' Fylkesmanneni NORDLAND 0 6 MAI 2013 iti4t11~1.4 356 Bodø kommune v/rådmann Postboks 319 8001 Bodø Saksb.: Benthe Westgaard e-post: fmnobwe@fylkesmannen.no Tlf: 75 53 15 14 Vår ref: 2013/670 Deres ref: Vår dato: 25.04.2013 Deres dato: Arkivkode: 733.1 Rapport etter tilsyn med helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år - Sentrum helsestasjon Vi sendte ut foreløpig rapport 9. april 2013 med frist for tilbakemelding innen to uker. Vi mottok tilbakemelding på foreløpig rapport fra ledende helsesøster Inger Øvereng i mail av 22. april 2013. Vi har gjort en liten presisering i endelig rapport med bakgrunn i tilbakemeldingen fra kommunen. Fylkesmannen i Nordland oversender herved endelig rapport fra gjennomført tilsynsbesøk 2.4 t.o.m. 4.4. 2013 med helsestasjonstjenestene 0 til 6 år ved Sentrum familiesenter. Vi ber kommunen redegjøre for hvilke tiltak som planlegges iverksatt for å lukke avviket som er påpekt. Slik redegjørelse bes sendt til Fylkesmannen i Nordland innen 10. juni 2013. Rapporten er offentlig, og blir lagt ut på www.helsetils net.no Med hilsen ( Eli L ken (e. ass. fylkeslege Benthe Westgaard seniorrådgiver Dette brevet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Endelig rapport Kopi: Statens Helsetilsyn, Postboks 8128 Dep, 0032 Oslo STATENS HUS Helse- og omsorgsavdelinga fmnopost@fylkesmannen.no Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: 75 53 15 22 www.fylkesmannen.no/nordland Telefon: 75 53 15 00 Telefaks: 75 52 49 36 Telefaks: 75 52 09 77
Fylkesmannen i Nordland Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester 0 til 6 år for barn ved Sentrum familiesenter Virksomhetens adresse: Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Sjøgata 15 8006 Bodø 22.1.13 25.4.13 Ledende helsesøster Inger Øvereng Sammendrag Det er gjennomført tilsynsbesøk i Bodø kommune i perioden 2.4.13 t.o.m 4.4.13 avgrenset til Sentrum helsestasjon 0-6 år og skolestartundersøkelsen ved Østbyen skole. Tilsynet har undersøkt følgende forhold: om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring
Det ble avdekket ett avvik og gitt to merknader på de områder som ble undersøkt. Avvik: Kommunen sikrer ikke at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer. Merknad 1: Kommunen har et forbedringspotensial for å tilrettelegge for nærmere samarbeid mellom helsestasjon og fastlegene/kommuneoverlegen. Merknad 2: Kommunen har et forbedringspotensial for å sikre tilgang av fysioterapitjenester ved helsestasjonen. Dato: 25.april 2013 Benthe Westgaard revisjonsleder 114-`,L1 - JCM ona Paulsen Foss revisor 2.-c-(.--vt---yx-- -, --3-1,---",,Ly-r,,. ; i/ / 4-c. / L74.- Jorunn Simarud Stabell Monica' ymoen revisor revisor / -
Innhold Sammendrag 1 I. Innledning 4 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 4 Gjennomføring 5 Hva tilsynet omfattet 5 Funn 5 Regelverk 7 Dokumentunderlag 8 Deltakere ved tilsynet 9
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sentrum familiesenter i perioden 22.1.13 25.4.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2 og helse- og omsorgstjenesteloven 12-3. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Bodø kommune har pr. 1.1.13 totalt 49 040 innbyggere. Det var i alt 644 fødsler i 2012. Rådmannen er kommunens øverste leder. Kommunen er organisert i tre avdelinger henholdsvis Oppvekst- og kulturavdelingen (OK) Helse- og omsorgsavdelingen (HO) og Teknisk avdeling (TA). Hver avdeling ledes av en kommunaldirektør. Sentrum helsestasjon er organisert inn i Sentrum familiesenter som er en av kommunens fire (fem fra 2014) familiesentre. Ved Sentrum helsestasjon var det i alt 151 fødsler i 2012. Sentrum familiesenter tilbyr foruten helsestasjonstjenester også svangerskapsomsorg, åpen barnehage og foreldreveiledning. Helsestasjonstjenesten til barn mellom 0 til 20 år ledes av en ledende helsesøster, tjenesten er organisert i avdeling for Oppvekst- og kultur. Administrativ leder for familiesentrene ledes av en egen leder for alle familiesenter. Det er to ulike fastleger som er engasjert som helsestasjonsleger i tilsammen 20 % stilling. Legetjeneste og fysioterapitjenesten er organisert i avdeling for Helse- og omsorg, i henholdsvis Helsekontoret og Rehabiliteringssenteret. Tilsynet har vært avgrenset til helsetjenesten ved Sentrum helsestasjon og skolestartundersøkelse v/ helsetjenesten ved Østbyen skole.
Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 22.1.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 3.4.2013. Intervjuer 11 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved Sentrum familiesenter. Sluttmøte ble avholdt 4.4.2013. Hva tilsynet omfattet om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring 5. Funn Avvik 1: Kommunen sikrer ikke at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer. Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr. 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12-5 og internkontrollforskriften 4 og pasient- og brukerrettighetsloven 6-1 samt journalforskriften 8 Avviket bygger på følgende: Gjennom dokumentasjon og intervju fremkom det at kommunen har besluttet at tilbud om helsekontroller ikke skal følge nasjonale retningslinjer og veiledere. Følgende konsultasjoner er endret i forhold til anbefalt program:
,./ 2-4 ukers gruppekonsultasjon gjennomføres ikke,( det tilbys gruppekonsultasjon ved 2 mnd 7/8 mnd konsultasjon og 10 mnd konsultasjon er slått sammen til en konsultasjon ved 9 mnd sr 17-18 mnd konsultasjon er f:jernet fra programmet Ved gjennomgang av 12 journaler for barn født aug/sept 2012 fremkom det at familier med nyfødte ikke alltid tilbys hjemmebesøk. I fire journaler er det ikke dokumentert at familien er tilbudt hjemmebesøk.,,/ En familie hadde fått tilbudt hjemmebesøk, men takket nei.,./ To familier fikk hjemmebesøk senere enn 14 dager Det fremkommer gjennom intervju at kommunen ikke har etablert kontrollrutiner som avdekket at hjemmebesøk ikke ble gjennomført. Kommunen har som prioritert oppgave planlagt at hjemmebesøk skal gjennomføres etter 7-10 dager Det er ikke avklart hvem som har medisinsk faglig ansvar for helsestasjonstjenesten. Tjenestetilbudet ved helsestasjonen er ikke kvalitetssikret av medisinskfaglig rådgiver. Ved gjennomgang av journaler og intervju fremkom det at det er mange helsesøstre involvert i oppfølging av samme barn/familie, noe som fører til liten kontinuitet for den enkelte familie Ved gjennomgang av i alt 34 journaler og intervju fremkom det at det er ulik praksis for hvordan helsekontrollene blir dokumentert i barnets journal Veileder for journalføring (dokumentasjon) IS-2700 følges i varierende grad Det føres ikke rutinemessig inn opplysninger i barnets journalen om: Fastlege Anamnese Ev. allergi Nasjonalitet/språk ev. behov for tolk Ev. diagnose Oppfølgingsgruppe Noen ansatte markerer i sjekklisten (tema for hva som er gjennomgått) i journalsystemet for å vise hva som er undersøkt, noen ansatte markerer i sjekklisten kun ved funn/kommentarer, mens andre igjen bruker sjekklisten i svært liten grad selv om temaet er vurdert. Dersom feltet i sjekklisten ikke er utfylt skal det som hovedregel bety at tema ikke er tatt opp/vurdert EPDS score (depresjonskartlegging av mor) forekommer innført i barns journal Det er ikke etablert noe system for gjennomgang av journalene som avdekker svikt i journalføringen Merknad 1: Kommunen har et forbedringspotensiale for å tilrettelegge for nærmere samarbeid mellom helsestasjonen og fastlegene/kommuneoverlegen. Merknaden er bygget på følgende: Det er ikke etablert rutiner for å sende kopi av henvisning fra helsestasjon til fastleger Det er ikke inngått samarbeidsavtale / rutiner mellom fastleger og helsestasjon som viser hvordan partene eventuelt skal utveksle opplysninger om brukere/pasienter når det er nødvendig for oppfølging av det enkelte barn
Kommuneoverlegen er ikke involvert i utforming/prioritering av tjenestetilbudet ved helsestasjonen Merknad 2: Kommunen har et forbedringspotensiale for å sikre tilgang av fysioterapitjenester ved helsestasjonen. Merknaden er bygget på følgende: Det er ikke inngått skriftlig samarbeidsavtale mellom rehabiliteringssenteret hvor fysioterapeutene er organisert og helsestasjonen Det er planlagt at fysioterapeut skal delta ved alle fire mnd grupper på helsestasjonen, men de har kun deltatt ved tre grupper i 2012. Hver gruppe har ca 6 barn og det var 151 fødsler i 2012 Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg: Det er ansatt kvalifisert personell i alle stillinger ved Sentrum helsestasjon Det er etablert fast internundervisning og fagdager Helsestasjonen som en del av Familiesenteret har stor stort fokus på tverrfaglig samarbeid Oppgaver til koordinerende enhet er tillagt Tildelingskontoret i Bodø kommune Det er avsatt egne ressurser for utarbeidelse av IP Det er etablert gode rutiner for oppfølging av premature barn i henhold til faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn God tilgang på tolk for å ivareta familier med annen språkbakgrunn Gjennom intervju fremkommer det at det er fokus på kostveiledning i henhold til faglige retningslinjer Alle barn som skal begynne på Østbyen skole får tilbud om skolestartundersøkelse med helsesøster/lege Vurdering av virksomhetens styringssystem Det er ikke utarbeidet et fungerende internkontrollsystem for Sentrum helsestasjon. Ved tilsynsbesøket fremkom det at det ikke er igangsatt en systematisk overvåkning og gjennomgang av tjenestetilbudet for å sikre at helsestasjonsvirksomheten fungerer som planlagt og forutsatt. Det er ikke etablert et system som avdekker svikt i tjenestetilbudet jf at hjemmebesøk ikke blir gjennomført som vedtatt. Ledelsen har ikke etablert et system som søker å sikre at helsestasjonstjenestene henhold til egne rutiner og planer. fungerer i Feil og svikt i tjenestetilbudet registreres ikke regelmessig i det interne kvalitetssystemet. Regelverk Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154) Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet): Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (1S-1419) Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235) Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736) Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS- 1734) Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet) Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (1S-1924) Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Oversikt over leder, fagkoordinator, ansatte ved Sentrum helsestasjon Virksomhets-/lederavtale 2013 Familiesenter mål innhold og organisering Samarbeidsavtaler mellom Bodø kommune og Nordlandssykehuset Retningslinjer for tverrfaglig team Retningslinjer for møtet i tverrfaglig team Retningslinjer for koordinator av Tverrfaglig team Ulike styringsdokument for tverrfaglig team Tirsdagstreff, mål, innhold og organisering Mørkved familiesenter Årsmelding 2012 Virksomhetsplan helsesøstertjenesten 2013 Systematisk tilnærming til barn vi bekymrer oss for Handlingsplan «Vold i nære relasjoner» 2010 Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2011-2016 Samarbeidsprosedyrer ved bekymring for gravides og småbarnsforeldres rusbruk Etiske retningslinjer Informasjonsbrosjyrer/serviceerklæringer Felles fokus Samspillmetoden Dialog-Tilbud om veiledning til foreldre Snakk med barna- Barn som pårørende Følelsesmessige forandringer i forbindelse med graviditet, fødsel og barseltid Modellkommuneforsøk- nasjonal satsning på barn av psykisk syke og rus misbrukende forelder Tildelingskontoret Individuell plan Rådgivningsgruppas tilbud bistand i saker med mistanke om seksuelle overgrep, familievold eller andre former for mishandling
,./ Tilbud til familier med urolige spebarn Informasjon om familiesentre Velkommen til helsestasjon Svangerskapsomsorgen s/ Skolehelsetjenesten i barneskolen Oversikt over Bodø kommunes samarbeidsrutiner i overgangen mellom helsestasjon, barnehage og skole Samarbeidsrutiner mellom jordmor og helsestasjon Samarbeidsrutiner ved overføring mellom barnehager Samarbeidsrutiner mellom barnehage og barneskole Samarbeidsrutiner mellom barneskole og ungdomsskole Saksfremlegg til Komité for levekår / Bystyret ( Ressurssituasjon og normtall i helsesøstertjenesten 17.11.2011, 7 Opptrappingsplan for helsesøstre- og jordmortjenesten Helsesøstertjenesten Prioriteringer i skolehelsetjenesten skoleåret 2012 Avviksmeldinger Introduksjon av nytilsatt Velkommen som medarbeider i Helsesøstertjenesten i Bodø kommune Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 34 journaler Årsmelding for Familiesentrene i Bodø 2012 Plan for helsekontroller (egen perm) Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Brev av 22.1.13 fra Fylkesmannen i Nordland til Bodø kommune med varsel om tilsyn Oversendelse av dokumenter fra Bodø kommune mottatt 6.3.13 Brev av 15.3.13 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson Diverse mail - korrespondanse av 6.3.13, 7.3.13, 15.3.13,19.3.13, 22.3.13, 4.4.13 og 22.4.13 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funks'on / stillin Å nin smøte Interv'u Sluttmøte Inger Øvereng Led. helsesøster X X X Arne Øvsthus Kommunaldirektør X X Marianne Gullvik Helsesøster X X X Tore Tveraabak Helsestasjonslege X Magda Hoff Helsesøster X X X Henny Aune Leder familiesentre X X Steffan Kjelling Kommuneoverlege X
Marit Lund Hansen Tone Kjerkereit Grethe Willumsen Elin Nilssen Solvår Miranda Rønning Harald Thinn Fagkoordinator helsesøstertjenesten Koordinator Sentrum familiesenter Leder rehabiliteringssenter Helsesøster Helsesøster Rådgiver/komm.direktør X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Seniorrådgiver/jurist Mona Paulsen Foss Seniorrådgiver/jurist Monica Nymoen Ass. fylkeslege Jorunn Simarud Stabell Seniorrådgiver Benthe Westgaard.