Detaljering av fellestjenesten kommunikasjon og lederstøtte

Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Dato: 1.11.2017 Universitetsdirektøren Detaljering av fellestjenesten kommunikasjon og lederstøtte Grunnlag Universitetsdirektøren har beslutta at det skal opprettes en ny fellestjeneste for nyhets- og forskningskommunikasjon ved UiT. Grunnlaget for fellestjenesten er en rapport fra ei arbeidsgruppe som har vurdert organisering av arbeidet innafor kommunikasjon og formidling som en del av ADM2020-prosessen. I dette notatet detaljeres tjenesten i tråd med bestillinga fra universitetsdirektøren (ref. 2016/1514-34). Til grunn for detaljeringa ligger to workshop'er om lederstøtte (april og mai 2017), ei oppgavekartlegging blant alle administrativt ansatte sommeren 2017 og workshops med medarbeidere innafor kommunikasjons- og formidlingsområdet i oktober 2017. Midtveis i detaljeringsarbeidet er det også gjennomført et møte med alle enhetene for å få innspill til kriterier for arbeidsdeling mellom nivåene for de tjenestene som skal være på to nivå. I detaljeringa av fellestjenesten er fokuset på tjenester og oppgaver. I beslutninga om fellestjenester er dette kalt "felles redaksjons for nyhets- og forskningskommunikasjon. For å sikre et fortsatt fokus på tjenester (og oppgaver), og at disse ikke blandes sammen med organisering og bokser (slik felles redaksjon kan føre til), og siden tjenesten omfatter en rekke nøkkeloppgaver innafor kommunikasjon, vil vi heretter benevne tjenesten kommunikasjon og lederstøtte. Kommunikasjon og lederstøtte er et kommunikasjonsområde som bør være tett koblet til enheter og ledere fordi det har tydelige strategiske dimensjoner. Tjenesten må sees i nær sammenheng med de to andre fellestjenestene på kommunikasjonsområdet, kanalforvaltning og grafisk sørvissenter, og med det endelige administrasjonsdesignet for Administrasjonen og campusadministrasjonene i Harstad og Alta. Utforming av tjenesten Avgrensing av hva fellestjenesten skal omfatte og hvordan arbeidsdelingen skal legges opp mellom de involverte nivåene. En fellestjeneste er et helhetlig, administrativt tjenestetilbud som gis til hele eller deler av organisasjonen, der ressursene brukes samlet til beste for alle de som bruker tjenesten. Normalt vil en fellestjeneste tilbys av én enhet i organisasjonen, men det er også mulig å tenke at flere nivåer tilbyr en fellestjeneste sammen. Fellestjenester gir et likt tilbud til enhetene/brukerne, men må også tilpasse ressursbruken til den enkelte enhet/brukers behov på en slik måte at dette samlet sett er den beste bruken av ressursene for fellesskapet/uit som helhet. Ved UiT har vi i dag flere eksempler på fellestjenester. På institusjonsnivå er tjenestene til Avdeling for IT, Avdeling for bygg og eiendom og Seksjon for arkivtjeneste gode eksempler på fellestjenester. Mange fakulteter tilbyr også fellestjenester til sine underliggende enheter/brukere innen en rekke ulike administrative områder. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

Hva skal fellestjenesten omfatte? Grunnlaget for fellestjenesten er arbeidsgruppas beskrivelse av området nyhets- og forskningskommunikasjon. I rapporten fra arbeidsgruppa er dette omtalt som "redaksjonelt arbeid" og definert som "både intern og ekstern kommunikasjon via Internett og Intranett, samt bruk av UiTs profiler på sosiale medier. Siden mange av de som jobber redaksjonelt ved UiT også jobber som kommunikasjonsrådgivere, er det naturlig å se nyhets- og forskningskommunikasjon i sammenheng med kommunikasjonsplanlegging og profilering, inkludert studentrekruttering." Tjenesten må også sees på som en leverandør til andre tjenesteområder, som ekstern forskningsfinansiering og rekruttering av ansatte. Fellestjenesten omfatter følgende oppgaver: Lederfunksjon Redaksjonell styring Lederstøtte på kommunikasjon, herunder: Opplæring og kompetanseheving Tilrettelegging for lederstøtte ihht statens kommunikasjonspolitikk og plattform for ledelse i staten Produsere relevant innhold for internkommunikasjon Strategisk rådgiving/kommunikasjonsplanlegging Utvikle og forvalte strategier og planer Bidra til å utvikle og forvalte kommunikasjonsplaner på overordna nivå og for enkeltprosjekt, - hendelser og saker. Planer på Nivå 2 ivaretas av den enkelte enhet. Utvikle og forvalte rutiner, prosedyrer, retningslinjer Målretting av innsats og målbare resultat for området i tråd med UiTs strategier Bidra til å sikre god kommunikasjonsflyt mellom nivåer og mellom enheter i organisasjonen Bidra til at målgrupper, interessenter og brukere opplever at UiT opptrer enhetlig i saker der det er viktig Bidra til at interne og eksterne målgrupper opplever forutsigbarhet i hvor og når de kan finne informasjon, få kontakt etc. Måling og evaluering av kommunikasjonstiltak Kompetanseutvikling Faste kurs/workshops for forskere og kommunikasjonsmedarbeidere Medietrening Program for systematisk opplæring i forskningskommunikasjon for meritterte forskere Forskningskommunikasjon Nyhetsformidling o Dekning av utvalgte hendelser og saker som er viktig for UiT å synliggjøre, og i tråd med vedtatt strategi (tekst, foto/video) Produksjon av magasinsaker Prioritering, produksjon og innsalg til eksterne medier i inn- og utland (forskning.no, sciencenordic.com, Store norske leksikon) Utvikle og forvalte oversikt over og tilgang til UiTs eksperter på ulike fagområder (røkte ekspertlista) Ansvar for utstyr (anskaffelse, vedlikehold, utskifting, bruk av) Foto-/videostudio Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

Kamera- og lydutstyr Mediekontakt Pressemeldinger/-invitasjoner Innsalg til eksterne medier Involvering av eksterne medier i begivenheter, saker Medievakt o For henvendelser o Monitorering o Løpende innsalg (for eksempel eksperter til hendelsesnyheter) Kommunikasjonsstøtte på andre virksomhetsområder Rekruttering av ansatte Rekruttering av studenter Internkommunikasjon Sikre intern kommunikasjonsflyt innad på enheten Krisekommunikasjonsoppgaver Oppgaver i henhold til beredskapsplaner og krisekommunikasjonsplanen Koordinering I grunnlaget for og arbeidet med fellestjenesten er det gjennomgående beskrevet et behov for koordinering av kommunikasjonsarbeidet. Det finnes flere koordineringsmekanismer i dagens organisering. Arbeidsgruppa har nevnt flere av disse i sin rapport. I tillegg har kommunikasjonsrådgivere ukentlige redaksjonsmøter og en felles redaksjonsplan med oversikt over prioriteringer, hendelser og utveksling av informasjon om viktige saker for den enkelte enheten. Koordineringsmøter og felles redaksjonsplaner har i liten grad bidratt til å koordinere arbeidet. Behovet for koordineringer bør derfor nå søkes løst gjennom strukturelle og organisatoriske endringer. Hvis ikke vil kommunikasjonsarbeidet fortsatt være fragmentert og kapasitetsdrevet, heller enn helhetlig og strategisk drevet. Arbeidsdeling Det er ei føring i rapporten fra arbeidsgruppa at de tjenestene som inngår i Kommunikasjon og lederstøtte, skal leveres på to nivå. Spørsmålet om arbeidsdeling mellom nivåene er derfor sentralt. Som ledd i arbeidet med denne detaljeringa av fellestjenesten, ble enhetene invitert til et eget møte for å diskutere arbeidsdeling mellom enhetene. Tilbakemeldingene fra enhetene kan oppsummeres i tre viktige kriterier: 1. Nivå 2 må ha styringsretten over ressurser på nivå 2 2. Vi må skille mellom faglig linje og ledelseslinje: Dekan må kunne beslutte hva som skal prioriteres og hva det skal satse på (ledelseslinje), mens medarbeidere på nivå 2 må finne faglig støtte og samarbeid i ei faglig linje. 3. Alle tjenester og oppgaver som krever nærhet og strategisk kompetanse, bør være på nivå 2. Disse kriteriene for arbeidsdeling vil lett føre til opprettholdelse av dagens organisering. De blir dermed en del av problembeskrivelsen og ikke løsningsbeskrivelsen, og innspillene fra enhetene må derfor balanseres mot prinsippene og målene for ADM2020 og de forventa effektene av innføring av denne fellestjenesten. Det er viktig at etablering av en fellestjente ikke rokker ved klare ansvars- og ledelseslinjer i organisasjonen. Det følger av Statens kommunikasjonspolitikk, Plattform for ledelse i staten, stillingsinstrukser for dekaner og andre eksterne og interne retningslinjer at kommunikasjon er et lederansvar, og at ansvaret for kommunikasjon ligger i linja. Kommunikasjonspolitikken handler om hvordan statlige organisasjoner kan Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

bruke kommunikasjon som verktøy for å nå mål innen alle områder. Virksomheten har ansvar for at all informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet i organisasjonen oppleves enhetlig og samordnet. Ansvaret for kommunikasjon følger saksansvaret, både for ledere og medarbeidere (linjeprinsippet). Alle ansatte har dermed et ansvar for kommunikasjon i staten, men ledere har et særlig ansvar: «Ledere i statlige virksomheter har ansvar for at kommunikasjon og informasjon blir brukt på en profesjonell, økonomisk og etisk forsvarlig måte både internt og eksternt» (Plattform for ledelse i staten). Et av prinsippene i ADM2020 er at administrative oppgaver og prosesser kan organiseres uavhengig av den faglige linja hvis dette gir en bedre oppgaveløsning. Det er viktig å holde fast på ansvaret for kommunikasjon (det er også identifisert som en ønska effekt av fellestjenesten at ledere bevisstgjøres og styrkes i utøvelsen av dette ansvaret), og ledere trenger støtte for å utøve dette ansvaret. De trenger tilgang på relevant kompetanse og administrativ kapasitet. Det viktigste hensynet å ivareta, er at ledere har tilgang på tjenesten, heller enn at tjenesten er organisert i deres enhet. (institutt- og senterledere har også kommunikasjonsansvar i linja, men vil etter prinsippene i ADM2020 ikke ha tilgang på tjenester i sin enhet). I styresak om faglig organisering (juni 2017) vedtok styret justeringer i virksomhetsstyringa ved UiT. Fakultetene ved fakultetsstyre og daglig ledelse beholder handlingsrom til å kunne sette faglig-strategiske mål, gjøre prioriteringer og veivalg, disponere ressurser, og lede og utvikle virksomheten basert på forutsetninger i fagmiljøene og behov i avtakerfelt og omverden. Samtidig skal UiT gjøre tilpasninger som i større grad legger til rette for å gjennomføre felles satsinger og oppnå god vertikal og horisontal samhandling i organisasjonen. I vurderinga står det blant anna om deltakere i universitetets ledergruppe at deres primære rolle i ledergruppa ikke bør være å representere sine enheter, men samlet utgjøre universitetets ledelse. Oppsummert tilsier vurderingene av behovene for koordinering, for bevisstgjøring og profesjonalisering av lederkommunikasjon og lederstøtte og behovet for å tilpasse tjenesten en ny virksomhetsstyring med større fokus på felles satsinger og gjennomgående samhandling i hele organisasjonen, at det vil gi mer hensiktsmessig oppgaveløsning om fellestjenesten organiseres delvis uavhengig av den faglige linja. Spesifisering av hvilke oppgaver (om noen) innenfor feltet som eventuelt skal ivaretas av andre nivå enn de som er ansvarlig for fellestjenesten Følgende oppgaver foreslås ikke som en del av fellestjenesten, og ivaretas på nivå 1: Forvaltning av medeierskap i eksterne medier (p.t. Forskning.no, Store norske leksikon og muligens Khrono, som er til vurdering pt.). Forvaltning (initiering, etablering, utvikling, avvikling, justering) av UiTs kommunikasjonskanaler (tilligger fellestjenesten kanalforvaltning) Alumni-nettverk Arrangementsplanlegging og -gjennomføring Forvaltning av partneravtaler (hvilket nivå som ivaretar avtalene framgår av UiTs interne retningslinjer for partnerskapsavtaler) Nifab (Nasjonalt informasjonssenter for alternativ behandling) Nifab.no er et statlig nettsted som tilbyr kunnskapsbasert, upartisk informasjon om alternativ behandling. Nettstedet drives av Nasjonalt forskningssenter innen komplementær og alternativ behandling (NAFKAM), som ligger ved Institutt for samfunnsmedisin. Nettstedet har sin egen redaksjon, som også tar imot og svarer på spørsmål fra publikum, helsepersonell, media og andre. Nifab.no forslås videreført som en tjeneste som gis av NAFKAM/Institutt for samfunnsmedisin. Kort beskrivelse av hvilke endringer etablering av tjenesten vil kreve sammenlignet med dagens situasjon For studenter og forskere kan avstanden til tjenesten oppleves som større. Særlig fagmiljø som i dag har direkte tilgang på fagmiljø som leverer disse tjenestene, vil tilbudet oppleves som redusert. Også Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

Administrasjonen vil oppleve at tilgangen på tjenester kan bli begrensa, ettersom prioriteringer i sterkere grad skal forankres i fagmiljøenes behov. Det bør forventes større forutsigbarhet på hva som kan leveres med hvilken kvalitet og i hvilket omfang. Flere brukere kan få tilgang på relevante tjenester, da ressursallokering og prioritering kan gjøres ut ifra strategiske vurderinger heller enn kapasitetsmessige vurderinger. Klargjøring av hvilke behov tjenesten eventuelt har med hensyn til digitalisering av arbeidsprosesser og verktøy Felles verktøy og arbeidsflyt Dokumentdeling Videomøter med samhandlingsfunksjoner Etablering og bruk av felles planleggingsverktøy Ressursestimat og anslag over forventede gevinster Arbeidsgruppas kartlegging og oppgavekartlegginga tilsier at UiT i dag bruker totalt mellom 34 og 44 årsverk på de tjenestene som er tenkt inkludert i fellestjenesten for kommunikasjon og lederstøtte. I og med at spesialisering og samling i større fagmiljø er viktige prinsipp for gjennomgående fellestjenester, og at kommunikasjon er det administrative området med største spredning (forholdet mellom antallet personer og antallet årsverk, ref. oppgavekartlegginga), vil sannsynligvis flere årsverk på kommunikasjon forsvinne når nye fellestjenester etableres innafor andre administrative områder og de øvrige fellestjenestene innafor kommunikasjon og formidling. Et ressursestimat må være basert på høyere oppløselige tall (stillingsprosenter, for eksempel) enn det vi har tilgang på per i dag. Et utgangspunkt kan være at det vil være cirka 25 årsverk tilgjengelig for fellestjenesten, 15 i felles produksjonsenhet, og 10 kommunikasjons-ressurser på nivå 2. Innholdsproduksjonen styres fra nivå 1 i henhold til planer og strategier og i dialog med kommunikasjonsressurser på nivå 2. Det er naturlig at innholdsproduksjonen speiler størrelsen og aktivitetsnivået på fakultetene i tillegg til de strategiske satsingsområdene Fellestjenesten skal sikre lik kvalitet på det som kommuniseres uavhengig av fakultetenes størrelse. Arbeidsgruppa bak rapporten om kommunikasjon og formidling spør, med utgangspunkt i kartlegginga av UiTs ressurser, om det er samsvar mellom de ressursene UiT samla sett bruker på disse oppgavene og de resultatene UiT oppnår. Resultater er ikke målt systematisk, men blant grunnene til at arbeidsgruppa spør, er lav (og synkende) kjennskap til UiT Norges arktisk universitet som merkevare og institusjon en erkjennelse blant ledere på flere nivå i organisasjonen at fagmiljø og institusjon ikke er godt nok posisjonert for store nasjonale og internasjonale forskningssatsinger eller som premissleverandør for den politiske agendaen. Denne erkjennelsen underbygges delvis av statistikk. at fagmiljøene ved UiT ikke hevder seg godt nok i konkurransen om forskningsmidler, ansatte og studenter Samtidig har UiT samla sett og relativt mindre ressurser enn våre konkurrenter (primært de andre breddeuniversitetene) på kommunikasjon og formidling. Benchmark på snittet i sektoren er at 1-3,5 årsverk per 100 årsverk jobber innafor kommunikasjon (Rambøll-analyse for HiOA). Her trekker breddeuniversitetene opp gjennomsnittet. Arbeidsgruppas kartlegging tilsier at UiT har cirka 1,9 kommunikasjonsårsverk per 100 årsverk. Gevinster av ADM2020 innafor dette området bør derfor ikke primært knyttes til en reduksjon i antallet årsverk, men til økt effekt av de ressursene vi allerede har og enda høyere kvalitet på det arbeidet som allerede gjøres. Følgende langsiktige strategiske effekter bør derfor være retningsgivende for de omorganiseringene som foreslås her: styrka posisjon og omdømme for UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5

styrka legitimitet gjennom økt kjennskap økt kvalitet på kommunikasjonsarbeidet o mer spesialisering o profesjonalisering bedre sammenheng mellom intern og ekstern kommunikasjon som bidrag til å lykkes med blant annet endringsprosesser og tydelighet i markedet For eksterne interessenter bør effekter være økt og lettere tilgang på forskningsbasert kunnskap, og at denne kunnskapen i større grad ligger til grunn for samfunnsdebatten Gevinstrealiseringa ligger i: Effektiv og riktig bruk av ressurser Økt ekstern inntjening Økt kjennskap til UiT Flere lesere, brukere og større publikum Flere og bedre kvalifiserte søkere til stillinger Flere og bedre kvalifiserte søkere til studier Flere samarbeidspartnere, mer støttende atferd fra interessenter Internt, for studenter og ansatte, inkludert ledere, kan gevinsten være: Samarbeid på tvers gir bedre kvalitet Bevisstgjøring og økt kompetanse blant ledere (ambassadør) Sterkere fokus på strategiske satsninger Tydelig organisering i enhetlig organisasjon Sterkere faglig ledelse og prioriteringer Forskerne er mer komfortable i den offentlige debatt og bidrar mer Økt forståelse for helhet og økt profesjonalitet Kulturendring og bevisst håndtering av kommunikasjon av ledere og forskere Større bredde og motivasjon til å formidle kompetanse og forskningsresultat Tilgang på relevante tjenester For medarbeidere på området: Mer spesialisering (kommunikasjonsmedarbeidere på kommunikasjon slipper andre oppgaver) Profesjonalisering Sterkere fagmiljø Robuste miljø og gode og forutsigbare arbeidsforhold Faglig fellesskap o Kultur o Eierskap o Kompetanseutvikling Digitalisering, felles verktøy og arbeidsflyt Produsere rett budskap til rett tid Klarere ansvars- og arbeidsdeling En kommunikasjonsansvarlig i ledergruppene er viktig for et godt resultat Hvordan de ansatte som skal gi tjenesten bør være lokalisert og organisert Arbeidsgruppa si vurdering av organisering, er følgende: "Kommunikasjonsmedarbeidere som jobber med nyhets- og forskningskommunikasjon, bør derfor sitte lokalt for å sikre nærhet til fagmiljøene. For å skape kommunikasjonsmiljø som er robuste, vil det i de fleste tilfeller si at de bør være på fakultetsnivå. Samtidig bør det redaksjonelle arbeidet samordnes på tvers, der nivå 1 får et ansvar for å koordinere alt redaksjonelt Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6

arbeid ved UiT. Denne modellen ivaretar faglig nærhet og muligheten til å styre og utvikle ressursene samla ut ifra strategiske prioriteringer og felles målbilde." Innledningsvis gjøres et skille mellom hvor ansvaret er organisert (hos ledelsen i linja) og hvor tjenesten er organisert (den trenger ikke være i samme linje). Et tilsvarende skille må gjøres mellom hvor tjenesten er organisert og hvor den er lokalisert. Vi legger til grunn at måloppnåelse på området forutsetter at medarbeidere på området er lokalisert i fagmiljøene (på fakultetsnivået). Det ligger også som ei føring at tjenesten skal være organisert på to nivå. Ut ifra prinsippene for ADM2020, skal spesialiserte tjenester og tjenester som kan standardiseres og som er av teknisk/praktisk art samles på nivå 1. Arbeidsdelinga mellom nivåene må hensynta: Samling av spesialiserte og tekniske tjenester på nivå 1 Nærhet til fagmiljøene At fakultetsledelse og universitetsledelse må ha tilgang på strategiske kommunikasjonstjenester Spørsmålet om hvordan tjenesten skal være organisert, handler da om hvordan én felles tjeneste på en hensiktsmessig kan fordele funksjoner og oppgaver på to nivå. En mulig modell er at hver enhet har en dedikert medarbeider på kommunikasjon. (For store enheter kan det vurderes om det bør være inntil 2 årsverk). Denne nivå 2-funksjonen har ansvar for tre funksjoner: Være kontaktpersoner i sine fagmiljø, og ha kjennskap til den faglige aktiviteten, enhetens prioriteringer og strategier, muligheter og utfordringer Gi strategiske kommunikasjonstjenester til dekan og instituttledere Bidra til planer, prioriteringer og bestillinger til et felles produksjonsmiljø (desk/redaksjon). En medarbeider på hver enhet skal ha tydelig ansvar og myndighet som kommunikasjonsleder på enheten, og være den som kan representere enhetenes interesser i felles fora. Kommunikasjonsleder bør være en stabsfunksjon. Kommunikasjonsleder rapporterer til dekan. En modell med desentraliserte kommunikasjonsmedarbeidere på nivå 2 stiller krav til en sterk overbygning som sikrer at UiTs strategi er førende for aktiviteten på nivå 2, og at det er gode relasjoner og gjensidig forpliktende bindinger og samsvar mellom nivåene. Kommunikasjonsledere på nivå 2 og kommunikasjonsleder (-sjef) fra nivå 1 danner et fast, formalisert forum (kommunikasjonsledermøtet) som har ansvar for de tjenestene som handler om strategi, planer og felles prioriteringer innafor fellestjenesten. Møtefrekvensen kan være et møte per måned (til sammenlikning har NTNU ei liknende ordning med møter hver 3. uke). Som bidrag til å styrke faglig fellesskap, erfaringsoverføring, deling av beste praksis og god bruk av ressurser og kompetanse, bør det formelle forumet suppleres av et uformelt faglig forum (som gjerne må inkludere medarbeidere utafor fellestjenesten). De spesialiserte tjenestene og produksjonen (jf oversikten over hva tjenesten skal omfatte) ivaretas av ett, felles kommunikasjonsmiljø. Ei samling av disse tjenestene, som i dagens organisering leveres på både nivå 1, 2 og 3, vil bidra til økt kvalitet, forutsigbar tilgang på tjenester og fleksibilitet og effektivitet i utnyttelse av ressursene. Medarbeidere i dette miljøet vil produsere tjenester i direkte relasjon til medarbeidere på nivå 2 (kommunikasjonsledere) og studenter og vitenskapelig ansatte, i tråd med de planer og prioriteringer som kommunikasjonsledermøtet gjør, men medarbeidere rapporterer til kommunikasjonssjef på nivå 1. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7

Adm Campus Helsefak UB HSL Spesialiserte og produksjonstjenester TMU NT BFE IVT JUR Modellen skisserer styringslinjer (rødt) og tjenesteproduksjon (stipla linjer). Asbjørn Ivar Bartnes kommunikasjonsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8