FLESBERG KOMMUNE Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 02.12.2010 kl. 13:00 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 25/10 Årsbudsjett 2011 - økonomiplan 2012-2014 Kåre Kjennerud PS 26/10 Ubrukte bevilgninger i investeringsbudjettet 2010 - Oddvar Garås overføring til 2011 PS 27/10 Evaluering av FØNK - Felles økonomifunksjon i Pia Øberg Numedalskommunene PS 28/10 Reglement for finansforvaltningen i Flesberg Kåre Kjennerud kommune PS 29/10 Forprosjekt områdeplan Lampeland - rapport Eilev Bekjorden
FLESBERG KOMMUNE Årsbudsjett 2011 - økonomiplan 2012-2014 Lampeland 16.11.2010 Arkiv 145 Saksmappe 2010/451 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.12.2010 25/10 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Det foreliggende forslag til økonomiplan for Flesberg kommune, med kommentarer, for perioden 2012-2014, samt årsbudsjettet for 2011, vedtas. 2. I henhold til statsbudsjettet benyttes høyeste skattøre ved beregning av formues- og inntektsskatten for forskuddspliktige skatteytere. 3. For budsjett-terminen 2011 blir skatt på fast eiendom for verker og bruk å utligne med kr. 7,- hver kr. 1.000,- av takstverdien. 4. Midler på "bundne driftsfond - renter" avsettes ved hvert årsskifte på de ulike frie fond i samsvar med renteinntektene i året. 5. Det foreliggende forslag til avgiftsregulativer, selvkostoversikter, husleier og priser for øvrig på kommunale tjenester, vedtas, slik de fremgår av økonomiplanen. 6. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre de bemanningsendringer og andre endringer som følger av forslaget i samarbeid med de ansattes organisasjoner. Rådmannen gis fullmakt til å endre etatenes driftsrammer 2011 i tråd med resultatet av lokale lønnsforhandlinger (2010). 7. Det foretas låneopptak på inntil kr. 12.120.000,- til finansiering av investeringer i 2011. Lånets avdragstid settes til 30 år. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptaket i henhold til kommunens finansreglement. 8. Med bakgrunn i den økonomiske situasjonen påpekes viktigheten av god budsjettdisiplin og styring av kommunens ressurser. Det kan ikke påregnes tilleggsbevilgninger. Vedlegg: Rådmannens forslag til budsjettrammer 2011 økonomiplan 2012-2014 Saksopplysninger: Det vises i sin helhet til budsjettdokumentet.
Vurdering: Det vises i sin helhet til budsjettdokumentet. Side 3 av 12
FLESBERG KOMMUNE Lampeland 11.11.2010 Arkiv 153 Saksmappe 2010/354 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Ubrukte bevilgninger i investeringsbudjettet 2010 - overføring til 2011 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.12.2010 26/10 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Rådmannen gis fullmakt til overføring av budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følge av forskyvning av prosjektets framdrift, ved at budsjettbeløpet reduseres i 2010, og overføres til budsjettåret 2011. Prosjektenes totalbudsjett kan ikke endres. Sum overføring skal ikke overstige 4,6 millioner kroner. Vedlegg: Saksopplysninger: Investeringsprosjekter i 2010 som ikke er ferdigstilt innen 31.12.2010. Det bes om at rest bevilgning i disse prosjektene overføres til 2011. Jfr. gjeldende regnskapsforskrifter skal alle bevilgninger gjøres i årsbudsjettet det året prosjektet blir realisert. Vi må derfor bevilge restmidlene på nytt i det året investeringen blir ferdigstilt. Flere av prosjektene i kommunens investeringsbudsjett for 2010 blir av forskjellige årsaker ikke ferdigstilt i år. Det bes om at resterende bevilgning pr. 31.12.2010 overføres til 2011 med opprinnelig finansiering. Nedenfor vises oversikt over prosjektene med rest bevilgning pr. 10. november. Rest bevilgning vil endres i perioden fram til 31.12.2010. Hvor stor bevilgning som skal overføres fra 2010 til 2011 er derfor ikke kjent på nåværende tidspunkt. Prosjekt Prosjekt (T) Revidert budsjett Regnskap pr. 10.11.2010 Rest 703 IKT-utstyr 250 000 250 000 0 723 Grunnskole - IT-utstyr 200 000 191 946 8 055 740 ENØK 2 555 0 2 555 765 Div annet datautstyr-skolene 150 000 142 290 7 710 803 Kartverk 158 316 334 983-176 667 805 Rehabilitering skolebygg 114 516 112 229 2 286 815 Vannbeh.anlegg Lampeland m/ledningsoverf. 3 619 0 3 619 816 Ventilasjonsanlegg mm v/flesberg skole 85 000 82 919 2 081 821 Fl. vannverk 3 365 428 0 3 365 428 822 Ly. vannverk 800 000 5 850 794 150
823 Rehabilitering VA-ledninger 24 864 0 24 864 Flesberg/Lampeland 836 Ly avløp-ledningsnett 498 311 14 024 484 287 853 Brann/innbruddalarm 280 000 277 714 2 286 860 Komm. veger boligfelt - opprusting 120 539 0 120 539 875 Salg av tomter 0 1 171-1 171 877 Trafikksikkerhetsplan 948 0 948 4 640 969 Vurdering: Rådmannen har vurdert saken og vil anbefale at ubrukte bevilgninger i investeringsbudsjettet 2010 overføres til 2011 i tråd med det som fremgår av saksopplysningene. Side 5 av 12
FLESBERG KOMMUNE Lampeland 11.11.2010 Arkiv 026 Saksmappe 2005/1581 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Evaluering av FØNK - Felles økonomifunksjon i Numedalskommunene MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak administrasjonsutvalget 02.12.2010 5/10 formannskapet 02.12.2010 27/10 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Flesberg kommunestyre tar evalueringen av FØNK-samarbeidet til etterretning. 2. Ansattes rettigheter hos opprinnelig arbeidsgiverkommune ved oppstart av samarbeidet bekreftes for hver enkelt ansatt. 3. Ny styreinstruks trer i kraft når alle eierkommunene har fattet vedtak. Vedlegg: Hovedrapport av 04.08.10 Forslag til ny styreinstruks Styreinstruks av 11.08.05 Saksopplysninger: FØNK, Felles økonomifunksjon i Numedalskommunene, ble etablert i 2005. Ved starten ble det forutsatt en evaluering av samarbeidet. Evalueringen er nå gjennomført, og det foreslås at arbeidet videreføres i fastere former uten endringer av hovedmodell for styring eller organisering, men med noen endringer i vedtektene. Saksframlegget er i all hovedsak likelydende i de tre samarbeidskommunene. Samarbeidet er organisert som samarbeid etter Kommunelovens 27 ( vertskapsmodellen ) og ble etablert ved vedtak i de tre kommunene i november 2005 (Flesberg den 03.11.05 i sak 58/05, Rollag den 24.11.05 i sak 54/05, Nore og Uvdal den 07.11.05 i sak 86/05). Nore og Uvdal kommune er arbeidsgiverkommune. Ved valg av vertskapsmodell ble det samtidig lagt vekt på at det ble arbeidet med utgangspunkt i at: Det skulle opprettholdes tre fysiske kontorer En kommune er arbeidsgiver på vegne av de tre kommunene En felles leder for økonomifunksjonen. I grunnlagsdokumentene for opprettelsen av samarbeidet heter blant annet at det er ønske om å oppnå: Bedre ressursutnyttelse
Større fagmiljø Minimalisere sårbarheten Effektivisering Spesialisering Sikre/bedre kvalitet på tjenestene Skape miljø for videreutvikling. Evalueringen er basert på svar fra budsjettansvarlige i hver av de tre kommunene, de ansatte i FØNK, økonomisjefen og rådmennene. Invida AS har gjennomført evalueringen og utarbeidet rapporten. Det ses som sentralt å besvare om forutsetningene for samarbeidet er innfridd og om det er erfaringer som peker i retning av endringer eller forbedringer. Vurdering: Rapporten oppfattes å være grundig og gi grunnlag for vurderinger om det videre samarbeidet. Det må innses at vurderingen neppe kan omfatte absolutt alle forhold, men for rådmannen har det vært av særlig stor betydning å få etterprøvd om forutsetningene for samarbeidet har latt seg gjennomføre, om grunnleggende krav til ressursbruk, kvalitet og brukerorientering er oppfylt og om erfaringene gir grunnlag for endringer. I tillegg må ansattes forhold i en så omfattende endring tillegges egen vekt. Samlet sett er det liten tvil om at svarene peker i retning av at ordningen har vært vellykket og at målet for samarbeidet er oppnådd. I tillegg kan det konstateres at mål for omfang og ressursbruk også i stor grad er nådd. Effektivitet. Det kan dokumenteres at de samlede oppgavene gjennomføres med en bemanning som er redusert i forhold til utgangspunktet. Andre parametre for effektivitet har ikke blitt utviklet, men det vises til at all saksbehandling foretas innenfor satte frister og rammer og at et målbart forhold som innfordring har en langt høyere løsningsgrad enn før samarbeidet ble etablert. Kvalitet. Kvalitet har blitt vurdert gjennom vurderinger fra brukerne (budsjettansvarlige) og rådmennene. Vurderingen har gjennomgående vært at kvaliteten på de tjenestene er høy og at brukernes behov i stor grad imøtekommes. Det synes også å være samstemt at kvaliteten er høyere nå enn da samarbeidet startet. Brukerorientering. Det har vært av betydning for evalueringen å få fastslått om den økte effektiviteten har gått på bekostning av brukerne eller om arbeidsoppgaver er skjøvet fra FØNK til andre funksjoner i kommunene og om det kan påvises negative utslag av fysiske avstander. Det kan fastslås at brukere opplever stor grad av orientering og at de fysiske avstandene ikke oppleves som problematiske. Bruk av teknologi til oppgaveløsning og kommunikasjon og tilrettelegging for større grad av innsikt og sjølhjulpenhet blant brukerne later i stor grad til å ha oppveid fysisk avstand og det forholdet at økonomisjefunksjonen deles på tre kommuner. Det bør etter rådmannens oppfatning også vektlegges at kravene til økonomifunksjonen har blitt vesentlig større i de årene samarbeidet har pågått, og det er viktig å understreke at dagens funksjon er langt mer krevende enn da samarbeidet ble startet. Dette følger særlig av de mange endringene i lov og forskrift der reglene om refusjon av merverdiavgift antakelig er det tydeligste eksempelet. Rådmannen konstaterer at FØNK har tilpasset seg endringene og de økte kravene uten at det har vært behov for ekstra ressurser. Det ses som dokumentert at samarbeidet har innfridd forventingene ved oppstart, og at ansatte og brukere opplever en kvalitet som er bedre enn da samarbeidet ble innledet. Utfordringer knyttet til avstand og at selv det sammenslåtte kontoret er forholdsvis lite, finnes fortsatt. Suksessfaktorene synes i stor grad å ha vært klare mål om felles funksjon ved oppstart, involvering av ansatte og brukere, felles ledelse, utvikling av budsjettansvarlige og brukeres roller og utstrakt bruk av teknologi. Side 7 av 12
Det foreslås ingen større endringer i organisering eller innretting av FØNK, men at styrets ansvar tydeliggjøres med endring i styreinstruksen. Evalueringen forutsettes å gi styret et godt grunnlag for videre oppfølging og mulige forbedringer i driften. Side 8 av 12
FLESBERG KOMMUNE Reglement for finansforvaltningen i Flesberg kommune Lampeland 16.11.2010 Arkiv 211 Saksmappe 2008/555 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.12.2010 28/10 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Det vedlagte forslag til Reglement for finansforvaltningen for Flesberg kommune, vedtas, og erstatter gjeldende finansreglement av 19.06.08 (k.sak 23/08). 2. Kommunestyret tar vurderingene fra uavhengig instans til etterretning. 3. Finansforvaltningen skal skje innenfor de rammer og bestemmelser som er trukket opp i finansreglementet. Vedlegg: 1. Forslag til Reglement for finansforvaltningen i Flesberg kommune, versjon 24.11.10 (endret 02.12.10) 2. Uttalelse fra Buskerud kommunerevisjon (uavhengig instans) vil eventuelt bli ettersendt dersom vurderingen ikke foreligger ved frist for utsendelse Saksopplysninger: Kommunal- og regionaldepartementet fastsatte 9. juni 2009 ny forskrift om kommuners og Fylkeskommuners finansforvaltning. Forskriften regulerer plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen i kommuner og fylkeskommuner. Den nye forskriften trådte i kraft 1. juli 2010 og avløser gjeldende forskrift. Flesberg kommunes eksisterende finansreglement er av 19.06.08, k.sak 23/08, og må endres som følge av forskriftsendring. Den nye forskriften regulerer i likhet med gjeldende forskrift kravene til kommunenes reglement, rutiner og rapportering på området. Forskriften slår fast at kommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst en gang i hver kommunestyreperiode. Kommunestyret skal påse at uavhengig kompetanse med kunnskap om finansforvaltningen vurderer om reglementet er i tråd med kommuneloven og forskriften. Denne vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret. Forskriften presiserer også at kommunens finansforvaltning må samsvare med egen kompetanse på feltet. Dette gjelder selv om kommunen kjøper finansforvaltningstjenester av andre. Dermed er man avskåret fra å benytte produkter i finansforvaltningen som man ikke har tilstrekkelig kunnskap om. Kommunen skal selv være i stand til å vurdere finansiell risiko i finansforvaltningen og kontrollere at forvaltningen skjer i tråd med reglementet. Videre er også kravene til de administrative rutinene for å vurdere og å håndtere risiko presisert sammenlignet med gjeldende forskrift. Kommunestyret skal på sin side påse at
uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning, vurderer rutinene og at disse rutinene er etablert og etterleves. Flesberg kommune har ikke plasseringer utenom bankinnskudd i dag verken når det gjelder kortsiktig eller langsiktig likviditet. På grunn av en relativt bra avkastning på bankinnskudd, har det ikke vært plassert ledig likviditet i pengemarkedsfond. I det nye reglementet foreslås det bruk av bankinnskudd og pengemarkedsfond som plasseringsalternativer. For å ha forutsigbare budsjetter foreslås det i nytt reglement at minst 25 % av gjeldsporteføljen skal være på fast rente. Rentemarkedet svinger en del i forhold til hva som er mest lønnsomt av faste eller løpende renter. Låneopptak med faste renter blir tatt opp med forskjellige løpetider for å eliminere renterisiko og refinansieringsrisiko. I forskriften står det at det skal være kunnskap om finansforvaltning i kommunen som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med reglementet. Rådmannen vurderer at vedlagte reglement er utformet slik at dette kravet ivaretas. I tråd med bestemmelsene i ny finansforskrift skal rådmannen innhente uttalelse til forslaget fra uavhengig instans, og har bedt Buskerud kommunerevisjon om bistand til dette. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at forslaget til Reglement for finansforvaltningen i Flesberg kommune vedtas. Reglementet erstatter eksisterende finansreglement av 19.06.08, k.sak 23/08. Side 10 av 12
FLESBERG KOMMUNE Forprosjekt områdeplan Lampeland - rapport Lampeland 17.11.2010 Arkiv 143 Saksmappe 2009/1099 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 02.12.2010 29/10 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Rapport fra Forprosjekt områdeplan for Lampeland sentrum tas til etteretning. Rapporten danner grunnlag for det videre arbeid med områdeplan for Lampeland i tråd med forutsetningene i kommuneplanen. 2. Rådmannen bes starte prosessen med å utarbeide områdeplan for Lampeland, og fremme en sak for formannskapet der organisering av arbeidet og finansiering fremgår. Vedlegg: Rapport: Forprosjekt områdeplan for Lampeland sentrum Saksopplysninger: Formannskapet vedtok i møte 27. november 2008 at det skal utarbeides en egen kommunedelplan for Lampeland, se sak 49/08. I forslag til kommuneplanbestemmelser for ny kommuneplan vedtok videre formannskapet den 28. april 2009 at kommunedelplan for Lampeland skal utarbeides i løpet av 2010. Formannskapet vedtok 26.11.09, sak 42/09, igangsetting og prosjektorganisering av arbeidet med kommunedelplan (områdeplan) for Lampeland. Første kvartal 2010 ble brukt til å bearbeide prosjektplan, samt innhente tilbud på ekstern bistand til prosjektledelse. Videre ble det søkt ekstern finansiering til forprosjektet i tillegg til kommunens egenfinansiering. Når det gjelder ekstern finansiering, så bevilget hovedutvalget for regionalutvikling i Buskerud fylkeskommune kr. 150.000,- til medfinansiering av prosessen i sitt møte den 06.05.10. Forprosjektet er gjennomført fra mai til oktober 2010 med bistand av konsulenter fra Citisense og Insam. Prosjektet har vært ledet av en prosjektgruppe bestående av rådmann Jon Gjæver Pedersen, Astrid Tveiten (Lampeland Næringsforum), Mona Sandbæk (Lampeland Vel), varaordfører Pia Øberg og kommuneplanlegger Jorunn Skram Trømborg (til 01.09.10). I prosessen har en lagt opp til stor grad av medvirkning av innbyggere, grunneiere, næringsdrivende og skoleelever. 3 møter er avholdt i Lampeland Næringsforum og 2 folkemøter er arrangert med svært god deltakelse. I tillegg har det kommet mange andre innspill til forprosjektet som det redegjøres mer for i selve rapporten. Formannskap og kommunestyre har fått en presentasjon av hovedinnholdet i rapporten, og selve rapporten legges nå frem for formell behandling. Når det gjelder saksopplysninger for øvrig, så henvises det i sin helhet til selve rapporten som følger vedlagt saken.
Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at rapporten fra forprosjektet legges til grunn for det videre arbeidet med en områdeplan for Lampeland. Arbeidet med forprosjektet har utløst et stort engasjement og veldig god deltakelse fra mange. Forankring og grunnlag for det videre planarbeid må derfor sies å være svært godt. Den eksterne kompetansen, som har bistått i prosessen, har hatt en arbeidsmetodikk som har gjort at svært mange har blitt involvert, og dette er det viktig å ta vare på videre. Ikke minst at det er etablert god kontakt mellom næringsaktørene. Det er, etter rådmannens vurdering, også gjort et svært godt arbeid m.h.t. å få frem en god stedsanalyse med et godt faktagrunnlag. Dette er data som kommer til nytte ikke bare for utviklingen av Lampeland, men også for resten av kommunen. Prosessen har da også gitt viktig kunnskap, som kan benyttes i forhold til utvikling av de andre tettstedene i kommunen. Oppbyggingen av konklusjonene i rapporten er sortert slik at det skilles mellom de helt enkle tiltakene, og de tiltakene som krever større ressurser og/eller behandling etter plan- og bygningslovgivningen. Dette gjør det enklere m.h.t. gjennomføring og videre planarbeid. Det videre arbeid vil nå være å starte arbeidet med en områdeplan i medhold av plan- og bygningsloven, og det anbefales at rådmannen gis i oppdrag å fremme en sak for formannskapet der organisering og finansiering av prosessen fremgår. Side 12 av 12