NTR kommunenes interkommunale innkjøpstjeneste Kåfjord Kvænangen Lyngen Nordreisa Skjervøy Storfjord KONKURRANSEGRUNNLAG FOR LEVERING AV Varegruppen Frukt og grønt En anskaffelse for kommunene Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord, Lyngen og Storfjord Rammeavtale over 2 år +1 år + 1år Sak 2014/734 Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 3a: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Opplysninger om tilbyder/eventuelle forbehold (i dette dok) Sjekkliste (i dette dok) Beskrivelser av oppgave, tildelingskriterier og prisskjema ( i dette dok) Prisskjema regneark Enhetsadresser (i dette dok) Alminnelige kontraktsvilkår ( i dette dok)
Innholdsfortegnelse Innhold 1 OPPDRAGET... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens omfang og varighet (Se også vedlegg 3)... 4 1.3 Avtaleperiode... 5 1.4 Viktige datoer... 5 1.5 Leverandørens kontaktperson... 5 1.6 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse... 5 1.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers leveringssted og kontaktpersoner... 5 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 1.9 Underleverandører... 6 1.10 Avtalealternativ... 6 1.11 Kontraktsbestemmelser... 6 1.12 Praktisering... 6 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN... 8 2.1 Regler for konkurransen... 8 2.2 Anskaffelsesprosedyre... 8 2.3 Opplysningsplikt... 8 2.4 Offentlighet... 8 2.5 Taushetsplikt... 9 2.6 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 9 2.7 Habilitet... 9 3 KRAV TIL LEVERANDØREN... 10 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 10 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 10 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 10 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 11 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 12 3.6 Eventuell tilleggsfrist... 12 3.7 Faktura... 12
4 KRAV TIL TILBUDET... 13 4.1 Tilbudets utforming og levering... 13 4.2 Tilbudsfrist... 13 4.5 Tilbudsskjema... 13 4.6 Forbehold... 13 4.7 Alternative tilbud... 14 4.8 Endre og tilbakekalle tilbud... 14 4.9 Komplett tilbud skal bestå av... 14 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE... 15 5.1 Registrering av tilbud... 15 5.2 Tilbudsåpning... 15 5.3 Avvising av leverandører... 15 5.4 Avvising av tilbud... 15 5.4.1 Obligatoriske avvisingsgrunner... 15 5.4.2 Valgfrie avvisingsgrunner... 15 5.5 Avklaring... 15 5.6 Retting av åpenbare feil... 16 5.7 Avviste og forkastede tilbud... 16 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 16 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 16 6.2 Tildelingskriterier... 16 6.2.1 Evalueringsmodell... 16 6.3 Innstilling på kontraktstildeling... 17 6.4 Forskriftens regler... 17 Vedlegg 1: Opplysninger om tilbyder/eventuelle forbehold... 18 Vedlegg 2: SJEKKLISTE OVER DOKUMENTASJON SOM SKAL VEDLEGGES... 19 Vedlegg 3: Beskrivelser av oppgave, tildelingskriterier og prisskjema... 20 Vedlegg 4 Adresseoversikt over enheter i kommunes som kan bruke avtalen.... 29 VEDLEGG 5 - GENERELLE VILKÅR FOR KJØP AV VARER... 33
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Kommunene Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord Lyngen og Storfjord, heretter kalt oppdragsgivere, innbyr til åpen anbudskonkurranse vedrørende rammeavtaler på næringsmidler til storhusholdninger og kantiner. Kommunene benytter Nord-Troms kommunenes interkommunale innkjøpstjeneste til gjennomføring av konkurransen. 1.2 Anskaffelsens omfang og varighet (Se også vedlegg 3) Formålet med denne avtalen er gjennom gjensidig samarbeid, effektiv kommunikasjon og forenklede rutiner å oppnå fordeler for alle parter. Rammeavtalen gjelder kjøp av frukt og grønt/rotfrukter. Eventuelle produkter som allerede er dekket gjennom oppdragsgivernes andre rammeavtaler skal ikke anskaffes gjennom denne rammeavtale. VAREGRUPPE FRUKT OG GRØNT a) Frisk frukt og grønt/rotfrukter b) Bearbeidet frukt og grønt c) Skolefrukt Årlig kjøp ca 1,2 mill eks 25% mva Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå rammeavtale med en leverandør. Oversikr over brukere på institusjoner og oppvekst. Skolefrukt er en opsjon. Annet Brukere institusjon Antall brukere Frukt Frokost Lunsj Middag Annet Kvænangen kommune Skoleelever 161 Barnehagene 66 Gargo Helsesenter 30 30 30 30 Storfjord kommune Barnehagene 43 Skole 260 Helsesentere 30 30 30 30 Lyngen kommune Skoleelever 390 Helsesentere 70 70 70 70 Barnehagene Nordreisa kommune Sonjatun Helsesenter 80 80 80 80 Skoleelever 602 Skjervøy kommune Skoleelever 390 Skjervøy Helsesenter 30 30 30 30 Kåfjord kommune Skoleelever 243 Kåfjord Helsesenter 30 30 30 30 Barnehagene 103 Summer 2258 270 270 270 270 Tallerken pr år 98550 98550 98550 98550 Middag pr år 147825
1.3 Avtaleperiode Avtalene på næringsmidler planlegges inngått med oppstart 1. juli 2014 med en varighet på 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalene med ytterligere 1 + 1 år. Forlengelse av avtalene skal varsles senest 3 måneder før utløp avtalene. Det første varsel senest 1. april 2016 kl 1600. Kun Nord-Troms kommunenes innkjøpstjeneste kan forlenge avtalene. De kommuner med virksomheter som inngår i avtalene er forpliktet til å stå i avtalen hele avtaleperioden. Samme gjelder ved forlengelse. 1.4 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 2. mai 2014 Anbudskonferanse Frist for å levere tilbud 11. juni 2014 kl 1500 Tilbudsåpning 12. juni 2014 kl 0900 Tilbudets vedståelsesfrist 4 måneder Evaluering ferdig 24. juni 2014 Meddelelse om valg av leverandør 24.juni 2014 Karenstid 10 dager etter meddelelse om valg av leverandør. Kontraktsinngåelse tidligst 10 dager etter tildelingsbrev sendt på epost. Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. *) Kontaktperson Ole Rødum. 1.5 Leverandørens kontaktperson Den person hos leverandør som laster ned konkurransedokumentene fra kunngjøringsdatabasen blir av oppdragsgiver betraktet som leverandørens kontaktperson i kunngjøringsfasen. Smhl for øvrig pkt 1.7 og 1.8. 1.6 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli holdt tilbuds-/anbudskonferanse. 1.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers leveringssted og kontaktpersoner Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos: Lyngen kommune Kirsten Pedersen telefon 77 77 08 70 kirsten.pedersen@nordreisa.kommune.no Ansvarlig for anskaffelsesprosessen Innkjøpssjef Ole Rødum, telefon 905 19 044 ole.rodum@storfjord.kommune.no Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver registrere svar på kunngjøringsbasen senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse og tilbud merkes: NTR Frukt og Grønt 2014 Innleveringsadresse: Storfjord kommune, Rådhuset Hatteng, 9046 Oteren.
1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer blir lagt tilgjengelig for alle interessenter på kunngjøringsdatabasen (DOFFIN). Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 1.9 Underleverandører Dersom tilbudet inkluderer leveranser fra andre leverandører skal tilbyder stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Tilbyder har plikt til å dokumentere overfor oppdragsgiver at han har rådighet over "de nødvendige ressurser" hos sine underleverandører, og må i tilknytning til dette levere en egen forpliktelseserklæring eller liknende. Manglende dokumentasjon medfører avvisning. 1.10 Avtalealternativ Ingen alternative tilbud er tillatt. 1.11 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av (1) konkurransegrunnlaget med vedlegg, (2) eventuelle tilleggsopplysninger i utlysningsfasen og avklaringer til disse, samt (3) leverandørs tilbud. Se vedlegg med kontraktstandard. 1.12 Praktisering Innkjøpstjenesten i Nord-Troms v/innkjøpssjef Ole Rødum har en koordinerende rolle i forhold til gjennomføringen av selve konkurransen. Når leverandør er valgt, og kontrakt inngått, vil avrop på rammeavtalen foregå ved at representanter for oppdragsgivers virksomheter foretar bestilling i henhold til kontrakt. Når leverandør er valgt og kontrakt inngått vil avtalen ivaretas av: Lyngen kommune v/kjøkkensjef Roald Andersen, Lyngstunet Helsesenter, Lyngseidet Kåfjord kommune v/kjøkkensjef Hugo Bakkevoll, Kåfjord Helsesenter, Birtavarre Kvænangen kommune v/kjøkkensjef Eldbjørg Jonassen, Gargo Sykehjem, Burfjord Storfjord kommune v/kjøkkensjef Ann Heidi Oppervoll, Åsen Omsorgsenter, Hatteng Nordreisa kommune v/kjøkkensjef Kirsten Pedersen, Sonjatun Helsesenter, Storslett Skjervøy kommune v/kjøkkensjef Solveig Fagerheim, Skjervøy Helsesenter, Skjervøy For skolene er det rektorene for skolene i kommunene. Skolene har opsjon for å knytte seg til avtalen. Skolene er følgende: Nordreisa Berit Stien Rektor 77 77 01 60 Moan Skole Odd Arne Gabrielsen Rektor 77 58 83 71 Sørkjosen skole Stein Johnsen Rektor 77 58 83 00 Storslett skole Marja Lena Nilsen Rektor/Enhetsleder 77 58 83 40/77 76 53 22 Oksfjord Oppvekstsenter Anne Britt Skarstein Rektor/Enhetsleder 77 76 42 30 Rotsundelv skole Kvænangen Valter Olsen Rektor 77 77 89 21 Kjækan skole Kjetil Tunset Rektor 77 77 89 01 Kvænangen Barne og Ungdomskole Skjervøy
Pernille Jørgensen Rektor 77 77 57 51 Arnøyhamn skole Kristin Norheim Rektor 77 77 56 52 Skjervøy barneskole Bjørn Pedersen Rektor 77 77 56 33 Skjervøy ungdomsskole Kåfjord Bård-Gunnar Hansen Rektor 77 71 94 01 Kåfjord Kristin Vatnelid Johansen Rektor 77 71 92 72 Kåfjord Odd Harald Fagerli Rektor 77 71 93 90 Kåfjord Storfjord Rita Lofthus Rektor 77 21 29 45 Hatteng skole Lill Kvalberg Berntsen Rektor 77 71 55 00 Skibotn skole Lyngen Strøm, Astrid M, Eidebakken skole Rektor 40028565 Eliassen, Gry, Lenangen skole Rektor 40028589 Ved eventuelle tvister, konflikter eller mislighold av avtalen kontaktes: Innkjøpstjenesten for Nord-Troms kommunene Rådhuset Hatteng 9046 Oteren e-post: ole.rodum@lyngen.kommune.no I vedlegg 4 ligger også en adresseoversikt over enheter i kommunes som kan bruke avtalen.
2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlig anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (FOA), senest endret 25. juni 2012. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Prosedyren er åpen anbudskonkurranse. Konkurranseformen gir ikke anledning til å forhandle på punkter i konkurransegrunnlaget eller kontraktsvilkårene. Det vil bli ikke avholdt anbudskonferanse. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom; forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for; hvorfor hans forespørsel om deltakelse er forkastet, hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Offentlighet I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 01.01.2009 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Det gjelder dokumentene i denne anbudskonkurranse. Typiske taushetsbelagte opplysninger er ens personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold ( f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser ).
2.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet ved at en også leverer en sladdet utgave av tilbudet der forretningshemmeligheter sladdes. Den sladdede utgaven kan leveres på elektronisk media. Tilbyderne skal levere: 2 stk papirutgaver av tilbudet 1 stk elektronisk utgave av tilbudet på USB-minnepenn eller CD/DVD inkludert 1 stk elektronisk utgave av tilbudet med sladdede forretningshemmeligheter på samme Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på tilbudsforsiden (vårt vedlegg 1). 2.6 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor vedkommende gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.7 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i lov av 10. februar 1967 nr. 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 6 til 10, lov av 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 40 nr. 3.
3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak (smhl pkt. 2.4 og 2.5 ovenfor). Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal leverandøren ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren (jf. pkt. 1.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers leveringssted og kontaktpersoner ) for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. NB! Samtlige av kvalifikasjonskravene skal oppfylles og dokumenteres. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgiveren krever at det leveres: For norske leverandører: Skatteattest for betalt merverdiavgift Skatteattest for betalt skatt Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/ kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. For utenlandske leverandører: Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. Det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstat. For både norske og utenlandske leverandører: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS-egenerklæring), jf. vedlegg 6. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt. Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) Firmaattest, eller b) Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det land tilbyderen er etablert
3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav Det kreves minimum tilfredsstillende soliditet for et gjennomsnitt av de to siste avlagte regnskap jf. dokumentasjonskrav nedenfor. Oppdragsgiver legger til grunn Proff TM Forvalt (www.forvalt.no) sine måltall og rangering for egenkapitalprosenten, følgende: Formel: Egenkapital (%) = Sum Egenkapital x 100 Sum egenkapital og gjeld Rangering: Ikke tilfredsstillende Svak Tilfredsstillende God Meget god < 3 % 3 9,9 % 10 17,9 % 18 40 % > 40,00 % Det kreves minimum tilfredsstillende likviditetsgrad for et gjennomsnitt av to siste avlagte regnskap. Oppdragsgiver legger til grunn Proff TM Forvalt (www.forvalt.no) sine måltall og rangering for egenkapitalprosenten, følgende: Sum omløpsmidler Formel: Likviditetsgrad 1 = Sum kortsiktig gjeld Rangering: Ikke tilfredsstillende Svak Tilfredsstillende God Meget god < 0,5 0,5 0,9 1 1,49 1,5 2 % > 2 Disse vilkårene er å betrakte som kumulative, det vil si at begge krav må oppfylles. Dersom ikke medfører dette diskvalifisering. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) For firma som er innmeldingspliktige i Brønnøysundregisteret skal det ikke fremlegges årsregnskap. Oppdragsgiver vil innhente opplysninger om leverandørens økonomiske og finansielle stilling gjennom Proff (www.proff.no). NB! Leverandøren plikter å påse at denne informasjon er tilgjengelig på nettstedet. Dersom dette ikke er tilfelle, skal tilbudet vedlegges foretakets 2 siste årsregnskap med styrets og revisors årsberetning. a) For utenlandske leverandører og firma som ikke er innmeldingspliktige skal det i tilbudet leveres foretakets siste 2 årsregnskap med årsberetning. I tillegg skal det vedlegges eget dokument som viser de etterspurte nøkkeltallene med henvisning til hvor de er hentet fra i regnskapet. Dette dokumentet skal være revisorgodkjent, eller godkjent av annen offentlig myndighet. Dersom det likevel finnes opplysninger av nyere dato, som har relevans til foretakets regnskapstall, og som ikke fremgår av offentlige registre, forplikter leverandøren å informere om og dokumentere også dette. For eksempel for det tilfelle at tidligere års regnskap er misvisende, og ikke representativt, i forhold til leverandørens soliditet, likviditet og økonomiske gjennomføringsevne på tidspunkt for tilbudsfrist og for avtaleperiode.
Firma som ikke selv oppfyller kravene kan vedlegge garanti fra for eksempel morsselskap eller datterselskaper. NB! Eventuell garantiforpliktelse må foreligge i tilbudet og kan ikke ettersendes. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves meget god gjennomføringsevne for oppdraget. Det kreves at bedriften har en god og bevisst miljøpolitikk og miljøprofil Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt. Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) En liste/oppstilling over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, navnet på den offentlige eller private mottaker. b) En oversikt og beskrivelse av kvaliteter til teknisk personell leverandøren disponerer til oppfyllelse av kontrakten, inkl. underleverandører som leverandør eventuelt benytter seg av. c) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem. d) Dokumentasjon i form av fremleggelse av attester utstedt av uavhengige organer som dokumenterer leverandørens overholdelse av miljøledelsesstandarder for miljøstyring og miljørevisjon. Det godtas også annen dokumentasjon av tilsvarende miljøledelsestiltak fra leverandøren. 3.6 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 3.7 Faktura Selgers fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kjøper. Alle fakturaer skal være påført Kjøpers rekvisisjonsnummer, eventuelt andre referanser som Kjøper krever, og klart angi hva beløpet gjelder. Selgers fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kjøper. Alle fakturaer skal være påført Kjøpers bestillingsnummer (ansvarsnummer), eventuelt andre referanser som Kjøper krever, og klart angi hva beløpet gjelder. Betalingsbetingelsene fri leveringsmåne + 30 dager. Kommunene benytter elektronisk faktura og faktura må tilfredsstille EHF formatet. Nærmere gjennomgang av fakturering skjer ved kontrakts gjennomgang med den valgte leverandør. Kommunene godtar ikke fakturagebyr.
4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være skrevet på norsk i tillegg skal tilbudsbrevet være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. I tilbudet skal også leveringshyppighet, måter å bestille på, og annet som er viktig for leveransen. 2. Tilbudet skal være merket: NTR Frukt og Grønt 2014 3. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. 4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse. Forsendelsen skal være merket med konkurransens navn. a. Forsendelsen bør også merkes tydelig Må ikke åpnes før tilbudsåpning. 5. Leverandørens navn må fremgå av forsendelsen slik at oppdragsgiver kan identifiseres leverandøren uten å åpne forsendelsen. 6. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. pkt. 1.7 Innleveringssted. 7. Tilbudet skal leveres jfr. pkt 2.5 satt inn med skilleark slik som beskrevet i pkt. 4.9. I tillegg skal komplett tilbud leveres i 1 elektronisk format på USB-penn eller CD-ROM (vedlagt skriftlig versjon). Tilbyder må selv påse at det er samsvar mellom skriftlig leverte tilbud og den elektroniske versjonen. Dersom det her ikke er samsvar, vil for alle tilfelle skriftlig tilbud ha forrang som gjeldende tilbud. 8. Tilbudet kan ikke leveres pr. e-post eller lignende elektronisk middel. NB! Tilbudsforsendelse som ikke er merket og overlevert i henhold til pkt. 4.1 pkt. 4 over vil bli avvist. 4.2 Tilbudsfrist NB! Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. pkt. 1.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.5 Tilbudsskjema For at tilbud fra de ulike leverandørene skal bli sammenlignbart skal tilbudspriser inngis jfr vedlegg 3 oppgavebeskrivelse. Prisskjema skal fylles ut slik de fremstår og i det format som er forhåndsdefinert av oppdragsgiver. a) Skjema skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. b) Tilbudsskjema innleveres i utfylt stand sammen med tilbudet. c) Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsskjemaet og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Oppdragsgiver presiserer viktigheten av korrekt utfylling av prisskjema, for å unngå at tilbudet blir betraktet som ufullstendig og avvist på grunn av mangler mv. 4.6 Forbehold Leverandør: Det er kun anledning til å ta mindre vesentlige forbehold. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil bli avvist. Alle eventuelle forbehold skal tydelig framgå i tilbudsbrevet. Det skal tydelig beskrives hvilke konsekvenser forbehold får. Økonomiske konsekvenser skal prissettes. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. NB! Forbehold hvor økonomiske konsekvenser ikke er prissatt vil bli avvist. Forbehold som av andre grunner medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til andre tilbud vil bli avvist.
Kommunens forbehold: Lyngen kommune forbeholder seg retten til å anta hvilket som helst av de innkomne tilbud eller forkaste samtlige. Lyngen kommune forbeholder også seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller å redusere omfanget av utbyggingen dersom det viser seg at tilbudet overstiger kommunens finansiering. Ved å innlevere tilbud har tilbyderen akseptert kommunens forbehold og fraskriver seg all rett til å kreve økonomisk kompensasjon i forbindelse med tilbudet, også dersom alle tilbud blir forkastet. Tilbudsåpningen vil være lukket og vil bli foretatt på driftsetaten innen 2 arbeidsdager etter at tilbudsfristen er utløpt. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.7 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 4.8 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 4.1. 4.9 Komplett tilbud skal bestå av Komplett tilbud skal bestå av- og være strukturert på følgende måte: Skilleark 1: Skilleark 2: Skilleark 3: Skilleark 4: Skilleark 5: Tilbudsbrev underskrevet av person med fullmakt. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme i tilbudsbrevet og må være utarbeidet i samsvar med pkt 4.6. Økonomiske konsekvenser må prissettes. Vedlegg 1 og 7 legges fremst i skilleark 1. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner, jf. punktene: 3.2 Obligatoriske krav til leverandør 3.3 Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling 3.4 Leverandørs økonomiske og finansielle kapasitet 3.5 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Beskrivelser, dokumentasjoner osv. vedrørende produktet - slik det fremgår i vedlegg 2, Kravspesifikasjon. Utfylte skjema i Vedlegg 3 - Prisskjema Annet
5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning jfr pkt 1.4 Viktige datoer. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Tilbydere har ikke rett til å være tilstede ved åpningen. Kopi av åpningsprotokoll vil ikke bli oversendt tilbyderne etter åpning. 5.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS erklæring innen de angitte fristene, og de leverandørene som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker, jf. FOA 20-12 (2). 5.4 Avvising av tilbud 5.4.1 Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med pkt 4.1 nr. 1 og 4 c) inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 20-13. d) på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene e) Ikke dokumenterte tilganger på ressurser fra underleverandør 5.4.2 Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: a) ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt b) ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c) virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys d) ikke er undertegnet 5.5 Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram
5.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.7 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Heller ikke tilbud som ikke blir tildelt oppdraget blir returnert. Disse blir makulert. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.2 Tildelingskriterier Valg av leverandør skal skje på grunnlag av hvilket tilbud som er mest økonomisk fordelaktig, basert på kriteriene: 1. Pris oppgitt i NOK eks mva vektes 60% 2. Sortiment vektes 30%. Evaluering gjennom beskrivelse for hvordan oppdraget skal gjennomføres. Karaktersetting ihht følgende matrise. Se for øvrig vedlegg 3 om tildelingskriterier. 0 Mangelfull oppfylling av kravene tilbudet avvises 1 Oppfyller minimumskravene, men heller ikke mer 2 Løsningen/produktet noe over minimumskravene 3 God løsning / produkt 4 Meget god løsning / produkt 5 Fremragende løsning / produkt Karakterskala benyttes med maks 1 desimal(er) 3. Leveringsfrekvenser 10% Evaluering av leverandørs leveringsfrekvenser pr uke. 6.2.1 Evalueringsmodell Oppdragsgiver stiller krav til dokumentasjon/beskrivelser, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele avtaleperioden. Anskaffelsen bruker en forholdsmessig evalueringsmetode. Denne uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore på pris (og ev andre tildelingskriterier der laveste er beste) = 10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. Poengscore andre tildelingskriterier = 10*evaluert tilbud/beste tilbud der evaluert tilbud er det som evalueres på denne linjen. Poengskalaen tar utgangspunkt i beste tilbud som får poengsum 10 og deretter forholdsmessig dårligere poengsum ut fra vår vurdering av innkommet tilbud. Deretter blir poengsum gitt på tildelingskriteriet ganget opp med vektingen og en får en poengsum. Poengsum gitt på alle tildelingskriteriene blir multiplisert og den som har høyeste poengsum er beste tilbyder. Hvis der er flere linjer innen ett tildelingskriterium som gir poengsum blir de lagt sammen og forholdet beregnet deretter. Side 16 av 36
Evalueringsmatrise (eksempel) Når alle tilbud er evaluert og poengscore fastsatt, må vurderingene konsolideres i et samlet oppsett. Oppsettet skal synliggjøre alle kriterier, den relative vekten for hvert kriterium, poeng og vektede poeng for samtlige kvalifiserte tilbud. Nedenfor er det vist et eksempel på hvordan dette kan gjøres. Kriterier Vekt Leverandør 1 Leverandør 2 Poeng Vektet Poeng Vektet Pris 45 % 10 4,5 8 3,6 Kvalitet 35 % 7 2,45 10 3,5 Miljø 20 % 8 1,6 10 2 Total 100 % 8,55 9,1 I dette eksemplet har Leverandør 2 det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 6.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 6.4 Forskriftens regler 1. Sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) kan bare idømmes når sak reises innen to år fra kontrakt er inngått. 2. Dersom oppdragsgiver har kunngjort konkurranseresultatet i samsvar med 9-2 (kunngjøring av konkurranseresultater) når en kontrakt er tildelt uten forutgående kunngjøring av konkurransen, kan sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) første ledd bare idømmes, når sak reises innen 30 dager. Fristen løper fra dagen etter datoen for kunngjøringen av konkurranseresultatet. 3. Dersom oppdragsgiver har meddelt berørte leverandører om inngåelsen av en kontrakt, kan sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) annet ledd bare idømmes, når sak reises innen 30 dager. Fristen løper fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Side 17 av 36
Vedlegg 1: Opplysninger om tilbyder/eventuelle forbehold OPPLYSNINGER OM TILBYDER/EVENTUELLE FORBEHOLD Opplysninger om tilbyder: FIRMANAVN: FORETAKSNUMMER: ADRESSE: POSTNUMMER / -STED: TELEFONNUMMER: TELEFAKS: Kontaktperson for tilbudet Kontaktperson for bestilling E-post adresse: HOVEDKONTOR: ANTALL ANSATTE: Økonomisk situasjon 2013 (12) 2012 (11) OMSETN : Driftsinntekter Årsresultat Egenkapital Gjeld Omløpsmidler Driftsresultat i % av omsetning Eventuelle forbehold i tilbudet: Det gjøres oppmerksom på at det ikke kan tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, og at vesentlige forbehold i forhold til våre tekniske krav og kontraktsforslag vil kunne medføre avvisning av hele tilbudet. Se forskriftens: 11-3,20-3 Avvik 11-11. 20-13 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Forbehold: (Her oppgis referanse til evt. forbehold med konsekvens og prisfastsetting.) TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. Konkurransegrunnlaget. Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. Konkurransegrunnlaget. UTDYP: Side 18 av 36
Vedlegg 2: SJEKKLISTE OVER DOKUMENTASJON SOM SKAL VEDLEGGES Listen er til hjelp for tilbyder. Opplysninger Kvalifikasjonskriterier, jfr. konkurransegrunnlaget Opplysninger om tilbyder skjema (vedlegg 1). Tilbyder bes gi en beskrivelse av egen organisasjon, beliggenhet og omsetning som gjør NTR kommuner i stand til å danne seg et riktig bilde av bedriften. Dokumentasjon på registrering i foretaksregisteret. Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. (Skjema RF-1244) Momsattest, ikke eldre enn 6 mnd. (Skjema RF-1244) Regnskap med revisjonsberetning for de to siste år Tilbyder bes om å oppgi referanser. Til hver referanse skal tilbyder oppgi kunde, kontaktperson og telefonnummer samt avtalens størrelse. Opplysninger om evt. underleverandører. Utfylt HMS-egenerklæring Internkontroll og kvalitetssystem Tildelingskriterier jfr. konkurransegrunnlaget Prissetting av tilbudet Kvalitetsrelaterte kriterier Svar på alle punkter i kravspesifikasjonen Er forsendelsen utvendig riktig merket? Antall eksemplarer og elektronisk besvarelse Underskrevet og stemplet tilbudsbrev Eventuelle forbehold eller avvik til de krav/betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal klart fremgå i eget vedlegg. Underskrift: Vedlagt J/N? Vedlegg nr. Dato: Leverandør Side 19 av 36
Vedlegg 3: Beskrivelser av oppgave, tildelingskriterier og prisskjema 1. INNLEDNING Kravspesifikasjonen fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen. Bl.a skal alle varer leveres på lageret til bestiller. Dette er i hovedsak lageret til kjøkkenet hos de respektive kommuners kjøkken som ligger i helsesenterene. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av leverandør, skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. 2. OPPDRAGSGIVERS BEHOV OG MINIMUMSKRAV Rammeavtalen gjelder kjøp frukt og grønt til kantiner, bo- og servicesenter og sykehjem til oppdragsgiver. For oversikt over oppdragsgiver, se vedlegg 4. Rammeavtale ønskes inngått for frukt og grønt og vil, i tillegg til de produkter som er oppført i prisskjema, også omfatte varer som naturlig hører inn under de ulike varegruppene selv om de ikke er konkret spesifisert. Oppdragsgiver skal som hovedregel alltid gjøre avrop på varer hos den leverandør som er tildelt kontrakt på varegruppen. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å gjøre mindre kjøp og kjøp av økologiske produkter fra f.eks. småskalaleverandører. Dette skal kun skje i særlige tilfeller hvor det ansees som den situasjonsmessige beste løsningen. For virksomheter som har en beliggenhet til avtaleleverandør som medfører en uforholdsmessig lang kjørevei til leverandørs utsalgssted, skal disse unntaksvis kunne stå fritt til å velge leverandør med hensyn på eventuelle hastekjøp. Oppdragsgiverne skal med andre ord vise avtalelojalitet ved å gjøre avrop hos den som har vunnet kontrakten. Det gjøres spesielt oppmerksom på at pristilbudsskjema er å anse som teknisk skjema og at volum som oppgis, blir noe endret blant annet som følge av de endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet kommunene. Oppdragsgiver ønsker mulighet for anbrekk på enkelte artikler. Dette gjelder i hovedsak små brukersteder som kun har behov for mindre mengder av varen. Der den enkelte deltaker kan ha behov for anbrekk men leverandør ikke kan innrømme dette, vil det være aktuelt å bruke annen leverandør. Kravene hva angår f.eks. vekt og volum. er cirka-angivelser og ikke absolutte størrelser. 2.1 Minimumskrav til kvalitet og sortiment Sortiment: l dette vedlegget listes det opp en del produkter under de ulike varegruppene, med krav som stilles til disse. Mange av disse produktene inngår også som en del av vedlegg 3a, Prisskjema. I tillegg til produktene som er spesifisert og etterspurte i vedlegg 3, må leverandør kunne tilby et tilstrekkelig assortiment av produkter som naturlig hører inn under samme varegruppe og som må forventes etterspurt av den enkelte deltaker i konkurransen. Selv om disse ikke er konkret etterspurt i konkurransen. Leverandør må i tilbudet beskrive sitt varespekter innenfor den varegruppe det inngis tilbud på. Leverandør må kunne tilby et bredt assortiment (utvalg av varesorter) med varierende pakningsstørrelser og fra flere produsenter, Side 20 av 36
da oppdragsgiver har mange forskjellige virksomheter med ulike behov. Det er ikke nødvendig å legge ved brosjyrer eller annen dokumentasjon, men sortiment er et tildelingskriterium og derfor viktig å utdype. Det må foreligge en oversikt som synliggjør at oppdragsgivers krav (ovenfor) er tilstrekkelig oppfylt. Kvalitet: Generelt for alle varegrupper gjelder at produktene skal være av god kvalitet og tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter på området. Leverandør skal levere dokumentasjon som viser at de tilbudte varene er ihr. forskriftene: Animaliehygieneforskriflen (Forskrift om særlige hygieneregler for næringsmidler av animalsk opprinnelse) Næringsmiddelhygienefor.vkriflen (Forskrift om næringsmiddelhygiene) Merkeforskriften (Forskrift om merking mv av næringsmidler) Det er i tillegg ønskelig, men ikke påkrevd at næringsmiddelforetak skal innføre, gjennomføre og opprettholde en eller flere permanente framgangsmåter som er basert på HACCP- prinsippene. For hele sortimentet for alle varegruppene gjelder kravet om at de tilbudte varene skal være av førsteklasses kvalitet og sortering. Kravspesifikasjon VAREGRUPPE FRUKT OG GRØNT Frisk frukt og grønt: Frisk frukt og grønnsaker skal tilfredsstille norsk standard, klasse 1. Holdbarhet må være minimum 7 dager beregnet fra leveringsdag. Det kan forventes at det i leveringsperioden kan komme forespørsel om produkter som er produsert økologisk. Salat skal være hel og saftspent. Salaten skal være sortstypisk og normalt utviklet. Hodesalatene skal ha sammenhengende hoder, som skal være kuttet like nedenfor bladfestene. Råte, mugg, kuldeskade eller insektangrep skal ikke forekomme. Brokkoli skal være fast i konsistensen og ha friskt grønt utseende. Den skal ha sprø, saftige stilker og blader. Knoppene skal være lukket, uten synlige gule blomster eller misfarging. Tomater skal være hele, rene og fri for fremmed lukt eller smak. De skal være sortstypiske av form og utseende. Skallet skal være stramt og skinnende, uansett i hvilken modningsgrad tomaten er. Den skal ikke ha bløte flekker eller "grønn skulder", som vil si grønnfarge fra stilkfestet og et stykke nedover tomaten. Blomkål. Blomkålhodet skal være fast, tett og sprøtt. Fargen skal være hvit eller kremfarget. Bladene skal være friske og sprø uten tegn til bladløsning eller misfarging. Blomkål må behandles forsiktig, ellers får den lett mørke flekker. Agurk skal være mørk grønn i fargen og fast i konsistensen. Skallet er lett knudret eller glatt. Agurk skal være velformet og ikke sterkt bøyd. Den skal være fri for prikker og bløte flekker. Banan modnes frem her i landet og kan ha ulik modningsgrad etter ønske fra kundene. Banan skal være hel, uten sprekker, mørke flekker eller andre skader i skallet. Modningsgraden i kartongen bør være noenlunde jevn. Side 21 av 36
Druer skal være hele, faste og rene uten støtskade eller sprekker. De skal være saftig og sitte fast på stilken. Appelsiner/sitrusfrukter skal være friske og ha jevn farge uten grønne flekker. Fruktkjøttet skal virke fast uten tegn til bløte flekker. Appelsin skal være saftig og velsmakende, ha et skall som løsner lett og inneholde få steiner. Epler skal være fast i konsistensen og fri for støtskader. Det skal være helt blankt, ha stilken på og være uten tegn til innskrumpning eller mørke flekker. Farge og fasong skal være typisk for sorten, og størrelsen i kassen skal være jevn. Pærer skal være faste i konsistensen og fri for støtskader. De skal være hele, ha stilken på, og ikke ha tegn til innskrumpning eller mørke flekker i skallet. Kvaliteten kan variere i forhold til sort og dyrkingssted. Form, farge og smak skal være typisk for sorten, og størrelsen i kassen skal være jevn. Rotgrønnsaker skal generelt være hel, tørr og uten sår eller mekaniske skader. Den skal være velformet og i pakningene skal det ikke være for stort størrelsesavvik. Poteter skal ikke ha groer, skal ikke være grønnfarget og skal være fri for fremmed lukt. Løk skal være hel, ren og fri for frostskader. Mugg og råte skal heller ikke forekomme. Bunteløk skal ha en blank og smidig ytterside og det grønne gresset skal ikke være vissent. Tørket løk skal være fast og vel tørket, velformet og jevn i størrelsen. Løk skal ikke ha spirer. Røttene skal være fjernet. Ytterskallet skal henge på og ikke ha mørke flekker. Bearbeidet frukt og grønt Omfatter grønnsaksblandinger og rene grønnsaker i terninger/skiver. Gulrot og kålrot i pakninger på 1,4 kg 2 kg. Lapskausblanding skal være uten potet. Salatblandinger: Salatblandinger, ferdig kuttet. Pakket i 1,5 kg og 500 g/pk. Grønnsaker Sous Vide / MAP-produkter Sous Vide: Maten blir ferdigprodusert, man vakuumerer den så i plast og pasteuriserer den. MAP: Pakking i modifisert atmosfære. Frukt og grønnsaker skal tilfredsstille norsk standard, klasse 1. Holdbarhet må minimum være 21 dager beregnet fra leveringsdag. Det bes om både grov skrellede og fin skrellede grønnsaker. For poteter stilles det krav om 19 % tørrstoffinnhold. Pakninger i 0,5 kg 1 kg 2 kg. For rå/skrellet potet, kålrot og gulrot skal det være maks. 24 timer fra start på skrelleprosess til levering skjer hos oppdragsgiver Omfatter følgende produkter: MAP Diverse salater i vakuumpakker Side 22 av 36
MAP Rå skrellet, str. 50-70 stk og 2 kg /pk Sous vide Gulrotstuing 1,6 kg /pk Sous vide Ertestuing 1,6 kg/pk Sous vide Kålrotstappe 1,6 kg/pk Sous vide Fløtebakte poteter 2 kg/pk Sous vide Kålstuing 1,6 kg/pk Sous vide Potet, str. 50/70 forpakning 0,5 1 2 kg pose Grønnsaksblandinger i kokeposer Produktene skal være pakket i poser som tåler minimum 120 C. Vekt: 1 kg / pr pose. Omfatter følgende produkter: Romanesko - blanding Rosenkål og babygulrot Blandingsforhold 50/50 Erter, gulrotskiver, mais Blandingsforhold 40/40/20 Aspargesbønner og paprika Blandingsforhold 50/50 Blomkål og gulrot Blandingsforhold 50/50 Selleri/gulrot/aspargesbønner/bambusskudd Blandingsforhold 25/25/25/25 Skolefrukt Skolefrukt er opsjon for skolene i kommunene Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord, Lyngen og Storfjord. For behov se tabell i pkt 1.2 i grunndokumentet. Frukt som inngår i skolefruktordningen er: Ananas Appelsin Aprikos Banan Druer, fargede stenfri Druer, grønne stenfri Epler, gule Epler, import røde Epler, norske røde Fersken Gulrot, vasket Kiwi Klementin Mango Melon, vannmelon Melon, honning Nektarin Plomme Pære Sharon Avrop på skolefrukt vil i hovedsak skje pr. stykk. Det vil si at skolene bestiller f.eks. 10 stk epler og ikke antall kg. Det må i tillegg være mulighet for å kunne bestille i løs vekt til avtalte kilopriser på frukt og grønnsaker. Levering og evt. innpakning avtales med hver enkelt skole/ mottakssted. Side 23 av 36
Minimumskrav til leveranse og transport Følgende krav gjelder for levering av matvarer til oppdragsgiver: Alle produkter må være påført varedeklarasjon på norsk. Alle produkter skal være hygienisk innpakket. Varene skal være fritt levert bestillerens mottakssted (se virksomhetsoversikten) Leveranser skal skje innen kl. 12.00 på hverdager eller avtalt leveringsdag. Frisk frukt og grønnsaker skal leveres avkjølt og i henhold til gjeldende regelverk, uten brudd i kjølekjede. Varene skal leveres inne på kjøkkenet, eller på anvist sted, og kvitteres mottatt av kjøkkenpersonale. Leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens hygienereglement brytes, skal avtales med den enkelte virksomhet. Leverandøren er ansvarlig for vareleveringen, også om denne settes bort til transportør eller underleverandør. Dette ansvaret omfatter også å gi den oppfølging som er nødvendig for at alle kravene til punktlighet, hygiene og forsvarlig behandling av forsendelse dekkes. Leveringen er ikke avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev. Varer/varepartier må i hovedsak leveres fordelt i håndterbare størrelser, og hver enkeltpakning må ikke overstige 12 kg i vekt eller 120 cm i høyde/bredde/lengde. Unntaksvis kan det avtales større enkeltpakninger ved særskilte behov. Med leveringsdag menes den dagen varene blir fysisk levert hos bestiller. Hastebestillinger vil utgjøre mindre enn 10 % av årlig omsetning, og skal leveres snarest (etter nærmere avtale) eller blir hentet av oppdragsgiver hos leverandør. Oppdragsgiver krever god hygiene og renhold i forbindelse med transport og lagring. Tilbyder skal redegjøre for hele transportkjeden og spesielt i forhold til hvilke krav tilbyder stiller for transport av matvarer med åpen emballasje. Oppdragsgiver stiller krav til at både leveringssikkerhet, servicegrad og leveringspålitelighet skal være minimum 97 %. Dvs. at feil i leveransen eller ødelagte varer, skal i utgangspunktet ikke forekomme og vil kun bli akseptert i ubetydelig grad. Om en vare ikke kan leveres må bestiller få tilbakemelding om dette snarest. Leverandør skal kunne tilby et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris, men levering skal ikke skje før erstatningsproduktet er akseptert av bestiller. Leveringsfrekvens For å ivareta både mottakers og leverandørs interesser samt miljø og produktkvalitet, vil oppdragsgiver at hver region skal ha sine faste dager for varebestilling og varelevering. Leveringstid skal ikke overstige 4 virkedager fra bestillingsdato. Ved større leveranser avtales leveringstid spesielt. Oppdragsgiver ønsker at de leverandørene som tildeles kontrakt, samordner vareleveransene slik at flere leverandører benytter samme distribusjonskanal/ distribusjonsnett. Dette stiller krav til god lagerstyring og bestillingsrutiner hos oppdragsgivers virksomheter. Antatt leveringsfrekvens vil være slik tabellen under beskriver: Varegruppe Frukt, grønnsaker og poteter Antall fraktfrie leveringer pr. uke. To til tre ganger i uken Minimumskrav til service og oppfølging Tilbyder må ha minimum en kontaktperson som skal stå for kvalitetssikring og oppfølging av avtalen. Kontaktpersonen skal være innforstått med avtalens innhold og skal kunne utarbeide rutiner i samarbeid Side 24 av 36
med oppdragsgiver. Klager fra oppdragsgiver skal straks medføre aktiv innsats og problemløsning fra kontaktpersonen. Oppdragsgiver vil utarbeide et avviksskjema som skal brukes for å dokumentere avvik i forhold til blant annet avrop, levering og produktkvalitet. Leverandørene forplikter seg uoppfordret til å levere uttaksrapport kvartalsvis på alle produkter med fakturert pris og antall leverte enheter (leveres pr. e-post). Det skal være oppfølgingsmøter mellom oppdragsgiver, brukere av avtalen og leverandør 2-4 ganger pr. år. Ved behov kan ett årlig møte avtales hos leverandør. Dette koordineres av oppdragsgiver. Minimumskrav til miljøaspekt Det skal brukes forskriftsmessig resirkulert forpakningsemballasje, bruk av plastkasser med retur/ og refill-løsninger der hvor dette er aktuelt. Ingen overflødig emballasje skal benyttes. Leverandøren skal ta med seg deres egen returemballasje som kasser, isoporesker, paller og lignende ved hver varelevering kostnadsfritt for virksomhetene ved påfølgende levering. Dersom tilbyder leverer økologiske produkter skal det foreligge en prisliste over disse produktene i tilbudet. Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørene er medlemmer i en returordning for emballasje, f.eks. Grønt Punkt. Kopi av eventuelle miljøsertifiseringer skal legges ved tilbudet. Bestillings- og faktureringsbetingelser E - handelssystem Oppdragsgiver er inne i en prosess der elektronisk handel er i ferd med å bli tatt i bruk på våre rammeavtaler. Det innebærer at ansatte hos oppdragsgiver ved behov skal kunne gå inn på en web - basert elektronisk portal og foreta avrop. For leverandør kreves det at bestilling av varer som et minimum skal kunne gjøres pr e-post, telefon og telefaks. Det er ønskelig, men ikke påkrevd med et e handelssystem. Vi ønsker derimot at disse leverandørene skal beskrive hvordan de er forberedt til denne type handel. Det forventes at tilbyder er aktiv i samarbeidet med oppdragsgiver vedrørende innføring av elektronisk handel. Leverandører som blir tildelt kontrakt må undertegne en samhandlingsavtale når kontrakt signeres. For utdypning og mer informasjon kan en lese om Markedsplassen på departementets hjemmeside som har følgende adresse: http://anskaffelser.no/e-handel/. Elektronisk faktura 1. juli 2012 skal kommunale og fylkeskommunale virksomheter kunne motta elektronisk faktura og kreditnota på standard format Elektronisk handelsformat EHF-. Dette er et XML-format som inneholder: Obligatoriske felt som må fylles inn for å oppfylle norsk regnskapsplikt Anbefalte felt felt som bruker vil ha stor nytte av, spesielt når det finnes en ordre i forkant Valgfrie felt som gir informasjon om fakturaens innehold For mer informasjon, se www.anskaffelser.no/e-handle/faktura. Den tilbyder som innstilles i konkurransen må: Produsere økonomi- og forbruksrapporter som skal kunne hentes -/ leveres elektronisk. Levere elektronisk faktura etter format som beskrevet ovenfor Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord og Storfjord skal ha faktura på elektronisk format umiddelbart. Dette vil i løpet av avtaleperioden også gjelde Lyngen kommune. Side 25 av 36