KONTROLLUTVALGET I KVITSØY KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Kvitsøy Møtenr.: 5 Møtedato: 23.11.2016 Utvalgssaksnr.: 33/16-41/16 Disse møtte: Leif Ydstebø Liv Nesse Amundsen Tor Arild Torgersen Christian Haaland Håkon Haaland Forfall / varamedlemmer: Torill Ramstad / Håkon Haaland Andre tilstede: Fra Kvitsøy kommune, økonomisjef Ingeborg Skjærpe Fra Rogaland revisjon IKS, fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, førstekonsulent Leni Tande Side Saker til behandling 33/16 16/00168-9 Godkjenning av protokoll fra møte 07.09.16 2 34/16 16/00070-3 Orientering om kommunens budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020 2 35/16 16/00060-5 Orientering fra administrasjon: Økonomisjefen 3 36/16 14/00080-10 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Lovpålagte tjenester 3 37/16 16/00167-7 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for 2016 4 38/16 16/00068-1 Bestilling av prosjekt: Anskaffelse av tjenester - IKT 4 39/16 16/00360-1 Kontrollutvalgets årsplan 2017 5 40/16 16/00064-10 41/16 16/00286-12 Orientering om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver - ny gjennomgang Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. november 2016 6 6 Referat-/meldingssaker 7/16 16/00066-7 Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll Kvitsøy Kommune 2017-2020 7
8/16 16/00067-18 Eventuelt Melding om politisk vedtak - Plan for forvaltningsrevisjon Kvitsøy kommune 2017-2020 7 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 33/16 Godkjenning av protokoll fra møte 07.09.16 Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte den 07.09.16 Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte den 07.09.16 34/16 Orientering om kommunens budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens presentasjon av budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020 til orientering. Økonomisjefen orienterte.
Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens presentasjon av budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020 til orientering. 35/16 Orientering fra administrasjon: Økonomisjefen Kontrollutvalget tar gjennomgangen til økonomisjefen til orientering. Økonomisjefen orienterte Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tar gjennomgangen til økonomisjefen til orientering. 36/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Lovpålagte tjenester Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av rapporten «lovpålagte tjenester» til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering.
Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av rapporten «lovpålagte tjenester» til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. 37/16 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for 2016 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors gjennomgang av revisjonsstrategien for 2016 til orientering Revisor orienterte Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors gjennomgang av revisjonsstrategien for 2016 til orientering 38/16 Bestilling av prosjekt: Anskaffelse av tjenester - IKT Kontrollutvalget i Kvitsøy bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Anskaffelse av tjenester - IKT» i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger, med de eventuelle tillegg/presiseringer som kom fram i møtet.
Kontrollutvalget har etter møte i kommunestyret 01.11.16 fått signaler fra rådmann og ordfører om at prosjektet er lite relevant på nåværende tidspunkt fordi kommunen er inne i en prosess med fornying av system, nye anbud på system osv. Dette var det bred enighet om i kommunestyret, men det fremkom ikke av protokollen etter kommunestyremøte. Kontrollutvalget velger likevel å ta en ny vurdering av prosjekter basert på diskusjonen i kommunestyremøte. På bakgrunn av dette ønsker kontrollutvalget å innkalle rådmann til neste møte for å få en nærmere orientering om saken. Kontrollutvalget satte frem følgende nytt forslag til vedtak: Bestilt mandat «Anskaffelser av tjenester IKT» avventes til orientering fra rådmann Kontrollutvalget bestiller et nytt mandat til neste møte med tema Effektivisering/forenkling med fokus på kommunehuset Bestilt mandat «Anskaffelser av tjenester IKT» avventes til orientering fra rådmann Kontrollutvalget bestiller et nytt mandat til neste møte med tema Effektivisering/forenkling med fokus på kommunehuset 39/16 Kontrollutvalgets årsplan 2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar årsplan 2017. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering.
Sekretariatet legger inn bestilt prosjekt i Årsplan 2017 før den går videre til kommunestyret. Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar årsplan 2017. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 40/16 Orientering om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver - ny gjennomgang Kontrollutvalget i Kvitsøy tar sekretariatets gjennomgang til orientering. Sekretariatet orienterte. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar sekretariatets gjennomgang til orientering. 41/16 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. november 2016 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. november 2016 til orientering.
Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. november 2016 til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 7/16 Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll Kvitsøy Kommune 2017-2020 8/16 Melding om politisk vedtak - Plan for forvaltningsrevisjon Kvitsøy kommune 2017-2020 EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leif Ydstebø Leder av kontrollutvalget Leni Tande Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur