Saksbeh: Finn Helge Lyster/Reidar Schlytter Vår ref: 2017-02 Sted og dato: Slidre/Begnadalen 18.08.2017 Til Møte 2/2017 Kontrollutvalgene i Valdres INNKALLING TIL FELLESMØTE FOR KONTROLLUTVALGENE I VALDRES Vi innkaller med dette kontrollutvalgene i Valdres til fellesmøte: - Mandag 28. august 2017 kl. 11.00 til 15.00 i kommunestyresalen i rådhuset på Fagernes. Det vil bli servert kaffe og enkel lunch i møtet. Forslag til dagsorden: Orienterings-/diskusjonssaker: Orientering fra revisjonen Brev om branntilsyn i Valdres dat. 02.05.17 Saker til behandling: Sak 05/2017: Sak 06/2017: Sak 07/2017: Sekretariatsordning for kontrollutvalgene i Valdres Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende branntilsyn i Valdres Med vennlig hilsen Finn Helge Lyster (sign) Kontrollutvalgssekretariat for SAK/VK Reidar Schlytter (sign) Kontrollutvalgssekretariat for EK/NAK/VSK/ØSK Kopi sendt: Ordførere, rådmenn, postmottak og Kommunerevisjon IKS Side 1 av 5
Sak 05/2017: Sekratriatsordning for kontrollutvalgene i Valdres Dokumenter til saken Notat vedr Felles saksutredning for Valdreskommunene 2017, fra dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter, sluttbehandlet i arbeidsmøte med kontrollutvalgslederne 30.06.17 Bakgrunn: Kommunene i Valdres etablerte en midlertidig sekretariatsløsning i 2013, som gikk ut 31.12.2016. Ordningen ble forlenget av kommunestyret gjeldende ut 2017, i den hensikt å etablere en mer permanent ordning. Notat vedr Felles saksutredning for Valdreskommunene 2017, fra dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter. Notatet ble sendt Kontrollutvalgene i egen mail dat. 07.07.17. I tillegg har sekretariatet sendt sak på høring til Fylkesmann i Oppland og Norges kommunerevisorsforbund med følgende tekst: Hei, det har over tid vært diskutert roller i kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres, spesielt arbeidsdelingen mellom revisjon og sekretariat. I felles kontrollutvalgsmøte i Valdres 21.10.2016, med flere ordførere til stede, ble det konkludert med at forslaget til ny kommunelov medførte at det var hensiktsmessig å etablere en permanent løsning for kontrollutvalgssekretariat i Valdres. Det ble bestemt at kontrollutvalgslederne skulle utarbeide en felles saksutredning til kommunestyrene i Valdres med forslag til ny sekretariatsordning som er basert på følgende: Kommunerevisjonen IKS skal, som i dag, ha ansvar for risikovurderingene og påpeke risikoområder overfor kontrollutvalgene mht. gjennomføring av kontroll- og tilsyn. Sekretariatet styrkes ved å sette krav til kompetanse innenfor økonomi/regnskap og/eller offentlig saksbehandling. Sekretariatet skal utarbeide møteinnkallinger, sette opp sakslister, føre møtebøker, ha ansvar for KU sitt arkiv og se til at kontrollutvalgets vedtak blir gjennomført, jf. vedlagte oppdragsbeskrivelse. Sekretariatet skal i tillegg utforme saksutredninger om nødvendig i samarbeid med revisjonen. Videre presiseres følgende: o Ved behov for spisskompetanse innenfor enkelte fagfelt kan KU i samarbeid med sekretariatet innhente dette fra eksterne fagmiljø. Kostnader knyttet til dette blir belastet det aktuelle kontrollutvalg. o Revisjonen skal selv stå inne for kvaliteten på det arbeid som utføres. o Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisor tilfredsstiller formelle kompetansekrav og består kvalitetskontroller mv. o Kontrollutvalgets bestillinger av kontroll- og tilsynsoppgaver fra revisjonen skal fremgå av protokollerte vedtak, om nødvendig i møtebøker unntatt offentlighet. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisjonsrapporten svarer til kontrollutvalgets bestilling. Regnskapsrevisjon mv. ligger i oppdraget som valgt revisor. I den forbindelse har kontrollutvalgslederne utarbeidet forslag til oppdragsavtale for sekretariatet i Valdres. Før endelig sluttbehandling av saken i møte den 28.08.17 har kontrollutvalgslederne ønske om at: Forslaget til oppdragsavtalen sendes Fylkesmann i Oppland og Norges Kommunerevisorsforbund til høring. Side 2 av 5
Vedlegg: Forslag til oppdragsavtale for sekretariatet i Valdres 1. Sekretariatet skal påse at saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, jf. forskrift om kontrollutvalg 20. 2. Sekretariatet skal planlegge kontrollutvalgsmøter sammen med utvalgsleder og revisjon. Delta på og legge praktisk til rette for møter. 3. Sekretariatet skal sikre at kontrollutvalget følger saksbehandlingsreglene i koml. kap. 6, herunder: a) Utarbeide innkallinger med saksliste og saksdokumenter til kontrollutvalgsmøter sammen med kontrollutvalgsleder og revisjon. b) Innkallingen skal være godkjent av kontrollutvalgsleder, men signeres av praktiske grunner av sekretariatet etter fullmakt fra kontrollutvalgsleder. Saksdokumenter er ikke offentlig før kontrollutvalget har godkjent saksutredningen på møtet. c) Utarbeide møtebok for hvert møte, som godkjennes av utvalgsleder. Formell godkjenning og signering av protokoll foregår i påfølgende møte. d) Oversende møtebok og saker til riktig instans iht. vedtak i kontrollutvalget. 4. Kontrollutvalget har arkivplikt iht. arkivlovens bestemmelser. Denne ivaretas ved at møteinnkallinger, møtebøker og arkivpliktige saksdokumenter oversendes kommunen iht. etablert rutine, og arkiveres i kommunens arkivsystem (IKT Valdres). Sekretariatet skal motta post for kontrollutvalget og føre postjournal. 5. Sekretariatet skal bidra til å sikre at kontrollutvalget påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. ku-forskr. 4, herunder: a) Kommunestyrets vedtak om revisjonsordning gjennomføres, jf. ku-forskr. 16. Det er ansatt revisor i kommunen, at det blir videreført/etablert interkommunalt samarbeid om revisjon eller at det blir inngått avtale med et revisjonsselskap. b) Revisor tilfredsstiller følgende krav: i. oppdragsansvarlig revisor hvert år og ellers ved behov avgir en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. ii. revisjonsordningen består ekstern kvalitetskontroll, og at eventuelle forbedringspunkter fra slik kontroll blir fulgt opp. iii. den som ansettes som revisor i kommunen har en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller og være myndig, jf. rev.forskr. 12. 6. Sekretariatet skal bidra til å sikre at kontrollutvalget påser at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, jf. koml. 77 nr. 4 og ku-forskr. 6, herunder: a) At den som er oppdragsansvarlig for revisjon av årsregnskapet til kommunene skal ha bestått eksamen til bachelor i revisjon eller høyere revisoreksamen (master i revisjon) iht. Kredittilsynets krav til registrert og statsautorisert revisor og i tillegg ha tre års praksis fra regnskapsrevisjon, jf. rev.forskr. 11. 7. Sekretariatet skal bidra til å sikre at kontrollutvalget påser at det gjennomføres forvaltningsrevisjon og selskapskontroll iht. gjeldende regelverk, jf. koml. 77 nr. 4 og 5, ku-forskr. 9 og 13 og rev.forskr. 11, herunder påser at: a) det hvert 4. år utarbeides plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret i samsvar med lov og forskrift. b) revisor utformer og gjennomfører forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter etter de vedtak og planer som er vedtatt i kontrollutvalget og innenfor den budsjettramme som er stilt til rådighet, jf. merknader til ku-forskr. 9 og 13, samt rev.forskr. 11. c) kontrollutvalgets vedtak om forvaltningsrevisjon fremgår av møteprotokollen d) behov for juridisk bistand blir vurdert når dette ikke kan ivaretas på en tilfredsstillende måte av kontrollutvalg, sekretariat eller revisjon. e) dersom det oppstår behov for at revisjonsarbeid påbegynnes før det kan avholdes møte i kontrollutvalget skal sekretariatet avtale dette med kontrollutvalgsmedlemmene på telefon/mail og gi revisjonen informasjon om oppdraget. Dette skal fremgå av møteboken for neste møte. Side 3 av 5
8. Andre oppgaver etter nærmere avtale med kontrollutvalget, herunder: a) Utarbeide utkast til årsmelding for ferdigstillelse og godkjennelse i kontrollutvalget. b) Deltagelse på fellesmøter for kontrollutvalgene i Valdres. Sekretariatet har taushetsplikt om informasjon som vedkommende får kjennskap til gjennom oppdraget, jf. kuforskr. 5 og forvaltningslovens 13. Fint om dere kunne gi oss en tilbakemelding innen 28.08.17 Svar fra Oppland Fylkeskommune og Norges Kommunerevisorsforbund foreligger ikke før innkalling til fellesmøte 28.08.17 Vurdering: Forslag til vedtak: Vedtak: 06/2017 Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24! Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. Kommunerevisjonen orienterer om: Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Kontrollutvalgene orienterer kort om: Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, herunder interkommunale prosjekter. Prosjekter utvalgene ønsker å bestille. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Vurderinger i møtet: Vedtak: Side 4 av 5
07/2017 Forvaltningsrevisjon vedr. branntilsyn i Valdres Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. branntilsyn i Valdres med oversendelsesbrev Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende branntilsyn i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av 28.05.2017. Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør-Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. 2. kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Forslag til vedtak Vurderinger i møtet Vedtak Side 5 av 5