Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom 211 Tidspunkt: 28.08.2013 kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Lill Grimeli Andersen, telefon 979 80 155 eller e-post liland1@ostfoldfk.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Siri Baastad LEDER AP Inger-Marit Øymo NESTL H Arne Melsom MEDL FRP Finn Tellsgård MEDL KRF Anne-Line Kjos Sollie MEDL SP Sted, 21. august 2013 Siri Baastad Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 26/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 28. august 2013 PS 27/2013 Forvaltningsrevisjon - Universell utforming i Akershus fylkeskommune PS 28/2013 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2014 PS 29/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 28. august 2013 Godkjenning av protokoll fra møtet 3. juni 2013.
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.07.2013 2013/2-8 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 28.08.2013 26/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 28. august 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Saksredegjørelse 1. Fylkesrådmannen orienterer om gitte spørsmål vedrørende Drømtorp videregående skole. Svar på brev til fylkesrådmannen av 7. juni 2013 vil eventuelt bli ettersendt så snart det foreligger. Gjenpart av brevet følger som utrykt vedlegg 3 NB unntatt offentlighet. 2. Orientering om hovedtrekkene i ansvarlig revisors plan for regnskapsrevisjon 2013. Det fremgår av avtale om levering av regnskapsrevisjon 2013 at den valgte revisor/ oppdragsansvarlig revisor skal gi en orientering om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2013) i første møte etter sommerferien. Det vil bli gitt en orientering fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon i møtet. 3. NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 Konferansen arrangeres 5. og 6. februar 2014 på Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen. Se eventuelt http://www.nkrf.no/kurs_cms 4. Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) for 2013 Brev fra AØF av 27.06.2013 vedlegg 1 AØFs virksomhetsplan for 2013 utrykt vedlegg 1 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen utrykt vedlegg 2 NB unntatt offentlighet
Oslo, 20. august 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Lill Grimeli Andersen Utrykte vedlegg 1 Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for 2013 2 Oversikt over fordeling av ressurser NB UNNTATT OFFENTLIGHET 3 Brev til Akershus fylkeskommune av 7. juni 2013 NB UNNTATT OFFENTLIGHET Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 27. juni 2013
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.08.2013 2013/15-3 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 28.08.2013 27/2013 Forvaltningsrevisjon - Universell utforming i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrevisjonsrapport 4/2013 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å få etablert et system som sikrer at universell utforming i tilstrekkelig grad blir utført i henhold til strategi og planer. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å etablere rutiner for rapportering som ivaretar fylkeskommunens aktivitets- og rapporteringsplikt i tråd med diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å etablere en rutine som sikrer at det blir rapportert årlig til fylkestinget på de ulike virksomhets- og avdelingsvise tiltakene innenfor universell utforming. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å bidra til en bred prosess ved tiltaksutforming på området universell utforming og i saker som angår funksjonshemmede. Bakgrunn for saken I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 er prosjektet "Universell utforming i Akershus fylkeskommune" bestilt for levering 12. august 2013. Prosjektplan ble lagt frem for kontrollutvalget i møtet 11. mars 2013. Formål, risiko og problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å vurdere om fylkeskommunen ivaretar hensynet til universell utforming og om fylkeskommunen har et system for å følge opp dette arbeidet. Følgende risiko ligger til grunn for forvaltningsrevisjonsprosjektet: Det er en risiko for at hensynet til universell utforming ikke er tilstrekkelig ivaretatt av fylkeskommunen.
Det er kontrollutvalgets bestilling som er utgangspunkt for valg av problemstillinger. Problemstillinger som er besvart i dette prosjektet er: Hvilke(t) system har fylkeskommunen etablert for å ivareta hensynet til universell utforming i fylkeskommunens virksomhet? Hvordan ivaretar fylkeskommunen sin aktivitets- og rapporteringsplikt? Den første problemstillingen er beskrevet i forvaltningsrevisjonsrapportens kapittel 3 og 4. Den andre problemstillingen er beskrevet i kapittel 5. Sammendrag Rapporten gir følgende sammendrag: Formålet med prosjektet har vært å vurdere om fylkeskommunen ivaretar hensynet til universell utforming og om fylkeskommunen har et system for å følge opp dette arbeidet, herunder rapportering av iverksatte tiltak. Fylkesrevisjonens oppsummering AFK har ikke utarbeidet en overordnet mål- og strategiplan eller handlingsplaner/- tiltaksplaner innen universell utforming. Slike tilgjengelighetstiltak er i varierende grad innarbeidet i planene for hvert virksomhetsområde / virksomhet. Revisjonen mener at fylkeskommunen arbeider for å fremme universell utforming i tråd med lover og regler på området. Lover og regler på området universell utforming synes å være godt kjent hos ledelsen og ansatte som arbeider med dette i fylkeskommunens virksomheter og foretak. Revisjonen mener derimot at fylkeskommunen og avdelingene/virksomhetene ikke har et helhetlig system for planlegging og oppfølging av tiltak innen universell utforming. Det foreligger i liten grad tydelige målbeskrivelser av tiltak i fylkeskommunens planer på området universell utforming. Det er også mangelfull rapportering og evaluering av iverksatte tiltak og beskrivelse av status og mangler innen universell utforming. Foretakene har i større grad innarbeidet krav og tiltak i ulike planer og kvalitetssystem (jf. kapittel 4.3.3), herunder egne oversikter over prioritering av tiltak på området universell utforming. I tråd med fylkestingets vedtak i sak 113/2007 og diskriminerings- og tilgjengelighetslovens 3 er fylkeskommunen pålagt å rapportere årlig status på arbeidet med universell utforming i forhold til de ulike virksomhets- og avdelingsvise tiltakene. (jf kapittel 5). Aktivitets- og rapporteringsplikten er lite kjent og er nedprioritert i fylkeskommunens virksomheter/-foretak. Revisjonen vurderer årsrapporten 2012 som svært generell med lite informasjon om konkrete tiltak som er iverksatt. Det er derfor vanskelig å få en samlet oversikt over hva som er gjort på området universell utforming i fylkeskommunen, herunder gjennomføring og evaluering av tiltak og status på området.
Revisjonen mener at fylkesrådmannen og virksomhetene ikke ivaretar sin aktivitets- og rapporteringsplikt i samsvar med diskriminerings- og tilgjengelighetslovens 3 og fylkestingets vedtak i 2007 og krav om slik rapportering i årsrapporter (årlig rapportering). I årsmeldingen 2012 til Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne er det skrevet lite om gjennomførte/ manglende gjennomføring av tiltak eller status på området universell utforming. Revisjonen mener at rådet bør vurdere om slik informasjon bør innarbeides i årsmeldingen. I årsrapporten 2012 til AFK eiendom FKF blir det i hovedsak rapportert på investerings- og rehabiliteringsplaner, herunder ivaretakelse av krav til universell utforming ved de videregående skolene. Rapporteringen er på et overordnet nivå, og det er noe mangelfull rapportering på tiltak og status på området. Det fremgår at universell utforming er et prioritert område i gjennomføringen av "Investering- og rehabiliteringsplanen" for de videregående skolene, og rapportering på gjennomførte tiltak bør derfor ses i sammenheng med denne. I årsberetningen 2012 til AKT FKF er det fokusert på at universell utforming er et hovedsatsingsområde i foretaket. Årsberetningen har et eget kapittel om universell utforming, herunder hvilke tiltak som er gjennomført i løpet av året. Videre informeres det om store investeringer knyttet til universell utforming i årene fremover. Fylkesrevisjonens anbefalinger Fylkesrevisjonen fremmer følgende anbefalinger: 1. Fylkesrådmannen må få etablert et system som sikrer at universell utforming i tilstrekkelig grad blir utført i henhold til strategi og planer. 2. Fylkesrådmannen må etablere rutiner for rapportering som ivaretar fylkeskommunens aktivitets- og rapporteringsplikt i tråd med diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. 3. Fylkesrådmannen må etablere en rutine som sikrer at det blir rapportert årlig til fylkestinget på de ulike virksomhets- og avdelingsvise tiltakene innenfor universell utforming. 4. Fylkesrådmannen må bidra til en bred prosess ved tiltaksutforming på området universell utforming og i saker som angår funksjonshemmede. Fylkesrådmannens høringsuttalelse Fylkesrådmannen har i brev av 14. august 2013 gitt en god og grundig tilbakemelding på rapporten. Fylkesrådmannens følger i sin helhet som vedlegg til rapporten. Fylkesrevisjonen sier i rapportens kapittel 1.11 følgende om høringen: I kommentarene til fylkesrådmannen gjengis anbefalingene slik de fremkom av høringsutkastet. Anbefalingene har blitt noe justert i etterkant av utsendelsen av høringsutkastet.
Fylkesrådmannen skriver at han savner en tydeligere vurdering av planene og strategiene som omtales i forhold til revisjonens klare anbefaling om å få på plass et system for å ivareta hensynet til universell utforming. Revisjonen vil påpeke at problemstillingene som er besvart i rapporten ikke omhandler en vurdering av selve planene og strategiene. Fylkesrådmannen svarer at rapporteringsplikten i henhold til diskriminerings- og tilgjengelighetsloven blant annet ivaretas gjennom fylkesrådmannens rapport til fylkestinget (årsrapporten), årsrapport fra Ruter AS og årsrapport fra henholdsvis eiendomsforetaket og kollektivterminalforetaket. Etter revisjonens oppfatning er ikke den rapporteringen tilstrekkelig siden det er vanskelig å finne iverksatte tiltak og status for universell utforming i rapportene. Dette er også årsaken til at revisjonen har gitt to anbefalinger knyttet til rapportering. Oslo, 19. august 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Lill Grimeli Andersen Utrykte vedlegg 1 Rapport 4/2013 Universell utforming i Akershus fylkeskommune Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 16. august 2013
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.07.2013 2013/25-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 28.08.2013 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2014 Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på kr 6 740 000,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling. Generelt Fra 18 Budsjettbehandlingen i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gjengis følgende: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandlingen av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas.
Budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonen og KU-sekretariatet Verken kontrollutvalgsforskriften eller departementets kommentarer til denne tar for seg budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonsarbeidet o l. Det må likevel antas at fremgangsmåten bør legges tett opp til den som er beskrevet for interkommunale selskaper. Ettersom kontrollutvalget i forskriften er gitt en sentral rolle ved budsjetteringen av kommunens/fylkeskommunens samlede kontrollvirksomhet, synes det formelt korrekt at kontrollutvalget (ene) gis anledning til å uttale seg om styret i AØFs og AØKS forslag til budsjetter før budsjettforslagene oversendes fylkesrådmennene i de to samarbeidende fylkeskommunene for videre formell saksbehandling. Som kjent er det kontrollutvalget (ene) som sitter med det forskriftsmessige ansvaret for at blant annet regnskapsrevisjonen blir utført på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriftens 6. Budsjettforslag for kontrollutvalgets egen virksomhet i 2014 Generelt Det er lagt til grunn de forutsetninger som er opplyst fra administrasjonen. De senere års regnskapsresultater Kontrollutvalgets regnskaper har, unntatt i 2008, alltid kommet ut med besparelser i forhold til det vedtatte budsjettet for det enkelte år. Mindre forbruket i regnskapsåret 2011 på kr 86 000 ble overført til 2012. Regulert budsjett for 2012 ble da kr 639 000. Regnskapet viste ved årets slutt et mindre forbruk på kr. 118 903. Dette mindre forbruket, kr 118 000, er overført til budsjettet for 2013 som etter reguleringen er på kr. 710 000. Regnskapet per 15. august 2013 Regnskapsoversikt per 15. august 2013 for kontrollutvalget (utrykt vedlegg 1) viser at det hittil i år er brukt kr 361 498,39 av årets regulerte budsjett på kr 710 000,-. Regnskapet for 2013 vil bli avlagt med en besparelse. Budsjettforslaget for 2014 Av utrykt vedlegg 1 fremgår fordelingen på de enkelte regnskapsarter. Forslaget er utarbeidet innenfor de forutsetninger som er gitt fra administrasjonen, og foreløpige tildelte rammer. Kontrollutvalgets ramme er regulert for lønns- og prisvekst. Den foreslåtte rammen gir, etter de kjente forutsetningene, rom for samme aktivitet for utvalget som i 2013. Kontrollutvalgets forslag til budsjett blir innarbeidet i fylkeskommunens samlede budsjettdokument for 2014 under Politisk styring og kontrollorganer. Spesielle forhold Det må understrekes at de gitte rammene for 2014 er foreløpige og kan bli endret når endelige økonomiske rammer er kjent. Selv om fylkesrådmannen i prinsippet ikke uten videre kan beskjære budsjettet til kontrollutvalget, har det vært praksis at også kontrollutvalget tar sin del av kuttene dersom slike situasjoner oppstår. Akershus og Østfold fylkesrevisjons (AØFs) budsjettforslag for 2014 Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) har egne vedtekter for sin virksomhet. Disse er vedtatt av de to samarbeidende fylkeskommunene. Av punktet Saksbehandlingen i styret
i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Revisjonsdirektørens forslag til budsjett for 2014, som blir behandlet på møtet i styret for AØF 20. august 2013, følger som utrykt vedlegg 2. Budsjettet dekker utgifter til fylkesrevisjonens stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift mv. Revisjonsdirektøren mener at den foreslåtte totale brutto budsjettramme for 2014 på kr 10 400 000,-, er tilstrekkelig til å gjennomføre både den lovpålagte regnskapsrevisjonen og kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Budsjettrammen gjelder den samlede aktiviteten for AØF i Akershus og Østfold fylkeskommuner, og medfører et tilskudd fra hver av fylkeskommunene på kr 5 200 000,-. Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2014. Etter kontrollutvalgssekretærens vurdering bør det fremlagte forslag til budsjett 2014 for Akershus og Østfold fylkesrevisjon være tilstrekkelig til at kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune kan gjennomføre sin kontroll- og tilsynsrolle i 2014 på en tilfredsstillende måte. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariats (AØKS ) budsjettforslag for 2014 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) har egne vedtekter for sin virksomhet. I punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Sekretariatslederens forslag til budsjett for 2014, som legges fram for styret i møte den 21. august 2013, følger som utrykt vedlegg 3. Budsjettet dekker utgifter til sekretariatets 1,5 stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift. Sekretariatslederen mener at den foreslåtte samlede budsjettrammen for 2014 på kr 1 740 000,- er tilstrekkelig til å betjene kontrollutvalget(ene) på en tilfredsstillende måte i 2014. Samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet Forslag til årsbudsjett 2014 for: Kontrollutvalget i Akershus kr 670 000,- Akershus og Østfold fylkesrevisjon, AFKs del kr 5 200 000,- Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat, AFKs del kr 870 000,- Samlet ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet kr 6 740 000,- Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2014. Oslo, 19. august 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Utrykte vedlegg:
1. Budsjettforslag 2014 for kontrollutvalget i AFK 2. Budsjettforslag 2014 for AØF 3. Budsjettforslag 2014 for AØKS
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.07.2013 2013/4-6 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 28.08.2013 29/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 28. august 2013 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 20. august 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder