Referat fra forbundsstyremøtene Onsdag kl Møterom US-4018

Transkript

1 Ullevål stadion Referat fra forbundsstyremøtene Onsdag kl Møterom US-4018 Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Torgeir Røinås Pedersen (TRP) Atle Nilsen (AN) Stian Syvertsen (SS) May Brit Osaland (MBO) Terje Selnes (TS) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Nina Fjellet (NF) Rikke Bjerke (RB) Ingen Tilstede fra komiteene: Ingen Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren (ØL), Marianne Halberg på sak FS-08/18-20 Bente Stensrud, Hermod Buttedahl, Gabriel Negru på sak FS-06/18-20

2 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 01/18-20 Regnskap med prognose pr O-sak 02/18-20 Aktivitetsrapport fra perioden O-sak 03/18-20 Status GDPR Styresaker FS-01/18-20 Konstituering FS-02/18-20 Representasjoner og møteplan høsten 2018 FS-03/18-20 Oppfølging av tingvedtak FS-04/18-20 Strategisk plan oppfølging FS-05/18-20 Organisasjon / Personal FS-06/18-20 Mandat for tekniske komiteer / instruks for landslagssjef FS-07/18-20 Sponsorarbeid FS-08/18-20 Kriterier VM RG 2018 FS-09/18-20 Kurs i Gymlek

3 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste. Det ble ikke meldt inn saker under eventuelt. Orienteringssaker O-sak 01/18-20 Regnskap med prognose pr Forbundsstyret fikk en gjennomgang av regnskapet og de arbeidsmetoder som ligger til grunn for budsjett og regnskap i NGTF. Det var også utarbeidet en prognose hvor de endringer som man allerede nå ser i forhold til vedtatt budsjett, var lagt inn. Det utarbeides en mer presis prognose til neste møte som grunnlag for eventuell budsjettjustering. Regnskapet tas til etterretning. O-sak 02/18-20 Aktivitetsrapport fra perioden Den distribuerte aktivitetsrapporten ble forklart og diskutert. Styret påpekte at det er ekstra interessant å rapportere på tiltak som er direkte henførbare til punkter i den strategiske planen. Samtidig skal rapporten også fungere slik at den gir en oversikt over det som har blitt gjort av arbeid i perioden, uten at den blir for omfattende. Tas til etterretning. O-sak 03/18-20 Status GDPR Generalsekretæren orienterte om de tiltak man er i gang med i administrasjonen for å komme i tråd med det nye personvernregulativet som innføres Forbundet har fortsatt en god del jobb igjen før man oppfyller kravene, men arbeidet er godt i gang både på krets og forbundsnivå. De spørsmål som framkom avklares med juridisk avdeling i NIF. Tas til etterretning. Styresaker FS-01/18-20 Konstituering Forbundsstyret drøftet de ulike oppgavene som man har ansvaret for knyttet til gjennomføring av strategisk plan samt øvrige planer og ordinær drift. Styremedlemmenes egne hovedinteressefelt ble drøftet som grunnlag for fordeling av ansvarsområder i den kommende perioden. Styret drøftet hvorvidt man skulle videreføre ordningen med faddere for enkeltkretser basert på at det i siste periode ikke har fungert så veldig godt, og hvor man like gjerne har fulgt opp og representert i kretser man ikke var fadder for, som der man var fadder. Oppfølgingen av kretsene skal fortsette, men det var ønskelig å drøfte med kretsene hvordan dette best kan gjøres. President, visepresident og generalsekretær ble oppnevnt til Arbeidsutvalg med fullmakt til å fatte nødvendige beslutninger ved behov, og at de samme beslutninger legges fram for styret i neste møte. President, visepresident og generalsekretær utgjør forbundets Arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget gis fullmakt til å fatte nødvendige beslutninger på vegne av styret. Beslutningene redegjøres overfor styret i neste møte. Fordeling av ansvar for ulike områder i forbundet sluttføres i neste møte. Ordningen med fadderkretser vil bli drøftet med kretslederne før endelig beslutning.

4 FS-02/18-20 Representasjoner og møteplan høsten 2018 Forbundsstyret diskuterte representasjonsoversikten og fordelte oppdragene mellom seg slik det framgår av tabellen nedenfor. Representasjonene gjennomføres i henhold til listen. Representanter og ansvarlige for tiltakene er gjensidig ansvarlig for å kontakte hverandre i god tid for praktiske avklaringer. Tid Arrangement Arrangør/sted Representasjon Mai VM i Gymnastikkhjul FIG World Challenge Cup, RG NM, troppsgymnastikk nasjonale klasser junior Norges cup og Nasjonal konkurranse RG, GRGD Magglingen, Sveits Guadalajara, Spania SK STAGs Turngruppe Asker turnforening Helge Sæthre Flavia Suarez Siv Langerød-Erichsen Torgeir Røinås Pedersen Grand Prix, RG Holon, Israel Beatriz Sancho Pinse Alexander Nissen (også FIG Challenge Cup turn kvinner og turn menn Koper, Slovenia trener) Juni EM, RG Guadalajara, Spania Hilde Dalen Viorel Lataretu (også Nordisk Mesterskap Youth, turn menn Greve, Danmark trener) Norgesfinalen RG Holmestrand IF Stian Syvertsen FIG Challenge Cup, turn kvinner og turn menn Guimares, Portugal Vitalji Solodkij (også trener) Øistein Leren, Irina 16.jun Gjensidige Games, sponsoraktivitet Bislett stadion Solem, Gema Casado NM turn kvinner og menn junior Oslo tf Torgeir Røinås Pedersen 18.jun Forbundsstyremøte Ullevål stadion Alle Nordisk Mesterskap, turn kvinner og turn menn senior Laurens van der Hout og junior Farum, Danmark (også trener) Juli Eurogym + 1st European Gym for Life Challenge Liége, Belgia Irina Solem Gabriel Negru (også Landskamp Polen-Norge-Finland, turn menn senior Gdańsk, Polen trener) August EM, turn kvinner senior og junior EM, turn menn senior og junior September Glasgow, Storbritannia Glasgow, Storbritannia 24.aug Forbundsstyremøte Ullevål stadion Alle Laurens van der Hout (også trener) Rune Karlsen VM, RG Sofia, Bulgaria Avklares i komiteen NM, troppsgymnastikk nasjonale klasser og TeamGym senior IL Gneists Turngruppe Siv Langerød-Erichsen eller Rikke Bjerke Nord Europeisk Mesterskap, turn kvinner og turn menn Island Golden Age Festival Pesaro, Italia Gema Casado, Torill Aas Sundby, Wenche Havnås, Minna Børstad NM turn kvinner og menn senior Trondhjems Tf Torgeir Røinås Pedersen Info meeting WG-2019 Dornbirn Minna Børstad Clarion H&C 28.sep Forbundsstyremøte Oslo Airport Alle Clarion H&C Strategiseminar Oslo Airport Alle Oktober Youth Olympic Games, RG, turn kvinner og turn menn Buenos Aires, Argentina Nasjonal rekruttkonkurranse turn kvinner og menn Tromsø tf Odivelas, EM, TeamGym junior og senior Portugal Olympiatoppen Hermod Buttedahl og Birgit Iversen (?) VM, turn kvinner og turn menn senior Doha Ann-Helen Bjørnstad Forbundsstyremøte , (lør) Ullevål stadion Alle November 27.okt Gym for Life Norge 2018 Ekeberghallen Alle Norgesfinalen turn kvinner og menn Desember Sotra turnforening FIG-Congress Baku, Azerbaijan 10.des Forbundsstyremøte Ullevål stadion Alle Torgeir Røinås Pedersen, Lise Mandal, Øistein Leren

5 FS-03/18-20 Oppfølging av tingvedtak Forbundsstyret gikk igjennom de ulike sakene som var til behandling under forbundstinget og drøftet videre prosess på de ulike sakene. I sakene 6 B-1 og 6 B-2 endte tingforsamlingen opp med å sende saken over til forbundsstyret til endelig behandling. Forbundsstyret ser at denne saken har nær sammenheng med det nye mandatet for tekniske komiteer / instrukser for landslagssjefer. Forbundsstyret ser ikke at diskusjonen som helhet i tingsalen kom med vesentlige innsigelser til de betraktninger og det forslag som styret hadde framsatt. Styret ønsker likevel å gjøre en gjennomgang av praksis og rutiner i de ulike landslagene for å sikre at de ulike prosessene er så gode som mulig innen den enkelte gren, og at de er i tråd med de råd vi får fra Olympiatoppen før man fatter en endelig beslutning. I sak 6 B-3 drøftet forbundsstyret utfordringene som ble pekt på i tingdebatten, og de resultat som kom fra avstemmingen. Forbundsstyret støtter administrasjonens foreslåtte framdriftsplan på kort sikt som sørger for avklaringer med NIF i forhold til krav om synkronisering, før vi setter fullt fokus på kommende sesongoppstart. Deretter vil man gå dypere inn i de utfordringer som ellers ble påpekt i salen, og gjøre vurderinger som gir forutsigbarhet for lagene i NGTF for fremtiden. En del av det arbeidet som må gjøres framover vil innebære dokumentasjon av avtaler og forhold knyttet til den drift og utvikling av systemet som har foregått. Sakene 6 B-4, 6 B-5 og 6 B-6 dreide seg alle sammen om dommerhonorar og økning av disse. Her ser forbundsstyret det som helt nødvendig at man nedsetter er arbeidsgruppe bestående av personer som kjenner de aktuelle konkurransene i de ulike grenene godt, og som kan levere en beregning for kostnader og forslag til mulig inndekking av disse til styremøtet i september. Sak 6 B-7 ble av forbundsstyret sett sammen med sak 6 B-3. Det må gjøres avklaringer omkring videreføring av Mysoft som felles system før man investerer i utvikling av ny funksjonalitet. Det tidligste en slik modul kan være på plass er til neste konkurransesesong, men mest sannsynlig vil det først være aktuelt fra Sak 6 B-9 ser forbundsstyret som naturlig at Breddekomiteen tar et ansvar for å følge opp, og gjennom det få utarbeidet en utlysning av stevnet i 2021 snarest mulig. De ulike sakene følges opp i kommende styremøter med mer konkrete vedtak. - 6 B-1/B-2 forventes konkludert senest i styremøte B-3 følges opp i møtene og B-4/B-5/B-6 følges opp med arbeidsgruppe umiddelbart og vedtak i styremøtet B-7 avhenger av 6 B-3 og vurderes nærmere senest B-9 følges opp umiddelbart i breddekomiteen. FS-04/18-20 Strategisk plan oppfølging Plandokumentet oppdateres i henhold til de forslag som framkom og ble vedtatt på forbundstinget. Dokumentet offentliggjøres på nettsiden slik at den fritt kan lastes ned av de som trenger den. Forbundsstyret ser det kommende strategiseminaret som svært viktig for å komme videre i arbeidet med å forankre planen i organisasjonen, sikre involvering og at vi får

6 gjort nødvendige prioriteringer og ansvarsavklaringer slik at planen kan implementeres. Forbundsstyret drøftet i den sammenheng forslag til punkter på agendaen for seminaret. Styrets representanter i redaksjonskomiteen tok med innspillene til det kommende møtet i redaksjonskomiteen. Forbundsstyret er opptatt av at strategiseminaret blir et arbeidssted hvor de ulike nivåene får gjort konkret arbeid med planen innenfor sitt område og nivå, og at man kommer godt i gang med å koble handlingsplaner og budsjett opp mot strategisk plan og de områder som blir prioritert i starten. Det nærmeste tidsperspektivet vil være 2020 på litt overordnet nivå, med vesentlig mer detaljerte planer for Forbundsstyret pekte spesielt på behovet for å få på plass trener 2, en overordnet sportslig plan, samt digital klubbutvikling som verktøy for å bistå lagene. Styret ser det også som sentralt å følge opp det forventede økte sponsorbudsjettet med konkret arbeid både fra styrets og administrasjonens side, jfr sak FS-07/ Regionaliseringsarbeidet må gjennomføres med god involvering av berørte parter, og i dette arbeidet ligger også muligheter for å finne nye løsninger på fordeling av arbeidsoppgaver. Kretsenes / regionenes rolle og muligheter overfor lagene må drøftes og klargjøres. Styret ønsker videre å se på hvordan breddeaktiviteten innen konkurransegrenene kan utvikles ytterligere. Det er en kjensgjerning at selv om vi har mange ulike aktiviteter innen bredden, så er det fortsatt muligheter for å utvikle et bredere og mer tilpasset konkurransetilbud for de som ikke trener for å nå internasjonal toppidrett. Evalueringsarbeidet må komme i gang umiddelbart, og etter styrets mening må vi både evaluere gjennomføringsevnen, og hvilken effekt tiltaket synes å ha fått. Det gir ikke mening å videreføre et tiltak uten at vi mener å kunne påvise en effekt ut over at vi har gjennomført det. Evalueringsarbeidet bør bygge på en utarbeidet oversikt over alle aktuelle planer og tiltak som gjennomføres, samt en milepælsplan knyttet til de ulike elementene. Det presenteres en status i trener 2 arbeidet i neste møte. Forslag til agenda for høstens strategiseminar presenteres og vedtas i neste møte. Evalueringsarbeidet startes med å legge til rette for en tydelig evaluering av alle tiltak i årets handlingsplaner som en del av grunnlaget for neste års handlingsplaner. FS-05/18-20 Organisasjon / Personal Forbundsstyret ble orientert om det arbeidet som har vært gjort i forrige styreperiode innen området. Det ble også trukket fram de langsiktige føringer som ligger i budsjettet for 2019 og 2020, og den oversikten som er utarbeidet over stillinger i forbundet og framtidige behov og stillinger. Endringen i NGTFs lov 20 g og h ble vurdert i forhold til avgrensningen mellom styrets og generalsekretærens / administrasjonens roller. Styret er av den oppfatning at de skal lede forbundet i tråd med strategisk plan og andre overordnede planer, og hvor generalsekretæren og administrasjonen er et hovedelement i å løse de oppgavene man står overfor.

7 Strategisk plan innebærer ingen markant endring i oppgaver og innsatsområder. Innbakt i langtidsbudsjettet ligger det opprettelse av en stilling knyttet til kompetanse og rytmisk gymnastikk (2018), og en stilling på mellomledernivå (sportssjef) i løpet av Det forestående arbeidet med regionalisering og oppfølging av oppgaver i kretsene og breddeaktivitetene, aktualiserer at vi bør gjøre en gjennomgang av hvilke oppgaver vi står over for og hvilken kompetanse vi totalt sett rår over som kan bidra til å utføre disse. Det samme må vi sørge for å gjøre innenfor toppidrettsarbeidet, avdekke hva vi trenger, hvilke roller vi må fylle, og hvilken økonomi dette krever. Denne gjennomgangen bør omfatte både det frivillige apparatet og administrasjonen. Det blir viktig å søke etter en spissing av ressursbruken gjennom å søke etter mulige synergier, men samtidig sørge for at vi bevarer en fleksibilitet i staben og de oppgaver den enkelte skal løse som gjør at vi kan endre innsatsen ettersom vi avdekker behov. Konkrete vurderinger av stillinger på kort sikt avklarte at tilsetting / videreføring av ansettelse i stillingen knyttet til barn, ungdom og paraidrett gjennomføres av generalsekretæren. Generalsekretæren bes også gjøre avklaringer av innhold og rammer for en kombinasjonsstilling rettet mot kompetanseutvikling og bistand innen rytmisk gymnastikk. De vurderinger som skal gjøres i forhold til roller og personell må ende opp med en bemanningsplan, og hvor konkretiseringer av roller og behov inngår. FS-06/18-20 Mandat for tekniske komiteer / instruks for landslagssjef Forbundsstyret ble orientert om prosessen og innspillene som har kommet inn til arbeidsgruppa. Det framlagte forslaget ble drøftet, og det framkom noen endringsforslag som innarbeides i dokumentet som sendes ut som diskusjonsgrunnlag til møtet 7. juni. Arbeidsgruppen innarbeider de konkrete endringsforslagene. Generalsekretæren innkaller til diskusjonsmøte 7. juni, hvor president, visepresident, landslagssjefene, en fra hver komité, aktuelle konsulenter og generalsekretæren deltar. Endelig mandat legges fram for styret i neste møte. Oppnevning av nye komiteer pr foretas i henhold til følgende framdriftsplan: Forespørsel om komiteer sendes ut til nåværende medlemmer Kretser og lag tilskrives om forslag til medlemmer i komiteer Det publiseres nyhet på nettsiden, nytt mandat og frist for forslag på kandidater framgår av nyheten Frist for svar fra komiteer og innsending av forslag. Uke 33 ( ) Forslag til komitesammensetning utarbeides. President, generalsekretær, landslagssjef og aktuell konsulent deltar i arbeidet omkring lederne. Konsulent, foreslått leder og konsulent deltar i arbeidet med øvrige medlemmer. President og aktuell landslagssjef konsulteres fortløpende Nye komiteer oppnevnes. FS-07/18-20 Sponsorarbeid Forbundsstyret drøftet arbeidet med sponsorer på bakgrunn av de avtaler man har pr. i dag, samt hvilke tiltak man han forsøkt å gjøre tidligere. Styret ser det som viktig at vi

8 finner en gruppe av personer med kompetanse innen sponsorarbeid som kan bidra til å konseptualisere produktene våre. Sponsorbudsjettet 2018 er bygget på inngåtte / avklarte avtaler, men allerede i 2019 er det lagt inn en forventet økning i inntektene på kr ,- og i 2020 er det lagt inn en økning på til sammen 1,1 million. Generalsekretæren kontakter aktuelle ressurspersoner til arbeidsgruppe for å konseptualisere produktene våre. Disse skal fortrinnsvis finnes blant personer med tilknytning til egen organisasjon. FS-08/18-20 Kriterier VM RG 2018 Teknisk komite RG fremmet forslag til uttakskriterier for kommende VM. Komiteen og landslagssjef hadde behandlet saken på sitt møte i mai. Mesterskapet, som er et mesterskap for senior lag og senior tropp, avholdes september 2018 i Sofia, Bulgaria. FIGs bestemmelser ifm. dette mesterskapet: A. Hver nasjon kan delta med ett lag i klassen senior (3-4 gymnaster) eller senior individuelt (1-2 gymnaster), og en tropp i klassen senior. B. Et seniorlag består av maks 4 gymnaster. C. Hvert seniorlag kjører totalt 10 program. D. Hver gymnast på seniorlaget må kjøre 1-4 program. E. Ved deltagelse med 1-2 individuelle gymnaster kan man kvalifisere seg til allaround finale og redskapsfinaler. F. En senior tropp består av 5-6 gymnaster, ingen reserve. G. Hver tropp kjører 2 program. H. Senior: fra og med 16 år (året man fyller) I. Utøverne må ha norsk statsborgerskap. Senior lag Langslagsledelsen evaluerer i henhold til bestemmelser for uttak og tar ut gymnaster til konkurranser. Landslagsledelsen tar det endelige uttaket basert på en totalvurdering av konkurranser nasjonalt og internasjonalt, trening og evaluering av gjennomkjøring. Beste sammensetting av laget vil prioriteres i vurderingene. Maksimalt 4 gymnaster tas ut til VM den Landslagsledelsen tar ut gymnaster til å kjøre 1-4 redskaper når laget settes sammen. Følgende vurderinger vektlegges ved uttaket: 1. Toppidrettssatsning i RG. 2. Landslagsledelsen setter sammen laget på en best mulig måte for Norge i VM med bakgrunn i redskap, samt langsiktig mål (jf. punkt nr. 1) 3. Evaluering av gjennomkjøring: NGTF vil arrangere en gjennomkjøring som skal vurderes av dommere med internasjonal dommergrad og landslagsteamet i juni. Egen innkalling til dette sendes seniorgymnastene på landslaget det gjelder.

9 4. Evaluering av konkurranser: Samtlige konkurranser i regi av NGTF i 2018 nasjonalt og internasjonalt hvor seniorene har deltatt vurderes. 5. Evaluering trening/samlinger: Samtlige treninger/samlinger i 2018 vurderes. Dette inneholder også evaluering av gjennomkjøringer og basisøvelser. Redskapsfordeling informeres om i etterkant. Senior tropp: NGTF deltar ikke med tropp i VM Uttatte gymnaster tilbys deltagelse på fullfinans. TKTR vil foreslå delegasjonsleder når laget er klart. FS-09/18-20 Kurs i Gymlek Vedtak i sak FS 81/16-18 har vist seg å være litt uklart. Det har vist seg et behov for å presisere aldersgrensen for å kunne delta på Gymlek kurset. Forbundsstyret mener det bør være en sammenheng mellom alder for å kunne delta på Medtrener kurs og delta på Gymlek kurs. Deltagere på kurs i Gymlek må minimum fylle 13 år det året de deltar. Møtet hevet kl Øistein Leren (ref.) Generalsekretær