Budsjettrundskriv BEV 2018 Det helsevitenskapelige fakultet Oppdatert 02.10.2017
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 2 2. Roller i budsjettarbeidet... 2 3. Budsjettfordelingsmodell... 3 4. Universitetets økonomimodell... 3 5. Budsjetteringsprinsipper... 4 5.1 Bruk av kontoplan... 4 5.2 Gjennomgående tiltak... 4 5.3 Inntekter... 5 5.3.1 Inntekter fra Kunnskapsdepartementet og andre departement... 5 5.3.2 Inntekter tilknyttet rekrutteringsstillinger... 6 5.3.3 Refusjoner... 7 5.3.4 Indirekte kostnader og ompostering av lønn fra BOA... 7 5.3.5 Salg... 7 5.4 Kostnader... 8 5.4.1 Ordinære lønnskostnader... 8 5.4.2 Kostnader tilknyttet rekrutteringsstillinger... 8 5.4.3 Drift vs investeringer... 8 5.4.4. Egeninnsats og dekningsbidrag... 9 5.4.5 Strategiske tildelinger... 9 5.4.6 Andre utgiftsposter... 9 6. Kjernefasiliteter... 9 7. Budsjetteringsnivå sentraladministrasjon-fakultet-institutt... 10 8. Periodisering... 12 9. Maler... 12 10. Budsjettkalender... 12 11. Månedlig oppfølgning og rapportering... 12 12. Dialogmøter... 13 1
1. Innledning Styring, prioritering, informasjon og oppfølging er budsjettets funksjon for Det helsevitenskapelige fakultet. Som statlig forvaltningsorgan er Universitetet i Tromsø underlagt Økonomiregelverket for staten 1. Med bakgrunn i denne har UiT utformet sin egen retningslinje for felles økonomistruktur 2. Økonomiregelverket stiller krav om at institusjonene skal ha et virksomhetsstyringssystem basert på prinsippene for mål- og resultatstyring i staten 3. Budsjettprosessen fokuserer på hvordan de ulike organisasjonsnivåene i virksomheten involveres når budsjettet utarbeides. På Det helsevitenskapelige fakultet har vi et stort fokus på budsjett og budsjettavvik som styringsinformasjon, både for fakultetet men også for Universitetet og Kunnskapsdepartementet. Det er derfor viktig at budsjettene legges så nøyaktig som mulig og at disse følges opp gjennom året. I det følgende beskrives budsjettprosessen ved Det helsevitenskapelige fakultet. Budsjetteringsprinsippene gjelder for bevilgningsøkonomien. Retningslinjer for budsjettering av eksterne prosjekter finnes i Budsjettrundskrivet for BOA 4, som ligger i verktøykasse økonomi. Budsjettarbeidet skal sees i sammenheng med strategiplan, årsplan og øvrige føringer som er gitt 5. Enhetene må gjennom sin budsjettering synliggjøre hvilke økonomiske konsekvenser måloppnåelse av planene vil forventes å få for de kommende årene. Leveranser i forbindelse med budsjettarbeidet 2018-2022 skal legges i ephorte på sak 2017/5131. Her ligger også bestilling på budsjett for perioden. Budsjettfordelingen vedtas av FS i desember, men en foreløpig beregnet ramme er gjort tilgjengelig på intranett i verktøykasse økonomi. 2. Roller i budsjettarbeidet Ved Det helsevitenskapelige fakultet er det Fakultetsdirektøren som er budsjettkoordinator. Rollen innebærer hovedansvar for planlegging og gjennomføring av budsjettprosessen. Fakultet har for budsjettåret 2018 tretten budsjettenheter bestående av ti institutter, enhet for legeutdanning, senter for helsefaglig pedagogisk utdanning og fellesadministrasjonen (seksjon for forskning, utdanning, formidling, personal- og økonomi og stab). Alle budsjettenheter skal benytte de prinsipper for budsjettering og økonomioppfølging som er gjeldende for fakultetet. For 2018 er disse tilgjengelig her. 1 Bestemmelser om økonomistyring i staten 2 Retningslinje for felles økonomistruktur, ephorte ref 2017/3999 3 Risikostyring ved Universitetet i Tromsø 4 Budsjettrundskriv BOA 5 Strategi for UiT 2014-2020, Strategiplan for Det helsevitenskapelige fakultet 2014-2020 og Handlingsplan for Det helsevitenskapelige fakultet 2015-2022 (ephorte ref 2014/1597) 2
Budsjettansvarlig for enheten er den øverste leder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dette betyr at for fakultetet og seksjonene er det dekan som er budsjettansvarlig og for de øvrige enheter er det instituttleder. Budsjettansvarlig kan delegere arbeidet knyttet til utarbeidelsen av budsjettet der det synes fornuftig, imidlertid er budsjettansvarlig pliktig til å overholde frister omtalt i budsjettkalenderen og levere fullstendig budsjett. 3. Budsjettfordelingsmodell Fordeling av ressurser gjøres i tråd med fakultetets budsjettfordelingsmodell, handlings- og strategiplan samt disponeringsskriv fra UiT. Budsjettgrunnlaget vil inneholde både historisk og aktivitetsbasert budsjettering. Fakultetsstyret vedtok i sak FS 27/17 en flerårig budsjettfordelingsmodell på Helsefak 6. Denne implementeres fra budsjettåret 2018 og innebærer en overgang til flerårig budsjettering i bevilgningsøkonomien. For 2018 er budsjettrammen basert på faktisk produksjon i 2016, samt historikk og spesifikke tildelinger. Fro 2019-2022 er rammen beregnet basert på inntektssimuleringer gjort av instituttene. Disse inntektssimuleringene kan oppdateres av budsjettenhetene ved utforming av budsjett, samt ved budsjettrevisjon i løpet av budsjettåret. 4. Universitetets økonomimodell 1.1.2011 ble det innført ny økonomimodell ved Universitet i Tromsø. Formålet med dette var blant annet å ivareta interne og eksterne rapporteringsbehov, bidra til en mer ensartet økonomi ved universitetet, og sikre at UBW gir et riktig bilde av UiTs økonomi og avsetninger. Modellen beskrives i retningslinje for felles økonomistruktur, som senest ble oppdatert i 2017, jf ephorte ref 2017/3999. Økonomimodellen består av dimensjoner og relasjoner, og disse beskrives i detalj i retningslinjen, herunder også protypene. Budsjettet for 2018-2022 skal være i tråd med denne retningslinjen. Tidligere har budsjettenhetene måttet opprette protype 12-tiltak på øremerkede midler, dersom disse skal kunne overføres fra ett år til det neste. I den flerårige budsjettfordelingsmodellen vil instituttene selv disponere sine protype 10-avsetninger. Fakultetet ber imidlertid om at aktivitet som skal gjennomføres over lengre tid eller i senere periodes, merkes protype 12, i tråd med universitetets økonomimodell. For å opprette et protype 12-tiltak, sendes gyldig skjema til avdeling for økonomi. Seksjonene skal be fakultetsdirektøren om godkjenning, før protype 12 tiltak opprettes. 6 Flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak, ephorte ref 2017/2189 3
5. Budsjetteringsprinsipper Det skal utarbeides et fullstendig inntekts- og kostnadsbudsjett for enheten basert på forventet aktivitet i budsjettperioden 2018-2022. Budsjettet for 2018 skal utarbeides detaljert og periodisert. For planleggingsperioden 2019-2022 kan budsjettet legges mer overordnet. For denne perioden vil budsjettet legges med periodisering januar. Generelt gjelder forsiktighetsprinsippet i budsjetteringen. Budsjettet skal være satt opp med nøkternhet, og det bør være tatt høyde for en viss grad av uforutsette forhold. Det forventes en kritisk vurdering av hva som vil bli gjennomført i løpet av perioden, dette gjelder særlig ved igangsetting av nye aktiviteter. Alle budsjettpostene skal bestå av gyldige verdier for konto, stedkode og tiltak. Standardiserte periodiseringsnøkler er definert i Planlegger, og det gis ikke anledning til å definere egne periodiseringsnøkler. Beløpet angis i hele kroner. Inntekter skal ha negativt fortegn, det samme gjelder refusjoner som skal gå til fradrag på en utgiftskonto. Enhetene bes om å legge budsjettet i balanse i perioden 2017-2022. Aktiviteter som finansieres med tidligere års avsetninger budsjetteres som et merforbruk på tiltaket der midlene ligger i balansen. Eventuelt merforbruk fra tidligere regnskapsår tas inn ved å budsjettere med et samlet mindreforbruk i kommende periode. Ved oppretting av nytt tiltak i løpet av budsjettåret, skal budsjett registreres i UBW innen utgangen av måneden etter at tiltaket er opprettet. 5.1 Bruk av kontoplan Det er et mål for universitetet og fakultetet at budsjett fungerer som et styringsverktøy. Budsjettenhetene skal bruke kontoplanen aktivt. Det skal minimum budsjetteres på 2-siffer nivå. Lønnskostnader og store enkeltposter skal føres på 4-siffer nivå. Gjeldende kontoplan finner du i verktøykasse økonomi. 5.2 Gjennomgående tiltak Det finnes en rekke gjennomgående tiltak på fakultetet. Enhetene velger selv om de ønsker å benytte seg av disse tiltakene. Eksempler på gjennomgående tiltak: 4
Ingen spesielle tiltak 100000 Dekningsbidrag 100001 Velferdsmidler 100003 Sensurkostnader 100004 Disputaskostnader 100005 Reisestøtte studenter 100007 Tilleggsbevilgning - 299900 Allmennrettet formidling, øremerket 299901 Forskerlinjestudenter - 299902 Revisjon medisinerstudiet 299903 Det finnes også gjennomgående tiltak for rekrutteringsstillinger. Disse tiltakene skal bare benyttes der det er stipendiater og postdoktorer i løp. Alle nye rekrutteringsstillinger skal på egne tiltak jf. punkt 5.3.2. Tiltakene skal på sikt ikke benyttes til budsjettering av rekrutteringsstillinger. For gjennomgående tiltak på Universitetet vises til informasjonsskriv med ephorte referanse 2010/5423-17. 5.3 Inntekter Fakultetets økonomi er sammensatt av flere komponenter og for å danne et mest mulig reelt bilde er det essensielt at enhetene også ser på inntekter fra andre kilder enn statsfinansieringen og budsjetterer disse så realistisk som mulig. 5.3.1 Inntekter fra Kunnskapsdepartementet og andre departement Alle inntekter som tildeles gjennom hovedbevilgningen budsjetteres på konto 3900 og skal alltid være i tråd med endelig tildeling vedtatt av Fakultetsstyret. Inntekter som er øremerket til spesielle formål budsjetteres på tiltak med protype 12-16 uavhengig av når bruken av midlene skal finne sted. Generelle/uspesifiserte inntekter budsjetteres på protype 10-tiltak og legges overordnet på budsjettenheten. Refordeling av midler tildelt gjennom statsbevilgningen skal føres på konto 3900. Internt på budsjettenhetene kan man alternativt benytte konto 9001/9101. 5
Fordeling av midler utover hovedbevilgningen skjer via konto 3900 og tiltak 299900. Slike tildelinger tekstes i UBW slik at det er mulig å identifisere midlene, fortrinnsvis med referanse til dokumentasjon i ephorte. 5.3.2 Inntekter tilknyttet rekrutteringsstillinger Inntekter tilknyttet rekrutteringsstillinger (stipendiater og postdoktorer) som finansieres med midler fra KD skal budsjetteres på tiltak med protype 12 eller 13. Protype 12 benyttes når instituttet eller fakultetet benytter midler fra egen ramme og egenfinansierer rekrutteringsstillingen, mens protype 13 benyttes for rekrutteringsstillinger som er finansiert over poolen. Egenfinansierte rekrutteringsstillinger - protype 12 I henhold til universitetets økonomimodell er det krav om at finansiering av rekrutteringsstillinger føres per tiltak. Enheten bes om å opprette eget tiltak med protype 12 til den enkelte egenfinansierte rekrutteringsstilling. Enheten bestemmer selv hvilket prinsipp som skal benyttes ved budsjettering av rekrutteringsstillinger. Enten kan enheten budsjetterte både lønns- og driftskostnader på tiltaket, eller bare lønnskostnader. Det skal imidlertid benyttes samme prinsipp for alle rekrutteringsstillingene. Når forpliktelsen er innfridd avsluttes tiltaket ved bruk av eget avslutningsskjema. Rekrutteringsstillinger finansiert over poolen protype 13 Instituttene får i budsjettfordelingen lønns- og driftsmidler som er øremerket rekrutteringsstillinger som er finansiert over poolen. Inntekten skal budsjetteres på tiltak med protype 13 uavhengig av om rekrutteringsstillingen er besatt. Enhetene bes om å opprette egne tiltak for nye rekrutteringsstillinger. Det skal som et minimum budsjetteres med en inntekt på tiltaket lik tildelte lønnsmidler som enheten mottar i budsjettåret. Dersom finansieringen ikke dekker totale lønnskostnader kan enheten enten overføre mellomværende per år eller ved avslutning av tiltaket. Fakultetet stiller ikke krav om at tildelte driftsmidler budsjetteres på tiltaket dersom driftsutgiftene belastes tiltak med protype 10. Enheten skal legge budsjett på driftsmidlene dersom enheten ønsker å belaste protype 13-tiltaket med driftskostnader og kostnadsføre de på samme tiltak. Størrelsen på tildelte driftsmidler kan være ulik for rekrutteringsstillingene, og enheten gis anledning til å budsjettere driftsmidlene flatt for finansierte rekrutteringsstillinger. Det skal benyttes samme prinsipp for alle rekrutteringsstillingene ved enheten. Enheten gis ikke anledning til å omdisponere avsatte midler til andre formål før forpliktelsen er innfridd. Når forpliktelsen er innfridd avsluttes tiltaket ved bruk av eget avslutningsskjema. Dersom forsinkelser har medført at en rekrutteringsstilling er besatt etter endt finansieringsperiode skal det ikke budsjetteres med noen inntekt på tiltaket, og aktiviteten i budsjettåret dekkes av tidligere års avsetninger på tiltaket. Ved eventuell forlengelse av periode, må det budsjetteres med nye midler. 6
5.3.3 Refusjoner Sykepenger Sykepengerefusjoner, konto 5801, budsjetteres lik gjennomsnittlige refusjoner over de 3 siste år fratrukket 10 %, justert for kjente faktorer. Dette gjelder alle typer stillinger. Fødselspenger, ordinære stillinger Fødselspengerefusjoner, konto 5811, budsjetteres som inntekt. Dersom det er behov for vikar, skal dette budsjetteres som lønnskostnad jf. punkt 5.4. Fødselspenger, rekrutteringsstillinger Fødselspengerefusjoner, konto 5811, knyttet til rekrutteringsstillinger skal budsjetteres som inntekt på tiltaket rekrutteringsstillingen er knyttet til. Inntekten skal fremkomme i budsjettet som et mindreforbruk. Refusjonen vil da bli liggende i balansen til forpliktelsen inntreffer. Annen refusjon vedr. arbeidskraft Annen refusjon vedr. arbeidskraft, konto 5891, budsjetteres som inntekt i de tilfeller det er kjent at man vil motta refusjon som ikke faller inn under overnevnte refusjoner. 5.3.4 Indirekte kostnader og ompostering av lønn fra BOA Indirekte kostnader i BOA budsjetteres som inntekt i BEV. Det vil være hensiktsmessig å budsjettere BOA før BEV, slik at disse tallene kan hentes direkte fra UBW, justert for forventede inntekter på prosjekt som ikke er opprettet ennå. Avvik justeres gjennom prognosene i budsjettåret. Konto 9041 og 9042 benyttes til å budsjettere indirekte kostnader til fakultet/avdeling og indirekte kostnader internt ansatt. Budsjettet skal speile budsjett i BOA på hhv konto 9141 og 9142. Konto 9011 benyttes til å budsjettere ompostering av lønn fra BOA til BEV. Budsjettet skal speile budsjett i BOA på konto 9111. 5.3.5 Salg De enheter som selger varer eller tjenester internt må budsjettere forventede salgsinntekter. Føringer knyttet til kjernefasilitetene fremkommer av punkt 6. 7
5.4 Kostnader 5.4.1 Ordinære lønnskostnader Alle lønnskostnader skal budsjetteres på forskningsgruppenivå og kontoplanens 4-siffer skal benyttes. Lønnsfiler fra PAGA vil være grunnlaget for budsjettering av lønn. Det er enhetenes ansvar å sørge for at det er samsvar mellom registrering i PAGA og budsjetterte lønnskostnader. Lønnsvekst og lønnsoppgjør er kalkulert inn i budsjetteringsverktøyet etter estimerte satser. Her tas det høyde for forventede kostnader vedrørende lønnsoppgjør og lønnsvekst. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at dersom kostnaden blir høyere enn kalkulert, må det dekkes inn over egen ramme. I lønnsbudsjettet skal alle stillinger som vil komme til å få en økonomisk konsekvens i regnskapet for 2018-2022 føres. Enhetene bes budsjettere realistisk med tanke på tiltredelse i nye stillinger. Malen skal brukes i den form den er utarbeidet. Enhetene kan budsjettere med 1 % overtid av totalt lønnsbudsjett. 5.4.2 Kostnader tilknyttet rekrutteringsstillinger Kostnader knyttet til rekrutteringsstillinger som er finansiert med midler fra KD skal budsjetteres på øremerket tiltak. Består inntektssiden kun av midler for å dekke lønnskostnader skal det ikke budsjetteres med kostnader til drift. Enhetene skal som et minimum budsjettere med reelle lønnskostnader på tiltaket. Dersom enheten velger å legge driftsmidler på tiltaket skal det legges budsjett på driftskostnadene. Det skal benyttes samme budsjettprinsipp for kostnadssiden for alle rekrutteringsstillingene ved enheten. 5.4.3 Drift vs investeringer Det er viktig å skille mellom drift og investeringer. Investeringer er i utgangspunktet anleggsmidler som anskaffes til varig eie og bruk. De har en minimumskostnad på 30.000 og en forventet levetid på minimum 3 år. Planlagte investeringer skal budsjetteres i kontoklasse 9. Ved leveranse av budsjett skal det rapporteres særskilt på planlagte investeringer over 500.000 kr for kommende budsjettår. 8
5.4.4. Egeninnsats og dekningsbidrag Egeninnsats i BOA budsjetteres som kostnad i BEV. Det vil være hensiktsmessig å budsjettere BOA før BEV, slik at disse tallene kan hentes direkte fra UBW, justert for forventet egeninnsats på prosjekt som ikke er opprettet ennå. Avvik justeres gjennom prognosene i budsjettåret. Konto 9151-9154 benyttes til å budsjettere egeninnsats som kostnad i BEV. Budsjettet skal speile budsjett i BOA på konto 9051-9054. Konto 9041 benyttes til å budsjettere sentraladministrasjonen og fakultets dekningsbidrag, totalt 7 %. Dekningsbidrag budsjetteres likt foregående år, justert for kjente endringer. Budsjett justeres når beregninger foreligger etter avsluttet regnskapsår. 5.4.5 Strategiske tildelinger Det skal opprettes protype 12-tiltak for alle strategiske tildelinger. Dette gjøres ved å sende inn gyldig skjema til avdeling for økonomi. Det gjøres oppmerksom på at enhetene skal kunne rapportere til fakultetsledelsen på bruk av disse tildelingene og enhetene må derfor ha et system for oppfølging. 5.4.6 Andre utgiftsposter Enhetene må gjennomgå behovet for andre større utgiftsposter som; investering og utskiftning av utstyr, lisenser, større anskaffelser, og servicekontrakter. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at deler av AV/IT utstyret samt kopi og print vil dekkes av ITA, jf. punkt 7. Kostnader som forfaller i budsjettåret der inntekten delvis eller i sin helhet ligger i balansen, skal fremkomme av driftsbudsjettet. Dette kan eksempelvis være øremerkede midler. 6. Kjernefasiliteter I tråd med fakultetets budsjettfordelingsmodell, fordeles midler i budsjettet for å dekke kjernefasilitetenes lønnskostnader og noe drift til enkelte kjernefasiliteter og infrastruktur. For kjernefasilitetene på ISM dekkes deler av lønnskostnadene av eksterne midler. Dette ivaretas av egne avtaler. Kostnader knyttet til kjernefasilitetene skal budsjetteres på egne protype 12-tiltak. Lønnskostnader knyttet til tjenestene budsjetteres på linje med andre ansatte. I tillegg må det budsjetteres med en inntekt fra andre enheter og aktører som kjøper tjenester. Enhetens tjenester 9
prises i tråd med TDI-modellen og fakultetets budsjettrundskriv for BOA. Enhetene må også budsjettere med kostnader knyttet til eventuelle servicekontrakter. 7. Budsjetteringsnivå sentraladministrasjon-fakultetinstitutt Sentraladministrasjonen (ITA) Fra 2013 ble deler av fakultetets budsjettramme flyttet til ITA for å ivareta områder innen IT/AV, jf. ephorte ref 2012/2685-2. ITA vil ha ansvar for kostnader knyttet til student- og kursmaskiner, utskrift og kopi til studenter, AV-ressurser til undervisnings- og møterom samt AV-ressurser til auditorium. Fra 2017 ble fellesordningen for PC og print innført, jf ephorte ref.2017/215. Denne innebærer at ITA overtar ansvaret for standard IT-utstyr for alle ansatte i mer enn 20% stillingsandel, samt utskrift/kopi for alle ansatte. Kostnader tilknyttet dette skal derfor ikke budsjetteres av enhetene. Fakultetsledelsen Lønnskonteringen for dekanatet ble fra 2013 splittet mellom fakultetsadministrasjonen og instituttene. Avtalte driftsmidler budsjetters i utgangspunktet som kostnad på instituttnivå, da midlene blir overført gjennom ordinær tildeling. For 2018 vil imidlertid driftsmidler tildeles i regnskapet, så snart dekanatets medlemmer for kommende dekanatperiode er avklart. Reiseutgifter for dekan og prodekaner som gjøres som en del av oppgaven som dekan/prodekaner, budsjetteres på fakultetet. Reiser de gjør som forskere, må budsjetteres på institutt/forskningsgruppe. Budsjettenheten fakultetsadministrasjonen budsjetterer med stasjonære PC er og kontormøbler for samtlige seksjoner. Seksjonene budsjetterer med bærbare PC er samt reiser på seksjonens eget budsjett. Seksjon for utdanningstjenester Seksjon for utdanningstjenester budsjetterer med følgende typer kostnader: Avlønning av lesesalinspektører på MH, Farmasi- og Tannbygget Avlønning av kopiassistenter Avlønning av trimrominspektører (trimrom for ansatte og studenter på plan 5) Kopiering av kompendier budsjetteres av seksjon for utdanningstjenester for alle programmene. Kompendiene er kostnadsfrie for studentene. 10
HMS-tiltak for studenter: innkjøp av spesialutstyr som deretter tilhører fakultetet Møtehonorarer for studenter i besluttende råd, utvalg og styrer: Budsjetteres av seksjon for utdanningstjenester i tråd med vedtak i FS 25/14 per 19.juni 2014. Rekrutteringstiltak: Ekstra annonsering av grunnstudier, særskilt annonsering av masterstudier og EVU, kostnader til pleie og besøk av søkere budsjetteres av instituttene. Midler til mottak av skolebesøk budsjetteres av seksjon for utdanningstjenester. Studiestart: Seksjon for utdanningstjenester budsjetterer kostnadene til studiestartarrangementet i Lysgården og oppstartsmøte for programmet medisin. Instituttene budsjetterer kostnadene til oppstartsmøter for de øvrige programmene. HEL0700: lønn emneleder og studiekonsulent samt felles driftsutgifter. Samarbeidsmidler forvaltes av seksjon for utdanningstjenester. Instituttene Enhetene bes om å kontrollere at de til enhver tid benytter oppdaterte satser i tråd med vedtak i fakultetsstyret. Instituttene må budsjettere med: Avslutninger for studenter på egne program Undervisningsressurser Midler for reiser og litteratur for faglig utvikling Midler for utstyr og utvikling av læremateriell Praksiskostnader for studenter på egne program Reisemidler for masterstudenter (150 kr pr studiepoeng masteroppgaven er på) Sensurkostnader Strategiske midler til instituttleder i tråd med tilbudsbrev (innenfor egen ramme). Midlene kan også synliggjøres gjennom bruk av instituttets rekrutteringsstillinger fra universitetets sentrale pott. Det skal opprettes eget protype 12-tiltak på disse midlene. Tildelte midler skal benyttes i sin helhet inne utgangen av påfølgende kalenderår de var tildelt. Ved funksjonsperiodens utløp, blir ubrukte midler tilbakeført såfremt de ikke er benyttet inne utløp av påfølgende kalenderår. Driftsmidler prodekaner og faglige rådgivere (innenfor egen ramme). Det skal opprettes eget protype 12-tiltak på disse midlene. Tildelte midler skal benyttes i sin helhet inne utgangen av påfølgende kalenderår de var tildelt. Ved funksjonsperiodens utløp, blir ubrukte midler tilbakeført såfremt de ikke er benyttet inne utløp av påfølgende kalenderår. 11
8. Periodisering Alle kostnader og inntekter skal periodiseres etter forventet bruk. Der det er fornuftig anbefales det å se på historiske regnskapstall. Alle periodiseringsnøklene fremkommer i budsjettmalen. For hovedbevilgningen skal periodiseringsnøkkel BEV_HOVEDFOR benyttes. Denne periodiseringsnøkkelen skal ikke benyttes for øvrige inntekter. Dersom ikke periodiseringsnøkkel oppgis av enhet, budsjetteres posten flatt i 2018. For perioden 2019-2022 periodiseres postene i periode 1 (januar). 9. Maler Budsjettmalen som skal benyttes ved utarbeidingen av budsjett 2018-2022 finner du her. Historisk sett har lønn vært budsjettert for høyt på Helsefak. Det åpnes derfor opp for at enhetene selv kan justere forventet lønnskompensasjon, for å unngå at for stor andel av budsjettet bindes opp til lønn. Dette innebærer en risiko for merforbruk og budsjettenhetene anbefales å vurdere egen tilnærming. I lønnsmalen må man velge arbeidsgiversone. Det skal opprettes en arkflik per kombinasjon av arbeidsgiversone-avdelingsnummer-tiltak. Malen skal ikke endres, men brukes i den form de er utarbeidet. Dette fordi malene inneholder formler for summering samt skjulte formler som benyttes i opplasting av malene i UBW. 10. Budsjettkalender Fakultetet har utarbeidet en budsjettkalender som oppsummerer de leveranser og frister som vil være utgangspunktet for budsjettprosessen i budsjettår 2018. Da ny flerårig budsjettfordelingsmodell implementeres fra budsjettåret 2018, vil det imidlertid være viktig å gjøre vurderinger underveis for å sikre en mest mulig smidig prosess og endringer kan derfor oppstå. Budsjettkalenderen vil derfor oppdateres løpende og være tilgjengelig på verktøykasse økonomi. 11. Månedlig oppfølgning og rapportering Fakultetsadministrasjonen rapporterer månedlig på budsjettavvik til fakultetsledelsen. Tertialvis rapporteres det til fakultetsstyret. Økonomiavdelingen rapporterer tertialvis til KD basert på budsjett og regnskap i UBW. 12
Årlig utarbeides prognose for årsresultatet innen utgangen av andre tertial. Prognosene brukes som et verktøy for styring både på enhets- og fakultetsnivå. Enhetene kan endre sine planer gjennom året der det synes fornuftig. Endringene må være i tråd med de strategiske føringer som er gitt og innenfor de økonomiske rammer enheten har til rådighet. 12. Dialogmøter Fakultetsledelsen avholder årlig to dialogmøter med enhetene. Agenda settes opp i forkant av møtene etter innspill fra enhetene. Oppfølging av års- og strategitiltak knyttet til fakultetets kjerneområder forskning, utdanning og formidling samt økonomisk status vil være hovedsaker i disse møtene. 13