Bilag 1: Beskrivelse av bistanden 1. Oppdragsgivers beskrivelse av behovet for bistand Bakgrunn Akershus fylkeskommune (AFK) deltar i prosjektet Scandria2Act som er en del av INTERREG-programmet Baltic Sea. Prosjektet omfatter følgende regioner: Hamburg, Berlin-Brandenburg, Øresund, Stockholm- Mälardalen, Sør-Finland, Østlandet. Prosjektets formål: Hovedformålet til Scandria 2Act er å styrke kommunikasjonen i regionen og samtidig redusere negative miljøkonsekvenser av transportaktivitet. For å oppnå dette, har prosjektpartnerne etablert en felles plattform(fordelt i tre arbeidspakker) som er basert på: Anvendelse av rent drivstoff, Godstransport Etablering av beslutningssystemer for utvikling av transportsystemet i regionen Scandria2act ledes av departement for Joint Spatial Planning, i Berlin Brandenburg. Organisering AFK har ansvar for arbeidspakke nr. 1, anvendelse av rent drivstoff. Arbeidspakken involverer følgende partnerskap, som har ansvar for gjennomføring av aktivitetene i arbeidapakken: Akershus fylkeskommune Region Skåne Skåne Energy Agency SP Technical Research Institute of Sweden. German Energy Agency Technische Hochschule Wildau Akershus fylkeskommune vil, som ansvarlig leder av arbeidspakken, etablere en arbeidsgruppe bestående av alle partnerne som er engasjert i arbeidet arbeidspakken Clean Fuel Deployment. Oppgavene til arbeidsgruppen: Definere kvalitetskriterier for resultatene og for koordinering av arbeidsplaner Skaffe fram relevant prosjektresultater basert på innspill fra partnerskapet, Legge til rette for involvering av relevante interessenter Oppgavene i arbeidspakken Det overordnede målet for arbeidspakken er å legge til rette for bruk av rent drivstoff i vareog persontransport i transportkorridorene mellom regionene som deltar i prosjektet. Scandria 2Act har som mål å styrke regionenes evne til å ta i bruk alternativt drivstoff. Prosjektpartnerne legger til grunn en tilnærming som baserer seg på fortrinnene til de ulike typene alternativt drivstoff biogass, batterielektrisk, brenselcelle - og kunnskap om barrierer SIDE 1 AV 11
for introduksjon av alternative drivstoff. Partnerne vil utvikle en strategi for utvikling av en strategi for introduksjon av alternative drivstoff. Strategien vil ligge til grunn for anbefalinger til besluttende organer om endring av lover og regler, finansiering og teknologiske spørsmål. Aktiviteter Det er planlagt en rekke aktiviteter i arbeidspakke 1, som valgt prosjektleder vil stå ansvarlig for å påse at blir gjennomført: Nr Aktivitet Produkt Ansvarlig Periode og Frist 2.1 Vurdering av metoder for distribusjon av rent drivstoff Rapport om iverksetting av distribusjon i SP Technical Research Institute 01/16-12/16 2.2.1 Finansieringsmodeller for infrastrukturen for rent drivstoff 2.2.2 Skåne-case: Konseptstudie for morgendagens energistasjoner 2.2.3 Berlin-case: Elektromobilitet i urban logistikk 2.2 Økning av regional kapasitet for å ta I bruk rent drivstoff 2.3 Tilrettelegge for bruk av rent drivstoff i Scandriakorridoren 2.4 Vurdering av erfaringer med markedsintroduksjon av rent drivstoff 2.5.1 Oslo-case: gjennomføring av handlingsplan for hydrogen 2.5.2 Skåne-case: Gjennomføring av handlingsplan for rent drivstoff 2.5.3 Berlin-case: elektromobilitet i urbant transportsystem 2.5 Tilrettelegging for rent drivstoff Scandria-korridorene Guide for langsiktige finansieringsmodeller Konseptstudie for fyllestasjoner Standard operating procedure (SOP) for batterielektriske kjøretøy i Tyskland, Sverige, Norge, Danmark og Finland Rapport med vurdering av regionale erfaringer Strategi for rent drivstoff Rapport om erfaringer of Sweden Region Skåne 01/16 12/17 SP Technical Research Institute of Sweden Technische Hochschule Wildau Skåne Energy Agency German Energy Agency Akershus fylkeskommune 01/16 12/17 01/16 12/17 01/18 12/18 01/16 12/18 01/16 12/16 Evalueringsrapport Akershus 01/16 12/18 fylkeskommune Evalueringsrapport Region Skåne 01/16 12/18 Evalueringsrapport for Berlin-case «Roadshow» for rent drivstoff i transportkorridorene mellom regionene i prosjektet Technische Hochschule Wildau Akershus fylkeskommune 01/16 12/18 01/17 12/18 Status De enkelte aktivitetene er nylig igangsatt. Periode for aktivitetene og frister fremkommer av matrisen over. SIDE 2 AV 11
Prosjektleders oppgaver: Bistanden skal utføres av 1 konsulent. Det er dennes kompetanse som skal beskrives i SSA-B bilag 1 punkt 2. Kravskjema: Tilbyder skal beskrive, i tilbudet, hvordan samtlige punkter i matrisen vil bli ivaretatt. Tilbyder skal fylle ut kravtabellen under med besvarelse på om kravet er oppfylt eller ikke. Manglende oppfyllelse av kravene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Nr. Oppgaver Krav akseptert (Ja/Nei) 1. Prosjektleder skal ha ansvaret for å koordinere aktivitetene i arbeidspakke 1 som nevnt ovenfor, og sørge for at aktiviteter blir gjennomført i henhold til prosjektplanen. 2. Prosjektleder skal i samarbeid med styringsgruppens leder utforme sakskartet for styringsgruppen og har ansvaret for innkalling, forberedelsen av sakene og utarbeiding av protokoll. 3. Prosjektleder skal holde alle sentrale interessenter informert om status på alle planlagte aktiviteter. 4. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen v/ prosjekteier. 5. Rådgi og legge til rette for eksterne leveranser i delprosjekter 6. Oppdragsgiver tar forbehold om at det kan tilkomme nye og andre oppgaver i prosjektperioden. Disse skal utføres til den inngitte timeprisen. 7. Arbeidsspråk i prosjektet skal være norsk. Prosjektleder skal beherske flytende engelsk, skriftlig og muntlig. 8. Det foreligger en øvre budsjettramme på 131.500,- Euro. for prosjektledelsen av arbeidspakke 1. Alle beskrevne oppgaver skal gjennomføre innenfor denne rammen. 9. Det må påberegnes noe reisevirksomhet i prosjektet. Alle kostnader forbundet med reise skal være inkludert i avtalt timepris. Tilbyderens svar og kommentar og eventuelle henvisninger til vedlagt dokumentasjon SIDE 3 AV 11
2. Konsulentens beskrivelse av leveransen Beskrivelse <Tilbyders beskrivelse av leveransen med utgangspunkt i oppdragsgivers beskrivelse (bilag 1), i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 4.2. Beskrivelse av utførende personells kompetanse <Tilbyders beskrivelse av kompetanse, i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 4.1> Erfarings- og/eller kompetanseområde I prioritert rekkefølge. Tilbyders besvarelse for tilbudt konsulent. Navn: Erfaring i ledelse av sammenlignbare prosjekter. Angis med prosjekt, arbeidsoppgaver/ansvar, prosjektperiode og redegjørelse for prosjektets resultat. Referanse hos prosjekteier skal oppgis. Oppdragsgiver varsler tilbyder dersom det blir aktuelt å kontakte referansen(e). Erfaring fra annet relevant prosjektarbeid. Angis med prosjekt, arbeidsoppgaver/ansvar, prosjektperiode og redegjørelse for prosjektets resultat. Referanse hos prosjekteier skal oppgis. Oppdragsgiver varsler tilbyder dersom det blir aktuelt å kontakte referansen(e). Relevant utdanning og yrkeserfaring, innenfor drivstoff og ikke fossil energi. Sertifiseringer i prosjektledelse. SIDE 4 AV 11
Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan I dette bilaget tas det inn den prosjekt- og fremdriftsplan som ligger til grunn for Bistanden. Oppstart Umiddelbart etter signering av denne avtale Tidsrammen for Bistanden Bistanden ytes løpende til Kundens behov er ivaretatt. Tidsrammen for behovet er estimert til 15.06.16 31.5.2019. Det kan også være behov for noe bistand etter prosjektets ferdigstilling. Dette skal i så fall gjennomføres etter inngitt timepris. Kundens fremdriftsplan Fremdriftsplaner vil utarbeides i samarbeid med konsulenten etter avtaleinngåelse. SIDE 5 AV 11
Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Stilling: Telefon: E-post: For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Kontaktpersoner for partene: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant og kontaktperson: Varsles den andre part senest 1 måned før utskiftning. Avtalens punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon Avtalens punkt 3.2 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) SIDE 6 AV 11
Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 4. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå. Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Forklaring til tilbudsskjema 1. Timepris oppgis i kolonnen «tilbudt timepris» 2. Timepris multipliseres med oppgitt multiplikator. Resultatet oppgis i kolonnen «total» 3. Totalsummen gjengis i raden for «totalsum» Tjeneste Tilbudt timepris Multiplikator Total Konsulent 750 Totalsum (ligger til grunn for evaluering av tildelingskriteriet pris) = Prisbetingelser: 1. Inngitt pris er bindende. 2. Alle kostnader forbundet med reise er inkludert i timeprisen. 3. Alle priser er eks. mva. Prisene inkluderer alle kostnader, herunder ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr, toll, skatter, avgifter og lignende. 4. Totalsummen vil ligge til grunn for evaluering av tildelingskriteriet pris. 5. Volumangivelser forplikter ikke oppdragsgiver. Sted / dato: Navn: Tittel: Signatur: (skal signeres av person med fullmakt) 1 ***** 1 Den som signerer på vegne av tilbyder, må ha prokura eller signaturfullmakt på at man har rett til å binde bedriften til tilbudet. SIDE 7 AV 11
Avtalens punkt 4.2 Fakturering Fakturaadresse: Akershus fylkeskommune Fakturamottak Postboks 1160 Sentrum 0107 Oslo Faktura skal merkes med: Avtales senere. Øvrige betalingsvilkår: Fakturaer skal i tillegg minimum inneholde følgende; 1. Navn og adresse til den registrerte næringsdrivende som yter tjenesten.. 2. Organisasjonsnummer som er tildelt den næringsdrivende i h.h.t. lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret, etterfulgt av bokstavene MVA. 3. Navn og adresse til den som mottar ytelsen. 4. Bestillers ressursnummer. 5. En beskrivelse av hvilken ytelse som er levert. 6. Opplysninger om det er levert ytelser som er tatt med i andre fakturaer. 7. Vederlaget for ytelsen uten avgift. 8. Selve avgiftsbeløpet. 9. Fakturanummer. 10. Fakturadato. Faktura skal utstedes med 30 dagers forfall Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Avtalens punkt 4.5 Prisendring Avtalt prisendring: Timepris kan endres i henhold til følgende indeks: Konsumprisindeksen med lønn som hovedfaktor SIDE 8 AV 11
Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 3.1, 5 avsnitt «Uten ugrunnet opphold» endres til «innen rimelig tid» 3.3, 2 avsnitt «Uten ugrunnet opphold» endres til «innen rimelig tid» Nye punkt Innhold 3.8 Etisk handel Leverandøren skal respektere de grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Leveransene/tjenestene som leverandøren leverer skal være fremstilt under forhold som er forenlig med de krav som følger av de til enhver tid gjeldende sentrale FN-konvensjoner og ILOkonvensjoner og den gjeldende nasjonale arbeidsmiljølovgivning på produksjonsstedet. Kravene som følger av ovenfor nevnte regelverk er minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner, nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Leverandøren er forpliktet til å oppfylle kravene under hele kontraktsperioden. Dersom leverandøren bruker underleverandører til å gjennomføre hele eller deler av kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre de samme kravene til underleverandørene og bidra til at de etterlever kravene. Underleverandørene har en tilsvarende plikt. Leverandøren skal på oppfordring kunne legge fram dokumentasjon på at kravene er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i kontraktsperioden. Ved kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på de aktørene i leverandørkjeden som oppdragsgiver ønsker å kontrollere. Oppfyller ikke leverandøren kravene til etisk handel i disse kontraktbestemmelsene, innebærer det kontraktsbrudd. Ved SIDE 9 AV 11
kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen en rimelig frist som oppdragsgiver fastsetter. Leverandøren skal dokumentere rettelsene skriftlig på den måten oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan oppdragsgiver ilegge leverandøren dagmulkt på kr 1000,- pr. kalender dag, begrenset oppad til 10 % av kontraktsummen. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning som står i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt, for eksempel negativ publisitet i tilfelle brudd. Ved vesentlige brudd på kontraktbestemmelsene om etisk handel, kan oppdragsgiver heve kontrakten. SIDE 10 AV 11
Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalens punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder SIDE 11 AV 11