HELS ET I LS V 11 ET I FINNMARK

Transkript

1 HELS ET I LS V 11 ET I FINNMARK Rådmannen i Tana kommune R-å-Å IMÅL,"-n 9845 Tana DERES REF/YOUR REF: VAR REF./ OUR REF: 2010/ DATO / DATE: Saksbehandler/direkte telefon: Målfrid Ovanger Oversendelse av endelig tilsynsrapport med tjenester til demenssyke i eget hjem 29. og 30. april 2010 Fylkesmannen og Helsetilsynet i Finnmark oversender herved endelige rapporten fra tilsynet med helse- og sosialtjenester til eldre demente i eget hjem. Det vises til hovedkonklusjonen i rapporten. Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men gitt en merknad. Vi takker for godt samarbeid ved gjennomføringen av tilsynet. Med hilsen Karin Straume fylkeslege A, 1,- Målfrid Ovanger fylkessykepleier /(1/.-,,,,,_ Kopi til: Statens helsetilsyn Postboks Oslo Sone 3 v/ soneleder Liv Berit Johnsen 9845 Tana Kommuneoverlege 9845 Tana Helsetilsynet i Telefon: Telefaks: Internett E-post: Finnmark http: \ Helsetilsynet@fmkno Norwegian Board of Health in Finnmark County Damsvn Vadsø

2 - HELSETILSW1ET I FINNMARK Rapport fra tilsyn med Tjenester til demenssyke i eget hjem i Tana kommune Virksomhetens adresse: Hjemmetjeneste sone 3 Grenveien Tana Tidsrom for tilsynet: 29. april 16.september 2010 Kontaktperson i virksomheten: Konsulent/ rådgiver Aud Varsi Sammendrag Tilsynet er et ledd i Statens Helsetilsyns fireårige satsning på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre. Tilsynet er avgrenset til pasienter og brukere som har vedtak om helse- og sosialtjenester i form av praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie. Tilsynet har undersøkt følgende forhold: Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder omsorgsbolig. I denne forbindelse ble også kommunens samarbeid med fastlegene om utredning og kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, samt ved oppfølging av demenssykdom undersøkt. Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demenssykdom, avgrenset til: individuell tilrettelegging og brukermedvirkning kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men gitt en merknad. 17..lephorte doc

3 Merknad Kommunen kan forbedre innholdet i og bruken av sitt dokumentasjonssystem. Dato: Vadsø den On,r4,1 revisjonsleder Målfrid Ov revisor Liv Tove Elvenes inse h:lephorte doc

4 Innhold Sammendrag 1 I. Innledning 4 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 4 3. Gjennomføring 5 4. Hva tilsynet omfattet 5 5. Funn 6 6. Regelverk 6 7. Dokumentunderlag 7 8. Deltakere ved tilsynet 8 h:lephorte doc 3

5 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hjemmebasert omsorg, sone 3 i Tana kommune i perioden fra 8. februar til 16.september Tilsynet er et ledd i Statens Helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenesten til eldre. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Finnmark gjennomfører inneværende år. Tilsynet gjennomføres med hjemmel i sosialtjenestelovens 2-6 og tilsynslovens 2, jf. kommunehelselovens 6-3. Det vil i år gjennomføres tilsvarende tilsyn i tre kommuner og med 1 2 fastleger i de samme kommunene. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Tana kommune hadde per i alt 2942 innbyggere. Av disse var 317 i aldersgruppen år. Det var 94 personer i aldersgruppen år og 17 over 90 år. Kommunen gir både praktisk bistand og hjemmesykepleie til 70 brukere. Av disse er 44 personer over 67 år. Det er etablert fleksible ordninger mellom hjemmesykepleien og institusjonstjenesten. Sykehjemmene og sykestua tar inn pasienter til observasjon, utredning og avlastnings- eller kortidsopphold når hjemmesykepleien og lege mener det er behov for det. Omsorgstjenesten i Tana er delt i tre soner, Tana vest, Polmak og Austertana. Sonene har hver sin soneleder. Assisterende rådmann er nærmeste overordnede og har ansvar for å følge opp virksomhetene. Virksomhetslederne har det faglige ansvaret og er delegert myndighet til å fatte vedtak i henhold til kommunehelsetjenesteloven og kap i sosialtjenesteloven. Virksomhetslederne er også tillagt det driftsmessige og administrative personal- og økonomiansvar. h:lephorte doc 4

6 Det er virksomhetsleder som har fått delegert ansvar for overvåkning av kvalitet, kompetanse og fagutviklingen i sonen. Vedlikehold og ajourføring av internkontrollsystemet i sonene utføres av ass. avdelingssykepleier. 3. Gjennomforing Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble sendt Åpningsmøte ble avholdt den Intervjuer 11 personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 4. Hva tilsynet omfattet Helsetilsynet har avgrenset tilsynet til hjemmetjenesten i sone 3 i Tana kommune. Tilsynet er et ledd i Statens Helsetilsyns fireårige satsing på tilsyn med helse- og sosialtjenester til eldre. Tilsynet var avgrenset til pasienter og brukere som hadde vedtak om helse- og sosialtjenester i form av praktisk bistand og/eller hjemmesykepleie. Tilsynet gjelder kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre i egen bolig, herunder kommunens samarbeid med fastlegene i utrednings- og kartleggingsfasen, samt samarbeid med fastlegene om oppfølging av demenssykdom. Videre omfatter tilsynet hvordan kommunen ivaretar grunnleggende behov hos personer med demenssykdom, avgrenset til individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, samt kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutførelsen. Tilsynet gjelder også kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demenssykdom. Tilsynet omfatter således et begrenset utvalg av oppgaver som kommunen har overfor personer med demens som bor i eget hjem. Tilsynet gir derfor ikke noen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens demensomsorg. Helsetilsynet i Finnmark har i tillegg ført tilsyn med fastlegene Geir Ivar Aleksandersen og Lars Kristian Kvalheims virksomhet som omhandler utredning, behandling og oppfølging av pasienter med demenssykdom. Dette tilsynet ble gjennomført den , og resultatene fra dette tilsynet blir beskrevet i egne tilsynsrapporter. h:lephorte doc 5

7 5. Funn 5.1 Det ble ikke påpekt avvik innen de reviderte områdene, men det ble gitt en merknad 5.2 Merknad Kommunen kan forbedre innholdet i og bruken av sitt dokumentasjonssystem. Opplysninger om den enkelte pasient er ikke samlet på et sted. De oppbevares eksempelvis i permer, mapper, beskjedbøker, på medisinkort og i fagsystemet profil. Det framkommer i intervju og ved gjennomgang av pasientjournaler at identifisering og oppfølging av demente er lite dokumentert i det fagsystem som nyttes. Personalet rapporterer i fagsystemet ved vaktskifte. To PCer er tilgjengelig og det opplyses i intervju at det ofte dannes kø for å få skrevet. Den skriftlige rapporteringen foregår samtidig med den muntlige i samme rom. Det er dokumentert at tiltaksplan/pleieplan ikke er tatt i bruk i fagsystemet profil. Det fremkommer i intervju og gjennomgang av pasientjournal at det registreres få observasjoner på kognitiv svikt og hva det medfører av utfordringer og tiltak. Det er ikke dokumentert at det foreligger rutiner for å ivareta kontinuitet og regelmessighet i tjenestene, eller at disse evalueres. Kommentar: Tjenester som ytes etter kommunehelsetjenesteloven 2-1 og sosialtjenesteloven 4-3, skal være forsvarlige. Forsvarlighetskravet innbærer et krav til kommunen om å organisere og gjennomføre tilstrekkelig omfang av tjenester og tiltak til de som trenger disse. Kvalitetsforskriften 3 stiller krav om at kommunen har prosedyrer som søker å sikre at den enkelte får tjenester som vedkommende har behov for til rett tid. For å sikre dette vil kommunen måtte ha et dokumentasjonssystem som sikrer forsvarlig kommunikasjon mellom tjenesteyterne slik at opplysninger om pasienten er tilgjengelig og systematisert på et sted. Dokumentasjonssystemet er et viktig redskap for å sikre forsvarlighet. 6. Regelverk Lov om helsetjenesten kommunen Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten Lov om helsepersonell m. v Lov om sosiale tjenester h:lephorte doc 6

8 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunenes helsetjeneste Forskrift om pasientjournal 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart overordnet beskrivelse av virksomheten Kompetansehevingsplan Prosedyre for mottak og opplæring av nyansatte, opphør av arbeidsforhold og oppfølging Prosedyre ved søknad/tildeling/svar på søknad Ambulering fra alderspsykiatrisk poliklinikk 2010 Personelloversikt, turnuslister og arbeidslister Pasient og brukeroversikt Samarbeidsavtale mellom hjemmesykepleien og fastlegene Prosedyre - Kartlegging, utredning/diagnostisering til eldre hjemmeboende med symptomer på mental svikt/aldersdemens. Journal/tiltaksplaner Daglig rapport Prosedyre kartlegging i IPLOS Årskontroll av hjemmetjenestens brukere hos fastlegen Prosedyre klage fra bruker Prosedyre for observasjonsopphold i enhet for demente (Polmak sykehjem) Funksjonsbeskrivelser for aktivitør, hjemmehjelpere, assistenter, pleiemedhjelpere, sykepleier, hjelpeleiere, omsorgsarbeider, helsefagarbeidere, soneleder og ass. avdelingssykepleier Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Avviksprotokoll/ 20 avviksmeldinger Arbeidslister/ruter for hjemmesykepleie for en uke Arbeidslister for praktisk bistand (hjemmehjelp) Profil fagsystem (sykepleiedokumentasjon) 7 pasientjournal (Profil) 7 vedtaksmapper Legevisittbok Medisinkardex Avtaler om registrering av legemidler Legeopplysningsperm Personalmøtebok, hjemmebasert omsorg Oppdragsregistrering hjemmetjenesten Epikriseperm h:lephorte doc 7

9 Demensutredningsperm Gjennomgangsperm IRN -perm Beskjedbok Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Finnmark: Brev av fra Helsetilsynet i Finnmark med varsel om tilsyn E- post av fra Tana kommune E-post fra Helsetilsynet om etterspørsel av styrende dokumenter og oppnevning av kontaktperson datert Brev av fra Tana kommune - oversendelse av dokumentasjon den E-post fra Helsetilsynet om etterspørsel av noen styrende dokumenter, retningslinjer for styring av journalsystem E- post av tilbakemelding på utkast til program fra Tana kommune E-post av tilbakemelding på valg av personell til intervju fra Tana kommune ved Liv Berit Johnsen E-post av fra Helsetilsynet med endelig program for tilsynet 9. Deltakere ved tilsynet I tabeilen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funks'on / stillin Å nin smøte Interv'u Sluttmøte Liv Berit Johnsen Soneleder/virksomhetsleder Ravna M.N Gaup Sykepleier Rita Ivanoff Sykepleier Gunn Olsen Hjelpepleier Anette Boine Hjemmehjelper Linn Hege Hansen Assistent Sofie Guttorm Helsefagarbeider Geir Ivar Aleksandersen Kommuneoverlege Kjell Nilsen Ass. Rådmann Fra tilsynsmyndighetene deltok: Sykepleier/revisjonsleder - Målfrid Ovanger Sosionom/seniorrådgiver - Liv Tove Elvenes Sosionom/rådgiver - Britt Louise Øen h:lephorte doc 8