. I tiegg ti de avtate retningsinjene har ae virksomhetene interne prosedyrer for medingsutveksing. Det erkjennes at det er en stor utfordring ti enhver tid å sikre at ae medarbeidere har tistrekkeig oppæring i forhod ti de funksjoner de har, særig gjeder dette i heseforetaket. Tisynet avdekket manger i dokumentasjon av teefonsamtaer, pasientrettet virksomhet og pasient/pårørendekontakt. Ved tisyn i kommunene og gjennom intervju i heseforetaket kom det frem at heseforetaket ikke har en enhetig praksis for hvike dokumenter/informasjon pasienten ska få med seg ved utreise eer for hva som ska sendes ti hjemmetjenesten og fastegen. Resutatet fra spørreundersøkesen bant pasienter viser at bant de som svarte er et ferta fornøyd med den informasjon og medvirkning de fikk under inneggesen i sykehuset, samt at fertaet mente de mottok de tjenester de var forespeiet etter hjemkomst. Svarprosenten er imidertid så av at det ikke gir grunnag for å trekke eksakte konkusjoner. Fastegene gir tibakemeding om at de i stor grad oppevde å få epikrisene tidsnok og at de var dekkende for fastegens behov for oppføging av pasienten. Samtige fasteger angir fei i medikamentister som et risikoområde. De oppgir imidertid at i forhod ti de gjennomgåtte pasientforøpene, var det i stor grad samsvar meom medikamentisten fra sykehuset og det fastegen sev hadde fra tidigere, med unntak av det som var gjort av endringer under sykehusopphodet. Særige funn for Mehus kommune Funn under tisynet viser at kommunen har kvaifisert persone og forutsetninger for å gi forsvarig hesehjep ti pasienter som skrives ut ti eget hjem etter sykehusopphod. Tjenestetibudet bir raskt økt dersom pasientens tistand tisier økt behov for tjenester. Mehus kommune har etabert et okat samarbeidsutvag (LSU), men det oppgis at dette ikke fungerer for å sikre invovering av fastegene i arbeidet med avtaer og retningsinjer som kreves i henhod ti samarbeidsavtaene. Videre fungerer LSU mangefut for utviking og etterevese av rutiner for intern samhanding i kommunen. Kommunene har etabert E-medesystem meom fastegen og peie- og omsorgstjenesten. Tisynet viste at muighetene i systemet ikke be godt nok utnyttet. Det er ite avkart hvordan rutinene for kommunikasjonen meom fastegene og peie- og omsorgstjenesten ska være. Denne rapporten beskriver de avvik som be avdekket innen de reviderte områdene. Det be avdekket ett avvik under tisynet. Mehus kommune sikrer ikke at kommunikasjonen i forbindese med utskrivning og mottak av 24
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen er i samsvar med myndighetskrav Dato: 5. februar 2015 Ingrid Karin Hegvod Ragnar Hermstad, Anne Cathrine Svenning og Mona Parow revisjonseder revisor 1. Innedning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Mehus kommune, i perioden 29.08.2014 18.12.2014. Revisjonen inngår som en de av Fykesmannens panagte tisynsvirksomhet i inneværende år. Tisynet er et piottisyn initiert av Statens hesetisyn som edd i forberedese ti andsomfattende tisyn i 2015. Fykesmannen er gitt myndighet ti å føre tisyn med hese- og omsorgstjenesten etter ov om statig tisyn med hese- og omsorgstjenesten 2. Formået med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar uike krav i ovgivningen gjennom sin internkontro. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkeser. Rapporten omhander avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fustendig tistandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tisynet omfattet. Avvik er mange på oppfyese av krav gitt i eer i medhod av ov eer forskrift Merknad er forhod som ikke er i strid med krav fastsatt i eer i medhod av ov eer forskrift, men der tisynsmyndigheten finner grunn ti å påpeke muighet for forbedring 2. Beskrivese av virksomheten - spesiee forhod Mehus kommune er Sør-Trøndeags største andkommune med ca. 15.000 innbyggere. Kommunen er organisert i en to-nivå-mode rådmann og virksomhetseder. Kommunen har «Baansert måstyring» som verktøy for sin virksomhetsstyring. Mehus kommune har det inn sin virksomhet i «rammenettverk» (grupper som er opprettet for å styre besektede områder) hvorav rammenettverk tre (3) omfatter hese og omsorg. Hese- og omsorgstibudet består av tjenestene hjemmehjep, hjemmesykepeie, sykehjem, avastning for funksjonshemmede, matombringing, omsorgsønn, dag- og aktivitetstibud, trygghetsaarm, tekniske hjepemider etc. Hese og omsorgstjenesten i Mehus er desentraisert og tibys ved de fire virksomhetene Nedre Mehus hese og omsorg, Horg/Få hese og omsorg, Høonda hese og omsorg og Bo og Avastning. Tisynet i Mehus kommune be gjennomført i Nedre Mehus hese og omsorg, hjemmesykepeien. Mehus kommune har tre egesenter, ae tre var med i spørreundersøkesen ti fastegene. Kommunene i Sør-Trøndeag har i forbindese med samhandingsreformen organisert seg i 5 kommunegrupper. Mehus kommune har inngått samarbeid med Midtre Gauda, Kæbu, Trondheim og Mavik kommune og ti sammen utgjør disse kommunegruppen Trondheimsområdet. Vagte representanter fra de fem kommunegruppene har framforhandet den Overordnede samarbeidsavtaen som er inngått med St. Oavs Hospita HF, inkudert Praktiske retningsinjer for samhanding vedrørende inneggese og utskrivning av pasienter meom kommunene og foretaket. Som føge av avtaen er det etabert Administrativt Samarbeidsutvag (ASU) som er et samarbeidsmøte meom kommunene og foretaket hvor også uenigheter kan tas opp. Samarbeidsavtaen er vedtatt av kommunestyret i Mehus kommune og underskrevet i 2012 og forventes evauert årig. En sik 25
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no evauering er ikke gjennomført. Under tisynet fikk vi informasjon om at overordnet samarbeidsavtae og retningsinjer for utskrivningskar pasient ska evaueres og revideres i 2015. Kommunene i Trondheimsområdet har en styringsgruppe bestående av kommunadirektør/rådmennene i kommunene i tiegg ti en fees arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen har faste samarbeidsmøter der saker knyttet ti samhandingsreformen drøftes. I tiegg forbereder arbeidsgruppen saker for styringsgruppen. Innføring av nye rutiner for samhanding meom foretak og kommuner, e-medinger og oppæring i bruk av e-medingene har vært tema. Samhandingsreformen er fast agenda på ae møter i Rammenettverk 3. Her møter rådmann, virksomhetsedere innen Hese og omsorg, kommuneoverege og hesefagig rådgiver. Hesefagig rådgiver er kommunens kontaktperson i.f.t. samhandingsreformen, og detar i samhandingsmøter i Trondheimsregionen og ASU. Kommunen har benyttet avtate avvikssystem for meding av avvik i samhandingen med foretaket jf. retningsinje inneggese/utskriving. Mehus kommune har ikke mottatt avviksmedinger fra St. Oavs Hospita HF. 3. Gjennomføring Tisynet omfattet systemrevisjon i Mehus kommune og spørreundersøkeser ti et anta pasienter og deres fasteger. Systemrevisjonen i Mehus kommune omfattet føgende aktiviteter: Revisjonsvarse be utsendt 29.08.2014 Formøte be avhodt 02.10.2014 Åpningsmøte be avhodt 05.11.2014 Intervjuer: Ni personer be intervjuet Verifikasjon: Både sykehusjourna og kommuna journa på de aktuee pasientene be gjennomgått. Oppsummeringsmøte be avhodt: 06.11.2014 Suttmøte be avhodt 18.12.2014 Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindese med tisynet, samt dokumentasjon som be gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitet Dokumentunderag. Spørreundersøkesene: Invitasjon ti å deta i spørreundersøkese be sendt i brev av 03.10.2014 ti 16 pasienter som be utskrevet fra St. Oavs Hospita HF, Medisinsk kinikk og Kirurgisk kinikk, i tidsrommet 15. mai 15. september 2014. Invitasjon ti å deta i spørreundersøkesen be sendt i brev av 03.10.2014 ti fastegene ti de 16 pasientene. 4. Hva tisynet omfattet Bakgrunn Tisynserfaringer viser at det er betydeige utfordringer knyttet ti å gi pasienter og brukere et sikkert, hehetig, koordinert og sømøst tibud av forsvarige tjenester over nivå, oppgave- og tjenestegrenser. Svikt oppstår ofte der fere tjenester ska samhande og hvor ovverk reguerer tigrensende eer overappende formå og oppgaver. Ny oppgavefordeing, reguering og iverksettese av prosesser og aktiviteter som forutsetningsvis ska endre og håndtere sik risiko for svikt, kan gi opphav ti nye grensefater og områder med svikt. Dette er grunnaget for at det i 2015 ska gjennomføres andsomfattende tisyn med samhanding om utskrivning av pasienter fra sykehus ti kommunen. Fykesmannen i Sør-Trøndeag gjennomfører i 2014 26
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no piottisyn på området. Tisynstema Tisynet var avgrenset ti de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandingsprosessen ved utskrivning/mottak. Tisynet omfattet somatiske hesetjenester fra spesiaisthesetjenesten og kommunae hese- og omsorgstjenester. Fokus for tisynet var; om heseforetak ved systematisk styring sikret forsvarig utskrivning av pasient med behov for kommunae tjenester og som be skrevet ut ti eget hjem, ink. omsorgsboiger om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarig mottak og hesehjep ti pasient som er skrevet ut ti egen boig om virksomhetene sikrer ivaretakese av pasientens/pårørendes krav ti informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning om spesiaisthesetjenesten og hese- og omsorgstjenesten samhander med fastegene ved utskrivning. Som en de av tisynet er det gjennomført en spørreundersøkese bant et utvag pasienter og deres fasteger. Spørsmåene omhandet informasjon/medvirkning både under sykehusinneggesen, ved utskrivning og rett etter hjemkomst. Det be benyttet et enket spørreskjema med svaraternativene Ja/nei, samt et fet for kommentarer. Spørsmåene i pasientundersøkesen omhandet: om pasienten hadde fått informasjon om behandinga på sykehuset, om pasienten hadde fått informasjon fra kommunen om hesehjep etter utskriving, om pasienten hadde forstått informasjon som be gitt på sykehuset og i kommunen, om pasienten fikk de tjenestene i kommunen som var avtat, om behovet for hesehjep be vurdert på nytt kort tid etter hjemkomst om kommunen tok hensyn ti hva pasientene sev mente de hadde behov for Tisynet omfattet ikke hesehjepen ti hver enket pasient. Det be gitt anedning ti at pårørende kunne svare på vegne av pasienten. Spørsmåene ti fastegene omhandet: om fastegene fikk epikrise fra sykehuset tidsnok og om denne innehodt nødvendige oppysninger ti å føge opp pasienten, om det var noe fastegene vurderte som særig sårbart i samhandingen med sykehuset, om kommunens tiretteegging for å trekke fastegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeidsog tjenesteavtaene meom kommunen og spesiaisthesetjenesten, om kommunens tiretteegging for informasjonsutveksing meom fastegene og peie- og omsorgstjenestene og om det var noe i denne samhandingen de vurderte som særig sårbart Spørsmåene ti fastegene omhandet ikke fastegenes pasientrettede virksomhet. 5. Funn Det be avdekket ett avvik under tisynet. Avvik Mehus kommune sikrer ikke at kommunikasjonen i forbindese med utskrivning og mottak av pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen er i samsvar med myndighetskrav. Avvik fra føgende myndighetskrav: Hese- og omsorgstjenesteoven 6-2 nr.5, 3-4 og 5-10 27
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no Lov om hesepersone 39 og 40 Forskrift om kommuna medfinansiering av spesiaisthesetjenesten og kommuna betaing for utskrivningskare pasienter Forskriften om fasteger 8 Forskriften om internkontro i hese- og omsorgstjenesten Forskrift om pasientjourna Overordnet samarbeidsavtae og Retningsinjer for innskrivning utskrivning av pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen Avviket bygger på føgende observasjoner: Organisering: Det er inngått overordnet samarbeidsavtae meom heseforetaket og Mehus kommune. I avtaen fremgår det at denne ska evaueres årig. Det har ikke vært gjennomført årige evaueringer siden avtaen be underskrevet i 2012. Det er panagt at avtaen ska evaueres i 2015. Det er etabert «Retningsinje for innskriving og utskrivning av pasient fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen» meom heseforetaket og Mehus kommune. I retningsinjen fremgår det at denne ska evaueres årig. Det har ikke vært gjennomført årige evaueringer siden retningsinjene be underskrevet i 2012. Arbeidet med evauering og revidering av retningsinjen er startet i 2014 og panagt at retningsinjen ska revideres i 2015. I tiegg ti den overordnede retningsinjen har kommunen egne retningsinjer for medingsutveksing med spesiaisthesetjenesten. Disse bir ikke atid fugt. I spørreundersøkesen ti fasteger oppyser syv fasteger at de ikke hadde vært invovert i etaberingen/ utvikingen/gjennomgangen av retningsinjene for samarbeid ved inneggese og utskrivning av pasienter. Intern samhanding i kommunen Kommunen har etabert et okat samarbeidsutvag (LSU), men det oppgis at dette ikke fungerer for å sikre invovering av fastegene i arbeidet med avtaer og retningsinjer som kreves i henhod ti samarbeidsavtaen. Videre fungerer LSU mangefut for utviking og etterevese av rutiner for intern samhanding i kommunen. Det er etabert et kommunikasjonssystem med E-medinger meom kommunen og fastegene, samt gitt oppæring i dette. Tisynet viste at systemet brukes ite både av fastegene og hjemmetjenesten - eks. i forhod ti avkaringer om egemiddeister og kontakt ved endret behov. Ved tisynet kom det frem at fastegen i iten grad bir invovert i vurderingen av pasientens tistand ved utskrivning og den første tiden etter hjemkomst. Fastegene tar i iten grad kontakt med hjemmetjenesten i denne fasen. Det er ite avkart hvordan rutinene for kommunikasjonen ska være. Det er ikke praksis for kontakt med fastegen for å avstemme egemiddeisten i forbindese med utskrivning fra spesiaisthesetjenesten der hjemmetjenesten er invovert i egemiddehåndteringen. Medingsutveksingen Ved journagjennomgang i kommunen manger det dokumentasjon på varse 1 og varse 2 i tre av 16 journaer Ved gjennomgang av sykehusjournaer manger tibakemeding fra Mehus kommune på at de kan ta imot pasienten i 12 journaer. Under tisynet kom det frem at man i noen grad bruker teefon istedenfor å sende eektronisk meding Ved tisynet i spesiaisthesetjenesten kommer det frem at inneggesesrapportene fra kommunene innehoder utistrekkeige oppysninger om pasientenes funksjonsnivå før aktuee hendese. Spesiaisthesetjenesten vurderer at dette medfører at de får for dårig grunnag for å vurdere pasientens potensiae, samt å vurdere fremtidig funksjonsnivå. Ved tisyn i kommunene og gjennom intervju i heseforetaket kom det frem at heseforetaket ikke har en enhetig praksis for hvike dokumenter/informasjon pasienten ska få med seg ved utreise eer for hva som ska sendes ti hjemmetjenesten og fastegen. 28
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no Dokumentasjon Teefonsamtaer med heseforetaket for å bekrefte mottak av utskrivningskar pasient bir ikke dokumentert Informasjon, medvirkning og samarbeid med pasient/pårørende er ikke dokumentert I henhod ti egne rutinebeskriveser ska det skrives en sykepeiesammenfatning i Profi, av den informasjon som kommer fra sykehuset (epikrise og sp.sammenfatning), hvor også evt. kommunens vurdering dokumenteres. Sik sammenfatning be sett i få journaer Kiniske observasjoner, vurderinger og grunnag for tjenestebehov (øpende journaføring) ved utskrivning og ike etter, er i iten grad dokumentert Ved gjennomgang av journa fremkommer ikke dokumentasjon av kontakten meom hjemmesykepeien og fastegen Det er ite fokus på innhod og kvaitet i journaføringen. Det gjennomføres ikke systematisk kontro av dette. Resutat fra spørreundersøkesene Spørreundersøkesen omhandet 16 pasienter/pasientforøp. Fem pasienter var innagt i 1-2 dager, tre pasienter i 3-4 dager, syv pasienter i 5-8 dager og en pasient var innagt i 9-12- dager. Spørreundersøkesen ti pasientene Seks av 16 pasienter svarte på spørreundersøkesen. Ae var utskrevet ti eget hjem. Andeen svar er for avt ti at de kan egges ti grunn for vurdering av praksis for informere pasientene og sikre medvirkning i utforming av tjenestetibud. Spørreundersøkesen ti fastegene Det be sendt ut brev ti 10 fasteger i kommunen vedrørende 16 pasienter fordet på ike mange inneggeser. Vi fikk svar fra syv fasteger, som var fasteger ti 13 av de 16 pasientene. Resutatet fra spørreundersøkesen viser at epikrise i hovedsak var mottatt samme dag eer påføgende. De feste fastegene oppevde å få epikrisene tidsnok og at de var dekkende for fastegens behov for oppføging av pasienten. Fastegene oppgir at det i epikrisene fra de aktuee sykehusopphodene i hovedsak var samsvar meom medikamentisten fra sykehuset og det fastegen sev hadde av faste medikamenter og medikamenter ved behov fra tidigere, med unntak av det som var gjort av endringer under sykehusopphodet. Samtidig angir fastegen fei i medikamentister som et risikoområde. Det er oppgitt at det i stor grad hadde vært kontakt meom pasient og fastege de første 2 ukene etter utskrivning, samt at det hadde vært kontakt meom fastege og hjemmesykepeien etter utskrivning (ikke angitt når i forøpet). Samtige syv fasteger oppyste at de ikke hadde vært invovert i etaberingen/ utvikingen/gjennomgangen av retningsinjene for samarbeid ved inneggese og utskrivning av pasienter. Ae fastegene oppyste at kommunen hadde etabert eektroniske medinger/ PLO-medinger for å kommunisere meom fastegene og peie- og omsorgstjenesten. Samtidig oppyste bare 4 av de 7 fastegene at kommunen hadde agt ti rette for å videreformide medikamentister ti peie- og omsorgstjenesten der det var mangende overensstemmese i disse. 6. Kommunens styringssystem Ae virksomheter som yter hesehjep ska sørge for at heseovgivingen oppfyes gjennom systematisk styring og kontinuerig forbedringsarbeid. Fykesmannen ska i sin tisynsvirksomhet påse at virksomheten har etabert et internkontrosystem og at de fører kontro med sin virksomhet på en sik 29
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene ti internkontro ska sikre at dagige arbeidsoppgaver bir panagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eer i medhod av heseovgivningen. Samarbeidsavtaen og retningsinjene for samarbeid om innskriving og utskrivning av pasienter, be undertegnet i 2012. Det kom frem under tisynet at det er besuttet at overordnet samarbeidsavtae og retningsinjer for utskrivningskar pasient ska evaueres og revideres i 2015. Mehus kommune har i denne sammenheng et samarbeid med fem andre kommuner opp mot Heseforetaket. For gode okae prosesser i dette arbeidet, bir det viktig å invovere reevante instanser og persone, jf. evauering og erfaringsinnhenting. Kommunen har retningsinjer for håndtering av varser om utskrivningskar pasient. Kommunen har en person som overvåker at E-medingssystemet på kommuna side fungerer etter retningsinjene. Tisynet har avdekket at retningsinjene ikke atid føges. Det oppgis at kommunens interne rutiner er under revisjon. Gjennom avtaeverket er kommunen forpiktet ti å ha et «Lokat samarbeidsutvag» (LSU) for samarbeid meom kommunen og fastegene. Kommunen har etabert LSU, men dette fungerer ikke for å sikre invovering av fastegene i arbeidet med avtaer og retningsinjer som kreves i henhod ti samhandingsreformen. Videre fungerer LSU mangefut for utviking og etterevese av rutiner for intern samhanding i kommunen. Fykesmannen viser ti internkontroforskriften 4d «sørge for at arbeidstakerne medvirker sik at samet kunnskap og erfaring utnyttes» Mehus kommune har rutiner for tideing av tjenester. Ved behov for endring i tjenester gjennomføres dette umiddebart. Ved gjennomgang av pasientjournaer er det imidertid vanskeig å finne dokumentasjon på kiniske observasjoner, vurderinger som grunnag for tjenestebehov, ink. samarbeid med fastegene. Det er etabert et system med kommunikasjon ved e-medinger meom kommunen og fastegene, samt gitt oppæring i dette. Tisynet viste at systemet brukes ite både av fastegene og hjemmetjenesten. Kommunen har benyttet avtate avvikssystem for meding av avvik i samhandingen med foretaket, jf. overordnet samarbeidsavtae. Mehus kommune har ikke mottatt avviksmedinger fra St. Oavs Hospita HF. Videre har kommunen eget system for avviksrapportering fra tjenestene internt i kommunen. Kommunen har et forbedringspotensia i å benytte avvikene i sitt forbedringsarbeid. Fykesmannen viser ti internkontroforskriften 4g «utvike, iverksette, kontroere, evauere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eer andre titak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredese av sosia- og heseovgivningen». 7. Regeverk Lov om hese- og omsorgstjenester i kommunene Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om hesepersone Forskrift om internkontro i hese- og omsorgstjenesten Forskrift om kommuna medfinansiering av spesiaisthesetjenesten og kommuna betaing for utskrivningskare pasienter Forskrift om pasientjourna Forskrift om fastegeordning i kommunene Overordnet samarbeidsavtae meom Mehus kommune og St. Oavs Hospita HF Retningsinjer for innskrivning og utskrivning av pasienter fra spesiaisthesetjenesten ti kommunen 8. Dokumentunderag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet ti den dagige drift og andre forhod av betydning som be oversendt under forberedesen av revisjonen: 30
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no 1. Organisasjonskart Mehus kommune Hese og omsorg (rammeområde 3) Horg/Få hese og omsorg Høonda hese og omsorg Nedre Mehus hese og omsorg 2. Deegasjonsregement Deegering av myndighet fra kommunestyret 3. Samarbeidsavtaer med heseforetaket, signert 06.10.12. Overordnet samarbeidsavtae Praktiske retningsinjer for samhanding vedrørende inneggese og utskrivning av pasienter Tjenesteavtae for omforente beredskapspaner Samarbeidsavtae om forskning, utdanning, praksis og æretid Tjenesteavtae for samarbeid om hesefremmende og forebyggende hesearbeid Avtae om gjensidig kunnskapsutveksing Tjenesteavtae om paner for den akuttmedisinske kjeden Tjenesteavtae om svangerskapsomsorg, fødseshjep og barseomsorg Tjenesteavtae om IKT-øsninger og eektronisk samhanding Tjenesteavtae om tibud ti pasienter med behov for koordinerte tjenester 4. Rutiner for samhanding meom kommunen og heseforetaket Veieder: Registrering av henvendeser fra sykehuset Skjema: Henvendese fra sykehuset utskrivningskare pasienter - forberedese hjemkomst Skjema: Avviksmeding Veieder: Saksbehanding i Profi, Mehus kommune Veieder og prosedyrer: Eektroniske medinger med sykehuset Rutiner for overvåking av eektroniske medinger 5. Rutiner for samhanding meom enheter i kommunen ees inntaksmøte Referat, fees inntaksteam: Danner grunnag for endringer som er ikke impementert enda Skjema for vurderingsbesøk 6. Avviksmedinger Dokumentasjon som be gjennomgått under revisjonsbesøket: 16 pasientjournaer Korrespondanse meom virksomheten og Fykesmannen: Brev fra Fykesmannen i Sør-Trøndeag med varse om tisyn, datert 29.08.2014 Dokumenter tisendt fra Mehus kommune, mottatt 30.09.2014 E-post Fykesmannen i Sør-Trøndeag med program for tisynsdagene, datert 27.10.2014 9. Detakere ved tisynet I tabeen under er det gitt en oversikt over detakerne på åpningsmøte og suttmøte, og over hvike personer som be intervjuet. Navn Funksjon / Åpningsmøte Intervju stiing Oppsum. Suttmøte møte Anne Mette Hepsø Hesefagarbeider X X Lone Hianmo Omsorgsarbeider X X Inger Agnete Sykepeier X X Sonja Lund Sykepeier X X Randi Havda Enhetseder X X Sandøy Arne Løvset Virksomhetseder X X Roger Santokhie Hesefagig rådgiver X X 31 X X X X X
Dokumentet er hentet fra http://www.hesetisynet.no Leif Anders Kommuneoverege X X X Stuevod Kirsti Grindstuen Enhetseder X Fra tisynsmyndighetene detok: Revisor: seniorrådgiver Mona B. Parow Revisor: seniorrådgiver Anne Cathrine Svenning Revisor: ass. fykesege Ragnar Hermstad Revisjonseder: seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvod Observatør: ass. fykesege Frode Engtrø. 32 X
Tisynsrapport Mehus kommune som barnehagemyndighet Orientering ti kontroutvaget Behandes i utvag Kontroutvaget i Mehus kommune Saksbehander: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 27.04.2015 Saksnr 017/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/167-13 Kontroutvagssekretariatets innstiing Kontroutvaget tar tisynsrapporten ti orientering. Vedegg Tisynsrapport - Mehus kommune som barnehagemyndighet Saksutredning Kontroutvagets sekretariat viser innedningsvis ti saming for kontroutvag den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fykesmannen i Sør-Trøndeag i et foredrag tok ti orde for mer samordning av tisynsarbeidet meom bant annet fykesmannen og kommunae kontroutvag. Som et edd i dette er det naturig å gjøre bruk av tisynsrapportene som tisynsmyndighetene utarbeider etter tisyn i kommunene. Fykesmannen i Sør-Trøndeag har i perioden 23.10.14 ti 23.02.2015 gjennomført tisyn med Mehus kommune som tisyns- og godkjenningsmyndighet etter barnehageoven. Det overordnede mået med Fykesmannens tisyn med kommunens ovpåagte oppgaver som barnehagemyndighet, er å bidra ti å sikre etterevese av regeverket og derigjennom kvaiteten på barnehagetibudet. Fykesmannen sier at når det konkuderes med «ingen avvik» i tisynet bør det i større grad syniggjøres hvike skjønnsmessige vurderinger som igger ti grunn. I redegjørese fra Mehus kommune, datert 11.12.2014, beskrives det at kommunen har revidert sin rutine sik at dokumentasjon og ovgrunnag nå vi framkomme tydeigere. Fykesmannens konkusjon bygger på dette faktum. Fykesmannen anser tisynet med Mehus kommune som barnehagemyndighet som avsuttet. Kontroutvagets sekretariat viser ti vedagt tisynsrapport for utfyende informasjon om tisynet. Kontroutvagssekretariatets konkusjon Kontroutvagets sekretariat anbefaer at kontroutvaget gjennomgår rapporten og egger denne ti grunn som en de av sin rutinemessige oppføging av virksomheten i Mehus kommune 33
Fykesmannen i Sør-Trøndeag Postboks 4710 Suppen, 7468 Trondheim Sentrabord: 73 19 90 00, Teefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahs g. 10 Saksbehander Innvagsteefon Liv Ingegerd Sefjord 73 19 93 48 Oppvekst- og utdanningsavdeingen Vår dato 23.02.2015 Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2014/7906-611 Deres ref. Mehus kommune Rådhusveien 2 7224 MELHUS Oversendese av endeig tisynsrapport - avsutning av tisyn med Mehus kommune som barnehagemyndighet Fykesmannen i Sør-Trøndeag har i perioden 23.10.14 ti dags dato gjennomført tisyn med Mehus kommune. Våre observasjoner og vurderinger fremgår av vedagte tisynsrapport. Fykesmannen i Sør-Trøndeag vi takke Mehus kommune for godt samarbeid i forbindese med tisynet. Tisynet med Mehus kommune anses med dette avsuttet. Med hisen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Liv Ingegerd Sefjord seniorrådgiver Dette dokumentet er eektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedegg; tisynsrapport Embetsedese og administrasjonsstab Kommuna og samordningsstab E-post: fmstpostmottak@fykesmannen.no Justis- og beredskapsavdeing Landbruk og bygdeutviking 34 Mijøvernavdeing Internett: www.fykesmannen.no/st Oppvekst- og utdanningsavdeing Sosia- og heseavdeing Teefaks 73 19 93 01 Organisasjonsnummer: 974764350
2 ENDELIG TILSYNSRAPPORT Mehus kommune 2014 Tema for tisynet: Kommunen som tisyns- og godkjenningsmyndighet etter barnehageoven 35
3 Innhodsfortegnese: 1 Innedning og sammendrag...4 2 Om tisynet med Mehus kommune...4 2.1 Fykesmannen fører tisyn med kommunen som barnehagemyndighet...4 2.2 Tema for tisyn...4 2.3 Om gjennomføringen av tisynet...5 3. Kommunen som godkjenningsmyndighet...5 3.1 Rettsig krav...5 3.2 Fykesmannens undersøkeser...6 3.3 Fykesmannens vurderinger...7 3.4 Fykesmannens konkusjon...7 4. Kommunen som tisynsmyndighet...8 4.1 Rettsig krav...8 4.2 Fykesmannens undersøkeser...9 4.3 Fykesmannens vurderinger...10 4.4 Fykesmannens konkusjon.11 Vedegg.11 36
4 1 Innedning og sammendrag Fykesmannen i Sør-Trøndeag har i perioden 23.10.14 ti dags dato gjennomført tisyn med Mehus kommune som barnehagemyndighet. Tema for tisynet har vært: 1. Kommunens ansvar for godkjenning av barnehager, jf. barnehageoven 10 og 11. 2. Kommunens ansvar for å påse gjennom sine tisyn at barnehagene i kommunen etterever kravene i barnehageoven jf. 16 jf. 8 første edd. Under oppsummeringsmøtet på tisynsdagen 02.12.14 frama Fykesmannen foreøpige funn som kunne indikere ovbrudd innenfor begge tisynstema. Dette vi være omtat i rapportens kapitte 3 og 4. Mehus kommune har i en henvendese av 11.12.14 redegjort for titak for å endre sin praksis. På bakgrunn av denne redegjøresen finner Fykesmannen at de titak kommunen har gjennomført er tistrekkeig ti å avsutte tisynet med denne endeige tisynsrapporten. Fykesmannens vurderinger og konkusjoner bygger på det kidemateriaet som fremgår av vedegg og tar bare utgangspunkt i status på tidspunktet for tisynsrapporten. 2 Om tisynet med Mehus kommune 2.1 Fykesmannen fører tisyn med kommunen som barnehagemyndighet Fykesmannen fører tisyn med kommunen som barnehagemyndighet jf. barnehageoven 9 annet edd. Fykesmannens tisyn er et ovighetstisyn jf. kommuneoven (ov av 25. september 1992 nr. 107) 60 b. Tisynet er myndighetsutøvese og skjer i samsvar med forvatningsrettens reger for dette. Tisynet ska være preget av åpenhet, ikebehanding, etterprøvbarhet og effektivitet. I de tifeer Fykesmannen konkuderer med at et rettsig krav ikke er oppfyt, betegnes dette som ovbrudd, uavhengig av om det er barnehageoven eer forskrifter fastsatt i medhod av denne, som er brutt. 2.2 Tema for tisynet Det overordnede mået med Fykesmannens tisyn med kommunens ovpåagte oppgaver som barnehagemyndighet, er å bidra ti å sikre etterevese av regeverket og derigjennom kvaiteten på barnehagetibudet. Kommunen som oka barnehagemyndighet har et overordnet ansvar for å sikre at barn får et godt og forsvarig barnehagetibud. Etter barnehageoven 8 37