Møteprotokoll Styremøte Omstillingsprogrammet i Lærdal og Årdal Møte nr: 2014-3 Tid: 27. mai 2014 kl. 12.00-14.30 Stad: Lærdal, Møterom 2. etasje KIWI-bygget Omstillingsstyret: Jan Geir Solheim (styreleiar) Arild Ingar Lægreid Bjarne Nedrehegg (som vara for Kari Sigrun Lysne) Hallvard Thomassen Gro Starheimsæter Rolf Jerving hadde meldt forfall. Jarle Molde hadde meldt forfall. Varamedlem Jan Olav Fretland hadde også meldt forfall. Kari Sigrun Lysne hadde meldt forfall. Bjarne Nedrehegg var kalla inn som varamedlem. Observatørar : Rune Fromreide og Alf Olsen jr. Audhild Schaathun og Terje Laberg hadde meldt forfall. Sekretær Arve Tokvam Sakliste Godkjenningssaker G3-2014 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. G4-2014 Godkjenning og underskriving av protokoll frå førre møte Møteprotokollen frå møtet 8. april vart godkjent og signert. Orienteringssaker O7-2014 Fretland Bygg AS forstudie Byggvarehandel Styret fekk orientering om status i prosjektet Forstudie Byggvarehandel, eit prosjekt som har fått tilskot frå omstillingsmidlane. Forstudien er avslutta, og rapport og prosjektrekneskap vert levert i nær framtid. 1
O8-2014 Prosjekt P22 i handlingsplanen orientering om avslutta forstudie Styret fekk orientering om status for arbeidet med prosjekt P22 i handlingsplanen Forstudie lokalt koordineringsledd. Forstudien er avslutta og rapport og prosjektrekneskap vert levert i nær framtid. O9-2014 Søknad om midlar til breibandutbygging Styret fekk orientering om status for arbeidet med prosjekt P20 i handlingsplanen Søke nye midlar i breibandsløftet. Med bakgrunn i kartlegging og prioritering av område, er det sendt søknad til fylkeskommunen om midlar til breibandsutbygging i Lærdal for 2014. O10-2014 Status handlingsplan 2014 Styret fekk orientering om status for arbeidet med handlingsplanen for omstillingsarbeidet 2014. O11-2014 Orientering om prosjekt og tiltak utanom handlingsplanen Styret fekk orientering om status i prosjekt som ikkje står i handlingsplanen, men som det er gjeve tilskot til med bakgrunn i eksterne søknader. O12-2014 Status økonomi 2014 Styret fekk orientering om status for økonomi i omstillingsarbeidet so langt i 2014. Drøftingssaker D7-2014 Utviklingsplan for omstilling i relasjon til andre kommunale planar Bakgrunnen for saka var at det vert jobba med mange planar og prosjekt i regi av Lærdal kommune som har grenseflater mot omstillingsarbeidet. Det var ynskjeleg å drøfta korleis samhandlinga mellom dette plan- og prosjektarbeidet bør følgjast opp. Styreleiar innleia til drøfting. Konklusjon frå drøftingane i styret: Utviklingsplanen for omstilling i Lærdal 2013 2017 er eit overordna styringsverktøy for omstillingsarbeidet i Lærdal kommune. For å få best mogleg effekt av omstillingsarbeidet, ser omstillingsstyret det som viktig med god koordinering mellom dette arbeidet og anna plan- og prosjektarbeid i kommunen. Dette er avhengig av eit tett samarbeid mellom omstillingsorganisasjonen og kommunen, både på administrativt og politisk nivå. Omstillingsstyret ber rådmannen og prosjektleiar for omstillingsprogrammet om å laga gode rutinar for at dette vert følgt opp. Vedtakssaker V4-2014 Søknad om tilskot til forstudie frå Trond Øyen Einemo Styret fekk orientering om administrasjonen si innstilling i saka knytt til søknad frå Trond Øyen Einemo om tilskot til forstudie Einemo-låven. Styret gjorde fylgjande vedtak i saka: 1 Omstillingsstyret i Lærdal og Årdal gjev Trond Øyen Einemo eit tilskot på inntil kr 80 000 kroner frå omstillingsmidlane til gjennomføring av forstudie Einemo-låven. 2
2 Prosjektet er sett opp med fylgjande kostnadsgrunnlag: Aktivitet Budsjettert kostnad Godkjent kostnad Moglegheiter overnatting 20 000 20 000 Moglegheiter næring - bustader 20 000 20 000 Moglegheiter næring - produksjon 15 000 15 000 Moglegheiter næring butikk 10 000 10 000 Moglegheiter annan næringsaktivitet 10 000 10 000 Studieturar 20 000 20 000 Prosjektleiing 82 500 82 500 Ymse 12 500 12 500 Tilskot Sum 190 000 190 000 80 000 3 Tilskotet er avgrensa til 42% av godkjente kostnader. 4 Utbetaling av tilskotet skjer med kr 20 000 når tilsegn er gjeve og akseptert, og resten ved avslutta prosjekt, dersom ikkje anna er avtalt særskilt og skriftleg på førehand (sjå pkt. 10 Eventuelle særvilkår ). 5 Prosjektet vil vera avslutta når skriftleg sluttrapport og prosjektrekneskap er sendt inn og godkjent. Prosjektrekneskapen skal vera stadfesta av rekneskapsførar eller revisor. 6 Tilskotet er gitt i samsvar med EØS-reglane om «bagatellmessig støtte». Desse reglane føreset at det over ein treårs periode i sum ikkje er motteke over 200.000 euro i offentleg støtte. 7 Ved eventuelle nye søknader om offentleg støtte (uansett støttekjelde) har støttemottakar plikt til å opplyse om dette tilskotet. Opplysningsplikta gjeld over eit tidsrom på tre år. 8 Forprosjektet skal gjennomførast etter Prosjektleiarprosessen PLP. Det skal lagast prosjektplan for forstudien etter denne metoden. Denne skal sendast til omstillingsorganisasjonen. Det skal også rapporterast til oss i tråd med PLP-metoden. 9 Tilsegnet fell vekk dersom det ikkje er søkt utbetalt innan 31. desember 2014. 10 Eventuelle særvilkår: V5-2014 Ny forstudie i eigen regi «Tenesteområde for ny aktivitet» Styret fekk orientering om administrasjonen si innstilling i sak om å ta inn eit nytt prosjekt i handlingsplanen. Styret gjorde fylgjande vedtak i saka: 1. Omstillingsstyret i Lærdal og Årdal tek forstudien «Tenesteområde for ny aktivitet» inn som ein del av handlingsplanen for 2014. 2. Forstudien skal gjennomførast innanfor ei økonomisk ramme på maksimalt kr 150 000. 3
3. Finansieringa skal skje gjennom omdisponering av kr 50 000 frå prosjekt P15 og kr 100 000 frå prosjekt P 17. 4. Omstillingsstyret skal vera prosjekteigar av forstudien, med dagleg leiar som prosjektansvarleg. Administrasjonen får mandat til å engasjera ekstern konsulent for oppdraget. 5. Det skal utarbeidast prosjektplan for forstudien etter PLP-metoden. V6-2014 Møteplan 2. halvår 2014 Styret handsama møteplanen for 2. halvår 2014. Styret vedtok fylgjande datoar for styremøte i Omstillingsstyret for 2. halvår 2014. Tysdag 19. august Tysdag 23. september Tysdag 28. oktober Tysdag 25. november Oppfølgingssaker Styret fekk ei orientering om status i oppfølgingssaker. Eventuelt E2-2014 Eventuelt 1. Søknad frå Lærdal IT-park om utsetjing av forstudie og flytting av prosjektet til anna selskap Administrasjonen informerte om at Lærdal IT-park har søkt om å utsetja arbeidet med forstudien Mykje meir synleg, som arbeidsutvalet har gjeve tilskot til, til 15.08.2014. Selskapet har samstundes søkt om å overføra tilskotet og arbeidet med prosjektet til eit nytt selskap som er under etablering, og der konseptet Mykje meir synleg vil høva godt inn. Styret gjev administrasjonen mandat til å gje Lærdal IT-park løyve til utsetjing av arbeidet med forstudien Mykje meir synleg til 15.08.2014. Eventuell overføring av tilskotet til eit nytt selskap blir endeleg vurdert når dette selskapet er etablert. 2. Søknad frå 1814-nemnda Administrasjonen har motteke ein søknad frå 1814-nemnda om tilskot til gjennomføring av Grunnlovsseminar. Søknaden kom inn for seint til å kunne saksutgreiast til styremøtet, men administrasjonen ynskjer å legge fram saka på prinsipielt grunnlag, då den kjem frå ei kommunal nemnd som er sett opp med eit eige budsjett. Styret ser ikkje å kunne gje tilskot frå omstillingsmidlane til denne nemnda, då den allereie er sett opp med finansiering frå Lærdal kommune. 4
3. Innsynskrav Styreleiar informerte omstillingsstyret om innsynskrava som kjem inn til kommunen, og som også gjeld omstillingsarbeidet. Neste styremøte vert tysdag 19. august 2014. Omstillingsstyret: Jan Geir Solheim Arild Ingar Lægreid Gro Starheimsæter (Styreleiar) (Nestleiar) Rolf Jerving Hallvard Thomassen Bjarne Nedrehegg (Vara for Kari Sigrun Lysne) Jarle Molde Kari Sigrun Lysne Observatørar: Audhild Schaathun Rune Fromreide Alf Olsen jr. Terje Laberg 5