MØTEPROTOKOLL Eidsvoll kontrollutvalg Dato: 13.02.2017 kl. 17:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 15/00012 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Vegard Ellingsen (leder), Jorunn Mathiesen (nestleder), Vidar Doknes, Ingrid Rongen. - Lars Henrik Øberg. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder Øyvind N. Grøndahl og spesialrevisor Anders O. Formoe. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 1/17 15/00071-23 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2016 3 2/17 16/00119-5 Prosjektplan - Folkehelsearbeid 4 3/17 15/00077-3 Felles sak for alle kontrollutvalg på Romerike om plan for selskapskontroll 2017-2020 5 4/17 15/00071-27 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 6 5/17 15/00102-4 Kontrollutvalgets årsrapport 2016 7 6/17 15/00061-11 Uttalelse om sammenslåing av Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) og Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) 8 7/17 15/00262-17 Referater 9 1
8/17 15/00263-16 Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 18:30. Eidsvoll, 13.02.2017 Vegard Ellingsen (sign.) Kontrollutvalgsleder 2
Saker til behandling 1/17 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2016 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 1/17 Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2016 og revisjonsplan for Eidsvoll kommune til orientering. Spesialrevisor Anders O. Formoe presenterte overordnet revisjonsstrategi og revisjonsplan for regnskapsrevisjonen 2016. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2016 og revisjonsplan for Eidsvoll kommune til orientering. 3
2/17 Prosjektplan - Folkehelsearbeid 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 2/17 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Folkehelsearbeid, og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres til november møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 350 timer. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind N. Grøndahl presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Folkehelsearbeid. Kontrollutvalget ber om at vedlagte prosjektplan, med justering av problemstilling 3 som fremkom under møtet, legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres til november møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 350 timer. 4
3/17 Felles sak for alle kontrollutvalg på Romerike om plan for selskapskontroll 2017-2020 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 3/17 1. Kontrollutvalget godkjenner opplegget og tidsplanen for arbeidet med selskapskontroll, og gir sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillingene. 2. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike Krisesenter IKS. Kontrollutvalget ber Romerike Revisjon IKS komme tilbake med prosjektplan for forvaltningsrevisjonen. 3. Kontrollutvalget bestiller en begrenset eierskapskontroll av Orbit Arena AS. Kontrollutvalget godkjenner opplegget og tidsplanen for arbeidet med selskapskontroll 2017-2020. Utvalget drøftet bestillinger for selskapskontroll i 2017: Når det gjelder Romerike Krisesenter IKS ønsker utvalget at man ser på ressursbruk og økonomistyring. Videre ønsker utvalget å se på hvordan selskapet ivaretar formålet med selskapet. For Orbit Arena AS bestilles det en begrenset eierskapskontroll. 1. Kontrollutvalget godkjenner opplegget og tidsplanen for arbeidet med selskapskontroll, og gir sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillingene. 2. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike Krisesenter IKS. Kontrollutvalget ber Romerike Revisjon IKS komme tilbake med prosjektplan for forvaltningsrevisjonen. 3. Kontrollutvalget bestiller en begrenset eierskapskontroll av Orbit Arena AS. 5
4/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 4/17 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 6
5/17 Kontrollutvalgets årsrapport 2016 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 5/17 1. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2016 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk utkast til årsrapport 2016. 1. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2016 til orientering. 7
6/17 Uttalelse om sammenslåing av Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) og Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 6/17 Saken legges frem uten innstilling. Utvalget drøftet saken og ble enig om en uttalelse. Kontrollutvalget i Eidsvoll støtter forslaget om sammenslåing av ROKUS og FIKS fra 1.1.2018. Etter vår vurdering vil det gi et større og bredere fagmiljø og økt kompetanse. Sekretariatet vil også være mindre sårbart med flere å spille på. I fremlegget vises det også til at det vil bli billigere for Eidsvoll kommune. Vi ønsker ikke å legge føringer for hvor kontoret skal være lokalisert, så lenge det ikke medfører økte kostnader. Vi støtter forslaget om IKS som organisasjonsform. 8
7/17 Referater 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 7/17 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk referatene. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 9
8/17 Eventuelt 1 Eidsvoll kontrollutvalg 13.02.2017 8/17. - (ingen vedtak) 10