KONTROLLUTVALGET I SOLA KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sola Møtenr.: 4 / 2016 Møtedato: 13.06.2016 Utvalgssaksnr.: 20/16-4/16 Disse møtte: Jess Milter Ronny Stangeland Bodil Sanne Venke Hetlelid Forfall / varamedlemmer: Tor Kåre Jordbrekk har meldt forfall, Bjørnar Nilsen møtte som vara Bjørnar Nilsen Andre tilstede: Senior forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg og forvaltningsrevisor Rune Eskeland fra Rogaland Revisjon IKS. Seniorrådgiver Per Kåre Vatland fra Rogaland Kontrollutvalgssekretariat. Saker til behandling 20/16 16/00252-7 Godkjenning av protokoll fra møtet 27. april 2016 2 21/16 16/00338-1 Orientering om kommunens tertialrapport pr. 30.04.2016 2 22/16 15/00036-6 Rapport forv.rev: Samfunnsplanlegging kommuner vs. interkommunale selskap 23/16 16/00299-10 Rapport fra undersøkelse: "Nye Grannes Ressurssenter" 3 24/16 16/00325-1 25/16 16/00254-4 Bestilling av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - IVAR IKS Orientering fra administrasjonen - plan for invitasjon av kommunale ledere 26/16 16/00263-9 Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 30.04.2016 6 27/16 16/00295-11 Statusoversikt juni 2016 6 28/16 16/00258-12 Referat-/meldingssaker Ny plan for forvaltningsrevisjon - oppsummering og prioritering av prosjekter 3/16 16/00253-1 Vedr. Rogaland revisjon 8 4/16 16/00264-5 Eventuelt Melding om politisk vedtak - Årsrapport og årsregnskap 2015 Sola kommune med kommunale foretak Side 3 5 5 7 8 Side 1 av 8
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 20/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 27. april 2016 Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 2. mars 2016. Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 2. mars 2016. 21/16 Orientering om kommunens tertialrapport pr. 30.04.2016 Kontrollutvalget i Sola tar kommunens tertialrapport 1. tertial 2016 med budsjettrevideringer, og rådmannen gjennomgang til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar kommunens tertialrapport 1. tertial 2016 med budsjettrevideringer, og rådmannen gjennomgang til orientering. Side 2 av 8
22/16 Rapport forv.rev: Samfunnsplanlegging kommuner vs. interkommunale selskap Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS KONTROLLUTVALGET I SOLA INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Sola tar den framlagte rapporten «Samfunnsplanlegging» til orientering. Senior forvaltningsrevisor presenterte rapporten KONTROLLUTVALGET I SOLA INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Sola tar den framlagte rapporten «Samfunnsplanlegging» til orientering. 23/16 Rapport fra undersøkelse: "Nye Grannes Ressurssenter" KONTROLLUTVALGET INSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Sola tar rapport fra undersøkelsen «Grannes ressurssenter» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen til oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Kontrollutvalget satte fram nytt forslag til vedtak der punkt 1 erstattes med følgende 3 punkter: Kommunestyret i Sola tar rapport fra undersøkelsen «Grannes ressurssenter» til orientering og iverksetter tiltak for å lukke avvikene som er avdekket i rapporten. Side 3 av 8
Kontrollutvalget anbefaler og styrke internkontroll og kvalitetssikring i forbindelse med Arkivering Anskaffelsesprosesser Prosjektstyring. Kontrollutvalget anbefaler at Kommunen skal kvalitetssikre behovsanalyser (areal- og brukerbehovene) på et tidlig tids-punkt. Dette gjelder særlig for byggtyper hvor kommunen ikke har så stor erfaring. Vurdering av valg av entrepriseform skal foreligge skriftlig. Det skal klart fremgå av politiske saker om byggeprosjektet gjelder forprosjekt, detaljprosjekt eller etter anbud/kontrakter. Punkt 2 og 3 i opprinnelig forslag blir nye punkt 4 og 5. Forslag til vedtak med kontrollutvalgets tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt KONTROLLUTVALGET I SOLA INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Sola tar rapport fra undersøkelsen «Grannes ressurssenter» til orientering og iverksetter tiltak for å lukke avvikene som er avdekket i rapporten. Kontrollutvalget anbefaler og styrke internkontroll og kvalitetssikring i forbindelse med Arkivering Anskaffelsesprosesser Prosjektstyring. Kontrollutvalget anbefaler at Kommunen skal kvalitetssikre behovsanalyser (areal- og brukerbehovene) på et tidlig tidspunkt. Dette gjelder særlig for byggtyper hvor kommunen ikke har så stor erfaring. Vurdering av valg av entrepriseform skal foreligge skriftlig. Det skal klart fremgå av politiske saker om byggeprosjektet gjelder forprosjekt, detaljprosjekt eller etter anbud/kontrakter. Rapporten videresendes rådmannen til oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyrets vedtak. Side 4 av 8
24/16 Bestilling av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - IVAR IKS Kontrollutvalget i Sola bestiller selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i IVAR IKS i samarbeid med øvrige eiere i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. Bjørnar Nilsen reiste spørsmål om sin habilitet da hans svigerfar sitter toppledelsen i organisasjonen. Han fratrådte under behandling. Kontrollutvalget drøftet habilitetsspørsmålet. Kontrollutvalget vurdert dette ut fra forv.l. 6. 1. ledd, eventuelt 6. 2. ledd om det ville svekke tilliten til kontroll-utvalgets avgjørelse at han deltok i bestillingen. Kontrollutvalget kom til med 3 mot 1 stemmer til at han var inhabil i denne saken ett 6. 2. ledd. Bjørnar Nilsen fratrådte utvalget under behandlingen av denne saken, vara var ikke innkalt. Kontrollutvalget drøftet bestillingen Kontrollutvalget i Sola bestiller selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i IVAR IKS i samarbeid med øvrige eiere i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. 25/16 Orientering fra administrasjonen - plan for invitasjon av kommunale ledere Kontrollutvalget vil invitere kommunale ledere til møtene framover for å orientere kontrollutvalget om sitt arbeids- og ansvarsområde. Rådmannen inviteres til møtet den 14. september 2016. Sekretariatet gis fullmakt til å invitere andre på lista dersom den som står for tur ikke har anledning til å møte. Side 5 av 8
Kontrollutvalget velger hopper over rådmann og økonomisjef og stater på Personal- og organisasjonssjef, som inviteres til møtet i september Kontrollutvalget vil invitere kommunale ledere til møtene framover for å orientere kontrollutvalget om sitt arbeids- og ansvarsområde. Personal- og organisasjonssjef inviteres til møtet den 14. september 2016. Sekretariatet gis fullmakt til å invitere andre på lista dersom den som står for tur ikke har anledning til å møte. 26/16 Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 30.04.2016 Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 30.04.2016 til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 30.04.2016 til orientering. 27/16 Statusoversikt juni 2016 Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikten pr. juni 2016 til orientering. Side 6 av 8
Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikten pr. juni 2016 til orientering. 28/16 Ny plan for forvaltningsrevisjon - oppsummering og prioritering av prosjekter Kontrollutvalget ber sekretariatet oppdatere planen med prioriteringene som utvalget kom fram til i dette møtet samt oppdatere oversikten over innkomne innspill. Kontrollutvalget vil i neste møte vurdere prioriteringene som ble foretatt i dette møtet og tar da sikte på å sluttføre arbeidet med planen og fatte endelig vedtak. Kontrollutvalget ønsker å systematisere innspillene i neste møte, og utfyller med egne innspill. Saken diskuteres videre i neste møte Samstemmig vedtatt Kontrollutvalget ber sekretariatet oppdatere planen med prioriteringene som utvalget kom fram til i dette møtet samt oppdatere oversikten over innkomne innspill. Kontrollutvalget vil i neste møte vurdere prioriteringene som ble foretatt i dette møtet og tar da sikte på å sluttføre arbeidet med planen og fatte endelig vedtak. Side 7 av 8
REFERAT-/MELDINGSAKER 3/16 i representantskapet for Rogaland Revisjon IKS 4/16 Melding om politisk vedtak - Årsrapport og årsregnskap 2015 Sola kommune med kommunale foretak EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikkje signatur Side 8 av 8