Ørland kommune Arkiv: 037-2007/1638 Dato: 18.04.2008 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Torbjørn Brandtsegg Saksnr Utvalg Møtedato Komite for kultur, miljø og kirke - Ørland kommune Kommunestyret - Ørland kommune Etablering av Kysten Kultursenter KF Vedlegg: 1 Utdrag av Kommuneloven kapittel 11 - Kommunalt og Fylkeskommunalt foretak 2 Utkast til Vedtekter for Kysten kultursenter KF - datert 17.04.08 Sakens bakgrunn og innhold Som et ledd i utviklingen av arbeidet med nytt kulturhus fremmes forslag om å etablere kulturhusets aktiviteter i et eget kommunalt foretak (KF). Dette begrunnes med at eget foretak er en mye brukt og hensiktsmessig måte å organisere drift av bl.a. kulturhus på. Saken og temaet var oppe til drøfting i styringsgruppen for kulturhuset våren 2007. Fagorganisasjonene har drøftet de prinsipielle sider ved organisering i eget foretak, men har så langt ikke blitt utfordret konkret om å uttale seg om saken. Slik uttalelse skal legges frem før behandlingen i kommunestyrets møte 25. april 08. Rettsgrunnlag Regler om kommunale foretak er gitt i Kommunelovens kapittel 11. Et kommunalt foretak er ikke en egen juridisk enhet, men del av kommunen, der kommunestyret bestemmer at en avgrenset del av kommunens virksomhet organiseres som et kommunalt foretak. Det vises til Kommunelovens 61. Et kommunalt foretak skal ha vedtekter. Kommunestyret bestemmer innholdet i vedtektene og evt. endringer i vedtektene kan kun vedtas av kommunestyret. Minimumskrav til innhold i vedtekter er: - Foretakets navn - Foretakets formål - Kommunen hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor - Antallet styremedlemmer - Annet som etter lov krever vedtaksbestemmelse Et kommunalt foretak ledes av et styre og en daglig leder. Daglig leder ansettes av styret. 1
Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret skal påse at foretaket drives i samsvar med vedtekter og formål. Videre skal styre påse at virksomheten drives i samsvar med kommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer kommunestyret har fastsatt. Styret har også rett til å opprette stillinger og nedlegge stillinger og har også myndighet til å ta avgjørelser i personalsaker, med mindre annet er bestemt i vedtektene. Det er styret som har ansvar for å føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styret utfører sin oppgave ved å avholde styremøter så ofte som det er nødvendig. Det vises til kommunelovens 67 og 68. Styret representerer foretaket utad og inngår avtaler innenfor foretakets område. Styret kan gi styrmedlem eller daglig leder representasjonsrett, jfr Kommunelovens 73. Kommunen kan i foretakets vedtekter begrense styrets myndighet. Daglig leders myndighet i et kommunalt foretak er regulert i Kommunelovens 71. Det er daglig leder som skal ha den daglige ledelse av foretaket. Stillingen er imidlertid direkte underlagt styret og må følge de retningslinjer styret har gitt. Daglig leder har ansvar for at regnskapsføring følger gjeldende regelverk og skal påse at foretaket har en forsvarlig formuesforvaltning. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Forholdet til den øvrige delen av kommunen Et kommunalt foretak er en del av kommunen. Det er imidlertid administrativt skilt ut fra kommunens øvrige administrasjon ved at det ledes av eget styre og daglig leder. Et kommunalt foretak har egne budsjetter og regnskap. Dette innebærer at den virksomhet foretaket driver blir synliggjort i sin helhet, atskilt fra kommunens øvrige aktivitet. Kommunens administrasjonssjef (rådmannen) har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Rådmannen har imidlertid rett til å instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved styrets behandling av saken. Det vises til Kommunelovens 72. Organisering Selskapets formål fremgår av forslag til vedtekter. Vedtektene gjenspeiler en organisering basert på at Virksomhetsområde kultur og Virksomhetsområde kulturskolen opphører, og at det etableres et nytt Virksomhetsområde kultur med en "kultursjef" som øverste leder. Det nye Virksomhetsområde kultur organiseres i prinsippet med to avdelinger hvorav KFet utgjør den ene avdelingen. De tjenestene som inngår i KFet er ihht utkastet til vedtekter; kulturhus (scene/arrangement), kulturskole, bibliotek, galleri og kino, dvs de aktivitetene som er planlagt skal ha sitt fysiske tilhold i det nye kulturhuset. Kultursjefen er daglig leder i KFet. 2
Drift og forvaltning av eiendom foreslås ikke lagt inn i nytt foretak. Det forutsettes etablert en avtale mellom kommunen og nytt foretak angående kostnader med forvaltning, drift og vedlikehold. Styret og daglig leders oppgaver og ansvar Sammensetning av selskapets styre blir en sentral oppgave og styret vil ha avgjørende betydning for selskapets utvikling og mulighetene for å lykkes med etableringen. Styret bør bestå av personer som har ønsket kompetanse, bakgrunn og nettverk. Men like viktig er personer som er motivert og vil prioritere å bruke tid på oppgavene som styret har foran seg. Det er viktig at styret samlet har en bred kompetanse og kontaktflate samtidig som at de personer som skal arbeide sammen i et styre finner felles løsninger som styret står sammen om. Utvelgelse av styret er derfor ideelt sett ikke noen demokratisk prosess der man setter sammen et styre ut fra politisk posisjoner. Styremedlemmer bør håndplukkes og det bør vektlegges at medlemmene kan samarbeide og samlet sett har kompetanse og nettverk som er til selskapets beste. Styremedlemmene kan ha personlige vararepresentanter. Styret skal velges av kommunestyret. Daglig leder blir tillagt ansvar for driften av foretaket innenfor de økonomiske rammene som blir vedtatt av kommunestyret. Det vil også kunne omfatte: - utvikling av det regionale kulturtilbudet - samarbeidsprosjekter med nabokommunene, herunder kulturprosjekter i samarbeid med utviklingsselskapet Gode Sammen As - ivareta og videreutvikle kulturtilbudet i Ørland - ta en rolle i arbeidet med utvikling av kulturtilbudet i Midt-Norge - arbeide for ekstern økonomisk støtte fra stat, fylke, næringsliv, EU, fonds og stiftelser - være en pådriver og inspirator for alle - personalansvar Økonomi Økonomiske rammer for et kommunalt foretak blir presentert til kommunestyrets møte 22. mai. 2008. Forslagene blir deretter tatt inn som en del av budsjettprosessen for 2009 og økonomiplan 2009-2012. Det ligger en klar forventning om at styret og daglig leder i tillegg til bidrag fra kommunens driftsbudsjett skaffer eksterne inntekter til drift av foretakets aktiviteter og utviklingsprosjekter. Et av hovedargumentene for å etablere et eget kommunalt foretak er at det er betydelig lettere å jobbe med ekstern finansiering direkte opp mot et eget foretak. Erfaringer fra andre tilsvarende organisasjoner bekrefter også dette. Selskapet skal avlegge økonomirapporter til kommunestyret på samme måte som for øvrige kommunale virksomheter. 3
Konsekvenser for ansatte i kommunen Kommunens arbeidsgiveransvar for ansatte blir uforandret. Alle som i dag arbeider med kulturoppgaver vi inngå i foretaket. Sammen vil de etablere arbeidsteam som kan utrette mange nye oppgaver i tillegg til å drifte dagens virksomheter. Det er trolig at flere av de ansatte vil få nye/andre oppgaver i forhold til dagens organisering av arbeidet. Ansatte som blir berørt er involvert allerede og det presiseres viktigheten av videre involvering i denne prosessen. Fagforeningene har så langt deltatt i arbeidet og vil fortsatt ha deltakelse i utviklingen av et endelig konsept. Framdrift Valg av styre ihht vedtektene fremmes som egen sak i kommunestyremøte den 22. mai. Formannskapet fremmer forslag på styremedlemmer. Selskapets styre ivaretar selskapets interesser knyttet til driften i nytt kulturhus fra samme dato. Øvrige deler av selskapets virksomhet overføres fra kommunen med virkning fra 1. januar 2009. Administrasjonens vurdering Organisering av kommunale tjenester i egne kommunale foretak er etter hvert mye brukt i landets kommuner og vurderes som en hensiktsmessig måte å organisere bl.a. drift av kulturhus på. Reglene omkring kommunale foretak er særlig utformet for å ivareta kommunenes behov for organisering av forretningspreget virksomhet. Organisasjonsformen gir allikevel sterk tilknytning til kommunen gjennom kommunestyret som selskapets generalforsamling og gjennom at budsjettrammer og rapportering er underlagt kommunestyret direkte. Begrunnelsen for å velge denne form for organisering er erkjennelsen av at deler av kulturhusets aktiviteter vil være forretningspreget virksomhet. Som eget foretak vil Kysten kultursenter KF kunne opptre som en langt mer aktiv markedsaktør og vil ha større mulighet til å befeste sin posisjon som egen aktør i kultursektoren enn gjennom en tradisjonell organisering som kommunal virksomhet. Organisasjonsformen vil også kunne gi virksomheten større frihet og handlingsrom gjennom generering av egne inntekter. I tillegg anses det som en fordel for selskapets utvikling å kunne trekke inn ekstern fagkompetanse og nettverk gjennom selskapets styre. 4
Komitélederens innstilling Komitélederen vil på bakgrunn av saksdokumentene foreslå at komitéen fremmer saken for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G: 1. Ørland kommune vedtar å opprette eget kommunalt foretak for å ivareta aktivitetene i nytt kulturhus. 2. Utkast til vedtekter, datert 17.04.08, fastsettes som selskapets vedtekter 3. Valg av styre ihht vedtektene fremmes som egen sak i kommunestyremøte 22.05.08. etter innstilling fra formannskapet. 4. Økonomiske rammer for det kommunale foretaket vedtas i budsjett for 2009 og som en del av økonomiplan 2009-2012. 5. Etablering av foretak og kostnader med de oppgaver som skal utføres i 2008, dekkes innenfor rammen av årets budsjett i kultursektoren. 5