BUDSJETTRUNDSKRIV FOR DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET

Transkript

1 2014 BUDSJETTRUNDSKRIV FOR DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET Budsjettprosess Versjon 1.1

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Roller i budsjettarbeidet Budsjettfordelingsmodell Universitetets økonomimodell Budsjetteringsprinsipper Bruk av kontoplan Gjennomgående tiltak Inntekter Inntekter fra Kunnskapsdepartementet Inntekter tilknyttet rekrutteringsstillinger Refusjoner Dekningsbidrag Salg Kostnader Ordinære lønnskostnader Kostnader tilknyttet rekrutteringsstillinger Årsplanstiltak Strategiske tildelinger 2013/ Andre utgiftsposter Prissaken Budsjetteringsnivå sentraladm-fakultet-institutt Periodisering Maler Budsjettkalender Månedlig oppfølgning og dialogmøter Rapportering

3 1. Innledning Styring, prioritering, informasjon og oppfølging er budsjettets funksjon for Det helsevitenskapelige fakultet. Som statlig forvaltningsorgan er Universitetet i Tromsø underlagt Økonomiregelverket for staten. Økonomiregelverket stiller krav om at institusjonene skal ha et virksomhetsstyringssystem basert på prinsippene for mål- og resultatstyring i staten (DL ) 1. Budsjettprosessen fokuserer på hvordan de ulike organisasjonsnivåene i virksomheten involveres når budsjettet utarbeides. På Det helsevitenskapelige fakultet har det i 2013 blitt rettet et enda sterkere fokus på budsjett og budsjettavvik som styringsinformasjon, både for fakultetet men også for Universitetet og Kunnskapsdepartementet. Det er derfor viktig at budsjettene legges så nøyaktig som mulig og at disse følges opp gjennom året. I det følgende beskrives budsjettprosessen ved Det helsevitenskapelige fakultet. Budsjetteringsprinsippene gjelder kun for bevilgningsøkonomien. Retningslinjer for budsjettering av eksterne prosjekter finnes på Avdeling for økonomi sine hjemmesider. Budsjettarbeidet skal sees i sammenheng med strategiplan, årsplan og øvrige føringer som er gitt 2. Enhetene må gjennom sin budsjettering synliggjøre hvilke økonomiske konsekvenser måloppnåelse av planene vil forventes å få for kommende år. Leveranser i forbindelse med budsjettarbeidet skal legges i ephorte på sak 2013/2568. Enhetenes budsjettramme vil bli kommunisert til budsjettenhetene i september. Enhetenes endelige tildelinger vil styrebehandles i desember I tillegg til statsfinansieringen disponerer enhetene ulik grad av eksterne midler. Disse tildelingene er avgjørende for at fakultetet skal oppnå sine mål til kjernevirksomheten forskning, utdanning og formidling. 2. Roller i budsjettarbeidet Ved Det helsevitenskapelige fakultet er det Fakultetsdirektøren som for budsjettåret 2014 er budsjettkoordinator. Rollen innebærer hovedansvar for planlegging og gjennomføring av budsjettprosessen. Fakultet har for budsjettåret 2014 elleve budsjettenheter bestående av åtte institutter, faglige fellesressurser, fellesmedisin og fakultetsadministrasjonen (seksjon for forskning, utdanning, formidling, personal- og økonomi og stab). Alle budsjettenheter skal benytte de prinsipper for budsjettering og økonomioppfølging som er gjeldende for fakultetet. For 2014 er disse tilgjengelig her. Budsjettansvarlig for enheten er den øverste leder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dette betyr at for fakultetet og seksjonene er det dekan som er budsjettansvarlig og for de øvrige enheter er det instituttleder. Budsjettansvarlig kan delegere arbeidet knyttet til utarbeidelsen av budsjettet der det synes fornuftig, imidlertid er budsjettansvarlig pliktig til å overholde frister omtalt i budsjettkalenderen og levere fullstendig budsjett. 1 Risikostyring ved Universitetet i Tromsø 2 Handlingsplan for Universitetet i Tromsø , Strategiplan , Årsplan

4 Programstyret for medisin fatter vedtak innen utgangen av juni hvert år for hvordan studiepoengmidlene fra medisin skal fordeles mellom IKM, ISM og IMB. 3. Budsjettfordelingsmodell Fordeling av ressurser gjøres i tråd med fakultetets budsjettfordelingsmodell, års- og strategiplan. Budsjettgrunnlaget vil inneholde både historisk og aktivitetsbasert budsjettering. Fakultetsstyret vedtok i sak FS å nedsette en arbeidsgruppe for å revidere fakultetets budsjettfordelingsmodell (vedtatt FS 09-09), samt pris- og garantisaken (vedtatt FS 08-09). Arbeidsgruppen utarbeidet et forslag til revidert budsjettfordelingsmodell med bakgrunn i de mål og føringer som ble gitt gruppen, ephorte ref 2012/ Etter å ha vurdert alle høringsinnspill, samt en rekke uavklarte momenter som vil påvirke fakultetets tildeling for 2014, besluttet arbeidsgruppen å be fakultetsstyret utsette implementering av revidert modell til budsjettåret Universitetets økonomimodell ble det innført ny økonomimodell ved Universitet i Tromsø. Formålet med dette var blant annet å ivareta interne og eksterne rapporteringsbehov, bidra til en mer ensartet økonomi ved universitetet, og sikre at Agresso gir et riktig bilde av UiTs økonomi og avsetninger. Budsjettet for 2014 skal være i tråd med universitetets økonomimodell. Økonomimodellen består av dimensjoner og relasjoner. Dimensjoner er et konteringsbegrep, mens relasjoner er et rapporteringsbegrep. Dimensjon 0 (Dim 0) er konto, Dim 1 er avdeling (stedkode) og Dim 2 er tiltak. Dim 0 Konto Dimensjon 0 angir kontoplanen. Denne følger av krav fra Kunnskapsdepartementet, og sier noe om type inntekt og kostnad. Konteringsbegrepet er definert som konto i Agresso. Dim 1 Stedkode Dimensjon 1 angir stedkoder. Stedkodestrukturen forteller hvor de ulike inntekter og kostnader tilhører. Hver stedkode består av 6 siffer. Stedkoder ved Helsefak begynner med 31****, og er spesifisert på alle nivå ved fakultetet. Konteringsbegrepet er definert som avd i Agresso. Dim 2 - Tiltak Dimensjon 2 angir tiltak og prosjekt. Tiltak benyttes for å skille mellom ulike deler av universitetets bevilgningsøkonomi, og spesifiseres med en tallkode bestående av 6 siffer. Tiltak som tilhører Helsefak begynner med 20****, mens gjennomgående tiltak som gjelder for hele universitetet begynner med 100***. Det er opprettet noen gjennomgående tiltak ved Helsefak som kan benyttes i kombinasjon med flere stedkoder. Øvrige tiltak skal kun være knyttet til en stedkode. Konteringsbegrepet er definert som pro i Agresso. I bevilgningsøkonomien skiller økonomimodellen mellom tre prosjekttyper; protype 10, protype 12 og protype 13. 3

5 Protype 10 Regnskapsmessig oppfølging Denne typen tiltak viser ofte kun kostnadssiden ved aktiviteten, dvs. at det ikke stilles krav om at det budsjetteres både inntekter og kostnader på det enkelte tiltak. Protype 10 tiltak benyttes for å holde kontroll med en bestemt type aktivitet som inngår i enhetens ordinære drift, og gir en oversikt over historiske data fra år til år. Det overføres ingen saldo fra et år til det neste per tiltak, men alt summeres på overordnet instituttnivå. Behandling av saldo besluttes av fakultetsstyret i sak om avsetninger og balanse. Protype 12 Interne avsetninger Interne avsetninger er midler som instituttet, fakultetet eller universitetet har bestemt skal benyttes til spesielle formål. Dersom instituttene ønsker å omdefinere midler fra protype 10 til protype 12 skal dette godkjennes av fakultetet, ved at skriftlig søknad sendes til fakultetsdirektør. Midlene som er øremerket formålet budsjetteres som inntekt på tiltaket. Tiltaket har som formål å vise differansen mellom midlene som er øremerket til aktiviteten og kostnadene som aktiviteten har generert. Dersom det ved årsskifte foreligger saldo på disse tiltakene, overføres denne til neste år så lenge formålet ikke er innfridd eller aktiviteten ikke er avsluttet. Tiltakets saldo ved budsjettperiodens slutt viser enhetens avsetning knyttet til aktiviteten. Tildelende enhet kan omdisponere ubenyttede midler. Protype 13 Øremerkede midler Tiltaket benyttes for å holde kontroll med midler fra Kunnskapsdepartementet som ved tildeling er øremerket spesifikke formål. Midlene kan ikke omdisponeres til andre formål av institusjonen. Det er knyttet rapporteringskrav til disse midlene, og regnskapssystemet benyttes til å følge at midlene er brukt i henhold til formålet. Både øremerket inntekt og tilhørende kostnad budsjetteres på tiltaket. Saldo overføres til neste år dersom formålet ikke er innfridd, og tiltaket viser enhetens avsetning tilknyttet aktiviteten. Protyper gjeldende ekstern økonomi Det finnes flere protyper knyttet til eksterne prosjekter. Budsjetteringsprinsipper beskrevet i budsjettrundskrivet er ikke gjeldende for budsjettering av eksterne prosjekter. 5. Budsjetteringsprinsipper Det skal utarbeides et fullstendig inntekts- og kostnadsbudsjett for enheten. Alle budsjettpostene skal bestå av gyldige verdier for konto (4 siffer), stedkode (6 tegn), og tiltak (6 tegn). Standardiserte periodiseringsnøkler er definert i Agresso Planlegger, og det gis ikke anledning til å definere egne periodiseringsnøkler, men det finnes alternativer for spesielle periodiseringer. Beløpet angis i hele kroner. Inntekter skal ha negativt fortegn, det samme gjelder refusjoner som skal gå til fradrag på en utgiftskonto. Enhetene bes om å budsjettere forventet aktivitet for 2014 innenfor tildelt ramme. Aktiviteter som finansieres med tidligere års avsetninger budsjetteres som et merforbruk på tiltaket der midlene ligger i balansen. Dette gjelder protype 12 og 13. Balansen vil ligge på konto Enhetene gis ikke anledning til å budsjettere med et merforbruk på tiltak med protype 10, med mindre annet er vedtatt i fakultetsstyret. 4

6 Eventuelt merforbruk fra tidligere regnskapsår tas inn ved å budsjettere med et samlet mindreforbruk på tiltak med protype Bruk av kontoplan Det er et mål for universitetet og fakultetet at budsjett fungerer som et styringsverktøy. Budsjettenhetene skal bruke kontoplanen aktivt. Det skal minimum budsjetteres på 2-siffer nivå. Lønnskostnader og store enkeltposter skal føres på 4-siffer nivå. Gjeldende kontoplan finner du her. 5.2 Gjennomgående tiltak Det er et mål å redusere aktive tiltak, budsjettere etter like prinsipper og gjøre regnskapsoppfølgingen mer lik og sammenlignbar. Vi ber budsjettenhetene benytte seg av de gjennomgående tiltakene der det er mulig. Følgende tiltak er gjennomgående for Fakultetet: Velferdsmidler (skal brukes på egne stedkoder) Sensurkostnader Disputaskostnader Tilleggsbevilgning (fakultetets interne tiltak) Allmennrettet formidling, øremerket Forskerlinjestudenter Revisjon medisinerstudiet Gjennomgående tiltak for rekrutteringsstillinger: Egenfinansierte stipendiatstillinger Egenfinansierte postdok-stillinger Stipendiatstillinger fra poolen Postdok-stillinger fra poolen Disse tiltakene skal bare benyttes der det er stipendiater og postdoktorer i løp. Alle nye rekrutteringsstillinger skal på egne tiltak jf. punkt Tiltakene skal på sikt ikke benyttes til budsjettering av rekrutteringsstillinger. For gjennomgående tiltak på Universitetet vises til informasjonsskriv med ephorte referanse 2010/

7 5.3 Inntekter Fakultetets økonomi er sammensatt av flere komponenter og for å danne et mest mulig reelt bilde er det essensielt at enhetene også ser på inntekter fra andre kilder enn statsfinansieringen og budsjetterer disse så realistisk som mulig Inntekter fra Kunnskapsdepartementet Alle inntekter som tildeles gjennom hovedbevilgningen budsjetteres på konto 3900 og skal alltid være i tråd med endelig tildeling vedtatt av Fakultetsstyret. Inntekter som er øremerket til spesielle formål budsjetteres på tiltak med protype 12 eller 13 uavhengig av når bruken av midlene skal finne sted. Generelle/uspesifiserte inntekter budsjetteres på protype 10-tiltak og legges overordnet på budsjettenheten. Refordeling av midler tildelt gjennom statsbevilgningen skal føres på konto Internt på budsjettenhetene kan man alternativt benytte konto 9001/9101. Fordeling av midler utover hovedbevilgningen skjer via konto 3900 og tiltak Slike tildelinger tekstes i Agresso slik at det er mulig å identifisere midlene, fortrinnsvis med referanse til dokumentasjon i ephorte Inntekter tilknyttet rekrutteringsstillinger Inntekter tilknyttet rekrutteringsstillinger (stipendiater og postdoktorer) som finansieres med midler fra KD skal budsjetteres på tiltak med protype 12 eller 13. Protype 12 benyttes når instituttet eller fakultetet benytter midler fra egen ramme (egenfinansierer) rekrutteringsstillingen, mens protype 13 benyttes for rekrutteringsstillinger som er finansiert over poolen. Egenfinansierte rekrutteringsstillinger - protype 12 I henhold til ny økonomimodell er det krav om at finansiering av rekrutteringsstillinger føres per tiltak. Enheten bes om å opprette eget tiltak med protype 12 til den enkelte egenfinansierte rekrutteringsstilling. Enheten bestemmer selv hvilket prinsipp som skal benyttes ved budsjettering av rekrutteringsstillinger. Enten kan enheten budsjetterte både lønns- og driftskostnader på tiltaket, eller bare lønnskostnader. Det skal imidlertid benyttes samme prinsipp for alle rekrutteringsstillingene. Når forpliktelsen er innfridd avsluttes tiltaket ved bruk av eget avslutningsskjema som signeres av tildelende enhet. Rekrutteringsstillinger finansiert over poolen protype 13 Instituttene får i budsjettfordelingen lønns- og driftsmidler som er øremerket rekrutteringsstillinger som er finansiert over poolen. Inntekten skal budsjetteres på tiltak med protype 13 uavhengig av om rekrutteringsstillingen er besatt. Enhetene bes om å opprette egne tiltak for nye rekrutteringsstillinger. For eksisterende rekrutteringsstillinger kan gjennomgående tiltak benyttes dersom enheten er trygg på at dette gir tilstrekkelig kontroll med bruken av midlene, samt at avsetningene er tilnærmet lik forpliktelsene knyttet til rekrutteringsstillingene. Det skal som et minimum budsjetteres med en inntekt på tiltaket lik tildelte lønnsmidler som enheten mottar i budsjettåret. Dersom finansieringen ikke dekker totale lønnskostnader kan 6

8 enheten enten overføre mellomværende per år eller ved avslutning av tiltaket. Fakultetet stiller ikke krav om at tildelte driftsmidler budsjetteres på tiltaket dersom driftsutgiftene belastes tiltak med protype 10. Enheten skal legge budsjett på driftsmidlene dersom enheten ønsker å belaste protype 13-tiltaket med driftskostnader og kostnadsføre de på samme tiltak. Størrelsen på tildelte driftsmidler kan være ulik for rekrutteringsstillingene, og enheten gis anledning til å budsjettere driftsmidlene flatt for finansierte rekrutteringsstillinger. Det skal benyttes samme prinsipp for alle rekrutteringsstillingene ved enheten. Enheten gis ikke anledning til å omdisponere avsatte midler til andre formål før forpliktelsen er innfridd. Når forpliktelsen er innfridd avsluttes tiltaket ved bruk av eget avslutningsskjema som signeres av U.dir. Dersom forsinkelser har medført at en rekrutteringsstilling er besatt etter endt finansieringsperiode skal det ikke budsjetteres med noen inntekt på tiltaket, og aktiviteten i budsjettåret dekkes av tidligere års avsetninger på tiltaket. Ved eventuell forlengelse av periode, må det budsjetteres med nye midler Refusjoner Sykepenger Sykepengerefusjoner, konto 5801, budsjetteres lik gjennomsnittlige refusjoner over de 3 siste år fratrukket 10 %, justert for kjente faktorer. Dette gjelder alle typer stillinger. Fødselspenger, ordinære stillinger Fødselspengerefusjoner, konto 5811, budsjetteres som inntekt. Dersom det er behov for vikar, skal dette budsjetteres som lønnskostnad jf. punkt 5.4. Fødselspenger, rekrutteringsstillinger Fødselspengerefusjoner, konto 5811, knyttet til rekrutteringsstillinger skal budsjetteres som inntekt på tiltaket rekrutteringsstillingen er knyttet til. Inntekten skal fremkomme i budsjettet som et mindreforbruk. Refusjonen vil da bli liggende i balansen til forpliktelsen inntreffer. Annen refusjon vedr. arbeidskraft Annen refusjon vedr. arbeidskraft, konto 5891, budsjetteres som inntekt i de tilfeller det er kjent at man vil motta refusjon som ikke faller inn under overnevnte refusjoner Dekningsbidrag Inntekter knyttet til dekningsbidrag budsjetteres likt med faktisk regnskap året før, justert for eventuelle store kjente faktorer. Avvik justeres gjennom prognosene i budsjettåret. Konto 9041 benyttes til å budsjettere forventet dekningsbidrag fra eksterne prosjekter, samt sentraladministrasjonen og fakultets dekningsbidrag, totalt 7 %. Egeninnsats til eksterne prosjekter skal budsjetteres på konto Det skal ikke budsjetteres med netto DB. 7

9 5.3.5 Salg De enheter som selger varer eller tjenester internt må budsjettere forventede salgsinntekter. Enheter som berøres av prissaken, må se dette opp mot føringene som gis for fellestjenestene spesielt. Prissaken og håndtering av denne er presisert under punkt Kostnader Ordinære lønnskostnader Alle lønnskostnader skal budsjetteres på forskningsgruppenivå og kontoplanens 4-siffer skal benyttes. Lønnsfiler fra PAGA vil være grunnlaget for budsjettering av lønn. Det er enhetenes ansvar å sørge for at det er samsvar mellom registrering i PAGA og budsjetterte lønnskostnader. Lønnsvekst og lønnsoppgjør er kalkulert inn i budsjetteringsverktøyet etter satser i statsbudsjettet. Her tas det høyde for forventede kostnader vedrørende lønnsoppgjør og lønnsvekst. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at dersom kostnaden blir høyere enn kalkulert, må det dekkes inn over egen ramme. I lønnsbudsjettet skal alle stillinger som vil komme til å få en økonomisk konsekvens i regnskapet for 2014 føres, også ønsket ny aktivitet. Nye stillinger og rekrutteringsstillinger som skal gå av balansen skal merkes særskilt. Enhetene bes budsjettere realistisk med tanke på tiltredelse i nye stillinger. Malen skal brukes i den form den er utarbeidet. Enhetene kan budsjettere med 1 % variabellønn av totalt lønnsbudsjett Kostnader tilknyttet rekrutteringsstillinger Kostnader knyttet til rekrutteringsstillinger som er finansiert med midler fra KD skal budsjetteres på øremerket tiltak. Består inntektssiden kun av midler for å dekke lønnskostnader skal det ikke budsjetteres med kostnader til drift. Enhetene skal som et minimum budsjettere med reelle lønnskostnader på tiltaket. Dersom enheten velger å legge driftsmidler på tiltaket skal det legges budsjett på driftskostnadene. Det skal benyttes samme budsjettprinsipp for kostnadssiden for alle rekrutteringsstillingene ved enheten Årsplanstiltak Alle årsplanstiltak som får en regnskapsmessig konsekvens skal budsjetteres og merkes i driftsbudsjettet. Stillinger merkes jf. punkt Det gjøres oppmerksom på at enhetene skal rapportere til fakultetsledelsen på bruk disse midlene og enhetene må derfor ha et system for oppfølging. 8

10 5.4.4 Strategiske tildelinger 2013/2014 Aktiviteter knyttet til strategiske tildelinger tildelt i 2013 og som skal videreføres i 2014 skal merkes i driftsbudsjettet. Stillinger merkes jf. punkt Det gjøres oppmerksom på at enhetene skal rapportere til fakultetsledelsen på bruk av disse tildelingene og enhetene må derfor ha et system for oppfølging Andre utgiftsposter Enhetene må gjennomgå behovet for andre større utgiftsposter som; IKT, investering og utskiftning av PC-er og annet IKT utstyr samt lisenser, større anskaffelser, og servicekontrakter. Oversikt over datautstyr med behov for utskifting vil bli utarbeidet av Avdeling for IT og distribueres per mail når den foreligger. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at deler av AV/IT utstyret vil dekkes av ITA, jf. punkt 7. Kostnader som forfaller i budsjettåret der inntekten delvis eller i sin helhet ligger i balansen, skal merkes i driftsbudsjettet. Dette kan eksempelvis være øremerkede midler. Seksjonene skal budsjettere kostnader som stasjonære PC er, kontormøbler og reiser på vegne av fakultetet, på stab. 6. Prissaken Prissaken er gjeldende for Seksjon for forskningstjenester, IMB, IKM, ISM og IFA. I budsjettgrunnlaget benyttes fordelingen av garantimidler tilsvarende FS Helsefak Komparativ medisin, verksted og EM er i hovedsak de tjenester som har kjøp fra andre som omhandles av prissaken. Kostnadene budsjetteres slik: Lønnskostnader knyttet til tjenestene budsjetteres på linje med andre ansatte og merkes jf. punkt 5.4. I tillegg må det budsjetteres med en inntekt/garanti fra de enheter som kjøper tjenester. Disse summene fremkommer i fordelingssaken FS Helsefak Drives det salg til andre aktører, skal den forventede inntekten fremkomme i budsjettgrunnlaget i tillegg jf. punkt Instituttene budsjetterer med lønnskostnad på konto 5509 og periodisering desember. Pris- og garantisaken er for tiden under revisjon, jf. punkt 3. Resultatet av denne gjennomgangen vil trolig implementeres fra budsjettåret 2015, men arbeidsgruppens anbefalinger kan føre til endret praksis allerede fra budsjettåret Berørte enheter vil informeres dersom dette blir tilfellet. 7. Budsjetteringsnivå sentraladm-fakultet-institutt Sentraladministrasjonen (ITA) Fra 2013 ble deler av fakultetets budsjettramme flyttet til ITA for å ivareta områder innen IT/AV, jf. ephorte ref 2012/ ITA vil ha ansvar for kostnader knyttet til student- og kursmaskiner, 9

11 utskrift og kopi til studenter, AV-ressurser til undervisnings- og møterom samt AV-ressurser til auditorium. Kostnader tilknyttet dette skal derfor ikke budsjetteres av enhetene. Fakultetsledelsen Lønnskonteringen for dekanatet ble for 2013 splittet mellom fakultetsadministrasjonen og instituttene. Dette videreføres i Avtalte driftsmidler budsjetters som kostnad på instituttnivå, da midlene blir overført gjennom ordinær tildeling. I FS Helsefak ble ansvarsfordelingen av fakultetets HMS arbeid endret. Kostnader knyttet til dette arbeidet ble for 2011 i stor grad flyttet fra fakultetsadministrasjonen og ned på instituttnivå. Reiseutgifter for dekan og prodekaner som gjøres som en del av oppgaven som dekan/prodekaner, budsjetteres på fakultetet. Reiser de gjør som forskere, må budsjetteres på institutt/forskningsgruppe. Seksjon for forskningstjenester Seksjon for forskningstjenester fordeler midlene til forskerlinjestudentene i januar Instituttene budsjetterer inntekt og kostnad etter mottatt tildelingsbrev fra seksjonen. Seksjon for utdanningstjenester Seksjon for utdanningstjenester budsjetterer med følgende typer kostnader: Avlønning av lesesalinspektører på MH, Farmasi- og Tannbygget Avlønning av kopiassistenter Avlønning av trimrominspektører (trimrom for ansatte og studenter på plan 5) Kopiering av kompendier budsjetteres av seksjon for utdanningstjenester for alle programmene. Kompendiene er kostnadsfrie for studentene. HMS-tiltak for studenter: innkjøp av spesialutstyr som deretter tilhører fakultetet Møtehonorarer for studenter i besluttende råd og utvalg og styrer: Budsjetteres av seksjon for utdanningstjenester. Rekrutteringstiltak: Ekstra annonsering av grunnstudier, særskilt annonsering av masterstudier og EVU, kostnader til pleie og besøk av søkere budsjetteres av instituttene. Midler til mottak av skolebesøk budsjetteres av seksjon for utdanningstjenester. Studiestart: Seksjon for utdanningstjenester budsjetterer kostnadene til studiestartarrangementet i Lysgården og oppstartsmøte for programmet medisin. Instituttene budsjetterer kostnadene til oppstartsmøter for de øvrige programmene. 10

12 Fellesmedisin Fellesmedisin budsjetterer med følgende type kostnader: Avslutning: Fellesmedisin budsjetterer kostnader til avslutninger for programmet medisin. Studenter i praksis: Fellesmedisin budsjetterer kostnader for studenter til programmet medisin. Kostnader til studenter ved de øvrige programmene budsjetteres av instituttene. Satser for dekning av studentenes reise og oppholdsutgifter i praksis beskrevet i sak FS Helsefak Reisekostnader studenter: Fellesmedisin budsjetterer kostnader til studenter ved programmet medisin. Sensurkostnader: kostnader til all eksternsensur for programmet medisin. Utstyr til undervisning: Budsjetteres av instituttene. Revisjon (vil pågå frem til 2018) dekkes av både institutt og Fellesmedisin via gjennomgående tiltak : - Reiser - Bøker og produksjon av læremateriell - Lønn for frikjøp av undervisere for arbeid med detaljer i ny studieplan - Studenter for administrativ bistand i delemnekomiteer - Møtekostnader Lønn til følgende stilinger: - Studiekonsulenter/rådgivere og teamleder i team medisin - Hovedkoordinatorer og fylkeskoordinator for MED-3502 Utplassering i kommunehelsetjenesten (50 % + 4 x 20 % stilling) - Hovedkoordinatorer for MED-3501 Utplassering i sykehus (2x20 % stilling) - Koordinator for MED-2520 Internasjonal semester (20 % stilling) - Studieplansjef (100 %) - Prosjektkoordinator for implementering av ny studieplan (90 %) - Prosjektmedarbeider revisjon (lektor) (50 % ut våren 2014) - Prosjektmedarbeider revisjon (20%) - Professorstilling for VITKOM - ny fast stilling - Professorstilling for PROFKOM - ny fast stilling - Timelønn til innleide lærere som ikke lar seg forankre på institutt Instituttene må budsjettere med: - Avslutninger for studenter på egne program - Undervisningsressurser - Midler for reiser og litteratur for faglig utvikling - Midler for utstyr og utvikling av læremateriell - Praksiskostnader for studenter på egne program 3 FS Helsefak Retningslinjer for dekning av utgifter ved utplassering i praksis ved Det helsevitenskapelige fakultet 11

13 - Reisemidler for masterstudenter (150 kr pr studiepoeng masteroppgaven er på) - Sensurkostnader - Kr i strategiske midler til instituttleder (innenfor egen ramme). Det skal opprettes eget protype 12-tiltak på disse midlene. Tildelte midler skal benyttes i sin helhet inne utgangen av påfølgende kalenderår de var tildelt. Ved funksjonsperiodens utløp, blir ubrukte midler tilbakeført såfremt de ikke er benyttet inne utløp av påfølgende kalenderår. - Driftsmidler prodekaner og faglige rådgivere (innenfor egen ramme). Det skal opprettes eget protype 12-tiltak på disse midlene. Tildelte midler skal benyttes i sin helhet inne utgangen av påfølgende kalenderår de var tildelt. Ved funksjonsperiodens utløp, blir ubrukte midler tilbakeført såfremt de ikke er benyttet inne utløp av påfølgende kalenderår. 8. Periodisering Alle kostnader og inntekter skal periodiseres etter forventet bruk. Der det er fornuftig anbefales det å se på historiske regnskapstall. Det er opprettet felles sesongkoder for Universitetet fra Disse må benyttes av alle og det er ikke mulighet for å opprette egne sesongkoder. Det finnes periodiseringsalternativ i spesielle tilfeller, for eksempel ved kjøp av utstyr som foregår ved andre perioder enn gitte sesongkoder. For hovedbevilgningen skal periodiseringsnøkkel BEV_INTHL benyttes. 9. Maler Malene som skal benyttes ved utarbeidingen av budsjettet finner du her. Det finnes en lønnsmal og to driftsmaler (månedsbudsjett og driftsbudsjett). Enhetene står fritt til å velge mellom driftsmalene, men hver enhet kan kun benytte seg av en mal og ikke kombinere disse. Malene skal ikke endres, men brukes i den form de er utarbeidet. Det legges i tillegg ut en mal for årsplan som skal benyttes i årsplansarbeidet. 10. Budsjettkalender Fakultetet har utarbeidet en budsjettkalender som oppsummerer de leveranser og frister som gjelder for budsjettprosessen for Budsjettkalenderen vil bidra til en smidig prosess der ansvar og frister er definert. 11. Månedlig oppfølgning og dialogmøter Fakultetsadministrasjonen har en månedlig økonomigjennomgang. Ved vesentlige avvik vil fakultetsadministrasjonen gå igjennom regnskap og budsjett sammen med de aktuelle enhetene. Gjennomgangen skal vektlegge årsakene til avvik og forslag til tiltak. 12

14 Fakultetsledelsen avholder årlig to dialogmøter med enhetene. Agenda settes opp i forkant av møtene etter innspill fra enhetene. Oppfølging av års- og strategitiltak knyttet til fakultetets kjerneområder forskning, utdanning og formidling samt økonomisk status vil være hovedsaker i disse møtene. 12. Rapportering Fakultetsadministrasjonen rapporterer månedlig til hhv fakultetsstyret og dekan, samt tertialvis til Økonomiavdelingen. Hvert tertial skal budsjettenhetene utarbeide prognose for årsresultatet. Prognosene skal brukes som et verktøy for styring både på enhets- og fakultetsnivå. Enhetene kan endre sine planer gjennom året der det synes fornuftig. Endringene må være i tråd med de strategiske føringer som er gitt og innenfor de økonomiske rammer enheten har til rådighet. Fakultetsledelsen kan på bakgrunn av prognosene endre planlagt aktivitet ved å tilføre eller kutte i tildeling eller endre gjennomføringstidspunkt. 13