Seriøsitet i offentlige kontrakter krav til lønns- og arbeidsvilkår Anne Cathrine Jacobsen Seniorrådgiver
Hvorfor motvirke sosial dumping i offentlige kontrakter? Det handler om å kreve anstendige lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakerne og sikre konkurranse på like vilkår for bedriftene.
Regjeringens strategi mot arbeidslivskriminalitet Regjeringen ønsker å bekjempe arbeidslivskriminalitet og fremme seriøse og gode arbeidsforhold Offentlige innkjøp er et viktig strategisk verktøy Veileder om beste praksis for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser Samarbeidsprosjekt med ASD, KS og AT
Kort om samarbeidsprosjektet: Riksrevisjonenes rapport om myndighetenes arbeid mot sosial dumping (Dokument nr. 3:14 (2015 2016) Offentlige virksomheter etterlever ikke i tilstrekkelig grad regelverket Anbefaler styrket innsats mot sosial dumping i offentlige kontrakter Arbeids- og sosialdepartementet: Samarbeid med KS om et prosjekt for informasjons- og kompetansetiltak om forskriften rettet mot offentlige kontrakter i kommunesektoren
Veileder om beste praksis: Beste praksis Bygg og anlegg Renhold Nyttig for alle offentlige virksomheter Mer samordnede krav og praksis overfor leverandørene
Krav til lønns- og arbeidsvilkår -regelverk Ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med: Gjeldende allmenngjøringsforskrifter Gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje Minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen
Anskaffelsesprosessen viktige steg for å sikre seriøse leverandører Avklare behov og planlegge Gjelder forskrift om lønns- og arbeidsvilkår? Allmenngjort område? Påseplikt Risiko for sosial dumping og arbeidslivskriminalitet Hvordan følge opp? Kunngjøre konkurranse Kvalifikasjonskrav Krav til ytelse Tildelingskriterier Kontraktskrav Krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjonsplikt og sanksjoner Kontrakts-oppfølging Nødvendig kontroll: Egenrapportering Risikovurdering Dokumentasjonsgjennomgang Stedlig kontroll?
Planlegging av konkurranse: Du må vurdere om forskriften gjelder Tjeneste, bygg eller anlegg? Verdi? Allmenngjort område?
Vurder risiko allerede på planleggingsstadiet! Vurdere bransje og risiko Markedsundersøkelse Ambisjonsnivå Nye bestemmelser i forskrift om offentlige anskaffelser: Krav til egenerklæring (ESPD): Dersom en leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle kvalifikasjonskrav, skal det leveres et eget utfylt egenerklæringsskjema for underleverandøren Kreve at leverandøren oppgir i tilbudet hvilke underleverandører man planlegger å bruke og hvilke deler av kontrakten leverandøren planlegger at underleverandører skal gjennomføre.
Maksimalt to ledd i leverandørkjeden Forskrift om offentlige anskaffelser 8-13 og 19-3 Begrense antall ledd i leverandørkjeden i bransjer med store utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet Renhold Bygg og anleggsarbeider
Rutiner og ansvar SKAL Ha skriftlige systemer og rutiner (allmenngjorte områder) - påseplikt Om nødvendig følge opp at kravene etterleves BØR Ha skriftlige systemer og rutiner (alle bransjer) Dokumentere ansvarsfordelingen Sørge for nødvendige ressurser og kompetanse KAN Forankre arbeidet i ledelsen Lage strategi, mål og måleparametre Rapportere
Lørenskog kommunes strategi mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping Strategien gjelder i anskaffelse av varer, tjenester og entrepriser. Innkjøpsseksjonen skal: Omtale målsettingene for arbeidet mot sosial dumping i relevante strategidokumenter Sørge for at det utarbeides nødvendige rutiner for oppfølging Innkjøpsseksjonen ansvarlig for oppfølging Se mer på www.anskaffelser.no/verktoy/strategi-motarbeidslivskriminalitet-og-sosial-dumping
Påseplikt allmenngjorte områder: Påseplikt innebærer: Plikt til å informere leverandører eller underleverandører om hvilke krav til lønns- og arbeidsvilkår som gjelder (allmenngjøringsforskrift) Plikt til å iverksette systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskriften etterleves Gjelder uavhengig av verdi på kontrakten I kontrakten skal det fremgå at arbeidstakere minst skal ha lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskriften
Kontraktinngåelse Skal Kontraktsfeste at leverandøren og eventuelle underleverandører skal følge krav til lønns- og arbeidsvilkår iht. forskriften Kontraktsfeste dokumentasjonsplikt Kontraktsfeste hensiktsmessige sanksjoner Bør Kontraktsfeste bruk av egenrapporteringsskjema Kan Sanksjoner ved innsending av dokumentasjon
Mal for kontraktskrav: Difi har utarbeidet standardiserte kontraktskrav for lønns- og arbeidsvilkår som kan brukes i alle anskaffelser Kontraktskravene kan klippes og limes rett inn i egne kontrakter Vær oppmerksom på at Difis standardkrav følger forskriften ordrett, men med tillegg for revisjonsadgang
Kontrollplikt Forskriften 7: «Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv.» Konkret vurdering i hver kontrakt
Egenrapportering Egenrapportering Kontraktsfeste egenrapportering fra leverandør Kontraktsfeste egnede sanksjoner ved manglende dokumentasjon Risikovurdering Gjennomføre risikovurdering basert på egenrapportering
Mal for egenrapportering: Vi anbefaler at dere starter kontrollen med egenrapportering Mal for egenrapportering på www.anskaffelser.no/verktoy/egenraportering -om-lonns-og-arbeidsvilkar Vi anbefaler at dere tar kontakt med leverandøren en til to uker etter at dere har oversendt skjemaet og hører om de har noen spørsmål. Det vil også lette arbeidsbyrden deres når dere skal tolke svarene Skjemaet skal, med mindre annet er avtalt, leveres til dere som oppdragsgiver innen én måned etter at kontrakten har startet. Når dere får det i retur, bør dere ta en risikovurdering av svarene for å se om dere skal gå videre til dokumentasjonsgjennomgang Veiledning til egenrapporteringsskjemaet finnes også på våre hjemmesider!
Risikovurdering: Risikovurdering som en del av anskaffelsesprosessen (forberedelsesfasen) Formål: 1. Å identifisere og skille de kontraktene med leverandører som krever ytterligere kontroll og oppfølging fra kontrakter hvor det kan være tilstrekkelig å ha vurdert risikoen for sosial dumping hos leverandøren som lav 2. Gjøre en konkret undersøkelse og vurdering av relevante risikomomenter ved anskaffelsen og leverandøren knyttet til uakseptable lønns- og arbeidsvilkår
Risikovurdering Konkret helhetsvurdering av anskaffelsen og leverandøren: Omfang avhenger av risikobildet Renholdstjenster vs. advokattjenester Konkludere etter at tilbud er mottatt og kontrakt er tildelt Anskaffelsens risikonivå gir en indikasjon på nivået på senere kontroll Minimum vise at det er foretatt en risikovurdering av alle anskaffelser som omfattes av forskriften Må dokumenteres!
Risikomomenter: Bransje Bruk av utenlandsk arbeidskraft Tidligere erfaringer: Har oppdragsgiveren kjøpt tilsvarende tjenester fra leverandøren tidligere eller har kjennskap til leverandørens/bransjens forretningspraksis fra tidligere oppdrag? Kontraktsverdi og varighet: Kontrakter med stor verdi og lang varighet Bruk av underleverandører
Verktøy for risikovurdering av lønns- og arbeidsvilkår Verktøyet er delt i to deler: Gjennomgang av erfaringer og opplysninger som er utgangspunktet for risikovurderingen Vurdering før/uten mottatt egenrapportering Vurdering etter mottatt egenrapportering Risiko er produktet av sannsynlighet og konsekvens Se på kolonnen «Økt risiko for brudd» i del 1 når du skal tallfeste sannsynlighet Gule og røde markeringer øker sannsynligheten for brudd Mange gule eller røde markeringer på «Resultat» indikerer om du bør gjøre en dokumentasjonsgjennomgang
Dokumentasjonsgjennomgang: SKAL Gjennomføre nødvendig kontroll - kontrollplikten Overholde taushetsplikt BØR Prioritere kontrollinnsatsen basert på risikovurderingen Innhente og gjennomgå relevant dokumentasjon Innhente relevante tariffbestemmelser Legge til rette for kontradiksjon
Aktuell dokumentasjon: Difi har utviklet en mal for dokumentasjonsgjennomgang Aktuelle dokumenter som bør innhentes: Arbeidsavtaler Timelister Lønnsslipper Evt. Kontoutskrifter Arkiver skjema i tilknytning til kontrakten!
Rapport etter kontroll: Dokumenter gjennomført kontroll i henhold til forvaltningsloven og arkivloven Vi anbefaler at du lager et notat etter risikovurdering og/eller gjennomført kontroll Kan bruke Difis mal for rapport etter kontroll (www.anskaffelser.no/verktoy/rapport-etterkontroll-av-lonns-og-arbeidsvilkar
Stedlig kontroll Med mindre oppdragsgiver har kontraktsfestet adgang til å gjennomføre stedlig kontroll, hjemler ikke forskriften slik kontroll Difis standard kontraktskrav for lønns- og arbeidsvilkår gir deg adgang til å foreta kontroller hos leverandør og underleverandør, og på stedet der arbeidet utføres Ingen plikt til å innta slike klausuler Alternativet er å varsle kontrollorganene
Røde flagg: Eksempler på faresignaler: Mange klager på samme leverandør på kvaliteten på utført arbeid Skifte av personell eller kontaktperson Arbeidet utføres til andre tidspunkt enn avtalt Firmaet endrer navn, men beholder organisasjonsnummer eller omvendt Arbeidstilsynet gir leverandøren pålegg Medieoppmerksomhet om en leverandørs forhold
E-læringskurs fra Difi: Innføring i oppfølging av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter og annet relevant regelverk. Filmer, spørsmål og utdypende informasjon om sosial dumping i offentlige anskaffelser. Praktisk tilnærming https://laeringsplattformen.difi.no/ kurs/991825827/hvordan-unngasosial-dumping-i-offentligeanskaffelser-et-e-laeringskurs
Tilgjengelige verktøy og maler fra Difi: Kontrakskrav for lønns- og arbeidsvilkår Egenrapporteringsskjema lønnsog arbeidsvilkår Risikovurderingsverktøy Mal for dokumentgjennomgang Mal for rapport etter kontroll Flytskjema Veiledning og maler finner du her: https://www.anskaffelser.no/sosial -dumping
Takk for oppmerksomheten! acj@difi.no Tlf. 47 33 73 53 @cathrineskogal