Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 85/15 Prinsipper for organisering og økonomisk styring av forskningssentrene Saksnr: 15/05809-1 Saksansvarlig: Troels Jacobsen, forsknings- og innovasjonsdirektør Møtedag: 01.10.2015 Informasjonsansvarlig: Troels Jacobsen, forsknings- og innovasjonsdirektør Dokumenter i saken: Saksdokument om anbefalinger om tydeligere prinsipper for organisering og økonomisk styring for eksisterende og fremtidige forskningssentre ved UiS. Saken gjelder: I denne saken blir styret orientert om, og bedt om å vedta, en finansieringsmodell ved etablering av nye forskningssentre ved UiS. Det foreslås også å innføre en ny finansieringsmodell fra 1/1-16 for våre etablerte sentre. Målet er å få på plass en mer helthetlig og forutsigbar økonomisk styring av forskningssentrene. En intern arbeidsgruppe har jobbet frem de ulike forslagene som blir presentert i saken. Forslag til vedtak: 1. Det innføres en finansieringsmodell ved etablering av nye forskningssentre ved UiS. o En full finansieringsplan detaljeres allerede i søknadsfasen som videre godkjennes av de involverte fagenhetene og universitetsdirektøren. o Egenfinansiering som forventes i senteret blir delt mellom vertsenhet for senteret (for eksempel institutt), fakultet og sentralt, ca. 1/3 hver. o Retningslinjer ved etablering av forskningssentre skal revideres som beskrevet i US sak 13/15, senest vår 2016. 2. Det innføres en finansieringsmodell for CIPSI, CIR, SEROS og CORE, gjeldende fra 1/1-2016. a. Fakultetet som «eier» senteret har ansvar for å avsette finansiering til senterledelse og administrativ støtte innenfor sin ordinære (statlige) ramme. Midlene øremerkes i rammen til fakultetet. Ledelse og administrativ støtte i sentrene skal være statlig finansiert («basisfinansiert»), og normsatt til å utgjøre et årsverk (1,2 mill. kroner). b. Hvis den samlede eksterne finansieringen i senteret over en rullerende periode på 3 år er lavere enn 9 MNOK, anses ikke senteret som bæredyktig. Det vil da foreslås avviklet. 3. Det blir ingen endring i organisering av CIPSI, CIR, SEROS og CORE, men styrene i sentrene blir oppfordret til å ha flere eksterne representanter enn det de har i dag. Stavanger, 16.09.2015 John B. Møst universitetsdirektør 1

US 85/15 Prinsipper for organisering og økonomisk styring av forskningssentrene Bakgrunn Å finne gode prinsipper for tildeling av insentiver og tilbakeføring av indirekte kostnader for forskningssentrene og fagmiljøene ved UiS har lenge stått på dagsorden. Allerede i mars 2012 ble det nedsatt en arbeidsgruppe for ekstern finansiering som skulle drøfte disse problemstillingene og foreslå en felles policy for hele organisasjonen. I vedlegg 1 er arbeidsgruppens mandat og forslag beskrevet mer detaljert. Arbeidsgruppen startet opp på nytt igjen etter at fusjonsprosessen med HSH ble avsluttet. Målet har vært å utforme prinsipper for organisering og økonomisk styring av forskningssentrene ved UiS. I denne saken blir styret presentert for arbeidsgruppens forslag. Organiseringen av forskningen ved UiS forskningstrinnene Hovedtyngden av forskningen ved UiS skjer i tilknytning til doktorgradsprogrammer, programområder for forskning, forskningssentre og større eller mindre enkeltstående forskningsprosjekter. Man kan forestille seg utviklingen i forskningsorganisering ved UiS som går fra en enkeltforskers ståsted til at man er en del av et større forskningssenter på følgende måte: Forsker/faggruppe Programområde for forskning Forskningssentre SFF/SFI/FME/ol. Fig. 1 Forskningstrinnene ved UiS Ordningen med programområder for forskning startet i 2008 og denne har vist seg å fungere bra. Målet med ordningen var å organisere forskere i forskningsmiljøer med en minste størrelse og noen klare mål m.h.t. vitenskapelig produksjon. I tillegg er tanken at noen programområder kan utvikle seg til forskningssentre eller ha ambisjonsnivå til å søke senterordninger på de nasjonale eller internasjonale konkurransearenaer (som for eksempel SFF/SFI/FME). Dette ble skissert allerede i styresak US 17/07. Det er ikke et mål i seg selv å ha mange forskningssentre ved UiS. Men dette er en organiseringsform som kan være aktuell for sterke fagmiljøer som samarbeider innen et avgrenset fagområde. Å være organisert som et forskningssenter gir en mer formell organisering hvor eksterne partnere trekkes inn for å bidra. Et forskningssenter må ha som mål å bli et SFF/SFI eller tilsvarende. Forskningssentre er en naturlig organiseringsform ved universiteter også internasjonalt. UiS har i flere år hatt utfordringer med å få på plass økonomiske ordninger og finansieringsformer for forskningssentrene som har kunnet virke tilfredsstillende for både instituttledere samt senterledere. Dette må ses i lys av at det er en organiseringsform som UiS har forholdsvis begrenset erfaring med fra vi ble et universitet. Senterevalueringen viste også noen lignende utfordringer (US sak 66/14). I tillegg har det pågått et internt arbeid siden 2012 med å finne holdbare løsninger for å gi insentivordninger knyttet til anskaffelse og oppnåelse av eksternt finansierte prosjekter. Arbeidet har vært utfordrende og er beskrevet med flere detaljer i vedlegg 1. Flere forslag ble trukket frem i 2014, men den videre prosess på institusjonsnivå stoppet delvis opp pga. prosessen omkring senterevalueringen som hadde tilsvarende elementer i seg. Flere lignende problemstillinger kom frem igjen i evalueringen. Resultatene fra evalueringen av forskningssentrene ble presentert for styret ved UiS den 12. mars 2015 (styresak US 13/15) med følgende oppfølgingspunkt: 6. Det innføres tydeligere prinsipper for organisering og økonomisk styring for de forskningssentrene ved UiS som fortsetter i neste periode som beskrevet i saken og dette gjennomføres med virkning fra 01.06.15. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe bestående av fakultetsdirektørene ved TN og SV, økonomi- og virksomhetsdirektøren og med forskningsdirektøren som sekretær for gruppen. Det har vært gjennomført 3 møter. Det har oppstått et definisjonsspørsmål om hvordan UiS skal definere et forskningssenter. Universitetsdirektøren vil derfor i denne saken ta opp spørsmålet om finansiering av de 4 forskningssentre 2

som UiS har med IRIS (og SUS) samt eksempler for finansiering av sentra oppnådd på nasjonale konkurranse arenaer som SFF/SFI og lignende. Forslag til ny finansieringsmodell Det er bred enighet om at forskningssentre er et lokomotiv i vårt system i arbeidet med å skaffe eksternt finansierte prosjekter og i vitenskapelig publisering. I det følgende vil man adressere prinsipper tilknyttet nye forskningssentre som UiS vil søke på nasjonalt, eller på internasjonale konkurransearenaer (SFF/SFI/FME ol.), samt de fire eksisterende UiS/IRIS/(SUS) forskningssentre (CIPSI, CORE, CIR og SEROS). Finansiering av forskningssentrene skjer via ekstern og statlig finansiering. Internt ved UiS praktiseres det ulikt fra fakultet til fakultet hvordan sentrene finansieres. Dette har medvirket til at det har oppstått misforståelser mellom administrasjon, ledelse på fagenhetene og senterledere om hvilke ordninger som gjelder (oversikt over dette er beskrevet i tidligere rapporter fra 18.06.13 og 27.01.14). Senterlederne har også tydelig uttrykt ønske om administrativ støtte uten at det alltid har vært klart hvordan dette skulle finansieres. Det har derfor oppstått et behov for å forenkle praksisen og forståelsen av hvordan forskningssentrene finansieres. I denne saken blir det snakket om basisfinansiering eller statlig finansiering fra KD og om ekstern finansiering. UiS sentralt disponerer over den statlige finansieringen fra KD og fagenhetene får en årlig rammetildeling som fakultetene selv disponerer. I rammetildelingen spesifiseres det ikke hvor midlene kommer fra. Eksternt finansierte prosjekter knyttes normalt opp til forskningssentrenes budsjettenhet. Generelt for alle typer forskningssentre Et forskningssenter ligger normalt under et institutt, med instituttleder som medlem av senterstyret. Hvis de vitenskapelig ansatte som deltar i senteret kommer fra flere fakulteter/institutter, kan man velge at senteret rapporterer til en dekan heller enn til instituttleder. Per i dag er finansiering av senterleders lønn praktisert ulikt. Sentrene har også varierende omfang av administrativ støtte; fra en halv stilling til nesten ingenting. For å sikre at et senter har en forutsigbar finansiering og ressurstilgang til drift i den periode det er opprettet for, må det ved etableringen settes av midler til å dekke administrativ støtte. Det finnes føringer fra Forskningsrådet vedrørende finansiering av sentre som SFF/SFI/FME ol. Erfaringene har likevel vist at finansieringsplanen ikke alltid har vært tydelig nok i søknadsfasen. Å få en status som SFF/SFI eller FME har ekstremt stor betydning for UiS. Universitetsdirektøren mener derfor at prinsippene for finansiering må være et spleiselag mellom institutt, fakultet og sentralt nivå. NIOR-sentret har laget en fordeling på 1/3 fra hvert nivå, noe som kunne bli lagt til grunn som en mal for nye forskningssentre. Lønnspolitikk til senterleder, f.eks. ekstraordinære tillegg, er også et område det bør etableres institusjonelle prinsipper for. Spesielt for de fire forskningssentrene CIPSI, CORE, CIR og SEROS Forskningssentrene bør få tilført midler årlig tilsvarende gjennomsnittet for et professorårsverk (1,2 MNOK). Midlene blir øremerket i rammen til fakultetene og videre ned til den enhet som har vertskap for forskingssenteret. Midlene fra dette årsverket fordeles til dekning av lønn til senterleder og til støtte av en administrativ funksjon (se eksempler under). Det forventes at sentrene skaffer eksterne prosjekter fra NFR og (særlig) fra EU samt publiserer aktivt, for å få det til å gå rundt. Hvis den samlede finansiering over en rullerende periode på 3 år er lavere enn 9 mill. kr (ekskludert midlene tilsvarende professorårsverket, i 2015 ca. 1,2 MNOK) anses ikke senteret som bæredyktig. Forskningssentrene utarbeider den modell som passer dem best i samarbeid med linjeledelsen (instituttleder og dekan). Alle senterledere er i utgangspunktet allerede fast ansatte og tilhører et institutt. En særordning må lages mellom senterleder og instituttet når en medarbeider går inn i rollen som senterleder. Vanligvis er det en vitenskapelig ansatt som blir senterleder og denne bør også beholde 3

en andel av sin arbeidstid knyttet til faglig aktivitet. I tillegg må finansiering av lønn til senterleder avklares på en ryddig måte. Eksempel 1: Senterleder 50% lønn eksterne midler 50% lønn fra basismidler Administrativ støtte 50% fra annen rolle 50% lønn fra basismidler Eksempel 2: Senterleder 70% lønn eksterne midler 30% lønn fra basismidler Administrativ støtte 80% fra annen rolle 20% lønn fra basismidler Assisterende senterleder 50% lønn eksterne midler 50% lønn fra basismidler Som en konsekvens av vedtak 2 i styresak US 13/15 vil CenSE gå over til å bli et programområde innenfor et forskningsnettverk for «miljøvennlig (bærekraftig) energi» (ny struktur og nytt navn) i løpet av høsten 2015 (jf. styresak US 84/15) og er derfor ikke med i oversikten over de forskningssentre som inngår i forslaget til den nye finansieringsmodellen. I vedtak 5 fra styresak US 13/15 skal det utarbeides nye retningslinjer for etablering av forskningssentre, her vil den nye finansieringsmodellen også innarbeides. Det er ikke foreslått endringer på styringsformen eller organisering for de eksisterende sentre utover en mer formell administrativ støtte for noen sentre. Senterlederne oppfordres likevel til å oppfylle kravet om å ha eksterne styrerepresentanter, beskrevet i hver enkelt konsortieavtale. Dette kravet er ikke alltid oppfylt i dag. De øvrige punkter om insentiver knyttet opp til EU, NFR, mm. har ikke arbeidsgruppen drøftet videre, utover de anbefalingene som ble gitt i FU-sak 6/14. Det finnes per i dag forskjellige ordninger for økonomisk stimulering av ønsket aktivitet på det enkelte fakultet. I tilbakemeldingen fra etatsstyringen i 2015 sier KD helt klart at det forventes at UiS øker den eksterne finansieringen, særlig fra EU, men også fra NFR. I tillegg må produksjonen av vitenskapelige publikasjoner opp på et høyere nivå. I denne saken er det blitt beskrevet hvordan man ønsker å sikre en forutsigbar støtte finansiering av forskningssentrene, men universitetsdirektøren mener at man fortsatt bør se på mulige insentivordninger for å sikre høy vitenskapelig produksjon samt ekstern finansiering for hele institusjonen som sådan. Forslag til vedtak: 1. Det innføres en finansieringsmodell ved etablering av nye forskningssentre ved UiS. o En full finansieringsplan detaljeres allerede i søknadsfasen som videre godkjennes av de involverte fagenhetene og universitetsdirektøren. o Egenfinansiering som forventes i senteret blir delt mellom vertsenhet for senteret (for eksempel institutt), fakultet og sentralt, ca. 1/3 hver. o Retningslinjer ved etablering av forskningssentre skal revideres som beskrevet i US sak 13/15, senest vår 2016. 2. Det innføres en finansieringsmodell for CIPSI, CIR, SEROS og CORE, gjeldende fra 1/1-2016. a. Fakultetet som «eier» senteret har ansvar for å avsette finansiering til senterledelse og administrativ støtte innenfor sin ordinære (statlige) ramme. Midlene øremerkes i rammen til fakultetet. Ledelse og administrativ støtte i sentrene skal være statlig finansiert («basisfinansiert»), og normsatt til å utgjøre et årsverk (1,2 mill. kroner). b. Hvis den samlede eksterne finansieringen i senteret over en rullerende periode på 3 år er lavere enn 9 MNOK, anses ikke senteret som bæredyktig. Det vil da foreslås avviklet. 4

3. Det blir ingen endring i organisering av CIPSI, CIR, SEROS og CORE, men styrene i sentrene blir oppfordret til å ha flere eksterne representanter enn det de har i dag. Stavanger, 16.09.2015 John B. Møst universitetsdirektør Troels Jacobsen forsknings- og innovasjonsdirektør Saksbehandler: Jorunn Helen Barka seniorrådgiver 5

US 85/15 vedlegg 1 I mars 2012 ble den første arbeidsgruppen for ekstern finansiering nedsatt og hadde sitt første møte. Gruppen ble ledet av forskningsdirektøren og med representasjon av senterledere, instituttledere, fakultetsdirektører og sentrale personer i administrasjonen, m.fl. Arbeidsgruppen gjennomførte flere møter og det var en god prosess hvor vitenskapelig ansatte og administrativt ansatte satt rundt samme bord på institusjonsnivå og diskuterte problemstillinger knyttet til insentivordninger ved UiS. En foreløpig rapport fra arbeidsgruppen ble sendt på intern høring og en samlet rapport med høringsuttalelser ble lagt frem til rektormøte i mai 2013. Den 18. juni 2013 kom det en anbefaling med 11 punkter og oppfølgingsforslag fra universitetsdirektøren, hvor forskningsdirektørens arbeidsgruppe fikk ansvaret for å følge opp punkt 7: Insentiver og tilbakeføring av indirekte kostnader: Ledelsen vedtar en felles policy internt ved UiS, som blant annet omfatter tilbakeføring av indirekte kostnader til forskningssentre og fagmiljøer. Ordningen med at 40 % av RBO-midlene fra EU- og NFR-prosjekter skal gå til forskningssenter, programområde for forskning, eller fagmiljø hvor inntektene er generert, gjennomføres med virkning fra og med 2013.(Nytt siden sist: NFR ønsker at alle UH-institusjoner innfører for NFR-prosjekter en ny ordning for beregning av tid, direkte og indirekte kostander (TDImodell) fra og med 2014. Konsekvenser av dette vil bli tatt med i det videre arbeidet i arbeidsgruppen). Forslag til tiltak: Ledelsen gir føringer om at det legges opp til et felles, standardisert system for behandling av insentiver og tilbakeføring av inntekter i prosjekter, herunder indirekte kostander og RBO. Enhetene har i dag ulike ordninger for dette. Det vil derfor være nødvendig å gjennomgå dette i større detalj samt skape forankring i enhetene for at et felles system skal innføres. Arbeidsgruppen vil ta dette emnet videre. Punktet ovenfor ble fulgt opp av forskningsdirektøren med fakultetsdirektørene ved TN, SV og HUM, økonomi- og virksomhetsdirektøren, m.fl. Etter fire møter i løpet av høsten 2013 ble det lagt frem en delrapport til forskningsutvalget den 27.01.2014, FU-sak 6/14 Operasjonalisering av tiltak nummer 7 i rapporten om ekstern finansiering Insentiver og tilbakeføring av indirekte kostnader. Delrapporten hadde følgende konklusjoner: a) En felles modell ved UiS for tilbakeføring av indirekte kostnader til institutt eller forskningssentre kan være utfordrende å innføre, og en slik modell er ikke ønsket av fakultetsdirektørene. Under møtene er det dog blitt opplyst at nåværende satser ved TN og SV vil bli tilpasset de økonomiske forholdene som er annerledes nå enn da satsene ble innført. På grunn av uavklarte konsekvenser ved implementering av TDI-modellen ønsker gruppen at man venter med endringer inntil man vet mer om denne modellen. b) Det er viktig å få på plass gode og gjennomsiktige stimulerings- og belønningssystemer til forskere som søker ekstern finansiering (spesielt EU og NFR). c) Vi må innføre belønning som del av rammetildeling til fakultetene og ev instituttene, basert på de behov fagmiljøene som har fått innvilget søknader, fremmer til institutt eller forskningssenter. d) Det skal være en sammenheng mellom tildelte midler og det reelle behov, slik at midlene blir brukt, og ikke kun satt inn på en «konto». e) Belønningsmidlene kan brukes forskjellig, for eksempel til drift, honorar, etc. f) UiS må få bedre forskningsledelse, spesielt på instituttnivå, slik at forventningene mellom fagmiljø og ledelse blir mer forutsigbart. 1

US 85/15 vedlegg 1 g) Det foreslås en klargjøring eller innstramming av begrepsbruken rundt indirekte kostnader, slik at alle nivå snakker samme språk. Konsekvenser med prosjekter i felleskap med IRIS tas senere når eierstrategi - og oppdaterte avtaler er på plass. 2