INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 28. februar 2012 Tid: Kl. 11:00 Sted: Levanger rådhus, Møterom 1064 NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 001/12 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 002/12 Referatsaker 003/12 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter 004/12 Orientering fra administrasjonen 005/12 Kontrollutvalgets årsrapport 2011 006/12 Kontrollutvalgets budsjett for 2012 007/12 Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen 008/12 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2012 Eventuelt Sak 6/12 vil bli ettersendt. Verdal/Steinkjer, 22.02.12 Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
Sak 001/12 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 001/12 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Innherred samkommune (Legges frem i møte) 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) En har mottatt melding fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget Innherred samkommune. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. SAK 002/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 002/12 433-1798-5.3 Referat Referatene tas til orientering.
SAK 003/12 FORVALTNINGSREVISJON AV SAMKOMMUNENS ENHETER Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 003/12 433-1798-5.3 1. Kontrollutvalget ber revisor gi en vurdering av behovet for forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter, med forslag til aktuelle prosjekter. 2. Kontrollutvalget ber også revisor belyse eventuelle kostnadsmessige konsekvenser for morkommunene og for Innherred samkommune ved en overføring av ansvaret for å gjennomføre forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter til kontrollutvalget i Innherred samkommune. Kontrollutvalgets sak 14/10 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter 4. Standard for forvaltningsrevisjon - RSK 001 1. Rapport 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 5. (Arbeidsgruppen som ble nedsatt for å vurdere den kommunale egenkontroll) 6. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune 7. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Kontrollutvalget behandlet sak 14/10 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter i møte den 13.04.10. Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i saken: Saken vurderes i forbindelse med utarbeidelse av nye overordnede analyser i morkommunene. En er for tiden i gang med å utarbeide overordnede analyser for plan for forvaltningsrevisjon i morkommunene. Samkommunens enheter var med ved utarbeidelse av planene for 2008-2011 vedrørende gjennomføring av forvaltningsrevisjon i morkommunene. Dette skyldes flere forhold, bl.a. at samkommunen var et forsøksprosjekt og at den da ikke hadde egne ansatte. Det forventes at samkommunemodellen blir lovfestet med det første.
Iht. kontrollutvalgets mandat og oppgaver skal kontrollutvalget bl.a. påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Jf. kommunelovens 77 4. ledd. Det vises for øvrig til vedlagte kopi av sak 14/10 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter. Vurdering Det synes hensiktsmessig at forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter gjennomføres av kontrollutvalget i Innherred samkommune etter en plan vedtatt av samkommunestyret. SAK 004/12 ORIENTERING FRA ADMINSTRASJONSSJEFEN Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 004/12 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 1. Prosedyremal Refusjonskrav sykepenger 2. Refusjon sykelønn sluttrapport fra arbeidsgruppa 3. Korttid, langtid og total fravær Innherred samkommune 4. Sykefravær tot. ISK, Levanger og Verdal 5. Korttid, langtid og totalt fravær Levanger kommune 6. Korttid, langtid og totalt fravær Verdal kommune 1. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 2. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Kontrollutvalget har stilt spørsmål ved internkontrollen og kvaliteten på rutinene, ble for refusjon sykelønn. Jf. kontrollutvalgets sak 10/11. En har mottatt sluttrapport fra arbeidsgruppa som har fortatt en gjennomgang og evaluering av kvaliteten på eksisterende rutiner vedrørende refusjon sykepenger.
En har anmodet administrasjonssjefen og organisasjonsenheten om en orientering vedrørende dette arbeidet. En har også anmodet om en orientering om utviklingen i sykefraværet og oppfølgingen av sykemeldte. Administrasjonen vil som anmodet gi en orientering i møte. SAK 005/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 005/12 433-1798-5.3 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2011. 2. Årsrapporten oversendes samkommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til samkommunestyret Samkommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2011. 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget er samkommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen. Det er derfor viktig at samkommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. I merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til administrasjonssjefen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og administrasjonssjefen. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget.
Ut fra tidligere praksis er det også for 2011 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til samkommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2011. SAK 007/12 STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 007/12 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Revisor vil gi en statusrapport vedrørende revisjonsarbeidet i møte. Sak 008/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2011 Kontrollutvalget 28.02.12 Paul Stenstuen 008/12 433-1798-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2011 for sin virksomhet i 2012. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering.
Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2012. Ingen Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2012 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2012 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges i utgangpunktet opp til 4 møter i 2012. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Årsplanen skal ikke vedtas av samkommunestyret, men kan sendes samkommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer 22.02.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær