Protokoll fra ordinær generalforsamling i Sandefjordgaten Borettslag den 19.04.2012 kl. 18:00. Møtested: Sagene Samfunnshus. Tilstede var 39 andelseiere og 2 med fullmakt til sammen 41 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Morten Røstengen. Møtet ble åpnet av Gunhild Elle Løtveit. 1 Konstituering A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Gunhild Elle Løtveit B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C. Valg av referent og minst en andelseier til å underskrive protokollen Som referent ble Morten Røstengen foreslått, og til å underskrive protokollen Ronny Ellingsen D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2 Årsberetning og årsregnskap for 2011 A. Årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2011 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B. Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapital. 3 Godtgjørelser A. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 160 000.
B. Andre godtgjørelser (Valgkomitè kr 3000,-) 4 Forslag Sak 1 Saksfremlegger: Nicolay Eskildsen, Sandefjordgata 5F HD-dekoder som standard. Reforhandling av GET-avtale. I takt med teknologisk utvikling lurer jeg på om det kan undersøkes hva slags tilbud borettslaget kan få ved å legge inn HD-dekoder som standard dekoder for husstander i borettslaget ved å reforhandle dagens avtale med GET. Det er høyst trolig at borettslaget kan få en bedre pris enn hva man personlig kan få pr. dags dato. Flere andre borettslag har denne dekoderen som standard og innbakt i husleien. Anbud kan innhentes fra Canal Digital (brukes av Mogaten brl) og brukes i evt. forhandling med GET i forhold til pris. Sandefjordgata borettslag har i dag avtale med Get i forhold digital-tv og bredbånd. Borettslaget betaler av fellesutgifter 240.- kr pr. mnd pr.husstand. Denne avtalen ble signert 27/4-2008. Fakta pr i dag (15.03.2012): 26 beboere har basishastigheten på bredbånd i dag (grunnpakken, ingen ekstra kostnader) 99 beboere har kjøpt seg opp til høyere hastigheter (betaler mer, men får rabatter) 46 beboere har kjøpt seg opp til HDpvr (99kr pr mnd) 11 beboere har kjøpt seg opp til SDpvr (79kr) Tilbud fra Get: Dersom alle beboere skal bytte ut dagens dekoder og få en HDpvr, vil prisen øke med 78 kroner pr mnd pr husstand. (De av beboerne som har standardboks, eller de som har SDpvrboks, får ikke HDsignaler).
Styrets innstilling: Styret foreslår at vi fortsetter med gjeldende avtale; beboere som ønsker å kjøpe seg opp (både når det gjelder digital tv eller bredbånd) har anledning til det ved å kontakte Get og få de rabatter som er forhandlet frem sentralt fra OBOS. Styret har vært i kontakt med Canal Digital 3 ganger for innhenting av pristilbud, uten at Canal Digital har gitt tilbakemelding. Styret er informert om at dersom borettslaget ønsker å skrifte leverandør, må hver enkel beboer selv levere boksen tilbake til Get. Dette mener styret blir mer omfattende enn det vi får igjen. Styret mener at vi står overfor to valg: 1. Forsette gjeldene avtale: 240.- kr pr beboer (2880.- pr år)(beboere ordner seg selv etter ønske) 2. Ny avtale 240.- + 78.- = 318.- kr pr beboer (3816.- pr. år) (Da får alle samme boks, Get kommer og leverer og henger opp gammel boks. Dette innebærer 936.- kr mer i året pr beboer. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar at vi forsetter med gjeldende avtaler Vedtak: Styrets innstilling vedtatt mot 4 stemmer Sak 2 Saksfremlegger: Nicolay Eskildsen, Sandefjordgata 5F Skifte av belysning i fellesarealer Innhenting av anbud for bytte til LED-belysning i fellesarealer m/ bevegelsessensorer for aktivering av lys. Det er stort sett bortkastet med belysning mellom 22. og 06 hver eneste dag, samt for mange oppganger også i vanlig arbeidstid, samt folk som glemmer å skru av lys i kjelleren, og jeg ber om at det undersøkes hva det vil koste med utskiftning til en mer miljøog energivennlig belysning i fellesareaer, med tilhørende kalkyle over hvor lang tid det tar før en evt. investering har betalt seg selv ved sparte strømutgifter og mindre vedlikehold da pærer ikke trengs utskiftning like ofte. Flere borettslag har gjort en slik oppgradering iflg. OBOS. Styret har vært i kontakt med flere leverandører, bl.a Enova, lyskultur.no for innhenting av enøk-råd og priser. På grunn av den korte tiden styret har hatt til rådighet i denne saken, har styret ikke klart å innhente konkrete priser, det kreves lengre tid. Styret mener at dette vil være gode tiltak prismessig og energisparende å innføre på sikt. Borettslagets elektriske anlegg ble modernisert i 2006, og på bakgrunn av dette mener borettslaget at det heller vil være gunstigere å bytte ut anlegget når alderen tilsier det. Styret mener at det er andre oppgaver som bør prioriteres foran dette. Borettslagets samlede økonomi tilsier også det. Styret foreslår at saken utsettes til anlegget må skiftes. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar at borettslaget ikke skifter ut belysningen før dagens anlegg bør skiftes. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt
Sak 3 Saksfremlegger: Styret v/gunhild Elle Løtveit, Sandefjordgata 5c Etter brannforskriften er det ikke tillatt å oppbevare barnevogner eller andre gjenstander i trappoppgangene, dette står i rømningsveiene. Ved en evt. evakuering eller nødsituasjon vil dette være lovstridig, og styret vil kunne stilles ansvarlig for dette. Alternative plasseringer i dag er; ute, kjelleroppganger, beboernes boder eller evt. andre lagringsmuligheter. Styret tror det er lite trolig at småbarnsforeldre vil benytte disse alternativene i en travel hverdag. Ved kjøp av barnevognvogngarasjer vil det løse denne utfordringen. Borettslaget har 13 oppganger. Mandag 19.mars talte styret 16 barnevogner i inngangspartiene, dvs i 8 av de 13 inngangspartiene. I tillegg stod det flere vogner i felles oppholdsrom som kjellere og vaskerier. Flere småbarnsforeldre har i det siste kontaktet styret ang dette problemet. Barnevogngarasjene er flyttbare og kan passeres og flyttes så nært som mulig i nærheten av oppgangen der det er behov. Styret mener at det er viktig å legge tilrette for at alle beboere i alle typer aldre og livsperioder skal ha en bedre hverdag og i tillegg ta vare på sikkerheten for alle beboere. Konsekvensen av dette vedtak er at alle aktuelle beboere må forholde seg til vedtaket og at ingen barnvogner blir stående i trappeoppgangen. Styret mener at det bør betales et depositum og at dette på sikt vil finansiere seg selv. Garasjene vil bli nedbetalt på ca 10 år, og det betales gjennom husleien. Barnvogngarasjene er like de naboborettslaget Voldsløkka borettslag har. Det kjøpes inn med innvendige mål på 100 cm, da kan også tvillingvogner få plass. Kostnadsoverslag: Pris: 10 stk: 102 562.- inkl: mva, betongplater, frakt. Forslag til nedbetaling: Pr. stk 10256.- nedbetaling på ca 10 år, 100.- kr mnd. Styrets forslag til vedtak: Borettslaget vedtar at det kjøpes inn barnevogngarasjer til beboere som har behov og at aktuell beboer betaler leie. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt mot 2 stemmer
Sak 4 Saksfremlegger: Ronny Ellingsen Mogata 6a At vi all tar en gjennomgang av hvordan og på hvilke måte Styret håndterer saker fra bebeoene. Hvordan man forhåpentligvis senere delegerer hvem som gjør hva i Styret, og at hver part av borettslaget kanskje har sin kontaktperson. Kan gjøres ved at hvert enkelt styremedlem har ansvar for håndteringen av saker i en valgt geografisk del av oppgangene. Ronny Ellingsen Mogata 6a Styrets redegjørelse. Alle styrer er underlagt instrukser og mandat fra OBOS og Generalforsamlingen. Sittende styre er informert om alle sakene som kommer inn til. Sakene fordeles etter hvilken kompetanse, interesse og erfaring styremedlemmene har. Dette for å dele informasjon og vurdere saker på en best mulig måte og dermed danne grunnlag for å ta best mulig avgjørelse. Arbeidsoppgaver er fordelt på ulike styremedlemmer og legges frem i styremøter for felles avgjørelse. Styret har i år opprettet og driftet en hjemmeside og sendt ut jevnlig informasjon til alle beboere for å øke informasjonsflyten i borettslaget, og all kontaktinformasjon finnes på borettslagets hjemmesider. Styret mener at det er opp til styrets sammensetning å fordele oppgaver seg imellom. Det vil være lite motiverende å la borettslagets beboere mene noe om hvem som skal ha hvilke oppgaver og hvordan de evt. organiserer dette. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret ansvar for å behandle og fordele innkomne saker på den beste måten. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt
Sak 5 Saksfremlegger: Ronny Ellingsen Mogata 6a At vi foretar en grundig gjennomgang av vakmesters oppgaver. Manglende stillingsinstruks, fremmøtetid og hvordan vaktmester på en bedre måte har kontakt med beboerne. Kanskje han en time i uken har fast oppmøte i borettslaget, så det er mulig å ta opp forhold muntlig, å få løst dem i førstehånd. Det er mange forhold som kan løses uten å blande inn Styret. Styret har full tillit til vaktmesteren og er svært fornøyd med vaktmesters gjennomføring av de arbeidsoppgaver han er satt til. Arbeidsoppgavene han er satt til gjøres innenfor de rammer som styret ønsker. Styret har ikke ønske om å detaljstyre hans 50 % arbeidstid. Han er tilgjengelig på telefon. Han kommer dersom styret trenger han. Denne vinteren har han ved flere anledninger stilt opp på natten pga av at oljefyren har slått ut. Denne fleksibiliteten ønsker styret. For styret er det viktig at arbeidsoppgavene gjøres og ikke når de evt. gjøres. Styret ønsker at vaktmesters arbeidsoppgaver koordineres av styret og ikke av beboere. Styret ser det ikke som hensiktsmessig at vaktmester skal ha fast kontortid. Styrets innstilling. Generalforsamlingen vedtar at styret koordiner arbeidet og arbeidstiden i forhold til vaktmesters oppaver og arbeidstid. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt
Sak 6 Saksfremlegger: Ronny Ellingsen Mogata 6a Det vil alltid være beboere som gjerne vil delta få å gjøre det trivelig rundt oss. I samarbeid med vaktmester eller Styret kan mye gjøres. Noe å lufte på GF? Ronny Ellingsen Mogata 6a Styret ser positiv på at beboere bidrar til å øke trivselen i borettslaget. Beboere er velkomne til å komme med forslag. Styret understreker derimot viktigheten ved å koordinere innkomne trivselstiltak på bakgrunn av følgende prinsipper: 1. Ivareta kontroll: I form av hvilke initiativ, unngå fritt vilt og evt. kostnader. 2. Ivareta ansvaret: Styret sitter med det fulle ansvaret dersom noe/ulykker skulle skje. Forslag til innstilling: Generalforsamlingen vedtar at alle trivselstiltak fra beboere skal koordineres og godkjennes av styret. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt
Sak 7 Saksfremlegger: Trond Skogdal. Parkering for moped/motorsykkel: Mulighet for parkering av scootere/motorsykler vis a vis avfallsstasjon, som tidligere. Motor kan skrus av ved innkjøring gjennom portalen. Parkering for barnevogner: Etablering av utvendig skur for barnevognparkering. Foreslår følgende alternativer: Fjerne busker og etablere skur som en forlengelse av avfallsstasjon, eller i "innhugg" ved hekken, mot yttervegg og til høyre for inngangsdør vis a vis avfallsstasjon. Det er sikkert andre gode forslag også. Borettslaget har to grønne lunger, styret ser det som viktig å skjerme disse fra all motortrafikk. Styret mener at motorkjøretøy ikke skal være i borettslagets fellesareal. Borettslagets ønske er at fellesarealet skal være et trygt sted, også i henhold til lyd, for både barn og voksne. Det står i dag parkeringsforbudskilt i fellesarealet. Styret har i tillegg fått pålegg om å fjerne barnevognene fra trappeoppgangene, og styrets forslag er at det kjøpes inn barnevogngarasjer til beboere som har behov. Det betyr at barnvogngarasjene må stå på utearealet utenfor inngangspartiene. Forslag til ved vedtak: Generalforsamlingen vedtar at dagens gjeldende avtale fortsatt skal gjelde: Ingen parkering av motorkjøretøy på borettslagets fellesareal. Alle beboere bes rette seg etter vedtaket. Vedtak: Det ble stemt over JA eller Nei til parkering. 21 JA og 20 NEI. Parkering av moped godkjennes.
Sak 8 Saksframlegger: Styret v/truls Brandskognes, Sandefjordgata 5C Porttelefoner Da porttelefonene i oppgangene våre begynner å bli ganske gamle er det på tide å vurdere utskifting av porttelefonsystemet. Det har vært, og er, en del feil på det anlegget vi har i dag. Noen av feilene lever beboerne med, mens andre må, eller har allerede blitt utbedret. Å utbedre én feil koster ca. 5.000 eks. mva. Vi vet heller ikke hvor mange feil som vil oppstå utover de feilene som vi vet om i dag, og de som er utbedret. Budsjettpris: Styret har hentet inn budsjettpriser fra tre leverandører. Vi har også bedt leverandørene å skissere ulike alternativer. Prisene forutsetter at eksisterende kabling kan benyttes. Noen av kablingen må sannsynligvis byttes. Bytte av kabling øker prisen. Budsjettpris Inkl. mva Kaba - audio 223.000 278.750 Kaba - video 352.000 440.000 Phono - audio 182.000 227.500 Phono - video 320.000 400.000 Dasic - audio 300.000 375.000 Dasic - video 436.000 545.000 Dette er kun budsjettpriser, og ikke nødvendigvis akkurat det dette kommer til å koste. Det som er aktuelt for oss er å kjøpe et system med kun audio, men med kamera ved inngangen slik at hver enkelt beboer kan oppgradere enheten som de har i leiligheten til video for egen kost. Vi kan med andre ord regne med en kostnad på mellom 230.000 og opp mot 400.000, alt etter hvilke anbud vi får inn og hvilket system vi velger. Generalforsamlingen må ta stilling til om man: 1. Skal bytte ut porttelefonsystemet som vi har i dag slik som skissert over. 2. Vente med å bytte ut systemet, og i mellomtiden reparere de feil som oppstår. Med senere forstås her at et eventuelt bytte tidligst vil skje etter GF 2013. Styrets forslag til vedtak: Styret foreslår at man vedtar å bytte ut porttelefonene i løpet av styreperioden mellom GF 2012 og 2013. Det vil være naturlig å starte arbeidet med dette ut på høsten når flere av de andre prosjektene er sluttført. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt. Styret får myndighet til å velge best egnet system for borettslaget.
Sak 9 Installering av himlinger i tak for å bedre støyisolasjonen Saksfremlegger: Kenneth Langli Stuen Sandefjordgata 5 G Dette er mitt forslag til en sak som ønskes behandlet på generalforsamlingen: Installering av himlinger i tak for å bedre støyisolasjonen. Bakgrunn: Bygningene er fra 1940 tallet og det er en kjensgjerning at støyisolasjonen ikke er i henhold til moderne krav og standarder. Dette medfører at det kan bli en del uønsket støy fra naboene. Tiltak: Installasjon av himlinger i alle tak. Dette kan gjøres på en meget enkel og rimelig måte ved at man f.eks monterer gips-/himlingsplater i takene. Dette er kostnadseffektivt og gir en veldig god effekt. Jeg har pratet med flere bygningsingeniører som kan bekrefte dette. Ved at alle gjør dette samtidig får man lydisolert både nedenfra og ovenfra samtidig. Forslag til vedtak: Utredning av montering av himlinger. Man innhenter tilbud fra ulike tilbydere og velger hvilke type løsning man eventuelt skal gå for. Det er sannsynligvis andre medlemmer av OBOS som har gjort noe tilsvarende, og som kan gi oss noen råd på veien. Dato settes på generalforsamlingen for et nytt møte hvor et endelig vedtak fattes. Jeg håper dette forslaget får bred støtte. Installering av himlinger i tak for å bedre støyisolasjonen.styrets evaluering: Isolering og innsetting av himlingsplater inngår i andelseierens vedlikeholdsansvar. Det er selvfølgelig ikke noe galt i at borettslaget i felleskap vurderer oppsett av nye himlinger, men to elementer taler i mot: 1. Styret har store prosjekter for neste styreperiode og vil unngå å påta ekstra arbeid 2. Ikke alle leiligheter har problemer med støy. Antallet leiligheter som ønsker støyisolasjon bør kartlegges før et evt arbeid begynner Styrets forslag til vedtak: Andelseiere bør selv organisere og bekoste nye himlinger der det er behov for dette. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt mot en stemme
5 Valg av tillitsvalgte A. Som leder for 1 år ble det foreslått Truls Brandskognes Vedtak: VALGT B. Som styremedlemmer for 2 år ble foreslått Lisbeth Mauer Iversen Sverre Magnus Joki Som styremedlemmer for 1 år ble foreslått Kristin Mo Karlsen Vedtak: VALGT C. Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått Linn Lillevold Eivind Flatland Vedtak: VALGT D. Som valgkomité for 1 år ble foreslått Magnus Bjerke Susanne Mo Karlsen Vedtak: VALGT E. Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Mari-Elise Engh Brekke Varadelegert Truls Brandskognes Vedtak: VALGT Generalforsamlingen ble hevet kl 21:45. Protokollen godkjennes av undertegnede: Gunnhild Elle Løtveit /s/ Møteleder Morten Røstengen /s/ Referent Ronny Ellingsen /s/ Protokollvitne
Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Leder Truls Brandskognes Sandefjordgata 5 C Nestleder Lisbeth Mauer Iversen Sandefjordgata 5 D Styremedlem Mari Elise Engh Brekke Mogata 6 B Styremedlem Kristine Mo Karlsen Sandefjordgata 5 C Styremedlem Sverre Magnus E Joki Sandefjordgata 4 I Oslo 19.04.2012