Info til Kasserer i undergruppe Redigert av Marte Collin 12.02.2010 Opprettet av Marte Collin 02.02.2010 Tromsøstudentenes Idrettslag
2 INNLEDNING 3 HVORFOR HAR VI REGNSKAP 4 DIVERSE BEGREPER 4 DET DOBBELTE BOKHOLDERIS PRINSIPP 4 BILAG 4 KONTO 4 KONTOPLAN 4 DEBET OG KREDIT 5 INNGÅENDE FAKTURA 5 UTGÅENDE FAKTURA 5 PERIODE 5 INNGÅENDE BALANSE OG UTGÅENDE BALANSE 5 BUDSJETT 6 AVSTEM KONTO 6 BILAG OG SYSTEM 6 BILAGENES INNHOLD 7 ET MULIG SYSTEM FOR Å TA VARE PÅ KVITTERINGENE 8 LØNN 8 KILOMETERGODTGJØRELSE 9 FØRING AV REGNSKAPET 9 FASTE INNLEVERINGER 10 INNLEVERING AV HALVÅRSREGNSKAPET 11 INNLEVERING AV ÅRSREGNSKAPET 11 INNLEVERING AV MEDLEMSLISTER 12 INNLEVERING VED ENDRING I STYRET 12 FRA FLERE PDF-FILER TIL EN PDF-FIL 12 EKSTRAORDINÆRE SØKNADER 13 FORDELINGSNØKKEL 15
Innledning 3 Innledning Den forrige kassereren i undergruppen har ansvar for å sette deg inn i hvordan ting fungerer og hvilket system du bør følge, du vil videre ha ansvaret for å lære opp neste kasserer. Dette betyr at eventuelle spørsmål som måtte dukke opp skal rettes til undergruppens forrige kasserer. Får du ikke tak i den forrige kassereren eller vedkommende ikke kan svare på spørsmålet ditt må du kontakte kassereren i hovedstyret. Alle undergrupper skal føre regnskapet sitt i Mamut, for detaljert bruksanvisning se Brukermanual for Mamut som finnes på vår hjemmesiden under For undergrupper - Nedlastninger. Hver undergruppe har en egen konto i Mamut, du får brukernavn og passord av den forrige kassereren. Innloggingen skjer på Kassererpcen som står på TSI kontoret, det er mulig å logge seg inn på denne pcen hjemmefra via eksternt skrivebord. Hvordan dette gjøres får du i et konfidensielt skjema. Maskinen kan kun brukes av en om gangen og du må derfor reservere tid, dette gjør du i dokumentet på skriveborden på Kassererpcen. Regnskapet skal føres etter regnskapsprinsippet: - Inntekter skal bokføres/registreres i den periode de er inntjent - Utgifter skal bokføres/registreres i den periode de er påløpt - Fordringer, gjeld og andre forpliktelser skal fremgå av regnskapet Tromsøstudentenes Idrettslag følger Regnskaps- og revisjonsbestemmelsene for små organisasjonsledd tilsluttet Norges Idrettsforbund, for detaljert info om denne anbefales hjemmesiden til NIF, det kan evt. rettes spørsmål til hovedkasserer. Følger dere gitt info og skjema vil dere holde dere innenfor lovgivingen. Det er ikke anledning for noen undergrupper å avvike fra regnskapsføring i Mamut, da lovgivingen til NIF sier at det kun skal benyttes anbefalte regnskapsprogrammer. I tillegg til dette dokumentet anbefales det å sette seg inn i Fordelingsnøkkelen, Brukermanual for Mamut, TSI sine lover og forskrifter samt skjemaer som det dras nytte av (Kontoplan, Lønnsrapportering og Kjøregodtgjørelse og utlegg). Alt finnes på vår hjemmeside, der finnes også andre nyttige tips. Kassererkurset som arrangeres hvert år rundt april anbefales også både for gamle og nye kasserere.
Hvorfor har vi regnskap 4 Hvorfor har vi regnskap Idrettsorganisasjoner skal føre regnskap som gir et korrekt bilde av organisasjonens økonomi. Regnskapene skal vise den økonomiske stilling ved regnskapsavslutningen (kalenderåret). Regnskapene skal dekke de ulike brukergruppers informasjonsbehov for kontroll og styring. Undergruppene har regnskap fordi skattemyndighetene og hovedstyret krever det. Regnskapet er et grunnlag for å søke om penger fra bland annet hovedstyret. Selv har også undergruppen nytte av regnskapet da det gjør det mulig å styre økonomien i undergruppen. Diverse begreper Videre forklares diverse begreper dere vil støte på i forbindelse med regnskapet. Det dobbelte bokholderis prinsipp Når det dobbelte bokholderis prinsipp brukes, blir hver transaksjon registrert to ganger (debet = kredit), og to ulike konti brukes. Dette for at eks. utstyrskontoen øker når bankkontoen minker. Bilag Et bilag er det dokumentet som danner grunnlag for registrering i regnskapet, hos oss vil dette være alle kvitteringerne. Ved registrering av disse bilagene/kvitteringene vil vi kunne få en systematisk oversikt over hva vi har brukt penger på. Konto En konto fungerer som et taksameter for kvitteringen, det vil si at det er kontoene som holder tellingen på hvor store utgifter vi har hatt. Kontoen akkumulerer (legger sammen) bilag/transakjsoner med visse fellestrekk. Det er vanelig å nummerere de forskjellige kontoene i et system med fire siffer. Konto for utstyrkjøp vil være eks. 7700 mens konto for kontorrekvisita 6800. Eks. Vi er i butikken og kjøper en handball til 500 kr kontant. Vi får da en kvittering for kjøpet pålydende 500 kr. Kvitteringen fungerer som bilag i regnskapet. Kvitteringen/bilaget registreres da på kontoen for kjøp av utstyr (7700) med 500 kr, samtidig som kr 500 også føres til konto for kontanter, kasse (1910). Husk dobbelt bokholderiprinsippet. Kontoplan En kontoplan er en oversikt over alle kontoer som er aktuelle for virksomheten, med kontonummer og forklarende kontobeskrivelse. Vi slår opp i denne planen for å kunne registrere bilagene på de riktige kontoene. Du finner kontoplanen vi benytter på hjemmesiden under For undergrupper Nedlastninger. Enkelte kontoer må opprettes dersom de ikke eksisterer, kun kontoer som finnes i den gitte Kontoplanen kan legges inn. Se Brukermanual for Mamut for detaljert beskrivelse av hvordan dette gjøres.
Diverse begreper 5 Debet og kredit Debet/kredit er selve nøkkelbegrepet i føringen av regnskapet. De representerer to motsetninger enten venstre eller høyre eller pluss (+) og minus (-) litt uavhengig av om det er en konto på eiendelssiden eller gjeldssiden. Det eneste dere trenger å tenke på der huskereglene som listes opp videre: - Får du penger inn (tjener penger) øker eiendelene (1XXX kontoene) og du må da debitere den kontoen som øker. - Går pengene ut (bruker penger) minker eiendelene (1XXX kontoene) dine og du må da kreditere den kontoen som minker. - Selger du noe må du kreditere en av 3XXX kontoene. - Kjøper du noe må du debitere en av utgiftskontoene 4XXX-8XXX. - Økning av gjeld skjer ved kreditering av en gjeldskonto, reduksjon av gjeld skjer motsatt. Gjeldskontoen er 21XX-29XX kontoene. - En føring der man benytter debet/kredit kalles for en kontering. - Merk at man alltid må både debitere og kreditere en føring. - En slik dobbelt føring utgjør en transaksjon. Inngående faktura Regning du skal betale. Utgående faktura Regning andre skal betale til deg. Periode En periode tilsvarer en måned. Periode 1 er det samme som januar osv. Inngående balanse og utgående balanse Vi skiller mellom inngående og utgående balanse. Oppstartbalansen vil være den første inngående balansen du har, og første gang en regnskapsperiode avsluttes, vil man få en ny balanse. Dette er da den utgående balanse på det tidspunkt man har valgt å gjøre opp regnskapet. Denne utgående balansen vil være inngående balanse i det neste tidsintervallet. Et overskudd betyr altså en økning i egenkapitalen, og et underskudd betyr en nedgang i egenkapitalen. Vi får en ny balanse som viser hvordan eiendelene nå er finansiert. Når perioden avsluttes skal alle kontoer som omhandler resultatregnskapet nullstilles, slik at du begynner på en ny periode med blanke ark. Vi kan derfor si at balansen brukes til å bygge bro over de forskjellige perioder. Ved overgang til et nytt regnskapsår, vil du bringe med deg saldoene på balansekontoene, mens resultatkontoene nullstilles. Forskjellen mellom inntekter og kostnader (årsresultatet) er det eneste som føres videre fra resultatregnskapet. Overskuddet/underskuddet føres mot egenkapitalen. Dette tilsier at egenkapitalen ved slutten av perioden vil være lik egenkapitalen ved begynnelsen av perioden + periodens resultat. Dersom du gjør årsavslutningen slik det står i Brukermanualen vil Mamut gjøre
Bilag og system 6 dette automatisk, men ved oppstart av ny konto i Mamut må inngående balanse legges inn manuelt. Inngående balanse er da alle midler som står på de ulike kontoene og i kassa. Budsjett Et budsjett er et forslag til hvordan klubbens inntekter og utgifter vil komme til å fordele seg neste år. Et godt råd er å se på fjorårets budsjett og legge til eller trekke fra de forandringene dere vet om eller tror kommer til å oppstå. Budsjettet utgjør sammen med en spesifisert skriftlig søknad de viktigste bestanddelene i undergruppens søknad om midler, gjør derfor budsjettet nøye og ikke lev i den troen at dere vil få mer penger dess mer dere søker. Budsjettet skal godkjennes av undergruppas styre, og vedtas av undergruppas årsmøte. Avstem konto Å avstemme konto betyr å kontrollere balansen i regnskapet (rapporten Balanse detaljert) opp mot hva som faktisk står på bankkontoen, evt er i kassa. Stemmer beløpene er regnskapet ført riktig, er det feil er det regnskapet som ikke er korrekt ført og det må da rettes opp. Det er lurt å avstemme kontoen etter hver periode er ført til hovedbok, da finner man lettere feilen og kan rette det opp med en gang. Kontoen skal i alle fall avstemmes ved innlevering av halvårsregnskap og årsregnskap. Rapportene i Mamut viser kun tall fra bilag som er ført til hovedbok, ikke de som ligger i bilagsregistreringen. Bilag og system System etableres for å sikre en mest mulig korrekt registrering av regnskapsdata. Gode rutiner er vel så viktig som selve bokføringen! Hensikten med å etablere rutiner og kontrolltiltak er: - Sikre fullstendighet i transaksjonene - Sikre gyldighet i transaksjonene - Sikre den materielle og formelle riktighet i transaksjonene - Sikre ajourhold i regnskapet - Forhindre missligheter - Oppfylle regnskapslovens formkrav at alle aktuelle transaksjoner, og bare disse, registreres i regnskapet, og at tallene senere lar seg dokumentere! Systemet vil også være med på å spare deg for mye tid og fortvilelse. Særlig viktig er det at du har et oversiktlig system over bilagene, et system som andre kan forstå og overta etter deg. Har du ikke overtatt et bra system, må du selv bruke tid på å finne et system som passer deg. Det stilles ulike krav til systemet: - Alle bokførte opplysninger skal kunne dokumenteres - Det skal oppbevares i en form slik at materialet kan leses
Bilag og system 7 - Det skal være sikret mot urettsmessig endring, sletting og tap Bilagspermen skal oppbevares i 3 år og 6 måneder, regnskapet skal oppbevares i 10 år. Bilagenes innhold Man kan ikke benytte hva som helst som bilag, vi skal videre gå inn på hva bilagene må inneholde av informasjon for at de skal kunne brukes i regnskapet. Hver transaksjon skal ha ett bilag, har du ikke det riktige bilaget har du et problem da du ikke kan lage et bilag/kvittering. Med utgangspunktet i dette er din viktigste oppgave i klubben å få samlet inn alle kvitteringene som klubben genererer. Skal du utbetale noe til enkeltpersoner i klubben så er du helt nødt til å ha en kvittering, uten kvittering så kan du ikke utbetale penger. Sammen med en slik kvittering må det også ligge vedlagt noe informasjon om hvem som har fått pengene. Til dette har vi et skjema som du finner på vår hjemmeside under For undergrupper Nedlastninger - Kjøregodtgjørelse og utlegg. Dette skjemaet skal benyttes både ved tilbakebetaling av utlegg samt kilometergodtgjørelse. Her kan alle kvitteringene festes bak skjemaet også skrives det på skjemaet hvor mange bilag det er (kvitteringer) og hvor mye dette blir totalt. Da har dere lettere kontroll på hva kvitteringene er og hvem som skal ha penger, samt at regnskapet blir oversiktlig. En gylden regel er at kvitteringen må være innlevert til deg før du utbetaler noe, ikke godta at enkeltpersoner vil ha pengene først mot at de skal levere kvittering senere, da kan du fort miste noen kvitteringer. - Kvittering som benyttes som bilag i regnskapet må innfri følgende krav: o Organisasjonens navn o Dato o Organisasjonsnummer o Mva o Varespesifikasjon, del sum og total summen Varespesifikasjon vil eks. være 2 permer. Delsummen vil være a kr 10, totalsummen blir da kr 20. Det skal alltid være orginalkvitteringen, scannede eller kopierte kvitteringer godkjennes ikke. De fleste butikkkvitteringene er ok. Taxi kvitteringer må være utskrift fra taksameteret. Får du en pakke på postoppkrav skal både kvitteringen du får fra posten og pakkseddelen/bestillingsbrev/fakturanota el legges med. Dette fordi kvitteringen fra posten ikke inneholder noen spesifikasjoner for hva du har kjøpt og dermed ikke kan spores tilbake til om den har noe med driften av klubben å gjøre. Fakturaer som du skal betale (tilsendte regninger) er godkjent som kvittering så lenge de inneholder de angitte spesifikasjonene. Kvitteringen må kunne relateres til driften av klubben. Noen mennesker er dessverre uærlige. Erfaring viser at de fleste tilfeller av økonomisk utroskap har sitt utspring i svake rutiner. Den uærlige ser hull i rutinene og utnytter disse. Svake rutiner kan føre til at det går lang tid før man oppdager mislighetene. Selv om de
Lønn 8 fleste tilfeller av økonomisk utroskap blir avdekket, er det ikke sikkert at den uærlige kan gjøre opp for seg. Rutinene bør ikke utelukkende basere seg på tillit, men på ansvar under kontroll. Attestasjon av bilag er derfor viktig, kasserer i undergruppene kan bli stilt ansvarlig ovenfor manglende kvitteringer og må da dekke inn dette. Det kan også dekkes inn ved kronerulling blant klubbens medlemmer. Et mulig system for å ta vare på kvitteringene - En perm deles inn i bank og kasse (bruk to skilleark). Ikke behov for flere avdelinger da regnskapene er små og relativt oversiktlige. - Hver av de to delene deler du så inn i måneder. Ta et hvitt ark og skriv måneden på, dette arket indikerer når måneden begynner, neste ark vil indikere når neste måned begynner osv. Legg kontoutskriften for måneden bak. Etter dette følger alle kvitteringene på transaksjonene, er det snakk om banktransaksjoner vil alle transaksjonene vises på kontoutskriften, men dette holder ikke som bilag kun kvitteringer gjør. Ved bruk av kassen bør du lage opp en kassedagbok/ark som viser hva som har gått inn og ut av kassen for hver måned. Skjemaet for dette heter Kassa som finnes på hjemmesiden under For undergrupper - Nedlastninger. Dette skjemaet vil da fungere som kontoutskriften for kassa. Har dere ikke kasse dere bare permen opp i 12 måneder. På alle bilag føres det opp nummeret de registreres med i Mamut samt hvilken konto. Eks. B12 1930/6200. Det betyr at det er bilag nr. 12 i Mamut og at 1930 står i debet siden det står først, mens 6200 står i kredit siden det står sist. - Før en måned, aldri flere sammen uansett antall bilag. Fører du først en måned også fører den til hovedbok vil det være lett å finne eventuell differanse. Differansen vil vise seg som en forskjell mellom den summen som banken sier du har på bok (evt. de kronene du har i kassen) og den summen som regnskapet sier du har. Ved eventuelle differanser er det alltid banken eller kassen din som har rett og regnskapet ditt som ikke holder mål. Du må aldri føre flere måneder sammen, det kan da bli vanskelig å finne ut hvor feilen ligger. Ved feil må disse rettes opp der og da. - Før regnskapet minst annenhver måned. Gjør du det blir jobben mindre tidkrevende. Du husker bedre hva kvitteringene gjelder og hva pengene har gått til. Det vil også være en fordel å avstemme kontoene rett etter du har ført de. - Bruk kasse minst mulig og bank mest mulig, få gjerne et kort til kontoen. Lønn TSI lever av dugnadsinnsats og lønner derfor ikke medlemmer. Dersom det likevel skal utbetales lønn gjelder visse regler. All lønn i TSI skal utbetales av hovedkasserer da det må rapportere til Kemneren. Dette gjelder uansett hvor lite penger det er snakk om, selv om det er under den skattefrie grensa på 4 000 per person i året, må det rapporteres til hovedkasserer. Rent praktisk foregår lønnsutbetalingen slik at hovedkasserer betaler ut
Kilometergodtgjørelse 9 pengene, rapporterer og sender en regning til undergruppa. På denne måten får undergruppene ført lønnen lovlig i sitt regnskap. Utbetalingen av lønn krever at timeliste, skattekort, skjemaet Lønnsrapportering og kontonummer er levert. Undergruppa fører regningen fra HS på konto 5010 faste lønninger (debet) og 1930 bank (kredit). - Undergruppenes kasserer leverer til hovedkasserer timeliste, skattekort og kontonummer. Benytt skjema Lønnsrapportering som finnes på hjemmesiden under For undergrupper Nedlastinger. - Lønn utbetales og innrapporteres av hovedkasserer - Undergruppen får en faktura av hovedkasserer pålydende lønnsutgiftene. Gaver er også en form for avlønning, her er den skattefrie grensa på 500 kr per person i kalenderåret. Som en hovedregel gis det ikke gaver i TSI, vi sponser heller sosiale aktiviteter og lignende. Hovedstyret støtter ikke lønn og gaver for undergruppene. Kilometergodtgjørelse Alle undergruppene har etter klubbens regelverk lov til å innfri kilometergodtgjørelse ved bruk av personbilder på klubbturer. Det må her poengteres at det kun gjelder klubbturer, det vil si turer som er annonsert for hele klubbens medlemsmasse senest 48 timer før turen finner sted og som er åpen for alle som ønsker å være med. Når det gjelder ballsport gruppene faller naturligvis punktet om alle som ønsker å være med bort da det her er snakk om et lag som skal spille og det er trenerens ansvar å ta ut det laget som klubben er best tjent med å sende på tur. Denne utgiften betales av undergruppen selv, taksten til TSI er i dag 3 kr uansett antall passasjerer. Kilometergodtgjørelse på inntil 10 000 kroner pr. person gir ikke skatt og trenger heller ikke innberettes. Oversiger beløpet 10 000 kr pr. person skal skattekort leveres både kasserer i undergruppen samt en kopi til hovedkasserer. Kopi av bilagene leveres også til hovedkasserer og hovedkasserer har ansvaret for å innrapportere dette. Dette skal leveres senest 5. januar året etter. Føring av regnskapet Brukermanualen for Mamut er god å benytte seg av ved føringen av regnskapet. Her er det både en huskeliste, samt en detaljert beskrivelse. Brukermanualen fungerer også godt som et oppslagsdokument. Det er viktig å følge regnskapsprinsippet som nevnt over slik at regnskapet til en hver tid viser korrekte tall. Benytter dere bare bank er kontoutskriften god å føre regnskapet etter,
Faste innleveringer 10 men det forutsetter at dere betaler tilbake medlemmene utlegg til riktig tid (samme måned som de har lagt ut) hvis ikke gir regnskapet ikke riktig bilde. Gjør dere dette kan dere ta utgangspunktet i kontoutskriften ved føring av regnskapet. Dere starter da med å legge inn første transaksjon på datoen det står med på kontoutskriften, legg så videre inn i den rekkefølgen som det fremkommer av kontoutskriften. Benytter dere kassa, kan dere bruke skjemaet Kassa som en type kontoutskrift. Dette registreres da på samme måte. Det forutsetter at dere skriver opp alle inn og uttak på skjemaet når det skjer. Husk at det skal være bilag til alle transaksjoner på kontoutskriften og til alle transaksjoner på kassaskjemaet. Det er viktig å føre alle inntekter og utgifter i Mamut. Driver undergruppen med kioskdrift skal hele omsetningen registreres ved en samlekvittering. En samlekvittering vil være en kvittering du selv lager der du ikke tar med varespesifikasjonene bare summen på eks 400 kr i kioskdrift. Lag deg et system gjerne med nummererte salgskvitteringer som du benytter som bilag. Kjøp en nummerert blokk med kvitteringer som brukes som bilag. Det kan gjerne være en gjennomslagsblokk slik at de som betaler også kan få kvittering (kvittering for medlemsinntektene kan også ha dette systemet). Når alle transaksjonenen er ført i Mamut skal de kontrolleres før de føres til hovedbok, etter at de er ført til hovedbok kan de ikke redigeres. Rapportene i Mamut viser kun tall fra bilag som er sendt til hovedbok. Når alt er sendt til hovedbok kan du avstemme kontoene. Stemmer ikke tallene rettes det opp ved å finne den aktuelle perioden hvor det først blir feil. Eks. du har avstemt periode 2 og det stemte, du kommer så til periode fire og det stemmer ikke du vet da at feilen ligger i periode tre eller fire. Du går inn i rapportene og istedenfor å velge periode 1 til 13 velger du nå kun periode 1 til 3. Du kontrollerer så at balanserapporten stemmer overens med kontoutskriften ved utgangen av perioden (kontoutskrift for mars). Stemmer dette må feilen ligge i periode fire. Du kan da gå i hovedboken og se på periode fire, for å finne feilføringen evt. føringen som mangler du kan også gå på rapporter og skrive ut rapporten Posteringsjournal. Dersom det er feil i kassa, kontrollerer du selvfølgelig ikke opp mot kontoutskriften men mot arket du har ført for å holde rede på kassabeholdningen (skjemaet kassa). Periodene kan avsluttes når kontoen er avstemt. Ved årsavslutning skal alle perioder være avstemt og overskudd/underskudd må disponeres. Se brukermanual for Mamut for detaljert fremgang. Svar alltid ja på om du ønsker å ta sikkerhetskopi når du logger ut av Mamut. Faste innleveringer Alle undergrupper av TSI har faste innleveringer som må leveres i tide. Den ordinære tildelingen beregnes ut fra det som leveres ved innlevering av Årsregnskapet, medlemstallene som er registrert på Kraft samt Fordelingsnøkkelen. Undergruppene får den
Faste innleveringer 11 ordinære tildelingen utbetalt i to omganger første gang når innleveringen ved Årsregnskapet er levert og søknaden behandlet av Hovedstyret, andre gang når Halvårsregnskapet er levert og godkjent. Innlevering av Halvårsregnskapet Halvårsregnskapet skal leveres til hovedstyret senest 1. september hvert år. Rapportene Regnskap detaljert og Balanse detaljert skal da lastes ned som pdf-fil i Mamut og sendes til oss på mail. Emnet skal være Halvårsregnskap. Leveres halvårsregnskapet for sent vil det medføre et trekk på 10% av ordinær tildeling. Det forutsettes ved innleveringen at alle bilag i perioden 1-6 er registrert, ført til hovedbok, kontoene er avtemt og at periode 1-6 er avsluttet. Innlevering av Årsregnskapet Årsregnskapet skal leveres til hovedstyret 1. februar hvert år. Oversikt over hva som skal leveres: - Årsmelding skrevet av undergruppas leder - Regnskapet (Rapportene Regnskap detaljert og Balanse detaljert ) - Noter til regnskapet - Budsjett for neste år (eks. rapporten Regnskap detaljert for neste år, dersom budsjetter er lagt inn i Mamut.) - Søknad om ordinære midler - Evt. oversikt over utstyr Dokumentene skal sendes til oss på mail i en samlet pdf-fil i rekkefølgen som er vist over. Emnet i mailen setter du til Årsregnskap Undergruppenevn. Leveres årsregnskapet for sent vil det medføre et trekk på 10% av ordinær tildeling. Årsmeldingen skal inneholde en oversikt over styret det foregående året, samt en aktivitetsrapport over alle aktiviteter. Regnskapet skal settes opp med sammenligningstall for fjoråret (gjelder både resultatregnskapet og balansen). Dette gjøres i rapportene som nevnt over. Følgende noter skal følge årsregnskapet (minimum krav jf. Regnskaps og revisjonsbestemmelser 3-4): - Opplysning om anvendte regnskapsbestemmelser - Opplysninger for å bedømme den regnskapspliktige stilling og resultat som ikke fremkommer av årsregnskapet for øvrig (for eksempel hendelser etter årets utløp, men før årsmøtet)
Faste innleveringer 12 - Forklare om og hvordan samlingstallene er endret - Korrigeringer og omklassifisering i forhold til tidligere årsregnskap - Spesifikasjon av inntektene som ikke er spesifisert i resultatregnskapet (minimum oppdeling: tilskudd, sponsorinntekter, kontingenter, andre inntekter) - Lønnsforhold og ytelser til ledende ansatt og ytelser til styret oppgis - Antall medlemmer ved årsslutt skal oppgis Det er viktig at budsjettet dere har utarbeidet legges til grunn ved utarbeidelsen av den ordinære søknaden, dere skal her se budsjettet opp mot Fordelingsnøkkelen. Spesifiser hvor mye dere budsjetterer med og hvor mye dere søker Hovedstyret om jf. Fordelingsnøkkelen hver for seg. For eksempler se hjemmesiden under For Undergrupper Faste innleveringer. Det forutsettes ved innleveringen at alle bilag i perioden 7-12 er registrert, ført til hovedbok, kontoene er avtemt og at periode 7-12 er avsluttet. Overskuddet/underskuddet skal også være disponert og årsavslutning foretatt. Innlevering av medlemslister Det er viktig at alle medlemmer i undergruppene registrerer seg i sin/sine undergrupper på Kraft og betaler TSI-avgiften. Medlemmer som har Kraft-abbonement slipper å betale TSIavgiften da den inngår i abonnementsprisen, men må likevel registrere seg i sin/sine undergrupper på Kraft. Medlemslistene skal være ajour hele året, dette er viktig da TSI får medlemsinntekt utbetalt fra Kraft basert på de som er registrert i undergruppene. Dette er penger som brukes i fordelingen av ordinære midler. Medlemstallene brukes også til å vurdere hvor mye undergruppen skal få i ordinær tildeling. Medlemslistene kan hentes ut på Kraft, og dere kan sende oss en mail med etterspørsel av medlemslisten slik at dere kan kontrollere den opp mot deres medlemmer. I tillegg til dette skal dere sende oss en komplett medlemsliste med fødselsdato 15. januar hvert år. Denne informasjonen brukes i idrettsregistreringen som vi tar oss av. Innlevering ved endring i styret Vi ønsker å vite hvem som sitter i styret til undergruppene. Etter undergruppas årsmøte skal det sendes inn informasjon til oss hvem som er valgt inn for det kommende året sammen med kontaktisnformasjon. Dersom dere har noen som fratrer sitt styreverv i løpet av året skal dere sende oss endringene samt kontaktinformasjon til det nye styremedlemmet. Fra flere PDF-filer til en PDF-fil Gå inn på http://www.pdfsam.org/ Trykk på Download i menyen oppe på siden. Trykk så på Win32 Installer. Installer programmet. Når du starter programmet vil det se slik ut:
Ekstraordinære søknader 13 Du velger Add og finner frem første filen som skal være i dokumentet. Etter å ha lagt den inn trykker du Add en gang til og finner fil nummer to. Du fortsetter dette til du har alle filene. Trykk så på Browse. Du velger navnet på filen Innlevering Undergruppe Årstall og du velger hvor du ønsker å lagre den. Trykk ok. Nå trykker du Run og dokumentet vil lagres på plasseringen du valgte. Ekstraordinære søknader Søknader skrives i word el.l og sendes som vedlegg til en mail i som pdf fil evt. doc-fil. Den bør skrives kort og gjøres oversiktlig. Normalt bør ikke være noe problem å få søknaden inn på en side. Husk at jo mer fullstendig og oversiktlig søknaden er, jo lettere er det for HS og vurdere den. Den siste tiden har det tatt lang tid før sakene er ferdig behandlet pga mangler og uklarheter. Søknaden må innholde: 1. Søknaden med begrunnelse: Det lønner seg å lese fordelingsnøkkelen før dere leser dette. Ekstraordinære midler utdeles ved skjønn i forhold til aktivitet, undergruppens medlemstall og budsjett til aktivitet. Men fordelingsnøkkelen legges også til grunn når vi vurderer søknadene. Søker dere om en aktivitet vi kan støtte? Fem punkter som bør være med: - Hvem søker om penger? - Hvor mye? - Til hva? - Hvorfor?
Ekstraordinære søknader 14 2. Budsjett: Hvordan dette ser ut vil variere med hva det søkes penger til. Gjelder det utstyr som skal kjøpes må det være med et prisoverslag. Gjelder søknaden en aktivitet eller reise må det være et budsjett som dekker utgifter og evt. inntekter ved aktiviteten. Husk at NSI dekker 70 % av reisekostnader i forbindelse med for eksempel SM, dette må selvsagt trekkes fra når dere søker om penger. Hvis det søkes om støtte til en aktivitet eller utlegg som funnet sted må det lages et regnskap, og kvitteringer må legges ved. Ekspempel på budsjett: Utgift Pris Antall Sum kostnad Utstyr (1 eks/spiller) 195 7 1365 Deltakeravgift 650 7 4550 Reise, fly (kr 1400/spiller x 30 %)* 420 7 2940 Totalt: 8855 * Vi har også søkt NSI om å få dekt 70 % av reiseutgiftene, derfor søkes kun 30 % av hovedstyret. TSI undergruppe søker med dette TSI HS om kr 4500 i ekstraordinære midler. Resterende dekkes av egenandeler (500 kr), dugnad og klubbens oppsparte penger. For Mal se hjemmesiden under For Undergrupper Ekstraordinære søknader.
Fordelingsnøkkel 15 Fordelingsnøkkel Vedtatt på årsmøtet i TSI 26. feb 2009 Forutsetninger: 1. Hver enkelt gruppe leverer en komplett liste over sine medlemmer, med navn og fødselsdato ved innlevering av årsregnskap. Gruppelederne er ansvarlige for at INGEN deltar i deres aktivitet uten å ha betalt det de må betale til TSI og Kraft. 2. Regnskap for fjoråret og budsjett for kommende år skal være levert før noen søknader innfris. Hovedstyret dekker 50% av følgende utgiftsposter: 1. Reisekostnader/ Biltransport Undergruppene budsjetterer med hvor mye det koster pr person til de forskjellige reisemålene, ut fra billigste alternative reisemåte. I reisebudsjettet skal det stå hvor og hvordan gruppa planlegger å reise, hvor mange de har budsjettert med og hvilke utgifter de har knyttet til den planlagte reisen, så langt det er mulig. Dette er for at hovedstyret skal kunne vurdere om de forskjellige gruppene har en realistisk mål på utgiftene sine. De gruppene som har medlemmer som bruker bil som reisemåte, kan budsjettere dette under reiser. Satsen er kr 3,- /km 2. Støtte til vedlikehold/supplering av utstyr. De enkelte gruppene skal dokumentere sine utgifter for å holde det utstyrnivået de har, og vil motta en fast årlig støtte basert på dette. Dette vil dreie seg om tap av baller, erstatte ødelagte vester eller annet forbruksmateriale, vedlikehold av utstyr til dykking eller friluftsliv. Det dreier som om forventet tap/skade som følge av vanlig bruk. Beløpets størrelse vurderes i den enkelte sak. 3. Dommerutgifter. Dette gjelder også utgifter til dommere i forbindelse med stevner og konkurranse deltakelse. 4. Kontingent seriespill/krets/stevner. Individuelle årlige kontingenter, samt overgangsgebyrer til forbund/krets dekkes ikke. 5. Forsikringer. Gjelder forsikringer som omfatter hele/store deler av gruppa, ikke individuelle forsikringer/spillerlisenser 6. Andre reiser.
Fordelingsnøkkel 16 Støtte til nasjonale mesterskap (SM, NM og lignende) dekkes normalt med inntil kr 1 000,- pr person som deltar (inkludert 1 lagleder). I tillegg tildeles midler ut fra følgende prinsipper: 1. Støtte til investeringer. Investeringer over 10 000,- kr anses som langsiktige investeringer og det vil være mulig for den enkelte undergruppe å motta årlig forskuddsvis støtte fra hovedstyret. Forutsetningene er en veldokumentert søknad med beskrivelse av investeringens formål, antatt tidsperspektiv samt vedlagt budsjett. Beløpets størrelse avhenger av formål, skjønn og organisasjonens økonomiske rammeverk. Hovedstyret forvalter pengene inntil selve kjøpet blir realisert. V ed endringer av for eksempel formål og tidsperspektiv må søknad sendes inn til godkjenning av hovedstyret. 2. Støtte til sosiale utgifter. Undergrupper kan søke om inntil kr 100,- pr medlem pr år. Maksimalt kr 3000,-. 3. Støtte til styremøteutgifter. Undergrupper kan søke om inntil kr 400,- pr styremedlem pr år. Maksimalt kr 2000,- (Basert på et gjennomsnittlig styre på 5 verv). Begrensninger: 1. Ingen gruppe kan normalt motta mer enn 2 000,- kr pr. medlem pr år i støtte til ordinær drift. 2. Ekstraordinære midler utdeles ved skjønn i forhold til aktivitet, undergruppens medlemstall og budsjett til aktivitet. Ettersyn og godkjenning av regnskap 14 dager etter aktiviteten.