M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 E t k u n d e m a g a s i n s o m f o r e n k l e r d i n b e d r i f t s h v e r d a g Er du klar for nettskyen? Din nye databaseplattform Sikker lagring og nye muligheter Microsoft Office 2010 Økt fleksibilitet via Internett Selskapsstatus via nettet Nye Mamut Online Desktop gir full kontroll Reach Your Goals! Pluss: Brukertips Produktzoom
2 M Leder / Innhold a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Eilert Hanoa Administrerende direktør, Mamut ASA Teknologi som et konkurransefortrinn Teknologi utvikler seg i et rasende tempo, og for å legge forholdene til rette for en mest mulig effektiv og lønnsom hverdag har du som beslutningstaker i virksomheten et ansvar for å holde deg oppdatert om utviklingen. De fleste av oss behøver ikke være opptatt av detaljene i teknologien som driver løsningene vi benytter i hverdagen. Derimot bør vi fokusere på selve anvendelsen, og av å utnytte løsningsområder som kan forenkle arbeidsdagen. Et slikt eksempel er oppgraderingen av våre kunder til Microsoft SQL Server hvor ytterligere skalerbar og effektiv databehandling er avgjørende for deg. Les mer i dette magasinet om hvorfor vi har valgt å oppgradere våre brukere til denne plattformen. Hovedartikler 04 06 10 Er du klar for nettskyen? Tema: Teknologi Det er snakket mye i media om nettskyen, og som en av de første i Europa er Mamut klar for Microsoftløsningen Windows Azure. Dette vil få direkte betydning med hensyn til å forenkle din hverdag. Microsoft Office 2010 via nettet Tema: Innsikt Microsoft Office 2010 er første løsning fra programvaregiganten som kombinerer programvare og nettbaserte tjenester i én og samme pakke. I tillegg finner du en rekke øvrige nyheter som også øker din fleksibilitet. Ny databaseplattform gir nye muligheter Tema: Kunnskap Overgangen til Microsofts robuste databaseløsning Microsoft SQL Server, gir Mamut-brukerene nye muligheter, i tillegg til økt sikkerhet og stabilitet. Annet innhold Nye løsninger fra Mamut 08 Omfattende selskapsstatus på nett Brukererfaring 14 Mamut One frigir ett årsverk for Nomade Byggmaskiner AS Produktzoom 16 Mobilt planleggingsverktøy øker lønnsomheten Brukertips 18 Versjon 12 inneholder en rekke nyheter som vil forenkle din hverdag Om Mamut Mamut (OSE MAMUT ) ble etablert i 1994 og er en ledende leverandør av administrative programvareløsninger og internettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter i Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse med integrerte løsninger for økonomistyring/regnskap, salgsstøtte, kunde- og kontaktoppfølging (CRM), innkjøp/logistikk, lønn/personal, prosjektstyring, e-handel, domener, e-post og webhotell. Flere enn 400 000 kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på www.mamut.no Om Mamut Magazine Mamut Magazine er Mamuts kundemagasin med fokus på temaer som forenkler hverdagen til våre brukere. Copyright 2010 Mamut. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Utgiver Mamut ASA, PB. 5205 Majorstuen, 0302 Oslo. Telefon: +47 23 20 35 00, Telefaks: +47 23 20 35 01, E-post: magazine@mamut.com Internett: www.mamut.no/magazine Redaktør: Stig Grøndahl Prosjektleder: Elizabeth Aitken Design/layout: Tor I. Antzée Fagerhøi Skribenter: Espen Hult og Håkon Nordby Produksjon/utforming: Mamut ASA. Trykk: Ottesen AS Denne trykksaken oppfyller Svanens miljøkrav. Spar miljøet og legg magasinet til gjenvinning når det er lest ferdig.
Selskapsnyheter M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 3 Du må ta det for gitt at dine nærmeste konkurrenter følger med i timen og utnytter de fordeler teknologien gir for å forbedre sine egne rammevilkår. For ikke å sakke akterut, er det en forutsetning at du gjør det samme. Mamut har i en årrekke fokusert på å omsette ny teknologi i brukervennlige og innovative løsninger. I denne utgaven av Mamut Magazine kan du lese om Windows Azure og hvordan Mamut som et av de første selskapene i Europa tar i bruk denne nettskyløsningen, noe som vil komme deg som bruker til gode gjennom økt funksjonalitet, høyere ytelse og lavere priser. Den nye versjonen av Mamut Online Desktop vil gi deg økt fleksibilitet i hverdagen og utvidet nettbasert adgang til transaksjonsregistrering og bedriftens nøkkeltall hvor enn du befinner deg. Windows Azure og Mamut Online Desktop er begge sentrale elementer i vår Software+Services-strategi, og eksempler på hvordan du enda enklere kan nyttiggjøre deg våre online-tjenester for blant annet lagring og tilgang til forretningsdata, hvor og når som helst. Det er viktig at du tar teknologi på alvor! Vær innovativ; ligg i forkant gjennom å anvende nye løsningsområder som et konkurransefortrinn. Det er enklere enn du tror, og vi i Mamut er her for å hjelpe deg. God lesning! Med vennlig hilsen Mamut gir Mac-brukere i UK et nytt alternativ med lanseringen av AccountEdge-produkter Mamut lanserte nylig tre nye produkter, i vår porteføljen Mamut Business Software, for Mac-plattformen i Storbritannia; Mamut AccountEdge, Mamut AccountEdge Plus og Mamut AccountEdge Plus Network Edition. De nye produktene er en del av det langvarige strategiske samarbeidet med Acclivity, som er en global utvikler av de prisvinnende økonomisystemene i AccountEdge-serien. Mamut utvider samarbeidet med svenske Norstedts Juridik Mamut utvider sitt strategiske samarbeid med Norstedts Juridik og lanserer i den forbindelse en profesjonell løsning for skatt spesielt tilpasset små og mellomstore bedrifter i Sverige. Norstedt Juridik er Nordens lendende informasjonsforlag og programvareselskap innen jus, skatt, økonomi og offentlig forvaltning. Mamut og Google-samarbeid for å oppdatere Norge Update Norway er et initiativ fra Google med formål å hjelpe norske bedrifter å nå nye kunder og utnytte forretningsmulighetene på Internett bedre. Med seg i kampanjen har de et antall partnere, inkludert Mamut, som tilbyr informasjon, innsikt og produkter for å gjøre det enklere for din bedrift å utnytte mulighetene på Internett. Les mer på www.updatenorway.no Les flere nyheter på www.mamut.no
4 M Teknologi a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Mamut klar for nettsk Det er snakket mye i media om nettskyen, og særlig om hvordan online lagring vil forandre måten vi jobber på. Som en av de første Microsoft-partnerne i Europa, er Mamut allerede klar for Microsofts nettskyløsning Windows Azure. Les om hva dette vil bety for deg rent praktisk. Nettbasert lagring er ikke noe nytt da ulike løsninger har eksistert i over 10 år. Det som er nytt, og som gjør nettskyløsninger (eng. Cloud Computing) spennende, er når disse sømløst Enkelt forklart er en nettskyløsning lagring integreres med dataverktøy du bruker daglig, som av dine data på en sikker online server, slik Microsoft Office og Mamut One. at disse blir tilgjengelig for deg uansett hvor du er. En av de mest spennende mulighetene er at du står mye friere til å velge hvor og hvordan du skal jobbe. En håndverker kan for eksempel dra direkte til kunden, gjøre jobben, og rapportere tilbake for eksempel påløpte timer og forbruk av materiell via sin smarttelefon. Via telefonen får han deretter opp timeplanen sin, uten å måtte innom kontoret. På kontoret har daglig leder full oversikt over hvor alle ansatte er, og ikke minst når de er ledig til neste oppdrag. Sjefen trenger ikke en gang å være på kontoret for å gjøre dette; med en smarttelefon eller bærbar PC kan troppene styres uansett hvor han eller hun befinner seg. I praksis fungerer dette ved at dataene lagres både lokalt i økonomisystemet, men også på en online server. Disse dataene synkroniseres løpende, og er på den måten oppdaterte og tilgjengelige 24 timer i døgnet, uansett hvor du En spennende nyhet Microsoft nå lanserer med Office 2010 er måtte befinne deg. nettbaserte versjoner av hovedprogrammene. Dette åpner for at du kan lagre dine dokumenter online, og jobbe mot samme dokument fra både den fulle versjonen av Microsoft Word som er installert på din PC, eller via en nettleser med Office WebApps. Nettversjonene av Office vil ha mindre funksjonalitet enn programversjonene, så for større og tyngre arbeid vil du fortsatt benytte de lokalt installerte programmene. Nettversjonene vil typisk kunne brukes til enklere oppdateringer, og ikke minst for å enkelt kunne dele dokumenter med andre bidragsytere.
Teknologi M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 5 yen med Windows Azure Slik fungerer Windows Azure Microsoft beskriver Windows Azure som et nettbasert operativsystem, hvor programutviklere relativt enkelt kan gjøre hele eller deler av sine programmer tilgjengelig via nettskyen. For å få dette til å fungere i praksis har Microsoft utviklet en solide rekke med lagringsløsninger, verktøy og tjenester som utviklerene kan benytte. Lagring er helt sentralt i Azure, og her tilbyr Microsoft et omfattende sett med muligheter. For generell lagring av alt fra dokumenter til bilder og video, har Microsoft utviklet et nytt lagringskonsept som heter Blob. Dette er effektiv blokkbasert lagring, som gjør det mulig å håndtere store menger data. For mer strukturert lagring kan tabeller brukes, men disse må ikke forveksles med tradisjonelle relasjonsdatabaser. Til dette har Microsoft lansert en egen Azure-versjon av Microsoft SQL som gir mulighet til full SQL-lagring. S elve Azure-plattformen består av fire hoveddeler; Windows Azure, Windows SQL Azure, Windows Azure Platform AppFabric og en ny innholdskomponent som foreløpig har navnet Codename Dallas. Basistjenesten på Azure-plattformen er Windows Azure. Enkelt forklart fungerer dette altså som et online operativsystem med muligheter for lagring, hosting, og administrasjon. Alle aspekter rundt sikkerhet og adgangskontroll er også håndtert. Codename Dallas gjør det mulig for innholdsleverandører å levere sitt innhold som tjenester. Det kan være alt fra værmeldinger, nyhetstjenester til underholding og kunnskapstjenester. Windows SQL Azure er ganske enkelt online-versjonen av verdens mest anerkjente databaseverktøy. Windows Azure Platform AppFabric er en serie med tjenester og verktøy som gjøre det enkelt for programvareprodusenter som Mamut å koble sine eksisterende løsninger opp mot Windows Azure. Online eller lokalt? Ja takk, begge deler En av de viktigste fordelene Windows Azure åpner opp for er fleksibilitet. Analytikere og media har over lengre tid diskutert hva som er best ha virksomhetens dataverktøy installert lokalt på PCer og server, eller ha tilgang til dette som online tjenester. Det har vært påpekt styrker og svakheter ved begge løsninger. Styrken til lokalt installert programvare har alltid vært hastighet, mye tilgjengelig prosessorkraft og funksjonalitet som ingen online-løsning kan matche. Typiske eksempler har vært at store regneark eller tunge regnskapsjobber vil være lite hensiktsmessig å gjøre via en nettleser. Tilsvarende har de nettbaserte løsningene en stor fordel med tanke på tilgjengelighet. Den store fordelen brukere vil få ved å ta i bruke løsninger basert på Windows Azure, som for eksempel Mamut One, er at du ikke lenger trenger å velge. Dataene vil være tilgjengelig både lokalt og på nettet, slik at du som bruker selv kan finne den mest hensiktsmessige måten å arbeide på. Denne hybridløsningen vil ifølge Microsoft være toneangivende i det kommende tiåret. Dette mener også vi i Mamut er den riktige måten å arbeide på for å utnytte både funksjonalitetsrikdom og fleksibel arbeidsform. Les mer på www.microsoft.com/windowsazure
6 M Innsikt a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Microsoft Office 2010 introduseres i nettversjon Når Microsoft Office 2010 lanseres over sommeren, vil dette være første løsning fra programvaregiganten som kombinerer programvare og nettbaserte tjenester i én og samme pakke. Som bruker vil du stå langt friere til å velge hvordan du vil jobbe. Betaversjonen av Microsoft Office 2010 har vært tilgjengelig en tid, og vi har testet den med stor interesse. Allerede nå er det klart at Microsoft tar brukervennligheten til nye høyder, men den kanskje mest spennende nyheten er introduksjonen av Microsoft Office 2010 WebApps. Dette er enkelt forklart nettversjoner av Word, PowerPoint, Excel og OneNote. E-postprogrammet Outlook finnes allerede i en nettversjon, og det er mye av erfaringene fra denne som finner veien til de nye Office-tjenestene. Når det har gått tre år siden forrige versjon sier det seg selv at mengden av nyheter er omfattende. De viktigste nyhetene for oss brukere er knyttet til enda bedre brukervennlighet, og ikke minst at det er blitt vesentlig enklere å dele informasjon. Noen nyheter i Microsoft Office 2010 1 2 3 4 Dele og redigere dokumenter via Internett. En av de viktigste nyhetene i Office 2010 er introduksjonen av Office 2010 WebApps. Dette er nettbaserte tjenester som gjør det mulig å jobbe med Word, Excel, OneNote og PowerPoint direkte fra en nettleser. Microsoft legger opp til at hjemmebrukere kan ta i bruk nettskytjenesten SkyDrive for å lagre og dele dokumenter på nett, mens selskaper og andre virksomheter med behov for ytterligere funksjonalitet kan basere seg på SharePoint 2010 for å dele informasjon. Rediger bilder, grafikk og video direkte i Word og PowerPoint. Håndtering av bilder, grafikk og video er blitt kraftig forbedret i denne versjonen av Microsoft Office. I PowerPoint kan du nå enkelt importere video enten fra fil eller direkte fra eksempelvis YouTube. Du får også tilgang til enkel redigering av videoen, som for eksempel å endre lengde eller kun vise deler av et videoklipp. Tilsvarende kan du også gjøre enkel bildebehandling direkte fra PowerPoint eller Word, samt legge på ulike effekter. SmartArts ble introdusert i Office 2007 som et brukervennlig verktøy til å lage effektfull grafikk i dine dokumenter, og dette er nå kraftig utvidet. Office 2010 på mobilen. Det er nå støtte for telefoner med Windows Mobile, iphone og en rekke andre Smartphones. Her kan du åpne og redigere ulike dokumenter og e-post i mobilversjoner av Outlook, Word, PowerPoint, Excel, og OneNote. Bedre visualitet i Excel. I Excel 2010 finner du nå den nye funksjonen Sparklines. Dette er minigrafer som passer i en celle, hvor du for eksempel kan vise trender i en tabell. Dette er bare en av mange ny funksjoner som gjør det enkelt å opprette mer visuelle regneark.
Innsikt M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 7 Forenkler hverdagen ved å kombinere programvare og tjenester I likhet med Mamut One tar Microsoft Office 2010 skrittet fullt ut ved å kombinere programvare og tjenester. Brukerne står med dette langt friere til å velge hvordan og ikke minst hvor man skal jobbe. Mange tilbringer eller ønsker å tilbringe arbeidsdagen ute hos kunder hvor verdiskapningen skjer. Ved å ha tilgang til all viktig informasjon via en nettleser på en hvilken som helst PC eller mobiltelefon, slipper du å måtte ta turen innom kontoret for å få jobben gjort. E-postdiskusjonen som du begynte på kontoret, behøver ikke vente til du er tilbake igjen fra dine møter. Via din Smartphone kan du enkelt fortsette dialogen mens du er undervegs. Resultatet er mer effektive og fleksible arbeidsdager, og i mange tilfeller mer fornøyde kunder. Således forbedrer du betingelsene for økt lønnsomhet i din virksomhet. 5 6 7 Sosiale nettverk og bedre oversikt i Outlook. Outlook 2010 er blitt mer oversiktlig og du finner nå for eksempel støtte for sosiale nettverk som Facebook, LinkedIN, MySpace og Windows Live. Når du åpner en e-post fra en av dine kontakter, kan du i samme vindu se de siste statusoppdateringene fra denne personen på de ulike sosiale nettverkene. Videre er det blitt langt enklere å få oversikt over e-postkommunikasjon. Den nye funksjonen Samtaler organiserer alle e-poster i én oversikt slik at du enkelt har oversikten over dialogen mellom deg og dine kontakter. Publiser presentasjoner via Internett. Om du har tilgang til SharePoint 2010 kan du fra PowerPoint 2010 publisere og kjøre live presentasjoner online. Dine tilhørere får invitasjon til presentasjonen direkte via e-post, og trenger ikke engang ha PowerPoint installert for se på. Med PowerPoint WebApps kan alle følge en presentasjon bare de har tilgang til Internett. Lagre og del ideer ett sted. Office OneNote har for mange vært en litt ukjent juvel i Office. Med OneNote kan du enkelt lagre for eksempel alle dine ideer, huskelister, notater og ulike klipp fra Internett ett sted. Integrasjonen med Outlook gjør at du kan knytte oppgavelister til de ulike notatene. I OneNote 2010 er det blitt enda enklere å dele informasjon med andre. Hjemmebrukere kan via Windows Live Skydrive dele ønsket informasjon med venner og familie. Virksomheter med tilgang til SharePoint kan dele notatbøker med alle i virksomheten, og på den måten ha ett felles møtested for utveksling av informasjon. Les mer på www.microsoft.com/office/2010
8 M Nye løsninger fra Mamut a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Selskapsstatus Full kontroll på nettet Som beslutningstaker i en liten eller mellomstor bedrift har du ofte knapt med tid til rapportering og analyse av de ulike deler av virksomheten. Nå får du virkelig et hjelpemiddel som forenkler hverdagen på dette området. Mamut Online Desktop versjon 2 gir deg et omfattende statusbilde direkte på nett gjennom det nye rapportverktøyet Selskapsstatus. Uansett hvor du befinner deg; på kontoret, hjemme, på reise eller i et eksternt møte, vil du med denne statusen raskt få et oppdatert situasjonsbilde over bedriften. Det eneste du trenger er internettforbindelse, og siste versjon av Mamut One med Silver- eller Gold-avtale. Forenkler styringen av bedriften Mamut Online Desktop med den nettbaserte løsningen Selskapsstatus viser på mange måter styrken med en Software + Services-løsning, altså en løsning som kombinerer lokalt installert programvare med nettbaserte tjenester. Mamut Online Desktop tilgjengeliggjør rapporter og registrerte transaksjoner i økonomisystemet via nettet. Alle data lagres både i den lokale databasen og automatisk i nettskyen. Endringer (for eksempel registreringer av timer), enten lokalt eller via nettet, oppdateres kontinuerlig begge steder, slik at alle brukere til enhver tid har siste informasjon tilgjengelig. Mamuts brukervennlighet i forhold til aktiveringen av synkroniseringen mellom Internett og den lokale databasen er unik, og gjøres med kun få klikk. Din bedrift trenger hverken å investere i infrastruktur (for eksempel webserver) eller i implementeringshjelp. Det eneste som kreves er tilgang til Internett. Vi kan ta en situasjonsstatus når som helst. Med det gamle systemet var dette umulig på grunn av den mengden med rapporter du måtte ta ut for å finne disse nøkkeltallene. Jane King, Mamut One-bruker Selskapsstatus via nettleseren gir tilgang til fortløpende oppdaterte nøkkeltall direkte fra ditt Mamut-økonomisystem. Det er blant annet informasjon om resultat, balanse, omsetning, likviditet, lønnsomhet og løpende oppdatering om de viktigste kundene og produktene og de mange grafiske presentasjonene gjør det visuelt enkelt å se utviklingstrekk. Flere av våre Mamut One-brukere har erfart hvordan online status er et viktig hjelpemiddel for effektivt å kunne styre virksomheten mot å nå målene. Jane King hos den engelske kunden Osteotec, som har 18 brukere på Mamut One, er meget godt fornøyd med de brukervennlige statusmulighetene som hun fikk etter å ha byttet ut det tungvinne systemet de hadde tidligere.
Nye løsninger fra Mamut M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 9 Med Mamut One kan vi med et tastetrykk for eksempel se hvem vår største kunde er, kontantstrømssituasjonen og utestående fakturaer i ett skjermbilde. Vi kan ta en situasjonsstatus når som helst. Med det gamle systemet var dette umulig på grunn av den mengden med rapporter du måtte ta ut for å finne disse nøkkeltallene, forklarer hun. Det norske reklamebyrået Completto har erfart at de nettbaserte analyse- og planleggingsfunksjonene i Mamut One er meget nyttig i utvikling av egen bedrift. Jeg vil fremheve at med Mamut One bruker jeg ekstremt lite tid til å grave frem opplysninger, om det er kunde-informasjon eller oversikt over inntekter og nøkkeltall, sier daglig leder Knut Westgaard. Enkel deling av informasjon Med Selskapsstatus via Mamut Online Desktop velger du enkelt selv hvilke perioder og nøkkeltall du ønsker å kartlegge og informasjonen presenteres oversiktelig i en rekke statusbokser, i ett skjermbilde. Informasjon kan enkelt deles med ansatte eller styremedlemmer som ikke benytter programvaredelen av Mamut-systemet til daglig. Med 16 statusbokser inkludert grafiske presentasjoner, over 44 ulike nøkkeltall, samt fritt valg av hvilke kontoer du ønsker å overvåke, kan denne rapporteringen enkelt tilpasses dine behov. Altså, med Selskapsstatus har alle beslutningstakere muligheten til å følge den økonomiske utviklingen i selskapet fra dag til dag eller time til time, uansett hvor de befinner seg, så lenge de har tilgang til Internett. Dette er et uvurderlig verktøy for å evaluere hvordan virksomheten drives i forhold til å oppnå de forretningsmessige målene. Noen Fordeler 1 2 3 4 Rask og fleksibel oversikt over selskapets status Enkel tilgang til nøkkeltall utenfor kontoret Enkel deling av informasjon med ressurser som ikke daglig benytter Mamut Velg selv hvilke nøkkeltall og kontoer du vil analysere Les mer på www.mamut.no/onlinedesktop
10 M kunnskap a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0
kunnskap M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 11 Økt sikkerhet og stabilitet med ny databaseplattform Mange Mamut-brukere har for lengst tatt i bruk de nye mulighetene som Mamut One gir ved å kombinere lokalt installert programvare og nettbaserte tjenester. En viktig årsak til at dette er blitt mulig, var overgangen til Microsofts robuste databaseløsning; Microsoft SQL Server.
12 kunnskap Mamut Magazine Vår 2010 SQL Microsoft Server Enterprise Er beregnet for større virksomheter med store databaser og høye krav til lastballansering og redundans. Standard Er beregnet for avdelinger samt små og mellomstore selskaper. Workgroup Er spesielt beregnet for selskaper med virksomhet på flere steder med behov for å ha lokale kopier av selskapets data. Express Gratisversjon som dekker de fleste små og mellomstore virksomheters behov. E tter flere år med diskusjon om hva som er best for brukerne, lokalt installerte programmer eller de samme programmene tilgjengelig som tjenester over Internett, har ledende programvareselskap som Microsoft og Mamut svart at du slipper å velge du kan få begge deler. Dette gjøres i stor grad mulig gjennom å ta i bruk online-lagringsløsninger populært kalt nettskyen (eng. Cloud Computing), og således synkronisere data lagret lokalt med data lagret på nettet. Dette gir høy sikkerhet ettersom dine forretningskritiske data blir lagret flere steder, samtidig som det åpner opp for en helt ny verden av muligheter. Etter oppgraderingen som Mamut har gjennomført til den nye databaseplattformen, er dette en verden alle våre brukere nå vil ta del i. Din viktigste eiendel databasen Om du skulle sette opp en liste over virksomhetens viktigste eiendeler, ville de fleste satt opp de store postene fra balansen som eiendom, maskiner og produksjonsutstyr. Realiteten for mange vil likevel være at om disse skulle gå tapt, vil de fleste være forsikret og materielle verdier vil kunne erstattes ganske raskt. Tidligere undersøkelser har vist at om man derimot skulle miste virksomhetens database med alle kundereskontroer, regnskapsoversikter og ikke minst ordrer og fakturaer, overlever de færreste bedrifter i mer enn tre måneder. Det å ha tilgang til oppdatert informasjon om kunder, alt fra siste ordrer, reklamasjoner og returer, forespørsler om tilbud og løpende kampanjer, er utvilsomhet kritisk informasjon man må ha løpende tilgjengelig om virksomheten skal lykkes. I et moderne økonomisystem som Mamut Business Software ligger denne viktige informasjonen lagret i en såkalt relasjonsdatabase. Compact En spesialversjon beregnet for mobilapplikasjoner. Developer En fullversjon spesielt laget for utviklere med tanke på design og utvikling. Mamut valgte Microsoft SQL Server Da Mamut Business Software ble lansert i 2001, ble det valgt en databaseløsning som den gangen hadde klare ytelsesfordeler. Mye har endret seg siden 2001, og da Mamut noen år senere startet utviklingen av sin eksisterende forretningsplattform for å kombinere programvare og nettbaserte tjenester (Software + Services), var det naturlig å se på valg av lagringsløsning. Det naturlige valget ble Microsofts databaseløsning Microsoft SQL Server, som er tilgjengelig i en rekke variasjoner og som finnes i en egen versjon for Microsofts nye nettskyløsning Windows Azure med alle de nye mulighetene dette åpner opp for. Microsoft SQL Server ansees i dag som verdens mest benyttede databaseverktøy, og Microsoft bruker årlig store ressurser på både vedlikehold og oppgraderinger. Mer robust og mindre feil En av de store fordelene ved å velge Microsoft SQL Server som databaseløsning er at den finnes i en rekke versjoner avhengig av behov. De aller fleste vil klare seg med Expressversjonen, som i tillegg til å være gratis dekker behovet for de aller fleste Mamut-brukere.
kunnskap M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 13 Har du behov for en av de større versjonene, kan du sømløst oppgradere til denne. For de aller fleste Mamut-brukere vil det ikke være behov for noen form for databasevedlikehold eller optimalisering da alt dette håndteres automatisk av programmet selv. For de aller fleste brukere av Mamut vil en oppgradering fra tidligere versjoner forløpe smertefritt. En av de store fordelene med Microsoft SQL Server er de omfattende funksjonene for feilsjekking av data. Noen Mamut-brukere har derfor under oppgraderinger opplevd at feil i gamle datasett har blitt funnet og utbedret. I de fleste tilfeller har dette blitt håndtert automatisk, men enkelte ganger har dette også krevd noe assistanse fra Mamut Supportsenter. En annen spennende funksjon som kommer med den nye databaseløsningen, er funksjonalitet for automatisk optimalisering. Det betyr at ytelsen vil bli forbedret av seg selv over tid, etter hvert som dataene stadig blir bedre organisert. Åpner for nye muligheter Et viktig argument for Mamut på det tidspunkt valget falt på Microsoft SQL Server, var at det forelå planer om å inkludere databaseløsningen i Windows Azure. Dette betyr for Mamut at vi fremfor å måtte bruke ressurser på å utvikle en egen nettskyløsning for databasen, kan disse ressursene brukes til å utvikle nyttige verktøy som vil være med på å forenkle hverdagen for brukerne. Et godt eksempel på dette er integreringen av Mamut Validis, et verktøy som automatisk reviderer ditt regnskap i løpet av sekunder. Resultatet er en liste over bilag som trenger en nærmere kontroll, hvor Validis ved hjelp av avanserte algoritmer har plukket ut bilag som det tror kan inneholde feil. Mamut Validis er et nettbasert verktøy, og får tilgang til regnskapsdataene via nettbasert SQL. Mamut har utviklet og vil fortløpende fortsette å utvikle et sett med nettbaserte verktøy og tjenester som, via fleksibiliteten i Microsofts SQL-database, nyttiggjør seg av de til en hver tid oppdaterte data i din Mamut-forretningsløsning. Dette kan være alt fra de siste oppdatere salgsopplysningene, til å registrere påløpte timer ute hos en kunde. Dette åpner også opp for flere muligheter med tanke på hvordan du kan velge å jobbe. En rekke av disse verktøyene er tilgjengelig via en nettleser, og noen verktøy kan du til og med benytte fra en mobiltelefon. Mamuts nye flaggskip Mamut lanserte på den internasjonale IT-messen CeBIT 2010 i Hannover en ny løsning som er designet for den øvre delen av segmentet små og mellomstore bedrifter; Mamut One Platinum. Dette er vårt flaggskip innenfor ERP-løsninger. Løsningen inkluderer en rekke utvidede programvareløsninger og nettbaserte tjenester som er sømløst integrert. Inkludert er også Microsoft SQL Workgroup Edition samt utvidet Platinum VIP Support, og dedikerte partnere vil bistå med implementering tilpasset hver enkelt type virksomhet. Sammenlignet med øvrige løsninger i markedet har Mamut One Platinum en gunstig prisstruktur som gir mest for pengene for bedrifter som har flere enn fem brukere av ERP-løsningen. Løsningen er per i dag tilgjengelig i Norge, Tyskland, Nederland og England, og vil snart bli lansert i Sverige, Danmark og Irland. Eksisterende Mamut-kunder kan enkelt oppgradere deres eksisterende løsning til Mamut One Platinum. See www.mamutone.no/platinum for mer informasjon. Som bruker er det lite trolig at du noen gang vil måtte gjøre egne tilpassninger av selve SQL-databasen. Det du derimot vil kunne få glede av, er de mange mulighetene som åpner seg når forretningsdataene dine gjøres trygt tilgjengelig både lokalt og via nettskyen. Les mer på www.microsoft.com/norge/servers/sql
14 M Brukererfaring a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Mamut Onefrigir ett årsverk I en liten bedrift som Nomade Byggemaskiner AS er det viktig å få mest mulig ut av arbeidsdagen. Det gjør de med Mamut One. Mamuts integrerte løsning har frigitt tid tilsvarende en ekstra ansatt, fra registreringer av timer, kontaktinformasjon, regnskapskontroll og nettbestillinger. Dette går nå i stor grad automatisk og kan utføres både online og offline, sier daglig leder Kai Ahokangas. Kai Ahokangas startet med en enkel Mamut-løsning i 2006 og har oppgradert til Mamut One ettersom virksomheten og behovene har vokst. Vi startet med utleie av stillaser til byggebransjen og har nå ved å ta i bruk Mamuts integrerte e-handelsfunksjoner utvidet med nettbutikksalg av spesialutstyr, sier han. Enkel drift og unik brukervennlighet Nomade Byggemaskiner har et komplett økonomi- og informasjonssystem lokalt på server, og overlater til Mamut å drifte onlinetjenestene. Jeg sjekker kontaktopplysninger og notatfeltet via Internett på min iphone... og kan gi langt bedre service. Jeg kan mest om byggebransjen og jeg skal ikke bruke store deler av arbeidsdagen min på å drifte IT, men på å selge og levere produkter. Ved å få alt fra én leverandør; økonomisystem med integrert nettbutikk samt en rekke nettbaserte tjenester, har vi spart et sekssifret beløp i investeringskostnader. Dessuten har Mamut en meget lav brukerterskel. Vår nye medarbeider kunne raskt sette seg inn i systemet, og registrering av for eksempel nye ordrer eller produkter er utrolig enkelt, forteller han. Online kontaktoppfølging på byggeplassene Nomade Byggemaskiner er ofte på kundebesøk for å snakke med anleggslederne, for å gi tilbud, samt for å levere og hente varer. Nå får jeg tilgang til kontaktinformasjon uansett hvor jeg er. Med Mamut Online Desktop kan jeg gå inn å sjekke kundedata på vei til anleggslederne. Jeg sjekker kontaktopplysninger og notatfeltet via Internett på min iphone. Om det er en kunde jeg har hatt med å gjøre for over et år siden, kan jeg enkelt se hvilke notater og behov som er registrert. Dermed har jeg full oversikt, kan korte ned responstiden, og kan gi langt bedre service. Det skjer så mye i en liten bedrift, at for meg er det umulig å huske alt. Jeg bruker også e-post på mobilen, noe som er essensielt for å kommunisere effektivt med kundene, sier Kai. Enkelt å føre timer og kontrollere regnskapet eksternt Vi har også VPN-oppkobling på vår server, slik at regnskapsføreren min kan ta avstemming og lønnsføring. Vi tar noe av
Brukererfaring M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 15 priskonkurranse i denne bransjen, så det er veldig bra å få oversikt over hva du tjener på hvert produkt, sier Kai. Også innkjøpsfunksjonene i Mamut blir benyttet. Vi får automatisk opp en liste over hvilke produkter vi har lite av. Spesielt når vi nå skal utvide med 1 000 nye produkter vil dette være smart, tilføyer han. Ved å ta i bruk en integrert nettbutikk har vi et konkurransefortrinn i den tradisjonelle byggebransjen. Profil: Bedrift: Nomade Byggemaskiner AS Bransje: Salg av spesialprodukter; verktøy, maskiner og arbeidsklær til byggebransjen samt stillasutleie Nettside: www.byggmaskiner.no Løsning: Mamut One Enterprise E5 Silver Ant. ansatte: 5 ansatte regnskapsjobben selv, ved at medarbeideren på kontoret utfører enkel bilagsføring. Jeg har også en deltidsmedarbeider som arbeider utenfor kontoret og bruker Mamut Online Desktop for å registrere timene sine. Det er veldig praktisk. Jeg trenger bare å godkjenne timene og regnskapsførers registreringer. I tillegg bruker jeg også den nettbaserte Selskapsstatus, for å sjekke utviklingen i bedriften, sier Kai. Effektiv nettbutikk har gitt et konkurransefortrinn Ved å ta i bruk en integrert nettbutikk har vi fått et konkurransefortrinn i den tradisjonelle byggebransjen. Vi har en del faste kunder i Oslo-området som gjerne foretrekker å komme til oss i butikken, men omsetningen på nettbutikken øker kontinuerlig, og vi får stadig flere bestillinger som kommer i løpet av helgen. At all bestillingsinformasjon lagres automatisk i ordreregisteret og i kontaktregisteret sparer oss for masse tid. Vi er tross alt kun tre heltids- og to deltidsansatte, så vi må også bruke tid på pakking og utsendelser, forklarer Kai. Full oversikt over dekningsbidrag og innkjøp Med Mamut er det enkelt for bedriften å holde oversikt over fortjenesten. Hvis du registrerer en ordre, ser du med en gang hva dekningsbidraget er. Det er stor Derfor valgte vi Mamut > Trengte en integrert løsning for kundeoppfølging, lønn, timeregistrering, ordre, faktura, produkt, innkjøp og e-handel > Ønsket en fleksibel løsning som kunne benyttes både på kontoret, hjemme og på kundebesøk > Ønsket en brukervennlig og komplett IT-løsning som ikke fordret store krav til vedlikehold og drift Resultater > Ved å ha en synkronisert programvare + tjenester-løsning utføres arbeidsoppgavene raskere og mer fleksibelt > Kan gi bedre kundeservice med online tilgang til kontakter og notater > Medarbeider utenfor kontoret kan effektivt registrere timer og sjekke nøkkeltall online Les flere kundehistorier på www.mamut.no/referanser
16 M ProduktZoom a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Mobilt planleggingsverktøy øker lønnsomheten Mamut ServiceSuite er et fantastisk hjelpemiddel, meget brukervennlig og sikrer raskere innbetalinger. Kim Lone, IT-ansvarlig i Still Lagerteknikk Norge AS 07.00 08.00 09.00 10.00 Slik kan arbeidsdagen bli enklere og mer effektiv med Mamut ServiceSuite Planning Se oversikt over dagens gjøremål > Få oversikt over møter, nye oppdrag og avtaler > Tid og sted og andre detaljer Oppdater status på avtaler og oppdrag som er under oppfølging > Kontoret får fortløpende status på aktiviteter Legg inn produkter som har blitt solgt ute hos kunden > Full materielloversikt for kontor og medarbeider
ProduktZoom M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 17 Mamut ServiceSuite Planning er et online planleggingsverktøy spesielt utviklet for medarbeidere som utfører arbeid utenfor kontoret og som dermed har behov for enkel tilgang til oppdatert informasjon og registrering av oppdrag. Resultatene av å tilgjengeliggjøre data og registrering på en mobil enhet som mobiltelefon, pda eller bærbar PC, vil umiddelbart vise seg i form av mindre og mer effektivt kontorarbeid samt mer tid til å utøve profesjonell kundeoppfølging. Hverdagen blir enklere og bedre tilrettelagt for økt lønnsomhet. Enkel tilgang til informasjon Mamut ServiceSuite kan brukes uavhengig av andre systemer, men store fordeler oppnås når informasjonen synkroniseres med ditt Mamut-økonomisystem. Dette planleggingsverktøyet gir små og mellomstore virksomheter et mobilt kontor for service- og konsulentarbeid. Du holder til en hver tid oversikt over kommende avtaler, booking av møter og oppdrag, informasjon om salg, materiell, kunder, leverandører, tilgjengelige medarbeidere, med mer. I tillegg får medarbeiderne blant annet full oversikt over priser og produkter, hvilke oppdrag/avtaler de skal utføre, samt informasjon om kundene som er knyttet til avtalene. 13.00 Registrer at oppdraget er uført > Direkte beskjed til kontoret 14.00 15.00 Før på antall timer og en komplett beskrivelse av oppdraget > Timeregistrering av oppdraget overføres til kontoret > Direkte overføring til økonomisystemet Rutinearbeid utføres mer effektivt Bedriften vil fort oppdage at rutineoppgaver utføres raskere med et online samarbeidsverktøy. Medarbeideren kan eksempelvis ute hos kunden raskt registrere en ordre med produkter samt antall timer og materiell benyttet, som godkjennes av kunden. Administrator på kontoret kan deretter i prinsippet sende ut fakturaen umiddelbart. I tillegg har vedkommende full oversikt over timeplanen til alle medarbeidere og når oppgavene eller oppdragene er utført noe som gjør det enkelt å koordinere eventuelle nye oppgaver. Ved hjelp av lageropptellingsfunksjonen og en strekkodeleser er det også meget enkelt og raskt å utføre en opptelling av materiell og varer. Raskere registreringer, færre feil og bedre kundeservice Still Lagerteknikk Norge AS har erfart at planleggingen av arbeidsdagen har blitt enklere i forhold til teknisk service på gaffeltrucker. Bedriften har også spart penger på færre utskrifter og manuelle registreringer, samt at de har fått mer tid til kundeoppfølging. Mamut ServiceSuite er et viktig grunnlag for å oppfylle våre kvalitetskrav til oppdragene og for å opprettholde det gode ryktet vi har i markedet. Nå skrives alle spesifikasjonstekster av serviceteknikeren og lederen på kontoret kan enkelt godkjenne. Tidligere 16.00 17.00 Få kundens underskrift direkte inn på PDA > Oppdrag blir umiddelbart klart til fakturerering måtte serviceteknikere inn til kontoret for å rapportere. Nå kan de rapportere tilbake ferdigstillelse, timer, endringer og nye oppdrag fra sin egen mobiltelefon direkte fra arbeidsstedet. Servicelederne ser at alt har kommet på plass. Og så går det videre til fakturaavdelingen. Alt blir registrert én gang det er ingen dobbeltregistreringer. Vi har erfart at vi får mer tid til å følge opp kundene, sier IT-ansvarlig Kim Erik Lone. Noen Fordeler 1 2 3 4 5 Bedre overblikk og utnyttelse av tiden unngå unødvendig papirarbeid og dobbeltregistreringer Bedre og mer profesjonell kundeservice Få underskrift på PDA med det samme arbeidet er utført automatisk overføring til økonomisystemet for rask fakturering Mer korrekt vareoversikt og bestillinger mindre kapitalbinding Bedre kontantstrøm og bedre grunnlag for å forbedre lønnsomheten Les mer på www.mamut.no/servicesuite
18 M Brukertips a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 Denne utgavens brukertips gir deg noen eksempler på nyheter du finner i siste versjon av ditt Mamut-program. Versjon 12 vil forenkle din hverdag, og vi anbefaler en oppdatering hvis dette ikke allerede er gjennomført. Mamut Online Desktop NYHET! Selskapsstatus i Mamut Online Desktop Selskapsstatus gir deg oversikt over dine viktigste finansielle tall via Internett. Tallene blir kontinuerlig synkronisert med dataene i ditt lokalt installerte Mamut-program. Slik bruker du Selskapsstatus: Du må først logge deg inn via www.mamutonline.com. Deretter velger du Arbeidsplanlegger - Selskapsstatus. Har du logget deg inn tidligere vil dataene du ser være de samme som sist gang du logget deg ut fra Selskapsstatus. Dersom du vil ha med data som er registrert i ettertid, må du klikke på Oppdater. Ved hjelp av tidslinjen (1-12) kan du velge hvilke perioder du vil sette utvalget for. Med en gang du endrer utvalget får du opp knappen Endre utvalg. Klikk på denne når du har satt ønsket utvalg, slik at tallene oppdaterer seg. De fleste av informasjonsboksene har knappen Tilpass denne boksen på venstre side. Ved å klikke på den får du mulighet til å velge visning av andre regnskapstall og kontoer. I alle vinduene har du knappen Skjul denne boksen, som er nyttig om du ikke ønsker å presentere all informasjon. For å vise boksen igjen må du klikke på Gjenopprett standardvisning. I de fleste vinduene finnes også knappen Åpne detaljert visning av denne boksen. Den åpner boksen slik at du ser den over hele skjermen, og i boksene som inneholder tall (ikke grafer) får du i tillegg mer detaljert informasjon. Mamut Online desktop NYHET! Hvordan fører jeg timer i Mamut Online Desktop? Ved bruk av Timeregistrering i Mamut Online Desktop får du en nettbasert oversikt over timesedlene i firmaet ditt. Her kan du opprette, vise og redigere timesedler hvor og når som helst. I løpet av få sekunder vil ny informasjon være synkronisert over i ditt Mamut program, og omvendt. 6. Når du er ferdig med å registrere timer kan du ved hjelp av knappene øverst velge om du kun vil Lagre, eller om du vil Ferdigregistrere. Slik går du frem for å registrere en timeseddel: 1. Logg deg inn i Mamut Online Desktop, enten fra programmet eller fra www.mamutonline.com 2. Gå til Arbeidsområder og velg Timeregistrering 3. Klikk på Ny timeseddel i flytdiagrammet som nå vises 4. Legg inn en beskrivelse og fyll ut aktuelle felter på timelinjen 5. Ønsker du flere timelinjer må du klikke på knappen Legg til ny. Den finner du på høyre side, rett over den første timelinjen. Ønsker du å slette en timelinje må du bla deg helt til enden av timelinjen, og klikke på knappen 7. Når timeseddelen er ferdigregistrert har du mulighet til Godkjenne eller Avvise den. Skal timeseddelen overføres til andre moduler, vil den etter godkjenning legge seg i status Klar til overføring Merk: Det er ikke mulig å overføre timeseddelen til andre moduler fra Mamut Online Desktop, dette er noe som må gjøres inne i ditt Mamut-program. Se flere brukertips på www.mamut.no/support
Brukertips M a m u t M a g a z i n e V å r 2 0 1 0 19 Mamut salgsoppfølging Mamut regnskap Registrer intern informasjon om tilbuds-/salgsprosessen I Mamut Business Software kan du legge inn interne opplysninger som er relatert til tilbud/salgsprosessen direkte i et tilbud. På denne måten kan du enkelt holde oversikt over hvor i prosessen dine tilbud er. Dersom du ønsker å se en liste over alle tilbud med den samme informasjonen du har lagt inn, kan du enkelt skrive ut en Tilbudsliste fra rapportmodulen. Velg Vis Tilbud/Ordre/Faktura Tilbudsregistrering. Under fanekortet Diverse kan du registrere Tilbudsinformasjon. Tilgjengelige felter er Startdato, Forventet sluttdato, Sannsynlighet for salg (%), Status samt Notat. Det er også mulig å opprette egne statuser i standardregisteret ved å høyreklikke i feltet. Jeg har behov for forskjellig oppsett i bilagsregistrering avhengig av hva slags bilag jeg fører Fra brukerinnstillingene i bilagsregistrering kan du definere egne føringsmaler. Det betyr at du enkelt kan bytte mellom hva som skal vises av kolonner og informasjon. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker og hvert sett med brukerinnstillinger kan tilpasses slik at de viser ønskede kolonner og funksjoner. du føringsmalen Standard. Velger du Valuta i nedtrekkslisten, og deretter klikker på Brukerinnstillinger, så redigerer du føringsmalen Valuta. På denne måten kan du tilpasse vinduet ut i fra hva slags type bilag du skal føre. 3. Sett ønskede innstillinger under fanekortene Kolonner og Funksjoner. Slik går du frem: 1. Gå til Vis Regnskap Bilagsregistrering 2. Klikk på Brukerinnstillinger Merk: Knappen Brukerinnstillinger gjelder for hva som er valgt i nedtrekkslisten til venstre. Dersom det står Standard, og du deretter klikker på Brukerinnstillinger, så redigerer Tips: Du kan selv velge navn på føringsmalene. Dersom du for eksempel vil endre navn på føringsmalen Valuta, så må du først velge Valuta i nedtrekkslisten. Deretter klikker du på Brukerinnstillinger, og velger fanekortet Funksjoner. Endre navnet i feltet Beskrivelse. For å få en oversikt over timelinjene som er ført kan du klikke på knappen Kalender i verktøylinjen. Du får da frem en kalendervisning av timelinjene, der du kan sette utvalg på blant annet ansatte, og om det skal vises for måned, uke eller dag. Mamut Systemadministrasjon Hvordan kan jeg tilpasse skrivebordet etter mitt bruksmønster? Du har mulighet til å skreddersy skrivebordet i Mamut Business Software, slik at du raskt får tilgang til de modulene og den funksjonaliteten du bruker mest. Gå til Vis Innstillinger Bruker Innstillinger per modul Skrivebord. I øverste del av vinduet velger du hvilke fokusområder du vil skal vises. Velg så hva som skal vises i hvert fokusområde. Det gjøres ved å klikke på navnet for fokusområdet, f.eks. Kundeoppfølging, og klikke på Rediger. Det vil da åpne seg et nytt vindu der du kan velge hvilke informasjonsruter og knapper som skal vises på skrivebordet for Kundeoppfølging. Les mer om versjon 12 på www.mamut.no/oppdater
Ved å være blant de første som leverer løsninger på Windows Azure, fortsetter Mamut å innovere og omsette ny teknologi til nyttige løsninger for sine kunder. Petter Merok, Teknologidirektør i Microsoft Norge Komplette løsninger Mest for pengene Brukervennlig Kunnskap Service Mamut Alliance Partners Flere enn 400 000 kunder forenkler arbeidsdagen med løsninger fra Mamut Copyright 2010 Mamut. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.