Saksframlegg Saksmappe Saksbehandlar 2012/2177-34 Ikke fordelt til saksbehandler Saksgang Saksnr Utval Møtedato Kommunestyret Rapport etter forvaltningsrevisjon av anbodskonkurransen om leige av omsorgsbustader Innstilling frå kontrollutvalet: Kommunestyret merkar seg at forvaltningsrevisjonen syner at det er gjennomført fleire feil i anskaffinga av omsorgsbustader i. Kommunestyret meiner at kommunen må sikre at førebuing og gjennomføringa av anbodskonkurransar skjer i samsvar med relevante føresegner i anskaffingsregelverket. På bakgrunn av dette ber kommunestyret rådmann syta for å sikre at: 1. Offentlege anskaffingar er tilstrekkeleg førebudd og at det er gjort ei tilstrekkeleg vurdering av kva delar av anskaffingsregelverket som gjeld. 2. Det går klart fram av kunngjering og konkurransegrunnlag kva type kontrakt og type anskaffing det er snakk om og kva delar av regelverket som gjeld. 3. Det vert involvert tilstrekkeleg med innkjøpsfagleg kompetanse ved førebuing og gjennomføring av anbodskonkurransar. 4. Det blir ført anskaffingsprotokoll for anskaffingar over kr 100 000. 5. Alle klagar i anskaffingssaker får ei forsvarleg klagehandsaming. 6. Eventuelle avvisingar av leverandørar blir tilstrekkeleg grunngjeve. 7. Kommunen gjennomgår sine system og rutinar for offentlege anskaffingar og sikrar at desse er tilstrekkeleg kjent og nytta i organisasjonen. 8. Folkevalde har tilstrekkeleg kunnskap om kva tilfelle det vil vera naudsynt å be om å få vurdert sin habilitet. side 1
Kommunestyret ber om at det innan 01.10.14 vert lagt fram ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane frå rapporten, når tiltak skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksettinga. Bakgrunn for saka: I formannskapsmøte 05.12.13 vart notat om «Gjennomgang av avlyst anbodskonkurranse omsorgsbustader» drøfta. Anbodskonkurransen var då avlyst, og det vart drøfta korleis ein skulle gå fram vidare for å få etablert omsorgsbustader. Det vart bestemt at saka skulle sendast over til kontrollutvalet. Det er ikkje ført noko om dette i protokollen frå møte 05.12.14, men ordførar har sendt slik mail 15.01.14. til kontrollutvalet v/sekretariatet: «Det er rett at det ikkje står noko i protokollen om at saka skal til kontrollutvalet. Det skal den etter drøfting i formannskapet 05.des. var det eit klart signal frå formannskapet om at saka skulle ha ein gjennomgang og då av kontrollutvalet.» I sitt møte 18.02.14 tok såleis kontrollutvalet opp sak om «Gjennomgang av avlyst anbodskonkurranse omsorgsbustader». Det var ikkje gjeve signal om kva føremål og problemstillingar kontrollutvalet skulle sjå på, så saka vart drøfta ut frå framlagde opplysningar. Det vart og drøfta om Deloitte var habil til å utføra arbeid med gjennomgang av saka. Dei hadde opplyst at dei var revisor for eit firma som var tilbydar i anbodskonkurransen, men som ikkje vart godkjent som tilbydar, og heller ikkje klaga på denne avgjerda. Konklusjonen vart at Deloitte var habile. Det vart gjort slikt vedtak i kontrollutvalet 18.02.14: 1. «Valg av revisor: Kontrollutvalet meiner Deloitte er habil til å utføra gjennomgangen av sak om anbodskonkurranse omsorgsbustader for kontrollutvalet. Kontrollutvalet ber om at Deloitte legg fram prosjektplan for arbeidet med frist 10 dagar frå møtedato. 2. Prosjektplan vert å senda ut på mail til utvalsmedlemmane til uttale. 3. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å endeleg godkjenna prosjektplanen før oppstart av prosjektet.» Av prosjektplanene som vart godkjent av utvalet går det fram at føremål og problemstillingar skulle vera: «Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke og vurdere om regelverket for offentlege anskaffingar er følgd når det gjeld anbodskonkurranse om leige av omsorgsbustader i. Med bakgrunn i føremålet med prosjektet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. Har utlysing og evaluering av anbodskonkurransen blitt gjennomført i samsvar med regelverket? a. Er anskaffinga tilstrekkeleg godt førebudd? b. Er konkurransegrunnlaget føremålstenleg og utarbeidd i samsvar med krav i anskaffingsregelverket? c. Har anbodsopninga blitt gjennomført i samsvar med krav i anskaffingsregelverket? d. Er anbodsevalueringa gjennomført på ein føreseieleg måte, med likebehandling av leverandørar? e. Er anbodsevalueringa tilstrekkeleg dokumentert? f. I kva grad er forvaltningslova sine krav til habilitet følgd i førebuinga og gjennomføringa av anbodskonkurransen? 2. I kva grad er klagehandsaminga handtert i samsvar med krav i anskaffingsregelverket? side 2
3. I kva grad er konkurransen avlyst i samsvar med krav i anskaffingsregelverket? 4. I kva grad har system og rutinar som bidrar til å sikre at anskaffingar blir gjennomført i samsvar med regelverket?» Prosjektet er avgrensa til å ha fokus på gjennomføring av den konkrete anbodskonkurransen av leige av omsorgsbustader. Drøfting: Deloitte har nå utført arbeid med forvaltningsrevisjon av anbodskonkurranse om leige av omsorgsbustader. Revisjonsrapport er levert og ligg ved. Rådmannen sin uttale til rapporten følgjer som vedlegg 1. Deloitte har nytta dokumentanalyse og intervju som metodar for å få fram informasjon som skal ligga til grunn for gjennomgangen. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet si bestilling. Rapporten er grundig, og det vert på ein tilfredstillande måte skildra kva kommunen bør ha fokus på når det gjeld vidare arbeid med anskaffingar og anbodsinnhenting. Sekretariatet har m.a. merka seg dette i samandraget i rapporten: «Etter revisjonen si vurdering er ikkje anskaffinga godt nok førebudd av, og kunngjeringsteksten og konkurransegrunnlaget har fleire manglar. Det er også gjort ei rekke feil i gjennomføringa av konkurransen.» Vidare går det fram av samandraget i rapporten at Deloitte kjem med desse tilrådingane, jf. også pkt. 6, Tilrådingar: «Forvaltningsrevisjonen syner at det er gjennomført fleire feil i anskaffinga av omsorgsbustader i. Revisjonen meiner at kommunen må sikre at førebuing og gjennomføringa av anbods-konkurransar skjer i samsvar med relevante føresegner i anskaffingsregelverket. Revisjonen vil difor tilrå at : 1. Sikrar at offentlege anskaffingar er tilstrekkeleg førebudd og at det er gjort ei tilstrekkeleg vurdering av kva delar av anskaffingsregelverket som gjeld. 2. Sikrar at det går klart fram av kunngjering og konkurransegrunnlag kva type kontrakt og type anskaffing det er snakk om og kva delar av regelverket som gjeld. 3. Sikrar at det blir involvert tilstrekkeleg med innkjøpsfagleg kompetanse ved førebuing og gjennomføring av anbodskonkurransar. 4. Sikrar at det blir ført anskaffingsprotokoll for anskaffingar over kr. 100 000. 5. Sikrar at alle klagar i anskaffingssaker får ei forsvarleg klagehandsaming. 6. Sikrar at eventuelle avvisingar av leverandørar blir tilstrekkeleg grunngjeve. 7. Gjennomgår kommunen sine system og rutinar for offentlege anskaffingar og sikrar at desse er tilstrekkeleg kjent og nytta i organisasjonen. 8. Sikrar at folkevalde har tilstrekkeleg kunnskap om kva tilfelle det vil vere naudsynt å be om å få vurdert sin habilitet.» Konklusjon: Rapporten konkluderer med at det er ei rekke tiltak som snarast må sikrast, for at førebuing og gjennomføring av anbodskonkurransar kan gjennomførast i tråd med relevante føresegner i anskaffingsregelverket. Deloitte tilrår i 8 punkt kva må syta for når det gjeld liknande i framtidige prosjekt. Forslag til innstilling byggjer m.a. på desse tilrådingane. side 3
Sekretariatet meiner kontrollutvalet i tillegg bør tilrå at kommunestyret ber rådmann om å følgja opp tilrådingane. Det bør gjerast tilråding om å setja ein frist på å melda tilbake til kommunestyret og kontrollutvalet om kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksettinga. Forslag til innstilling Kommunestyret merkar seg at forvaltningsrevisjonen syner at det er gjennomført fleire feil i anskaffinga av omsorgsbustader i. Kommunestyret meiner at kommunen må sikre at førebuing og gjennomføringa av anbodskonkurransar skjer i samsvar med relevante føresegner i anskaffingsregelverket. På bakgrunn av dette ber kommunestyret rådmann syta for å sikre at: 1. Offentlege anskaffingar er tilstrekkeleg førebudd og at det er gjort ei tilstrekkeleg vurdering av kva delar av anskaffingsregelverket som gjeld. 2. Det går klart fram av kunngjering og konkurransegrunnlag kva type kontrakt og type anskaffing det er snakk om og kva delar av regelverket som gjeld. 3. Det vert involvert tilstrekkeleg med innkjøpsfagleg kompetanse ved førebuing og gjennomføring av anbodskonkurransar. 4. Det blir ført anskaffingsprotokoll for anskaffingar over kr 100 000. 5. Alle klagar i anskaffingssaker får ei forsvarleg klagehandsaming. 6. Eventuelle avvisingar av leverandørar blir tilstrekkeleg grunngjeve. 7. Kommunen gjennomgår sine system og rutinar for offentlege anskaffingar og sikrar at desse er tilstrekkeleg kjent og nytta i organisasjonen. 8. Folkevalde har tilstrekkeleg kunnskap om kva tilfelle det vil vera naudsynt å be om å få vurdert sin habilitet. Kommunestyret ber om at det innan 01.10.14 vert lagt fram ein handlingsplan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane frå rapporten, når tiltak skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksettinga. Saksprotokoll i Kontrollutvalet i - 11.06.2014 Handsaming i møtet: Birte Bjørkelo frå Deloitte orienterte innleiingsvis om rapporten. Ho og Stine Karoline Olsen svara på spørsmål frå utvalet, og dei fekk gode tilbakemeldingar på at rapporten var grundig. Det var utvalsmedlemmer som bl.a. gav uttrykk for at dei hadde merka seg dette: side 4
At representantar frå Kvinnherad vekstbedrift som var intervjua, ikkje ville verifisera intervjua etterpå, med den følgje at mottekne opplysningar under intervjua ikkje kunne nyttast i rapporten. Deloitte meinte likevel at dei hadde motteke dei opplysningane som var relevante for problemstillingane frå anna hald. At revisor ikkje fekk tilgang til styrevedtak i Kvinnherad Vekstbedrift, eller dato for vedtaket, der verksemda skulle ha gått inn for å driva med utleigeverksemd. At klientgruppa det gjeld burde vore uttrykt noko annleis. At revisor burde få presentera rapporten på kommunestyremøtet. Det vart elles peika på eit par andre kommunale innkjøp, i andre saker. Ordføraren vart og utfordra på kva som kunne vera aktuelle tiltak. Ho peika både på kva rådmannen må arbeida med å få på plass, jmf. tilrådingane i rapporten, og at bruk av ekstern kompetanse innan innkjøp kan vera aktuelt. Framlegg til innstilling, samt ei oppmoding frå utvalet om at revisor måtte få presentera rapporten når den kjem opp i kommunestyret, vart samrøystes vedteke. Vedlegg: Forvaltningsrevisjon av anbodskonkurranse om leige av omsorgsbustader side 5