HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 73/17 10 på topp risikoområder Helse Midt- Norge Saksbehandler Ansvarlig direktør Saksmappe 2017/8 Gunn Fredriksen Gunn Fredriksen Dato for styremøte 17. oktober 2017 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering og forutsetter at administrerende direktør holder styret oppdatert på risikoutvikling og risikoreduserende tiltak. Stjørdal 10. oktober 2017 Stig A. Slørdahl administrerende direktør 1
Nummererte vedlegg som følger saken Risikomatrise 10 på topp risikoområder Helse Midt-Norge SAKENS HENSIKT I henhold til rammeverk for risikostyring i Helse Midt-Norge RHF skal styret informeres om 10 på topp risikoområder for virksomheten, herunder hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt og planlagt. Risikovurderingen er en oppdatering av tilsvarende vurdering i 2016 (jf. styresak 73/16). Denne styresaken må sees i sammenheng med styresak 74/17 Samlet risikovurdering av Helseplattformen, Nytt laboratoriesystem, K2 og Sykehuset i Nordmøre og Romsdal, som gir en mer utdypende risikovurdering knyttet til samtidigheten i gjennomføring av denne prosjektporteføljen. HOVEDPUNKTER OG HELHETLIG DRØFTING Risikovurderingen er gjort i forhold til mål/krav som er gitt i oppdragsdokumenter, foretaksmøter, styrevedtak eller krav i lov/forskrift. For hvert område vurderes sannsynlighet og konsekvensene i forhold til hvorvidt foretaksgruppens mål og krav ikke blir innfridd. Risikostyringen forutsetter at det utarbeides gode tiltaksplaner for de områdene som er forbundet med uakseptabel risiko. Risikoreduserende tiltak som allerede er iverksatt eller planlagt er beskrevet, og restrisiko er deretter vurdert. Etterlevelse av loven og forskrifter var i 2016 et område på 10 på topp risiko, vurdert til moderat risiko. Etter at ytterligere tiltak er iverksatt (herunder opprettelse av compliancefunksjon, ledelsens gjennomgang mv) er denne nå vurdert med liten risiko, og dermed ikke lenger en del av topp 10 risiko. I forhold til risikobildet for 2016 er to nye områder vurdert med høy risiko i 2017. Nytt laboratoriesystem - HMN-LAB Styret vedtok i sak 97/16 kunngjøring av konkurranse for anskaffelse av nytt laboratoriesystem (HMN-LAB) Det er 4 store investeringsprosjekter som gjennomføres samtidig. Dette er en stor både økonomisk risiko og risiko knyttet til uttak av personell og lederkapasitet. Det er gjennomført en samlet risikovurdering av de 4 store investeringsprosjektene, jf. styresak 74/17. Teksten under viser 10 på topp risiko, med en kort opplisting av hendelse som kan utløse risiko, hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt, vurdering av restrisiko og utviklingstrend. Se vedlagte risikomatrise for utfyllende informasjon. 1. Økonomisk bærekraft Helse Midt-Norge står foran flere store og krevende investeringer som skal gjennomføres i parallell. For å klare disse store investeringene er det innarbeidet betydelige tiltak i årlige 2
budsjetter i form av kontinuerlig forbedring og mer effektiv drift. Det er og blir viktig å hente ut gevinstene som ligger som forutsetning for investeringene hvis foretaksgruppen skal opprettholde sin økonomiske bærekraft. For å søke å redusere risiko ble det i 2016 iverksatt en prosedyre for usikkerhetsstyring av store investeringsprosjekter, tettere likviditetsoppfølging og etablering av likviditetsberedskap knyttet til investeringsprosjekt. Disse forholdene følges tett opp i 2017. Den økonomiske situasjonen i 2017 for 2 av 3 helseforetak i regionen er utfordrende og Helse Midt-Norge RHF har iverksatt ytterligere tiltak gjennom en tettere oppfølging hvor månedlig statusrapportering suppleres med tiltaksrapportering. Tiltak, frister og økonomisk prognose for å stoppe vekst i antall månedsverk skal være en del av rapporteringen. I tillegg til tettere oppfølging vil Helse Midt-Norge RHF bistå foretakene med diverse analysearbeid og rådgivning ved behov. I 2016 ble risiko vurdert til å være høy. Restrisiko i 2017 vurderes fortsatt å være høy, men med de aktuelle risikoreduserende tiltak og tett oppfølging fra eier, er planlagte investeringer mulig å gjennomføre. Det er nødvendig med tett oppfølging fra eier. 2. Nytt Sykehus i Møre- og Romsdal (SNR) Prosjektering og utbygging av SNR er et ressurskrevende prosjekt med betydelig iboende risiko. Det er iverksatt risikoreduserende tiltak ved å etablere egen prosjektorganisasjon med eget prosjektstyre. Prosjektet gjennomfører egen usikkerhets- og risikoanalyser med påfølgende oppfølging. Styret er løpende informert om fremdrift i prosjektet. I 2016 ble risikoen etter risikoreduserende tiltak vurdert til å være moderat med krav om I 2017 er det innført ytterligere risikoreduserende tiltak gjennom tettere samhandling med Helseplattformen, bærekraftanalyse og risikovurdering av de 4 store investeringsprosjektene. Risikoen er fortsatt vurdert til å være moderat, med krav om 3. Helseplattformen Helseplattformen er et stort og komplekst program med betydelig iboende risiko. Helseplattformen og innføring av nye systemer krever omfattende endringer i måten organisasjonen arbeider på og vil legge til rette for realisering av betydelige kvalitative gevinster. Før anskaffelsesprosessen er gjennomført, er det betydelig usikkerhet knyttet til kostnader, tidsplan/fremdrift, samhandling med kommunene og evne til gevinstrealisering. Det er iverksatt risikoreduserende tiltak ved at det er etablert egen prosjektorganisasjon med egen programdirektør som rapporterer til et programstyre. Programstyret rapporterer til administrerende direktør i Helse Midt-Norge og det er etablert forpliktende samarbeidsorganer med kommunene. Prosjektet har ansvar for egen usikkerhets- og risikoanalyser med påfølgende oppfølging. Det skal gjennomføres ekstern kvalitetssikring. 3
I 2016 ble risikoen etter risikoreduserende tiltak vurdert til å være høy og med krav om I 2017 er det innført ytterligere risikoreduserende tiltak gjennom tettere samhandling med SNR, bærekraftanalyse og risikovurdering de 4 store investeringsprosjektene. Eiermøte bestående av toppledelsen i Helse Midt-Norge og Trondheim kommune er etablert som øverste styringsorgan. Risikoen i 2017 er vurdert til å være moderat, med krav om 4. Helse Midt-Norge Logistikk og Økonomisystem (HMN-LØ) K2-veien videre med SAP Innføring av nytt logistikk- og økonomisystem er et omfattende og ressurskrevende prosjekt, med betydelig risiko for kostnadsoverskridelser, forsinket implementering og gevinstrealisering. Risiko i 2016 etter risikoreduserende tiltak ble vurdert som høy. HMN-LØ innføringen ble ferdigstilt våren 2017 med godt resultat. Styret ble i sak 68/17 gitt en oppsummering av erfaringene fra HMN-LØ. For å oppnå bedre effekt av logistikkdelen i SAP, ble det i styresak 51/17 besluttet å videreføre HMN-LØ; «K2- veien videre med SAP» med oppstart av legemiddelkjeden høsten 2017 og konseptvurderinger av de øvrige forsyningskjedene i programmet. Prosjektet er vedtatt med en kostnadsramme på 105 mill kroner. Før anskaffelser er gjennomført er det stor usikkerhet knyttet til kostnader og tidsplan/fremdrift, samt ressursbehov i helseforetakene. Det er iverksatt risikoreduserende tiltak med risikovurdering av de 4 store investeringsprosjekter, usikkerhetsstyring og porteføljestyring. Risiko i 2017 etter risikoreduserende tiltak blir vurdert som moderat. 5. Helse Midt-Norge LAB Styret i Helse Midt-Norge RHF besluttet i sak 97/16 å kunngjøre konkurranse for anskaffelse av et nytt felles laboratoriedatasystem (HMN-LAB) i regionen. Anskaffelsen i HMN LAB er delt inn i to områder, LIMS (ny laboratoriedatasystem) og Medisinsk Genetikk. Dagens systemer på laboratoriene er gamle og utdaterte, og det er ressurskrevende å opprettholde riktig kvalitet. Et fremtidig system skal ha et moderne brukergrensesnitt og gi økt kvalitet og pasientsikkerhet. Det skal også understøtte en kostnadseffektiv drift og ha en bedre funksjonalitet og integrasjonsmuligheter. Utskiftning av laboratoriesystemer er planlagt gjennomført før Helseplattformens innføring av ny pasientjournal. Det er iverksatt risikoreduserende tiltak ved at det er etablert egen prosjektorganisasjon med eget programstyre, usikkerhetsstyring og porteføljestyring. Det er gjennomført samlet risikovurdering av de 4 store investeringsprosjektene. Samlet vurdering av økonomien i forbindelse med langtidsplan og budsjett høsten 2017. Risiko i 2017 etter risikoreduserende tiltak blir vurdert som moderat. 4
6. Samtidighet av flere store investeringsprosjekter Vedtatte prioritering av de fire store investeringene; Helseplattformen (HP), nytt sykehus i Nordmøre og Romsdal (SNR), nytt logistikk- og økonomisystem for Helse Midt-Norge (K2- veien videre med SAP) og nytt laboratoriedatasystem (HMN-LAB) gir en samtidighetsrisiko, både økonomisk, ved innføring og behov for uttak av personell. Risikoreduserende tiltak er å gjennomføre en samlet risikovurdering av de 4 store investeringsprosjektene, jf. sak 74/17. Økonomien vil vurderes ved oppfølging av langtidsplan og budsjett. Risiko er vurdert til å være moderat, men krever 7. Den gylne regel Den gylne regel måles gjennom reduserte ventetider, kostnader, årsverk og poliklinisk aktivitet. Det er risiko for at prioritering og innretning av aktivitetsveksten er slik at veksten innen psykiatri ikke er høyere enn i somatikk. For TSB er tilsvarende risiko lav. Det er knapphet på fagpersonell. Risikoreduserende tiltak består av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging og rekruttering, samt prioritering av poliklinisk aktivitetsøkning innen voksenpsykiatri. I et lengre perspektiv er kapasitet, kompetanse og redusert vekst i somatikk viktige tiltak i strategi og utviklingsplaner. I 2016 ble risiko etter risikoreduserende tiltak, vurdert til å være moderat, med krav om fortsatt høy oppmerksomhet fra ledelsen. I 2017 er området viet stor oppmerksomhet i ledelsen og i dialogen mellom helseforetakene og det regionale helseforetaket. Det er spesielt utfordrende å nå aktivitetsmålene innenfor BUP, (barne- og ungdomspsykiatri) hovedsakelig på grunn av mangel på barnepsykiatere og psykologspesialister. Helseforetakene rapporterer særskilt på tiltak. Risikoen etter risikoreduserende tiltak i 2017 er vurdert til å være modrat, men vil kreve 8. Kvalitet og pasientsikkerhet 8.1 Sykehusinfeksjoner Det er for høy andel sykehusinfeksjoner i Helse Midt-Norge, noe som er en betydelig kvalitets- og pasientsikkerhetsrisiko. Det er iverksatt risikoreduserende tiltak gjennom økt innsats på smittevern, kompetansebygging, hyppige målinger, læringsnettverk, håndhygienekurs og kontinuerlig oppfølging fra ledelsen. Risiko etter tiltak vurderes å være moderat, med krav til kontinuerlig oppfølging fra ledelsen. 6.2 Forsterke pasientsikkerhetskultur Det er fortsatt for stort omfang av pasientskader i spesialisthelsetjenesten. Det er risiko for at kulturelementet i forbedringsarbeidet ikke prioriteres tilstrekkelig, samt at strukturer og kultur for læring på tvers ikke er tilstrekkelig etablert. 5
Risikoreduserende tiltak er kvalitetssystemer, avvikshåndtering, sertifisering, pasientsikkerhetsprogrammet, pasientsikkerhetskulturundersøkelser og forbedringsprogrammer i helseforetakene. Risiko etter tiltak ble i 2016 vurdert som moderat. Fra 2018 vil det bli en samordnet undersøkelse av pasientsikkerhet, HMS og arbeidsmiljø; ForBedring. ForBedring skal kartlegge forhold ved pasientsikkerhetskultur, HMS og arbeidsmiljø som kan ha sammenheng med risiko for uønskede hendelser, og som kan virke negativt på tjenestens kvalitet og medarbeideres helse og engasjement. Resultatene skal brukes til å utvikle og gjennomføre forbedringstiltak der det er behov. Undersøkelsen vil gi ledere og medarbeidere informasjon til å kunne arbeide systematisk med å redusere risiko for uønsket hendelser, Risiko er vurdert å være uendret i 2017. Området krever lederoppmerksomhet og prioritet. 9. Overordnet mål om å utvikle pasientens helsetjeneste Økt involvering av pasienten i egen behandling krever både økt kompetanse, tilrettelegging for slik deltakelse og kulturendring. Det er risiko for at arbeid med å utvikle pasientens helsetjeneste ikke prioriteres i tilstrekkelig grad. Risikoreduserende tiltak for å sikre utvikling i riktig retning er brukermedvirkning, kompetanseutvikling og kultur- og lederutviklingsprogrammer. I et lengre perspektiv er både Strategi 2030 og utviklingsplaner tiltak for å skape pasientens helsetjeneste. Risiko er moderat, men for å nå det langsiktige målet om pasientens helsetjeneste kreves ledelsens oppmerksomhet over tid. Området er viktig for tillit og omdømme. Risikobildet er uendret fra 2016 til 2017. 10. Kompetanse og kapasitet Det er rekrutteringsutfordringer innen enkelte fagområder, og det er behov for et bredere kunnskapsgrunnlag rundt kompetansebeholding og -behov. Risikoreduserende tiltak er å ta i bruk Nasjonal bemanningsmodell samt målrettede rekrutteringstiltak for enkelte fagområder i det enkelte helseforetak og videreutvikle tiltak ihht Strategi for utdanning og kompetanseutvikling HMN 2015-2020. Risiko etter tiltak ble i 2016 er vurdert som moderat, med krav om tiltak både på kort og lang sikt. I 2017 er det gjennom utviklingsplanarbeidet satt særskilt fokus på sårbare kliniske spesialiteter. Strategi og tiltak for rekruttering og samhandling innad i regionen diskuteres. Innføring av ny LIS-spesialistutdanning gir mulighet til mer målrettet rekruttering. Risiko i 2017 vurderes fortsatt som moderat. 6
ADMINISTRERENDE DIREKTØRS ANBEFALING Administrerende direktørs vurdering er at de ti identifiserte risikoene/risikoområdene gir et godt bilde av HMNs overordnede risikobilde. Det er nødvendig å gjennomføre identifiserte risikoreduserende tiltak fortløpende for å opprettholde fremdrift på vedtatte prosjekter og oppnå fastlagte målsettinger og krav innenfor en akseptabel risiko. Det er derfor nødvendig med tett oppfølging av risikoeiere for å sikre effekt av risikohåndteringen og god oversikt over samtidig risiko på tvers av identifiserte risikoområder. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering og administrerende direktør vil sørge for å holde styret oppdatert på risikoutvikling og risikoreduserende tiltak. 7