DØNNA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Dønnamann Møtedato: 22.09.2015 Tid: 09:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf. 75 05 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet vil Bjørn-Inge Rikhardsen informere om bakgrunn og planer for Skudneset Maritime Næringspark SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 100/15 15/556 SØKNAD OM TILLATELSE TIL DELING AV GNR 50/1 101/15 15/432 SØKNAD OM KJØP AV KOMMUNALE TOMTER - SOLFJELLSJØEN 102/15 13/874 SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK - HOBBYROM/ UTHUS 103/15 14/522 AVKLARING AV EIEFORHOLD ELEKTRONISKE SKYTESKIVER I SKYTEHALLEN I DØNNAHALLEN 104/15 15/765 HELHETLIGE RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE FOR DØNNA KOMMUNE. 105/15 15/775 DØNNA UNGDOMSRÅD 106/15 11/1240 HELGELAND REGIONRÅD - FELLES REGIONRÅD 107/15 15/811 ETTERLØNN ORDFØRER 108/15 15/724 UTVIDELSE AV STILLING VED LØKTA OPPVEKSTSENTER
109/15 15/725 OPPRETTELSE AV STILLINGSHJEMLER DØNNA BARNE OG UNGDOMSSKOLE 110/15 15/713 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING - DØNNA VOKSENOPPLÆRING 111/15 15/542 OPS - SAMARBEID UTLEIEBOLIGER. MOTTATTE ANBUD OG TIDSPUNKT FOR OPPSTART 112/15 13/244 ANMODNING OM BOSETTING AV FLYKNINGER 113/15 15/491 ANBUD - VINTERVEDLIKEHOLD 114/15 15/496 HØRING - AMBULANSEPLAN Dønna, 15.09.2015 Anne Sofie S. Mathisen Ordfører Tor Henning Jørgensen Rådmann
Sak 100/15 SØKNAD OM TILLATELSE TIL DELING AV GNR 50/1 Saksbehandler: Jørn Høberg Arkiv: GNR 50/1 Arkivsaksnr.: 15/556 Saksnr.: Utvalg Møtedato 100/15 Formannskapet 22.09.2015 Rådmannens innstilling: Formannskapet vedtar med hjemmel i jordloven 1 og 12 å innvilge søknad om deling av driftsenhet gnr 50, bnr 1slik at gnr 39, bnr 2 kan fradeles gnr 50, bnr 1. Bakgrunn: Kari og Kjell Hjortdahl har søkt om å få overdra en av sine eiendommer gnr/bnr 39/2 til sønnen Kjell Cato Hjortdahl. Kjell Hjortdahl eier alene gnr/bnr 39/2 - Breimo, mens gnr/bnr 50/1- Bjørn eies sammen med hans kone Kari Hjortdahl med ½ hver. Både Kari og Kjell Hjortdahl har signert søknaden om tillatelse til deling. Sønnen Kjell Cato Hjortdahl har levert egenerklæring om konsesjonsfrihet for erverv av gnr/bnr 39/2. 11.01. 1999 ervervet Kjell Hjortdahl gnr/bnr 39/2 i Dønna med følgende vedtak i konsesjonssaken: «Kjell Hjortdahl innvilges konsesjon for kjøp av gnr. 39/2 i Dønna. Avtalt pris er kr 240 000,-. Det settes som vilkår for å få konsesjon at jord- og beitearealer drives sammen med gnr.50, bnr 1 på en landbruksmessig forsvarlig måte, og at skogen blir drevet i henhold til skogloven». Kjell og Kari Hjortdahl ervervet deretter gnr/bnr 50/1 i Dønna 23.10.2002 med formål landbruksdrift. Hjortdahl har drevet bruket med sau fram til ca. for ti år siden. Breimo inngikk inntil da i drifta Avgjørelse om to eiendommer utgjør samme driftsenhet eller ikke skal avgjøres av kommunen men oversendes Fylkesmannen for avgjørelse.. På bakgrunn av dette har saken vært til slik avgjørelse hos Fylkesmannen. Saksutredning: Fylkesmannen har 10.07.då. fattet følgende vedtak: Gnr 39, bnr 2 og gnr 50, bnr 1 er å anse som en driftsenhet etter 152,6. ledd i jordloven. Dette innebærer at Kari Hjortdahl og Kjell Hjortdahl må få innvilget delingssamtykke etter jordloven før de kan overdra gnr 39, bnr 2 til en annen og selv beholde gnr 50, bnr 1. Side 3 av 41
Sak 100/15 Fylkesmannen vedtak er ikke påklaget. Bruket 50/1 på Bjørn har flg. areal: Fulldyrka 20 Innmarksbeite 9 Skog 607 Annet areal 2624 Vann og, bebygd 13 Totalt areal 3272 Bruket 39/2 har følgende areal: Fulldyrka 7 Innmarksbeite 0 Skog 78 Vann, bebygd 1 Annet areal 233 Totalt areal 319 Det er våningshus og et eldre fjøs på gnr/bnr 50/1. Det bygningsmessige grunnlaget på gården muliggjør oppstart av nytt sauehold i beskjedent omfang. Breimo er ikke bebygd. Det er begrensete arealer av fulldyrka jord på Breimo. Arealene er små, delvis vassjuke og under gjengroing. Jorda har delvis vært slått. Beitene har ikke vært i bruk de senere år. Bruket gnr/bnr 50/1 disponerer betydelige beiteressurser, men beiteforholdene er utfordrende med bratte fjell. Forholdene for å drive disse to eiendommene som en driftsenhet er gode ved at Breimo ligger knapt 1 km lang offentlig vei nordvest for grensen til gnr/bnr 50/1. Saksbehandlers vurdering: Formålet med fradeling av Breimo fra driftsenheten er overdragelse til Kari og Kjell Hjortdahls sønn. Det er opplyst at sønnen har ønske om å benytte eiendommen til sauehold. Dette formålet er etter saksbehandlers vurdering positivt av hensyn til kulturlandskapet og av hensyn til utvikling av landbruksnæringa og taler for deling. Bruket 50/1 og 39/2 har i sum beiteressurser ut over det dyretallet bruket kan ha i forhold til grovfôrgrunnlaget. Breimo utgjør derfor ikke en avgjørende del av beiteressursene på bruket 50/1. Ut fra behovet for beite i kommunen og av hensynet til kulturlandskapet er det av mindre betydning hvem som eier Breimo. Det viktigste er at kulturlandskapet på bruket er i bruk til landbruksformål. Dette gjennom egen drift i form av beiting/slått eller gjennom utleie av jordbruksarealet til andre bruk med beitedyr. Side 4 av 41
Sak 100/15 Saksbehandler vurderer det slik at Breimo ikke utgjør en viktig del av beiteressursene på bruket 50/1. Det vurderes som forsvarlig ut fra hensynet til avkastningen fra eiendommen å fradele Breimo fra den øvrige delen av driftsenheten jamfør Jordloven 12. Fradelingen vil ikke svekke brukets fremtidige avkastningsevne. Kommunen hadde en lignende sak for tre år siden. Der innvilget Formannskapet søknaden. Dette Ut fra en totalvurdering anbefaler saksbehandler at det gis tillatelse til fradeling av gnr/bnr 39/2 fra gnr/bnr 50/1 Side 5 av 41
Sak 101/15 SØKNAD OM KJØP AV KOMMUNALE TOMTER - SOLFJELLSJØEN Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: GNR 29/30 Arkivsaksnr.: 15/432 Saksnr.: Utvalg Møtedato 101/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å selge kommunale tomter regulert til forretningsformål - gnr. 29/30 (Dønnaveien 433 1017 m²) og gnr. 29/30/1 (Dønnaveien 435 1447 m²) til Jorid Helga Schjelderup, Skaga. 2. Kjøpesum for arealet settes til kr. 35.000,- + omkostninger. 3. Kostnader til fradeling behandlingsgebyr og tinglysning samt evt. omlegging av vannledning påhviler kjøper. Bakgrunn: Jorid Helga Schjelderup søker i brev datert 24.4.2015 om å få kjøpe de kommunale tomtene gnr. 29/30, gnr. 29/30/1 og gnr. 29/53. Tomtene grenser til hverandre og er på til sammen 2.953,5 m². Tomtene ligger vis a vis kommunehuset på Solfjellsjøen og naboer er gnr. 29/33 Sigvald Olsen og gnr. 29/2 Dag Alf Solfjeld. Saksutredning: Jorid Helga og Jan Erik Schjelderup har tidligere festet tomt gnr. 29/30/1 (1447 m²) etter vedtak i formannskapet sak 169/76, møte den 7.10.1976. Festebeløp ble satt til kr. 500,- pr. år. Festekontrakten opphørte imidlertid etter to år da formannskapet i samme sak la inn følgende forutsetning; «Tomten må bebygges innen 31.12.1978. I motsatt fall settes festekontrakten ut av kraft» Tomtearealene er i vedtatt kommunedelplan for Solfjellsjøen avsatt til forretningsformål. Det er ikke siden tomten ble etablert som forretningsareal i 1976 fremkommet ønsker fra tilgrensende naboer gnr. 29/33 og gnr. 29/2 eller fra øvrige interesse for erverv og utnytting av tomtearealene. Eiendom gnr. 29/53 som grenser til nabo gnr. 29/33 Sigvald Olsen, er en smal passasje på ca. 9 meter som går fra gang- og sykkelvei ved Fv 809 og fungerer som en tilgang til utmarka for Side 6 av 41
Sak 101/15 turgåere og spesielt for barnehagen på Solfjellsjøen som har tilgang en egen utelekeplass i skogen bak Åsen. Denne parsellen på 489,5 m² bør ikke selges, men beholdes som adgang til utmarka. Kjøper har ikke i sitt brev datert 24.4.2015 bekjentgjort hvilke planer som foreligger i forhold til utnytting av tomten, men en viser her til bestemmelsen i vedtatt kommunedelplan. Utnytting til andre formål enn forretning/service vil kreve begrunnet søknad om dispensasjon fra vedtatt kommunedelplan. Vurdering: Saksbehandler ser ikke at Dønna kommune har planer om utnytting av de omsøkte tomtearealene, og tilrår at disse selges til den pris som er brukt ved tidligere salg av kommunal eiendom til formål forretning/service/industri (kr. 13,50 pr. m² i 2013 + indeksregulering) der kostnader ifm. fradeling og evt. endring av infrastruktur i tomteområdet påhviler kjøper. Saksvedlegg: Kartskisse datert 9.9.2015. Saksmappevedlegg: Brev fra Jorid Helga Schjelderup, datert 24.4.2015. Side 7 av 41
Sak 102/15 SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK - HOBBYROM/ UTHUS Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: GNR 30/21 Arkivsaksnr.: 13/874 Saksnr.: Utvalg Møtedato 102/15 Formannskapet 22.09.2015 Rådmannens innstilling: 1. Formannskapet gir tillatelse til tiltak for oppføring/ferdigstillelse av hobbyrom/uthus BRA 23 m² på gnr. 30/21 jfr. søknad komplett levert 31.3.2015. Tillatelsen gjelder også etablering av trapp/adkomst fra veg til bygg. 2. Det gis dispensasjon fra pbl angående krav til avstand fra nabogrense der bygget tillates plassert ca. 2 meter fra nabogrense. Begrunnelse: Nabo gnr. 30/31 har i brev datert 31.3.2015 samtykket i plassering. 3. Det gis dispensasjon fra pbl 1-8 angående tiltak innenfor 100-metersbeltet langs sjø der bygget tillates plassert ca. 35 meter fra strandlinjen. Begrunnelse: Tiltakets plassering vil ikke hindre almen ferdsel i området eller i strandsonen. 4. Det beregnes byggesaksgebyr i henhold til vedtatt gebyrregulativ for 2015 pkt. A11. Bakgrunn: Formannskapet i Dønna har i møte den 12.2.2013 engasjert firma Davidsen plan- og byggesak AS for ulovlighetsoppfølging av byggesaker i Dønna kommune. I rapport datert 30.10.2013 er det redegjort for inspeksjonstilsyn av nybygg på eiendommen gnr. 30/21 på Solfjellsjøen. Formannskapet behandlet i møte 25.11.2014 sak 116/14. Følgende vedtak ble fattet: Formannskapet vedtar med hjemmel i Plan- og bygningslovens 32-8 og Byggesaksforskriften 16-1 a1 og 16-2 b2 å ilegge eier av gnr. 30/21 følgende overtredelsesgebyr: 1. Overtredelsesgebyr på kr. 5.000 jfr. forskriftens 16-1 pkt. a1 - privatperson lar utføre tiltak på gnr. 30/21 uten at det foreligger nødvendig søknad og tillatelse. 2. Overtredelsesgebyr jfr. forskriftens 16-2 pkt. b2 bortfaller- da det ikke er godtgjort at privatperson har tatt i bruk tiltak på gnr. 30/21 uten at det foreligger nødvendig søknad og tillatelse. Evt. søknad om tillatelse til tiltak jfr. pbl 20-1 for allerede oppført hobbyrom/uthus må vedlegges målsatte tegninger og begrunnet søknad om dispensasjon fra krav om avstand fra nabogrense. Side 8 av 41
Sak 102/15 Behandlingsgebyr for nevnte søknad skal i følge vedtatt gebyrregulativ pkt. A11, som omfatter igangsatt tiltak uten at det på forhånd er søkt om tillatelse til tiltak belastes med 3 x grunnsats for tiltaket. Gebyr skal også betales der søknaden medfører avslag. Tiltakshaver har - etter at tilsynsrapporten er blitt bekjentgjort, stoppet videre bygging og har den 13.12.2013 innsendt søknad om tillatelse til tiltak med tilhørende tegninger, kart og nabovarsel. Det har etter dette vært kontakt med søker der det etterlyses en erklæring fra nabo gnr. 30/31 om at tiltaket aksepteres bygget nærmere nabogrensen enn 4 meter. Slik erklæring mottok Dønna kommune 7.5.2015. I vedtatt gebyrregulativ for 2015 (tidspunkt for komplett innsendt søknad) står i pkt. A11 følgende: For tiltak som igangsettes uten formell byggetillatelse i strid med plan- og bygningsloven, eller i strid med gitte tillatelser skal det betales gebyr på 3x grunnsats for tiltaket. I tillegg kan kommunen kreve dekning av kostnader til sakkyndig bistand. Gebyr skal også betales der søknaden medfører avslag. Det er konstatert at det foreligger oppstart av tiltak uten formell søknad. I det etterfølgende skal planutvalget ta stilling til innsendte søknad om tillatelse til tiltak, forholdet til plan og lov i gjeldende område og om bygget skal tillates oppført eller om det skal vedtas riving/fjerning av bygget. Forholdet til gjeldende planverk kommunedelplan for Solfjellsjøen: Tiltaket benevnt som hobbyrom/uthus er plassert på gnr. 30/21 i et areal BF2 som er avsatt i vedtatt kommunedelplan for Solfjellsjøen til boligformål og naustformål uten krav om reguleringsplan. Naust/uthus skal ikke overstige 40 m² og maks gesimshøyde er satt til 3,5 meter og maks mønehøyde er satt til 5,0 meter. Tiltaket strider ikke i mot gjeldende planverk. Forholdet til plan- og bygningsloven - dispensasjon: Tiltaket er plassert nærmere nabogrensen enn 4 meter og nærmere strandlinjen enn 100 meter (pbl 1-8). Det kreves på denne bakgrunn dispensasjon fra krav om avstand til naboeiendom og dispensasjon for bygging innenfor 100- metersbeltet langs sjø og vassdrag. Nabo gnr. 30/31 har i brev datert 31.3.2015 samtykket i at tiltak kommer nærmere grensen enn 4 meter. Det vil på denne bakgrunn være problemfritt å gi dispensasjon fra avstandskrav til naboeiendom. Tiltaket ligger ca. 35 meter fra strandlinjen, på en knaus på oversiden av adkomstvegen som går til boliger og rorbuer i området. Strandsonen og det området som evt. brukes av Side 9 av 41
Sak 102/15 befolkningen som rekreasjonsområde og utfartsområde vil her naturlig defineres som området mellom vegen og sjøkanten, og ikke det området som er ovenfor adkomstvegen. Saksbehandler vil i denne saken kunne innstille på dispensasjon fra pbl 1-8 (tiltak nærmere strandsonen enn 100 meter) med bakgrunn i følgende: - Regionale og statlige myndigheter er ikke direkte berørt. - Det er ikke fremkommet betenkeligheter og direkte motforestillinger mot bygging i deler av område BF2 ved behandling av kommunedelplan for Solfjellsjøen. - Tiltaket berører ikke nabointeresser. - Om fordelen med å gi dispensasjon er klart større enn ulempen etter en samlet vurdering jfr. pbl 19-2 er vanskelig å konkludere med, men en ser ikke at tilgjengeligheten for allmenheten forringes/endres jfr. en praktisk definisjon av hva som er strandsone i området. Forholdet til ny/revidert pbl gjeldende fra 1.7.2015 og tiltak som ikke krever søknad: Det er kommet inn bestemmelser i ny/revidert pbl som tilsier at en bygg definert som uthus, garasje etc. kan settes opp uten at en trenger å søke bygningsmyndigheten om tillatelse. En viser her til informasjon til publikum som er utlagt på Dønna kommunes hjemmeside: Fra 1. juli 2015 kan en bygge en rekke tiltak uten å søke. Den som skal bygge har imidlertid selv ansvar for å sjekke at tiltaket ikke kommer i strid med plan- og bygningsloven, gjeldende planer eller annet regelverk. Her er en oversikt over hvilke tiltak som kan føres opp uten å søke, og informasjon om andre endringer som vil gjøre det enklere for den som ønsker å bygge. Tiltakshavers ansvar Merk at tiltakshaver selv har ansvar for at tiltaket ikke strider mot plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter, kommuneplanens arealdel, reguleringsplaner og gitte tillatelser herunder dispensasjoner. Tiltaket må heller ikke komme i konflikt med annet regelverk Da tiltaket krever dispensasjon fra pbl, er det ikke anledning til å oppføre omsøkte tiltak uten at det på forhånd er gitt tillatelse til tiltak. Forholdet til konsekvens/presedens: Vedtak som gjøres i Dønna kommune av planutvalg/formannskap og kommunestyret og kanskje spesielt i areal- og byggesaker, vil kunne bli gjort gjenstand for presedens. I dette tilfellet er det satt opp et bygg ulovlig, og der det i etterkant søkes om tillatelse til tiltak slik at bygget får stå som opprinnelig planlagt. Det er svært vanskelig for både administrasjon og formannskap/planutvalg å dra en grense for når det konsekvent skal gis avslag og kreve et ulovlig tiltak revet/fjernet eller når det kan være greit i etterkant å gi en tillatelse til tiltak og evt. dispensasjon fra plan/lov. Vurdering: Saksbehandler vil i dette tilfelle tilrå at det gis tillatelse til tiltak og dispensasjon fra krav om avstand til nabogrense og avstand til sjø/strandsone basert på følgende: Side 10 av 41
Sak 102/15 - Det er ikke en nabo- og/eller en interessekonflikt i denne saken. Tilgrensende nabo gnr. 30/31 har bekreftet ved samtykkeerklæring at tiltaket kan bygges nærmere nabogrensen enn 4 meter. - Det er ikke konflikt med vedtatt planstatus eller planbestemmelser i området. Eiendommen er avsatt til boligformål med tillatelse til bygging av uthus/naust inntil 40 m² med gesimshøyde inntil 3,5 meter og mønehøyde inntil 5,0 meter. - Det kan gis dispensasjon fra pbl 1-8 da tiltaket ikke hindrer almen ferdsel i området eller i strandsonen. Det presiseres at evt. andre tilsvarende saker må behandles og vurderes individuelt. Saksvedlegg: Kartskisse og bilder Fasadetegninger Saksmappevedlegg: Søknad om tillatelse til tiltak m/vedlegg, datert 2.12.2013 Samtykkeerklæring fra nabo gnr. 30/31, datert 31.3.2015 Side 11 av 41
Sak 103/15 AVKLARING AV EIEFORHOLD ELEKTRONISKE SKYTESKIVER I SKYTEHALLEN I DØNNAHALLEN Saksbehandler: Ingunn Stemland Arkiv: 610 Arkivsaksnr.: 14/522 Saksnr.: Utvalg Møtedato 103/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at elektroniske skyteskiver (MegaLink) som planlegges installert i Dønnahallens skytehall eies og driftes av Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening. Bakgrunn: Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening (DJFF) planlegger installasjon av elektroniske skyteskiver i Dønnahallen. Dette med hensyn til sikkerhet. DJFF har fått tildelt 62 000 kr i spillemidler i 2015, gjennom en søknad hvor Dønna kommune stod som søker. Før skyteskivene kan installeres må eierforholdet på utstyret avklares. Saksutredning: Skytehallen i Dønnahallen ble bevilget 1 138 000 kr i spillemidler i 2014. Det ble ikke bevilget maksimal sum er 1,2 mill. Det stod derfor 62 000 kr igjen som Dønna kommune ikke ble tildelt. DJFF tok høsten 2014 kontakt for å søke spillemidler til installasjon av elektroniske skyteskiver i skytehallen. Det ble av Nordland fylkeskommune og Kulturdepartementet da åpnet for at DJFF kunne søke om spillemidler - gjennom å utvide de allerede tildelte spillemidlene til skytehallen i Dønnahallen til det maksimale tilskuddet på 1,2 mill. Dette med bakgrunn i sikkerhetsmessige hensyn. DJFF fikk derfor muligheten til å søke om maksimalt 62 000 kr. Utdrag av e-post fra Kristin Hunstad, Nordland fylkeskommune: Det jeg tenker meg, er at dette (elektroniske skyteskiver) er noe som burde ha vært i akkurat denne skytebanen fra starten av, av hensyn til barn og ungdom som brukere. Der er derfor rom for øking av tilskuddet til skytebanen opp mot max sum.1,2mill, der er vel 62.000,- igjen. Beløpet på 62 000 kr er nå tildelt. Installasjon av elektroniske skyteskiver har en total kostnad på 156 449 kr. DJFF må derfor investere egne midler for å få de elektroniske skivene på plass. Følgende kostnadsoverslag og finansieringsplan ligger til grunn for tildelte spillemidler: Utgifter Megalink grunnpakke 127 449 kr Montering 29 000 kr Side 12 av 41
Sak 103/15 Finansiering Tippemidler Egeninnsats DJFF Egenkapital DJFF 62 000 kr 29 000 kr 65 449 kr Vurdering: Dersom Dønna kommune skal stå som eier og driver av de elektroniske skivene, må også kommunen stå ansvarlig for å skaffe de resterende midlene som kreves for å få utstyret installert. Kommunen må da også være ansvarlig for vedlikehold av skivene. I henhold til vedtatt utleiereglement for Dønnahallen (vedtatt av kommunestyret 12.11.2013 under sak 66/13, revidert 30.09.2014 under sak 68/14) og avtale angående bruk av skytehall i Dønnahallen (ESA JP 14/522-8), skal DJFF ikke betale leie så lenge de bekoster all innredning/utstyr som benyttes i skytehallen. Med bakgrunn i ovennevnte forhold anbefales det at DJFF står som eiere og drivere av elektroniske skyteskiver i Dønnahallen. Vedlegg: Side 13 av 41
Sak 104/15 HELHETLIGE RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE FOR DØNNA KOMMUNE. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 15/765 Saksnr.: Utvalg Møtedato 104/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport av 13.05.15 fra Fylkesmannens tilsyn med kommunens beredskapsplikt til etterretning, og vedtar at kommunen skal utarbeide en ny risiko- og sårbarhetsanalyse som oppfyller kravene i forskrift. Kommunestyret vedtar videre at det skal utarbeides en oppfølgingsplan - som bidrar til at kommunen etablerer system og rutiner som sikrer at de lovpålagte beredskapsoppgaver blir ivaretatt. Samt at kommunens beredskapsplan skal revideres slik at ressursoversikt og evakueringsplan blir innarbeidet. 2. Kommunestyret vedtar at analyse- og planarbeidet skal organiseres som prosjektarbeid, med kriseledelsen som styringsgruppe. Som prosjektgruppe oppnevnes: Rådmann/kommunalsjef som leder, teknisk sjef, landbrukssjef, avdelingsleder DOS og avdelingsleder hjemmetjenesten. Spesialrådgiver i rådmannens stab tillegges funksjonen som prosjektleder. Kommunestyret forutsetter at prosjektgruppen oppretter en referansegruppe dersom dette anses hensiktsmessig. 3. Kommunestyret gir prosjektgruppen mandat til å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Dønna kommune, og dokumentere resultatet fra arbeidet i en rapport. Basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal prosjektgruppen lage forslag til plan for oppfølging for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal imøtekomme kravene i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret og forskrift om kommunal beredskapsplikt. 4. Kommunestyret forutsetter at prosjektgruppen starter opp sitt arbeid i uke 42 og at det avsluttes slik at kommunestyret kan behandle en helhetlig risiko- og sårbarhets-analyse i sitt møte i april 2016. Kommunestyret forutsetter videre at prosjektgruppen legger fram oppfølgingsplan og revidert beredskapsplan slik at kommunestyret kan behandle disse i sitt møte i juni 2016. Side 14 av 41
Sak 104/15 Bakgrunn: Fylkesmannen i Nordland gjennomførte våren 2015 tilsyn med kommunens beredskapsplikt, og avdekket da at kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse ikke oppfyller kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt - og at denne derfor må revideres. Saksutredning: Kommunen gjennomførte en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i 2012, godkjent av kommunestyret i møte 19.06. 2012 under sak 67/12. Denne følger vedlagt. Fylkesmannen i Nordland gjennomførte den 13.05. 2015 tilsyn med kommunens beredskapsplikt og det ble da avdekket 3 avvik og en merknad. Endelig rapport fra tilsynet følger vedlagt. Avvikene er som følger: Avvik 1 Avvik 2 Avvik 3 Dønna kommunes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse oppfyller ikke kravene i forskriften. Kommunens «helhetlige og systematiske samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid» oppfyller ikke kravene i forskriften. Den overordnede beredskapsplanen til Dønna kommune oppfyller ikke kravene i forskriften. I tillegg til disse avvikene har kommunen fått en merknad på at man ikke har øvd den overordnede beredskapsplanen de siste to årene. Fylkesmannen har gitt kommunen frist til 30. september d.å. med å gi tilbakemelding på hvordan kommunen skal følge opp avvikene for å lukke disse. Nødvendig oppfølging av tilsynsrapporten er diskutert i strategisk ledelse den 01.09. og i kriseledelsen den 02.09. d.å., og med bakgrunn i behandlingen her fremmes sak for formannskap og kommunestyret. Kommunestyret bør gi mandat til - samt oppnevne styringsgruppe og vedta fremdriftsplan - for det videre arbeid. Det foreslås også at kommunestyret oppnevner prosjektgruppe og prosjektleder. Fra forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22.08. 2011 gjengis følgende: 1. Formål. Forskriften skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. 2. Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen skal gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. Side 15 av 41
Sak 104/15 Analysen skal som et minimum omfatte: a. Eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b. Risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. c. Hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d. Særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e. Kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. f. Behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. Kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. 3. Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. På bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen: a. Utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. b. Vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov 27.juni 2008 nr.71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningslov). 4. Beredskapsplan. Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde: a. En plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. b. En varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering. Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. c. En ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. d. Evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. e. Plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte. Beredskapsplanen kan utarbeides som en handlingsdel til kommunedelplanen i henhold til plan- og bygningsloven. Forskriften i helhet ligger som saksmappevedlegg. Vurdering: Organisering: Kommunestyret bør organisere oppfølgingsarbeidet som prosjektarbeid, hvor kriseledelsen tillegges oppgaven som styringsgruppe. Prosjektgruppen bør bestå av rådmann/kommunalsjef som leder og 4 enhetsledere. Oppgaven som prosjektleder bør tillegges seniorrådgiver i rådmannens stab. Styringsgruppen bør vurdere å etablere en referansegruppe bestående av 5 enhetsledere og eventuelt andre personer fra aktuelle eksterne instanser. Mandat: Side 16 av 41
Sak 104/15 Prosjektgruppen gis mandat til å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Dønna kommune og dokumenter resultatet fra arbeidet i en rapport. Basert på den helhetlige risikoog sårbarhetsanalysen skal prosjektgruppen lage forslag til plan for oppfølging for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Den helhetlige risiko og sårbarhetsanalysen skal imøtekomme kravene i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Framdriftsplan: Prosjektgruppen må starte opp sitt arbeid i uke 42 (12.-16. oktober) d.å., umiddelbart etter kommunestyrets vedtak i møte 06.10. d.å. Prosjektgruppen må ha en framdrift i sitt arbeid som sikrer at kommunestyret kan behandle ny risiko- og sårbarhetsanalyse i sitt møte i slutten av april måned 2016. Prosjektgruppen må hensynta at analysen skal behandles i styringsgruppen (kriseledelsen) og i formannskapet i forkant av kommunestyrets behandling. Prosjektgruppen må videre framlegge oppfølgingsplan som bidrar til at kommunen etablerer system og rutiner som sikrer at de lovpålagte oppgavene blir ivaretatt (avvik 2) - og revidert overordna beredskapsplan (avvik 3), kan behandles i kommunestyrets møte i siste del av juni måned 2016. Også her må prosjektgruppen hensynta at styringsgruppen og formannskapet skal behandle dette i forkant av kommunestyrets behandling. Forslaget til organisering og framdrift har vært behandlet i kommunens strategiske ledelse i møte den 01.09. d.å. og kriseledelsen i møte den 02.09. d.å. Disse hadde ingen innvendinger til skissert organisering og framdrift. Avslutningsvis kan det nevnes at kriseledelsen den 02.09. d.å. gjennomførte en øvelse. Saksvedlegg: 1. Helhetlig ROS-analyse for Dønna kommune, juni 2012. 2. Endelig rapport fra tilsyn 13.05. 2015. Saksmappevedlegg: 1. «Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse», utgitt av DSB. 2. Forskrift om kommunal beredskapsplikt, 2011-08-22 nr.894. Side 17 av 41
Sak 105/15 DØNNA UNGDOMSRÅD Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/775 Saksnr.: Utvalg Møtedato 105/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret ber rådmannen om å fremme en sak om opprettelse av ungdomsråd i henhold til tidligere vedtatte handlingsplan «Vårres unga vårres fremtid». Bakgrunn: Dønna kommune har ikke et formelt vedtatt barne- og ungdomsråd. Da stillingen som barneog ungdomsarbeider ble nedlagt i 2009 ble en av konsekvensene at barne- og ungdomsrådet ble nedlagt. Det er ikke lovpålagt å ha et barne- og ungdomsråd. De siste årene har det vært en viss aktivitet i regi av Frivilligsentralen og noen av våre ungdommer har deltatt på møter og kurs i regional sammenheng. Saksutredning: Et ungdomsråd er et råd som representerer ungdoms interesser i fylket eller kommunen, uavhengig av interesser knyttet til partipolitikk og organisasjonstilhørighet. Ungdomsrådet skal være et organ for å fremme ungdomssaker overfor politikerne og beslutningstakere. Ungdomsrådet er et lokalt hørings- og innflytelsesorgan, på lik linje med eldreråd og råd for funksjonshemmede. Det er et interesseorgan som skal fremme en konkret gruppes synspunkter ovenfor lokalpolitikere. Ungdomsrådet skal jobbe for at kommunen blir et bedre sted for unge å leve, og det skal fremme ungdommens interesser. Ungdommers rett til å si sin mening og å bli hørt i saker som angår dem selv, både som individ og gruppe, er forankret i FNs konvensjon om barns rettigheter. Ungdomsråd er en måte å sikre at ungdom får innflytelse på. Ungdomsråd består av ungdom - som velges av ungdom Vurdering: I forbindelse med satsingen «Vårres unga våres fremtid», initiert av Fylkesmannen i Nordland, ble kommunene utfordret på hvordan de sikret medvirkning av barn og unge. I den første kartleggingen (2012) var et av tiltakene i handlingsplanen at det skulle opprettes et barne- og ungdomsråd i løpet av våren 2013. Dette slik at en blant annet sikret at barn og unges stemme ble hørt i plansaker. Det skal nå gjennomføres en ny kartlegging med frist 1. november. Denne kartleggingen skal blant annet vise om en har oppnådd den ønskede forbedring av situasjonen for barn og unge i Nordland. Side 18 av 41
Sak 105/15 Ungdommene selv ønsker et ungdomsråd. Det er et viktig signal til politikerne at en har ungdom som ønsker å bidra. Ved å opprette et formelt ungdomsråd vil Dønna kommune styrke ungdommenes posisjon og sikre medvirkning på en god måte. En sikrer forutsigbarhet og kontinuitet i arbeidet og en viser at en tar ungdom og deres meninger på alvor. Ved å opprette et formelt organ så sikrer en også at Dønnaungdom får mulighet til representasjon i det regionale ungdomsrådet og ved Ungdommens fylkesting (UFT). Det bør utarbeides regler og retningslinjer for ungdomsrådet og et eget budsjettområde. I handlingsplanen Vårres unga vårres fremtid er det lagt inn kr 15.000 til drift av ungdomsrådet. Det legges inn som nytt driftstiltak i budsjettprosessen 2015. Side 19 av 41
Sak 106/15 HELGELAND REGIONRÅD - FELLES REGIONRÅD Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 11/1240 Saksnr.: Utvalg Møtedato 106/15 Formannskapet 22.09.2015 Rådmannens innstilling: Dønna kommunestyre vedtar oppstart av prosess med det formål å belyse mulighetene for å slå sammen Sør-Helgeland Regionråd og Helgeland Regionråd. Dønna kommunestyre vedtar handlingsplan for arbeidet. Bakgrunn: Kommunene på Helgeland har organisert seg i tre ulike regionråd. I den senere tid har det vært økt samarbeid mellom Sør-Helgeland Regionråd og Helgeland Regionråd. Sør-Helgeland regionråd omfatter kommunene Sømna, Vevelstad, Vega, Bindal og Brønnøy. Helgeland regionråd omfatter kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord, Dønna, Vefsn, Træna og Rødøy. Både regionrådsdannelsene og inndelingen er kommet fram gjennom det kommunene har oppfattet som tjenlige sammenslutninger, for å fremme felles saker og bygge samarbeid kommunene mellom. Dagens regionordning har vokst fram gjennom de siste 30 år, og har vært ganske stabile samarbeid - selv om enkeltkommuner har skiftet regiontilknytning underveis Regionrådene har vedtatt å starte arbeid med å vurdere et felles regionråd for medlemskommunene. Helgeland Regionråd sak 38/15 vedtak Helgeland regionråd vedtar at det skal rettes en henvendelse til Sør-Helgeland Regionråd vedr. sammenslåing av Helgeland Regionråd og Sør-Helgeland Regionråd. Sør-Helgeland sak 33/2015 vedtak: Sør-Helgeland Regionråd vedtar å starte en prosess for å belyse mulighetene for å slå sammen Sør-Helgeland Regionråd og Helgeland regionråd. Prosessen må også av dekke de økonomiske konsekvensene i saken. Det er kommunene som eier regionrådene og skal/må behandle saker som gjelder endringer i regionrådene i kommunestyrene. Det blir derfor fremmet sak i kommunestyrene vedørende oppstart av prosess - med det formål å belyse mulighetene for å slå sammen Sør-Helgeland Regionråd og Helgeland Regionråd. Side 20 av 41
Sak 106/15 Saksutredning: Regionrådenes oppgaver Regionrådene var opprinnelig rene politiske organ med svært lite driftsoppgaver, ut over å avholde møter mellom kommunene. Regionrådenes fokus var først og fremst rettet utad mot felles krav til fylkesplaner og statlige investeringer. Etter hvert er stadig flere av kommunenes egne oppgaver organisert gjennom ulike interkommunale samarbeid. I denne prosessen har regionrådene vært hensiktsmessig å bruke som samordningsorgan. For enkelte av regionrådene har også selve regionrådet tatt driftsansvar for flere av slike interkommunale tjenester. I tillegg har regionrådene også i perioder fått tillagt oppgaver knyttet til regionale utviklingsoppgaver, finansiert av fylkeskommunen (partnerskap/regionale næringsfond/da-midler), samt oppgaver som prosjekteier for ulike statlige og fylkeskommunale prosjekt. Regionrådenes sekretariat er dermed ikke entydig kun et redskap for politisk samordning, slik det opprinnelig var, men kan i varierende grad også han blitt tillagt omfattende administrative oppgaver. (jfr. NIVI-rapport 2014:2 Revidert status for interkommunalt samarbeid i Nordland.) Andre regionale samarbeid Hver kommune er involvert i et 30-40 tall formaliserte, interkommunale samarbeid. De fleste av disse er inngått mellom 2-4 kommuner, noen er inngått på regionrådsnivå, mens noen omfatter alle (eller de fleste) av Helgelands 18 kommuner. Regionrådene er i varierende grad involvert i disse etablerte interkommunale organiseringene, men vil ofte bli koblet inn som koordinerende part når det vurderes endringer i struktur eller eierskap. Likeså har regionrådets rolle som prosjektkoordinator, opp mot stat og fylkeskommune, hatt betydning for å få fellesordninger utredet og finansiert. Et argument mot en så omfattende bruk av interkommunale ordninger har vært at det gir mindre oversiktlighet for de ansvarlige politiske styrene i kommunene. Det store antallet løsrevne samarbeid vil også bidra til mindre oversikt. I tillegg brukes det betydelige sekretariatressurser på samordning. Dagens organisering av regionrådene Samtlige regionråd i Nordland var i utgangspunktet organisert som 27-samarbeid (d.v.s. et interkommunalt samarbeid i henhold til kommunelovens 27). Slik også på Helgeland, men der Helgeland Regionråd har en variant med 27 som ramme for det politiske samarbeidet - og et eget IKS (selskap i henhold til Lov om interkommunale selskaper (LOV-1999-01-29-6)) som ramme for det administrative samarbeidet og arbeidsgiver for regionrådets sekretariat. Sør-Helgeland Regionråd er felles organisering med RKK, PPT og Sekretariatet (1,25 ansatte), til sammen 11,6 tilsatte gjennom 27-samarbeidet. I tillegg organiseres det prosjekter - med egen finansiering - der prosjektressurser plasseres sammen med regionrådets sekretariat, der dette vurderes som hensiktsmessig. Side 21 av 41
Sak 106/15 Helgeland Regionråd IKS har først og fremst ansvar for regionrådets fast tilsatte 1,5 (sekretariat) 1 HEVA og 0,15 Helgeland veiutvikling. Helgeland Regionråd er også prosjekteier med egne tilsette. Vurdering: Nye utfordringer Sør og Helgeland Regionråd har gjennom flere felles prosjekt og planarbeid knyttet et nært samarbeid. De siste årene har ordførerne på Helgeland også valgt å formalisere ordførersamarbeidet i form av 3-4 årlige ordførermøter - der alle 18 kommuner samles. Også her har det vært naturlig at sekretariatene samarbeider og fordeler oppgaver mellom seg. Sør og Helgeland Regionråd har i 2015 gjennomført felles regionrådsmøter. En har i fellesskap deltatt på ONS (oljemessen i Stavanger) og Expo Seafood i Brussel i flere år. Regjeringen har iverksatt et arbeid med å utrede en kommunereform. Kommunene forutsettes å utrede aktuelle samarbeidsmønster, og eventuelt ta stilling til endringer i struktur og innhold. Uavhengig av hvilke konklusjoner som trekkes i dette arbeidet fokuseres det i økende grad på «funksjonelle regioner» - som basis for nye kommunedannelser. Om dette skulle bli rammen for den varslede kommunereformen vil regionkommunene langt på vei overlappe dagens regionråd. Med den utviklingen vi ser i dag kan regionrådenes rolle bli og også å klarlegge hvilke regionale oppgaver som kan legges på et lavere nivå enn dagens fylkesinndeling (og regional stat), men som vil være for store til at enkeltkommuner skal løse disse alene. Fordeler med felles sekretariat Enkeltsekretariat med få (1-2) ansatte vil være svært sårbare og personavhengige (dagens situasjon). Den viktigste fordelen med å organisere et felles sekretariat vil være å sikre et mer robust fagmiljø. I tillegg vil en slik organisering, der de politiske regionrådene henter tjenester fra et felles sekretariat, kunne gjøre det enklere å organisere prosjekt på tvers av dagens regionsgrenser. Et IKS vil ha anledning til å bygge opp egenkapital, ta opp lån og opptre som prosjekteier for utviklingsprosjekter. Et felles sekretariat vil også kunne ta på seg sekretariatsoppgaver for flere interkommunale samarbeid. Ulemper Det geografiske området kan bli uoversiktlig. Det vil sette store krav til prioriteringer og felles uttalelser/vedtak i enkeltsaker. Økonomi Begge regionrådene er finansiert etter godkjente budsjett, og kostnadene er fordelt etter en fordelingsnøkkel mellom medlemskommunene. Side 22 av 41
Sak 106/15 En endring vil måtte utredes både med hensyn til bemanningsplan og etablering av egenkapital i et ev. nytt selskap. Styring Det er medlemskommunene som må behandle/vedta oppstart av arbeidet iht endringer av organiseringen av regionrådene. Det må utarbeides egne vedtekter for et eventuelt nytt felles regionråd, som må vedtas i kommunestyrene i medlemskommunene Forhold til ansatte De ansatte må involveres i prosessen. Framdrift Det tas sikte på at en eventuell endring kan iverksettes fra 01.01. 2017. Det bør nedsettes et utvalg som består av de daglige lederne i Sør Helgeland Regionråd og Helgeland Regionråd, leder og nestleder i Sør Helgeland Regionråd og leder i Helgeland Regionråd og leder i Helgeland Regionråd IKS. Utvalget får i oppgave med å komme med forslag på ny organisering og vedtekter for et eventuelt felles regionråd. Handlingsplan for arbeidet med endringer i organisasjon strukturen i SHR og HR Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig Ønsket resultat Innen 31.12.15 Plan for prosessen blir behandlet i kommunene. Rådmenn/ ordførerne Vedtak vedr. oppstart av arbeidet 30-01.16 Plan for prosessen blir lagt frem i regionrådene. Det velges arbeidsutvalg for arbeidet 01-05.16 Saksforberedelse - utkast til nye vedtekter Helgeland Regionråd /Sør-Helgeland Regionråd Arbeidsutvalget/ regionråd 01-05.16 Involvering av de ansatte Arbeidsutvalget/ regionråd 01-05.16 Utarbeidelse av ny organisasjonsplan og budsjett Arbeidsutvalg et/ regionråd 06.16 Behandling i regionrådene Arbeidsutvalget/ regionråd Arbeide vedtekter som alle kan vedta God prosess Organisasjonsplan som er gjennomførbar og smidig Vedta utkast til vedtektene m/organisasjonsplan Side 23 av 41
Sak 106/15 Innen 31.10.16 Behandling i kommunene Rådmenn/ ordførerne Vedta nye grenser for regionsamarbeid Des 2016 Representantskapsmøtet /valg av styret Budsjett vedtak Arbeidsutvalget/ regionråd Valg av styret og etablering av nytt regionsamarbeid 2017 Nytt regionråd er etablert Et mer robust samarbeid gjennom et felles regionråd Vedlegg: Side 24 av 41
Sak 107/15 ETTERLØNN ORDFØRER Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 082 Arkivsaksnr.: 15/811 Saksnr.: Utvalg Møtedato 107/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Saken fremmes uten innstilling. Bakgrunn: Ordfører Anne Sofie Mathisen går av som ordfører etter årets valg. I «Reglement for godtgjøring til folkevalgte i Dønna kommune», vedtatt 13.12.2011, står det følgende når det gjelder etterlønn: Dersom ordfører går tilbake i lønnet arbeid etter fratreden, utbetales etterlønn tilsvarende godtgjøring i 1 ½ måned (dvs. feriepenger). Dersom ordfører ikke går tilbake i lønnet arbeid etter fratreden, utbetales etterlønn tilsvarende godtgjøring i 3 måneder. Saksutredning: I dette tilfellet så går ordfører over i alderspensjon. Det som må avklares, i forkant av utbetaling av etterlønn, er om det å gå ut i alderspensjon regnes som å gå ut i ulønnet eller lønnet arbeid. I og med at det her er mulighet for vurdering/tolkning ble KS kontaktet og bedt om en vurdering. Vedlagt forespørselen var formuleringen om etterlønn i reglementet. Følgende forespørsel ble sendt KS-advokatene: I vårt tilfelle så går ordfører over til alderspensjon. Blir det da riktig å betale ut en etterlønn tilsvarende godtgjøring i 1 ½ måned? Tilbakemelding fra KS mottatt 4.9.2015: Det er opp til Dønna kommune sjølv å avgjera korleis eit slikt lokalt reglement skal tolkast. Eg syns di tolking er ei god tolking. Det å gå over i alderspensjon kan i denne samanhengen samanliknast med å gå over i arbeid. Dersom det er andre synspunkt på dette, er det kommunestyret som får avgjera spørsmålet. Side 25 av 41
Sak 107/15 Vurdering: Saken fremmes uten innstilling til formannskapet. I «Reglement for godtgjøring til folkevalgte i Dønna kommune» står det følgende: Tolking av reglementet: Eventuelle tvister om forståelsen av reglementet avgjøres av formannskapet. Vedlegg: Side 26 av 41
Sak 108/15 UTVIDELSE AV STILLING VED LØKTA OPPVEKSTSENTER Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: A20 Arkivsaksnr.: 15/724 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/15 Administrasjonsutvalget 08.09.2015 108/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at det opprettes en stillingshjemmel som lærer i 15 % stilling ved Løkta oppvekstsenter. 2. Kostnad på kr.37.500 for 2015 tilføres ansvarsområde 2620 Løkta oppvekstsenter og dekkes ved bruk av reserverte tilleggsbevilgninger. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendig budsjettregulering. 3. Ny årskostnad på kr.90.000 innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden 2016-2019. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 08.09.2015 sak 14/15 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner at det opprettes en stillingshjemmel som lærer i 15 % stilling ved Løkta oppvekstsenter. 2. Kostnad på kr.37.500 for 2015 tilføres ansvarsområde 2620 Løkta oppvekstsenter og dekkes ved bruk av reserverte tilleggsbevilgninger. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendig budsjettregulering. 3. Ny årskostnad på kr.90.000 innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden 2016-2019. Bakgrunn: Rektor ved Løkta oppvekstsenter anmodet i notat datert 26.6.2015 om en tilleggsressurs på 15 % stilling i forbindelse med økt behov for spesialundervisning ved enheten. Vurdering: Side 27 av 41
Sak 108/15 Våren 2015 har elever ved skolen vært utredet og fått innvilget ressurser til spesialundervisning. Rektor ved skolen har samordnet der det er mulig. Tildelt assistentressurs er samordnet med den assistentressursen de allerede har ved skolen. Ekstra behov etter gjennomgang utgjør 15 % stilling. Dette utgjør ekstra lønnskostnader på kr. 90.000. Vedlegg: Saksmappevedlegg: Anmodning om tilleggsressurs Løkta oppvekstsenter (unntatt offentlighet) Side 28 av 41
Sak 109/15 OPPRETTELSE AV STILLINGSHJEMLER DØNNA BARNE OG UNGDOMSSKOLE Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 15/725 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/15 Administrasjonsutvalget 08.09.2015 109/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner at det opprettes to nye stillingshjemler ved Dønna barneog ungdomsskole; 10 % assistentstilling og 35 % lærerstilling. 2. Lønnsmidlene dekkes i sin helhet gjennom refusjoner. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 08.09.2015 sak 15/15 Behandling: Asle Hanssen reiste spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i sin tilknytning til saken. Asle Hanssen ble enstemmig kjent inhabil etter fvl 6 andre ledd (andre særegne forhold). Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner at det opprettes to nye stillingshjemler ved Dønna barneog ungdomsskole; 10 % assistentstilling og 35 % lærerstilling. 2. Lønnsmidlene dekkes i sin helhet gjennom refusjoner. Bakgrunn: I forbindelse med elev tilhørende en annen kommune, med vedtak om spesialundervisning, har Dønna barne- og ungdomsskole behov for utvidelse av stillingshjemlene ved enheten. Det vises til vedlagte søknad fra rektor ved Dønna barne- og ungdomsskole mottatt 28.8.2015. Saksutredning: Sakkyndig vurdering, med påfølgende enkeltvedtak, ble mottatt etter sommerferien. Vedtaket slår fast at eleven har krav på spesialundervisning og assistentstøtte. Antall lærertimer per uke er 9 timer, noe som utgjør 35 % lærerstilling. Antall assistenttimer er 16 timer, noe som tilsvarer i overkant av 40 % stilling. Dette er timer som ikke kan brukes sammen med andre elever da problematikken og klassesammensetningen gjør en slik sammenslåing umulig. Ved omdisponering av de Side 29 av 41
Sak 109/15 assistentene som allerede er inne vil behovet for opprettelse av ny stillingsressurs bli på 10 % stilling. Med hensyn til lærertimer vurderer skolen det slik at det må tilføres 35 % lærerstilling for at eleven skal få den undervisning som han har krav på etter vedtak. De ressurser som er innvilget eleven vil bli refundert, ved at kommunen sender krav om refusjon to ganger i året. Vedlegg: Søknad om tilleggsbevilgning Side 30 av 41
Sak 110/15 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING - DØNNA VOKSENOPPLÆRING Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 15/713 Saksnr.: Utvalg Møtedato 110/15 Formannskapet 22.09.2015 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Voksenopplæringen gis tilleggsbevilgning på kr 380.000 som finansieres gjennom økt inntektsanslag på integreringstilskudd. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendig budsjettregulering. Bakgrunn: Voksenopplæringen har søkt om tilleggsbevilgning på kr 380.000 kr for 2015. Bakgrunnen er todelt. Den første årsaken er at når budsjettet ble lagt for voksenopplæringen ble det i kommunestyret gjort en beslutning om å utsette bosettingen til etter sommeren 2015, og gjort et fratrekk i budsjettet for dette. Problemet er at det allerede var lagt inn i voksenopplæringens budsjett at tjenesten skulle gis fra dette tidspunktet. Man ble derfor trukket for noe som allerede var tatt ut (ca 260.000). I tillegg søkes det om tilleggsbevilgning på kr 120.000 for å dekke tap på at voksenopplæringen trekkes i tilskuddet fra staten for flyktninger som allerede har påbegynt språkopplæringen i en annen kommune (mens de var i mottak). Vurdering: Budsjettet er nøye gjennomgått med lederen for voksenopplæringen slik at man dekker inn så mye som mulig innenfor eget område. Det som er satt opp i søknaden om tilleggsbevilgning er det som kreves for å gi tjenesten ut året. Det er tatt hensyn til at man har fått høyere inntekter innenfor andre områder. Det foreslås at tilleggsbevilgningen finansieres gjennom å øke anslaget for integreringstilskudd for flyktninger. Høyere andel enslige, og ekstra tilskudd for bosetting utover anmodning er ikke tatt inn i budsjettet, slik at det er rom for å øke inntektsanslaget med dette beløpet. Vedlegg: Søknad fra Voksenopplæringa Side 31 av 41
Sak 111/15 OPS - SAMARBEID UTLEIEBOLIGER. MOTTATTE ANBUD OG TIDSPUNKT FOR OPPSTART Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: L71 Arkivsaksnr.: 15/542 Saksnr.: Utvalg Møtedato 111/15 Formannskapet 22.09.2015 Rådmannens innstilling: Formannskapet ber rådmannen om å sluttføre anbudsforhandlingene om OPS-samarbeid om utleieboliger på Solfjellsjøen. Resultatet av forhandlingene presenteres for formannskapsmøtet 22.10. Det forutsettes at en avtale bygger på positivt tilsagn fra Husbanken om økonomisk støtte, og at byggestart ikke vil kunne skje før en slik søknad er ferdigbehandlet. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok, sak 18/15, 24.02. 2015) boligpolitisk handlingsplan for perioden 2015 18. Ett av tiltakene i planen er å ferdigstille inntil 20 boenheter på Solfjellsjøen innen utgangen av 2016. Rådmannen ble gitt fullmakt til å utlyse anbudskonkurranse for OPS-samarbeid (OffentligPrivatSamarbeid), og eventuelt engasjere ekstern konsulentbistand. Anbudet er basert på at en entreprenør bygger boligene, og at kommunen leier de samlet i en periode på 20 år. Kommunen står ansvarlig for videre utleie. Tomgangsleie belastes kommunen. Eier har ansvaret for løpende vedlikehold, mens Dønna kommune har ansvaret for ekstraordinært vedlikehold. Etter 20 år disponerer eier igjen boligene fritt, hvis det i kontrakten mellom utbygger og leier ikke legges inn en klausul om forkjøpsrett. Anbudskonkurransen hadde åpning 1.9. 2015. Det kom inn bidrag fra 2 hovedentreprenører, med til sammen 4 anbud. Anbudskonkurransen ble lyst ut som anbud med forhandlinger. Forhandlingsmøter med begge tilbyderne er gjennomført, og frist for innlevering av reviderte anbud er satt til 25.9. 2015. Saksutredning: Alle innkomne forslag er godkjent i forhold til anbudsgrunnlaget. Forhandlingene dreier som presiseringer av tilbudet, kvalitetsstandard, utforming osv. Resultatene av forhandlingene kan påvirke totalsummen som ble oppgitt i første runde (anbudsåpning)., Leilighetene kan være innflyttingsklare i oktober og desember 2016. For å kunne få en utleiepris, som gjør det realistisk å få en høy grad av utleie på boligene, er tiltaket helt avhengig av støtte fra Husbanken. I anbudene er det regnet på priser uten støtte fra Husbanken, og med henholdsvis 20 % og 40 %. Det er utbygger som søker Husbanken. Side 32 av 41