Open omsorg. - Bø kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 721 010

Open omsorg - Bø kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 721 010 2010

Innhald Samandrag...iii 1 Innleiing...1 1.1 Bakgrunn og bestilling...1 1.2 Problemstillingar...2 1.3 Avgrensing...2 2 Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Metode...2 2.2 Høyring og kvalitetssikring...3 3 Revisjonskriterium...3 4 Fakta og funn...4 4.1 Organisering m.m...4 4.1.1 Delegering av mynde 4 4.1.2 Tenestene 5 4.1.3 Datasystem 6 4.2 Lønnsområdet...6 4.3 Andre utgifter...7 4.4 Budsjettering...8 4.4.1 Budsjettprosessen 8 4.4.2 Budsjett, budsjettgrunnlag 9 4.4.3 Budsjettenderingar gjennom året 10 4.5 Økonomistyring...11 4.6 Bemanning...12 5 Revisor sine vurderingar og konklusjon...14 5.1 Budsjettering...14 5.2 Økonomistyring...14 5.3 Bemanning...15 5.4 Konklusjon...16 Litteratur og referanse til kjelder...17 Tabellar...17 Vedlegg...17 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Samandrag Eininga open omsorg har i fleire år hatt vanskar med å halde budsjettramma si. Kontrollutvalet har bedt oss om å finne årsakene til dette. Vår undersøking omfattar budsjettering, økonomistyring og bemanning. Vi har fokusert på lønnsområdet, som utgjer den største delen av eininga sine utgifter. Vi har også vurdert budsjettering og økonomistyring opp mot krav i lov og forskrift. Moglege årsaker som vi ikkje har undersøkt er tenestenivået og endringar i brukaranes behov. Forvaltningsrevisjonen omfattar eininga open omsorg og nokre avdelingar innafor eininga integrering og miljøarbeid som yter tenester til psykisk utviklingshemma. Desse avdelingane blei overført frå eininga open omsorg til integrering og miljøarbeid i 2009. Undersøkinga er avgrensa til åra 2008 og 2009. Resultatet av undersøkinga Vi har funne følgjande årsaker til at eininga open omsorg i 2008 ikkje klarte å tilpasse drifta til sine budsjettrammer: Lønnsbudsjettet var ikkje realistisk i 2008. Lønnsveksten var høgare enn det som var budsjettert. I budsjettet var det også lagt inn ein lønnsvekst som var lågare enn anslaget frå staten. I tillegg blei det gjennomført eit generelt kutt i budsjettramma. Manglande tilgang på vikarar med tilstrekkeleg kompetanse førte til at open omsorg bruka vikarbyrå. Det var ikkje budsjettert. Kjøp av tenester frå vikarbyrå kostar meir enn å bruke eigne tilsette. Mangel på korttids institusjonsplassar førte til at eininga måtte kjøpe plassar i andre kommunar. Eininga fekk også utgifter fordi dei ikkje klarte å ta imot utskrivingsklare pasientar frå sjukehus. I 2008 var det ikkje budsjettert med slike utgifter. Generelt kan ein seie at bemanningssituasjonen i delar av verksemda er slik at den er vanskeleg å styre og den genererer ekstra utgifter. Det kan vere andre årsaker som vi ikkje har funne, jf. vår avgrensing av prosjektet. I 2009 var det ikkje negativt avvik mellom budsjett og rekneskap, verken i eininga open omsorg eller i dei avdelingane i eininga integrering og miljøarbeid som yter tenester til psykisk utviklingshemma brukarar. Budsjettering Kommunelova 46,3 seier at årsbudsjettet skal vere realistisk. Undersøkinga viser at budsjettet for 2008 i open omsorg ikkje var realistisk. Nokre tilleggsløyvingar blei vedtatt i løpet av året, men det var på langt nær tilstrekkeleg til å rette opp misforholdet mellom budsjett og reelle driftsutgifter. Sjølve rutinen som kommunen har for budsjettering av lønnsutgifter meiner vi er bra, og i 2009 er det gjennomført endringar som førte til eit meir realistisk budsjett. Med ei tilleggsløyving i løpet av året, kom eininga ut med eit positivt rekneskapsresultat. Telemark kommunerevisjon IKS iii

I delplanen for institusjons- og heimetenester 2009 2025 er det eit framlegg til ny modell for budsjetteringa av heimetenestene. Modellen er ikkje tatt i bruk. Det er ein metode for å budsjettere med ein buffer for å kunne klare utgiftene knytt til behov for tenester som kan kome, men ikkje er planlagt. Bruk av denne modellen ville truleg redusere behovet for tilleggsløyvingar i løpet av året. Økonomistyring Kommunelova 47 seier at årsbudsjettet er bindande for underordna organ, og at rådmannen skal rapportere til kommunestyret om kommunens økonomi. Han skal vidare gjere framlegg om naudsynte tiltak dersom det ser ut til å oppstå nemneverdige avvik mellom budsjettet og rekneskapen. Rådmannens rapportering om kommunens økonomi til politisk nivå og framlegg til tiltak er i samsvar med krav i lov og forskrift. Alle i administrasjonen er godt kjende med at årsbudsjettet er bindande, og det er fokusert mykje på økonomi og budsjettdisiplin dei siste åra. Slik bemanningssituasjonen er i delar av verksemda, er personalressursane vanskelege å styre, og der ligg det ein risiko for auka utgifter. Det nye bemanningsverktøyet Notus kan vere ei god hjelp i denne styringa. Kommunen har dessutan nyleg starta eit arbeid som på sikt kan forbetre bruken av personalressursane og rekrutteringa. Det ser elles ut til at den omorganiseringa som er gjennomført i open omsorg i 2009 har hatt ein positiv effekt når det gjelder økonomistyringa. Bemanning Lik mange andre kommunar har Bø eit bemanningsproblem innafor pleie og omsorg. I open omsorg er det mange tilsette som har små stillingar. I nokre avdelingar er det stor gjennomtrekk i personalet, sjukefråværet er høgt i delar av verksemda og korttidsfråværet er aukande. Ein stor del av verksemda i denne sektoren er avhengig av full bemanning til ei kvar tid. Det er til tider vanskeleg å skaffe vikarar. Denne situasjonen fører til auka utgifter; direkte utgifter til vikarlønn eller vikarbyrå, utgifter til opplæring og til arbeidet med å skaffe folk. Mange små stillingar har ringverknader på arbeidsmiljø og sjukefråvær, og det medfører rekrutteringsproblem. Situasjonen er ressurskrevjande for leiinga/administrasjonen og kan skape vanskelege arbeidstilhøve for dei tilsette. Den er også til ulempe for brukarane, som får mange personar rundt seg og truleg mindre stabilitet i tenestene. Er det mogleg å få til en varig reduksjon av små stillingar? Revisor meiner at det på lang sikt vil vere gunstig, også økonomisk, å redusere talet på små stillingar. Det vil truleg også bli naudsynt for å kunne skaffe ønska arbeidskraft og kompetanse i framtida. Skien, 25. mai 2010 Telemark kommunerevisjon IKS Aud Bjervamoen forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig Telemark kommunerevisjon IKS iv

1 Innleiing Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Denne rapporten er utarbeidd med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 1 Prosjektet er gjennomført på oppdrag frå kontrollutvalet, jf. deira plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011. Rapporten blir sendt til kontrollutvalet som skal rapportere vidare til kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjonar og om resultata av desse. 2 1.1 Bakgrunn og bestilling Eininga open omsorg har i fleire år hatt vanskar med å halde budsjettramma si. I sin plan for forvaltningsrevisjon spør kontrollutvalet kvifor det er så vanskeleg å halde budsjettet på denne eininga. Er det spesielle uførutsette faktorar som gjer at budsjettet sprekk, eller er budsjettet ikkje realistisk? Moglege årsaker kan vere: for høgt tenestenivå for låg budsjettramme dårleg økonomistyring bemanningssituasjonen endringar i behov som ikkje er planlagt/venta. Bestillinga frå kontrollutvalet går ut på å gjennomføre ei årsaksanalyse. Det vil sei at utgangspunktet ikkje er å måle fakta mot kriterium. Vi vil i tillegg vurdere budsjettering og økonomistyring opp mot gjeldande regelverk. I møte med rådmannen før arbeidet med denne forvaltningsrevisjonen starta, gjorde ho merksam på at tri avdelingar i 2009 er overført frå eininga open omsorg til ny eining integrering og miljøarbeid (tidlegare eininga arbeid og kvalifisering). Det er da naudsynt å ta delar av denne eininga med i undersøkinga. 1 RSK 001 er fastsett av Norges Kommunerevisorforbund sitt styre 23. mai 2005 og er gjort gjeldande som god kommunal revisjonsskikk. Standarden byggjer på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 2 Forskrift om kontrollutvalg 11 og forskrift om revisjon 8 Telemark kommunerevisjon IKS 1

1.2 Problemstillingar På bakgrunn av det som er nemnd, har vi sett opp følgjande problemstillingar: 1. Kva for moglege årsaker er det til at verksemda open omsorg ikkje klarer å tilpasse drifta til sine budsjettrammer? Vi vil da undersøke budsjetteringa, spesielt på lønnsområdet økonomistyringa bemanningssituasjonen 2. Er budsjettering og økonomistyring i samsvar med gjeldande regelverk? 1.3 Avgrensing Vi har ikkje undersøkt tenestenivået innafor open omsorg. Administrasjonen er interessert i ei slik undersøking, men da ei samanlikning med andre kommunar. Det kan eventuelt vere tema for ein eigen forvaltningsrevisjon. Vi har heller ikkje undersøkt eventuelle endringar i behov hos brukarane. Kommunen arbeider sjølv mykje med planlegging, der mellom anna framtidig behov er vurdert: Delplan for institusjons- og heimetenester 2009 2025 blei vedtatt i 2009 Plan for tekniske hjelpemidlar og fysioterpitenesta er vedtatt i 2010 TaKT = Tilrettelegging av det kommunale tenestetilbodet til born og unge med spesielle behov og deira familiar er vedtatt i 2010 Psykiatriplan vil kome i 2010 Undersøkinga er avgrensa til 2008 og 2009. 2 Metode og kvalitetssikring 2.1 Metode Vi har bruka følgjande metodar for å hente inn fakta: Intervju/møte Dokumentanalyse Vi har hatt intervju med økonomisjefen og med einingsleiarane i open omsorg og i integrering og miljøarbeid. Vi har gjennomgått og analysert ulike plan- og budsjettdokument og rekneskap for dei aktuelle avdelingane/einingane for 2008 og 2009. Vi har sett på rapporteringa frå einingane; økonomirapportar, tertialrapportar og årsrapportar. Vidare har vi henta informasjon om årsverk/stillingar og sjukefråvær. Telemark kommunerevisjon IKS 2

2.2 Høyring og kvalitetssikring For å sikre at den informasjonen som er samla inn er truverdig og gyldig, er den kvalitetssikra. Referat frå intervjua er verifisert av intervjuobjekta. Uttaler og informasjon er også verifisert mot dokument som er lagt fram. Det fyrste utkastet til rapport er gjennomgått med einingsleiarane. Rapporten er sendt rådmannen i Bø til uttale. Rådmannens svar i brev av 20.05.2010 følgjer som vedlegg 1. Svaret har ikkje ført til endringar i rapporten. 3 Revisjonskriterium Kommunelova og forskrift om årsbudsjett for kommunar og fylkeskommunar 3 stiller visse krav til årsbudsjettet og økonomistyringa i kommunane: Kommuneloven 46. Årsbudsjettets innhold Punkt 3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. Kommuneloven 47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlige svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Forskrift om årsbudsjett 10. Administrasjonssjefen, eventuelt kommune- eller fylkesrådet, skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapporten til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak. 11. Det skal foretas endringer i årsbudsjettet når dette anses påkrevd. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv foreta de nødvendige endringer i årsbudsjettet. 3 Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. desember 2000 nr. 1423 om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner). Telemark kommunerevisjon IKS 3

Revisjonskriteria blir da slik: Budsjettering Årsbudsjettet skal vere realistisk Kommunestyret skal gjere endringar i årsbudsjettet når det er påkravd Økonomistyring Årsbudsjettet er bindande for underordna organ Rådmannen skal gjennom budsjettåret rapportere til kommunestyret om kommunens økonomi og gjere framlegg om naudsynte tiltak dersom det ser ut til å oppstå nemneverdige avvik mellom budsjettet og rekneskapen. 4 Fakta og funn 4.1 Organisering m.m. I 2008 omfatta eininga open omsorg følgjande avdelingar: Fysioterapi Psykisk helsearbeid Heimesjukepleie, inkl. korttidsavdelinga på sjukeheimen Heimehjelp eldre Generelle tiltak Grivihaugen bufellesskap Grauteknapp bufellesskap Hagestad bufellesskap Frå 01.04.09 blei tenestene til psykiske utviklingshemma overført frå open omsorg til eininga integrering og miljøarbeid (tidlegare eininga arbeid og kvalifisering). Etter overføringa omfattar denne eininga Flyktningteneste Vaksenopplæring Bø arbeidssenter, for psykisk utviklingshemma Grivihaugen bufellesskap Grauteknapp bufellesskap Hagestad bufellesskap Administrasjon og tiltak (m.a. avlasting psykisk utviklingshemma) Bakgrunnen for omorganiseringa var m.a. ulik storleik på dei to einingane. Etter omorganiseringa er desse to einingane tilnærma like i storleik. Einingsleiaren i integrering og miljøarbeid er godt kjent med brukarane i bufellesskapa, da alle er knytt til Bø arbeidssenter på dagtid. 4.1.1 Delegering av mynde Kommunen har eit politisk vedtatt delegasjonsreglement, men det er ikkje oppdatert. Dei arbeider no med å oppdatere dette reglementet. Einingsleiarane er delegert mynde på områda økonomi, personale og fag. I eininga open omsorg var økonomi-, personal- og fagansvar tidlegare delegert vidare til avdelingsleiarane. I 2009 er dette endra. Einingsleiaren har no sjølv ansvaret for oppfølginga av økonomien og personalet. Dei som var avdelingsleiarar er no arbeidsleiarar med fagleg ansvar. Dei har dermed fått frigjort mykje tid til brukarretta oppgåver. Telemark kommunerevisjon IKS 4

Einingsleiaren i integrering og miljøarbeid har delegert økonomi-, personal- og fagansvar til avdelingsleiarane. Ein ny bustad, Røysumvegen, blei tatt i bruk i desember 2009. Avdelingsleiaren for Grauteknapp har mellombels ansvar for denne bustaden. Nokre av dei brukarane som bur heime blir administrativt og fagleg følgd opp frå avdeling Hagestad. På grunn av langvarig sjukdom har dei ikkje hatt fagleg leiar for avlastinga sidan juli 2009, men dei har funne ei løysing på dette frå 1. april 2010. 4.1.2 Tenestene Det er tiltaksteamet som fattar vedtak om tenester. Tiltaksteamet fekk vedtatt sitt mandat av Utvalet for helse og skule (HS-utvalet) i 2005. Mandatet seier noko om kva lovverk tiltaksteamet kan fatte vedtak ut i frå, og korleis dette skal gå føre seg. Mandatet seier m.a. at ein skal legge seg på eit realistisk minimum i forhold til lovverket når ein avgjer tenestenivået, og at ein berre kan tildele tenester som går ut over dei økonomiske rammene dersom det står om fare for liv og helse. I 2009 har tiltaksteamet skjerpa kriteria for tildeling av tenester og senka tenestenivået. Det gjelder nye vedtak/nye brukarar. Så langt gjelder det støttekontakt, omsorgslønn, heimehjelp og avlasting. Til dømes gir dei heimehjelp to timar kvar tredje veke i staden for annakvar veke. Eininga open omsorg har for tida venteliste på heimehjelp. Einingsleiaren likar ikkje denne praksisen, men må gjennomføre den. Han meiner at ein slik praksis i verste fall kan føre til at behov for sjukeheimsplass kan oppstå tidlegare enn det ville gjort med ei betre heimeteneste. Korttidsavdelinga ved sjukeheimen har hatt 6 plassar, men har jamleg hatt overbelegg. Dei siste åra har det vore naudsynt å kjøpe korttids institusjonsplassar i andre kommunar. Avdelinga er no utvida frå 6 til 11 rom. Einingsleiaren opplyser at utvidinga reelt vil gi plass for 2 3 fleire brukarar. Dei nye plassane er ikkje tatt i bruk før i 2010. Tabell 1: Brukarar av tenester i eininga open omsorg 2008 2009 Brukarar på korttidsavdelinga (gjennomsnittleg belegg) 125 % 120 % Brukarar i heimesjukepleia pr. 31.12. 99 97 Brukarar i psykisk helsearbeid pr. 31.12. 56 58 Brukarar i heimehjelpa pr. 31.12. 107 107 Brukarar med støttekontakt pr. 31.12. 33 45 Tabell 2: Brukarar av tenester overført frå eininga open omsorg til integrering og miljøarbeid i 2009 2008 2009 Brukarar på Grivihaugen 6 6 Brukarar på Grauteknapp 7 7 Brukarar på Hagestad 2 2 Brukarar i Røysumvegen 1 Brukarar på avlasting pr. 31.12. 9 12 Sum 24 28 Kommunen er kjent med at det vil kome nye yngre psykisk utviklingshemma brukarar, og det er prosessar i gang for å få bygd nye bustadar for desse i 2011. Utviklinga i brukargruppa har vore at dei får betre vedtak og auka omfang av tenester. Einingsleiaren meiner at brukarane no har gode tilbod og tenester. Ettersom dei blir eldre, vil deira behov for tenester endre seg. Kommunen fekk tilskott frå staten til 7 8 ressurskrevjande brukarar i 2008 og 2009. Telemark kommunerevisjon IKS 5

4.1.3 Datasystem Bø kommune har rekneskapssystemet Unique økonomi og lønnssystemet Unique ansatt. Desse er lokale system. Det er automatisk overvelting av data frå lønnssystemet til rekneskapssystemet. Kommunen har ikkje elektronisk budsjettsystem. All registrering i rekneskaps- og lønnssystemet blir gjort på økonomiavdelinga. Einingsleiarar og avdelingsleiarar har lesetilgang til systema og høve til å ta ut rapportar. Dei tar i hovudsak ut rapportar sjølve. Hausten 2008 tok kommunen i bruk Notus, som er eit bemanningsverktøy. Arbeidet med turnusar, innleige av folk og timelister skjer elektronisk. Notus hentar data frå lønnssystemet og leverar elektroniske timelister til lønnssystemet. Det har vore nokre problem undervegs ved overføringa av data mellom systema, men økonomisjefen seier at dei fleste no er løyst. Einingsleiarane har full tilgang til Notus. Dei meiner at dette systemet gir god kontroll med stillingar, turnus og lønnsutgifter. Det vil også bli eit verktøy i budsjettarbeidet, men den delen er ikkje tatt i bruk enno. Pleie og omsorg brukar elles fagsystemet Unique Profil. IPLOS 4 Profil. registreringa er integrert i 4.2 Lønnsområdet Vi presenterer nokre tal frå rekneskapen som viser det økonomiske resultatet i dei siste to åra for eininga open omsorg. For å få tal som kan samanliknast, har vi i 2009 tatt med dei avdelingane som blei overført til eininga integrering og miljøarbeid. Tabell 3: Resultat - netto driftsutgift og brutto lønnsutgift Open omsorg inkl. PU-tenester Endring i budsjett 2008 2009 i kroner i % Driftsutgifter driftsinntekter = netto driftsutgift budsjett justert 32 163 000 43 157 000 + 10 994 000 34,2 % rekneskap - 36 666 197-42 228 569 avvik, meirforbruk - 4 503 197 avvik, mindreforbruk + 928 431 avvik i prosent - 14,0 % + 2,2 % Lønn og sosiale utgifter, brutto budsjett justert 38 674 000 45 807 000 + 7 133 000 18,4 % rekneskap - 39 884 073-45 449 879 avvik, meirforbruk - 1 210 073 avvik, mindreforbruk + 357 121 avvik i prosent - 3,1 % + 0,8 % Rekneskapen for 2009 viser eit mindreforbruk (innsparing) både på lønnsområdet og totalt. I 2009 har budsjettet auka vesentleg samanlikna med 2008. Auken skuldast mellom anna kompensasjon for høg lønnsvekst i 2008 og rammeauke for å dekke eksisterande aktivitetsnivå. 4 Individbasert PLeie- og OmsorgsStatistikk er eit nasjonalt helseregister som er grunnlaget for nasjonal statistikk på pleie- og omsorgssektoren. Kommunane pliktar å rapportere til dette registeret. Telemark kommunerevisjon IKS 6

I 2008 viste rekneskapen at open omsorg hadde eit stort meirforbruk, både i kroner og i prosent. Den største delen av meirforbruket låg ikkje på lønnsområdet. Ei årsak til det er at eit innsparingskrav på 1,4 mill. kroner er registrert i budsjettet på art 14902, men ikkje fordela ut på spesifikke utgiftsartar. Det er da mogleg at ein del av denne innsparinga skulle ha vore registrert i budsjettet på artar innafor lønnsområdet. Ei anna årsak er at kommunen har kjøpt tenester frå vikarbyrå. I rekneskapen er desse utgiftene ført på art 12700 konsulenttenester, som ikkje høyrer til på lønnsområdet. Når vi tar omsyn til lønnsrefusjonar og utgifter til vikarbyrå, får vi dette resultatet: 5 Tabell 4: Resultat - netto lønnsutgift med tillegg av kjøp frå vikarbyrå Open omsorg inkl. PU-tenester 2008 2009 Budsjett just. Regnskap Budsjett just. Regnskap Lønn og sosiale utgifter, brutto 38 674 000 39 884 073 45 807 000 45 449 879 refusjon sjukelønn og fødselspermisjon - 1 195 000-1 703 404-2 126 000-2 761 747 andre lønnsrefusjonar 6-134 000-80 430-134 000-203 870 Lønn og sosiale utgifter, netto 37 345 000 38 100 239 43 547 000 42 484 262 Utgifter vikarbyrå 0 1 872 686 40 000 318 540 Sum utgifter til personalressursar 37 345 000 39 972 925 43 587 000 42 802 802 avvik, meirforbruk - 2 627 925 avvik, mindreforbruk + 744 198 avvik i prosent - 7,0 % + 1,8 % Dette viser at godt og vel halvdelen av meirforbruket i 2008 var knytt til utgifter til personalressursar. I 2009 ligg innsparinga på personalressursane. Vi presenterer lønnsutgifter spesifisert på art i vedlegg 4 og 5. Berekninga viser at variabel lønn utgjorde 18 % av dei totale lønnsutgiftene i 2008, medan dei var redusera til 14 % i 2009. Det var utgifter til vikarar som var betydeleg høgare i 2008 enn i 2009. Vi har ein tilleggsopplysning som gjeld alle taloversikter på lønnsområdet: Pensjonsutgifter blir kvar månad ført i rekneskapen på einingane med den prosentsatsen som er budsjettert. Dersom reell innbetaling av premie avviker frå denne prosentsatsen, blir avviket ført samla for kommunen og ikkje på den enkelte eininga. Det same gjeld premieavviket. Grunnen til dette er at einingsleiarane skal kunne ha kontroll med pensjonsutgiftene og unngå overraskingar som dei gjennom året ikkje kan påverke. Verknaden av denne måten å bokføre dette på, er at rekneskapen for einingane ikkje viser heilt reelle tal for pensjonsutgifter. 4.3 Andre utgifter Av andre utgifter som er årsak til overskriding av budsjettet i 2008, vil vi nemne kjøp av institusjonsplassar og betaling for brukarar som blir liggjande for lenge på sjukehus, jf tabell 5. Art 11285, spesielle pasientutgifter, omfattar også andre utgifter, til dømes medisinar og legetenester. 5 Detaljar som viser berekninga av netto lønnsutgift i 2008 og 2009 går fram av vedlegg 2 og 3 til rapporten 6 Refusjon fastlønn fysioterapeut og tilretteleggingstilskot frå NAV Telemark kommunerevisjon IKS 7

Tabell 5: Budsjett og rekneskap for andre aktuelle utgifter Art 2008 2009 Budsjett Rekneskap Budsjett Rekneskap Avd. 3330 Psykiatri 11285 Nome kommune 122 000 364 000 11285 Sykehuset Telemark HF 153 000 11285 Sum 0 275 000 365 000 364 000 Avd. 3610 Heimesjukepleie og korttidsavdeling 11285 Mosserødhjemmet, Sandefjord 585 480 116 808 12700 Mosserødhjemmet, Sandefjord 56 520 11285 Seljord kommune 165 600 11285 Blefjell sjukehus HF 22 400 68 800 11285 Sum 30 000 773 480 175 000 242 128 Avd. 3810 Generelle tiltak 13300 Telemark fylkeskommune (internatplass i Seljord) 0 126 000 130 000 202 000 Sum alle avdelingar og artar 30 000 1 174 480 670 000 808 128 I 2008 var det ikkje budsjettert med utgifter til kjøp av institusjonsplassar. Samstundes var utgiftene størst dette året. Vi vil nemne at kjøp av institusjonsplassar er utgifter som erstattar kommunal tenesteproduksjon. I rekneskapen er dei ført på utgiftsartar som ligg i gruppa kjøp av varer og tenester som går inn i kommunal eigenproduksjon. 4.4 Budsjettering 4.4.1 Budsjettprosessen Kommunen har ikkje skriftlege rutinar eller framdriftsplan for budsjettprosessen. Økonomisjefen lagar ein framdriftsplan og informerer einingsleiarane m. fl., men denne informasjonen kan ikkje dokumenterast. Dei har ein open prosess. Mykje av arbeidet skjer uformelt og munnleg i ulike fora. Det er rådmannen som har ansvaret. Økonomisjefen er den mest sentrale personen i budsjettarbeidet, og rådmannens utvida leiargruppe (RUL) er eit sentralt forum. Rådmannen, staben og alle einingsleiarane er med i RUL. Økonomisjefen får innspel om behov frå einingsleiarane, mellom anna i driftssamtaler som blir halde i august/september. Ho har elles regelmessig samarbeid med einingsleiarane heile året og har god oversikt over tilstanden i einingane til ei kvar tid. Fordeling av budsjettramma blir i fyrste omgagn behandla i RUL og endar opp som rådmannen si innstilling. Formannsskapet får budsjettframlegget på rekneark som dei kan arbeide med. Kommunestyret vedtek budsjettet på nivået netto ramme til einingane. Når budsjettet er vedtatt, må einingane fordele sine rammer på avdelingar og artar. Frå økonomisjefen får dei eit rekneark som dei registrerer i. Økonomisjefen gjer deretter desse reknearka om til filer som går inn i rekneskapssystemet. Det skjer i januar i budsjettåret. Budsjettet blir ikkje periodisert. Telemark kommunerevisjon IKS 8

Budsjettdokumentet viser for kvar eining: Grunnlagstal, vedtatt budsjett inneverande år Justeringar i forhold til gjeldande økonomiplan Endringar vedtatt i inneverande år Rådmannens framlegg Endringar etter kommunestyrets vedtak. Einingsleiaren for open omsorg er nøgd med opplegget rundt budsjettarbeidet. Det blir halde mange møte med dei involverte. I RUL blir alle leiarane kjende med kvarandre sine problem/ utfordringar og får felles informasjon. Det skaper ei god felles forståing av organisasjonen. 4.4.2 Budsjett, budsjettgrunnlag Vedtatt budsjett for kommunen i 2009 blei ikkje godkjent av fylkesmannen. Budsjettet blei behandla på nytt 30.03.09. Ny handsaming tok utgangspunkt i rådmannens framlegg frå den opphavlege budsjetthandsaminga hausten 2008. Utgangspunktet for budsjettramma er opphavleg budsjett for inneverande år. Det blir korrigert for endringar som er skjedd i året (budsjettendringar, endringar i behov). Kommunen budsjetterer samla ein pott som blir sett av til lønnsauke i budsjettåret. Denne blir delt ut på einingane når resultatet av lønnsoppgjer er kjent. Økonomisjefen har berekna at eininga open omsorg etter tilleggsløyvingar har fått kr 662 000 for lite til å dekke den reelle lønnsauken i eininga etter lønnsoppgjeret i 2008. Denne mankoen er ikkje tatt inn i budsjettet for 2009. På lønnsområdet brukar dei ikkje statens anslag for lønnsvekst eller deflatoren. 7 Vi har fått opplyst at framlegget til lønnsbudsjett blir rekna ut nøyaktig etter stillingar og turnus. Det vil sei at einingane i utgangspunktet skal få eit realistisk lønnsbudsjett. Lønnsrefusjon blir budsjettert på grunnlag av erfaringstal og forsiktig skjøn. Andre utgifter blir justert med statens anslag for prisvekst. I 2008 var statens anslag for lønnsvekst opphavleg 5,0 % men blei justert opp til 5,6 % pga. eit kostbart lønnsoppgjer. Open omsorg fekk dette året justert sitt lønnsbudsjett med 3,8 %. Andre utgifter blei i 2008 justert med ein prisvekst på 1 %, medan statens anslag var 2,8 %. Deretter blei det ved handsaminga i kommunestyret vedtatt eit generelt kutt i netto budsjettramme på 3 %. I 2009 var statens anslag for lønnsvekst 5,0 %, men blei justert ned til 4,1 %. Dette året fekk open omsorg justert sitt lønnsbudsjett med 7,5 %. Andre utgifter blei justert i samsvar med staten sitt anslag. Ved handsaminga i kommunestyret blei det vedtatt å redusere prisauken med 0,6 % og å gjennomføre eit generelt kutt i netto budsjettramme på 0,5 %. I open omsorg er grunnlaget for budsjettet vedtak om tildeling av tenester og turnusen til personalressursane. Einingsleiaren opplyser at behovet for tenester i eininga sitt ansvarsområde svingar heile tida, og det gjeld særleg sjukepleietenestene. Einingsleiaren meiner at eit realistisk budsjett for eininga krev ein buffer for å takle akutte behov som kan oppstå. Delplan for institusjons- og heimetenester for perioden 2009 2025 har følgjande framlegg til løysing på dette: 7 Statens anslag for pris- og lønnsvekst i det komande året: ein prosent for venta prisvekst og ein prosent for venta lønnsvekst blir vekta, og resultatet er ein deflator prosent Telemark kommunerevisjon IKS 9

Vi føreslår at ein i framtidig budsjettarbeid i fht heimetenester lagar ein modell der ein tek utgangspunkt i dei kjente behova per dags dato. Dvs eksisterande vedtak og eventuelle nye vedtak som er under utarbeiding og som skal settast i gang i løpet av budsjettåret. I tillegg til dette må ein sette av ein gitt sum som ein kan nytte til evt. nye vedtak som Tiltaksteamet må fatte i løpet av budsjettåret. Denne summen kan basere seg på utviklinga dei siste fem åra (kor mykje meir/ mindre ressursar ein har måtta ta i bruk i forhold til opphavleg budsjett). Slik mandatet til Tiltaksteamet er i dag, vil desse nye tiltaka gå gjennom HS-utvalet først. Ein kan tenkje seg ei løysing der HS-utvalet har fått delegert myndigheit frå kommunestyret til å ta desse midlane i bruk i løpet av året. Økonomisjefen opplyser at dei ikkje har noko system for kvalitetssikring av tala i budsjettet, men ho ser på sitt eige nære samarbeid med einingsleiarane som ei form for kvalitetssikring. Einingsleiaren i open omsorg opplyser at både han og økonomiavdelinga kvalitetssikrar tala i budsjettet. Han meiner at han har rimelig god kontroll med utgifter og inntekter. I 2009 blei det oppdaga ein feil i budsjettet, 8 og denne hendinga førte til ekstra gjennomgang på fleire område i 2009. Dei fann m.a. at det i eininga umerkeleg, truleg over nokre år, har vore ei gliding i stillingsstorleikar som har ført til at sum årsverk har blitt litt større enn budsjettert. Økonomisjefen meiner det skuldast at bemanninga på eininga har vore uoversiktleg pga. mange små stillingar, og at det er gjennomført justeringar for å få ny turnus til å gå opp. Etter denne gjennomgangen sette dei opp stillingsstatus per ein dato på våren 2009 som skal vere øvre ramme for stillingar på avdelingane, så sant det ikkje blir særskilt vedtatt noko anna. Det er einingsleiaren som utfører budsjettarbeidet i eininga integrering og miljøarbeid. Han opplyser at han har god dialog med økonomiavdelinga i dette arbeidet og får den hjelpa han treng. Tilskot til ressurskrevjande brukarar blir utbetalt etterskotsvis og kan vere vanskeleg å budsjettere. Siste året var det likevel bra samsvar mellom budsjett og mottatt tilskot. Han deltok ikkje i arbeidet med budsjettet for 2009 for dei avdelingane han overtok frå open omsorg. Han fekk overført heile avdelingsbudsjetta for bufellesskapa. På avdeling 3810 generelle tiltak i open omsorg låg budsjett for mellom anna utgifter til avlasting og oppfølging av brukarar som bur heime eller for seg sjølv. Dette budsjettet blei splitta og noko av det overført til integrering og miljøarbeid. Budsjett for utgifter til avlasting ligg no på avdeling 3910 administrasjon og tiltak. Einingsleiaren meiner at den budsjettramma som blei overført var bra. 4.4.3 Budsjettenderingar gjennom året Budsjettendringar i året blir registrert ved økonomiavdelinga. Grunnlaget er politiske vedtak eller melding om interne budsjettendringar frå einingane. Einingsleiarane har sjølv mynde til å flytte midlar mellom avdelingar innafor eiga eining. Økonomisjefen har oppfordra einingsleiarane til å omfordele/justere sine budsjett i samband med tertialrapporteringa. Nokon gjer det, andre gjer det i lita grad. Overføring frå lønnspotten etter lønnsoppgjer er dei pålagt å fordele på avdelingar og arter. Einingsleiaren i open omsorg opplyser at det sjeldan blir gjort interne budsjettendringar. Overføring frå lønnspotten etter lønnsoppgjer blir justert i budsjettet. 8 Statstilskot psykisk helse var lagt inn budsjettet til open omsorg, til tross for at dette blei lagt inn i rammetilskotet til kommunen frå og med 2009. Budsjettet måtte difor i ettertid reduserast med 2,8 mill. kroner Telemark kommunerevisjon IKS 10

Einingsleiaren i integrering og miljøarbeid opplyser at han gjennom budsjettendringar sørgjer for å harmonisere budsjettet med realitetane i rekneskapen. I sak 047/08 i juni vedtok kommunestyret å auke budsjettet til open omsorg med kr 796 000. I same sak blei kommunens budsjett for lønnsreserve auka og fordelinga vedtatt slik: Underdekning i samband med lønsoppgjeret og lønsreserveposten fordelast forholdsmessig likt på einingane i samband med at lønsreservepotten blir fordelt. Dette skjer ved at einingane får kompensert for same prosentandel av det lønsoppgjeret kostar eininga. I sak 085/08 i oktober vedtok kommunestyret ein auke i budsjettet til open omsorg på kr 384 000. I sak 055/09 i september vedtok kommunestyret å auke budsjettet til open omsorg med 1 mill. kroner. 4.5 Økonomistyring Om heile kommunen Kommunen har eit økonomireglement, men det er gamalt og ikkje tilpassa dagens reglar eller noverande organisering. Tertialrapportar pr. 30.04., 31.08. og årsrapport blir lagt fram for kommunestyret. Etter at fylkesmannen kravde ny handsaming av budsjettet for 2009, har kommunen hatt stor fokus på økonomistyring og rapportering. I tillegg til tertialrapporteringa rapporterast det no om økonomi til formannskapet kvar månad; einingsleiarane rapporterer annakvar månad og økonomisjefen rapporterer i månadene imellom. Økonomisjefen sender rapportmalen ut til einingsleiarane, informerer og minner om ting dei må hugse på. Ho skriver dei delane av rapportane som gjeld heile kommunen, samanfattar og vurderer totalen og vurderer om det er behov for å foreslå budsjettendringar eller andre tiltak. Rapportane skal omfatte prognoser for resten av året. Økonomisjefen meiner at det ikkje er enkelt å få til tidleg på året. Likevel har dei totalt sett råka ganske godt til slutt. Både økonomisjefen og rådmannen har fleire driftssamtaler med einingsleiarane i løpet av året og har difor god oversikt over tilstanden i dei ulike einingane til ei kvar tid. Rekneskapen er stort sett er a jour på rapporteringstidspunkta. Det blir sett tidsfristar for innsending og registrering av bilag. Normale og kjende etterslep i rekneskapen er det på variabel lønn og lønnsrefusjonar. Ved årsskiftet prøvar dei å få med mest mogleg på rett år. Om einingane open omsorg / integrering og miljøarbeid Økonomisjefen meiner at einingsleiaren i open omsorg har hatt eit stort område og mykje å fare over. Etter at tenestene til psykisk utviklingshemma blei overført til eininga integrering og miljøarbeid i 2009, har dette blitt betre. Ho meiner at økonomistyringa i einingane no er inne i ei positiv utvikling. Einingsleiarane lagar seg også status over økonomien i sine verksemder utanom dei månadene dei skal rapportere. Telemark kommunerevisjon IKS 11

Einingsleiaren i open omsorg seier at informasjon og intern oppfølging i eininga skjer munnleg med arbeidsleiarane. Han har møte med arbeidsleiarane kvar veke. Dei gjennomgår da mellom anna bruken av overtid. Han meiner at etterslep i rekneskapen ikkje er noko problem ved oppfølginga av økonomien, da dei er kjende med kva for utgifter/inntekter som eventuelt ikkje er registrert. Han seier at rapportane skal vere ekstremt korte, og det kan av og til vere vanskeleg å få til. Rapportane skal omfatte prognoser for resten av året, og det er ei stor utfordring, spesielt tidleg på året. Avvik og framlegg til tiltak blir drøfta med økonomisjefen. Ho skal så tidleg som mogleg ha melding om endringar i drifta som vil få økonomiske følgjer. Einingsleiaren er godt nøgd med samarbeidet med rådmannen og økonomisjefen i slike saker. Einingsleiaren i integrering og miljøarbeid opplyser at han følgjer godt med på økonomien i eininga. Han seier at avdelingsleiarane i eininga er flinke og har god budsjettdisiplin. Han meiner at etterslepet i rekneskapen er ei svakheit ved oppfølging av økonomien. Som døme nemner han at det før jul såg ut til at eininga ville gå med underskot i 2009, men etter jul viste det seg at det blei overskot. Det skuldast i hovudsak etterslepet i refusjon sjukelønn. Å sette opp prognoser går stort sett greitt. Einingsleiaren saknar klare grenser for kva som vil bli akseptert av overskridingar. Han meiner at det fort blir gitt negative politiske signal når noko ikkje er heilt bra, men saknar positive signal når det går godt. Han opplyser vidare at det har vore mykje snakk om økonomi i heile kommunen sidan 2002. Signal frå rådmannen no er å involvere avdelingsleiarane meir i økonomiarbeidet gjennom året, bl.a. ved å halde møte med dei med økonomi som tema. Einingsleiaren oppfattar dette som eit godt grep med tanke på økonomistyringa. I rådmannens rapportering til politiske organ i 2008 er det meldt frå om open omsorg sin økonomisk situasjon: Sak 047/08 Endring av budsjett 2008 og investeringsrammer Rådmannen meiner at det likevel må vere eit unntak når det gjeld einingar; det er open omsorg, som openbart har fått eit budsjett som ligg svært langt unna å kunne drive eininga med dei tenestene ein skal yte. Derfor vert det tilrådd å tilbakeføre kutt som vart gjort ved budsjetthandsaminga, samt å tilføre kr 330 000 i tillegg. Eininga blir da styrka med kr 1,25 mill utover det som ligg i vedtaka nemnt ovanfor. Sjølv dette synest som eit for lågt budsjett, men ikkje relativt sett så mykje lågare enn det enkelte andre einingar rapporterar. 9 Sak 085/08 Tertialrapport 2. tertial 2008 / Budsjettregulering Open omsorg er, som tidlegare sagt fleire gonger, ei eining som er langt unna eit reelt budsjett. For å ta ein liten del av dette, bør gjenverande tilleggs- og nye løyvingar, kr 384 000, tilførast denne eininga. 9 4.6 Bemanning I open omsorg rullerer dei tilsette i heimesjukepleia ute i heimane og inne på korttidsavdelinga ved sjukeheimen. I 2010 har avdelinga fått 1,25 nye årsverk i samband med at nye korttidsplassar er tatt i bruk. Einingsleiaren opplyser at eininga har mange små stillingar, men at utlysingar av mogleg auke i stillingsprosent ikkje har hatt stor respons blant dei tilsette. Enkelte kan vere interesserte, men avslår når det fører til at dei må bytte arbeidsplass. 9 Som tidlegare nemnt vedtok kommunestyre ei tilleggsløyving på kr 796 000 i sak 047 og kr 384 000 i sak 085 Telemark kommunerevisjon IKS 12

Mange små stillingar er eit problem ved rekrutteringa, særleg til stillingar som krev kompetanse. Rekrutteringsproblemet er omtala i kommunen sin delplan for institusjons- og heimetenester. Der er det anbefalt å utarbeide ein delplan for både den praktiske organiseringa av pleie- og omsorgstenesta og rekrutteringsarbeidet for helse- og omsorgspersonell. Dette arbeidet er no i startfasa. Sjukefråværet i open omsorg var 9,2 % i 2008 og 10,8 % i 2009. Fråværsprosenten varierar frå avdeling til avdeling; i 2009 hadde avdelinga psykisk helsearbeid det høgaste fråværet med 13,2 %, medan avdelinga fysioterapi berre hadde 2,3 % fråvær. Einingsleiaren opplyser at korttidsfråværet har auka etter at kommunen blei IA-bedrift. Han meiner at hovudproblemet med sjukefråværet er manglande dialog mellom fastlege, tilsett og arbeidsgjevar. Han har sjølv aldri opplevd å få førespurnad frå legen om kva slag arbeid ein sjukemeldt tilsett har. Fast tilsette i små stillingar blir bruka som vikarar. Det har vore vanskeleg å skaffe vikar for sjukepleiarar. Det er grunnen til at dei har bruka vikarbyrå. Fagleg sett meiner einingsleiaren at dette har vore ei god ordning, men den er kostbar. Han meiner at mykje bruk av vikarar kan skape problem for både leiinga og arbeidsmiljøet, men det kan også ha positive effektar. Brukarane får kontakt med mange personar i heimetenesta uansett. Dei er vande med det og klagar ikkje. Einingsleiaren i integrering og miljøarbeid opplyser at den nye bustaden i Røysumvegen fekk 3 nye årsverk i 2009. Elles vil nye vedtak for brukarar ofte føre til auke i bemanninga. Einingsleiaren meiner at det ikkje er mangel på årsverk eller for låg grunnbemanning som er problemet i bufellesskapa. Problemet er stor gjennomtrekk i personalet og høgt sjukefråvær. I 2009 var fråværet 23,8 % i avdeling Grivihaugen, 12,2 % i avdeling Hagestad og 10,2 % i avdeling Grauteknapp. Eininga har ei stamme av faste vikarar. I Bø har dei studentar som er tilgjengelege, men ulempa er at dei flytter. Einingsleiaren summerer opp negative sider som bemanningsproblemet fører med seg slik: Mykje av arbeidstida til avdelingsleiarane går med til å skaffe folk og sørgje for at dagane går rundt. Det er til hinder for at dei kan arbeide meir langsiktig, fagleg og følgje opp dei som er på jobb. Mykje tid går med både for avdelingsleiarane, einingsleiaren og personalavdelinga til utlysing, intervju og tilsettingar. Mangel på stabilitet ved nytilsetting og innleige fører til at brukarane får langt fleire personar å halde seg til. For dei fleste brukarane er det uheldig. Det fører også til at det er mange ufaglærte i organisasjonen, noko m.a. fylkesmannen peikar på som negativt. Mykje fråvær og stadig inntak av nye personar fører til slitasje og større belastning på den delen av personalgruppa som er stabil og som representerer kontinuiteten og tryggleiken for brukarane. Stadig nyrekruttering og opplæring av ufaglærte skapar uro i organisasjonen og kan føre til eit negativt bilete utanfor organisasjonen. I årsrapporten for 2008 er det opplyst at open omsorg på det tidspunktet hadde 70,6 årsverk, medan det var 129 tilsette i eininga. I årsrapporten for 2009 er talet på årsverk oppgitt til 38,4 i open omsorg og ca. 39 i dei avdelingane som er overført til eininga integrering og miljøarbeid. Til saman utgjer det ca. 77 årsverk. Telemark kommunerevisjon IKS 13

Rapportar frå lønnssystemet (mottatt i mars 2010) viser at det i eininga open omsorg berre var fem tilsette i 100 % stilling, inkl. einingsleiaren. I dei avdelingane som er overført til integrering og miljøarbeid er det berre tri tilsette i 100 % stilling, ekskl. einingsleiaren. Desse tala viser at open omsorg og tenestene for psykisk utviklingshemma har ein svært stor del tilsette i deltidsstillingar. 5 Revisor sine vurderingar og konklusjon 5.1 Budsjettering Sjølve budsjettprosessen i Bø kommune synes å fungere bra, slik den er framstilt for oss. Budsjettdokumentet er særs oversiktleg og viser talgrunnlag og alle endringar som er gjort i prosessen på ein kortfatta og informativ måte. Budsjettet for eininga open omsorg i 2008 var ikkje realistisk: Det var justert med for låg lønnsvekst, både i forhold til statens anslag og den reelle lønnsveksten. Det var også justert med for låg prisvekst i forhold til statens anslag. I tillegg blei det vedtatt eit generelt rammekutt. Det var ikkje budsjettert med utgifter til kjøp av institusjonsplassar. Rådmannen har i tertialrapportane i 2008 gjort merksam på at open omsorg hadde eit budsjett som var langt unna det som trongst for å utføre dei tenestene som brukarane har krav på. Tilleggsløyvingar som blei vedtatt gjennom året var på langt nær tilstrekkelege til å rette opp misforholdet mellom budsjett og reelle driftsutgifter. I 2009 fekk eininga ei vesentleg auke i sitt budsjett. Med ei tilleggsløyving i året kom eininga ut med eit positivt rekneskapsresultat. Også dei avdelingane som i 2009 blei overført til eininga integrering og miljøarbeid kom ut med eit positivt resultat. I delplanen for institusjons- og heimetenester 2009 2025 er det eit framlegg til ny modell for budsjetteringa av heimetenestene. Modellen er ikkje tatt i bruk. Det er ein metode for å budsjettere med ein buffer for å kunne klare utgiftene knytt til behov for tenester som kan kome, men ikkje er planlagt. Bruk av denne modellen vil truleg redusere behovet for tilleggsløyvingar i budsjettåret. Mange små stillingar kan føre til ein uoversiktleg bemanningssituasjon. I open omsorg førte det til ei gliding i stillingsstorleikar i samband med utarbeiding av turnusar. Slik har talet på årsverk over tid blitt litt høgare enn det som er budsjettert. Dette har kommunen no tatt tak i og fastsett ei øvre ramme for talet på stillingar i eininga. 5.2 Økonomistyring Alle i administrasjonen er klar over at årsbudsjettet er bindande. Det har vore fokus på budsjettdisiplin og økonomistyring i kommunen i mange år, og dette fokuset er auka ytterlegare i 2009. Telemark kommunerevisjon IKS 14

Rutinane for rapportering har etter vår vurdering vore i samsvar med krava i lov og forskrift. Etter eit vanskeleg år i 2008, med store avvik mellom budsjett og rekneskap, er rapporteringsrutinane endra i 2009 slik av oppfølginga er blitt betre og rapporteringa til formannskapet skjer oftare. Det er positivt. Den omorganiseringa som er gjennomført i 2009 har truleg også hatt ein positiv effekt på økonomistyringa. Det gjelder både overføringa av avdelingar til eininga integrering og miljøarbeid og den interne omorganiseringa innafor open omsorg. I verksemder som har døgnkontinuerleg drift er det personalressursane som fører til den største delen av utgiftene og som er vanskelegast å styre, sjå punkt 5.3 om bemanning. På dette området kan det vere potensial for forbetring. Bemanningsverktøyet Notus vil truleg ha ein positiv effekt på styringa av personalressursane. 5.3 Bemanning Lik mange andre kommunar har Bø eit bemanningsproblem innafor pleie og omsorg. I open omsorg er det mange tilsette som har små stillingar. I nokre avdelingar er det stor gjennomtrekk i personalet, sjukefråværet er høgt i delar av verksemda og korttidsfråværet er aukande. Ein stor del av verksemda i denne sektoren er avhengig av full bemanning til ei kvar tid. Det er til tider vanskeleg å skaffe vikarar. Sektoren har også vanskar med rekrutteringa og med å få tak i folk med rett kompetanse. Denne situasjonen fører til auka utgifter. I tillegg til direkte utgifter til vikarlønn eller vikarbyrå, kommer det utgifter til opplæring og til det administrative arbeidet med å skaffe folk. Mange små stillingar har ringverknader på arbeidsmiljø og sjukefråvær, og det medfører rekrutteringsproblem. Situasjonen er ressurskrevjande for leiinga/administrasjonen og kan skape vanskelege arbeidstilhøve for dei tilsette. Den er også til ulempe for brukarane, som får mange personar rundt seg og truleg mindre stabilitet i tenestene. Kommunen har nyleg starta arbeidet med ein plan for rekruttering og ei betre organisering av det praktiske arbeidet i pleie- og omsorgstenestene. Det er positivt. Er det mogleg å få til en varig reduksjon av små stillingar? Revisor meiner at det på lang sikt vil vere gunstig, også økonomisk, å redusere talet på små stillingar. Det vil truleg også bli naudsynt for å kunne skaffe ønska arbeidskraft og kompetanse i framtida. Telemark kommunerevisjon IKS 15

5.4 Konklusjon Problemstilling 1 Vi har funne følgjande årsaker til at eininga open omsorg i 2008 ikkje klarte å tilpasse drifta til sine budsjettrammer: Lønnsbudsjettet var ikkje realistisk i 2008. Lønnsveksten var høgare enn det som var budsjettert. I budsjettet var det også lagt inn ein lønnsvekst som var lågare enn anslaget frå staten. I tillegg blei det gjennomført eit generelt kutt i budsjettramma. Manglande tilgang på vikarar med tilstrekkeleg kompetanse førte til at open omsorg bruka vikarbyrå. Det var ikkje budsjettert. Kjøp av tenester frå vikarbyrå kostar meir enn å bruke eigne tilsette. Mangel på korttids institusjonsplassar førte til at eininga måtte kjøpe plassar i andre kommunar. Eininga fekk også utgifter fordi dei ikkje klarte å ta imot utskrivingsklare pasientar frå sjukehus. I 2008 var det ikkje budsjettert med slike utgifter. Generelt kan ein sei at bemanningssituasjonen i delar av verksemda er slik at den er vanskeleg å styre og genererer ekstra utgifter. Det kan vere andre årsaker som vi ikkje har funne, jf. vår avgrensing av prosjektet. I 2009 var det ikkje negativt avvik mellom budsjett og rekneskap, verken i eininga open omsorg eller i dei avdelingane som er overført til eininga integrering og miljøarbeid. Problemstilling 2 I 2008 var budsjettet i open omsorg ikkje realistisk. Nokre tilleggsløyvingar blei vedtatt i løpet av året, men det var på langt nær tilstrekkeleg til å rette opp misforholdet mellom budsjett og reelle driftsutgifter. Sjølve rutinen som kommunen har for budsjettering av lønnsutgifter synes å vere bra, og i 2009 er det gjennomført endringar som førte til eit meir realistisk budsjett. Rådmannens rapportering om kommunens økonomi til politisk nivå og framlegg til tiltak er i samsvar med krav i lov og forskrift. Alle i administrasjonen er godt kjende med at årsbudsjettet er bindande, og det er fokusert mykje på økonomi og budsjettdisiplin dei siste åra. Slik bemanningssituasjonen er i delar av verksemda, er personalressursane vanskelege å styre, og der ligg det ein risiko for auka utgifter. Det nye bemanningsverktøyet Notus kan vere ei god hjelp i denne styringa. Kommunen har dessutan nyleg starta eit arbeid som på sikt kan forbetre bruken av personalressursane og rekrutteringa. Det ser elles ut til at den omorganiseringa som er gjennomført i open omsorg i 2009 har hatt ein positiv effekt når det gjelder økonomistyringa. Telemark kommunerevisjon IKS 16

Litteratur og referanse til kjelder Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. desember 2000 nr. 1423 om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner). Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Bø kommune: Institusjons- og heimetenester. Delplan for perioden 2009 2025 Tabellar Tabell 1: Brukarar av tenester i eininga open omsorg Tabell 2: Brukarar at tenester overført frå open omsorg til eininga integrering og miljøarbeid Tabell 3: Resultat - netto driftsutgift og brutto lønnsutgift Tabell 4: Resultat - netto lønnsutgift med tillegg av kjøp frå vikarbyrå Tabell 5: Budsjett og rekneskap for andre aktuelle utgifter Vedlegg Vedlegg 1: Rådmannens svar på høyring til rapport om open omsorg, datert 20.05.2010 Vedlegg 2: Netto lønnsutgifter 2008 Vedlegg 3: Netto lønnsutgifter 2009 Vedlegg 4: Lønnsutgifter fordelt på art 2008 Vedlegg 5: Lønnsutgifter fordelt på art 2009 Open omsorg + PU-bustader Telemark kommunerevisjon IKS 17