Referat fra forbundsstyremøte Søndag 11.06.17 kl. 17.00 mandag 12.06. kl. 16.00 Thon Hotel Ullevål stadion / Ullevål stadion, US-4018 Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Kristin P. Gilbert (KG) Atle Nilsen (AN) Lars Hugo Berg (LHB) May Brit Osaland (MBO) Veronika Reinhaug (VR) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Terje Selnes (TS) Nina Fjellet (NF) Ingen Tilstede fra komiteene: Ingen Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren på deler av FS-65/16-18 Torill Aas Sundby på sak FS-63/16-18
Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 33/16-18 Godt styrearbeid i lagene O-sak 34/16-18 Klager på dømming under Glade RG-dager O-sak 35/16-18 Gym for Life 2017 O-sak 36/16-18 Framdrift Trenerløypa Styresaker FS-62/16-18 Status i styrets arbeid i tingperioden FS-63/16-18 Vedtekter og samarbeidsavtale NGTF-NTV FS-64/16-18 Langtidsplan NGTF FS-65/16-18 Regnskap pr. 31.05.17 FS-66/16-18 Representasjoner høsten 2017 FS-67/16-18 Budsjettjustering 2017
Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble ikke meldt inn saker under eventuelt. Orienteringssaker O-sak 33/16-18 Godt styrearbeid i lagene Ihht NIFs utviklingsplan for organisasjon, skal hvert særforbund vedta noen kriterier for godt styrearbeid i lagene og undersøke status. I styresak FS M11-1618 sak 56 Kriterier for godt styrearbeid vedtok vi å gjennomføre en spørreundersøkelse i alle lagene om lovpålagte oppgaver («Bedre klubb del 1») og viktige oppgaver ihht NGTFs langtidsplan. Det ble sendt 408 invitasjoner, 145 mottatte svar, dvs. en svarprosent på 37%, selv etter at det ble sendt en purring. Dette er den første undersøkelsen fra NGTF på lenge, og den er svært kort. Det er bekymringsverdig at 63% av lagene våre enten ikke har registrert riktig mottakeradresse for laget sitt, eller av ulike årsaker ikke velger å svare på en henvendelse fra NGTF. Over halvparten av lagene som har svart er fleridrettslag eller allianseidrettslag. Halvparten av de som har svart har 200 medlemmer eller færre. Av de lag med over 1000 medlemmer er 100% særidrettslag. Generelt finner vi flest fleridrettslag blant de små lagene. Det ble distribuert en fullstendig rapport i forkant av møtet. Tas til etterretning. O-sak 34/16-18 Klager på dømming under Glade RG-dager NGTF v/tkrg har mottatt klager fra Rogaland krets, Hordaland krets, Bergens turnforening, Tromsø turnforening, Stabekk turnforening og Njård IL vedrørende dømming i Glade RG-Dager. Da klagene var mange i antall, og angikk viktige forhold vedrørende den videre utviklingen av rytmisk gymnastikk i Norge, ønsket TKRG at Forbundsstyret skulle være orientert om klagene og TKRGs tiltak. Alle klagene er oversendt til Forbundsstyret, sammen med et skriv fra Asker Turnforening (TF) hvor de angir sine synspunkt i saken. Asker TF er arrangør av Glade RG-Dager, og TKRG mente det var viktig å informere Asker TF om klagene og innholdet i disse. Det er oppsiktsvekkende at såpass mange foreninger/kretser har sendt inn klage, og for alle involverte er det derfor viktig at TKRG iverksetter nødvendige tiltak. Klagende klubber/kretser, Asker TF og TKRG og Forbundsstyret synes å være enige om følgende: - Høy kvalitet i bedømming er svært viktig for utvikling av sporten generelt, og gymnastene spesielt - Tilstrekkelig antall dommere med nødvendig kompetanse er avgjørende for å sikre høy kvalitet i bedømming - Nødvendig integritet i bedømming og gjensidig tillit blant klubber i Norge, forutsetter et dommeroppsett i alle konkurranser som tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende krav Tekniske komité har mandat til, og ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for sikre at målsetninger over oppnås, herunder. - Gjennomføre tilstrekkelig antall kurs, som utdanner et tilfredsstillende antall dommere med nødvendig kompetanse
- Utvikle og implementere et system for videreutvikling av dommere - Utvikle og implementere et system for oppfølging av kvalitet og integritet i bedømming - Sørge for et dommeroppsett i alle konkurranser som tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende krav. Herunder nødvendig antall dommere, med tilfredsstillende kompetanse og med god spredning mht klubber Teknisk komité har det overordnede mandat og ansvar, men realisering av målsetninger for bedømming gjengitt over, krever felles innsats fra alle turnforeninger: - Sørg for kontinuerlig utvikling av nye dommere - Legge forholdene til rette for å utdanne dommere med stadig høyere dommergrad - Opprettholde/utvikle en kultur hvor integritet i bedømming verdsettes høyt Forbundsstyret anser at bedømming er viktig i alle våre konkurransegrener, og legger til grunn at teknisk komite RG følger opp med eventuelle konkrete tiltak i kommende konkurranser. O-sak 35/16-18 Gym for Life 2017 Presidenten orienterte om status pr dato. Tas til orientering. O-sak 36/16-18 Framdrift Trenerløypa Det skal gjennomføres et trenerutviklermøte i nær framtid, hvor innholdet vil dreie seg om å drøfte og kvalitetssikre at vi når de målene vi ønsker med Trener 1. Trener 2 basis er nå nær ferdigstillelse, og det følges opp overfor komiteene slik at man får på plass alt innholdet og sørger for god sammenheng fra basisdelen og over til de spesielle delene. Tas til orientering. Styresaker FS-62/16-18 Status i styrets arbeid i tingperioden Styret gikk igjennom de ulike punktene i Langtidsplanen samt vedtak som ble fattet på forbundstinget i 2016. Status på målene i LTP ble gjennomgått, og mulighetene for å kunne nå målene i inneværende periode ble diskutert. Status må sees i sammenheng med budsjett, og eventuelle budsjettjusteringer. Ref. FS-67/16-18 Budsjettjustering 2017. Styret vil frem mot Forbundstinget 2018 kontinuerlig følge opp status i hht mål i Langtidsplanen. FS-63/16-18 Vedtekter og samarbeidsavtale NGTF-NTV Det forelå forslag til Samarbeidsavtale mellom NGTF og NTV, samt forslag til nye vedtekter for NTV. Begge dokumentene bygget på tilsvarende godkjente dokumenter mellom NGTF og NKGV. Samarbeidsavtalen mellom NTV og NGTF aksepteres slik den foreligger, og danner sammen med vedtektene grunnlaget for NTV sitt organisatoriske forhold til NGTF.
FS-64/16-18 Langtidsplan NGTF Arbeidsgruppa for revidering av NGTFs langtidsplan hadde møte 31.05.17. I det møtet framkom det momenter hvor det er ønskelig med en del konkrete avklaringer i forbundsstyret før videre arbeid. Forbundsstyret ga sin tilslutning til de framlagte momentene. Den nye planen skal være et overordnet plandokument med et innledende politisk kapittel, og med langsiktige mål og strategier. I tillegg vil det bli utarbeidet handlingsplaner/budsjett for hvert år. Planen skal ha et overordnet hovedmål om medlemsvekst. Planen skal benyttet samme terminologi som hele norsk idrett gjør innen klubbutvikling, dvs «Virksomhetsplan». Planen har tidshorisont mot 2022 og 2028 (med delmål for 2020). Planen skal synliggjøre ansvar og oppgaver for forbund, krets og lag. Det gjennomføres en spørreundersøkelse som involverer lagene i oppstarten av planprosessen. De foreslåtte spørsmålene legges til grunn for undersøkelsens innhold. Forbundsstyret slutter seg til ideen om at strategiseminaret innledes med en statusoppdatering fra forbundsstyret, komiteene/utvalg. Forbundsstyret er innforstått med at de selv må redegjøre for de punkter i Langtidsplanen som ikke dekkes av komiteer og utvalg. FS-65/16-18 Regnskap pr. 31.05.17 I styremøte 27.01.2017, ble det under sak «FS-48/16-18 Foreløpig regnskap 2016» gjort følgende vedtak: «Styret tar det framlagte foreløpige regnskapet til orientering. Godkjenning av regnskap 2016 vil foretas når endelig regnskap foreligger. Styret krever at det for 2017 blir levert månedlige regnskap med prognoser for de enkelte prosjekt. Styret krever videre at det minimum hvert kvartal utarbeides en grundig regnskapsgjennomgang med prognoser og analyse av usikkerhetsmomenter. Agendaen på styremøtene må legges slik at det sikres en god gjennomgang på hvert møte. Forbundsstyret ønsker tydeligere orientering om alle større beløp som kommer til endring i løpet av året, selv om de skulle være innenfor budsjett. Forbundsstyret ser svært alvorlig på den situasjonen man er i med ytterligere negativ egenkapital og ser det som helt nødvendig at 2017 styres mot et godt overskudd til tross for store satsninger på mange områder.» Forbundsstyret uttrykte i styremøtet misnøye med at vedtaket fra styremøte i januar ikke var fulgt opp og at alvorligheten av dette styrkes av den svake egenkapitalsituasjonen i NGTF pr 31.12.2016. Regnskapsoversikt pr mai 2017 ble oversendt i forkant av møtet uten kommentarer ut over at generalsekretæren i møtet klargjorde at det pr. dato ikke var noe som tydet på at man ikke var i henhold til budsjett. Styret mente at kravet om kritisk styringsinformasjon gitt av en grundig regnskapsgjennomgang med prognoser og analyse av usikkerhetsmomenter derfor ikke var ivaretatt. Generalsekretæren gjorde i juni 2016 styret oppmerksom på at situasjonen i ft behovet for å følge opp World Gym for Life tett ville være krevende framover.
Forbundsstyret presiserer viktigheten av vedtaket gitt i styremøtet den 27.01.2017, og krever at styringsinformasjon angitt i vedtaket gjøres tilgjengelig for Forbundsstyret snarest, og senest ved utsendelse av saker til styremøtet 30. august. Inntil nødvendig informasjon foreligger, forutsetter nye beslutninger i perioden frem til 30. august som innbefatter større beløp, forutgående styrebehandling. Beslutninger av større beløp knyttet til tiltak/prosjekter hensyntatt i budsjett, godkjennes av President. Det gjøres ingen ansettelse av klubbutvikler/kretskonsulent i Sør- Trøndelag, og det foretas ingen videreføring av vikariater inntil videre. FS-66/16-18 Representasjoner høsten 2017 Utsatt FS-67/16-18 Budsjettjustering 2017 Generalsekretæren hadde i innkallingen til møtet lagt ved aktuelle budsjettfiler, men forbundsstyret ønsket å avvente eventuelle justeringer til møtet i august. o o o Det foretas ingen budsjettjusteringer på nåværende tidspunkt grunnet mangel på styringsinformasjon, som angitt under FS-65/16-18. I styremøte i august vil eventuelle justeringer i budsjett for 2017 bli vurdert, basert på en grundig regnskapsgjennomgang med tilhørende analyser og prognoser. Forbundsstyret diskuterte status mht arbeidet med Langtidsplanen og status i organisasjonen, og i budsjettrevideringen i styremøtet i august vil følgende områder spesielt vurderes mht prioritering: Nødvendig kompetanse og kapasitet for å sikre tilfredsstillende økonomisk styring Tiltak som bidrar til høyere implementeringstakt innen trenerutvikling Ansettelse av Sportssjef iht ønsket organisasjonsmodell for toppidrettssatsing for å bidra til måloppnåelse, samt videreutvikling og implementering av landslagsmodeller i alle konkurransegrenene