Universitetsdirektøren Deres ref.: Vår ref.: 2009/3873 ASS032/ 021 Dato: 12.10.2009 FORMIDLING OG PROFILERING INNSPILL TIL UIT HANDLINGSPLAN FOR 2009-2013 1) En begrepsavklaring er helt nødvendig. Hva forstås med kommunikasjon? Hva forstås med formidling? Hva forstås med informasjon? Begrepet formidling brukes i mange sammenhenger som synonym til begrepet kommunikasjon. Kommunikasjon er et verktøy for å nå mål og løse oppgaver på linje med andre virkemidler som juridiske, økonomiske og organisatoriske virkemidler. Kommunikasjon betegner prosessen, mens informasjon er budskapet. Informasjon er det som blir formidlet i en kommunikasjonsprosess. Formidling av informasjon/formidling er tiltak som kan brukes for å nå de ulike målene UiT har satt seg. Begrepet forskningsformidling inkluderer tre typer formidling, jf. Norges forskningsråd: Vitenskapelig forskningsformidling, brukerrettet forskningsformidling og allmennrettet forskningsformidling. 2) Det er nødvendig å plassere ansvar og myndighet når det gjelder kommunikasjon og formidling ved UiT. Hva er hver enkelt medarbeiders plikt og myndighet? Hva er lederes ansvar? Hva hviler på UiT sentralt? Hva har fakultetsnivået og instituttnivået ansvar for? Hvilken rolle skal de ulike kommunikasjonsenhetene i SADM og lenger ned i organisasjonen ha i forhold til resten av organisasjonen og i forhold til hverandre? 3) UiT bør også fastsette og skriftliggjøre noen overordnede kommunikasjonsprinsipper for kommunikasjonsarbeidet ved UiT. 4) Det bør utarbeides egne årlige handlingsplaner for kommunikasjon knyttet til strategien både ved UiT sentralt og ved de øvrige nivåene/enhetene. 5) En kommunikasjonsstrategi for UiT bør inkludere kommunikasjon sett som verktøy for å kunne nå ALLE typer mål UiT setter seg, altså uansett hvilket område det er snakk om, samtidig som strategien må inkludere SPESIFIKKE kommunikasjonsmål. DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET Universitetet i Tromsø, No-9037 TROMSØ, tlf +47 77 64 40 00, e-post postmottak@fagmed.uit.no, http://uit.no førstekonsulent Åshild Strømmesen, tlf +47 77 64 46 01, faks +47 77 64 53 00, e-post ashild.strommesen@uit.no
Disse to tilnærmingene er ikke gjort tydelig i strategidokumentet for UiT 2009-2013, og bør klargjøres i det videre strategiarbeidet for kommunikasjon og formidling ved UiT som helhet og i de fakultetsvise strategiene. Det bør legges føringer fra UiT sentralt som gjør at arbeidet med kommunikasjon blir integrert i det daglige arbeidet ved UiT og at hver enkelt medarbeider blir bevisst sitt ansvar for kommunikasjon. Det må legges praktisk bedre til rette for at alle medarbeidere skal kunne bidra til å nå UiTs målsettinger ved hjelp av kommunikasjon som verktøy, for eksempel ved at det fins enkle maler for å lage informasjonsplaner, og at det i ethvert prosjekt eller prosess inkluderes vurdering av kommunikasjonstiltak overfor relevante målgrupper internt og eksternt. 6) I UiTs strategidokument for 2009-2013 er det vedtatt sju spesifikke mål knyttet til formidling og profilering. Vi vil her understreke at man for å nå disse målene ikke bare setter i verk kommunikasjonstiltak, men også andre tiltak som kan bidra til å nå disse sju spesifikke målene innen formidling og profilering. Vi kommenterer under de spesifikke målene hver for seg: Mål 1 antall primærsøkere til UiT skal øke, spesielt antallet fra Sør-Norge For enkelte lukkede studier, som for eksempel profesjonsstudiet i medisin og tannlegestudiet, er de fleste plassene forbeholdt søkere fra Nord-Norge. Dette er gjort for å rekruttere flere nordnorske arbeidstakere til arbeid i Nord-Norge innen disse yrkene. Når det gjelder disse studiene, er mål 1 ikke uproblematisk. Å øke søkere generelt er bra, men når omfanget av opptaket fra Sør-Norge er så begrenset, bør innsatsen rettes mot å øke antall primærsøkere fra nord og ikke fra sør. Fornøyde studenter er den beste reklamen et studium kan ha. Dette bør det legges vekt på å kommunisere, og studenter bør brukes aktivt i rekrutteringsarbeidet. UiTs fortrinn sammenlignet med mange andre utdanningsinstitusjoner må synliggjøres i markedsføringen, som for eksempel boltreplass per student, antall studenter per ansatt, beliggenhet i forhold til byliv og naturliv, aktivt studentliv med mange studentgrupper osv. Tiltak som kan gjøre eksisterende studenter enda mer fornøyd, vil derfor også være gode tiltak for studentrekruttering. Tiltak for å bedre læringsmiljø og kvalitet i undervisningen m.m. må derfor vektlegges. Samarbeidet mellom UiT, vertskommunen Tromsø og nærings- og kulturlivet i Tromsø er også viktig i denne sammenhengen. Mange studenter har familie, og en attraktiv by med mange muligheter vil innvirke på populariteten som studentby. Vi vil her også vise til mål 6.5 Mål 5: UiT skal utforme mål og virkemidler for å rekruttere og beholde vitenskapelig personale. Kvinneandelen i toppstillinger (professor og dosent) skal økes til 30 % og mål 4.4. Mål 4: ( ) Minst 15 % av studentene ved UiT skal være utenlandske studenter ( ). 2
Selv om målgruppene er forskjellige for de nevnte målene her (norske primærsøkere og da særlig fra Sør-Norge, forskere av begge kjønn, kvinnelige forskere og potensielle studenter med utenlandsk statsborgerskap), bør målene 5.1., 6.5 og 4.4. ses i sammenheng da tiltakene kan ha overføringsverdi. Også mål 6.3 er av relevans her: ( ) Nye ansatte skal tas imot og integreres på en god måte. Mål 2: UiT skal styrke forskningsformidlingen til allmennheten. Dette målet bør prioriteres svært høyt da dette målet i seg selv også vil være tiltak for å nå de fleste av de seks andre kommunikasjonsmålene som er satt, inkludert rekruttering av studenter. Målet må også ses i nær sammenheng med mål 3.2, mål 2: Alle vitenskapelig ansatte skal publisere resultater av sin forskning/og eller sitt faglige og kunstneriske utviklingsarbeid i egnede kanaler. Samspillet mellom faglig utviklingsarbeid og kunstnerisk arbeid skal styrkes. Tiltakene bør være konsentrert om flere områder, blant annet: a) Å gjøre det økonomisk lønnsomt å drive med allmennrettet forskningsformidling. Det må øremerkes midler til dette. b) Innføre andre tiltak som kan heve status for allmennrettet forskningsformidling, for eksempel gjennom å opprette flere priser for allmennrettet formidling blant studenter og ansatte og markering av formidlingssuksesser. c) Øke bevisstheten blant UiTs egne forskere når det gjelder ansvar for og betydning av allmennrettet forskningsformidling. Tilbud om ulike kurs i kommunikasjon må være inkludert, og da med fokus både på skriftlig, muntlig og annen type formidling. d) Øke bevisstheten blant UiTs framtidige forskere, dvs. studentene. Tiltak blant masterstudenter som for eksempel Institutt for farmasi gjennomfører, kan være fruktbart både for masterstudenter og Phd-studenter. e) Øke bevisstheten blant UiTs ledere, som har et særlig ansvar for kommunikasjon inkludert allmennrettet forskningsformidling. Kompetanseheving innen kommunikasjon. Skape kultur for at faglige ledere aktivt selger inn forskningsstoff internt og eksternt med tanke på profilering via UiTs nyhetstjenester og eksterne media. f) Økt aktivitet overfor media fra UiTs side, systematisk innsalg av stoff. Bør koordineres av UiTs egne enheter for kommunikasjon. g) Maksimal utnyttelse av UiTs egne kanaler for formidling UiTs nettsider, forskningsmagasinet Labyrint, forskning.no, Universitetsmuseet, Universitetsbiblioteket, forskning.no (medeier), UiTs egne lokaler (for debatter, konferanser, arrangementer m.m.) m.m. h) Hver enkelt forsker kan gjøre en innsats for økt forskningsformidling til allmennheten, men UiT må også styrke antall medarbeidere som er profesjonelle formidlere dersom forskningsformidlingen til allmennheten skal styrkes. UiT har per i dag for få ansatte med denne typen kompetanse, både når det gjelder journalistikk og kompetanse for mer nyskapende former for formidling gjennom kunst, multimedia etc. i) For å styrke samspillet mellom faglig utviklingsarbeid og kunstnerisk arbeid som også kan resultere i nyskapende forskningsformidling - bør UiT samarbeide med eksterne kunstinstitusjoner i tillegg til å spille på egne krefter innen det kunstfaglige, inkludert Det kunstfaglige fakultet. 3
i) UiT legger mye arbeid og ressurser i Forskningsdagene, som arrangeres i slutten av september hvert år. Dette bør fortsatt prioriteres høyt, men det må settes inn tiltak som kan gjøre UiT berettiget til å kunne si at vi har forskningsdager hele året. Mål 3: UiT skal utnytte strategisk viktige kommunikasjonskanaler for økt synlighet og understøttelse av UiTs strategiske mål. Nettet er UiTs hovedkanal for all kommunikasjon. Men ambisjonene her står ikke i forhold til ressursene som er satt av til å kunne vedlikeholde og videreutviklet nettet som kanal. Antall medarbeidere som jobber med nett på heltid ved UiT må økes, både i SADM og ved fakultetene i forhold til de ambisjoner og mål man setter seg. Alle ansatte må jevnlig få tilbud om kompetansehevende kurs både i forhold til det praktiske og tekniske rundt nettpublisering, men også i forhold til å utnytte nettet som formidlingskanal. Media må ses som en viktig kommunikasjonskanal for UiT, både for å nå allmennheten og for å nå mer spesifikke målgrupper, som politikere, næringslivsaktører osv. Deler av innspillene på mål 2 kan også ses som innspill til mål 3. Mål 4: UiTs nettsider skal være primærkanal for alle typer informasjon om UiT, både internt og eksternt, nasjonalt og internasjonalt. Se punktet over. Nettsidene må inneholde informasjon ikke bare på norsk, men også engelsk og andre språk. Dette må det legges til rette for i nettpubliseringsløsningen. Med tanke på populariteten til og bruken av sosiale medier, samt den betydningen hver enkelt student og ansatt har som ambassadører for UiT, må bruk av sosiale medier inkluderes i tiltakene. UiT utnytter i liten grad nettet som medium. UiTs nettsider er teksttunge, med lite bruk av bilder, illustrasjoner, video m.m. Dersom UiT skal kunne utnytte nettet som medium, må det visuelle vektlegges mer, og det må være flere ansatte som behersker de ulike verktøyene. Mål 5: Open access skal være den foretrukne formidlingskanal for forskningsresultater. For vitenskapelig forskningsformidling kan Open access være foretrukket kanal, men det må balanseres i forhold til andre mål som krav om publikasjonspoeng og bruk av nivå 1 og nivå 2 tidsskrifter. Videre er bruk av Open access forbundet med høyere publiseringskostnader noe som gå ut over hardt tiltrengte dirftsmidler til egen forskning. Er UiT villig til å opprett en budsjettpost som skal fasilitere bruk av Open access tidsskrifter. Mål 6: UiT skal være en tydelig regional aktør og ha tett samarbeid med relevante institusjoner og organisasjoner i landsdelen. 4
For Det helsevitenskapelige fakultets vedkommende og sikkert også for flere fakulteter vil det være særlig viktig å styrke samarbeidet med kommunene og fylkeskommunene, i tillegg til helseforetakene. Stikkord: Samhandlingsreformen. Bedre samhandling internt mellom egne studier må også ses i sammenheng med dette. Økt fokus på praksis i studiene og da ikke bare i fag som tradisjonelt har hatt praksis vil kunne være et virkemiddel her. UiT må også i større grad delta i samfunnsdebatten, blant annet ved å ta initiativet til debatt rundt aktuelle tema innen helse, skole, fiskeri eller hva det måtte være. UiT er i for liten grad på banen når det gjelder å sette dagsorden. UiT bør invitere til debatter m.m. i Tromsø, men også i distriktene. Satsing på alumniarbeid (kontakt med og mellom tidligere studenter) vil kunne være et viktig tiltak her da uteksaminerte kandidater fra UiT er spredt i hele landsdelen og er ansatt ved de institusjonene og organisasjonene man ønsker å ha tett samarbeid med. Mål 7: UiT skal være kjent for sitt internasjonale engasjement innen utdanning, forskning og solidaritetsarbeid. Hva slags internasjonalt engasjement har UiT når det gjelder utdanning, forskning og solidaritetsarbeid? Et viktig tiltak i første omgang vil være å kartlegge og synliggjøre dette engasjementet for alle UiTs ansatte og studenter. Overfor hvem er det viktig å gjøre dette engasjementet kjent? Og hvorfor? UiT er et svært internasjonalt universitet med tanke både på andelen utenlandske studenter og ansatte. Dette er lite eksponert både internt og eksternt. Både studenter og ansatte ved UiT oppholder seg i utlandet i lengre eller kortere perioder som for eksempel utvekslingsstudenter, gjesteforskere eller konferansedeltakere. I løpet av ett år har mange steder i verden hatt besøk av en ambassadør fra UiT. Dette burde UiT utnytte mer systematisk ved for eksempel å lage materiell/infopakker som kan spres av UiTs representanter i utlandet. Også viktig: Tromsø er en internasjonal by kan være nyttig og viktig å se på tiltak som kan gjennomføres i samarbeid med Tromsø kommune og Troms fylkeskommune. 7) UiTs øvrige mål og kommunikasjon som verktøy for å nå disse målene: Det er satt 7 spesifikke mål for området formidling og profilering som vi har kommentert ovenfor. Kommunikasjon er også et verktøy som kan bidra til å nå de øvrige målene UiT har satt. Når det skal knyttes tiltak til de ulike målene, må man derfor også sørge for å vurdere kommunikasjonstiltak sammen med andre typer tiltak. Det vil bli for omfattende å kommentere hvert av de øvrige målene UiT har satt i strategidokumentet for perioden 2009-2013. Vi vil derfor bare kommentere noen få av dem spesielt. 5
6.2 Mål 2: UiT skal verdsette forsknings- og utviklingsarbeid, undervisning og formidling på likeverdige vilkår. Dette er et mål som må prioriteres høyt både med tanke på å kunne bruke kommunikasjon som verktøy for å nå mål generelt og med tanke på formidling om undervisning og forskning spesielt. Allmennheten som målgruppe for formidling krever særskilte tiltak. For å nå mål 6.2 må UiT innføre en egen pott til formidling i budsjettsammenheng. Denne potten må fordeles på en slik måte at forskere som prioriterer å formidle til allmennheten får direkte uttelling i form av ekstra tilførte midler til sin forskergruppe. Noe av midlene må også gå til å legge infrastrukturen for formidling bedre til rette (nett, maler som kan integreres i det daglige arbeidet, flere profesjonelle formidlere som kan bistå øvrige ansatte m.m.) 6.7 Mål 7: UiT skal kjennetegnes av godt samspill mellom de ulike aktører og nivåer i organisasjonen og ha gode rutiner og systemer for intern kommunikasjon. 6.8. Mål 8: UiT skal ha åpen diskusjon og nær samhandling på alle nivåer, preget av engasjement, kreativitet, likeverd og toleranse. Dette er særdeles viktige mål da god intern kommunikasjon er en forutsetning for god ekstern kommunikasjon. Skal hver enkelt ansatt kunne være en god ambassadør og medarbeider for UiT, forutsetter det god intern flyt av informasjon ved UiT. Linjeprinsippet i statens kommunikasjonsprinsipp må gjøres kjent i hele organisasjonen. Alle ansatte og særlig ledere må bevisstgjøres i forhold til sitt ansvar for kommunikasjon. UiT må etablere et intranett som fungerer, og som gjør det mulig å spre informasjonsbudskap til alle ansatte samlet, så vel som til enkeltgrupper. Kommunikasjonen mellom de ulike enhetene og studentene må bli bedre. Som for eksempel gjennom jevnlige møter mellom studenttillitsvalgte og fakultetsledelsen/instituttledelsen. Et annet tiltak kunne være at informasjon om og fra studentdemokratiet blir lett tilgjengelig på UiTs nettsider både på sentralt og lokalt nivå. Fronter er hovedkanal for informasjon mellom UiT og studentene. I vår tid er mye kommunikasjon som tidligere foregikk ansikt til ansikt, erstattet med elektronisk kommunikasjon, ikke minst e-post. Åpen diskusjon og nær samhandling på alle nivåer forutsetter en viss grad av direkte kommunikasjon. Ett tiltak som kan vurderes i denne sammenhengen er økt bruk av allmøter på ulike nivå. Kommunikasjon kan brukes målrettet for å skape lojalitet og engasjement hos medarbeidere og for å bygge opp en egen UiT-kultur. Vedlegg: 1 Menneske i organisasjonen - Innspill til UiT handlingsplan for 2009-2013 2 Innspill til UiTs strategi og handlingsplan 2009-2013, Utdanningsvirksomheten 3 Formidling og profilering - Innspill til UiT handlingsplan for 2009-2013 6
7