Referat fra forbundsstyremøte Tirsdag kl Ullevål stadion UBC

Transkript

1 Referat fra forbundsstyremøte Tirsdag kl Ullevål stadion UBC Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Tilstede fra administrasjonen: Kristin P. Gilbert (KG) Lise L. Mandal (LLM) (til 16.00) Bjørnar Skogheim (BS) (fra 11.00) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Lars Hugo Berg (LHB) Stig Rønne (SR) (fra 11.00) Veronika Reinhaug (VR) Stein Nilsen Øistein Leren Tilstede fra NIF: Håvard B. Øvregård på O-sak 45/14-16 Henriette H. Thune på O-sak 45/14-16 Tilstede fra komiteene: Ingen

2 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 45/14-16 Gjennomgang av NIFs straffebestemmelser 11 O-sak 46/14-16 Foreløpig regnskap pr O-sak 47/14-16 Oppdatering Gym for Life 2016 og 2017 O-sak 48/14-16 Oppdatering Sportsdrill / Danseforbundet Styresaker FS-96/14-16 Budsjett 2016 (Utsatt) FS-97/14-16 Delegeringsreglement displinærsaker FS-98/14-16 Representasjoner våren 2016 inkl møteplan FS-99/14-16 Oppfølging av utdanningsarbeidet i NGTF (Utsatt) FS-100/14-16 Kretsledermøtet 2016 FS-101/14-16 Fakturering av forbundsavgift 2016 FS-102/14-16 Medlemsbladet Gym og Turn FS-103/14-16 NGTF Markeds og kommunikasjonsstrategi

3 Saksliste Åpning Det ble ikke meldt inn saker under eventuelt. Orienteringssaker O-sak 45/14-16 Gjennomgang av NIFs straffebestemmelser 11 Idrettsadvokat Henriette Hillestad Thune orienterte om NIFs straffebestemmelser og hvordan arbeidet med ulike saker håndteres i henhold til bestemmelsene. Tas til etterretning. O-sak 46/14-16 Foreløpig regnskap pr Generalsekretæren orienterte muntlig om status for regnskap I løpet av slutten av desember og begynnelsen av januar ble det klart at begge de to store usikre inntektspostene Momskompenasjon og fakturaandel Mysoft sviktet med flere hunder tusen kroner hver. Det er fortsatt en god del fakturering som gjenstår på inntektssiden, og en god del kostnader som skal føres på utgiftssiden før vi kan se resultatet. Tidligere har det vært anslått at man ville ende på omkring budsjett, men med såpass store avvik på inntektssiden er det nå mer tvilsomt. Likviditeten er følgelig også anstrengt til tross for at man har fått innvilget kreditt i konsernkontosystemet. Tas til etterretning. Oppdatert regnskap forventes lagt fram i styremøtet O-sak 47/14-16 Oppdatering Gym for Life 2016 og 2017 Generalsekretæren orienterte om framdriften i de to prosjektene, og at man nå er i ferd med å innhente supplerende opplysninger fra deltagerne i 2016, samt begynne å kontakte ressurspersoner innen ulike deler av arrangementet både for 2016 og Det har også vært kontakt med FIG Gymnastics for All komiteen, og de har fordelt de ulike områdene mellom seg. Prosjektene anses å være i rute pr. dato. Tas til etteretning. O-sak 48/14-16 Oppdatering Sportsdrill / Danseforbundet Generalsekretæren orienterte fra et møte mellom leder i TKSPDR og generalsekretæren i Danseforbundet. Det ble i det møtet enighet om at TKSPDR og Danseforbundet måtte avklare en del forhold omkring lag og aktivitet. Danseforbundet er positive til at aktiviteten fortsetter innen deres forbund, men det var noe forskjellig syn på hvordan de ulike lagene så på det.

4 Det må utredes nærmere og lages et saksunderlag som både Danseforbundet og NGTF kan drøfte og ta stilling til. Tas til etterretning. Styresaker FS-96/14-16 Budsjett 2016 Utsatt FS-97/14-16 Delegeringsreglement disiplinærsaker Forbundsstyret vedtok i sak 80/14-16 Regler for oppnevnelse av medlemmer i delegasjoner. Dette vedtaket refererer til de til enhver tid gjeldende verdier, lover og regler innen idretten, samt NGTFs Bestemmelser for delegasjoner. I sak 80/14-16 ble følgende vedtatt: Forbundsstyret er det organ som oppnevner personer i delegasjoner. Dette gjelder i alle tilfeller hvor NGTF har ansvaret for alt uttak og organisering, og i de tilfeller hvor det er tropper eller grupper fra klubber som representerer NGTF internasjonalt. Ved oppnevning av medlemmer til delegasjoner i NGTF, skal det i tilfeller hvor det foreligger dokumenterte brudd på idrettens verdier, lover og regler, eller NGTFs Bestemmelser for delegasjoner, gjøres en konkret vurdering på hvorvidt den / de aktuelle personen kan gis fornyet tillit til et slikt oppdrag. Fornyet tillit skal ikke gis med mindre det kan sannsynliggjøres at faren for gjentagelse ikke er tilstede. I sak 90/14-16 blir de gjeldende Bestemmelser for delegasjoner også utvidet til å gjelde for samlinger og fikk tittelen Bestemmelse for delegasjoner og samlinger En utvidelse til å også omfatte samlinger øker mengden av personer som må vurderes i forhold til kravene i bestemmelsene. I de aller fleste tilfeller vil de forslag som komiteer og konsulenter har fremmet, være slik at sammensetning av delegasjoner og trenerteam kan godkjennes uten ytterligere vurderinger. Dette på bakgrunn av at vedtaket i sak 80/14-16 setter krav til dokumentasjon. Det innebærer at det må foreligge skriftlige rapporter eller annen skriftlig dokumentasjon som styret må gjøre vurderingen i forhold til. Der hvor slike rapporter eller dokumentasjon ikke foreligger, så bør godkjenningen av oppnevning kunne foretas administrativt, mens det i alle andre tilfeller hvor det vil være behov for å vurdere forholdene omkring oppnevning og godkjenning, så skal saken forelegges forbundsstyret. Generalsekretæren delegeres myndighet til å godkjenne oppnevning av trenere / trenerteam, delegasjonsmedlemmer og annen ledelse som omfattes av vedtak i sak 80/ Myndigheten delegeres i de

5 tilfeller hvor det ikke foreligger skriftlige rapporter om kritiske forhold eller brudd på idrettens verdier, lover og regler eller NGTFs bestemmelser for delegasjoner og samlinger. I tilfeller hvor det foreligger rapporter eller annen dokumentasjon knyttet til foreslåtte personer, skal saken forelegges styret for vurdering av hvorvidt det kan foretas oppnevning eller ikke. FS-98/14-16 Representasjoner våren 2016 inkl. møteplan Forbundsstyret gikk igjennom de oppsatte tiltak som var aktuelle for representasjonsoppdrag og fordelte disse. Representasjonene gjennomføres i henhold til oppsatt liste. Konsulenter og styremedlemmer sørger for kontakt omkring praktiske forhold.

6 FS-99/14-16 Utsatt Oppfølging av utdanningsarbeidet i NGTF FS-100/14-16 Kretsledermøtet 2016 Forbundsstyret drøftet innhold og program for det kommende kretsledermøtet. Møtet starter kl på lørdag og varer til søndag kl Følgende temaer tas til debatt: - Parkour / tricking spleiselag - Barneidrettsbestemmelser - Markeds- og kommunikasjonsstrategi - Langtidsplan - Forbundstinget - Informasjoner fra forbundet - Kretsting, ønsker om bidrag fra forbundet - NGTFs verdier Administrasjonen utarbeider endelig agenda som sendes ut sammen med aktuelle dokumenter. FS-101/14-16 Fakturering av forbundsavgift 2016 NIF har gjort følgende endringer i reglene for idrettsregistreringen gjeldende allerede for : Rapportering av medlemsopplysninger innen 30. april Fristen for idrettsregistreringen flyttes fra 31. januar til 30. april. NIF vil synkronisere opplysningene fra idrettslaget med Brønnøysundregistrene, slik at idrettslagene ikke behøver å melde inn nytt styre til Brønnøysundregistrene. Fra 2016 vil idrettslag som har en brutto omsetning under kr 5 millioner kunne søke om momskompensasjon samtidig med idrettsregistreringen. Denne ordningen er planlagt utvidet til å gjelde for alle idrettslag fra og med En slik forsinkelse av utsending av faktura for forbundsavgift 2016 vil få konsekvenser for forbundets likviditet. Generalsekretæren fremmer derfor forslag om at det innen utgangen av januar sendes faktura til alle lag basert på 60% av fjorårets medlemstall for lag med over 100 medlemmer. Faktura på forbundsavgift for resterende antall medlemmer sendes ut snarest etter at godkjente tall fra idrettsregistreringen foreligger. Forbundsadministrasjonen har også fått innspill på at det er uoverensstemmelse mellom det antallet som våre lag rapporterer i aktivitetstallene i idrettsregistreringen, og det antall personer som faktisk er aktive i laget. Dette fordi noen deltar på partier i ulike grener og dermed teller mer enn en gang. I årets fakturering av forbundsavgift bør dette hensyntas der hvor det foreligger elektroniske data som gjør det mulig for begge parter å kontrollere opplysningene. De lag som har fulgt tingvedtakene om å benytte Mysoft vil ha en

7 slik kontrollmulighet, mens andre lag som ikke er registrert i Mysoft vil måtte dokumentere på annen måte hvordan avviket i antallet framkommer. Der hvor tilfredsstillende dokumentasjon ikke kan framlegges, må man som før forholde seg til tallene i idrettsregistreringens aktivitetstall. Forbundsadministrasjonen utsteder faktura til alle lag med over 100 medlemmer, pålydende 60% av fjorårets medlemstall. Resterende fakturering foretas når godkjente tall foreligger fra idrettsregistreringen. I denne siste faktureringsrunden tas også de lag med mindre enn 100 medlemmer med, samt at antallet korrigeres for alle øvrige lag slik at totalt medlemstall i henhold til idrettsregistreringen danner grunnlaget. Forbundsavgiften skal relatere seg til antall medlemmer slik at man tar hensyn til, og gjør fradrag for eventuelle dobbeltregistreringer som følge av deltagelse i flere grener. Dette forutsetter at tallene kan verifiseres gjennom elektroniske medlemsregister. I øvrige tilfeller legges aktivitetstallene fra idrettsregistreringen til grunn slik som tidligere. FS-102/14-16 Medlemsbladet Gym og Turn Medlemsblad Gym og Turn på nett Bladet har vært tilgjengelig for alle med tilgang til internett, og på iphone og Androidtelefoner. Internettversjonen krever at man aktivt henter ned siste utgave, mens appene vil hente siste versjon når de aktiveres. Statistikken viser at det er fallende antall som laster ned Medlemsbladet Gym og Turn, og den tendensen er lik på alle tre plattformer som den publiseres på. Den har slik det er nå en svært begrenset lesergruppe og egner seg ikke som kommunikasjonskanal av viktig informasjon. Selv om bladet er tilgjengelig kostnadsfritt for alle, så er denne type informasjon nå for langsom i forhold til hva våre medlemmer vektlegger. Hjemmesiden har tatt over det som var av informasjonsflyt knyttet til medlemsbladet. Trenerposten Denne er publisert på samme plattform som medlemsbladet Gym og Turn. Den er ment å skulle nå et publikum bestående av trenere som ønsker tips og ideer, og er ikke så bredt rettet som selve medlemsbladet. Det er som nevnt under medlemsbladet er slik at brukere søker mer oppdatert informasjon raskere, så selv om brukere etter hvert vil finne fram til Trenerposten, så bør vi heller publisere dette også direkte i vår webside eller på en App. Medlemsbladet Gym og Turn legges ned etter nummer Trenerposten legges også ned og det produseres ikke flere nummer av trenerposten i sin nåværende form. Tips til trening kan publiseres på hjemmeside eller App.

8 FS-103/14-16 NGTF Markeds og kommunikasjonsstrategi Forbundsstyret drøftet Markeds- og kommunikasjonskonseptet i sak FS-64/ De delene av konseptet som inneholdt forpliktelsesnivåer ble så drøftet med kretslederne i det påfølgende kretsens seminar. I løpet av den debatten ble det gjort avklaringer som danner bakgrunn for de forpliktelsesnivåer som nå ligger inne i dokumentet. Markeds- og kommunikasjonsstrategi vil kunne medføre behov for å iverksette konkrete tiltak for å oppfylle deler av strategien. Dette vil i så fall være som del av de ordinære budsjettgjennomganger. NGTF Markeds- og kommunikasjonsstrategi vedtas og de ulike forpliktelsesnivåene gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Strategien bør revideres en gang pr. tingperiode.