KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Parallelle rammeavtaler - Byggevarer til Akershus fylkeskommune med samarbeidspartnere KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 1 av 8
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN...3 1.1 Anskaffelsens innhold... 3 1.2 Oppdragsgivere... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Kontrakt og varighet... 3 1.5 Anskaffelsens omfang... 3 1.6 Avgrensning... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Tilbudsåpning... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Deltilbud... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Behandling av tilbud... 5 2.11 Forbehold i tilbudet... 5 2.12 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV...6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER...7 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN...7 6 VEDLEGG 7 KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 2 av 8
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Oppdragsgiver vil inngå parallelle rammeavtaler med 3-5 leverandører i hvert geografisk område (Vestområdet, Follo, Nedre Romerike og Øvre Romerike) som kan levere byggevarer m.m. i henhold til nedenstående kravspesifikasjon, forutsatt tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om avtalens innhold. 1.2 Oppdragsgivere AFK eiendom FKF Akershus KollektivTerminaler FKF Enebakk kommune Frogn kommune Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Oppegård kommune Ski kommune Vaterland Bussterminal AS Vestby kommune Ås kommune Akershus fylkeskommune (AFK) I det følgende kalt oppdragsgiver. Akershus fylkeskommune har fullmakt til å gjennomføre anskaffelsen på vegne av oppdragsgiver. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om oppdragsgiverne. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Gunilla Jansson E-postadresse : gunilla.jansson@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt og varighet Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. Rammeavtalen gjelder fra 16.06.2014 15.06.2016 (to år). Den enkelte oppdragsgiver (se punkt 1.2) kan forlenge avtalen på likelydende vilkår med 1+1 (ett + ett år). 1.5 Anskaffelsens omfang Oppdragsgiverne har årlig kjøpt byggevarer m.m. for følgende summer ekskl. mva.: Ås kommune 900.000,- Ski kommune 1.000.000,- KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 3 av 8
Frogn kommune 1.430.000,- NMBU Universitetet for miljø- og biovitenskap 600.000,- Akershus KollektivTerminaler FKF inkl Vaterland Bussterminal AS 150.000,- Enebakk kommune 400.000,- Oppegård kommune 1.430.000,- Vestby kommune 1.000.000,- Akershus fylkeskommune inkl. AFK eiendom FKF 1.000.000,- Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiverne. 1.6 Avgrensning Denne anskaffelsen omfatter svært mange produkter. Noen av oppdragsgiverne har egne rammeavtaler for produkter som kan omfattes av denne konkurransen. I så fall plikter disse oppdragsgiverne å kjøpe produktene hos disse avtalepartnere. For eksempel har Akershus fylkeskommune egen rammeavtale for lyskilder og elektrisk installasjonsmateriell. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 9. mai 2014. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 12: Kunngjøring av konkurranse Uke 19: Tilbudsfrist (fredag 9. mai) Uke 21: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 22: Signering av rammeavtalen Uke 23: Oppstart av rammeavtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud Rammeavtale byggevarer Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 4 av 8
Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) 1 Skatteattest jf. punkt 3.1 2 MVA-attest jf. punkt 3.1 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt 3.1 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 5 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 6 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 7 Utfylt prisskjema og rabattskjema (se vedlegg 4-A, 4-B og 4-C) 8 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 9 Eventuelle forbehold 10 Annen dokumentasjon 11 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 7 "Veiledning sladding". Tilbudet skal være skrevet på norsk. 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 9. mai 2014. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 12. august 2014. 2.8 Deltilbud Det er adgang til å gi deltilbud. Adgangen avgrenses til de fire geografiske områdene (Vestområdet, Follo, Nedre Romerike og Øvre Romerike). Se vedlegg 1, kravspesifikasjon. Det er ikke anledning til å gi deltilbud som er avhengig av hverandre. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Tilleggsopplysninger - Rammeavtale byggevarer» i meldingens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 12.00, 29. april 2014. KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 5 av 8
3 Kvalifikasjonskrav Leverandører som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 5. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Dokumentasjon: Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 6 av 8
Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Systemet skal minimum omfatte prosedyrer for dokumentstyring, avviksrapportering, og for iverksetting av korrigerende tiltak mot avvik. Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. En redegjørelse av leverandørens kvalitetssikringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 9001:2000 eller tilsvarende). En redegjørelse av leverandørens miljøstyringssystem, eller en henvisning til sertifisering (eksempelvis ISO 14001:2004 eller tilsvarende). 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 6) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen, se tilbudsskjema totalsum (vedlegg 3). 5 Avslutning av konkurransen Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4-A Prisskjema 4-B Rabattskjema standard KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 7 av 8
4-C Rabattskjema opsjoner 5 HMS-egenerklæringsskjema 6 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 7 Veiledning sladding 20. mars 2014 *** Thomas Ertsås innkjøpssjef Sentraladministrasjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG BYGGEVARER Side 8 av 8